Chia sẻ ý tưởng trong môi trường từ xa có thể khá khó khăn. Đôi khi, bạn phải mất 10 phút để giải thích chi tiết bằng lời nói, chia sẻ màn hình ba lần và cuối cùng phải thở dài: "Thôi, tôi gửi email cho bạn nhé"
Nhưng có giải pháp!
Tính năng bảng trắng của Zoom thay đổi hoàn toàn điều này. Được tích hợp trực tiếp vào cuộc họp ảo, tính năng này mang đến cho bạn sự tự do trực quan mà bạn cần.
Bài đăng trên blog này sẽ giải đáp những thắc mắc xung quanh Bảng trắng Zoom. Từ những bản vẽ cơ bản đến sơ đồ quy trình làm việc nâng cao, hãy tìm hiểu cách làm cho các phiên brainstorming từ xa tiếp theo của bạn trở nên sôi nổi hơn.
Nếu bạn muốn bỏ qua phần 'chia sẻ màn hình' và 'chia sẻ bảng trắng' trong Zoom, chúng tôi có một công cụ bổ sung để giúp bạn. Đọc tiếp!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là cách vẽ trên Bảng trắng Zoom:
- Khởi chạy Zoom, bắt đầu/tham gia cuộc họp và tìm "Bảng trắng" trong các điều khiển cuộc họp
- Sử dụng các công cụ chú thích của Zoom (vẽ, văn bản, v.v.) để vẽ trên bảng trắng
- Sử dụng Bảng trắng Zoom để lập bản đồ tư duy, luồng quy trình, dòng thời gian và sơ đồ
- Hãy xem xét ClickUp để có một không gian làm việc tất cả trong một mạnh mẽ hơn cho sự hợp tác trực quan
- Sử dụng Bảng trắng trong ClickUp để vẽ sơ đồ phức tạp, vượt qua khả năng của Zoom và tận dụng Bản đồ Tư duy để cấu trúc ý tưởng và kết nối chúng với các dự án
- Chia sẻ Bảng trắng ClickUp trên Zoom để cộng tác thời gian thực và tạo Clip ClickUp để chia sẻ thông tin và cập nhật không đồng bộ
Cách vẽ trên Bảng trắng Zoom
Giao tiếp trực quan giúp giảm bớt sự nhầm lẫn khi tham gia cuộc họp.
Trưởng nhóm có thể sử dụng nó để lập bản đồ luồng dự án trong thời gian thực, giáo viên có thể giải các phương trình từng bước và các nhóm làm việc từ xa có thể cùng nhau nghĩ ra những ý tưởng đột phá tiếp theo. Và Bảng trắng Zoom giúp tất cả trở nên dễ dàng hơn.
Bạn không cần phải là nghệ sĩ hay chuyên gia công nghệ để sử dụng Zoom hiệu quả. Từ sơ đồ đơn giản đến tạo biểu đồ quy trình làm việc, các cuộc họp Zoom giúp mọi sự hợp tác ảo trở nên rõ ràng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn truy cập và sử dụng bảng trắng của Zoom:
Bước 1: Khởi chạy ứng dụng Zoom
Tìm ứng dụng Zoom trên máy tính của bạn và nhấp đúp để mở. Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng để có chức năng tối ưu.
Bước 2: Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Zoom
Có hai cách để bắt đầu một phiên Zoom:
- Tạo cuộc họp mới: Nhấp vào Cuộc họp mới để bắt đầu cuộc họp ngay lập tức
- Tham gia cuộc họp hiện có: Nếu bạn có ID hoặc liên kết cuộc họp, hãy nhấp vào Tham gia và nhập thông tin cần thiết để kết nối với phòng Zoom
Bước 3: Tìm các điều khiển cuộc họp
Khi tham gia cuộc họp, hãy nhìn vào phần dưới cùng của màn hình để tìm các điều khiển cuộc họp. Thanh công cụ này thường bao gồm các tùy chọn như tắt/bật tiếng, bắt đầu/dừng video, chia sẻ màn hình và hơn thế nữa
Bước 4: Tìm tùy chọn Bảng trắng
Bạn sẽ thấy tùy chọn Bảng trắng trong các điều khiển cuộc họp. Nhấp vào tùy chọn này để tiếp tục.
