Compound Software: Tương lai của Không gian Làm việc thống nhất

Một công ty trung bình sử dụng 106 ứng dụng phần mềm khác nhau. Đúng vậy, bạn đã đọc đúng—106!

Nếu bạn từng cảm thấy như đang chìm trong hàng loạt tab, chuyển đổi giữa các ứng dụng mỗi năm phút, hoặc tìm kiếm mãi không thấy tệp tin mà bạn biết chắc là tồn tại ở đâu đó, bạn không phải là người duy nhất.

Nhưng có một cách làm việc tốt hơn, và nó đang thay đổi cách các nhóm có năng suất hoạt động. Bài viết này phân tích phần mềm tích hợp, giải thích tại sao nó đang diễn ra vào lúc này, và cho bạn thấy cách ClickUp’s Converged AI Không gian Làm việc áp dụng phương pháp này vào thực tế.

Phần mềm Tăng Trưởng Hiệu Quả là gì?

Phần mềm tích hợp là một hệ thống thống nhất nơi mọi thành phần của công việc — công việc, tài liệu, trò chuyện và dữ liệu — được lưu trữ cùng nhau và cập nhật đồng bộ. Nó thay thế sự hỗn loạn của các ứng dụng rời rạc bằng một nền tảng thống nhất.

Hãy tưởng tượng việc thay thế những cuốn sổ tay và giấy ghi chú rải rác bằng một cuốn sổ thông minh duy nhất, nơi mỗi phần đều kết nối với nhau. Đó chính là cách ClickUp hoạt động: bối cảnh luôn được kết nối, cập nhật diễn ra tự động và công việc diễn ra một cách trơn tru.

Trong phần mềm tích hợp:

Hãy phân tích chi tiết.

Hãy nghĩ về một ngày làm việc bình thường của bạn. Bạn bắt đầu với email, chuyển sang ứng dụng Chat để trả lời nhanh, mở Tài liệu Google để viết gì đó, chuyển sang công cụ quản lý dự án để cập nhật công việc, và sau đó chuyển sang một ứng dụng khác để kiểm tra phân tích. Nghe quen không?

Việc chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng có một tên gọi: Work Sprawl . Đó là khi công việc của bạn bị phân tán trên hàng chục công cụ khác nhau không thể tương tác với nhau.

Đây là lý do khiến điều này trở nên khó chịu:

Có một vấn đề khác ẩn sau đây gọi là Context Sprawl . Điều này xảy ra khi bạn lãng phí hàng giờ tìm kiếm tệp tin, chuyển đổi giữa các nền tảng và lặp lại các cập nhật tương tự ở nhiều nơi. Nghiên cứu cho thấy nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng 33 lần mỗi ngày làm việc. Điều đó giống như cố gắng làm việc cần làm trong khi ai đó thay đổi kênh truyền hình của bạn mỗi 15 phút!

Giải pháp? Phần mềm Compound!

Tại sao điều này lại xảy ra vào lúc này?

Ba yếu tố chính đang thúc đẩy sự thay đổi này:

1. Lực hút dữ liệu

Hãy tưởng tượng một quả cầu tuyết lăn xuống dốc — càng lớn, nó càng khó di chuyển. Đó chính là "lực hấp dẫn của dữ liệu". Càng nhiều thông tin mà công ty của bạn tạo ra, việc di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau càng trở nên tốn kém và phức tạp. Thay vì di chuyển dữ liệu, việc đưa các công cụ của bạn đến nơi dữ liệu tồn tại sẽ hợp lý hơn nhiều.

2. Tăng tốc AI

Trí tuệ nhân tạo hiện đại giống như một trợ lý thông minh, nhưng nó chỉ có thể giúp bạn nếu nó hiểu rõ toàn bộ bối cảnh. Khi AI của bạn chỉ nhìn thấy những mảnh nhỏ của công việc (vì dữ liệu của bạn bị phân tán trên nhiều ứng dụng khác nhau), nó không thể đưa ra những gợi ý thực sự hữu ích. Nhưng khi AI có quyền truy cập vào không gian làm việc hoàn chỉnh của bạn—tất cả các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại—nó trở nên vô cùng mạnh mẽ.

