Cách AI-Generated Workslop Xảy Ra Và Cách Khắc Phục Nó

Bạn đã từng mở một tài liệu mà về mặt kỹ thuật có các đoạn văn, tiêu đề lớn và “các bước tiếp theo”… nhưng vẫn phải tự mình làm việc cần làm từ đầu?

Đó chính là nội dung do AI tạo ra: sản phẩm trông giống như công việc, nhưng lại không giúp ai đưa ra quyết định, triển khai hoặc tiến hành công việc.

Các nhà nghiên cứu từ BetterUp Labs và Phòng Thí nghiệm Truyền thông Xã hội của Đại học Stanford phát hiện ra rằng 40% nhân viên văn phòng toàn thời gian tại Mỹ cho biết họ đã nhận được nội dung kém chất lượng trong tháng qua, và trung bình mất khoảng hai giờ để xử lý mỗi đối tượng/kỳ/phiên bản. Thời gian xử lý ẩn này sau đó thể hiện dưới dạng công việc làm lại, chậm trễ và quyết định bị bỏ lỡ.

Hướng dẫn này phân tích lý do tại sao nội dung do AI tạo ra lan rộng, cách nhận biết nó và cách sử dụng công cụ AI một cách có trách nhiệm để chúng thực sự thúc đẩy một công việc cụ thể thay vì tạo ra thêm công việc.

Bạn cũng sẽ thấy cách ClickUp giúp các nhóm duy trì bối cảnh, kiểm tra nội dung do AI tạo ra và triển khai công việc thực sự hữu ích.

⭐️ Tính năng mẫu nổi bật

Nếu nội dung AI bắt đầu với một yêu cầu mơ hồ, giải pháp nhanh nhất là một bản tóm tắt tốt hơn. Mẫu Bản tóm tắt nội dung SEO ClickUp cung cấp cho nhà văn và nhà tiếp thị một khung cấu trúc để xác định đối tượng, mục đích, hạn chế, nguồn tham khảo và "định nghĩa hoàn thành" trước khi AI tạo ra bất kỳ dòng nào.

Tải mẫu miễn phí

AI-generated workslop là gì?

Công việc do AI tạo ra là công việc do AI tạo ra trông có vẻ hoàn thành nhưng không thể thực hiện được việc cần làm mà nó tuyên bố.

Đó có thể là một email được định dạng gọn gàng nhưng chỉ diễn đạt lại yêu cầu, một tài liệu chiến lược đầy "điểm chính" mà không có đề xuất cụ thể, hoặc một bản nháp blog lặp lại những lời khuyên trung bình bằng những từ ngữ khác nhau.

Chủ đề là suy nghĩ thiếu nỗ lực được ngụy trang thành sản phẩm đòi hỏi nhiều công sức. Bạn có được giọng điệu và cấu trúc, nhưng thiếu nội dung thực chất. Nó thường:

Vấn đề cốt lõi không phải là AI tạo sinh bản thân. Google luôn khẳng định rằng việc sử dụng AI để tạo nội dung không tự động là vấn đề. Vấn đề nằm ở nội dung được tạo ra chủ yếu để thao túng thứ hạng hoặc tràn ngập các kênh với các trang có giá trị thấp.

Trong các nhóm làm việc, mô hình tương tự cũng áp dụng. Việc sử dụng AI trở nên có hại khi nó thay thế nghiên cứu và trách nhiệm.

Tại sao nội dung do AI tạo ra đang trở thành vấn đề ngày càng nghiêm trọng?

Workslop đang lan rộng vì đây là con đường dễ dàng nhất trong các hệ thống ưu tiên “kết quả hiển thị” hơn “tiến độ hữu ích”. Khi các công cụ mới giúp viết nhanh hơn, các nhóm có nguy cơ sản xuất nhiều từ ngữ thay vì quyết định tốt hơn.

1) Quá tải nội dung và giảm sút năng suất

Ngay cả khi bản nháp có chất lượng thấp, vẫn có người phải: đọc nó, giải thích nó, kiểm tra nó và viết lại nó. Chi phí kiểm tra đó tích tụ nhanh chóng trong một tổ chức lớn.

