Phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho cá nhân

Hầu hết các phần mềm quản lý dự án đều được thiết kế cho các nhóm 20 người, sau đó lại được bán cho bạn – một người làm việc độc lập. Sự không phù hợp này chính là vấn đề cốt lõi. Bạn không cần phải cân bằng khối lượng công việc cho năm người. Bạn chỉ cần ghi lại một công việc trong ba giây, xem những việc cần hoàn thành trong ngày hôm nay và không bị ngập trong những tính năng mà bạn sẽ chẳng bao giờ dùng đến.

Điều trớ trêu là: điều duy nhất bạn thực sự cần – đó là ghi lại công việc ra khỏi đầu chỉ trong vài giây – lại chính là điều mà các công cụ dành cho nhóm lại giấu đi trong quá trình thiết lập.

Bài viết này không đề cập đến các danh sách công việc dành cho doanh nghiệp. Thay vào đó, bài viết xếp hạng chín công cụ dựa trên khả năng giúp mỗi người dùng ghi chép, sắp xếp và hoàn thành công việc của riêng mình mà không cần sự hỗ trợ từ nhóm.

Hãy chuẩn bị đón nhận những gợi ý mang tính chủ quan về các phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho cá nhân, kèm theo những giới hạn thực tế.

Tổng quan về các phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho cá nhân

Vui lòng truy cập trang web của công cụ để xem thông tin giá cả mới nhất. *

Phần mềm quản lý dự án cá nhân nào có thể thay thế (và khi nào bạn cần nó)

Phần mềm quản lý dự án cá nhân cung cấp cho mỗi người một nơi duy nhất để ghi lại các công việc, đặt ngày đáo hạn, chia nhỏ mục tiêu thành các bước và xem những việc cần làm trong ngày hôm nay. Nó thay thế cho đống giấy ghi chú dán lung tung, các lời nhắc nhở trên lịch và bất kỳ ứng dụng ghi chú nào mà bạn thường xuyên làm mất thông tin.

Các công cụ tốt nhất cung cấp cấu trúc linh hoạt, dự án, thẻ và nhiều chế độ xem, mà không ép buộc các quy trình làm việc theo nhóm như sprint hay chuỗi phê duyệt vào quy trình làm việc cá nhân.

Ranh giới rất đơn giản: nếu bạn chỉ quản lý danh sách việc cần làm hàng ngày, một ứng dụng quản lý tác vụ là đủ. Nếu bạn phải xử lý nhiều dự án gồm nhiều bước với các hạn chót cụ thể, bạn cần quản lý dự án.

Cần chú ý những yếu tố nào khi chọn công cụ quản lý dự án cá nhân?

Có năm tiêu chí giúp phân biệt một công cụ dành cho cá nhân thực sự hiệu quả với một công cụ mà bạn sẽ bỏ rơi chỉ sau một tháng: tốc độ ghi chú, mức giá hợp lý cho một người dùng được cấp phép, tính linh hoạt trong chế độ xem, đồng bộ hóa đa thiết bị và trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ ra quyết định. Hãy ưu tiên các tiêu chí này theo thứ tự tương tự như trên.

9 công cụ quản lý dự án dành cho cá nhân

Dưới đây là chín công cụ quản lý dự án, được xếp hạng dựa trên mức độ phù hợp khi một người tự quản lý các dự án của mình. Mỗi phần sẽ đề cập đến đối tượng phù hợp nhất, những hạn chế, mức giá đã được xác minh và đánh giá từ những người dùng cá nhân.

1. Todoist (Phù hợp nhất để ghi lại công việc nhanh chóng và thuận tiện)

Nếu bạn vẫn đang theo dõi các công việc trong ứng dụng ghi chú hoặc hộp thư đến lộn xộn, Todoist sẽ mang lại cảm giác nhẹ nhõm. Tính năng Smart Quick Add của ứng dụng này có thể hiểu được tiếng Anh thông thường. Chỉ cần gõ “gửi email cho kế toán về thuế quý 1 vào mỗi thứ Sáu lúc 9 giờ sáng #công việc p1”. Ứng dụng sẽ tự động thiết lập ngày, tần suất lặp lại, dự án và mức độ ưu tiên cho bạn. Các công việc được đồng bộ hóa trong vòng chưa đầy hai giây trên web, máy tính để bàn, thiết bị di động và phần mở rộng trình duyệt.

Đối với người dùng cá nhân, rủi ro lớn nhất là bạn sẽ ngừng sử dụng công cụ đó. Todoist loại bỏ trở ngại này. Các dự án, nhiệm vụ con, nhãn, bộ lọc và mức độ ưu tiên giúp sắp xếp khối lượng công việc tự do một cách gọn gàng, không rối rắm. Trí tuệ nhân tạo (AI) của Todoist tích hợp tính năng Ramble để chuyển đổi giọng nói thành công việc và Task Assist. Tính năng này chia một công việc lớn thành các bước nhỏ và soạn thảo mô tả cho từng bước.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Todoist đạt 4,5/5 sao trên G2 dựa trên hơn 800 đánh giá. Người dùng liên tục nhấn mạnh rằng việc ghi chép công việc hàng ngày trên ứng dụng này rất nhanh chóng và dễ dàng.

