Các doanh nghiệp Mỹ mất khoảng $2,7 tỷ mỗi năm do vi phạm quy định về lương – phần lớn là do tính toán sai giờ làm thêm.
Đây không chỉ là rủi ro pháp lý—đây còn là vấn đề niềm tin. Khi các nhóm không được trả lương đúng cho số giờ làm việc, tinh thần làm việc giảm sút, tuân thủ quy định bị lỏng lẻo và ngân sách chịu những tác động bất ngờ.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách theo dõi giờ làm thêm đúng cách: chính xác, tự động và hiển thị toàn bộ các quy trình làm việc của bạn — để bạn có thể bảo vệ nhân viên và quy trình tính lương của mình.
Hệ thống đang theo dõi giờ làm thêm của bạn có đang gặp vấn đề không?
Trước khi tìm hiểu các giải pháp, hãy đánh giá tình trạng hiện tại của bạn một cách trung thực:
- Lỗi thủ công: Các thành viên trong nhóm quên ghi lại giờ làm việc hoặc tính toán sai giờ làm thêm.
- Những bất ngờ trong tính lương: Bạn chỉ phát hiện ra chi phí làm thêm giờ không mong đợi khi xử lý tính lương.
- Lo lắng về tuân thủ: Bạn không hoàn toàn tự tin rằng mình đang tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA).
- Dữ liệu không kết nối: Các mục nhập thời gian được lưu trữ riêng biệt với công việc cần làm.
- Không có cảnh báo sớm: Bạn chỉ phát hiện ra ai đó đã thực hiện công việc trong 50 giờ sau khi sự việc xảy ra, chứ không phải trước đó.
- Quá tải công cụ: Các thành viên trong nhóm ghi chép giờ làm việc tại một nơi, nhưng dữ liệu lại phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau.
Nếu ba hoặc nhiều hơn trong số này nghe quen thuộc, bạn cần một hệ thống tốt hơn. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng nó.
Theo dõi giờ làm thêm là gì?
Theo dõi giờ làm thêm là quá trình ghi chép, giám sát và quản lý thời gian công việc của nhân viên vượt quá khung giờ làm việc tiêu chuẩn trong tuần. Tại Hoa Kỳ, điều này thường có nghĩa là bất kỳ thời gian công việc nào vượt quá 40 giờ mỗi tuần, mặc dù một số bang có yêu cầu thêm về giờ làm thêm hàng ngày.
Điều này bao gồm cả việc ghi chép chính xác các giờ làm thêm và các hệ thống bạn sử dụng để thu thập dữ liệu đó một cách chính xác cho mục đích tính lương và tuân thủ quy định.
Tại sao điều này quan trọng đối với tuân thủ pháp lý:
Luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) là quy định liên bang về mức lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ. Luật này yêu cầu bạn phải trả cho một số nhân viên - được gọi là nhân viên không được miễn trừ - mức lương cao hơn cho bất kỳ giờ làm thêm nào họ làm.
Nhân viên không được miễn trừ thường được trả lương theo giờ và phải nhận tiền làm thêm giờ. Nhân viên được miễn trừ thường được trả lương theo tháng và không đủ điều kiện nhận tiền làm thêm giờ. Khi nói đến việc theo dõi giờ làm thêm, chúng ta chủ yếu tập trung vào việc đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc theo giờ được trả lương đúng cách cho thời gian và nỗ lực thêm của họ.
Sự phát triển của việc theo dõi giờ làm thêm:
Trước đây, tất cả những công việc này đều được hoàn thành bằng bảng chấm công thủ công và thẻ chấm công, điều này để lại nhiều lỗi. Ai đó có thể ghi “8 giờ” khi thực tế chỉ làm 6 giờ, hoặc quên ghi giờ làm việc hoàn toàn. Ngày nay, các giải pháp kỹ thuật số hiện đại có thể tự động hóa toàn bộ quy trình – từ tính toán lương đến phát hiện các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề.
Việc chuyển từ theo dõi thủ công sang tự động hóa không chỉ mang lại sự tiện lợi. Đó là việc tạo ra một hồ sơ có thể kiểm tra được, bảo vệ cả nhân viên và nhà tuyển dụng khi có vấn đề phát sinh.
📮 ClickUp Insight: Cuộc khảo sát về cân bằng công việc và cuộc sống của chúng tôi cho thấy 46% người lao động làm việc từ 40-60 giờ mỗi tuần, trong khi con số đáng kinh ngạc 17% vượt quá 80 giờ! Tuy nhiên, áp lực không dừng lại ở đó—31% gặp khó khăn trong việc dành thời gian cá nhân một cách đều đặn. Đây chính là công thức hoàn hảo dẫn đến kiệt sức. 😰
Nhưng bạn biết không? Sự cân bằng trong công việc bắt đầu từ việc hiển thị thông tin! Các tính năng tích hợp sẵn của ClickUp như Chế độ xem Khối lượng công việc & Theo dõi thời gian giúp bạn dễ dàng hình dung khối lượng công việc, phân phối công việc công bằng và theo dõi thời gian thực tế đã làm – để bạn luôn biết cách tối ưu hóa công việc và thời điểm thích hợp.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa của ClickUp — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.
Tại sao việc theo dõi giờ làm thêm lại quan trọng đối với nhóm của bạn?
Theo dõi giờ làm thêm chính xác không chỉ là việc tuân thủ quy định. Đó là việc xây dựng mối quan hệ minh bạch với nhóm của bạn, thể hiện rằng bạn đánh giá cao thời gian và nỗ lực của họ với giá trị đó.
Khi bạn đang theo dõi giờ làm thêm đúng cách, bạn bảo vệ cả nhân viên và kinh doanh của mình. Đây là lý do tại sao điều này lại quan trọng đến vậy.
