Bạn đã bao giờ thử lắp ráp đồ nội thất IKEA mà không có hướng dẫn chưa? Lúc đầu, bạn cầm một tấm ván gỗ và vài con ốc vít, nhưng ngay sau đó, bạn đã có một chiếc bảng trông như đang tập yoga.
Đó là những gì xảy ra khi kỹ năng viết quy trình bị thiếu sót.
Viết thủ tục là thẻ công thức giúp bạn chuẩn bị bữa tối. Đó là hướng dẫn sử dụng giúp bạn không gặp sự cố kỹ thuật. Và đó là hướng dẫn thiết lập giúp dự án của bạn khởi động mà không gặp phải hàng tá câu hỏi "làm thế nào để...".
Dù bạn là một chuyên gia muốn viết hướng dẫn mà người khác có thể sử dụng hiệu quả hay một giáo viên muốn hướng dẫn học sinh viết văn bản thủ tục xuất sắc, bài viết này dành cho bạn.
Viết quy trình là gì?
Viết thủ tục là một loại hình viết giải thích cách thực hiện một việc theo định dạng rõ ràng, logic, từng bước một. Nó hướng dẫn người đọc qua quá trình từ đầu đến cuối mà không gây nhầm lẫn hay phỏng đoán.
Về cơ bản, viết thủ tục là viết "cách làm". Nó giúp mọi người hoàn thành công việc một cách chính xác, độc lập và không gây nhầm lẫn.
Viết thủ tục đóng vai trò khóa trong việc tạo tài liệu quy trình hiệu quả và giúp người đọc theo dõi các quy trình công việc lặp lại một cách nhất quán. Bạn có thể sử dụng tài liệu chứa văn bản thủ tục để theo dõi thí nghiệm trong phòng thí nghiệm, cài đặt ứng dụng hoặc thậm chí viết bài đăng trên blog về viết thủ tục (vâng, chúng tôi rất meta).
Tại cốt lõi, viết quy trình trả lời ba câu hỏi:
- Cần chuẩn bị
- Việc cần làm
- Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về viết thủ tục mà bạn sẽ gặp 👇
- Hướng dẫn giải bài toán toán học: Hướng dẫn giải phương trình bằng các phương pháp như PEMDAS hoặc chia dài
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP): SOP chi tiết hoặc quy trình công việc cho các công việc lặp lại như đào tạo nhân viên mới hoặc xử lý hóa đơn
- Kịch bản hỗ trợ khách hàng: Hướng dẫn khắc phục sự cố từng bước để giải quyết các vấn đề phổ biến, như kết nối lại bộ định tuyến Wi-Fi
- Thẻ công thức: Hướng dẫn từng bước để nấu các món ăn mà bạn muốn học
- Hướng dẫn tự làm đồ nội thất: Hướng dẫn chi tiết giúp bạn tự làm bàn, kệ sách hoặc tủ đầu giường
- Bài viết hướng dẫn: Hãy nghĩ đến các chủ đề như 'Cách vệ sinh máy pha cà phê' hoặc 'Cách sắp xếp tủ quần áo trong vòng 30 phút'
Tại sao viết quy trình lại quan trọng đối với học sinh?
Viết thủ tục giúp rèn luyện cho học sinh suy nghĩ rõ ràng và tiếp cận công việc một cách có cấu trúc.
Dưới đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
- Xây dựng tư duy logic: Viết hướng dẫn từng bước buộc học sinh phải sắp xếp suy nghĩ của mình theo trình tự. Điều này củng cố khả năng suy luận logic và giúp học sinh hiểu được nguyên nhân và kết quả, những kỹ năng khóa trong giải quyết vấn đề, khoa học và thậm chí là lập trình
- Nâng cao sự rõ ràng trong giao tiếp: Viết quy trình giúp học sinh trở nên chính xác và rõ ràng. Họ học cách loại bỏ những chi tiết thừa và tập trung vào hành động, sự rõ ràng và kết quả
- Tăng cường sự sẵn sàng cho thế giới thực: Từ viết báo cáo phòng thí nghiệm đến nộp đơn xin thực tập, mọi nơi đều cần hướng dẫn rõ ràng. Học cách viết tốt sẽ giúp học sinh chuẩn bị cho các công việc trong cuộc sống thực, như điền biểu mẫu hoặc thậm chí hướng dẫn ai đó thực hiện một dự án nhóm
- Hỗ trợ tính độc lập và tự tin: Khi học sinh viết (hoặc làm theo) các thủ tục một cách chính xác, họ sẽ thấy kết quả. Họ sẽ tự tin giải quyết các công việc phức tạp một mình, mà không cần chờ ai đó giải thích
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng trợ lý AI như ClickUp Brain để tạo tài liệu viết thủ tục. Chỉ cần nhập hướng dẫn của bạn vào công cụ và thế là xong! Người dùng ClickUp Brain thậm chí còn có thể chọn từ nhiều mô hình AI, như GPT-4o và Claude, ngay từ Không gian Làm việc ClickUp của họ.