Những điểm hạn chế của Todoist: Todoist trước hết là một công cụ quản lý công việc, chứ không phải là một công cụ lập kế hoạch dự án toàn diện. Ứng dụng này không có tính năng phụ thuộc, dòng thời gian hay chế độ xem Gantt. Điều này có nghĩa là một dự án cá nhân gồm nhiều giai đoạn với các bước cản trở lẫn nhau sẽ dần trở nên quá lớn so với khả năng của Todoist. Ngoài ra, tính năng lập kế hoạch dựa trên lịch của Todoist cũng đơn giản hơn so với các công cụ lập kế hoạch chuyên dụng, và các ghi chú dự án phải được lưu trữ trên một công cụ khác.

Nên bỏ qua Todoist nếu: Các dự án của bạn có các giai đoạn và mối quan hệ phụ thuộc cụ thể, hoặc bạn muốn một công cụ duy nhất có thể lưu trữ cả tài liệu dự án.

Người dùng thực tế nói gì về Todoist?

Cách một quản lý dự án CNTT sử dụng Todoist:

Với tư cách là một Quản lý Dự án CNTT trong lĩnh vực Công nghệ, cá nhân tôi sử dụng Todoist làm công cụ quản lý dự án của riêng mình để quản lý một số dự án. Todoist cung cấp một môi trường linh hoạt, nơi tôi có thể lập kế hoạch cho các công việc kỹ thuật và nhiệm vụ phát triển (phù hợp với lịch trình đã được phê duyệt), phân công các hoạt động, theo dõi tiến độ thông qua một chế độ xem trung tâm, và tạo các thông báo nhắc nhở định kỳ cho các cuộc đánh giá bảo trì và tài liệu của ủy ban thay đổi.

2. Things (Phù hợp nhất cho người dùng Apple)

Điểm nổi bật nhất của Things so với các ứng dụng khác chính là trải nghiệm sử dụng tuyệt vời. Ứng dụng này được đánh giá rộng rãi là trình quản lý công việc có thiết kế đẹp nhất trên macOS và iOS. Công việc được tổ chức theo các Khu vực (Areas), sau đó là Dự án (Projects), rồi đến các việc cần làm (việc cần làm), với luồng công việc "Hôm nay" (Today) và "Sắp tới" (Upcoming) nhẹ nhàng, giúp việc mở ứng dụng mỗi ngày trở nên dễ chịu chứ không phải là một nhiệm vụ nhàm chán.

Things cũng là trường hợp ngoại lệ về AI: tính đến thời điểm viết bài này, ứng dụng này không có tính năng AI tích hợp sẵn. Điều này là một ưu điểm đối với các nhà văn hoặc nhà thiết kế muốn một công cụ tập trung, nhưng lại là điểm trừ đối với bất kỳ ai cần sự hỗ trợ trong việc lập kế hoạch.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Things được đánh giá 4,4/5 sao trên G2, dựa trên hơn 20 đánh giá. Người dùng đặc biệt khen ngợi thiết kế của ứng dụng và cảm giác bình yên, thoải mái khi sử dụng hàng ngày.

Những điểm hạn chế của Things: Things là một công cụ quản lý công việc có nhãn dự án. Ứng dụng này không hỗ trợ tính năng phụ thuộc, chế độ xem theo dòng thời gian hay tệp đính kèm vào công việc. Do đó, bạn sẽ xem dự án dưới dạng danh sách thay vì lịch trình. Ngoài ra, ứng dụng này chỉ dành riêng cho Apple, không có phiên bản web hay ứng dụng Android, khiến bạn gặp khó khăn ngay khi chuyển sang hệ sinh thái khác.

Nên bỏ qua Things nếu: Bạn sử dụng Windows hoặc Android, cần dòng thời gian cho dự án hoặc các mối quan hệ phụ thuộc, hoặc muốn lưu trữ tệp tin và ghi chú cùng với các công việc.

Người dùng thực tế nói gì về Things?

Một nhân viên của doanh nghiệp nhỏ đã chia sẻ phản hồi của mình:

Giao diện tối giản và tích hợp mượt mà với nhiều công cụ hữu ích. Điều đó giúp tôi có năng suất cao hơn bao giờ hết. Điều tôi thích nhất ở Things là chỉ mất một phút để thiết lập và bạn có thể sử dụng nó vào bất kỳ lúc nào trong ngày.