1. Tuân thủ các quy định về lao động
Lý do quan trọng nhất là tuân thủ pháp luật. Sai sót khi đang theo dõi giờ làm thêm có thể dẫn đến vi phạm quy định về lương và giờ làm việc, gây ra các khoản phạt nặng, vụ kiện tụng và cuộc điều tra của Bộ Lao động.
Chi phí thực sự của việc không tuân thủ:
- Trả lương chậm: Bạn phải trả đầy đủ từng đồng lương bị tính sai.
- Phạt: Bộ Lao động (DOL) có thể áp dụng mức phạt tương đương với số tiền lương chậm trả.
- Phí pháp lý: Bảo vệ chống lại các khiếu nại
- Thiệt hại về uy tín: Tin tức về vi phạm lương lan truyền nhanh chóng trong số nhân viên và ứng viên.
Theo dữ liệu mới nhất từ Bộ Lao động, số tiền lương bị nợ trung bình được thu hồi cho mỗi người lao động trong năm tài chính 2024 là $1,333 — tương đương với nhiều tuần lương của người lao động bình thường trong nhiều ngành nghề. Những khoản thu hồi này cho thấy quy mô của việc trộm cắp lương khi việc theo dõi giờ làm thêm không đang được thực hiện đúng cách.
Theo dõi chính xác là biện pháp phòng ngừa tốt nhất. Nó tạo ra một bản ghi có thể kiểm tra được, chứng minh rằng bạn đã có nỗ lực thiện chí để trả lương cho nhân viên một cách chính xác.
2. Đảm bảo tính chính xác của việc tính lương mỗi lần.
Không có gì làm suy giảm tinh thần nhóm nhanh hơn lỗi trong việc tính lương. Khi bạn đang theo dõi giờ làm thêm chính xác, bạn đảm bảo rằng mỗi nhân viên được trả đúng số tiền cho mỗi giờ công việc của họ.
Tác động thực tế:
Hãy tưởng tượng bạn có công việc kéo dài 50 giờ trong một tuần nhưng chỉ được trả lương cho 40 giờ. Bạn sẽ cảm thấy bực bội, và điều đó hoàn toàn hợp lý. Đó chính xác là cảm giác của nhóm của bạn khi việc theo dõi giờ làm thêm không chính xác.
Ngay cả những sai lầm vô tình cũng có thể làm suy giảm niềm tin theo thời gian. Khi nhân viên phải liên tục truy tìm tiền lương bị thiếu hoặc sửa chữa lỗi, họ bắt đầu nghi ngờ liệu tổ chức có xem giá trị của đóng góp của họ là cao hay không.
Theo dõi chính xác xây dựng niềm tin. Điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của nhóm đủ để đo lường cẩn thận và bồi thường công bằng.
🎥 Nếu giờ làm thêm đang ảnh hưởng đến ngân sách và tinh thần của nhóm, hướng dẫn này sẽ giải thích cách theo dõi nó một cách chính xác và ngăn chặn các khoản chi phí không cần thiết.
3. Kiểm soát chi phí lao động và ngân sách dự án
Thời gian làm thêm ngoài dự kiến có thể nhanh chóng phá vỡ ngân sách lao động của bạn. Với khả năng hiển thị thời gian làm thêm theo thời gian thực, bạn có thể xác định nơi xảy ra thời gian làm thêm và quản lý nó một cách chủ động thay vì bị bất ngờ vào cuối tháng với chi phí cao hơn 30% so với kế hoạch.
Ví dụ tình huống:
Ngân sách dự án của bạn đã phân bổ $10,000 cho chi phí lao động. Nếu ba thành viên trong nhóm mỗi người làm thêm 10 giờ với mức lương 1,5 lần, đó là $900 chi phí phát sinh mà bạn không có trong kế hoạch. Nhân con số đó với năm dự án, bạn sẽ gặp vấn đề ngân sách $4,500.
Nếu không theo dõi, bạn sẽ phát hiện ra điều này khi đã quá muộn để điều chỉnh. Với các công cụ quản lý dự án như ClickUp Gantt Charts, bạn có thể theo dõi tình hình theo thời gian thực và đưa ra quyết định thông minh: gia hạn thời hạn, thuê thêm nhân lực tạm thời hoặc phân công lại công việc để tránh hoàn toàn việc làm thêm giờ.
Theo dõi giờ làm thêm giúp biến chi phí lao động từ các khoản chi phí không thể dự đoán thành các chỉ số có thể kiểm soát và dự báo được.
Theo dõi giờ làm thêm giúp biến chi phí lao động từ các khoản chi phí không thể dự đoán thành các chỉ số có thể kiểm soát và dự báo được.
4. Xác định sự mất cân bằng trong khối lượng công việc và rủi ro kiệt sức.
Nếu bạn nhận thấy một thành viên trong nhóm thường xuyên làm việc muộn, điều này có thể là dấu hiệu cho thấy họ đang có nguy cơ kiệt sức hoặc nhóm của họ đang thiếu nhân lực. Theo thời gian, dữ liệu kết hợp với ClickUp Workload View sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để cân bằng khối lượng công việc và hỗ trợ sức khỏe tinh thần của đội ngũ.
Các dấu hiệu cảnh báo mà dữ liệu giờ làm thêm tiết lộ:
- Một người luôn làm việc trên 50 giờ trong khi các đồng nghiệp khác chỉ làm việc từ 35-40 giờ.
- Toàn bộ nhóm làm việc ngoài giờ trong các kỳ "bình thường" (không chỉ trong thời gian cao điểm).