Điều này phù hợp với một xu hướng rộng hơn. Các nghiên cứu về công việc hiện đại liên tục chỉ ra rằng nhân viên trí thức dành phần lớn thời gian trong ngày cho việc phối hợp và “công việc về công việc”, chứ không phải công việc cốt lõi.

Tại sao điều này quan trọng đối với AI: nếu nội dung do AI tạo ra tăng về số lượng mà không tăng về độ rõ ràng, nhóm sẽ phải trả giá hai lần: một lần để đọc nó và một lần nữa để chỉnh sửa nó.

2) Sự suy giảm niềm tin giữa đồng nghiệp và kinh doanh

Khi nội dung do AI tạo ra xuất hiện trong hộp thư đến của bạn, nó giống như ai đó đã đổ dồn nỗ lực và suy nghĩ của họ lên bạn.

Đó không chỉ là vấn đề cảm xúc. Sự tin tưởng ảnh hưởng đến:

Tóm lại: Workslop không chỉ lãng phí thời gian. Nó làm tăng các vòng lặp làm rõ và làm chậm quá trình ra quyết định.

3) Mệt mỏi SEO và sự “giống nhau” trên mạng

Các thương hiệu đang đăng tải một lượng lớn nội dung do AI tạo ra, lặp lại những gì đã tồn tại. Độc giả nhận ra điều đó. Khi mọi thứ nghe giống nhau, khán giả ngừng liên kết nội dung với chuyên môn.

Chính sách chống spam của Google rõ ràng chỉ ra việc lạm dụng nội dung quy mô lớn, nơi nội dung được sản xuất hàng loạt mà không mang lại giá trị. Ngay cả khi một thương hiệu tránh được các hình phạt, rủi ro lớn hơn là người dùng rời đi vì nội dung quá chung chung.

4) Rủi ro tiềm ẩn: những lỗi tự tin lan truyền nhanh chóng

AI tạo sinh có thể bịa đặt sự thật, trích dẫn nguồn sai hoặc ghép nối những thông tin vô nghĩa nhưng có vẻ hợp lý. Nielsen Norman Group đã cảnh báo rằng đầu ra của AI có thể nghe có vẻ uy tín ngay cả khi nó sai, điều này làm tăng nhu cầu kiểm tra và xác minh của con người.

Và khi các thương hiệu đăng tải lỗi, việc khắc phục sẽ công khai và tốn kém. Một ví dụ được nhiều người biết đến là các bài viết tài chính do AI viết của CNET, sau đó phải sửa chữa sau khi các vấn đề được phát hiện.

5) “Lợi nhuận có thể đo lường” ngày càng khó chứng minh.

Workslop khiến các nhóm cảm thấy bận rộn trong khi chất lượng đầu ra giảm sút. Điều này khiến các nhà lãnh đạo khó liên kết nỗ lực với kết quả: doanh thu, tỷ lệ giữ chân khách hàng, quy trình bán hàng, niềm tin của khách hàng hoặc thời gian chu kỳ giảm.

Dấu hiệu cho thấy nội dung của bạn có thể được tạo ra bởi AI

Bạn không luôn cần công cụ phát hiện. Hầu hết các tác phẩm AI tự bộc lộ qua các mẫu tương tự.

🚩 Nó phản ánh yêu cầu của bạn trở lại.

Bạn giao một công việc cụ thể như “Đề xuất ba vị trí cho tính năng mới của chúng ta.” Kết quả trả về ba đoạn văn nói về tầm quan trọng của vị trí, sau đó lặp lại các từ khóa của bạn. Không có quyết định. Không có sự đánh đổi. Không có vị trí nào bạn có thể sử dụng.

Kiểm tra nhanh: Liệu ai đó có thể thực hiện điều này mà không cần cuộc họp tiếp theo? Nếu không, đó là nội dung do AI tạo ra.