Nếu bạn không tìm thấy tùy chọn Bảng trắng, hãy nhấp vào ba chấm có nhãn Thêm (…). Thao tác này sẽ mở ra một menu với các tính năng bổ sung
Bước 5: Chọn hoặc tạo bảng trắng
Để bắt đầu tạo bảng trắng, bạn có thể:
1. Chọn bảng trắng hiện có
Nếu bạn đã tạo bảng trắng trước đó, chúng sẽ được liệt kê ở đây. Đây là những gì bạn sẽ thấy:
- Tất cả Bảng trắng (tất cả mọi thứ bạn có thể truy cập)
- Gần đây (công việc mới nhất của bạn)
- Bảng trắng của tôi (bảng trắng do bạn tạo)
- Được chia sẻ với tôi (nội dung cộng tác)
- Đánh dấu sao (mục yêu thích của bạn)
- Thùng rác (các mục đã xóa)
- Dự án (bộ sưu tập được tổ chức)
2. Tạo bảng trắng mới
Nếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, hãy tạo một bảng mới. Nhấp vào bảng đó, một bảng trắng trống sẽ mở ra
👀 Bạn có biết? Bạn có thể sử dụng Bảng trắng Zoom trong phòng họp nhỏ. Tính năng này cho phép mỗi nhóm nhỏ có không gian hợp tác riêng, rất phù hợp cho các hoạt động hoặc thảo luận nhóm nhỏ trong các cuộc họp lớn.
Bước 6: Sử dụng bảng trắng
Khi bảng trắng mở ra, hãy ghi chú các công cụ chú thích ở bên trái màn hình. Thanh công cụ này bao gồm các công cụ khác nhau để vẽ, thêm văn bản và hơn thế nữa
Bước 7: Vẽ trên bảng trắng
Việc hình dung ý tưởng trở nên dễ dàng hơn với các công cụ vẽ của bảng trắng. Cho dù là phác thảo ý tưởng, vạch ra kế hoạch hay thêm chú thích, các công cụ này sẽ giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng của mình.
Dưới đây là cách thực hiện:
Chọn công cụ vẽ
- Nhấp vào các biểu tượng như Vẽ hoặc Bút để bắt đầu phác thảo
- Chọn màu sắc bằng cách nhấp vào vòng tròn màu bên cạnh công cụ đã chọn
- Điều chỉnh độ dày đường kẻ bằng các tùy chọn có sẵn bên cạnh bộ chọn màu
Bắt đầu vẽ
- Nhấn và giữ nút chuột trên bề mặt bảng trắng
- Kéo chuột trong khi giữ nút chuột để tạo hình vẽ
- Thả nút chuột khi bạn muốn dừng vẽ
🧠 Thông tin thú vị: Trong cuộc họp, bạn có thể chơi các trò chơi như tic-tac-toe hoặc hangman trực tiếp trên Bảng trắng Zoom. Đây là một cách sáng tạo để phá vỡ băng giá hoặc thêm phần thú vị cho phiên brainstorming.
Bước 8: Cộng tác với người tham gia
Nếu bạn muốn các thành viên khác trong cuộc họp vẽ hoặc ghi chú trên bảng trắng, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật quyền truy cập ghi chú. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua cài đặt cuộc họp trong cùng menu mà bạn đã truy cập Bảng trắng.
🧠 Thông tin thú vị: Bạn có thể thêm biểu tượng mặt cười, ngón tay cái hướng lên hoặc thậm chí là pháo hoa vào bảng trắng của mình. Đây là cách tuyệt vời để thêm cá tính và sự sinh động cho cuộc họp của bạn!
Bước 9: Lưu và xuất công việc của bạn
Công việc bạn đang làm sẽ được lưu tự động trên đám mây. Bạn có thể truy cập bảng trắng của mình bất cứ lúc nào từ không gian làm việc Zoom.
Nếu cần, bạn có thể dễ dàng xuất nội dung bảng trắng sang định dạng PDF, PNG và CSV.
Phần bonus
Bạn có thể mở khóa thêm các hành động từ bảng điều khiển bảng trắng. Chỉ cần nhấp vào ba chấm (•••) bên cạnh bất kỳ bảng trắng nào, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:
- Sao chép liên kết (chia sẻ bảng trắng của bạn với người khác ngay lập tức)
- Khóa (ngăn chặn thay đổi không mong muốn)
- Đổi tên (giữ mọi thứ gọn gàng)
- Sao chép (sao chép công việc của bạn)
- Mở trong tab mới (chuyển sang phiên bản web)
- Chế độ xem hoạt động (theo dõi thay đổi)
- Chuyển đến dự án (giữ mọi thứ ngăn nắp)
- Di chuyển vào Thùng rác (dọn dẹp)
Bằng cách làm theo các bước chi tiết này, bạn có thể sử dụng hiệu quả tính năng Bảng trắng của Zoom trong các cuộc họp để hợp tác và tổ chức các phiên brainstorming.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc của mình. Điều này có nghĩa là hàng ngày phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển.