- Thời gian làm thêm tăng đột biến vào cuối mỗi quý (điều này cho thấy kế hoạch không tốt hoặc thời hạn không thực tế)
- Các dự án cụ thể luôn yêu cầu làm thêm giờ (cho thấy việc đánh giá thấp một cách hệ thống)
Những xu hướng này không thể nhìn thấy nếu không có dữ liệu. Khi đang theo dõi, chúng trở nên rõ ràng—và có thể hành động.
👀 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của Grant Thornton năm 2024 cho thấy 51% nhân viên đã trải qua tình trạng kiệt sức trong năm qua (tăng 15 điểm phần trăm so với năm trước), với việc làm việc quá giờ được nhắc đến là nguyên nhân hàng đầu thứ hai với 54%.
Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy 47% nhân viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) làm việc thêm 4 giờ hoặc hơn mỗi tuần, và đối với hơn một nửa số nhân viên này, đây là công việc không được trả lương. Nếu không có khả năng hiển thị số giờ làm việc thực tế, các nhà quản lý không thể giải quyết các vấn đề về khối lượng công việc trước khi chúng trở thành khủng hoảng kiệt sức.
5. Thể hiện chính sách đãi ngộ công bằng và minh bạch.
Theo dõi giờ làm thêm cho thấy bạn đánh giá cao và trân trọng công việc thêm của nhóm. Hành động công bằng này có thể nâng cao tinh thần làm việc và giúp bạn giữ chân những nhân viên giỏi nhất.
Người lao động không chỉ muốn được trả lương—họ muốn cảm thấy được trân trọng. Khi bạn đang theo dõi giờ làm việc của họ một cách cẩn thận và trả lương chính xác, bạn đang gửi đi một thông điệp rõ ràng: thời gian của bạn có giá trị, nỗ lực của bạn có giá trị, và chúng tôi đang chú ý đến điều đó.
Điều này đặc biệt quan trọng trong thị trường lao động cạnh tranh. Nhân viên sẽ chia sẻ thông tin. Nếu tổ chức của bạn có tiếng là "quên" tính giờ làm thêm hoặc bắt nhân viên phải đấu tranh để nhận lương đúng, tin đồn sẽ lan rộng. Nếu bạn được biết đến là công bằng tuyệt đối, điều đó sẽ trở thành lợi thế trong tuyển dụng.
👀 Bạn có biết? Báo cáo chỉ mục công việc Microsoft cho thấy người dùng Teams trung bình đã chứng kiến tăng 28% thời gian làm việc ngoài giờ so với mức trước đại dịch.
6. Loại bỏ tình trạng công việc lan man và mất mát thông tin
Khi nhóm của bạn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và bảng tính khác nhau để ghi chép giờ làm việc, thông tin có thể bị mất. Giờ làm việc không được ghi lại. Bối cảnh bị mất. Kết quả là bạn gặp phải các lỗ hổng tuân thủ mà bạn thậm chí không biết tồn tại.
Cấu trúc của sự lan rộng công việc:
- Thời gian được ghi lại trong một hệ thống
- Các công việc được quản lý trong hệ thống khác
- Quá trình tính lương được xử lý trong hệ thống thứ ba.
- Không có kết nối giữa chúng.
Sự phân mảnh này có nghĩa là bạn biết ai đó đã làm việc 45 giờ, nhưng bạn không biết họ đã hoàn thành những gì. Bạn không thể xác định liệu giờ làm thêm là công việc có năng suất trên các nhiệm vụ quan trọng hay là thời gian lãng phí trong các cuộc họp không hiệu quả.
Giải pháp này tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc thống nhất, nơi các dự án, theo dõi thời gian và hợp tác nhóm được tích hợp chặt chẽ. Khi các mục nhập thời gian được kết nối trực tiếp với các công việc cụ thể, bạn không chỉ biết được thời gian làm việc của nhân viên mà còn chính xác những gì họ đã hoàn thành.
👀 Bạn có biết? Thời gian của bạn đang bị "mảnh vụn thời gian" đánh cắp.
Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng cho thấy mọi người mất 51+ phút/ngày do những gián đoạn nhỏ được gọi là "time confetti" – thông báo từ Slack, email, và việc chuyển đổi ngữ cảnh.
Cách tính lương làm thêm giờ
Tính toán tiền làm thêm giờ rất đơn giản một khi bạn hiểu công thức. Theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA), tiêu chuẩn là trả “1,5 lần lương” cho bất kỳ giờ làm việc nào vượt quá 40 giờ trong một tuần làm việc.
Quy trình tính toán ba bước
Bước 1: Xác định mức lương giờ cơ bản
Đây là mức lương tiêu chuẩn mà nhân viên nhận được cho mỗi giờ làm việc trong lịch trình bình thường của họ.
Bước 2: Tính toán tỷ lệ làm thêm giờ
Nhân tỷ lệ giờ làm việc thông thường với 1,5. Số mới này là tỷ lệ "thời gian rưỡi" của họ cho bất kỳ giờ làm thêm nào.
Bước 3: Nhân với số giờ làm thêm đã làm
Lấy tỷ lệ làm thêm giờ và nhân với số giờ nhân viên làm việc vượt quá 40 giờ công việc tiêu chuẩn trong tuần.
Công thức
Tiền làm thêm giờ = (Mức lương giờ thông thường × 1,5) × Số giờ làm thêm đã làm.
Ví dụ thực tế: Tuần làm việc 45 giờ của Sarah
Sarah kiếm được $20 mỗi giờ và có công việc trong 45 giờ trong một tuần.
Chi tiết:
- Giờ làm việc thông thường: 40 giờ × $20 = $800
- Giờ làm thêm: 5 giờ (45 giờ tổng cộng – 40 giờ tiêu chuẩn)
- Tỷ lệ làm thêm giờ: $20 × 1.5 = $30 mỗi giờ
- Lương làm thêm giờ: $30 × 5 giờ = $150
- Tổng lương hàng tuần: $800 + $150 = $950
Nói cách khác, bạn đang trả thêm 50% tiền thưởng cho công việc làm thêm giờ. Đó chính là ý nghĩa của "time and a half" – mức lương cơ bản cộng thêm một nửa của nó.
