Cách sử dụng AI cho các tổ chức phi lợi nhuận

Các công nghệ hiện đại và mạnh mẽ thường nằm ngoài tầm với của các tổ chức phi lợi nhuận vì một lý do đơn giản: Chúng rất đắt đỏ.

Công nghệ mới nhất không chỉ tốn kém để đầu tư mà còn đòi hỏi chi phí đào tạo nhân lực, bảo trì, nâng cấp và duy trì lâu dài. Do đó, các tổ chức phi lợi nhuận thường ưu tiên sử dụng các công cụ đơn giản, đã được kiểm chứng và quen thuộc với mọi người.

Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi điều đó!

Các sản phẩm AI cốt lõi như ChatGPT và Google Gemini, cũng như các công cụ tích hợp AI như ClickUp, giúp các tổ chức phi lợi nhuận đạt được những lợi ích vượt trội.

Bài viết này là một hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng AI cho các tổ chức phi lợi nhuận, giúp bạn tận dụng công nghệ tiên tiến nhất hiện nay.

Hiểu rõ tiềm năng của AI trong lĩnh vực phi lợi nhuận

Nếu bạn sử dụng máy tính, bạn chắc hẳn đã từng thấy AI tại nơi làm việc. ChatGPT đang trở nên vô cùng phổ biến như một giải pháp thay thế cho công cụ tìm kiếm Google. Bộ công cụ Microsoft 365 có CoPilot. Canva, một công cụ thiết kế phổ biến cho các tổ chức phi lợi nhuận, đã tích hợp AI vào nền tảng của mình.

Với chi phí hợp lý, các tính năng mạnh mẽ này mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

Tăng hiệu quả: Các công cụ AI cho tổ chức phi lợi nhuận giúp các nhóm hoàn thành nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn. Tóm tắt báo cáo tức thì, tự động hóa quy trình làm việc, thông báo dựa trên kích hoạt, v.v. giúp tăng năng suất và hiệu quả tổ chức đáng kể.

Hiểu sâu hơn về nhà tài trợ: Các tổ chức phi lợi nhuận thường không có nền tảng công nghệ hoặc ngân sách để triển khai các công cụ phân tích nâng cao. AI giúp xử lý dữ liệu, thu thập thông tin và tạo báo cáo dựa trên nhân khẩu học mà không cần đầu tư lớn.

Tiếp cận hiệu quả: AI có thể rất mạnh mẽ trong việc tìm kiếm trong các cơ sở dữ liệu lớn để xác định các nhóm người tương tự nhau. Dựa trên đó, bạn có thể gửi email, tin nhắn văn bản, thông báo và hơn thế nữa với mục tiêu rõ ràng hơn.

Quy mô: Với tự động hóa thông minh, các tổ chức phi lợi nhuận có thể thực hiện nhiều công việc mà không bị giới hạn về nguồn lực. Bạn có thể mở rộng quy mô tạo/lập nội dung, bài đăng trên mạng xã hội, báo cáo nhà tài trợ, v.v. mà không cần thêm người vào nhóm.

Nếu điều đó nghe có vẻ thú vị, đây là mười cách bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.

10 Cách Sử Dụng Trí Tuệ Nhân Tạo Cho Tổ Chức Phi Lợi Nhuận

Khóa để tận dụng tối đa công cụ AI là áp dụng nó một cách chiến lược và cân nhắc kỹ lưỡng. Vì vậy, thay vì thử ngẫu nhiên các công cụ khác nhau để tìm kích thước phù hợp, bạn nên áp dụng các sản phẩm phù hợp cho các trường hợp sử dụng phù hợp. Dưới đây là một số ý tưởng và ví dụ về cách bạn có thể sử dụng ClickUp cho các tổ chức phi lợi nhuận để thiết lập chúng.

1. Phân tích nhà tài trợ: Nâng cao sự tham gia và giữ chân nhà tài trợ

Trong bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào, các nhà tài trợ là các bên liên quan quan trọng nhất. Họ giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ. Họ yêu cầu tổ chức phi lợi nhuận chịu trách nhiệm về sự chuyển đổi mà họ hứa hẹn. Thu hút họ và duy trì sự ủng hộ của họ là rất quan trọng. AI có thể giúp thực hiện điều đó.

