Cách sử dụng AI để kiểm tra hợp đồng thành công

Theo một cuộc khảo sát năm 2025 của LegalOn Technologies với 286 chuyên gia pháp lý, các nhóm pháp lý mất trung bình khoảng 3,2 giờ để xem xét một hợp đồng duy nhất. Đối với các tổ chức xử lý hàng trăm thỏa thuận mỗi năm, con số này nhanh chóng tăng lên: hàng nghìn giờ bị tiêu tốn vào việc phân tích tài liệu lặp đi lặp lại mà vẫn bỏ sót các vấn đề quan trọng.

Hướng dẫn này giải thích cách triển khai AI cho việc xem xét hợp đồng một cách thực tế và hiệu quả. Nó bao gồm cách chọn công cụ phù hợp, xây dựng các playbook dễ sử dụng và tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện có mà không gây ra gánh nặng hành chính. Mục tiêu không chỉ là tốc độ. Đó là cải thiện độ chính xác, giảm thiểu rủi ro và giải phóng đội ngũ pháp lý để tập trung vào công việc yêu cầu sự phán đoán.

Đánh giá hợp đồng bằng AI chỉ mang lại giá trị thực sự khi nó được kết nối với quá trình thực thi. Khi phân tích diễn ra trong một công cụ và quyết định được đưa ra ở nơi khác, kết quả có thể nhanh hơn, nhưng các điểm nghẽn vẫn tồn tại. Đây là nơi ClickUp phát huy tác dụng: nó giữ cho kết quả đánh giá được liên kết với quyền sở hữu, phê duyệt và theo dõi. Nó giữ cho kết quả đánh giá được liên kết với quyền sở hữu, phê duyệt và theo dõi, không chỉ tệp hợp đồng.

Trí tuệ nhân tạo (AI) trong kiểm tra hợp đồng là gì?

Đánh giá hợp đồng bằng AI sử dụng học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để trích xuất các điều khoản và điều kiện quan trọng, so sánh chúng với các tiêu chuẩn đã được phê duyệt và đánh dấu rủi ro để con người xem xét.

Trên thực tế, quy trình làm việc rất đơn giản. Hợp đồng được tải lên dưới dạng tệp Word hoặc PDF. Hệ thống chia hợp đồng thành các điều khoản, xác định các thuật ngữ quan trọng, nghĩa vụ, ngày tháng và các bên liên quan, sau đó so sánh ngôn ngữ đó với các playbook của công ty. Các sai lệch, điều khoản thiếu sót và khoảng trống tuân thủ được đánh dấu, và nhiều công cụ có thể đề xuất chỉnh sửa hoặc áp dụng các thay đổi được theo dõi phù hợp với ngôn ngữ dự phòng đã được phê duyệt. Một luật sư sau đó xem xét kết quả và đưa ra quyết định cuối cùng.

Trong ClickUp, ClickUp Brain có thể tóm tắt các điều khoản được đánh dấu thành danh sách kiểm tra sẵn sàng cho người xem xét và ghi lại các quyết định bên cạnh công việc hợp đồng, để các phê duyệt và bước tiếp theo không bị lạc trong các chủ đề email hoặc tài liệu riêng biệt.

Mục tiêu không phải là thay thế phán đoán pháp lý. AI xử lý các phân tích lặp đi lặp lại để luật sư có thể tập trung vào đàm phán, đánh giá rủi ro và chiến lược. Khi được sử dụng hiệu quả, nó hoạt động như một công cụ nhân lực cho các nhóm pháp lý.

Một trong những điểm yếu lớn nhất xuất hiện sau giai đoạn phân tích. Khi hợp đồng nằm trong email, ghi chú đàm phán được lưu trữ trên các ổ đĩa chia sẻ và các công việc liên quan tồn tại ở nơi khác, bối cảnh bị phá vỡ. Sự phân tán bối cảnh này làm chậm quá trình xem xét và tăng rủi ro. Việc duy trì sự kết nối giữa hợp đồng, công việc và giao tiếp trong một Không gian Làm việc AI Tích hợp giúp duy trì tính liên tục xuyên suốt toàn bộ vòng đời hợp đồng.

Bây giờ, hãy xem xét những gì AI kiểm tra hợp đồng cải thiện ngay lập tức, và những gì chỉ cải thiện khi quy trình làm việc được kết nối từ đầu đến cuối.

Lợi ích chính của việc sử dụng AI trong kiểm tra hợp đồng

Việc kiểm tra hợp đồng thủ công là nguyên nhân dẫn đến kiệt sức và thất thoát doanh thu. Khi nhóm của bạn mệt mỏi vì phải xử lý lặp đi lặp lại các loại thỏa thuận tương tự, họ dễ bỏ sót điều khoản có vấn đề hoặc để lọt các vấn đề tuân thủ. Điều này không chỉ kém hiệu quả. Nó còn tốn kém, cả về thời gian làm việc tính phí và chi phí của các giao dịch bị đình trệ ở giai đoạn cuối cùng trong khi mọi người chờ đợi sự phê duyệt pháp lý.

Quy trình kiểm tra hợp đồng tự động hóa giải quyết trực tiếp các vấn đề này, mang lại những cải thiện đáng kể trên nhiều khía cạnh.

AI làm cho những lợi ích này trở nên đáng tin cậy hơn khi nó tiêu chuẩn hóa quá trình xem xét ban đầu, nhưng chỉ khi kết quả đầu ra của nó bao gồm lý do rõ ràng, mức độ nghiêm trọng và hướng dẫn bước tiếp theo thay vì các "cảnh báo rủi ro" chung chung.