Các quy định khác nhau giữa các bang và địa phương cần lưu ý
Mặc dù Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) quy định mức tối thiểu liên bang, một số bang và thành phố có các yêu cầu bổ sung nhằm bảo vệ người lao động tốt hơn. Khi luật liên bang và luật địa phương mâu thuẫn, bạn phải tuân thủ quy định nào có lợi hơn cho người lao động.
Thời gian làm thêm hàng ngày (California, Alaska, Nevada):
Một số bang yêu cầu tính giờ làm thêm hàng ngày, nghĩa là bạn phải trả tiền làm thêm cho bất kỳ giờ làm việc nào vượt quá 8 giờ trong một ngày. Nếu ai đó làm việc 10 giờ vào Monday nhưng chỉ làm 38 giờ cho cả tuần, họ vẫn sẽ được trả 2 giờ tiền làm thêm cho ngày Monday đó.
Thời gian làm thêm gấp đôi:
Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải trả lương gấp đôi—gấp đôi mức lương giờ thông thường. Điều này thường áp dụng sau 12 giờ công việc trong ngày hoặc vào ngày công việc thứ bảy liên tiếp.
Các ngưỡng khác nhau:
Một số khu vực pháp lý có ngưỡng giờ làm việc hàng tuần khác nhau. Mặc dù 40 giờ là tiêu chuẩn liên bang, bạn luôn nên xác minh các yêu cầu cụ thể của tiểu bang và địa phương của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Lưu trữ tỷ lệ lương theo giờ và quy tắc làm thêm giờ trong các Trường Tùy chỉnh ClickUp trong hệ thống theo dõi thời gian của bạn. Điều này loại bỏ việc tính toán thủ công và đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các chu kỳ tính lương.
Hướng dẫn từng bước để cài đặt theo dõi giờ làm thêm:
Xây dựng một hệ thống theo dõi giờ làm thêm đáng tin cậy đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, giảm thiểu rủi ro tuân thủ và hiển thị chi phí lao động. Dù bạn đang sử dụng bảng tính hay phần mềm tích hợp, các bước sau đây sẽ giúp bạn tạo ra một hệ thống hoạt động hiệu quả.
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn "bình thường" là gì
Bạn không thể theo dõi giờ làm thêm cho đến khi xác định rõ thời gian làm việc thông thường là gì. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nhiều nhóm bỏ qua bước này – và kết quả là có các tiêu chuẩn không nhất quán, kỳ vọng mơ hồ và tranh chấp về lương có thể tránh được.
Bắt đầu tại đây:
- Tuần làm việc tiêu chuẩn: Đối với hầu hết các tổ chức, đó là 40 giờ. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn áp dụng lịch làm việc 9/80 (9 giờ mỗi ngày trong kỳ 80 giờ, kéo dài hai tuần), 4/10, hoặc ca làm việc luân phiên, hãy ghi chép lại điều đó.
- Biến thể theo cấp độ nhóm: Bộ phận Kinh doanh có thể làm việc theo giờ linh hoạt. Bộ phận Kỹ thuật có thể làm việc theo chu kỳ sprint. Lịch trình "một kích cỡ phù hợp cho tất cả"? Không thực tế.
- Chính sách dựa trên địa điểm: Nếu bạn ở California, giờ làm thêm hàng ngày bắt đầu sau 8 giờ—không phải 40. Luật lao động địa phương luôn được ưu tiên.
🎯 Đảm bảo tính minh bạch: Lưu trữ thông tin này trong một tài liệu trực tuyến (như ClickUp Docs liên kết với từng vai trò hoặc không gian nhóm) để không ai phải đoán xem "toàn thời gian" thực sự nghĩa là gì.
Tại sao điều này quan trọng: Nếu cơ sở dữ liệu của bạn không rõ ràng, bạn sẽ không thể đảm bảo sự nhất quán trong việc theo dõi và các báo cáo của bạn sẽ không chịu được sự kiểm tra kỹ lưỡng từ phía kiểm toán viên hoặc nhân viên.
Bước 2: Chọn phương pháp theo dõi phù hợp (spoiler: bối cảnh là yếu tố quan trọng)
Hãy cùng tìm hiểu về các công cụ.
Có hàng trăm ứng dụng theo dõi thời gian. Hầu hết trong số chúng xem giờ làm việc như những điểm dữ liệu riêng lẻ: Nhân viên A làm việc 45 giờ. Thế là hết. Nhưng số đó gần như vô nghĩa nếu bạn không thể thấy mục đích của những giờ làm việc đó - hoặc nếu chúng thậm chí có ý nghĩa.
Dưới đây là tóm tắt nhanh:
| Phương pháp | Phù hợp nhất cho | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Bảng tính | Nhóm nhỏ (dưới 5 người) | Miễn phí, dễ dàng bắt đầu | Thủ công, dễ mắc lỗi, không có bối cảnh |
| Đồng hồ chấm công | Nhân viên làm việc theo giờ tại chỗ | Kiểm tra vào/ra có thể xác minh | Không hỗ trợ làm việc từ xa hoặc theo từng công việc. |
| Ứng dụng theo dõi thời gian chuyên dụng | Người làm tự do, tư vấn viên | Các tính năng hữu ích cho việc thanh toán | Thêm một silo khác vào hệ thống của bạn |
| Nền tảng tích hợp (như ClickUp) | Các nhóm quản lý dự án và thời gian cùng nhau | Toàn bộ bối cảnh công việc, kết nối với công việc | Cần thiết lập một chút — nhưng mang lại lợi ích nhanh chóng. |
Khi các mục nhập thời gian được tích hợp trực tiếp vào nền tảng quản lý công việc của bạn (không chỉ nằm bên cạnh nó), bạn sẽ có được một hình ảnh toàn diện: những gì đã được hoàn thành, thời gian mất bao lâu, ai đã phê duyệt và chi phí là bao nhiêu.