Bảng điều khiển ClickUp là một cách tuyệt vời để thiết lập phân tích nhà tài trợ theo thời gian thực. Tạo tiện ích cho đóng góp của nhà tài trợ, vòng đời của từng nhà tài trợ, hiệu quả của các chiến dịch tiếp cận và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tạo cổng thông tin nhà tài trợ tùy chỉnh và mời họ xem tiến độ công việc của tất cả các dự án mà họ đang tài trợ!

2. Nghiên cứu và nộp đơn xin tài trợ

Các nhóm tài trợ phi lợi nhuận theo dõi, đánh giá và nộp đơn xin các khoản tài trợ khác nhau trong suốt cả năm. Thông thường, việc này được thực hiện thủ công với sự trợ giúp của bảng tính hoặc dấu trang trên trình duyệt. AI có thể giúp việc này hiệu quả hơn.

Theo dõi các khoản tài trợ: Tạo bảng điều khiển tổng hợp tất cả các khoản tài trợ có sẵn với ClickUp. Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để liệt kê tất cả chúng. Bạn cũng có thể thiết lập chúng thành Nhiệm vụ ClickUp với mô tả, thời hạn nộp đơn, mục danh sách kiểm tra, v.v.

Tùy chỉnh đề xuất: Thông thường, các tổ chức phi lợi nhuận có một đề xuất mà họ muốn đính kèm vào mỗi đơn xin tài trợ. Mặc dù hiệu quả, nhưng cách làm này không hiệu quả. AI giúp tạo các đề xuất tùy chỉnh dựa trên đề xuất ban đầu của bạn để đáp ứng nhu cầu của từng tổ chức tài trợ.

Soạn thảo đơn đăng ký: Các nhóm phi lợi nhuận không có đủ nhân lực để soạn thảo đơn đăng ký mỗi lần. Kết quả là, họ buộc phải chọn ra một số ít các khoản tài trợ mà họ có thời gian để nộp đơn. AI thay đổi điều này bằng cách tự động hóa việc soạn thảo đơn đăng ký dựa trên các tham số được định sẵn.

Vận hành các quy trình: Sau khi tạo các quy trình này, bạn cũng có thể vận hành chúng bằng máy học và AI. Dựa trên các đơn xin tài trợ trong quá khứ, bạn có thể tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) để toàn bộ tổ chức của bạn có thể làm cho các quy trình của mình hiệu quả hơn.

Mẫu SOP cho tổ chức phi lợi nhuận của ClickUp là điểm khởi đầu mạnh mẽ cho việc vận hành như vậy. Với mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh, thân thiện với người mới bắt đầu này, bạn có thể thiết lập quy trình công việc, quy trình, danh sách kiểm tra và các công cụ hỗ trợ trực quan để các nhóm của bạn làm việc tốt hơn và nhanh hơn.

Tải xuống mẫu này

3. Quản lý chương trình và đo lường tác động

Các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện nhiều dự án cùng một lúc và họ cần một phương pháp toàn diện để quản lý tất cả các dự án đó. Một công cụ hỗ trợ AI như ClickUp có thể giúp:

4. Tự động hóa mạng xã hội: Mở rộng phạm vi tiếp cận và tối ưu hóa nội dung

Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận đã sử dụng một số công cụ miễn phí để đăng nội dung lên mạng xã hội, AI có thể giúp bạn tiến xa hơn. Một công cụ như ClickUp Brain có thể:

5. Nội dung tạo ra: Tạo tin nhắn và chiến dịch được cá nhân hóa

Bất kỳ ai đã từng thử AI đều có thể đã sử dụng nó để tạo nội dung. "Viết một bài blog về chủ đề này" là một trong những yêu cầu viết AI phổ biến nhất trong giới tiếp thị và người tạo nội dung.

Mặc dù bạn thực sự có thể làm điều đó, nhưng còn có rất nhiều nội dung khác mà bạn có thể tạo ra bằng các công cụ AI tạo nội dung. Dưới đây là cách sử dụng các công cụ AI trong quản lý quy trình nội dung của bạn.