Thời gian xử lý nhanh hơn giúp tăng tốc độ giao dịch của bạn. Lợi ích rõ ràng nhất là tốc độ. Những gì trước đây mất hàng ngày để xem xét thủ công nay có thể hoàn thành trong vài phút. Sự gia tăng tốc độ này rất quan trọng vì các giao dịch có động lực. Khi bộ phận pháp lý trở thành điểm nghẽn, động lực đó sẽ mất đi. Xem xét hợp đồng với sự hỗ trợ của AI giúp các thỏa thuận tiếp tục tiến triển, giúp bạn đạt được hợp đồng ký kết và doanh thu nhanh hơn.

ClickUp Brain có thể tóm tắt các thay đổi dài dòng thành một bản tóm tắt quyết định, giúp các bên liên quan nắm rõ những thay đổi đã được thực hiện, lý do tại sao chúng quan trọng và những gì cần được phê duyệt.

Sự nhất quán loại bỏ vấn đề biến động. Các chuyên gia đánh giá con người, dù có kỹ năng cao đến đâu, cũng có phong cách khác nhau, mức độ tập trung khác nhau vào bất kỳ ngày nào và cách hiểu khác nhau về mức độ rủi ro có thể chấp nhận được. AI áp dụng tiêu chuẩn nghiêm ngặt như nhau cho mọi tài liệu. Bản thỏa thuận bảo mật (NDA) thứ 100 cũng được xem xét kỹ lưỡng như bản đầu tiên. Không có gì bị bỏ sót vì ai đó đang vội vàng hoàn thành danh sách công việc trước cuộc họp.

Yếu tố quan trọng là tính nhất quán kết hợp với khả năng giải thích, giúp người xem xét hiểu tại sao một vấn đề được đánh dấu và giải pháp dự phòng được phê duyệt là gì.

Tiết kiệm chi phí thể hiện qua nhiều khía cạnh. Tiết kiệm rõ ràng đến từ việc giảm sự phụ thuộc vào các công ty luật bên ngoài cho các cuộc kiểm tra định kỳ. Tuy nhiên, tiết kiệm ẩn thường lớn hơn: ít trễ hẹn hơn có nghĩa là thu nhập được ghi nhận nhanh hơn, ít vấn đề bị bỏ sót hơn có nghĩa là rủi ro pháp lý thấp hơn, và luật sư nội bộ có thể tập trung vào công việc chiến lược thay vì xử lý tài liệu.

Tuân thủ nâng cao trở nên tự động. AI hoạt động như một công cụ giám sát tuân thủ, đảm bảo mọi hợp đồng tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài của bạn. Dù bạn đang đối phó với các yêu cầu của GDPR, quy định cụ thể của ngành hay đơn giản là tiêu chuẩn đàm phán của riêng bạn, AI sẽ kiểm tra tuân thủ trên từng lần xem xét.

Trích xuất dữ liệu tốt hơn mở ra khả năng phân tích hợp đồng. AI tự động trích xuất các điểm dữ liệu quan trọng như nghĩa vụ, ngày gia hạn và chỉ số hiệu suất từ các thỏa thuận của bạn. Điều này tạo nền tảng cho phân tích hợp đồng mà không thể xây dựng được thông qua kiểm tra thủ công.

Để AI có thể hữu ích trong trường hợp này, các thuật ngữ được trích xuất cần bao gồm bối cảnh (thuật ngữ đó điều chỉnh điều gì, ai là chủ sở hữu của nó và hành động nào được kích hoạt bởi nó), chứ không chỉ là giá trị trường thô.

Tuy nhiên, dữ liệu được trích xuất sẽ không hữu ích nếu bị cô lập trong một hệ thống riêng lẻ. Chuyển đổi ngày gia hạn thành các công việc có thể thực hiện được với thời hạn và người được giao. Tìm kiếm qua tất cả tài liệu hợp đồng của bạn để tìm ngôn ngữ liên quan từ các giao dịch trước đây. Sức mạnh của việc xem xét hợp đồng bằng AI được nhân lên khi nó được kết nối với quy trình làm việc tổng thể của bạn thay vì tồn tại như một công cụ độc lập.

Đây là nơi các nhóm nhận được lợi ích lớn nhất từ lớp thực thi kết nối. Kết quả kiểm tra trở thành các bước tiếp theo được giao phó thay vì một "báo cáo AI" vẫn yêu cầu theo dõi thủ công.

Ai sử dụng phần mềm kiểm tra hợp đồng bằng AI?

Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng việc xem xét hợp đồng chỉ dành cho luật sư. Thực tế là các nhóm trên toàn tổ chức của bạn đều xử lý các thỏa thuận, thường không có bất kỳ đào tạo pháp lý nào. Đội ngũ mua sắm ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Bộ phận bán hàng đàm phán các thỏa thuận với khách hàng. Bộ phận nhân sự quản lý các tài liệu lao động. Khi các nhóm này hoạt động mà không có công cụ phù hợp, họ hoặc tạo ra một nút thắt cổ chai lớn cho bộ phận pháp lý của bạn, hoặc tệ hơn, đưa ra các quyết định rủi ro một cách độc lập.

Phần mềm kiểm tra hợp đồng bằng AI được thiết kế để hỗ trợ các nhóm này đồng thời duy trì sự giám sát phù hợp. Công nghệ này dân chủ hóa thông tin hợp đồng, cho phép người dùng không phải là luật sư hiểu được các thỏa thuận trong khi đảm bảo bộ phận pháp lý duy trì quyền kiểm soát phù hợp.