3. ClickUp (Phần mềm tất cả trong một tốt nhất dành cho cá nhân muốn quản lý công việc, tài liệu và AI trong một không gian làm việc miễn phí)

ClickUp tích hợp các công việc, tài liệu (Docs) và lịch (Calendar) vào một không gian làm việc miễn phí, không giới hạn số người dùng được cấp phép và không có thời hạn sử dụng. Đối với những người đang quản lý nhiều khách hàng tự do hoặc thực hiện dự án phụ bên cạnh công việc chính, điều này có nghĩa là chỉ cần một tài khoản đăng nhập là có thể thay thế cho phần mềm quản lý công việc, ứng dụng ghi chú và công cụ theo dõi mục tiêu.

Tạo danh sách công việc, nhập công việc, đặt ngày đáo hạn, và các công việc đó sẽ hiển thị dưới dạng Bảng, lịch hoặc chế độ xem “hôm nay” đã lọc mà không cần phải nhập lại bất kỳ thông tin nào.

ClickUp Brain phân tích đồng thời các công việc nội bộ và tài liệu (Docs) của bạn. Công cụ này tạo ra các công việc con, tóm tắt tài liệu thành các mục cụ thể và trả lời câu hỏi “Có công việc nào quá hạn trong tuần này không?” dựa trên dữ liệu của bạn. Bảng điều khiển thời gian thực tự động theo dõi tiến độ từ các công việc được liên kết, và các “Super Agents” có thể theo dõi các hạn chót mà bạn có thể bỏ lỡ.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả:

Đánh giá: ClickUp được đánh giá 4,6/5 sao trên G2 dựa trên hơn 12.500 đánh giá. Người dùng liên tục nhấn mạnh sự hào phóng của kế hoạch miễn phí và khả năng thay thế nhiều đăng ký ứng dụng khác nhau bằng một không gian làm việc duy nhất.

Những điểm còn hạn chế của ClickUp: ClickUp có giao diện phức tạp hơn so với các ứng dụng chuyên dụng quản lý danh sách việc cần làm. Các mục Spaces, Thư mục và Danh sách công việc xuất hiện ngay trong thanh bên khi mở ứng dụng lần đầu, khiến trải nghiệm ban đầu có phần rườm rà. Chế độ xem Gantt và Dòng thời gian yêu cầu gói trả phí.

Nên bỏ qua ClickUp nếu: Bạn muốn trải nghiệm ghi chú và đánh dấu hoàn thành đơn giản nhất có thể mà không cần cấu hình gì cả. Hoặc quy trình làm việc của bạn chỉ cần một danh sách công việc duy nhất mà không cần ghi chú dự án hay theo dõi mục tiêu đi kèm.

Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?

Lắng nghe chia sẻ về ClickUp từ một chuyên gia tư vấn cấp cao:

Điều tôi đánh giá cao nhất ở ClickUp chính là tính linh hoạt: Tôi có thể quản lý dự án, công việc và tài liệu tại một nơi duy nhất, tùy chỉnh các chế độ xem (danh sách công việc, Bảng, lịch) theo cách làm việc của mình. Các tính năng tự động hóa giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, và việc tích hợp với các công cụ khác mà tôi sử dụng rất thuận tiện. Nhìn chung, trải nghiệm của tôi rất tích cực.

4. TickTick (Tốt nhất để quản lý thói quen và công việc trong một ứng dụng)

Hầu hết các ứng dụng trong danh mục này đều buộc bạn phải lựa chọn: danh sách công việc gọn gàng ở đây, lịch ở kia, công cụ theo dõi thói quen riêng biệt, v.v. TickTick tích hợp chế độ xem lịch, theo dõi thói quen, bộ đếm thời gian tập trung và tính năng nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên vào một ứng dụng duy nhất. Ứng dụng này có sẵn trên mọi nền tảng với một khoản phí hàng năm duy nhất. Đây gần như là một hệ thống năng suất cá nhân hoàn chỉnh dành cho sinh viên sau đại học đang phải xoay xở với các khóa học mà không cần phải đăng ký nhiều dịch vụ khác nhau.

Ứng dụng này có gói Miễn phí. Nếu nâng cấp lên gói Premium, bạn sẽ có thêm chế độ xem Bảng (Board) và Dòng thời gian (Timeline), giúp bạn theo dõi các dự án nhỏ một cách trực quan mà không phải trả mức giá cao như các công cụ nền tảng chuyên dụng. Công nghệ AI có mặt ở đây, nhưng chỉ ở mức cơ bản và tập trung vào tính năng, không phải là một công cụ lập kế hoạch, vì vậy đừng mua ứng dụng này vì lý do đó.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: TickTick đạt 4,5/5 sao trên G2 dựa trên hơn 100 đánh giá. Người dùng thường nhấn mạnh rằng họ nhận được rất nhiều giá trị so với mức giá phải trả, đặc biệt là tính năng kết hợp giữa lịch và theo dõi thói quen.