Với ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian trực tiếp trên các công việc, xem tổng số giờ làm việc trên các dự án và kết nối giờ làm việc với kết quả công việc – không chỉ dựa vào đồng hồ.
ClickUp Brain MAX giúp việc ghi chép thời gian trở nên dễ dàng hơn cho các nhóm làm việc tại chỗ, nhân viên ngoài hiện trường và bất kỳ ai phải xử lý nhiều công việc cùng lúc. Với tính năng Talk to Text, nhân viên có thể ghi lại giờ làm việc hoặc thêm thông tin bằng văn bản mà không cần dùng tay, giúp giảm thiểu việc quên ghi chép và nâng cao độ chính xác. Vì các mục nhập được liên kết trực tiếp với các công việc, quản lý không chỉ thấy số giờ làm việc mà còn hiểu được bối cảnh đằng sau chúng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu nhóm của bạn ghi chép giờ làm việc trong một công cụ, quản lý công việc trong công cụ khác và đang theo dõi lương trong công cụ thứ ba, lỗi về giờ làm thêm là điều không thể tránh khỏi. Hãy hợp nhất thông tin về thời gian và bối cảnh công việc trong một không gian làm việc duy nhất để loại bỏ sự phỏng đoán.
Với ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian trực tiếp trên các công việc, xem tổng số giờ làm việc trên các dự án và kết nối giờ làm việc với kết quả công việc – không chỉ dựa vào đồng hồ.
ClickUp Brain MAX giúp việc ghi chép thời gian trở nên dễ dàng hơn cho các nhóm làm việc tại chỗ, nhân viên ngoài hiện trường và bất kỳ ai phải xử lý nhiều công việc cùng lúc. Với tính năng Talk to Text, nhân viên có thể ghi lại giờ làm việc hoặc thêm thông tin mà không cần dùng tay, giúp giảm thiểu việc quên mục nhập và nâng cao độ chính xác. Vì các mục nhập được liên kết trực tiếp với các công việc, quản lý không chỉ thấy số giờ làm việc mà còn hiểu được bối cảnh đằng sau chúng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu nhóm của bạn ghi chép giờ làm việc trong một công cụ, quản lý công việc trong công cụ khác và theo dõi lương trong công cụ thứ ba, lỗi về giờ làm thêm là điều không thể tránh khỏi. Hãy hợp nhất thông tin về thời gian và bối cảnh công việc trong một không gian làm việc duy nhất để loại bỏ sự phỏng đoán.
Bước 3: Cài đặt quy tắc trước khi áp dụng chúng
Sau khi đã xác định "giờ làm việc bình thường" là gì và chọn cách theo dõi chúng, bước tiếp theo là cấu hình các quy tắc tương tác.
Thời gian làm thêm được tính như thế nào? Khi nào hệ số nhân được áp dụng? Ai được miễn trừ? Hệ thống của bạn cần phải biết.
🔧 Các cài đặt quan trọng cần điều chỉnh:
- Giới hạn giờ làm thêm: Tiêu chuẩn liên bang là 40+ giờ/tuần, nhưng California, Alaska và một số bang khác yêu cầu giới hạn hàng ngày.
- Hệ số nhân: Cài đặt tỷ lệ phù hợp (1,5 lần hoặc 2 lần) cho các giờ làm việc đủ điều kiện.
- Nhân viên được miễn trừ so với nhân viên không được miễn trừ: Không phải tất cả nhân viên đều đủ điều kiện nhận tiền làm thêm giờ—nhưng đó là việc cần làm để hiển thị tính minh bạch.
💡 Trong ClickUp, sử dụng Trường Tùy chỉnh để gắn thẻ cho nhân viên theo vai trò, mức lương và phân loại. Nhờ đó, các tính toán sẽ được thực hiện tự động dựa trên người ghi chép giờ làm việc — không cần sử dụng bảng tính.
📈 Bonus: Bạn thậm chí có thể viết các công thức điều kiện như IF (Hours > 40, (Hours - 40) Rate 1.5, 0) để tính toán tiền làm thêm giờ ngay lập tức. Không cần bằng cấp toán học.
Điều này không liên quan đến việc quản lý chi tiết. Đây là về độ chính xác, công bằng và bảo vệ—cho cả kinh doanh và nhóm của bạn.
🐣 Thông tin thú vị: Hiệu ứng Zeigarnik: Não bộ của bạn ghét những việc dang dở.
Con người thường nhớ đến những công việc chưa hoàn thành nhiều hơn là những công việc đã hoàn thành. Vì vậy, nếu một công việc nhỏ chưa hoàn thành đang "sống miễn phí" trong tâm trí bạn… đó không phải là suy nghĩ quá mức. Đó chỉ là não bộ của bạn từ chối buông bỏ bất cứ điều gì mà không có kết thúc.
Điều này không liên quan đến việc quản lý chi tiết. Đây là về độ chính xác, công bằng và bảo vệ—cho cả kinh doanh và nhóm của bạn.
🐣 Thông tin thú vị: Hiệu ứng Zeigarnik: Não bộ của bạn ghét những việc dang dở.
Con người thường nhớ đến những công việc chưa hoàn thành nhiều hơn là những công việc đã hoàn thành. Vì vậy, nếu một công việc nhỏ chưa hoàn thành đang "sống miễn phí" trong tâm trí bạn… đó không phải là suy nghĩ quá mức. Đó chỉ là não bộ của bạn từ chối buông bỏ bất cứ điều gì mà không có kết thúc.