Nhóm pháp lý nội bộ sử dụng AI để xử lý lượng lớn các thỏa thuận bảo mật thông tin (NDAs), thỏa thuận với nhà cung cấp và hợp đồng thương mại mà không gây quá tải. Công việc lặp đi lặp lại được tự động hóa, giúp luật sư tập trung vào các cuộc đàm phán phức tạp và tư vấn chiến lược.

Các công ty luật tận dụng AI để đẩy nhanh quá trình thẩm định cho các giao dịch M&A và quản lý nhiều công việc của khách hàng hơn mà không cần tăng số lượng nhân viên tương ứng. Công nghệ này tạo ra lợi thế, giúp các công ty quản lý các danh mục đầu tư lớn hơn một cách hiệu quả hơn.

Các nhóm mua sắm sử dụng AI để nhanh chóng kiểm tra hợp đồng nhà cung cấp xem có tuân thủ tiêu chuẩn của công ty hay không trước khi tiền được chuyển giao. Điều này giúp ngăn chặn các điều khoản gây tranh cãi lọt qua và gây ra vấn đề sau này.

Nhóm bán hàng và doanh thu sử dụng AI để đẩy nhanh quá trình đàm phán hợp đồng với khách hàng. Khi một giao dịch đang nóng, điều cuối cùng bạn muốn là một cuộc kiểm tra pháp lý kéo dài cả tuần làm mọi thứ nguội lạnh. Kiểm tra hợp đồng có sự hỗ trợ của AI giúp các giao dịch tiếp tục tiến triển khi chúng vẫn còn động lực.

Phòng Nhân sự sử dụng công nghệ này để xử lý hiệu quả các thỏa thuận lao động, thỏa thuận không cạnh tranh và tài liệu chính sách trên quy mô lớn. Sự nhất quán đảm bảo mọi thỏa thuận lao động đều tuân thủ tiêu chuẩn của công ty.

Nhóm tài chính dựa vào AI để đảm bảo các điều khoản tài chính và nghĩa vụ thanh toán trong hợp đồng phù hợp với ngân sách và dự báo của công ty. Phát hiện sớm các điều khoản thanh toán có vấn đề giúp tránh những bất ngờ về dòng tiền sau này.

Sự chuyển đổi thực sự diễn ra khi các nhóm này ngừng làm việc độc lập. Khi các bộ phận pháp lý, mua sắm, bán hàng và tài chính hoạt động trong một không gian làm việc kết nối duy nhất, việc chuyển giao công việc trở nên trơn tru. Bối cảnh không bao giờ bị mất vì các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại liên quan đến hợp đồng luôn được liên kết từ khi bắt đầu đến khi chữ ký. AI có thể dịch thuật ngữ pháp lý phức tạp thành tóm tắt bằng tiếng Anh đơn giản, giúp người dùng không chuyên về pháp lý hiểu được nội dung họ đang xem, trong khi bộ phận pháp lý vẫn cung cấp phê duyệt cuối cùng.

Cách đánh giá các công cụ đánh giá hợp đồng bằng AI

Thị trường tràn ngập các công cụ AI hứa hẹn những điều tương tự, khiến việc phân biệt giữa thực tế và quảng cáo trở nên thực sự khó khăn. Nhóm gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa các nền tảng quản lý vòng đời hợp đồng đầy đủ tính năng, các công cụ kiểm tra độc lập đơn giản và AI chung chung có thể "ảo tưởng" và tạo ra thông tin pháp lý không chính xác. Lựa chọn công cụ sai không chỉ lãng phí ngân sách của bạn. Nó có thể tạo ra nhiều sự kém hiệu quả và rủi ro hơn so với ban đầu.

Để loại bỏ những thông tin không cần thiết, hãy tập trung đánh giá vào các tiêu chí thực sự quan trọng cho trường hợp sử dụng của bạn.

Đào tạo chuyên biệt cho lĩnh vực pháp lý quyết định độ chính xác. AI có được đào tạo trên một tập dữ liệu khổng lồ các tài liệu pháp lý và được kiểm duyệt bởi các luật sư, hay chỉ là một mô hình chung chung không hiểu gì về luật hợp đồng? Sự khác biệt này là rất quan trọng. AI đa năng có thể tạo ra phân tích pháp lý nghe có vẻ tự tin nhưng hoàn toàn sai lệch. AI pháp lý được thiết kế chuyên biệt hiểu rõ các chi tiết phức tạp của ngôn ngữ hợp đồng theo cách mà các mô hình chung chung không thể làm được.

Bảo mật dữ liệu là điều không thể thương lượng. Nhà cung cấp có sở hữu các chứng chỉ bảo mật quan trọng như SOC 2 Type II và tuân thủ GDPR không? Quan trọng hơn, liệu dữ liệu hợp đồng bí mật của bạn có được sử dụng để đào tạo các mô hình AI công khai của họ không? Câu trả lời phải là tuyệt đối không. Hợp đồng của bạn chứa thông tin kinh doanh nhạy cảm, thông tin cạnh tranh và các điều khoản bí mật. Dữ liệu đó không thể trở thành dữ liệu đào tạo cho mô hình phục vụ đối thủ cạnh tranh của bạn.