Những điểm yếu của TickTick: Về cơ bản, đây vẫn là một công cụ quản lý công việc, không hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc và tính năng báo cáo còn hạn chế. Một dự án nhiều giai đoạn sẽ nhanh chóng trở nên quá tải đối với ứng dụng này. Ngoài ra, mật độ tính năng dày đặc – vốn là điểm thu hút của ứng dụng – có thể khiến người dùng cảm thấy rối mắt nếu bạn chỉ muốn một danh sách công việc đơn giản.

Nên bỏ qua TickTick nếu: Bạn muốn một chế độ xem đơn giản, gọn gàng thay vì một bảng điều khiển chứa quá nhiều tính năng, hoặc các dự án của bạn cần các mối quan hệ phụ thuộc thực sự và cấu trúc quản lý dự án.

Người dùng thực tế nói gì về TickTick?

Dưới đây là những điểm mà một người đánh giá trên G2 thích ở TickTick:

Phần mềm này rất dễ sử dụng và dễ bắt đầu — bạn chỉ cần vào ngay và bắt đầu tạo công việc ngay lập tức. Tôi thực sự thích tính năng công việc con, và mọi thao tác đều diễn ra nhanh chóng và mượt mà khi nhấp chuột và mở các mục. Hơn nữa, nó còn miễn phí!

5. Trello (Phù hợp nhất cho những người thích lập kế hoạch trực quan)

Nếu bạn từng lập kế hoạch dự án bằng cách dán giấy ghi chú lên tường, bạn sẽ cảm thấy Trello rất quen thuộc ngay lập tức. Phần mềm này được thiết kế dành cho những người suy nghĩ theo thẻ và cột. Chỉ cần kéo một thẻ từ "Việc cần làm" sang "Đang làm" rồi sang "Đã xong", và toàn bộ dự án sẽ di chuyển từ trái sang phải ngay trước mắt bạn. Đối với những người đang quản lý một quy trình sản xuất nội dung hoặc một số dự án, luồng này rất trực quan và gần như không cần thiết lập gì cả.

Trello hiện cũng đã tích hợp AI gốc, có sẵn trên gói Premium trở lên. Tính năng này bao gồm Quick Capture, giúp tự động trích xuất ngày đáo hạn và các mục cần thực hiện từ hộp thư đến của bạn, cùng với trợ lý viết lách và brainstorming.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Trello được đánh giá 4,4/5 sao trên G2 dựa trên hơn 13.500 đánh giá. Các bảng trực quan, gần như không cần thiết lập là yếu tố khiến người dùng quay lại sử dụng nhiều nhất.

Những điểm yếu của Trello: Bảng Trello không hiển thị ‘những việc cần làm hôm nay’ một cách rõ ràng như danh sách, do đó Trello không phù hợp lắm với các công việc có nhiều danh sách công việc và phụ thuộc nhiều vào thời hạn. Các chế độ xem Lịch, Dòng thời gian và Bảng điều khiển chỉ có sẵn trong gói Premium, và ngay cả ở đó, tính năng báo cáo vẫn còn hạn chế.

Hãy bỏ qua Trello nếu: Bạn phải tuân thủ các mốc thời gian nghiêm ngặt và danh sách công việc dày đặc, hoặc bạn cần lập dòng thời gian và xác định các mối phụ thuộc trong điều kiện ngân sách eo hẹp.

Người dùng thực tế nói gì về Trello?

Một kỹ sư full-stack chia sẻ lý do tại sao họ thích Trello:

Chúng tôi sử dụng Trello để quản lý dự án, và hệ thống bảng và thẻ của nó vừa đơn giản vừa rất trực quan. Chỉ cần liếc qua Bảng, bạn có thể biết chính xác từng công việc đang ở giai đoạn nào. Danh sách kiểm tra bên trong các thẻ đặc biệt hữu ích để chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và theo dõi những việc đã hoàn thành. Tính năng tự động hóa của Butler cũng khá tốt: nó có thể tự động di chuyển các thẻ và gửi nhắc nhở dựa trên các quy tắc bạn cài đặt, nên bạn không cần phải quản lý các cập nhật đó thủ công mỗi lần.

6. Asana (Phù hợp nhất cho người dùng cá nhân muốn có cấu trúc cấp độ nhóm)

Asana là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp mà nhiều freelancer thường lựa chọn đầu tiên, và điều này hoàn toàn có lý do: các công việc, công việc con, ngày đáo hạn và mối phụ thuộc được thiết kế gọn gàng và trực quan ngay từ khi bắt đầu sử dụng.

Đối với người dùng cá nhân đang quản lý nhiều dự án cho khách hàng, các chế độ xem Danh sách công việc, Bảng, Lịch và Dòng thời gian sẽ giúp bạn có được cấu trúc dự án thực sự. Asana AI (trên các gói trả phí) có thể soạn thảo kế hoạch dự án, tóm tắt các cập nhật và chỉ ra những vấn đề cần chú ý.