3. Mệt mỏi của người dùng

Bạn còn nhớ việc học cách sử dụng từng trong số 106 ứng dụng của mình không? Mỗi ứng dụng có các nút, menu và cách thức hoạt động khác nhau. Điều đó thật mệt mỏi! Với phần mềm tích hợp, bạn chỉ cần học một giao diện và sử dụng nó ở mọi nơi. Không còn phải nhớ mật khẩu hay lạc lối trong các bố cục lạ lẫm.

Sóng tái cấu trúc

Bạn có thể đã nhận thấy xu hướng này. Microsoft Teams đã tích hợp các công cụ hợp tác khác. Salesforce đã mở rộng xa hơn chức năng quản lý khách hàng ban đầu của mình. Các công ty lớn đang hợp nhất (tích hợp) các công cụ của họ để tạo ra trải nghiệm tích hợp hơn.

Nhưng điều làm nên sự khác biệt của phần mềm tích hợp là: nó không chỉ đơn thuần là ghép các công cụ lại với nhau như những mảnh ghép không hoàn toàn khớp. Đó là việc tái cấu trúc cách phần mềm nên được xây dựng từ đầu để tạo ra giá trị tích hợp – nơi một cộng một bằng ba, không chỉ là hai.

Sức mạnh đằng sau phần mềm tăng cường: Không gian Làm việc AI tích hợp

Khi tất cả thông tin của bạn được lưu chuyển tự do giữa quản lý dự án, tài liệu, trò chuyện và phân tích, bạn sẽ có được trải nghiệm làm việc liền mạch. Đây chính là Converged AI Không gian Làm việc —một nền tảng duy nhất, bảo mật, nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và dữ liệu được tích hợp cùng với AI như một lớp trí tuệ.

ClickUp được xây dựng từ đầu với mô hình dữ liệu thống nhất. Các bộ phần mềm truyền thống thường ghép nối các công cụ được mua lại hoặc tách biệt thông qua các kết nối lỏng lẻo, điều này có nghĩa là dữ liệu và quy trình làm việc không thể có luồng lưu chuyển mượt mà trên hệ thống như trên một nền tảng thống nhất từ gốc như ClickUp.

Loại bỏ sự phân tán của AI

Giống như Work Sprawl phân tán các công việc của bạn qua quá nhiều ứng dụng, AI Sprawl xảy ra khi bạn sử dụng hàng loạt công cụ AI khác nhau mà không có chiến lược hay sự giám sát. Mỗi công cụ AI chỉ biết đến một phần nhỏ trong công việc của bạn.

Với Converged AI Không gian Làm việc, bạn sẽ có một trợ lý thông minh duy nhất hiểu rõ mọi thứ về dự án, nhóm và quy trình làm việc của bạn. Điều này tạo ra một nhân tố tăng năng suất mà các công cụ rời rạc không thể sánh kịp.

Điều này trở nên khả thi nhờ ClickUp Brain , có khả năng truy cập và hiểu bối cảnh trên toàn bộ công việc của bạn — từ Nhiệm vụ đến Tài liệu đến cuộc hội thoại — mang đến cho bạn những thông tin hữu ích và tự động hóa mà bạn không thể tìm thấy ở bất kỳ nơi nào khác.

Năm lợi thế đột phá của phần mềm tích hợp

Sự kỳ diệu thực sự xảy ra khi mỗi phần kết nối của hệ thống làm cho các phần khác trở nên mạnh mẽ hơn. ✨

Dưới đây là cách thức hoạt động của nó trong thực tế:

Mô hình dữ liệu thống nhất loại bỏ các silo thông tin

Ý nghĩa: Một nguồn thông tin duy nhất, mọi lúc mọi nơi.

Tại sao điều này quan trọng: Không còn phải tìm kiếm phiên bản mới nhất của một tệp tin hay cố gắng xác định bảng tính nào chứa số liệu chính xác.

Ví dụ thực tế: Khi bạn cập nhật trạng thái của một công việc trong ClickUp, thay đổi đó sẽ xuất hiện ngay lập tức trên các bảng điều khiển tổng quan của ClickUp, báo cáo và thậm chí trong các bản tóm tắt AI do ClickUp Brain tạo ra. Không cần đồng bộ hóa thủ công. Không cần mục nhập trùng lặp. Chỉ cần cập nhật tự động ở mọi nơi.