Tùy chỉnh playbook giúp tuân thủ tiêu chuẩn của bạn. Công cụ có thể học hỏi các vị trí đàm phán và mức độ chấp nhận rủi ro độc đáo của tổ chức bạn, hay bạn phải tuân theo các quy tắc chung chung? Mỗi công ty có mức độ chấp nhận rủi ro và vị trí tiêu chuẩn khác nhau. AI không thể thích ứng với yêu cầu cụ thể của bạn sẽ tạo ra các cảnh báo sai liên tục và bỏ qua các vấn đề quan trọng đối với kinh doanh của bạn.

Khả năng tích hợp giúp tránh tạo ra các silo mới. Công cụ này có kết nối với các hệ thống mà nhóm của bạn đã sử dụng, hay nó sẽ trở thành một ứng dụng cô lập khác gây ra thêm công việc? Sự lan tràn của các công cụ là một vấn đề thực sự. Thêm một ứng dụng không kết nối vào hệ thống công nghệ của bạn thường tạo ra nhiều rắc rối hơn là giá trị.

Độ dễ dàng trong việc áp dụng quyết định mức độ sử dụng thực tế. Đường cong học tập có dốc đến mức nào, đặc biệt đối với người dùng không phải là chuyên gia pháp lý? Một công cụ mạnh mẽ mà không ai sử dụng sẽ không mang lại giá trị nào. Hãy tìm kiếm các giải pháp cân bằng giữa khả năng và tính dễ tiếp cận.

Nguy cơ lớn nhất là sử dụng mô hình AI chung chung cho công việc pháp lý. Các công cụ này có thể tạo ra thông tin không chính xác nhưng nghe có vẻ uy tín, điều này có thể khiến bạn đối mặt với trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng. Luôn lựa chọn các công cụ AI pháp lý được thiết kế riêng cho phân tích hợp đồng.

Giới hạn của AI trong việc xem xét hợp đồng

Nếu bạn kỳ vọng AI sẽ là giải pháp thần kỳ thay thế hoàn toàn đội ngũ pháp lý của mình, thực tế sẽ khiến bạn thất vọng. Việc quá phụ thuộc vào AI mà không hiểu rõ giới hạn của nó sẽ tạo ra một loạt rủi ro mới. Các nhóm có thể vô tình chấp nhận các đề xuất sai lệch từ AI hoặc cho rằng công cụ này phát hiện mọi vấn đề. Giả định đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Để áp dụng AI một cách có trách nhiệm và thành công, bạn cần phải trung thực về những việc AI không thể làm.

Các cuộc đàm phán phức tạp đòi hỏi sự phán đoán của con người. AI giỏi trong việc phát hiện các sai lệch so với playbook của bạn, nhưng nó không thể xử lý các quyết định phức tạp hoặc các tình huống pháp lý mới mẻ đòi hỏi sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề. Khi một hợp đồng có cấu trúc bất thường, loại rủi ro mới hoặc các yếu tố chiến lược vượt ra ngoài nội dung tài liệu, chuyên môn của con người vẫn là yếu tố thiết yếu.

Quyền quyết định cuối cùng phải thuộc về con người. Một luật sư con người luôn phải phê duyệt các chỉnh sửa quan trọng, ký kết các thỏa thuận phức tạp và đưa ra quyết định cuối cùng về các hợp đồng quan trọng. AI là công cụ hỗ trợ ra quyết định, không phải hệ thống đưa ra quyết định. Trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý đối với các điều khoản hợp đồng vẫn thuộc về những người phê duyệt chúng.

Giới hạn chất lượng của playbook ảnh hưởng đến chất lượng của AI. Công cụ kiểm tra hợp đồng bằng AI chỉ thông minh như các playbook mà nó được đào tạo. Các playbook này yêu cầu thiết lập ban đầu cẩn thận và tinh chỉnh liên tục khi tiêu chuẩn của công ty bạn thay đổi. Nguyên tắc "rác vào, rác ra" áp dụng ở đây không kém gì ở bất kỳ phần mềm nào khác.

Những sắc thái ngữ cảnh vượt quá khả năng hiểu của AI. AI sẽ không biết lịch sử mối quan hệ của bạn với một nhà cung cấp cụ thể, những thỏa thuận ngầm đằng sau các điều khoản cụ thể, hoặc bối cảnh chiến lược khiến một số điều khoản được chấp nhận trong một số giao dịch nhưng không phải trong những giao dịch khác. Kiến thức tổ chức và bối cảnh mối quan hệ chính là nơi kinh nghiệm con người chứng minh sự không thể thay thế.

Giải pháp không phải là tránh sử dụng AI, mà là triển khai nó như một trợ lý mạnh mẽ như mục đích thiết kế. Xây dựng hệ thống có sự tham gia của con người, trong đó AI xử lý phân tích ban đầu và đánh dấu, trong khi các chuyên gia con người đưa ra quyết định cuối cùng. Cách tiếp cận cân bằng này kết hợp tốc độ của AI với sự phán đoán của những nhân viên giỏi nhất của bạn.

💫 Kết quả thực tế: Các nhóm triển khai đánh giá hợp đồng bằng AI với sự giám sát của con người báo cáo giảm thời gian đánh giá từ 60-80% đồng thời duy trì hoặc cải thiện độ chính xác. Yếu tố quan trọng là xem AI như một công cụ hỗ trợ khả năng của con người, chứ không phải là công cụ thay thế con người.