Đó là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
➡️ Cũng nên đọc: 10 ví dụ về sơ đồ cho mọi loại dự án
Ứng dụng thực tế của Bảng trắng Zoom
Hãy cùng khám phá một số ví dụ thú vị về cách mọi người đã sử dụng bảng trắng Zoom. Những kỹ thuật này có thể giúp biến bảng trắng ảo của bạn thành một công cụ brainstorming hiệu quả.
Bản đồ tư duy
Bản đồ tư duy đặc biệt hữu ích cho các nhóm sáng tạo, chuyên gia tiếp thị và nhà phát triển sản phẩm, những người phải tổ chức ý tưởng của mình một cách trực quan.
Dưới đây là một số mẹo để tạo bản đồ tư duy hiệu quả:
- Bắt đầu với ý tưởng trung tâm
- Sử dụng các màu sắc khác nhau cho các nhánh khác nhau
- Sử dụng Nhận dạng thông minh để kết nối rõ ràng
Luồng quy trình
Tạo luồng quy trình là điều cần thiết cho các nhà quản lý dự án, nhóm vận hành và nhà phân tích kinh doanh, những người cần làm rõ các bước trong quy trình làm việc.
Dưới đây là cách bắt đầu lập bản đồ quy trình của bạn:
- Sử dụng hình dạng cho các bước
- Thêm mũi tên để chỉ hướng
- Bao gồm các hộp văn bản để giải thích
Dòng thời gian dự án
Dòng thời gian dự án giúp các chuyên gia như nhà tổ chức sự kiện và nhà phát triển phần mềm luôn đi đúng hướng. Họ có thể hình dung tiến độ và thời hạn.
Thử các mẹo sau:
- Vẽ các đường ngang cho các kỳ
- Sử dụng các phần dọc cho các nhóm khác nhau
- Thêm bút đánh dấu cho các cột mốc quan trọng
Vẽ sơ đồ giảng dạy
Sơ đồ giảng dạy là công cụ thiết yếu cho giáo viên và giảng viên. Chúng giúp biến ý tưởng phức tạp thành đơn giản và dễ nhớ.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Sử dụng nhiều màu sắc để rõ ràng hơn
- Kết hợp các bước được đánh số
- Lưu các sơ đồ quan trọng để tham khảo sau này
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sắp xếp các bảng trắng của bạn thành kho lưu trữ được phân loại để tham khảo trong tương lai.
Giới hạn khi sử dụng Bảng trắng Zoom để vẽ
Mặc dù Zoom là một nền tảng họp ảo đa năng, nhưng hiểu rõ các hạn chế của nó sẽ giúp bạn lập kế hoạch hợp tác ảo hiệu quả hơn. Dưới đây là các giới hạn chính của Zoom:
- Tính năng nhận dạng thông minh không phải lúc nào cũng đáng tin cậy: Tính năng nhận dạng thông minh của Zoom đôi khi có thể quá nhạy, làm mịn các đường nét và tự động chuyển đổi các bản vẽ tự do thành các hình dạng
- Chức năng tự động sửa có thể ảnh hưởng đến độ chính xác: Điều này có thể làm cho các bản vẽ chính xác trở nên không chính xác, vì nó điều chỉnh đường vẽ của bạn để phù hợp với các hình dạng đã định sẵn
- Không hỗ trợ tài liệu nhiều trang: Bảng trắng trong Zoom không hỗ trợ tài liệu nhiều trang thực sự, giới hạn khả năng trình bày thông tin phức tạp trên nhiều trang của bạn
- Thời gian đồng bộ tăng theo độ phức tạp: Bản vẽ của bạn càng phức tạp, thời gian đồng bộ càng lâu
- Không thể nhập hoặc xuất mẫu: Các mẫu được khóa trong hệ sinh thái Zoom, có nghĩa là bạn không thể nhập các mẫu yêu thích hoặc xuất các mẫu tùy chỉnh để sử dụng trong các công cụ khác
- Giới hạn kích thước: Các bản vẽ phức tạp với nhiều yếu tố có thể vượt quá giới hạn kích thước của Zoom và bạn sẽ không biết cho đến khi bảng trắng bắt đầu bị chậm
- Giới hạn lưu trữ: Người dùng Bảng trắng Plus có sức chứa 1 GB cho mỗi bảng trắng, trong khi tất cả người dùng khác bị giới hạn ở 200 MB cho mỗi bảng trắng
- Yêu cầu tài khoản không áp dụng cho một số người tham gia: Bảng trắng chỉ có thể được chia sẻ với những người tham gia có tài khoản Zoom, điều này có thể không áp dụng cho khách hoặc khách hàng không sử dụng Zoom thường xuyên
- Không thể sử dụng bảng trắng mới và cổ điển cùng lúc: Bạn không thể sử dụng Bảng trắng Zoom mới và bảng trắng cổ điển cùng lúc trong cùng một cuộc họp, điều này có thể gây nhầm lẫn cho người dùng khi chuyển đổi giữa các phiên bản.