Điểm hạn chế đối với nhóm người dùng là mô hình định giá. Kế hoạch Personal miễn phí chỉ giới hạn tối đa hai người dùng, trong khi cả hai gói trả phí đều yêu cầu tối thiểu hai người dùng được cấp phép, do đó bạn sẽ phải trả tiền cho một người dùng được cấp phép mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng đến.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Asana đạt 4,4/5 sao trên G2 dựa trên hơn 11.000 đánh giá. Người dùng liên tục khen ngợi giao diện gọn gàng và việc thiết lập đơn giản để bắt đầu một dự án.

Những điểm yếu của Asana: Asana được thiết kế dành cho các nhóm, do đó người dùng cá nhân sẽ phải đối mặt với giao diện phức tạp (các trường người được giao nhiệm vụ, chế độ xem Khối lượng công việc) mà họ sẽ không bao giờ sử dụng. Giới hạn hai người dùng trong kế hoạch miễn phí và yêu cầu tối thiểu hai người dùng được cấp phép trên các gói trả phí khiến Asana không phải là lựa chọn hợp lý cho một người dùng thực sự làm việc một mình, đồng thời phần mềm này cũng không có tính năng theo dõi thời gian hoặc lập hóa đơn cho công việc của khách hàng.

Nên bỏ qua Asana nếu: Bạn muốn một công cụ có mức giá và được thiết kế dành riêng cho một người, bạn cần tính năng ghi chú nhanh chỉ với một dòng, hoặc bạn tính phí cho khách hàng và muốn theo dõi thời gian ngay trong cùng một công cụ.

Người dùng thực tế nói gì về Asana?

Dưới đây là ghi chú của một chủ doanh nghiệp nhỏ trên G2:

Tôi rất thích tính năng tùy chỉnh dự án, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định những công việc nào đang cản trở các công việc khác. Các tính năng tự động hóa cũng hỗ trợ rất nhiều. Việc sử dụng biểu mẫu để tạo yêu cầu dữ liệu có cấu trúc thực sự là một bước đột phá! Tính năng tích hợp với Outlook cho phép bạn tạo công việc trực tiếp từ email và sao chép nội dung email làm bình luận = tiết kiệm thời gian!

7. Notion (Phù hợp nhất cho những người xây dựng hệ thống)

Notion cung cấp cho bạn các nguyên liệu thô thay vì một công cụ hoàn chỉnh. Cơ sở dữ liệu, trang và chế độ xem là những khối xây dựng cơ bản, và bạn có thể ghép chúng lại để tạo thành công cụ theo dõi công việc, trung tâm dự án, ghi chú và danh sách đọc. Điểm nổi bật nhất là gì? Tất cả đều liên kết với nhau. Nếu bạn suy nghĩ theo hệ thống và muốn các dự án cùng ghi chú dự án được tập trung tại một nơi, Notion sẽ là lựa chọn phù hợp.

Notion AI rất giỏi trong việc viết, tóm tắt và trả lời câu hỏi trên các trang của chính bạn, nhưng chi phí có thể là một thách thức. Tính năng AI đầy đủ chỉ có trong Gói Doanh nghiệp, do đó người dùng cá nhân sẽ phải trả phí tương ứng.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Notion đạt 4,6/5 sao trên G2 dựa trên hơn 11.900 đánh giá. Tính linh hoạt và cảm giác không gian làm việc "tất cả trong một" chính là những yếu tố chinh phục người dùng.

Những điểm hạn chế của Notion: Vì bạn phải tự thiết lập mọi thứ, nên quá trình thiết lập ban đầu tốn nhiều thời gian. Cơ sở dữ liệu của nó cũng thiếu logic phụ thuộc sâu và tự động hóa, đồng thời không có công cụ lập lịch tích hợp sẵn.

Hãy bỏ qua Notion nếu: Bạn muốn có sẵn cấu trúc ngay từ ngày đầu tiên, hoặc bạn muốn sử dụng AI với chi phí hợp lý trong kế hoạch cá nhân thay vì phải trả mức giá dành cho Gói Doanh nghiệp.

Người dùng thực tế nói gì về Notion?

Lắng nghe chia sẻ từ một giám đốc thương hiệu cấp cao về Notion:

Điều tôi thích nhất ở Notion là tính linh hoạt của nó trong việc tổ chức hầu như mọi loại thông tin. Trong trường hợp của tôi, tôi sử dụng nó rất nhiều hàng ngày, cả cho công việc lẫn quản lý dự án, lập tài liệu và theo dõi công việc. Tôi đặc biệt thích việc có thể cài đặt các cấu trúc tùy chỉnh cao, từ cơ sở dữ liệu đến bảng điều khiển, wiki nội bộ, tất cả đều tập trung tại một nơi. Ngoài ra, khả năng liên kết các trang với nhau giúp mọi thứ trở nên liền mạch và dễ dàng điều hướng khi bạn đã có lượng thông tin lớn.