Cách tích hợp đánh giá hợp đồng bằng AI vào quy trình làm việc của bạn

Bạn đã đầu tư vào một công cụ kiểm tra hợp đồng. Vấn đề là gì? Nó đang nằm đó không được sử dụng, trở thành một ứng dụng không kết nối trong hệ thống công nghệ đã quá tải của bạn. Đây chính là bẫy mở rộng công cụ điển hình. Các công cụ không kết nối gây ra việc nhập liệu trùng lặp, buộc phải chuyển đổi ngữ cảnh liên tục và làm cho quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn thay vì đơn giản hơn.

Để tránh tình trạng này, bạn cần có một kế hoạch tích hợp có chủ đích. Đừng chỉ áp dụng một công cụ. Hãy tích hợp nó vào cách làm việc hiện tại của nhóm.

Kiểm tra quy trình làm việc hiện tại của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Xác định cách các hợp đồng thực sự di chuyển qua tổ chức của bạn hiện nay. Nơi nào hình thành các điểm tắc nghẽn? Nơi nào các bước chuyển giao bị bỏ sót? Hiểu rõ tình trạng hiện tại của bạn sẽ giúp xác định nơi AI có thể mang lại giá trị lớn nhất và nơi các điểm tích hợp quan trọng nhất.

Xác định các hợp đồng có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại để triển khai ban đầu. Đừng cố gắng chuyển đổi mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với những trường hợp dễ dàng: các thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) tiêu chuẩn, các thỏa thuận nhà cung cấp đơn giản, và các hợp đồng dịch vụ định kỳ. Những thỏa thuận có khối lượng lớn, độ phức tạp thấp này mang lại lợi ích đầu tư AI tốt nhất và rủi ro thấp nhất khi bắt đầu.

Xây dựng niềm tin vào các thỏa thuận có rủi ro thấp. Trước khi áp dụng đánh giá AI cho các hợp tác chiến lược trị giá hàng triệu đô la, hãy hoàn thiện quy trình của bạn trên các hợp đồng có rủi ro thấp. Điều này giúp nhóm của bạn có thời gian hiểu cách AI hoạt động, điều chỉnh các playbook và phát triển niềm tin vào kết quả đầu ra của hệ thống.

Xác định rõ các quy trình nâng cấp. Xác định chính xác thời điểm một vấn đề được AI đánh dấu cần được con người xem xét và ai sẽ xử lý việc nâng cấp đó. Điều này giúp tránh cả việc phụ thuộc quá mức (giả định rằng AI phát hiện mọi vấn đề) và các nút thắt không cần thiết (nâng cấp mọi cảnh báo nhỏ lên luật sư cấp cao). Các quy trình rõ ràng giúp công việc diễn ra trơn tru.

Sử dụng ClickUp BrainGPT , người xem xét có thể đặt câu hỏi tiếp theo trực tiếp trong công việc hợp đồng, chẳng hạn như “Điều gì đã thay đổi so với mẫu hợp đồng tiêu chuẩn của chúng ta?” hoặc “Ai cần phê duyệt điều khoản này?” Các phản hồi sẽ được liên kết trực tiếp với hồ sơ hợp đồng, loại bỏ các cuộc hội thoại bên lề và sự thay đổi quyết định.

Đào tạo tất cả những người liên quan đến hợp đồng. Đảm bảo tất cả người dùng, đặc biệt là nhân viên không thuộc bộ phận pháp lý, hiểu cách diễn giải kết quả của AI và khi nào họ tuyệt đối cần phải tham khảo ý kiến của nhóm pháp lý. AI dân chủ hóa trí tuệ hợp đồng, nhưng sự dân chủ hóa này chỉ hiệu quả nếu mọi người hiểu rõ khả năng và giới hạn của công cụ.

Đo lường và cải tiến. Theo dõi các chỉ số quan trọng như thời gian tiết kiệm được cho mỗi lần xem xét, giảm thiểu lỗi phát hiện ở giai đoạn sau và cải thiện thời gian chu kỳ tổng thể. Dữ liệu này chứng minh ROI cho ban lãnh đạo và tiết lộ cơ hội để tinh chỉnh quy trình.

Các thực hành tốt nhất cho việc xem xét hợp đồng với sự hỗ trợ của AI

Ngay cả khi có công cụ phù hợp và kế hoạch tích hợp vững chắc, các nhóm vẫn có thể rơi vào thói quen xấu. Tư duy "cài đặt và quên đi" đặc biệt nguy hiểm. Việc quá tin tưởng vào kết quả của AI, để các playbook trở nên lỗi thời hoặc bỏ qua bước kiểm tra của con người sẽ tạo ra rủi ro làm suy yếu toàn bộ đầu tư. Để đạt được giá trị tối đa từ việc kiểm tra hợp đồng bằng AI, cần xây dựng một văn hóa cải tiến liên tục.

Kiểm tra thủ công các chỉnh sửa nội dung là nguyên tắc vàng. AI nên phát hiện các vấn đề và đề xuất thay đổi, nhưng một chuyên gia con người phải phê duyệt bất kỳ thay đổi quan trọng nào. Điều này không phải do thiếu tin tưởng vào công nghệ. Đây là về việc duy trì trách nhiệm phù hợp và phát hiện các trường hợp ngoại lệ mà AI không thể tránh khỏi.

Xem các đề xuất của AI như bản nháp: yêu cầu một lý do ngắn gọn cho mỗi thay đổi để người xem xét có thể xác minh ý định, không chỉ là nội dung.