6. Chatbots: Nâng cao giao tiếp với nhà tài trợ và tình nguyện viên

Chatbot AI giống như một thực tập sinh mới của bạn. Chúng có thể giám sát bộ phận dịch vụ khách hàng, tìm câu trả lời cho các câu hỏi, thực hiện các công việc đơn giản và chuyển lên cấp trên nếu cần.

Trong một tổ chức phi lợi nhuận, chatbot AI có thể hữu ích theo nhiều cách khác nhau. Khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của chúng có thể tiếp nhận thông tin đầu vào của người dùng bằng tiếng Anh đơn giản và trả lời theo cách tương tự.

7. Hợp lý hóa các công việc hành chính: Tăng năng suất với các tính năng tự động hóa của ClickUp

AI có thể tự động hóa tốt hơn. Với một công cụ như ClickUp Automations, bạn có thể hợp lý hóa tất cả các quy trình làm việc để hỗ trợ nhân viên của mình một cách hiệu quả.

Nếu bạn là một tổ chức phi lợi nhuận cứu hộ động vật, chúng tôi có một khung công việc được thiết kế sẵn để hợp lý hóa các công việc hành chính của bạn. Hãy thử Mẫu ClickUp cho tổ chức phi lợi nhuận cứu hộ động vật để theo dõi tình nguyện viên, đóng góp, động vật được nhận, lịch hẹn bác sĩ thú y, việc nhận nuôi, chiến dịch truyền thông xã hội và hơn thế nữa.

8. Lập kế hoạch và quản lý sự kiện: Tự động hóa hậu cần và truyền thông bằng cách sử dụng các tính năng quản lý dự án của ClickUp

Sự kiện thu hút tình nguyện viên, buổi giao lưu với các nhà tài trợ, nỗ lực gây quỹ hoặc chương trình tiếp cận cộng đồng — các tổ chức phi lợi nhuận tổ chức nhiều sự kiện trong một năm. Việc quản lý này có thể trở thành gánh nặng hậu cần rất lớn cho các nhóm tổ chức sự kiện. Các tính năng AI của công cụ quản lý sự kiện có thể giúp giảm bớt gánh nặng đó.

Bạn cảm thấy choáng ngợp với tất cả những việc cần làm cho sự kiện sắp tới? Đừng lo lắng! Sử dụng Mẫu lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận của ClickUp để chuẩn bị cho sự thành công trong công việc hành chính.

9. Quản lý tình nguyện viên: Theo dõi và lên lịch hiệu quả bằng các công cụ quản lý nhiệm vụ của ClickUp

Bạn đã bao giờ gặp tình huống các tình nguyện viên của mình không biết phải làm gì và cảm thấy thất vọng? Một trong những vấn đề khóa của quản lý tình nguyện viên là khoảng cách giữa ý định và công việc thực tế có thể rất lớn. Tình nguyện viên của bạn có thể quan tâm và nhiệt tình, nhưng nếu họ không biết chính xác việc cần làm và cách thực hiện, sự tham gia của họ có thể trở thành thất bại.

Tránh điều này với các tính năng quản lý khối lượng công việc của ClickUp. Tạo hồ sơ người dùng cho tình nguyện viên.

Trên thực tế, một công cụ quản lý dự án như ClickUp cũng có thể đóng vai trò là phần mềm nhân sự tốt nhất cho các tổ chức phi lợi nhuận để quản lý nhân viên, nhà thầu và tình nguyện viên.

Với Mẫu quản lý tình nguyện viên của ClickUp, bạn có thể quản lý đơn đăng ký, theo dõi quá trình nhập môn, khởi chạy các chương trình tương tác, phân công công việc, đánh giá hiệu suất và hơn thế nữa!

10. Phát hiện gian lận: Bảo vệ tính toàn vẹn của tổ chức

Người dùng tin tưởng các tổ chức phi lợi nhuận hơn khi cung cấp thông tin cá nhân. Bạn có nghĩa vụ bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Những kỳ vọng về bảo mật này cũng áp dụng cho kiến thức độc quyền được tạo ra trong tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Với AI, bạn có thể bảo mật dữ liệu bằng các quyền truy cập phù hợp. Cho phép người dùng xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu khi thích hợp. Cho dù đó là danh sách nhà tài trợ hay kết quả dự án, hãy bảo vệ dữ liệu của bạn trên ClickUp. Sử dụng AI để phát hiện các hoạt động bất thường, như truy cập dữ liệu trái phép, và tận dụng nhật ký kiểm tra để khắc phục sự cố.