Các tính năng chính của bài viết thủ tục tốt
Vậy, điều gì làm cho viết thủ tục trở nên hiệu quả? Hãy phân tích các tính năng khóa giúp phân biệt một hướng dẫn rõ ràng, hữu ích với một hướng dẫn lộn xộn, khó hiểu:
✅ Ngôn ngữ rõ ràng, hướng đến hành động: Mỗi bước bắt đầu bằng một động từ (ví dụ: trộn, chèn, nhấp). Và cho người đọc biết chính xác việc cần làm
✅ Trình tự logic: Các bước được liệt kê theo thứ tự cần thực hiện. Nhưng nếu người đọc phải quay lại hoặc đoán bước tiếp theo, trình tự của văn bản thủ tục của bạn cần được cải thiện
✅ Dấu hiệu trực quan (nếu cần): Danh sách gạch đầu dòng hoặc số, từ khóa in đậm, sơ đồ tổ chức và biểu đồ/ảnh chụp màn hình giúp hướng dẫn dễ hiểu hơn, đặc biệt là đối với những người học bằng thị giác
✅ Danh sách vật liệu cần thiết: Một quy trình tốt bắt đầu với phần "Những gì bạn cần" để người đọc không bị bất ngờ khi đọc đến giữa chừng. Đó có thể là các công cụ, nguyên liệu hoặc điều kiện tiên quyết
✅ Cảnh báo hoặc mẹo: Viết thủ tục tốt là dự đoán trước các lỗi của người dùng. Nếu có lỗi thường gặp hoặc phần khó, một cảnh báo nhanh hoặc mẹo chuyên nghiệp sẽ giúp người đọc thành công hơn rất nhiều
✅ Kết quả xác định: Một quy trình tốt giải thích kết quả mong đợi: 'Bây giờ bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận' hoặc 'Bánh đã chín khi mặt trên có màu vàng nâu'. Người đọc phải biết liệu họ đã thành công hay chưa
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng kỹ thuật 'Kim tự tháp ngược' cho từng bước thủ tục. Bắt đầu với lệnh hành động thiết yếu, tiếp theo là chi tiết làm rõ và kết thúc bằng lý do hoặc bối cảnh. Độc giả của bạn phải có thể quét các hành động khóa với thông tin hỗ trợ.
Để tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng Mẫu Bảng trắng Kim tự tháp ClickUp để sắp xếp ý tưởng thành cấu trúc kim tự tháp để nhanh chóng hiểu các nhóm chủ đề.
⚡️Lưu trữ mẫu: Mẫu chính sách và quy trình công ty miễn phí
Cách dạy viết quy trình trong lớp học của bạn
Các bài học viết thủ tục giúp học sinh của bạn giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn đang có kế hoạch dạy cách viết thực tế, phù hợp với thực tiễn, phần này sẽ chia nhỏ thành các bước rõ ràng.
Bước 1: Giới thiệu mục đích của viết thủ tục
Trước khi học sinh có thể viết các quy trình mạnh mẽ, họ cần hiểu tại sao viết quy trình lại quan trọng. Trong lớp học:
- Bắt đầu với một tình huống dễ hiểu: Hỏi: *'Hãy tưởng tượng bạn bị ốm và một người bạn cần thay bạn tham gia một thí nghiệm khoa học. Họ có thể làm việc đó chỉ bằng cách đọc hướng dẫn của bạn không? Khi giới thiệu viết thủ tục, bạn phải khuyến khích học sinh suy nghĩ về sự rõ ràng của ý tưởng đối với người đọc
- Hiển thị so sánh song song: Trên bảng trắng, so sánh và đối chiếu bài viết thủ tục của bạn. Hãy để học sinh của bạn tìm ra những điểm còn thiếu, khó hiểu hoặc hữu ích
❌ Hướng dẫn "Thêm giấm vào cốc" là không rõ ràng.