Hãy tưởng tượng như sau: Hãy tưởng tượng bạn chỉ cần cập nhật địa chỉ của mình với bưu điện một lần, và mọi đăng ký tạp chí, tài khoản trực tuyến và danh sách liên hệ của bạn bè sẽ được cập nhật tự động. Đó chính là mô hình dữ liệu thống nhất.

2. Trải nghiệm người dùng chia sẻ giúp giảm thiểu thời gian học hỏi

Ý nghĩa: Học một lần, sử dụng mọi nơi.

Tại sao điều này quan trọng: Đào tạo nhóm của bạn trong vài giờ thay vì vài tuần.

Ví dụ thực tế: Trong ClickUp, dù bạn đang tạo một công việc, viết tài liệu hay xây dựng quy trình tự động hóa, các phím tắt, lệnh Slash và mẫu điều hướng đều hoạt động thống nhất trên mọi nền tảng. Nền tảng này mang lại cảm giác trực quan vì mọi thứ đều hoạt động theo cách tương tự.

Hãy nghĩ về nó như sau: Nó giống như việc lái những chiếc xe khác nhau từ cùng một nhà sản xuất — bàn đạp ga, phanh và vô lăng luôn ở cùng một vị trí, vì vậy bạn không cần phải học lại mọi thứ mỗi lần.

3. Khả năng của nền tảng nâng cao mọi tính năng

Ý nghĩa: Các dịch vụ cốt lõi như quyền truy cập, tìm kiếm và AI nâng cao mọi việc cần làm.

Tại sao điều này quan trọng: Các cải tiến đối với nền tảng cơ bản sẽ mang lại lợi ích cho mọi tính năng được xây dựng trên đó.

Ví dụ thực tế: Quyền truy cập chi tiết của ClickUp áp dụng cho mọi thứ, từ một công việc đơn lẻ đến toàn bộ không gian làm việc.

Và vì ClickUp Brain được tích hợp vào lõi của nền tảng, nó có thể tóm tắt công việc, tạo tài liệu và trả lời câu hỏi dựa trên ngữ cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn — không chỉ một góc riêng lẻ.

Hãy nghĩ về nó như thế này: Khi bạn nâng cấp bộ định tuyến Wi-Fi trong nhà, mọi thiết bị trong nhà bạn đều có kết nối internet nhanh hơn, không chỉ riêng một phòng.

4. Tự động hóa quy trình làm việc trở nên thực sự toàn diện

Ý nghĩa: Tự động hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, không chỉ các phần nhỏ lẻ.

Tại sao điều này quan trọng: Tiết kiệm hàng giờ bằng cách kết nối các tác vụ trên toàn bộ quy trình làm việc của bạn.

Ví dụ thực tế: Hãy tưởng tượng một email từ khách hàng tự động kích hoạt một dự án mới trong ClickUp. Với ClickUp Automations, email đó sẽ tạo ra tất cả các công việc cần thiết, phân công chúng cho các thành viên của nhóm phù hợp, cập nhật bảng điều khiển dự án theo thời gian thực và gửi báo cáo về trạng thái qua ClickUp Chat — tất cả mà không cần bạn phải nhấc tay hay rời khỏi nền tảng.

5. Chi phí quyền sở hữu tổng thể giảm đáng kể

Ý nghĩa: Tiết kiệm chi phí và loại bỏ những rắc rối.

Tại sao điều này quan trọng: Bạn không chỉ tiết kiệm chi phí đăng ký—bạn còn giải phóng nhóm của mình khỏi việc quản lý sự phức tạp.

Lợi ích thực sự:

Ví dụ minh họa: Một nhóm 25 người có thể phải trả tiền cho các công cụ riêng lẻ như:

Với ClickUp, cùng một nhóm có thể truy cập tất cả các tính năng này trên một nền tảng duy nhất với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ—đồng thời loại bỏ các chi phí ẩn liên quan đến tích hợp, bảo trì và chuyển đổi ngữ cảnh.