Khám phá các lựa chọn thay thế Zoom có thể hữu ích cho các nhóm cần các công cụ phần mềm sơ đồ mạnh mẽ hơn, đặc biệt là cho các nhu cầu vẽ sơ đồ phức tạp hoặc các phiên hợp tác nhiều hơn.
Sử dụng ClickUp để vẽ trong cuộc họp
Trong khi Zoom Whiteboard là một công cụ tiện dụng để phác thảo nhanh và động não, ClickUp cung cấp một giải pháp mạnh mẽ hơn.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, Zoom cung cấp không gian làm việc kết nối toàn diện để hình dung ý tưởng, tạo sơ đồ và biến kế hoạch thành hành động.
Dưới đây là những điểm nổi bật của ClickUp so với các phần mềm chia sẻ màn hình khác:
- Không gian sáng tạo không giới hạn cho tất cả nội dung trực quan của bạn
- Hợp tác thời gian thực một cách tự nhiên và phản hồi nhanh chóng
- Chia sẻ và truy cập công việc từ mọi nơi, mọi lúc
- Tích hợp trực tiếp với các công việc và dự án
- Mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi tình huống
- Chuyển đổi ngay lập tức từ ý tưởng thành mục có thể thực hiện được
- Chu kỳ phản hồi và lặp lại liền mạch
- Đang theo dõi tiến độ trực quan giữa các nhóm
Bộ công cụ trực quan của ClickUp mang đến cho nhóm của bạn khả năng lên ý tưởng, tổ chức và thực hiện tại một nơi.
Bảng trắng ClickUp
Bảng trắng ClickUp được thiết kế để vẽ và động não. Không giống như Bảng trắng của Zoom, ClickUp cung cấp một khung vẽ đầy đủ tính năng cho phép bạn thiết kế sơ đồ và biểu đồ chuyên nghiệp.
Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể:
- Kéo và thả các yếu tố: Bắt đầu xây dựng sơ đồ của bạn ngay lập tức bằng cách kéo và thả các hình dạng, kết nối và hộp văn bản vào vị trí. Thao tác này nhanh chóng, dễ dàng và trực quan, giúp bạn tập trung vào ý tưởng của mình thay vì công cụ
- Tùy chỉnh hình dạng và kết nối: Cá nhân hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách sử dụng các hình dạng có thể tùy chỉnh và kết nối thông minh tự động điều chỉnh khi bạn di chuyển các yếu tố. Giữ cho sơ đồ của bạn gọn gàng và chuyên nghiệp
- Xử lý sơ đồ phức tạp: Đừng lo lắng về vấn đề hiệu suất — Bảng trắng ClickUp có thể xử lý các sơ đồ lớn, phức tạp mà không bị chậm hoặc trễ. Thêm nhiều yếu tố và sắp xếp lại mà không bị chậm
- Tổ chức ý tưởng một cách linh hoạt: Tạo sơ đồ, bản đồ tư duy hoặc bất kỳ cấu trúc trực quan nào. Bảng trắng ClickUp mang đến cho bạn sự linh hoạt hoàn toàn để kết nối các ý tưởng một cách có tổ chức, với quyền kiểm soát hoàn toàn bố cục và thiết kế
- Tạo hình ảnh bằng AI: Đúng vậy, chỉ cần thêm lời nhắc để mô tả ý tưởng của bạn và tính năng AI của ClickUp trong Bảng trắng ClickUp sẽ tạo hình ảnh cho bạn.