Như bạn đã thấy ở trên, AI có thể mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây ra một số tác hại. Dưới đây là một số cách nhanh chóng để tránh điều đó.

Cách KHÔNG NÊN SỬ DỤNG AI

Một yếu tố quan trọng trong việc tận dụng AI cho các tổ chức phi lợi nhuận là sử dụng nó một cách đúng đắn. Dưới đây là một số lời khuyên và thực hành tốt nhất mà bạn có thể áp dụng.

Đừng tin tưởng AI một cách mù quáng

Mặc dù AI cực kỳ mạnh mẽ và ngày càng hoàn thiện, nhưng vẫn chưa thể hoàn toàn tin tưởng. AI tạo ra nội dung vẫn dễ bị ảo giác. Các công cụ AI vẫn có thể mắc lỗi.

Vì vậy, hãy sử dụng khả năng phán đoán của bạn với tất cả kết quả của AI. Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng cho AI.

Đừng loại bỏ con người

Có nhiều công cụ AI khác nhau để tự động hóa một loạt các quy trình. Tuy nhiên, nó vẫn có những giới hạn. Ví dụ, nó có thể trả lời câu hỏi dựa trên cơ sở kiến thức hiện có của bạn. Tuy nhiên, nó không thể làm rõ hoặc đào sâu hơn thông tin mà nó không có.

Vì vậy, luôn thiết lập mức độ ưu tiên và liên hệ với con người khi cần thiết.

Đừng bỏ qua những thành kiến có thể có

Tất cả AI đều có sự thiên vị trong phạm vi dữ liệu mà nó được huấn luyện. Từ thẻ tín dụng của Apple đến LinkedIn, mọi cơ chế AI đều bắt đầu với sự thiên vị. Các tổ chức thường xuyên cập nhật thuật toán vì lý do đạo đức.

Vì vậy, luôn nhận thức về các thành kiến có thể tồn tại. Hãy đặt câu hỏi về các đề xuất và phân tích của AI để đảm bảo tính đa dạng và bao trùm.

Đừng quên dữ liệu

Tin tưởng vào thông tin chi tiết và bảng điều khiển của AI mà không hiểu dữ liệu cơ bản là một sai lầm lớn. Giả sử bảng điều khiển của bạn cho biết các tình nguyện viên của bạn dành trung bình một giờ mỗi tuần cho các công việc. Đừng tin tưởng hoàn toàn vào điều đó. Hãy đi sâu hơn vào dữ liệu để xem liệu mọi người có theo dõi thời gian của họ mà không có lỗi hay không.

Vì vậy, hãy luôn đào sâu vào các nguồn dữ liệu khi đưa ra quyết định.

Đừng mong đợi mọi người đều biết cách sử dụng AI

Các tổ chức phi lợi nhuận có các nhóm nhân sự đa dạng. Có nhiều loại người thuộc các thế hệ, giới tính, trình độ ngôn ngữ và kiến thức công nghệ khác nhau tương tác với các tổ chức phi lợi nhuận. Không phải tất cả họ đều biết cách sử dụng AI một cách trực quan.

Vì vậy, hãy đào tạo người dùng của bạn. Tạo các chương trình đào tạo tùy chỉnh cho người dùng AI dựa trên nhu cầu của họ. Cung cấp các phiên đào tạo bổ sung để giúp họ cập nhật kiến thức.

Với mục tiêu đó, hãy cùng tìm hiểu những thách thức mà bạn có thể gặp phải và cách vượt qua chúng.

Thách thức khi sử dụng AI cho các tổ chức phi lợi nhuận

Hãy công bằng. Các tổ chức phi lợi nhuận là một ngành không đi đầu trong việc áp dụng công nghệ. Đây là kết quả của những thách thức khác nhau mà họ phải đối mặt trong việc triển khai công nghệ vào các quy trình của mình. Hãy xem một vài ví dụ.