Bước 4: Ngăn chặn giờ làm thêm trước khi nó xảy ra (với các cảnh báo thông minh)
Khi bạn nhận ra việc làm thêm giờ, thường đã quá muộn. Các giờ làm việc đã được ghi lại, chi phí lương đã được xác định, và các cuộc họp "Làm thế nào mà điều này xảy ra?" bắt đầu.
Nhưng vấn đề là: giờ làm thêm không đột ngột xuất hiện với các nhóm—nó len lỏi vào từ từ, lặng lẽ và thường kèm theo các dấu hiệu cảnh báo mà các nhà quản lý bỏ qua vì họ bị ngập trong quá nhiều hệ thống.
Đó là lý do tại sao các nhóm thông minh xây dựng hệ thống cảnh báo phát hiện các mẫu trước khi con người nhận ra việc cần làm.
Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể cài đặt các quy tắc như:
- Nếu ai đó làm việc quá 38 giờ vào thứ Năm, hãy thông báo cho quản lý của họ.
- Nếu các công việc thường xuyên kéo dài ngoài giờ làm việc, hãy thông báo cho người quản lý dự án.
- Nếu một bộ phận ghi nhận tăng 20% giờ làm thêm so với tuần trước, hãy thông báo cho bộ phận Nhân sự.
Đây không chỉ là những lời nhắc nhở—đây là những can thiệp sớm giúp bảo vệ ngân sách và nhân viên trước khi tình trạng kiệt sức xảy ra hoặc rủi ro tuân thủ gia tăng.
Ngoài ra, ClickUp Agents hoạt động như một mạng lưới an toàn luôn sẵn sàng. Chúng có thể theo dõi tổng số giờ làm việc hàng tuần, phát hiện sớm các mẫu làm thêm giờ, tự động cảnh báo cho quản lý và thậm chí đề xuất phân bổ lại khối lượng công việc. Thay vì phát hiện làm thêm giờ sau khi đã tính lương, Agents sẽ cảnh báo trước khi vấn đề phát sinh, giúp lãnh đạo bảo vệ ngân sách và ngăn ngừa tình trạng quá tải.
Bạn có thể định nghĩa điều kiện mà bạn muốn cho một tác vụ kích hoạt của Agent.
Và sau đó, ClickUp Agent sẽ được kích hoạt dựa trên các điều kiện đã được định nghĩa.
🔧 Và vì ClickUp tự động hóa nằm cùng một nơi với các công việc và dòng thời gian của bạn, không có sự chênh lệch giữa những gì đang xảy ra và những gì nên xảy ra.
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu của Gallup cho thấy 44% nhân viên trải qua căng thẳng hàng ngày đáng kể , phần lớn liên quan đến khối lượng công việc và giờ làm việc dài. Quản lý giờ làm thêm không chỉ ảnh hưởng đến việc tính lương — nó còn tác động đến sức khỏe tinh thần.
Và sau đó, ClickUp Agent sẽ được kích hoạt dựa trên các điều kiện đã được định nghĩa.
🔧 Và vì ClickUp tự động hóa nằm cùng một nơi với các công việc và dòng thời gian của bạn, không có sự chênh lệch giữa những gì đang xảy ra và những gì nên xảy ra.
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu của Gallup cho thấy 44% nhân viên trải qua căng thẳng hàng ngày đáng kể , phần lớn liên quan đến khối lượng công việc và giờ làm việc dài. Quản lý giờ làm thêm không chỉ ảnh hưởng đến việc tính lương — nó còn tác động đến sức khỏe tinh thần.
Bước 5: Làm cho việc làm thêm giờ trở nên minh bạch - không chỉ đơn thuần là theo dõi.
Một bảng tính có thể cho bạn biết ai đã làm việc 48 giờ. Nhưng nó sẽ không cho bạn biết tại sao họ làm điều đó, điều gì đã đạt được, hoặc đó là trường hợp riêng lẻ hay vấn đề hệ thống. *
Đó chính là lúc các bảng điều khiển phát huy tác dụng—nhưng không phải loại bảng điều khiển chỉ hiển thị một loạt số và coi như xong.
Với ClickUp Bảng điều khiển, bạn có được sự rõ ràng trực quan theo thời gian thực—và quan trọng hơn, bạn hiểu được lý do đằng sau số giờ làm việc:
- Xem số giờ làm việc hàng tuần theo nhóm hoặc cá nhân và ngay lập tức nhận biết ai đang gần đạt giới hạn.
- Xem chi tiết các dự án cụ thể để xác định những dự án nào thường xuyên khiến nhân viên làm việc vượt quá 40 giờ.
- Theo dõi chi phí làm thêm giờ so với ngân sách bằng các tiện ích tùy chỉnh và Mục tiêu.
- Sử dụng ClickUp Brain để hỏi, “Nơi nào giờ làm thêm không kế hoạch đang tăng?” và nhận ngay thông tin chi tiết mà không cần sử dụng công cụ tạo báo cáo.
Mục tiêu không phải là quản lý chi tiết từng việc nhỏ—mà là cung cấp cho quản lý khả năng hiển thị để hành động kịp thời, phân bổ lại khối lượng công việc và tránh những bất ngờ vào cuối tháng.
Mục tiêu không phải là quản lý chi tiết từng việc nhỏ—mà là cung cấp cho quản lý khả năng hiển thị để hành động kịp thời, phân bổ lại khối lượng công việc và tránh những bất ngờ vào cuối tháng.
Và vì mọi thứ đều liên quan đến các công việc thực tế, bạn có thể theo dõi các mục nhập thời gian với công việc thực tế, chứ không chỉ ghi lại giờ làm việc một cách vô nghĩa.