✅ Một ví dụ rõ ràng trông như sau: 'Đo 10ml giấm bằng ống đo. Đổ vào cốc thủy tinh có đánh dấu A.'
Khi học sinh đã có nền tảng cơ bản này, bạn có thể biến bài học thành tài liệu học tập năng động, có thể tham khảo bằng cách sử dụng ClickUp Docs — một không gian hợp tác linh hoạt trong ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc.
Dưới đây là cách sử dụng ClickUp Docs làm không gian cộng tác cho học sinh của bạn:
- Tạo một tài liệu lớp học trung tâm có tiêu đề "Viết thủ tục là gì?" Sử dụng các tiêu đề như Tại sao nó quan trọng, Các tính năng chính và Ví dụ và không phải ví dụ. Đây sẽ trở thành tài liệu giải thích tham khảo mà học sinh có thể xem lại bất cứ lúc nào
- Sử dụng danh sách chuyển đổi và chú thích để làm cho tài liệu trở nên tương tác. Thêm các phần có thể thu gọn để định nghĩa và sử dụng khối chú thích để ghi chú hoặc nhắc nhở của giáo viên
- Nhúng phương tiện truyền thông để học tập phong phú hơn. Chèn một video demo ngắn (ví dụ: ghi lại màn hình đăng nhập vào một công cụ) hoặc tải lên một tệp PDF với mẫu quy trình được viết rõ ràng để tham khảo
- Theo dõi sự tham gia và cập nhật tại một nơi. Khi học sinh mỗi lớp nộp ý tưởng hoặc phản hồi đầu tiên về bài viết thủ tục, bạn có thể lưu trữ các phiên bản và phản hồi tại cùng một tài liệu
Tiếp theo, biến bài học thành tài liệu học tập năng động, có thể tham khảo hoặc xây dựng đơn vị viết thủ tục bằng cách sử dụng ClickUp Docs làm trung tâm.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng do chúng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có một hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Bước 2: Dạy cấu trúc và ngôn ngữ
Sau khi học sinh hiểu được tại sao, đã đến lúc hướng dẫn họ cách cấu trúc bài viết thủ tục một cách rõ ràng và logic.
- Dạy cấu trúc cốt lõi: Phân tích văn bản thủ tục với các yếu tố cốt lõi như Tiêu đề, Vật liệu/Yêu cầu, Các bước được đánh số và Kết quả mong đợi
- Sử dụng từ chuyển tiếp: Hướng dẫn của bạn phải dễ hiểu. Để giải thích nguyên nhân và kết quả, hãy sử dụng các cụm từ như bởi vì, để, hoặc do đó. Trình bày các biến thể với nếu muốn, hoặc hoặc. Cuối cùng, sử dụng các từ chuyển tiếp cảnh báo như tuy nhiên, ghi chú, hoặc nếu không để nhấn mạnh cảnh báo và tránh lỗi
- Nhấn mạnh sự rõ ràng thông qua động từ hành động: Danh sách các động từ mạnh trên bảng (trộn, chèn, xác định) và chỉ ra cách chúng hướng dẫn người đọc hiệu quả hơn so với các động từ mơ hồ như làm hoặc nhận
- Giao một công việc ngắn: Yêu cầu học sinh viết một quy trình cho một việc liên quan đến trường học, như trích dẫn nguồn hoặc tạo bản trình chiếu PowerPoint hoặc Google Slides, sử dụng cấu trúc và động từ vừa được dạy
ClickUp giúp cấu trúc này dễ theo dõi và dễ dàng thông qua các nhiệm vụ ClickUp.
Tóm tắt:
- Tạo một Công việc chính cho 'Viết quy trình của bạn'
- Thêm công việc con lồng nhau cho từng thành phần: tiêu đề, vật liệu, bước, kết quả
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi sự rõ ràng (ví dụ: "Sử dụng động từ hành động?" ✅/❌)
- Đính kèm tài liệu tham khảo từ Bước 1 để học sinh theo kịp nội dung
- Cho học sinh cập nhật trạng thái công việc như 'Đang tiến hành' hoặc 'Sẵn sàng để kiểm tra' để quản lý tiến độ công việc của mình
Để dễ hiểu hơn, hãy sử dụng Mẫu SOP của ClickUp.