Hiệu ứng nhân đôi

Đây là phần thú vị: những lợi ích này tương tác và nhân lên lẫn nhau. Khi bạn loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh, bạn sẽ mắc ít lỗi hơn. Khi giảm lỗi, bạn hoàn thành dự án nhanh hơn. Khi dự án hoàn thành nhanh hơn, bạn có thể nhận thêm công việc. Khi dữ liệu được thống nhất, AI trở nên thông minh hơn. Khi AI thông minh hơn, các quy trình tự động hóa cũng tốt hơn. Và cứ thế tiếp tục.

Điều này tạo ra sự tăng trưởng theo cấp số nhân về năng suất, không chỉ là những cải thiện tuyến tính.

Cách ClickUp Brain cung cấp sức mạnh cho phần mềm tăng cường

AI là động lực tối ưu cho phần mềm tích hợp. ✨

ClickUp Brain là tính năng được hỗ trợ bởi AI, kết nối các công việc, tài liệu, nhân viên và toàn bộ kiến thức của công ty bạn trong một nền tảng duy nhất. Khác với các tính năng AI bổ sung chỉ hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể, ClickUp Brain được tích hợp sâu vào cấu trúc của không gian làm việc của bạn. Nó có mặt ở mọi nơi bạn làm việc và hiểu rõ mọi khía cạnh của công việc của bạn.

Bốn cách ClickUp Brain mang phần mềm tích hợp vào cuộc sống:

1. Bối cảnh thống nhất cho phép tự động hóa thông minh

Trí tuệ nhân tạo của bạn cần có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định thông minh. Vì ClickUp Brain có quyền truy cập vào toàn bộ không gian làm việc của bạn, các Trợ lý AI của nó có thể thực hiện các công việc phức tạp với sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của bạn.

Ví dụ: Bạn có thể yêu cầu Brain tạo ra một kế hoạch dự án chi tiết từ ghi chú cuộc họp của bạn. Nó không chỉ tạo ra một mẫu chung chung. Thay vào đó, nó:

Tại sao điều này quan trọng: Bạn sẽ có được tự động hóa thông minh thực sự hiểu rõ kinh doanh của bạn, chứ không chỉ là những gợi ý chung chung.

2. Lớp điều phối phối hợp nhiều khả năng

Một hệ thống thực sự tích hợp có thể điều phối mượt mà các hoạt động giữa các hàm khác nhau của nó. Đây chính là "cách thức" đằng sau sự kỳ diệu.

Ví dụ thực tế: Yêu cầu ClickUp Brain “chuẩn bị cho cuộc đánh giá quý của chúng ta”, và xem điều gì sẽ xảy ra:

Tại sao điều này quan trọng: Bạn sẽ có một trợ lý cá nhân không chỉ trả lời câu hỏi của bạn mà còn thực sự hoàn thành các dự án nhiều bước bằng cách phối hợp với mọi bộ phận trong công ty của bạn.

3. Các vòng phản hồi cải thiện theo thời gian:

Hệ thống thống nhất càng thông minh hơn khi bạn sử dụng nó nhiều hơn. ClickUp Brain học hỏi từ mọi tương tác trong không gian làm việc của bạn. Nó nhận biết các mẫu ClickUp bạn sử dụng thường xuyên nhất, cách bạn cấu trúc dự án và loại câu hỏi bạn đặt ra.

Theo thời gian, nó sử dụng các vòng phản hồi này để cung cấp sự hỗ trợ ngày càng cá nhân hóa và phù hợp, điều chỉnh các đề xuất và tự động hóa để phù hợp với cách làm việc độc đáo của nhóm của bạn.

Ví dụ: Sau vài tuần, ClickUp Brain có thể nhận ra rằng bạn thường tạo cùng một loại công việc sau các cuộc họp với khách hàng. Nó sẽ bắt đầu đề xuất các công việc đó tự động, thích ứng với cách làm việc độc đáo của nhóm bạn.

4. Sử dụng công cụ mà không cần chuyển đổi công cụ

Sử dụng sức mạnh của các công cụ chuyên dụng mà không cần phải chuyển đổi giữa chúng. Không gian Làm việc AI tích hợp mang các tính năng trực tiếp đến nơi bạn đang làm việc.

Ví dụ:

Chuyển sang phần mềm tích hợp

Chuyển sang nền tảng phần mềm tích hợp đòi hỏi sự cam kết, nhưng lợi ích mang lại là rất lớn. Các nhóm áp dụng không gian làm việc thống nhất tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần chỉ bằng cách loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh, điều mà nghiên cứu cho thấy gây ra sự sụt giảm 40% năng suất.