🚩 Nghe có vẻ hoàn hảo nhưng thực chất trống rỗng

Workslop trơn tru. Nó sử dụng các chuyển tiếp gọn gàng và ngôn ngữ doanh nghiệp. Nhưng nó tránh đi vào chi tiết cụ thể:

Nó có thể đọc được, nhưng không giúp công việc tiến triển.

🚩 Nó sụp đổ khi ai đó hỏi “tại sao?”

Văn phong mượt mà, giọng điệu trang trọng, nhưng khi đọc xong, bạn không thể nhớ nổi một điểm cụ thể nào. Bạn nhận được nhiều cụm từ như “tăng cường tác động” và “tối ưu hóa hiệu suất”, nhưng rất ít ví dụ, sự đánh đổi hoặc các bước tiếp theo rõ ràng. Nó giống như một trailer mà không có bộ phim.

Kiểm tra nhanh: Bạn có thể tóm tắt lời khuyên trong một câu không? Nếu không thể, việc cần làm đối với bản nháp chưa được hoàn thành.

🚩 Nó lạm dụng cấu trúc lấp đầy.

Dấu hiệu phổ biến:

🚩 Mọi người gửi tin nhắn bỗng nhiên nghe giống nhau.

Giọng điệu trở nên đồng nhất trong nhóm: cùng nhịp điệu, cùng câu từ, cùng giọng điệu “chuyên nghiệp”. Đó là dấu hiệu cho thấy mọi người đang dán nội dung mà không chỉnh sửa cho phù hợp với đối tượng hoặc góc nhìn.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Soạn thảo trong ClickUp Docs, sau đó yêu cầu ClickUp Brain thực hiện "kiểm tra nội dung AI" trước khi chia sẻ. Hãy để nó đánh dấu các tuyên bố mơ hồ, xác định bối cảnh thiếu sót và liệt kê các phát biểu cần nguồn tham khảo. Khi AI không thể gắn kết tài liệu với các công việc, bình luận hoặc quyết định thực tế của bạn, đó là dấu hiệu cảnh báo bản nháp sẽ không hỗ trợ đồng nghiệp ở giai đoạn sau.

Tác động của nội dung do AI tạo ra đối với thương hiệu và nhóm

Công việc do AI tạo ra không chỉ làm phiền một vài đồng nghiệp. Nó thay đổi cách các nhóm hợp tác và cách khách hàng nhìn nhận thương hiệu của bạn. Khi công việc do AI tạo ra với ít nỗ lực lọt qua, ba điều xảy ra cùng lúc.

1. Tác động nội bộ: nhiều công việc hơn, ít động lực hơn

Khi nhân viên nhận được nội dung kém chất lượng, họ không chỉ mất thời gian để viết lại. Họ còn mất động lực vì nhóm không thể tự tin hành động dựa trên những gì họ đọc.

Điều này hiển thị như sau:

2. Tác động bên ngoài: sự tin tưởng yếu hơn và tính độc đáo của thương hiệu.

Khi nội dung do AI tạo ra đến tay khách hàng:

Các trường hợp sửa lỗi công khai (như các bản sửa lỗi tài chính AI của CNET) là những ví dụ cực đoan, nhưng phiên bản hàng ngày phổ biến hơn: nội dung thu hút lượt xem nhưng không tạo được niềm tin.

3. Tác động văn hóa: các nhóm có ít quyền tự chủ

Các tác phẩm do AI tạo ra lan truyền nhanh nhất trong các văn hóa nơi mọi người ưu tiên việc trông bận rộn hơn là thực sự hữu ích. Rủi ro lâu dài là một môi trường "thiếu chủ động" nơi không ai muốn chịu trách nhiệm cho việc suy nghĩ.

Nếu bạn muốn sử dụng AI một cách có trách nhiệm, bạn cần có hệ thống nơi có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho:

Và một điều nữa: những hậu quả sau này. Nếu người khác phải làm rõ, xác minh và viết lại, thì quyền sở hữu đang bị thiếu.

Cách tránh tạo ra nội dung do AI tạo ra

Nếu bạn muốn tăng năng suất mà không lãng phí nỗ lực, hãy sử dụng một quy trình làm việc có thể lặp lại. Dưới đây là một chuỗi các bước cụ thể phù hợp cho các nhà tiếp thị, nhà sáng lập và các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp.