8. Sunsama (Phù hợp nhất cho thói quen lập kế hoạch hàng ngày)

Sunsama là lựa chọn lý tưởng khi vấn đề của bạn là tập trung, chứ không phải lưu trữ. Mỗi sáng, ứng dụng này sẽ hướng dẫn bạn xây dựng một kế hoạch thực tế, tổng hợp các công việc từ các công cụ khác và lịch của bạn vào một danh sách công việc duy nhất. Ứng dụng này còn có tính năng cảnh báo khối lượng công việc khi bạn nhận quá nhiều công việc, cũng như tính năng tổng kết trước khi tắt máy vào mỗi tối.

Điều này phản ánh trực tiếp sự căng thẳng vòng hở đằng sau hiệu ứng Zeigarnik: những công việc chưa hoàn thành sẽ cứ ám ảnh bạn cho đến khi bạn quyết định thời điểm hoàn thành chúng. AI ở đây được thiết kế đơn giản một cách có chủ đích, chỉ với một vài tính năng tích hợp thay vì một thuật toán điều khiển toàn bộ ngày làm việc của bạn.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Sunsama được đánh giá 4,7/5 sao trên Capterra dựa trên hơn 20 đánh giá, với người dùng cho rằng thói quen hàng ngày này đã thay đổi cách họ thực hiện công việc.

Những điểm hạn chế của Sunsama: Ứng dụng này không quản lý dự án, dòng thời gian hay các mối quan hệ phụ thuộc. Ngoài ra, khả năng lập kế hoạch chỉ giới hạn trong khoảng hai tuần, do đó bạn cần kết hợp nó với một công cụ quản lý dự án. Ứng dụng này cũng thuộc phân khúc cao cấp đối với ngân sách của cá nhân, và giá trị của nó hoàn toàn phụ thuộc vào việc bạn có duy trì thói quen sử dụng hàng ngày hay không.

Hãy bỏ qua Sunsama nếu: Bạn muốn phần mềm tự động quản lý và tổ chức các dự án. Hoặc bạn muốn một công cụ miễn phí và cảm thấy mệt mỏi với những quy trình cứng nhắc.

Người dùng thực tế nói gì về Sunsama?

Một người đánh giá trên Capterra đã chia sẻ lý do tại sao họ thích Sunsama:

Điều tôi thích nhất ở Sunsama là tính dễ sử dụng. Việc mở Sunsama và tạo danh sách các công việc cần hoàn thành thật sự vô cùng đơn giản. Từ đó, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các công việc từ ngày này sang ngày khác để tạo kế hoạch hiệu quả cho tuần công việc của mình.

9. Motion (Tốt nhất cho tính năng tự động lập lịch bằng AI)

Nếu bạn từng nhìn chằm chằm vào danh sách việc cần làm mà không biết nên bắt đầu từ đâu, Motion có thể là lựa chọn dành cho bạn. Trí tuệ nhân tạo (AI) chính là điểm mạnh của ứng dụng này. Bạn chỉ cần thêm các công việc kèm theo hạn chót, và hệ thống của Motion sẽ tự động sắp xếp chúng vào các khung thời gian cụ thể trên lịch của bạn. Sau đó, ứng dụng sẽ tự động điều chỉnh lại mọi thứ khi cuộc họp kéo dài hoặc kế hoạch thay đổi. Công nghệ này còn tự động phân tích hạn chót và mức độ ưu tiên, sau đó phân bổ công việc vào các khung thời gian trống trên lịch của bạn, giúp bạn không phải lo lắng về việc này.

Motion cũng là một công cụ quản lý dự án hơn so với hầu hết các ứng dụng lập kế hoạch khác trong danh sách này, với các dự án thực tế, bảng Kanban và các mối quan hệ phụ thuộc nằm bên dưới lớp lập lịch. Đối với những người hay bị "mệt mỏi do phải ra quyết định", nó giải quyết hai vấn đề cùng lúc: dự án được lưu trữ ở đâu và khi nào mỗi công việc sẽ được hoàn thành.

Các tính năng và điểm nổi bật chính

Giá cả

Đánh giá: Motion được đánh giá 4,1/5 sao trên G2 dựa trên hơn 120 đánh giá. Tính năng lên lịch tự động là yếu tố thu hút người dùng, tuy nhiên ý kiến lại chia rẽ khi nói đến việc thiết lập.

Những điểm hạn chế của Motion: Phần mềm này khá đắt đỏ và nặng nề đối với một người dùng, và tuần đầu tiên thiết lập tốn nhiều công sức vì nó được kỳ vọng sẽ thay thế toàn bộ hệ thống công cụ hiện tại của bạn. Tính năng lên lịch tự động có thể sắp xếp công việc vào những khung giờ không thuận tiện, và không có tính năng ghi chú nhanh cho các công việc cá nhân đơn giản.