Cập nhật playbook định kỳ giúp AI luôn phù hợp. Tiêu chuẩn và ngưỡng rủi ro của công ty bạn sẽ thay đổi theo thời gian. Các quy định mới xuất hiện. Động lực cạnh tranh thay đổi. Ưu tiên kinh doanh phát triển. Dữ liệu đào tạo của AI cần phải phát triển cùng với những thay đổi này. Lên lịch kiểm tra playbook định kỳ, tốt nhất là hàng quý, để đảm bảo AI đang đánh dấu những gì thực sự quan trọng ngày nay, chứ không phải những gì quan trọng cách đây một năm.

Các vòng phản hồi cải thiện hiệu suất hệ thống. Khi AI bỏ sót điều quan trọng hoặc đưa ra đề xuất sai, đừng chỉ sửa chữa và tiếp tục. Sử dụng thông tin đó để hiệu chỉnh và cải thiện hiệu suất tương lai của hệ thống. Mỗi lần sai sót đều là cơ hội học hỏi. Các tổ chức xây dựng cơ chế phản hồi mạnh mẽ sẽ thấy độ chính xác của AI cải thiện đáng kể theo thời gian.

Các quy trình nâng cấp phải được xác định rõ ràng. Mọi thành viên trong nhóm phải biết chính xác khi nào cần dừng lại và liên hệ với luật sư. Không được có sự mơ hồ về những vấn đề nào cần được nâng cấp. Hãy ghi chép các ngưỡng này và đảm bảo chúng dễ dàng truy cập đối với tất cả những người tham gia kiểm tra hợp đồng.

Bảo mật và nhật ký kiểm tra là không thể thương lượng. Đảm bảo nhà cung cấp của bạn tuân thủ tất cả các chính sách xử lý dữ liệu và hệ thống của bạn duy trì một nhật ký kiểm tra đầy đủ, không thể thay đổi cho mọi lần xem xét và phê duyệt. Nếu bạn bao giờ gặp tranh chấp về điều khoản hợp đồng, nhật ký kiểm tra đó trở nên vô giá.

Cách ClickUp hỗ trợ quy trình xem xét hợp đồng có sự hỗ trợ của AI

Đánh giá hợp đồng bằng AI mang lại giá trị cao nhất khi được tích hợp vào không gian làm việc kết nối thay vì tồn tại như một công cụ độc lập. ClickUp kết nối quy trình làm việc hợp đồng của bạn, tích hợp đánh giá hợp đồng có sự hỗ trợ của AI với quản lý công việc, hợp tác tài liệu và giao tiếp nhóm trên một nền tảng thống nhất.

Tạo các playbook động có thể phát triển cùng với sự phát triển của kinh doanh.

Các playbook hợp đồng của bạn là tài liệu động cần được cập nhật thường xuyên khi tiêu chuẩn thay đổi và kinh nghiệm tích lũy. ClickUp Docs cung cấp môi trường lý tưởng để duy trì các tài liệu tham khảo quan trọng này.

Xây dựng các playbook toàn diện bao gồm các vị trí tiêu chuẩn, ngôn ngữ dự phòng chấp nhận được và ngưỡng nâng cấp. Nhiều thành viên trong nhóm có thể hợp tác cập nhật playbook cùng lúc, đảm bảo kiến thức chung của đội ngũ pháp lý được ghi nhận. Lịch sử phiên bản theo dõi mọi thay đổi, giúp bạn theo dõi sự phát triển của các tiêu chuẩn và quay lại phiên bản trước nếu cần thiết.

Kết nối trực tiếp các playbook với các công việc kiểm tra hợp đồng để người kiểm tra luôn có hướng dẫn mới nhất ngay trong tầm tay. Khi ai đó phát hiện ra một lỗ hổng hoặc một vị trí tiêu chuẩn mới, họ có thể cập nhật playbook ngay lập tức mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc gửi email.

Chuyển đổi thông tin từ AI thành các công việc có thể thực hiện được một cách tự động.

Đánh giá hợp đồng bằng AI có thể phát hiện các vấn đề, nhưng vẫn cần có người thực hiện các hành động dựa trên kết quả đó. ClickUp tự động hóa giúp kết nối khoảng cách giữa phân tích và hành động.

Khi hợp đồng chuyển sang trạng thái “Sẵn sàng để xem xét”, các tự động hóa có thể tạo công việc, phân công cho các thành viên phù hợp trong nhóm dựa trên loại hợp đồng hoặc giá trị, và cài đặt ngày đáo hạn phù hợp. Nếu AI phát hiện các vấn đề rủi ro cao, các tự động hóa có thể ngay lập tức chuyển lên cấp quản lý cao hơn, trong khi các hợp đồng thông thường tiếp tục theo quy trình tiêu chuẩn.

Tự động hóa này loại bỏ công việc thủ công trong việc tạo công việc kiểm tra, phân công chủ sở hữu và theo dõi tiến độ. Hệ thống xử lý các công việc hành chính trong khi nhóm của bạn tập trung vào công việc kiểm tra nội dung.

Từ kết quả kiểm tra đến việc theo dõi với Super Agents

Khi khối lượng hợp đồng tăng lên, điểm yếu thường không được phân tích. Đó là việc thực hiện.

Các Super Agents giúp thu hẹp khoảng cách này bằng cách theo dõi quy trình làm việc của hợp đồng và thực hiện các hành động dựa trên các điều kiện đã được định trước. Thay vì phụ thuộc vào các nhắc nhở thủ công hoặc kiểm tra trạng thái, các Super Agents có thể phát hiện các quy trình xem xét bị đình trệ, đánh dấu các phê duyệt còn thiếu và đề xuất các bước tiếp theo dựa trên mức độ rủi ro hoặc loại hợp đồng.