Bước 1: Xác định "hoàn thành" nghĩa là gì (trong một câu)

Trước khi sử dụng AI, hãy viết một mục tiêu cuối cùng mà đồng nghiệp của bạn sẽ đồng ý là hữu ích.

Ví dụ:

Nếu bạn không thể định nghĩa "đã xong", AI sẽ đoán mò, và bạn sẽ nhận được nhiều từ ngữ thay vì một kết quả có thể sử dụng được.

Bước 2: Cung cấp bối cảnh quan trọng, không chỉ là chủ đề.

Workslop thường bắt đầu với các lệnh như “Viết về X.” Thay thế điều đó bằng các khối ngữ cảnh:

Bước 3: Hãy mang theo nghiên cứu của riêng bạn trước tiên

Sử dụng AI để cấu trúc và hoàn thiện, không phải để sáng tạo. Thu thập nguyên liệu thô:

Nguồn thông tin uy tín là quan trọng vì AI có thể tạo ra nội dung nghe có vẻ chi tiết nhưng không đáng tin cậy.

Bước 4: Buộc tính cụ thể bằng “các gợi ý quyết định”

Thay vì “cải thiện điều này”, hãy hỏi:

Bạn muốn kết quả đầu ra giúp tiến triển công việc, chứ không chỉ tóm tắt chủ đề.

Bước 5: Thực hiện kiểm tra "chi phí sau này"

Trước khi chia sẻ, hãy hỏi:

Nếu đúng, đó là nội dung do AI tạo ra. Hãy sửa chữa nó trước khi nó rời khỏi tay bạn.

Bước 6: Thêm chế độ xem của con người

Bản cuối cùng nên nghe như được viết bởi một người có chuyên môn. Thêm:

Nội dung do AI tạo ra so với nội dung được hỗ trợ bởi AI một cách có trách nhiệm

Phần này không nói về “nội dung AI là xấu; nội dung do con người tạo ra luôn tốt”. Nó nói về việc sử dụng cẩu thả so với việc sử dụng có trách nhiệm. Cùng một công cụ có thể khiến nhóm của bạn ngập tràn nội dung kém chất lượng hoặc giúp mọi người hoàn thành công việc nhanh hơn.

📌 Workslop: sản phẩm được tạo ra chỉ để có sản phẩm

Nó trông như thế này:

Nó tạo ra "nhiều công việc hơn" vì người khác phải cung cấp lý do thiếu sót và bối cảnh quan trọng.

📌 Trách nhiệm với AI: kết quả là ưu tiên hàng đầu, người đọc là ưu tiên hàng đầu.

Nội dung được hỗ trợ bởi AI một cách có trách nhiệm bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng và quyền sở hữu. Nó tuân thủ các nguyên tắc quản trị được trích dẫn rộng rãi như minh bạch, trách nhiệm và sự giám sát của con người. Bạn sẽ thấy các chủ đề này trong các hướng dẫn AI chính, bao gồm Khung Quản lý Rủi ro AI (AI RMF) của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST).

Trong thực tế, điều này có nghĩa là:

✅ Kiểm tra đơn giản nhất

Nếu công việc do AI tạo ra giúp một người cụ thể hoàn thành công việc nhanh hơn mà không gây thêm nhầm lẫn, thì đó được coi là việc sử dụng AI có trách nhiệm.

Nếu nó làm tăng việc làm rõ, kiểm tra sự thật hoặc viết lại cho người khác, đó là workslop.

Cách ClickUp giúp các nhóm tạo nội dung chất lượng với sự hỗ trợ của AI

Các nhóm hiện đại không chỉ gặp vấn đề với AI. Họ còn đối mặt với vấn đề "work sprawl". Ý tưởng nằm rải rác trong các chuỗi tin nhắn, bản tóm tắt nằm trong các tài liệu phân tán, và phiên bản "cuối cùng" của ai đó đang ẩn trong tệp đính kèm email. "AI Sprawl" cũng xuất hiện theo cách tương tự khi các nhóm chuyển đổi giữa nhiều công cụ AI và mất dấu vết về các đầu vào, quyết định và chỉnh sửa.