Dưới đây là những gì nó mang lại cho học sinh của bạn:
- Với mẫu SOP này, học sinh có thể thấy rõ quy trình được chia thành Mục đích, Phạm vi và Thủ tục. Điều này phản ánh cách họ nên cấu trúc bài viết của mình
- Việc sử dụng các bước được đánh số, dấu đầu dòng và hình ảnh nhúng tạo ra tiêu chuẩn về sự rõ ràng, dễ đọc và viết đặt người dùng lên hàng đầu
- Các tiêu đề lớn tích hợp sẵn như 'Xem lại & Sửa chữa' khuyến khích học sinh suy nghĩ về việc hoàn thiện và cải thiện bài viết của mình
Bước 3: Giao công việc thực hành
Khi học sinh đã hiểu cấu trúc, đã đến lúc áp dụng vào thực tế. Viết là một kỹ năng mà họ học bằng cách làm, vì vậy mục tiêu của bạn ở đây là cung cấp cho họ các hướng dẫn sử dụng phù hợp để họ có thể sử dụng để soạn thảo hướng dẫn. Điều này bao gồm:
- Bắt đầu với một công việc liên quan đến môn học của họ: Họ phải viết một quy trình cho một việc họ làm ở trường, như cài đặt một thí nghiệm trong phòng thí nghiệm, giải một phương trình toán học hoặc chuẩn bị một bài thuyết trình
- Khuyến khích sự rõ ràng giữa các bạn cùng lớp: Nhắc nhở các em rằng nếu người khác không thể làm theo các bước của mình mà không cần giúp đỡ, thì văn bản đó chưa đủ rõ ràng. Bạn thậm chí có thể yêu cầu các bạn cùng lớp kiểm tra văn bản thủ tục của nhau và đưa ra ý kiến phản hồi
- Đặt tiêu chí thành công rõ ràng: Phải bao gồm tất cả bốn yếu tố cốt lõi: tiêu đề, danh sách tài liệu, các bước được đánh số và kết quả mong đợi. Cung cấp cho học sinh danh sách kiểm tra để tự đánh giá trước khi nộp bài
Để tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng Trình quản lý kiến thức của ClickUp để hiểu và theo dõi công việc một cách tự động. Tóm tắt:
- Lưu trữ bài viết thủ tục của từng học sinh trong Cơ sở kiến thức: Bạn có thể sắp xếp theo lớp, chủ đề hoặc trạng thái (ví dụ: Bản nháp, Đã được đồng nghiệp đánh giá, Bài nộp/gửi cuối cùng)
- Sử dụng AI để tìm ra các yếu tố còn thiếu: ClickUp Brain có thể quét các tài liệu để tìm ra các lỗ hổng về cấu trúc, như tài liệu còn thiếu hoặc trình tự không rõ ràng, để bạn có thể đưa ra phản hồi nhanh hơn, cụ thể hơn mà không cần đọc từng dòng một cách thủ công
- Làm cho việc đánh giá đồng cấp trở nên hiệu quả và có mục tiêu: Giao tài liệu đánh giá đồng cấp và để ClickUp Brain đánh dấu những phần mà người viết không rõ ràng hoặc sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, giúp học sinh biết trước những điểm cần tập trung phản hồi
Bước 4: Hỗ trợ đánh giá đồng cấp và hợp tác
Giống như mọi thứ khác, viết thủ tục không hoàn thành cho đến khi được kiểm tra. Đánh giá đồng cấp giúp học sinh thấy được bài viết của mình hoạt động như thế nào trong điều kiện thực tế — liệu người khác có thể hiểu được mà không cần hỏi thêm không?