Bạn không thể chờ để thử ClickUp cho cuộc họp brainstorming tiếp theo của mình? Hãy bắt đầu với các mẫu bảng trắng miễn phí được thiết kế cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau.
Bản đồ Tư duy ClickUp
Khi ý tưởng trực quan của bạn cần cấu trúc, Bản đồ Tư duy ClickUp sẽ biến các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành các kế hoạch hành động có tổ chức.
Bản đồ Tư duy ClickUp cho phép:
- Tổ chức trực quan: Tạo phân cấp rõ ràng với các nhánh chính cho các khái niệm khóa và các nhánh phụ cho các phân tích chi tiết
- Chỉnh sửa động: Thêm, sắp xếp lại và sửa đổi các nhánh trong thời gian thực khi ý tưởng phát triển trong quá trình thảo luận
- Tính năng cộng tác: Cho phép các thành viên trong nhóm bình luận, sở hữu các phần và theo dõi tiến độ trực tiếp trong bản đồ tư duy
- Tích hợp quy trình làm việc: Chuyển đổi các nhánh thành công việc có thể thực hiện, liên kết với dòng thời gian của dự án và chia sẻ kế hoạch trực quan giữa các nhóm
➡️ Cũng nên đọc: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án trực quan
Cuộc họp ClickUp
ClickUp không chỉ dừng lại ở các công cụ trực quan. Tính năng Cuộc họp của ClickUp cung cấp các cách mạnh mẽ để quản lý các cuộc họp của bạn, đặc biệt là những phiên brainstorming khó khăn.
- Chương trình họp và phân công công việc: Thiết lập chương trình có cấu trúc và phân công công việc trong cuộc họp. Điều này đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và tất cả các quyết định quan trọng từ Bảng trắng hoặc Bản đồ Tư duy được liên kết trực tiếp với các công việc có thể thực hiện được
- AI Notetaker: Không thể tham dự phiên họp? Hãy gửi ClickUp AI Notetaker thay cho bạn. Ghi chú cuộc họp, mục hành động và các điểm chính sẽ được sắp xếp cho bạn!
Biến các ý tưởng trực quan thành công cụ giao tiếp động
ClickUp nâng tầm hợp tác trực quan của bạn với hai tính năng mới sau:
- Chia sẻ bảng trắng của bạn trên Zoom: Tận dụng tối đa Tích hợp Zoom của ClickUp bằng cách chia sẻ bảng trắng của bạn trên màn hình Zoom để hiển thị sơ đồ, biểu đồ hoặc bản đồ tư duy của bạn cho nhóm trong thời gian thực
- Tạo Clip ClickUp: Ghi lại các phiên Bảng trắng của bạn bằng Clip ClickUp và chia sẻ chúng một cách không đồng bộ để tránh các cuộc họp không cần thiết
Dưới đây là nhận xét của khách hàng Briettny Curtner, Giám đốc chương trình tại Đại học Utah Valley, về việc sử dụng Bảng trắng.
Cuối cùng, tính năng bảng trắng? Thật hấp dẫn. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorming ý tưởng hoặc thảo luận chi tiết về các sáng kiến nhất định.
Cuối cùng, tính năng bảng trắng? Thật hấp dẫn. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorming ý tưởng hoặc thảo luận chi tiết về các sáng kiến nhất định.
➡️ Cũng nên đọc: Ví dụ về Bản đồ Tư duy ấn tượng
Đừng để những ý tưởng hay nhất của bạn bị lạc mất trong quá trình truyền đạt
Trong khi Zoom Whiteboard giúp hình dung ý tưởng, ClickUp biến mọi bản phác thảo thành quy trình công việc có thể thực hiện được mà nhóm của bạn có thể triển khai ngay lập tức.
Cho dù bạn đang vạch ra chiến lược cho quý tiếp theo, xem xét một thiết kế mới hay phân tích các khái niệm phức tạp, các bản vẽ của bạn sẽ trở thành một phần của hệ sinh thái lớn hơn, nơi các khái niệm trực quan được luồng trơn tru vào các công việc, dòng thời gian và tiến độ có thể theo dõi.
Đăng ký ClickUp để hợp tác và theo dõi tiến trình của nhóm bạn.