Khi mọi người sao chép bối cảnh rời rạc này vào các công cụ AI thông thường, kết quả là nội dung do AI tạo ra trở nên rời rạc và không liên quan đến công việc thực tế mà nhóm của bạn đang thực hiện.

ClickUp đưa tất cả công việc vào một không gian làm việc AI tích hợp, nơi các công việc, tài liệu, bình luận và mục tiêu chia sẻ cùng một bối cảnh. Điều này giúp giảm thiểu việc thiếu thông tin đầu vào và giữ cho AI gắn liền với công việc thực tế thay vì nổi lơ lửng trong một cửa sổ riêng biệt.

Giữ bối cảnh gắn liền với công việc bằng ClickUp Docs

ClickUp Docs giúp việc quản lý bản nháp, phản hồi và quyết định trở nên dễ dàng hơn, thay vì phân tán chúng qua các công cụ khác nhau. Khi tài liệu được đặt cạnh các công việc, chủ sở hữu, hạn chót và bình luận, nội dung do AI tạo ra sẽ khó có thể lan truyền một cách tự do.

Các cách thực tế mà các nhóm sử dụng để ngăn chặn nội dung kém chất lượng:

Sử dụng ClickUp Brain để cải thiện bản nháp thay vì tạo ra nhiều bản nháp.

ClickUp Brain được thiết kế để giúp các nhóm viết và chỉnh sửa trực tiếp trong Không gian Làm việc ClickUp, nơi bối cảnh dự án đã được thiết lập sẵn. Điều này khác biệt lớn so với các cuộc trò chuyện AI thông thường, nơi bạn dán một lời nhắc và hy vọng nó đoán đúng thực tế của bạn.

Sử dụng ClickUp Brain để:

ClickUp AI Notetaker giúp giảm bớt sự cám dỗ trong việc tạo ra các ghi chú cuộc họp. Nó ghi lại bản ghi âm và tóm tắt mà bạn có thể tái sử dụng trong các bản nháp. ClickUp Super Agents có thể sử dụng bối cảnh thực tế đó để tóm tắt, đề xuất các bước tiếp theo hoặc tạo ra các phản hồi cụ thể hơn và ít cứng nhắc hơn.

📽️ Xem cách ClickUp Brain chuyển đổi bối cảnh công việc thực tế và ghi chú cuộc họp thành các bản cập nhật stand-up rõ ràng, sẵn sàng chia sẻ:

Thực hiện kiểm tra "workslop" với ClickUp BrainGPT trước khi nhấn gửi.

Khi các nhóm sử dụng AI với tốc độ cao, dễ dàng tạo ra sản phẩm trông như đã hoàn thiện nhưng vẫn gây ra nhiều công việc phát sinh sau này.

ClickUp BrainGPT giúp bạn phát hiện sớm khi bản nháp vẫn còn nằm cạnh công việc và bối cảnh của nó:

Xây dựng quy trình làm việc không có nội dung AI với các mẫu và quy trình kiểm duyệt.

Tải mẫu miễn phí

Nếu "workslop" là kết quả khi mọi người viết dựa trên các gợi ý mơ hồ, giải pháp nhanh nhất là tiêu chuẩn hóa đầu vào trước khi ai đó bắt đầu viết.

Các mẫu này giúp bạn thực hiện việc cần làm bằng cách yêu cầu bối cảnh ngay từ đầu:

Cách thức này giúp độc giả tránh workslop trong thực tế:

💬 Những gì người dùng ClickUp chia sẻ:

Tôi rất thích sử dụng nền tảng này vì nó cung cấp hướng dẫn và hiển thị cho từng thành viên trong tổ chức của chúng tôi. Đây là một công cụ hiệu quả trong việc quản lý kinh doanh.