Dưới đây là những việc bạn có thể làm để hỗ trợ việc đánh giá đồng đẳng và hợp tác:
- Chia học sinh thành các cặp để kiểm tra: Mỗi học sinh đọc quy trình của bạn mình và cố gắng làm theo từng bước. Nếu gặp khó khăn, các em ghi chú lại vị trí và lý do
- Giới thiệu định dạng phản hồi: Sử dụng các câu gợi ý đơn giản, có cấu trúc như: "Tôi cảm thấy bối rối ở bước ___ vì…" "Tôi nghĩ bạn có thể nói rõ hơn về…" "Bước này rất hiệu quả vì…"
- "Tôi cảm thấy bối rối ở bước ___ vì…"
- "Tôi nghĩ bạn có thể cụ thể hơn về…"
- "Bước này rất hiệu quả vì…"
- Tăng cường tư duy sửa chữa: Làm rõ rằng phản hồi không phải là một phần của quá trình viết. Sau khi xem xét, học sinh sẽ sửa đổi quy trình của mình dựa trên những điểm mà bạn cùng nhóm đã chỉ ra
- Nâng cao trình độ với công việc nhóm: Khi học sinh đã tự tin, hãy chuyển sang viết hợp tác. Yêu cầu các nhóm viết một quy trình phức tạp hơn, như lập kế hoạch cho một sự kiện của lớp hoặc chuẩn bị cho một buổi triển lãm khoa học
- "Tôi cảm thấy bối rối ở bước ___ vì…"
- "Tôi nghĩ bạn có thể cụ thể hơn về…"
- "Bước này rất hiệu quả vì…"
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để lập kế hoạch hợp tác trong quá trình viết sáng tạo. Trước khi học sinh bắt đầu viết theo nhóm, hãy yêu cầu họ vẽ bản đồ từng bước một cách trực quan trên Bảng trắng bằng cách sử dụng ghi chú dán. Họ có thể mã hóa màu sắc, phân công các phần và thậm chí liên kết đến Tài liệu hoặc Nhiệm vụ, tất cả trong một không gian. Đây là một cách đơn giản để làm cho công việc nhóm trở nên có tổ chức và minh bạch hơn.
Bước 5: Theo dõi tiến độ và phát triển
Tại thời điểm này, hãy chuyển trọng tâm từ việc sửa lỗi sang việc phát triển. Thay vì chỉ sửa những gì sai, hãy khuyến khích học sinh nâng cao kỹ năng viết của mình.
- Thách thức các nhà văn trẻ sửa lại bài viết của mình với một độc giả mới trong đầu (ví dụ: một học sinh nhỏ hơn hoặc một người không thuộc lĩnh vực của họ)
- Yêu cầu học sinh viết lại các bước của mình một cách ngắn gọn hơn (rõ ràng không có nghĩa là dài)
- Họ có thể chuyển đổi nó thành văn bản biểu đạt ý kiến không?
- Họ có hiểu rõ sự khác biệt giữa viết thông tin, viết giải thích và viết thủ tục không?
- Yêu cầu họ trao đổi phiên bản cuối cùng và chỉ ra một điểm mạnh trong bài viết của nhau. Khuyến khích họ lập danh sách "thành công trong viết", tức là những điểm họ đã cải thiện từ bản nháp đến bản cuối cùng
Khi dạy viết quy trình, đây là giai đoạn học sinh chuyển từ việc tuân theo một cấu trúc sang làm chủ nó.
⌛Tiết kiệm thời gian: Bạn muốn cải thiện kỹ năng viết thủ tục của mình theo thời gian? Các mẫu cải tiến quy trình này có thể giúp bạn ghi lại phản hồi, phát hiện lỗ hổng và cải thiện tính rõ ràng trong mỗi lần sửa đổi.
Các hoạt động thú vị để củng cố kỹ năng viết quy trình
Dưới đây là cách bạn có thể làm cho việc viết thủ tục trở nên thú vị và hiệu quả thay vì cứng nhắc và theo công thức.
1. Phân tích ngược một sản phẩm hoàn chỉnh
Bắt đầu với một sản phẩm hoàn chỉnh — có thể là một chiếc máy bay giấy gấp, một chiếc bánh sandwich hoặc thiết lập một ứng dụng cơ bản. Hãy thử viết hướng dẫn mà ai đó cần để tái tạo sản phẩm đó từ đầu. Bạn sẽ phải chậm lại và suy nghĩ về từng bước nhỏ.
📚 Đọc thêm: Ví dụ về SOP: Các phương pháp hay nhất để nâng cao năng suất và tuân thủ quy định
2. Viết và trao đổi
Hãy nghĩ về một công việc mà bạn biết rõ, như cập nhật cài đặt điện thoại hoặc pha cà phê bằng bình pha cà phê kiểu Pháp. Viết ra các bước, sau đó giao cho người không quen thuộc với công việc đó. Nhưng đừng giải thích gì cả, chỉ quan sát thôi.