Bước 6: Kết nối các mục nhập thời gian với bối cảnh (để việc đánh giá không còn là phỏng đoán)
Hãy thành thật: việc kiểm tra bảng chấm công thường chỉ là một trò chơi đoán mò. Bạn thấy một mục nhập 10 giờ và tự hỏi: “Liệu đó có chính xác hay chỉ là đồng hồ bấm giờ vẫn đang chạy?”
Khi thời gian không được kết nối với công việc, mỗi lần kiểm tra trở thành công việc điều tra.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách làm cho các mục nhập thời gian trở nên có ngữ cảnh—chúng không chỉ được ghi lại mà còn được liên kết với các công việc, dự án, bình luận và trạng thái hoàn thành.
Dưới đây là cách thức này thay đổi quy trình đánh giá của bạn:
- Mỗi mục nhập thời gian hiển thị công việc đã thực hiện, ai đã phê duyệt và liệu công việc đã hoàn thành hay chưa.
- Sử dụng chế độ xem Lịch hoặc Xem dạng danh sách để xem xét số giờ làm việc hàng tuần trong bối cảnh dòng thời gian của dự án.
- Bình luận, tệp đính kèm và cập nhật được hiển thị cùng với thời gian đã ghi lại — vì vậy bạn không cần phải tìm kiếm trong các chủ đề trên Slack hoặc ghi chú riêng biệt.
Thêm vào đó: Nếu có điều gì đó không ổn—chẳng hạn như một bản ghi 12 giờ cho một công việc đơn giản—bạn có thể giải quyết ngay lập tức, với tất cả thông tin chi tiết trước mắt.
Thêm vào đó: Nếu có điều gì đó không ổn—chẳng hạn như một bản ghi 12 giờ cho một công việc đơn giản—bạn có thể giải quyết ngay lập tức, với tất cả thông tin chi tiết trước mắt.
Điều này biến việc kiểm tra thời gian từ một công việc thủ công tốn thời gian thành một quy trình kiểm tra nhanh chóng, có cơ sở dữ liệu và dễ dàng mở rộng quy mô.
Bước 7: Đảm bảo tính lương chính xác ngay từ lần đầu tiên — không cần điều chỉnh lại, không cần phỏng đoán.
Vào cuối tuần, tất cả những gì bạn đang theo dõi—giờ làm việc, công việc, phê duyệt—có một nhiệm vụ duy nhất: được chuyển vào hệ thống tính lương một cách chính xác và không có sai sót.
Tuy nhiên, đối với nhiều nhóm, đây chính là nơi các vấn đề thường nảy sinh.
Bạn đang xuất dữ liệu từ công cụ theo dõi thời gian, sửa chữa các sai sót, định dạng bảng tính thủ công và kiểm tra lại các số. Quy trình này dễ xảy ra lỗi, gây căng thẳng và thường đã quá muộn để khắc phục các vấn đề phát sinh từ giai đoạn trước.
Dưới đây là cách nó nên trông như thế nào:
- Bạn có thể tạo báo cáo về tất cả các mục nhập thời gian đã được phê duyệt, đã được phân loại theo nhân viên, dự án và mã thanh toán.
- Mỗi mục nhập bao gồm số giờ làm thêm, được tính toán dựa trên mức lương và ngưỡng cụ thể của bạn.
- Dữ liệu đã sẵn sàng để xuất—cho dù bạn đang nhập vào Gusto, ADP hay QuickBooks.
ClickUp giúp điều đó trở nên khả thi bằng cách tích hợp ClickUp Theo dõi thời gian trực tiếp vào công việc. Bạn không cần phải lấy dữ liệu từ hệ thống riêng biệt — bạn đang xuất một bản ghi sống về ai đã làm gì, trong bao lâu và tại sao.
Và vì bạn có thể tạo các Trường Tùy chỉnh cho các mục như “Mức lương theo giờ” và “Trạng thái phê duyệt”, bạn sẽ có được độ chính xác mà không cần phải thực hiện các thao tác phức tạp với bảng pivot.
Và vì bạn có thể tạo các Trường Tùy chỉnh cho các mục như “Mức lương theo giờ” và “Trạng thái phê duyệt”, bạn sẽ có được độ chính xác mà không cần phải thực hiện các thao tác phức tạp với bảng pivot.
Kết quả? Ít bất ngờ hơn vào ngày trả lương, ít sai sót trong tính lương hơn và một hệ thống đáng tin cậy khi có câu hỏi về tuân thủ pháp luật.
👀 Bạn có biết? Một quy trình phê duyệt có thể dự đoán được (yêu cầu → xem xét → phê duyệt có ghi chép) giúp giảm tranh chấp về giờ làm thêm hiệu quả hơn bất kỳ tính năng phần mềm nào, vì tính minh bạch loại bỏ sự mơ hồ.
Bước 8: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đặt câu hỏi tốt hơn — và thực sự nhận được câu trả lời.
Hãy thực tế: hầu hết các báo cáo chỉ cho bạn thấy những gì đã xảy ra. Chúng mang tính phản ứng. Tĩnh. Và rất nhiều lần, hoàn toàn vô dụng trừ khi bạn đã biết phải tìm kiếm điều gì.
Điều bạn thực sự cần là một hệ thống giúp bạn dự đoán những gì sắp xảy ra và giải thích những gì vừa xảy ra. Đó chính là lúc trí tuệ nhân tạo (AI) bước vào.
Với ClickUp Brain , bạn không cần phải tạo báo cáo hoặc gửi email cho nhóm dữ liệu để hiểu rõ hoạt động của chính mình.
Hãy hỏi:
- “Những nhóm nào có sự gia tăng đột biến về giờ làm thêm trong tháng này?”