Nên bỏ qua Motion nếu: Bạn muốn tự mình kiểm soát từng khối thời gian, giá cả quá cao cho việc sử dụng cá nhân, hoặc bạn không thực sự phụ thuộc vào lịch của mình.

Người dùng thực tế nói gì về Motion?

Một sinh viên đại học đã chia sẻ trải nghiệm của mình khi sử dụng Motion:

Tôi rất thích sử dụng Motion để theo dõi tiến độ học tập tại trường đại học. Tôi tạo các dự án với tất cả các công việc cần làm mỗi tuần, và Motion sẽ tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên cho tôi dựa trên lịch học cụ thể của từng môn học trong tuần. Tôi cũng rất thích tính năng nhắc nhở tiến độ khi làm công việc, giúp tôi dễ dàng chia nhỏ công việc thành các giai đoạn. Tôi sử dụng Motion hàng ngày để biết chính xác những việc cần hoàn thành trong ngày. Ứng dụng này còn tích hợp dễ dàng các lịch trình trong lịch Outlook của tôi, giúp loại bỏ tình trạng trùng lặp lịch trình.

Làm thế nào để chọn công cụ quản lý dự án phù hợp với bạn?

Lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào sáu hồ sơ người dùng: ưu tiên danh sách, dành cho người dùng Apple, trực quan, tất cả trong một, tự tùy chỉnh và lên lịch bằng AI. Mỗi hồ sơ tương ứng với một hoặc hai công cụ trong hướng dẫn này:

Hãy chọn một công cụ chuyên dụng nếu bạn chỉ cần hoàn thành một việc cần làm duy nhất một cách nhanh chóng. Chỉ nên chọn một nền tảng khi nó thực sự có thể thay thế nhiều gói đăng ký khác nhau.

Kết luận: Lựa chọn tốt nhất cho cá nhân hiếm khi là công cụ mạnh mẽ nhất. Đó là công cụ dễ sử dụng nhất nhưng vẫn phát triển cùng bạn. ClickUp hiệu quả vì nó bắt đầu như một danh sách công việc miễn phí và chỉ mở rộng sang tài liệu, mục tiêu và AI khi dự án thực sự cần thiết. Todoist, Things và TickTick vẫn là những lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn một công cụ chuyên biệt chỉ thực hiện một nhiệm vụ duy nhất rồi “biến mất”.

Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và tập trung mọi dự án vào một nơi duy nhất.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho cá nhân

Công cụ quản lý dự án đơn giản nhất dành cho một người là gì?

Todoist là công cụ đơn giản nhất nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý dự án cho cá nhân. Ứng dụng này ghi nhận công việc thông qua ngôn ngữ tự nhiên trong vòng chưa đầy ba giây, đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị và cung cấp cấu trúc vừa đủ (dự án, mức độ ưu tiên, bộ lọc) mà không cần cấu hình. Things cũng đơn giản tương tự nhưng chỉ hỗ trợ các thiết bị Apple.

Tôi có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án dành cho nhóm với tư cách là người dùng cá nhân không?

Gói miễn phí của ClickUp không giới hạn số người dùng được cấp phép, do đó một người dùng có thể sử dụng đầy đủ các tính năng mà không tốn phí. Asana cũng là một lựa chọn, tuy nhiên gói miễn phí Personal của Asana chỉ hỗ trợ tối đa hai người dùng được cấp phép và các gói trả phí yêu cầu tối thiểu hai người dùng được cấp phép, do đó người dùng cá nhân sẽ phải trả tiền cho một người dùng mà họ không sử dụng. Dù chọn giải pháp nào, bạn cũng sẽ phải đối mặt với sự phức tạp vốn có của các công cụ dành cho nhóm, như các trường người được giao nhiệm vụ và chế độ xem Khối lượng công việc, cùng chi phí thiết lập cao hơn so với các công cụ dành riêng cho người dùng cá nhân như Todoist hay TickTick.

Todoist hay Notion tốt hơn cho việc quản lý công việc cá nhân?

Todoist phù hợp hơn cho việc ghi chép nhanh các công việc hàng ngày và các công việc có thời hạn cụ thể. Notion là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn các công việc, ghi chú và cơ sở dữ liệu được liên kết trong một không gian làm việc duy nhất, và bạn sẵn sàng tự xây dựng hệ thống. Todoist hoạt động tốt ngay từ đầu mà không cần cấu hình; Notion yêu cầu thiết lập ban đầu nhưng mang lại sự linh hoạt cao hơn cho các dự án cá nhân phức tạp.

ClickUp hay Notion tốt hơn cho việc quản lý dự án cá nhân?