Ví dụ, một nhân viên có thể phát hiện khi một điều khoản rủi ro cao đã được đánh dấu nhưng chưa được xác nhận trong khoảng thời gian quy định, nâng cấp vấn đề lên luật sư cấp cao hoặc thông báo cho các bên liên quan trước khi giao dịch bị đình trệ. Kết quả là việc thực hiện nhất quán mà không tăng thêm gánh nặng vận hành.

Tìm kiếm ngôn ngữ liên quan từ các giao dịch trước đó một cách nhanh chóng.

Một trong những yếu tố tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình xem xét hợp đồng là tìm kiếm tiền lệ. Chúng ta đã xử lý điều khoản này như thế nào trong giao dịch ABC? Chúng ta đã chấp nhận ngôn ngữ nào từ nhà cung cấp này lần trước? ClickUp Brain giúp các tìm kiếm này diễn ra tức thì.

Hỏi Brain bằng ngôn ngữ tự nhiên: “Chúng ta đã chấp nhận các giới hạn bồi thường nào từ các nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp?” hoặc “Hiển thị cho tôi các điều khoản giới hạn trách nhiệm từ thỏa thuận hợp tác của chúng ta với XYZ Corp.” Brain sẽ tìm kiếm qua tất cả tài liệu hợp đồng của bạn và hiển thị kết quả liên quan ngay lập tức.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người dùng không chuyên về pháp lý cần hiểu các điều khoản hợp đồng mà không cần trải qua nhiều năm đào tạo pháp lý. Công cụ AI của ClickUp có thể dịch thuật ngữ pháp lý phức tạp sang các tóm tắt bằng tiếng Anh thông thường, giúp hợp đồng trở nên dễ tiếp cận hơn đồng thời đảm bảo bộ phận pháp lý vẫn có quyền phê duyệt cuối cùng đối với các nội dung quan trọng.

Theo dõi các chỉ số quan trọng trong quá trình xem xét hợp đồng.

Để cải thiện quy trình xem xét hợp đồng, bạn cần được hiển thị thông tin về cách nó thực sự hoạt động. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin thời gian thực về các chỉ số quan trọng.

Xây dựng các bảng điều khiển đang theo dõi thời gian xử lý từ khi nhận hợp đồng đến khi có chữ ký, tỷ lệ phê duyệt theo loại hợp đồng, các vấn đề phổ biến được AI phát hiện và trạng thái tồn đọng. Các chỉ số này giúp xác định các điểm nghẽn, nhận diện cơ hội cải thiện quy trình và chứng minh hiệu quả đầu tư vào AI cho ban lãnh đạo.

Khi bảng điều khiển cho thấy một loại hợp đồng cụ thể luôn mất gấp đôi thời gian so với các loại khác, bạn đã xác định được mục tiêu để cải thiện quy trình. Khi các vấn đề được AI đánh dấu tập trung vào một loại điều khoản cụ thể, bạn đã tìm ra lỗ hổng trong playbook cần khắc phục.

Bảo đảm lưu trữ đầy đủ nhật ký kiểm tra cho mọi hợp đồng.

Tuân thủ và giải quyết tranh chấp đều yêu cầu ghi chép chi tiết về ai đã xem xét gì, khi nào và các quyết định đã được đưa ra. ClickUp lưu trữ lịch sử đầy đủ của mọi hành động trên mọi công việc hợp đồng.

Mọi bình luận, thay đổi trạng thái, tải lên tệp và phê duyệt đều được ghi thời gian và ghi nhận. Nếu có câu hỏi nảy sinh sau vài tháng hoặc vài năm về cách một hợp đồng cụ thể được xem xét và phê duyệt, bản ghi kiểm toán cung cấp tài liệu đầy đủ. Việc ghi chép này diễn ra tự động như một phần của quy trình làm việc hàng ngày, không yêu cầu nỗ lực bổ sung từ nhóm của bạn.

Mở rộng hoạt động hợp đồng mà không cần tăng nhân sự.

Thử thách cuối cùng của bất kỳ hệ thống kiểm tra hợp đồng nào là khả năng mở rộng. Một quy trình hoạt động tốt với 50 hợp đồng mỗi tháng có thể gặp trục trặc khi xử lý 500 hợp đồng. Phương pháp của ClickUp có khả năng mở rộng vì cấu trúc cơ bản vẫn giữ nguyên dù khối lượng công việc thay đổi.

Các mẫu hợp đồng tự động sao chép quy trình kiểm tra hợp đồng của bạn cho mỗi thỏa thuận mới. Tự động hóa áp dụng các quy tắc nhất quán trên tất cả các hợp đồng không giới hạn. Bảng điều khiển tổng hợp các chỉ số trên bất kỳ khối lượng công việc nào. Hệ thống xử lý khối lượng hợp đồng hiện tại của bạn hoạt động giống hệt nhau ngay cả khi khối lượng tăng gấp mười lần.

Ví dụ, mẫu đánh giá hợp đồng ClickUp này cung cấp cho bạn một cách dễ dàng và có cấu trúc để quản lý và theo dõi quy trình đánh giá hợp đồng từ đầu đến cuối. Nó giúp các nhóm pháp lý, quản lý dự án và chủ doanh nghiệp hiển thị mọi điều khoản, cập nhật của các bên liên quan và bước đánh giá rõ ràng và có tổ chức, đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Tải miễn phí mẫu

Tối ưu hóa công việc xem xét hợp đồng bằng AI cho nhóm của bạn

Đánh giá hợp đồng bằng AI thành công khi nó hỗ trợ nhóm của bạn thay vì cố gắng thay thế họ. Cách tiếp cận thông minh nhất là bắt đầu với các thỏa thuận có khối lượng lớn, độ phức tạp thấp và mở rộng từ đó khi nhóm của bạn tự tin hơn. Việc tích hợp vào quy trình làm việc hiện có của bạn quan trọng hơn nhiều so với bất kỳ tính năng riêng lẻ nào.