ClickUp vs. Workslop: Chọn phe của bạn

Khi trình độ hiểu biết về AI ngày càng cao, đã rõ ràng rằng AI không đến để thay thế nhóm của bạn. Nó đến để phơi bày những hệ thống yếu kém.

Nếu công việc của bạn trải rộng trên hai mươi công cụ và mỗi lần cập nhật đều đòi hỏi một cuộc tìm kiếm vất vả, workslop sẽ phá hủy năng suất. Bạn có thể đạt được nhiều kết quả hơn, nhưng tiến độ thực sự sử dụng được lại ít đi.

ClickUp mang đến cho các nhóm một hướng đi khác biệt.

Khi các công việc, tài liệu, bình luận và AI được tập trung tại một nơi, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain và ClickUp Brain MAX để xây dựng trên bối cảnh thực tế thay vì các yêu cầu mơ hồ. Đó là cách AI chuyển từ “viết lại toàn bộ nội dung này” sang “nội dung này đã hoàn thành 80%, đây là những gì còn thiếu và đây là bước tiếp theo.”

Kết quả không phải là nhiều nội dung hơn. Đó là ít vòng lặp làm rõ hơn, ít sửa đổi hơn và quyết định nhanh hơn.

Sẵn sàng giảm thiểu nội dung kém chất lượng? Hãy thử ClickUp Brain miễn phí.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Nội dung do AI tạo ra là nội dung công việc do AI tạo ra trông chuyên nghiệp nhưng không thực sự góp phần vào việc hoàn thành một công việc cụ thể. Nó thường lặp lại yêu cầu, tránh đi vào chi tiết và bỏ qua các thông tin quan trọng như giới hạn, nguồn tham khảo hoặc đề xuất. Trên thực tế, bạn sẽ nhận ra nó khi bản nháp nghe có vẻ “chuyên nghiệp” nhưng buộc đồng nghiệp phải tự suy nghĩ, xác minh và chỉnh sửa lại sau đó.

Bởi vì nó tạo ra nỗ lực lãng phí thay vì tiết kiệm thời gian. Người dùng vẫn phải đọc, diễn giải, kiểm tra thông tin và thường phải viết lại nội dung đó. Theo thời gian, điều này cũng làm suy giảm niềm tin giữa đồng nghiệp và làm yếu đi uy tín thương hiệu khi nội dung do AI tạo ra thiếu sâu sắc hoặc không chính xác đến tay khách hàng. Trong các công cụ như ClickUp, bạn có thể tránh vấn đề này bằng cách kết hợp ClickUp Brain với bối cảnh dự án thực tế, giúp các bản nháp do AI tạo ra được liên kết với các công việc và mục tiêu cụ thể thay vì tồn tại một cách độc lập.

Bắt đầu với định nghĩa rõ ràng về "hoàn thành", sau đó cung cấp cho AI bối cảnh quan trọng: mục tiêu độc giả, giới hạn, ví dụ và những gì được coi là sai. Hãy tự nghiên cứu trước, sau đó sử dụng AI để cấu trúc, so sánh và hoàn thiện, chứ không phải để tạo ra sự thật. Sau đó thực hiện kiểm tra chi phí sau: nếu đồng nghiệp phải mất một giờ để làm rõ hoặc xác minh, bạn cần kiểm tra lại. Hướng dẫn về việc sử dụng AI có trách nhiệm luôn nhấn mạnh sự giám sát và xác minh của con người vì kết quả của AI có thể nghe có vẻ tự tin ngay cả khi sai.

Đúng vậy. ClickUp được thiết kế để giữ AI gần với công việc, giúp kết quả đầu ra có thể được xem xét trong bối cảnh phù hợp. ClickUp Brain hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa và tóm tắt ngay trong không gian làm việc của bạn, nơi các công việc, tài liệu và bình luận đã tồn tại. Bạn cũng có thể giảm rủi ro nội dung AI bằng cách tiêu chuẩn hóa bản tóm tắt và quy trình xem xét thông qua các mẫu như Mẫu Bản Tóm Tắt Nội Dung SEO ClickUp hoặc Mẫu Viết Nội Dung ClickUp.