Thiếu kinh phí

Các tổ chức phi lợi nhuận thường không có ngân sách cho các sáng kiến chuyển đổi công nghệ quy mô lớn. Họ buộc phải sử dụng các phiên bản miễn phí của nhiều phần mềm khác nhau hoặc sử dụng phần mềm rẻ hơn.

Giải pháp khả thi: Hãy thử các công cụ như ClickUp, nơi AI được tích hợp vào một không gian làm việc ảo toàn diện. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng nhiều công cụ, vốn tốn kém hơn rất nhiều.

Thiếu hụt nguồn lực

Bất kỳ phần mềm nào yêu cầu triển khai phức tạp đều không phù hợp với các tổ chức phi lợi nhuận. Họ không có nhóm IT để quản lý dự án này.

Giải pháp khả thi: Chọn một công cụ SaaS giúp giảm thiểu chi phí triển khai. Ví dụ, với ClickUp, bạn chỉ cần nhập ID email của mình là có thể bắt đầu quản lý dự án ngay lập tức.

Không thể thiết lập các biện pháp kiểm soát

Việc thiết lập quản trị và kiểm soát bảo mật, quyền riêng tư, xác thực, ủy quyền, v.v. có thể rất phức tạp. Ví dụ: bạn có thể muốn thiết lập bảng điều khiển cho nhà tài trợ nhưng không muốn chia sẻ dữ liệu cơ bản.

Giải pháp khả thi: Hãy thử một giải pháp như ClickUp Dashboards, giải pháp này tự động kích hoạt tính năng này. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình và chỉ trình bày những thông tin mà nhà tài trợ cần.

Không thể quản lý lưu lượng giao thông di chuyển

Các tổ chức phi lợi nhuận cần nhiều loại tình nguyện viên khác nhau. Một số có thể là tình nguyện viên dài hạn cho các nhiệm vụ cụ thể. Những người khác có thể chỉ tham gia một sự kiện hoặc dự án. Để quản lý luồng này, bạn thường có một cơ sở dữ liệu gồm hàng nghìn tình nguyện viên mà bạn có thể khai thác dựa trên bối cảnh.

Việc quản lý các mối quan hệ này, như chỉ cấp quyền truy cập trong thời lượng của dự án hoặc tiếp nhận tình nguyện viên mới, có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn. Hãy ngăn chặn điều này bằng một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ được hỗ trợ bởi AI.

Giải pháp khả thi: Sử dụng ClickUp như một CRM phi lợi nhuận, liệt kê tình nguyện viên thay vì khách hàng. Thiết lập các trường tùy chỉnh để thu thập tất cả thông tin cần thiết. Sử dụng AI để xác định nhóm phù hợp cho hoạt động tiếp cận dựa trên dự án. Tự động hóa quản lý truy cập dựa trên các quy tắc được xác định trước.

Hoàn thành sứ mệnh phi lợi nhuận của bạn với ClickUp

Tôi tin rằng [AI] sẽ thay đổi thế giới hơn bất kỳ điều gì trong lịch sử nhân loại. Hơn cả điện

Cho dù bạn hoàn toàn đồng ý với Lee hay không, bạn cũng phải thừa nhận rằng AI có khả năng biến đổi. AI giúp các tổ chức làm nhiều việc hơn, nhanh hơn và tốt hơn. AI là siêu năng lực cho các tổ chức phi lợi nhuận, những tổ chức vốn đã thiếu ngân sách và nguồn lực mặc dù đang theo đuổi những vấn đề quan trọng nhất trên thế giới.

Một nền tảng công nghệ mạnh mẽ để quản lý dự án, tích hợp các tính năng AI mạnh mẽ và các mẫu dành cho tổ chức phi lợi nhuận, giúp hợp lý hóa các quy trình, tự động hóa công việc và quản lý nhân sự và dự án — tất cả chỉ trong một nơi. ClickUp được thiết kế để làm chính xác điều đó.

Đừng bị choáng ngợp bởi các công cụ AI đắt tiền và phức tạp. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.