Các thiết lập AI tối ưu giúp giảm chi phí sau này: ít vòng lặp làm rõ hơn, ít sửa đổi lại hơn và phê duyệt nhanh hơn vì kết quả đầu ra đã sẵn sàng cho quyết định.

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu là những yếu tố không thể thương lượng. Trước khi quyết định sử dụng bất kỳ công cụ nào, hãy xác minh rằng nhà cung cấp có các chứng chỉ phù hợp và chính sách minh bạch về cách xử lý dữ liệu hợp đồng bí mật của bạn. Các hợp đồng của bạn chứa thông tin kinh doanh nhạy cảm không thể được sử dụng làm dữ liệu đào tạo cho các mô hình AI công khai.

Các nhóm tích hợp đánh giá hợp đồng bằng AI vào không gian làm việc kết nối sẽ nhận được lợi ích lớn nhất. Khi dữ liệu hợp đồng được sử dụng để lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ và hợp tác đa chức năng, bạn sẽ khai thác được giá trị gia tăng mà các công cụ độc lập không thể cung cấp. Tương lai của việc đánh giá hợp đồng không chỉ là phân tích nhanh hơn. Đó là các quy trình làm việc thông minh, kết nối hơn, xem hợp đồng như một phần sống động của hoạt động kinh doanh thay vì các tài liệu tĩnh cần xử lý.

Sẵn sàng tìm hiểu cách đánh giá hợp đồng bằng AI phù hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp để trải nghiệm không gian làm việc kết nối cho quản lý hợp đồng. ✨

Câu hỏi thường gặp

Các nhóm không phải pháp lý có thể sử dụng AI cho việc xem xét hợp đồng không?

Tuyệt đối. Các công cụ kiểm tra hợp đồng bằng AI được thiết kế đặc biệt để giúp các nhóm như mua sắm, bán hàng và nhân sự xử lý các thỏa thuận thường xuyên mà không gây ra tắc nghẽn cho bộ phận pháp lý. AI có thể dịch ngôn ngữ pháp lý phức tạp thành các tóm tắt bằng tiếng Anh đơn giản, giúp hợp đồng trở nên dễ tiếp cận với những người dùng không chuyên. Tuy nhiên, một luật sư luôn phải phê duyệt bất kỳ thay đổi quan trọng nào, và các quy trình nâng cấp rõ ràng phải xác định thời điểm người dùng không phải là luật sư cần tham khảo ý kiến chuyên môn pháp lý.

Sự khác biệt giữa AI thông dụng và các công cụ kiểm tra hợp đồng được thiết kế chuyên biệt là gì?

Các công cụ được thiết kế chuyên biệt được đào tạo cụ thể trên các tài liệu pháp lý và được kiểm duyệt bởi các luật sư am hiểu các chi tiết phức tạp của luật hợp đồng. Các công cụ AI thông thường có thể tạo ra phân tích pháp lý nghe có vẻ tự tin nhưng thực tế là sai lệch, một hiện tượng được gọi là "ảo giác". AI pháp lý chuyên biệt còn bao gồm các tính năng quan trọng như so sánh playbook, đánh giá rủi ro và tạo bản so sánh (redline), những tính năng mà AI thông thường không thể cung cấp.

Nếu bạn sử dụng ClickUp Brain trong quy trình làm việc, hãy giữ nó ở chế độ “tổng hợp, định tuyến và làm rõ” trừ khi công cụ pháp lý của bạn là hệ thống tạo phân tích chi tiết từng điều khoản.

Làm thế nào để tích hợp đánh giá hợp đồng bằng AI vào các quy trình quản lý dự án hiện có?

Yếu tố quan trọng là chọn công cụ có thể kết nối với không gian làm việc hiện có của bạn thay vì tạo ra một hệ thống độc lập mới. Hãy tìm các giải pháp tự động liên kết các công việc kiểm tra hợp đồng với dòng thời gian của dự án, phân công nhiệm vụ cho nhóm và quy trình phê duyệt. Tránh tình trạng " phình to ứng dụng " bằng cách lựa chọn các tính năng AI có thể tích hợp với công cụ hiện có của bạn thay vì yêu cầu một nền tảng quản lý mới.

Liệu việc kiểm tra hợp đồng bằng AI có đủ chính xác để thay thế cho việc kiểm tra thủ công?

AI giúp cải thiện đáng kể tốc độ và tính nhất quán trong việc xem xét hợp đồng, nhưng nó nên bổ sung cho chuyên môn của con người chứ không thay thế nó. Một luật sư luôn phải phê duyệt cuối cùng đối với các chỉnh sửa quan trọng và các cuộc đàm phán phức tạp. Độ chính xác của AI hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình đào tạo và cấu hình của nó, đó là lý do tại sao chất lượng của playbook và việc hiệu chỉnh liên tục lại quan trọng đến vậy. Hãy xem AI như một trợ lý giỏi giang xử lý các phân tích lặp đi lặp lại trong khi con người đưa ra các quyết định quan trọng.