ClickUp là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn có cấu trúc ngay từ ngày đầu tiên. Notion là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn thiết kế hệ thống của riêng mình. ClickUp đi kèm với các chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch sẵn có, cùng với Mục tiêu và ClickUp Brain. Notion cung cấp cho bạn cơ sở dữ liệu và các trang để tự sắp xếp, nhưng tính năng Notion AI đầy đủ chỉ có trong gói Business. Chọn ClickUp để nhanh chóng tạo ra giá trị, chọn Notion để tùy chỉnh toàn diện.

Ứng dụng quản lý dự án cá nhân nào hoạt động tốt nhất khi ngoại tuyến?

Things và Todoist cung cấp tính năng lưu trữ ngoại tuyến đáng tin cậy nhất, vì cả hai đều lưu trữ dữ liệu cục bộ và đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại. Things hoàn toàn tương thích với các thiết bị Apple. Todoist hỗ trợ tiện ích bổ sung ngoại tuyến trên thiết bị di động và máy tính để bàn, đồng thời đồng bộ hóa trong vài giây ngay khi kết nối mạng. Các công cụ ưu tiên trình duyệt như Notion có hiệu suất ngoại tuyến kém hơn. Nếu bạn làm việc trên máy bay hoặc tàu hỏa, hãy ưu tiên sử dụng ứng dụng gốc thay vì không gian làm việc chỉ trên web.

Một người nên trả bao nhiêu cho phần mềm quản lý dự án?

Hầu hết các lựa chọn tốt nhất đều miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, bao gồm ClickUp, Todoist, TickTick, Trello và Notion. Các kế hoạch cá nhân trả phí thường có giá từ 5 đến 19 USD mỗi tháng. Các ứng dụng mua một lần như Things có tổng giá khoảng 80 USD cho tất cả các thiết bị. Tránh các kế hoạch giá theo số lượng người dùng được cấp phép trên 10 USD mỗi tháng, trừ khi công cụ đó thực sự thay thế được nhiều gói đăng ký khác cho bạn.

Các tính năng AI có quan trọng trong một công cụ quản lý dự án cá nhân không?

Các tính năng này rất quan trọng nếu AI thực hiện các công việc lập kế hoạch mà bạn thường bỏ qua, chẳng hạn như tự động lên lịch các công việc vào lịch của bạn (Motion) hoặc chia nhỏ mục tiêu thành các công việc phụ (ClickUp Brain, Todoist Task Assist). Một chatbot được tích hợp để phục vụ mục đích tiếp thị sẽ không giúp cải thiện năng suất cá nhân. AI nên soạn thảo, tóm tắt hoặc lên lịch, chứ không phải đóng vai trò như một trợ lý chung chung.

Một người có thể sử dụng gói miễn phí của ClickUp mãi mãi không?

Đúng vậy, gói "Miễn phí vĩnh viễn" của ClickUp không có giới hạn số người dùng được cấp phép và không có thời hạn sử dụng, do đó một người dùng có thể quản lý các công việc, tài liệu, mục tiêu và Lịch vô thời hạn mà không tốn phí. Các giới hạn chính nằm ở các chế độ xem nâng cao như Gantt và Timeline, vốn yêu cầu gói trả phí. Đối với hầu hết các quy trình làm việc cá nhân, gói miễn phí là đủ. Bạn chỉ cần nâng cấp khi dự án cần lập kế hoạch chi tiết theo dòng thời gian.

Công cụ nào có AI tốt nhất cho kế hoạch hàng ngày của cá nhân?

Motion sở hữu trí tuệ nhân tạo (AI) mạnh mẽ nhất dành cho việc lập kế hoạch cá nhân. Ứng dụng này tự động lên lịch các công việc của bạn trên lịch và điều chỉnh lại khi kế hoạch thay đổi. ClickUp Brain là lựa chọn có giá trị nhất nếu bạn muốn AI có khả năng đọc các công việc và tài liệu của chính bạn để soạn thảo các công việc con và trả lời các câu hỏi nội bộ. Hãy bỏ qua các công cụ mà AI chỉ là một chatbot bổ sung cho năng suất cá nhân; tính năng lên lịch và tóm tắt vượt trội hơn so với các cuộc trò chuyện chung chung.

Công cụ quản lý dự án miễn phí nào là tốt nhất dành cho các freelancer?

Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp là lựa chọn miễn phí có nhiều tính năng nhất dành cho freelancer, cung cấp số lượng công việc, tài liệu và chế độ xem lịch không giới hạn mà không có giới hạn số người dùng được cấp phép. Gói miễn phí của Todoist phù hợp với các freelancer cần ghi chú nhanh trên tối đa năm dự án. Gói miễn phí của Trello phù hợp với các freelancer quản lý quy trình làm việc với khách hàng một cách trực quan trên tối đa 10 bảng Kanban.