- “Ai đã có công việc kéo dài hơn 45 giờ trong 3 tuần liên tiếp?”
- “Chi phí làm thêm giờ trung bình cho nhóm sản phẩm của chúng ta là bao nhiêu?”
- “Dự án nào đang tiêu tốn nhiều giờ làm việc ngoài kế hoạch nhất?”
Câu trả lời ngay lập tức. Với số liệu, xu hướng và các bước tiếp theo rõ ràng.
Và vì Brain có quyền truy cập vào tất cả—các công việc của bạn, nhật ký thời gian, dữ liệu khối lượng công việc, tài liệu và thậm chí cả bình luận—nó cung cấp cho bạn bối cảnh mà các công cụ AI độc lập không thể sánh kịp.
Trí tuệ nhân tạo (AI) không nhằm thay thế các báo cáo của bạn. Nó được thiết kế để loại bỏ việc mất 20 phút tìm kiếm thông tin mà bạn cần.
Trí tuệ nhân tạo (AI) không nhằm thay thế các báo cáo của bạn. Nó được thiết kế để loại bỏ việc mất 20 phút tìm kiếm thông tin mà bạn cần.
Dù bạn đang chuẩn bị cho một cuộc họp lãnh đạo hay cố gắng phát hiện sớm các dấu hiệu của tình trạng kiệt sức, bạn luôn có thông tin vận hành thời gian thực ngay trong tầm tay.
Tổng hợp lại: Lợi ích chiến lược của việc theo dõi giờ làm thêm thông minh
Theo dõi giờ làm thêm không chỉ là vấn đề "tuân thủ quy định". Đó là vấn đề kiểm soát.
Khi bạn xây dựng một hệ thống giúp bạn theo dõi thời gian được sử dụng, nhận biết ai đang có nguy cơ kiệt sức và các dự án nào đang âm thầm tiêu tốn ngân sách của bạn—bạn không chỉ đang quản lý lương. Bạn đang vận hành một hệ thống thông minh hơn.
ClickUp không chỉ là một ứng dụng theo dõi thời gian thông thường. Đây là một không gian Làm việc AI tích hợp, kết nối và có ngữ cảnh, nơi công việc, thời gian, giao tiếp và thông tin được tích hợp hài hòa.
Đó chính là lợi thế thực sự.
Bởi vì khi giờ làm thêm không còn là điều bất ngờ, mọi thứ khác—tinh thần, hiệu suất, giữ chân nhân viên, niềm tin—sẽ trở nên dễ quản lý hơn.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa theo dõi giờ làm thêm và theo dõi thời gian là gì?
Theo dõi thời gian làm việc thông thường ghi lại tất cả giờ làm việc, trong khi theo dõi giờ làm thêm tập trung cụ thể vào việc giám sát và tính toán giờ làm việc vượt quá tuần làm việc tiêu chuẩn, những giờ này có mức lương và yêu cầu tuân thủ khác nhau. Điều này giống như việc đếm tất cả quãng đường bạn lái xe so với việc theo dõi cụ thể khi bạn vượt quá giới hạn tốc độ, vì đó là lúc các quy tắc khác áp dụng.
Làm thế nào để theo dõi giờ làm thêm cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp?
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian dựa trên đám mây trên ứng dụng di động và ứng dụng máy tính của ClickUp, cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại giờ làm việc từ bất kỳ đâu. Điểm mấu chốt là làm cho việc theo dõi thời gian từ nhà dễ dàng như từ văn phòng. Nếu hệ thống của bạn kết nối thời gian với các công việc cụ thể, bạn sẽ có được sự minh bạch hoàn toàn cùng với số giờ chính xác.
Tôi có thể theo dõi giờ làm thêm trong bảng tính hay việc cần làm là sử dụng phần mềm chuyên dụng?
Bạn có thể bắt đầu với bảng tính nếu nhóm của bạn rất nhỏ (3-5 người) và có lịch trình đơn giản, nhưng điều này tiềm ẩn rủi ro. Bảng tính dễ xảy ra lỗi thủ công và thiếu tự động hóa. Điểm giới hạn thường là khoảng 10 nhân viên hoặc khi bạn có nhiều dự án chạy song song. Lúc đó, phần mềm chuyên dụng trở nên thiết yếu để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả.
Phần mềm theo dõi giờ làm thêm có hoạt động cho nhân viên hưởng lương cố định không?
Mặc dù luật về tiền lương làm thêm giờ thường áp dụng cho nhân viên làm theo giờ (không được miễn trừ), việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên làm theo lương cố định (được miễn trừ) vẫn rất hữu ích. Điều này cung cấp thông tin về chi phí dự án, giúp quản lý khối lượng công việc và phát hiện sớm nguy cơ kiệt sức. Chỉ vì nhân viên làm theo lương cố định không được trả tiền làm thêm giờ không có nghĩa là bạn không nên quan tâm đến thời gian làm việc của họ. Một nhân viên làm theo lương cố định liên tục làm việc 60 giờ mỗi tuần là một vấn đề tiềm ẩn.
Làm thế nào để quản lý nhân viên thực hiện công việc trên nhiều dự án với các mức phí khác nhau?
Theo dõi thời gian ở cấp độ công việc hoặc dự án thay vì chỉ ở cấp độ nhân viên. Hệ thống của bạn nên cho phép nhân viên ghi lại giờ làm việc cho các dự án cụ thể, mỗi dự án có tỷ lệ tính phí hoặc trung tâm chi phí riêng. Khi xuất dữ liệu cho việc tính lương, bạn sẽ nhận được cả tổng số giờ và chi tiết theo dự án—điều này rất quan trọng để tính phí khách hàng chính xác và phân bổ chi phí cho các bộ phận.