Cách bắt đầu:

⚠️ Điều cần lưu ý: Không phải tất cả các nền tảng "tích hợp" đều thực sự mang lại hiệu quả tổng hợp. Một số chỉ là tập hợp các công cụ khác nhau mà công ty đã mua lại theo thời gian, được kết nối bằng các tích hợp bề mặt, vẫn yêu cầu công việc thủ công để kết nối.

Tìm kiếm một nền tảng như ClickUp được xây dựng với kiến trúc thống nhất từ đầu, nơi:

Tương lai: Hướng đi của phần mềm tích hợp

Điều gì sắp tới:

Ví dụ về tương lai: Hãy tưởng tượng bạn hỏi ClickUp Brain vào sáng thứ Hai,

“Tôi nên tập trung vào điều gì trong tuần này?” và nó sẽ trả lời với một kế hoạch ưu tiên dựa trên:

Đó không phải là khoa học viễn tưởng—đó chính là hướng phát triển của phần mềm tích hợp.

Lợi thế cạnh tranh của bạn

Các nhóm áp dụng phần mềm thực sự tích hợp ngày nay đang tạo nền tảng cho những lợi ích tăng trưởng theo cấp số nhân trong tương lai. Trong khi đối thủ phải vật lộn với tình trạng phân tán công cụ và dữ liệu, bạn sẽ xây dựng trên nền tảng mà mọi cải tiến đều được nhân rộng khắp tổ chức của mình.

Sự gia tăng về năng suất, thông tin và đổi mới sẽ tiếp tục phát triển khi:

Sẵn sàng trải nghiệm phần mềm tăng cường hiệu suất?

Phần mềm tích hợp không chỉ là một thuật ngữ công nghệ thông dụng—đó là một sự thay đổi cơ bản trong cách công việc được thực hiện. Thời đại phải xoay xở với hàng chục công cụ rời rạc, mất đi ngữ cảnh giữa các ứng dụng và chứng kiến năng suất bị suy giảm cuối cùng cũng đang kết thúc.

Lựa chọn đã rõ ràng:

Tùy chọn A: Tiếp tục quản lý 106 ứng dụng khác nhau, sao chép dữ liệu giữa các nền tảng và mất 40% năng suất do chuyển đổi ngữ cảnh.

Tùy chọn B: Hãy tận hưởng một không gian làm việc thống nhất nơi mọi thứ hoạt động hài hòa, AI hiểu rõ bối cảnh công việc của bạn và năng suất của nhóm sẽ tăng trưởng theo thời gian.

Bắt đầu miễn phí với ClickUp và xem cách Converged AI Không gian Làm việc biến đổi năng suất của nhóm bạn. Bản thân bạn trong tương lai (và nhóm của bạn) sẽ cảm ơn bạn.

Tham khảo nhanh: Giải thích các thuật ngữ chính

Phần mềm tích hợp: Một nền tảng thống nhất nơi tất cả các công cụ liên quan đến công việc được kết nối, tạo ra giá trị theo cấp số nhân khi mỗi phần nâng cao hiệu quả của các phần khác.

Sự phân tán công việc: Khi các hoạt động công việc bị phân tán trên nhiều công cụ không kết nối với nhau và không thể giao tiếp với nhau.

Sự lan rộng của ngữ cảnh: Thời gian lãng phí khi tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng và cập nhật lại thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau.

Converged AI Không gian Làm việc: Một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được tích hợp cùng với AI được nhúng như lớp trí tuệ.

Sự bùng nổ AI: Sự phát triển không kiểm soát của các công cụ và nền tảng AI mà không có sự giám sát hoặc chiến lược cụ thể.

ClickUp Brain: Tính năng được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, kết nối các công việc, tài liệu, con người và kiến thức của công ty trên toàn bộ không gian làm việc.

Hiệu ứng trọng lực dữ liệu: Hiện tượng này xảy ra khi càng thu thập nhiều dữ liệu trong một hệ thống, việc di chuyển dữ liệu ra khỏi hệ thống đó càng trở nên khó khăn hơn — khiến các nền tảng tích hợp trở nên hiệu quả hơn khi quy mô của chúng tăng lên.