Nếu họ lúng túng, bỏ qua một số phần hoặc liên tục nhìn bạn để xin giúp đỡ, đó là những điểm yếu trong bài viết của bạn. Vì bạn đã có kiến thức trước, bạn có thể bỏ qua những công việc mà người khác có thể cần giúp đỡ.
📚 Đọc thêm: Mẫu chính sách và quy trình công ty miễn phí trong Word & ClickUp
3. Đặt đồng hồ
Khi viết bài, hãy đặt thời gian cho quá trình viết. Điều này buộc bạn phải tập trung vào những điều quan trọng và đi thẳng vào vấn đề.
📚Đọc thêm: Khung tham chiếu để thiết kế chiến lược vận hành hiệu quả
4. Sửa chữa các hướng dẫn sai
Viết lại một hướng dẫn khó hiểu hoặc một cuốn hướng dẫn sử dụng được viết kém. Mục đích ở đây là học cách cứu vãn các văn bản thủ tục được viết kém bằng cách phát hiện ra những lỗ hổng, hướng dẫn không rõ ràng và cấu trúc khó hiểu.
📚Đọc thêm: Phần mềm SOP (Quy trình làm việc tiêu chuẩn) tốt nhất
5. Vẽ bản đồ trực quan
Chọn một công việc có nhiều cách thực hiện hoặc nhiều lựa chọn, như cài đặt bộ lọc email hoặc lắp ráp một món đồ nội thất. Thay vì viết thành hướng dẫn từng bước, bạn có thể chuyển nó thành sơ đồ.
Bằng cách vẽ bản đồ cho từng quyết định và kết quả, bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ rõ ràng hơn về cấu trúc và trình tự. Cách lập kế hoạch trực quan này giúp bạn nâng cao khả năng tổ chức các bước theo cách giúp bài viết thủ tục của bạn dễ hiểu hơn.
📚Đọc thêm: Các công cụ và phần mềm lập bản đồ quy trình tốt nhất
Mẹo quan trọng để dạy viết thủ tục hiệu quả
1. Biến công việc của bạn thành lời bình luận
Ghi âm lại quá trình bạn thực hiện công việc theo hướng dẫn. Bạn có thể chuyển nó thành bản ghi âm hướng dẫn học sinh lớp một thực hiện công việc. Các tính năng ngôn ngữ như ghi âm giúp bạn cảm nhận được nhịp điệu, lựa chọn từ ngữ và sự rõ ràng, đồng thời kết nối bài viết của bạn với các hành động thực tế.
2. Giữ một tài liệu tham khảo nhanh bên cạnh
Khi viết, hãy sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo hướng dẫn của bạn rõ ràng và có thể thực hiện được.
Dưới đây là danh sách kiểm tra mà bạn có thể tham khảo để đảm bảo bài viết của mình tập trung và dễ theo dõi:
- Các bước có được sắp xếp theo thứ tự logic không?
- Các động từ hành động có rõ ràng và cụ thể không?
- Tôi đã bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết (ví dụ: công cụ, cài đặt) chưa?
- Ngôn ngữ có đơn giản và trực tiếp không?
- Các bước được đánh số hoặc liệt kê một cách nhất quán?
- Tôi đã tính đến mọi trở ngại hoặc thách thức tiềm ẩn chưa?
- Tôi đã bao gồm hình ảnh (ví dụ: ảnh chụp màn hình hoặc sơ đồ) khi cần thiết chưa?
3. Ưu tiên hành động, không phải giải thích
Bạn phải tập trung vào việc hướng dẫn người đọc thực hiện các công việc. Thông tin nền quá nhiều có thể làm chậm quá trình. Giải thích ngắn gọn và dễ thực hiện.
❌ Chi tiết về lịch sử cập nhật phần mềm
✅ Bản cập nhật này cải thiện bảo mật và sửa lỗi. Thực hiện các bước sau để cài đặt
Những lỗi thường gặp cần tránh trong viết quy trình
1. Bỏ qua các bước quan trọng
Không có gì làm gián đoạn luồng công việc hơn việc bỏ sót một bước quan trọng. Bạn có thể nghĩ rằng người đọc sẽ biết việc cần làm tiếp theo, nhưng những giả định trong bất kỳ biểu mẫu văn bản giải thích nào cũng dẫn đến những lỗ hổng trong hướng dẫn của bạn.
✅ Giải pháp: Hãy để bạn bè đọc qua hướng dẫn của bạn như thể bạn là người đang thực hiện theo chúng. Nếu có điều gì cảm thấy thiếu sót hoặc không rõ ràng, hãy bổ sung các chi tiết còn thiếu.
2. Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ
Viết quy trình phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự rõ ràng, chính xác và khả năng lặp lại, do đó các thuật ngữ mơ hồ là kẻ thù.
Và để làm được điều này, hãy sử dụng danh sách kiểm tra chỉnh sửa ngôn ngữ mơ hồ.
| Kiểm tra | Những lỗi cần tránh | Cách khắc phục |
| Trạng từ chủ quan | "Hãy làm cẩn thận" | Hãy cụ thể: "Vặn chặt ốc vít cho đến khi vừa khít, không vặn quá mạnh." |
| Các từ chỉ thời gian tương đối | "Chờ một chút" hoặc "Trộn nhanh" | Sử dụng thời gian cụ thể: "Chờ 30 giây" hoặc "Khuấy trong 2 phút" |
| Các thuật ngữ chính xác không chính xác | "Làm đúng" / "Chính xác" | Viết rõ ràng: "Căn chỉnh các cạnh trước khi dán" |
| Danh sách mục chưa hoàn thành | "v.v." / "và tiếp theo" | Danh sách đầy đủ hoặc sử dụng: "Lặp lại cho mỗi phần dưới đây" |
3. Tránh cung cấp quá nhiều thông tin trong hướng dẫn
Khi cố gắng viết thật kỹ lưỡng, bạn có thể muốn đưa tất cả mọi thứ vào bài viết. Thông tin nền, các bước không liên quan hoặc ví dụ thừa thãi sẽ làm người đọc mất tập trung khỏi công việc thực tế. Điều này có thể gây hại nhiều hơn vì làm người đọc choáng ngợp và khó theo dõi quá trình.
✅ Giải pháp: Bám sát những điều cần thiết. Nếu một chi tiết không trực tiếp giúp ai đó hoàn thành công việc, hãy bỏ qua chi tiết đó. Hãy làm cho mỗi bước có mục đích và dễ thực hiện.
4. Sử dụng định dạng không nhất quán
Nếu định dạng của bạn thay đổi từ bước này sang bước khác, người đọc sẽ khó theo dõi hơn. Việc chuyển đổi giữa danh sách số, dấu đầu dòng và các phông chữ hoặc kiểu khác nhau có thể khiến hướng dẫn của bạn trở nên lộn xộn. Ngay cả nội dung rõ ràng cũng có thể bị mất trong bố cục lộn xộn.
✅ Giải pháp: Tiêu chuẩn hóa định dạng cũng quan trọng như nội dung rõ ràng. Tiêu chuẩn hóa quy trình giúp giảm nhầm lẫn và duy trì hiệu quả công việc.
5. Quá trang trọng hoặc học thuật
Viết quy trình không phải là bài nghiên cứu. Nếu bạn viết quá trang trọng, hướng dẫn của bạn có thể trở nên cứng nhắc hoặc khó hiểu.
✅ Giải pháp: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp. Nói "Nhấp vào nút màu xanh" thay vì "Bắt đầu quá trình bằng cách lựa chọn tùy chọn giao diện thích hợp. "
Hợp lý hóa việc viết thủ tục của bạn với ClickUp
Viết thủ tục hiệu quả là viết rõ ràng và có cấu trúc. Bằng cách tập trung vào ngôn ngữ hướng hành động, trình tự logic và cung cấp bối cảnh phù hợp, bạn đảm bảo rằng người đọc có thể dễ dàng làm theo hướng dẫn.
ClickUp cung cấp một bộ công cụ toàn diện để hợp lý hóa quá trình viết thủ tục của bạn. Với ClickUp Docs, bạn có thể dễ dàng tạo ra các tài liệu viết thủ tục rõ ràng và có tổ chức để tham khảo bất cứ lúc nào.
Bảng trắng ClickUp giúp bạn hình dung các quy trình hoặc ý tưởng phức tạp, giúp chúng dễ hiểu và dễ theo dõi hơn. Cuối cùng, Trình quản lý kiến thức ClickUp giúp tất cả tài liệu và nhiệm vụ của bạn dễ dàng truy cập và cập nhật, đảm bảo bạn luôn có thông tin mới nhất trong tầm tay.
Dùng thử ClickUp miễn phí để bắt đầu tạo hướng dẫn viết thủ tục của bạn.