Bạn có biết tại sao người ta nói "Làm việc nhóm giúp thực hiện ước mơ"?
Rất đơn giản: khi mọi người cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung và chia sẻ khối lượng công việc, doanh nghiệp thường đạt được kết quả vượt xa mong đợi.
Nhưng có một thách thức—nếu không có quy trình ủy quyền quyền hạn hợp lý, những mục tiêu đó có thể biến thành ác mộng. Và đừng chỉ tin lời chúng tôi; các nghiên cứu đã chỉ ra điều đó—chỉ 2,5% người có thể làm nhiều việc cùng lúc một cách hiệu quả!
Sự phân công hiệu quả trong một tổ chức cũng liên quan đến việc hiểu rõ vai trò của người ra quyết định và nhóm thực hiện công việc.
Với khung phân quyền phù hợp, tổ chức của bạn có thể tránh được sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều nắm rõ trách nhiệm của mình.
Các chuyên gia và nhà quản lý nhân sự rất thích quy trình này vì nó đảm bảo các công việc cụ thể được thực hiện với trách nhiệm rõ ràng. Một số nhóm thậm chí còn tham khảo ý kiến của cố vấn pháp lý để đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo quy định.
Nhưng câu hỏi thực sự là, bạn có thể tìm thấy mẫu ủy quyền hoàn hảo để sử dụng ngay lập tức mà không phải đau đầu chỉnh sửa nhiều ở đâu?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 10 mẫu ủy quyền tốt nhất, tất cả đều miễn phí và siêu dễ tùy chỉnh.
Đọc thêm: Cách phân công công việc tại nơi làm việc: 10 mẹo để phân công hiệu quả
Mẫu ủy quyền là gì?
Các mẫu ủy quyền giúp loại bỏ sự phỏng đoán về ai có thể đưa ra quyết định nào.
Cần ai đó ký tài liệu hoặc phê duyệt bản phác thảo hợp đồng? Muốn chỉ định ai đó đánh giá hoặc giải thích chiến dịch chiến lược tiếp theo của bạn? Tất cả đều được bao gồm.
Các mẫu này xác định rõ vai trò của việc ủy quyền cho các bên liên quan.
Các mẫu ủy quyền có thể giúp ích trong các trường hợp sau:
- Tăng cường sự rõ ràng trong ra quyết định: Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về ai có quyền ra quyết định cho tổ chức
- Ngăn ngừa các vấn đề pháp lý: Đảm bảo các thành viên trong nhóm tuân thủ quy trình phê duyệt và hoạt động trong phạm vi quyền hạn được giao
- Giám sát việc phân công công việc: Giám sát và theo dõi các công việc được phân công trong toàn tổ chức
- Thiết lập vai trò và trách nhiệm: Đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ nhiệm vụ cụ thể của mình và những gì được mong đợi từ họ
- Thúc đẩy trách nhiệm giải trình: Khuyến khích văn hóa quyền sở hữu bằng cách xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng công việc và quyết định
Điều gì tạo nên một mẫu ủy quyền tốt?
Một mẫu phân quyền tốt không chỉ đơn thuần là phân công công việc mà còn tạo sự rõ ràng và trách nhiệm.
Bạn không muốn mọi người phải đoán mò hoặc tranh giành khi cần chữ ký hoặc sự phê duyệt. Các mẫu lý tưởng sẽ ngăn chặn điều này bằng cách phân công vai trò cụ thể, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình trong quá trình ra quyết định.
Các mẫu tốt nhất cũng tính đến tính linh hoạt. Các bộ phận khác nhau có thể yêu cầu các cấp quyền hạn khác nhau, vì vậy biểu mẫu ủy quyền phải dễ dàng chỉnh sửa để phản ánh cấu trúc tổ chức của bạn.
Cho dù bạn đang phân công quyền hạn cho các công việc thường ngày hay các quyết định quan trọng, tài liệu này phải đề cập rõ ràng mọi chi tiết. Điều này giúp tất cả các bên liên quan dễ dàng tuân thủ hơn.
📌 Ví dụ: Khi một giám đốc marketing tại một công ty công nghệ cần phê duyệt một chiến dịch quảng cáo mới, cô ấy sử dụng mẫu ủy quyền được cấu trúc rõ ràng để làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng người. Nhóm làm việc trơn tru, không có sự nhầm lẫn hay chậm trễ nhờ việc chỉ định rõ ai có quyền phê duyệt ngân sách và dòng thời gian.
Đọc thêm: Phần mềm phân công công việc tốt nhất để trao quyền cho các nhóm
10 mẫu mẫu ủy quyền hàng đầu
1. Mẫu ma trận ủy quyền của ClickUp
Mẫu ma trận phân quyền của ClickUp giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quá trình ra quyết định và phân công trách nhiệm một cách hiệu quả.
Nó cung cấp các Trạng thái Tùy chỉnh như "Ủy quyền" và "Cần nhập liệu" để theo dõi công việc, trong khi các Trường Tùy chỉnh như CFO, CEO và Bộ phận cho phép bạn hình dung cấu trúc quyền hạn của nhóm.
Ví dụ: bạn có thể giao công việc cho Giám đốc bán hàng và theo dõi quyền phê duyệt của họ thông qua Chế độ xem bảng ma trận.
Mẫu này cũng hỗ trợ các chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách công việc và Biểu đồ Gantt để làm rõ vai trò ra quyết định và cấu trúc báo cáo, giúp theo dõi vai trò của từng cá nhân trở nên cực kỳ dễ dàng.
✨ Lý tưởng cho: Các nhà quản lý và giám sát của các nhóm lớn muốn truyền đạt rõ ràng trách nhiệm và quy trình làm việc tiêu chuẩn cho các công việc khác nhau của nhóm
🧠 Bạn có biết? Các CEO giỏi kỹ năng ủy quyền có doanh thu tăng tới 33%. Các nhà lãnh đạo cấp cao này hiểu rằng họ không thể làm mọi việc một mình; thay vào đó, họ trao quyền cho các nhóm của mình để giải quyết các nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ.
2. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp
Bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp các công việc theo thứ tự? Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp là một giải pháp giàu tính năng cho phép bạn sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên, trạng thái hoặc bộ phận, giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng.
Giả sử nhóm tiếp thị của bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm. Bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng để lập bản đồ từng giai đoạn, như tạo/lập nội dung, chiến dịch quảng cáo và bài đăng trên mạng xã hội, trên bảng Kanban, sau đó di chuyển từng công việc qua các cột như 'Việc cần làm', 'Đang tiến hành' và 'Hoàn thành' để theo dõi tiến độ một cách trực quan.
Đối với những người phải đảm nhiệm nhiều trách nhiệm, chế độ xem "Lịch" cho phép lên lịch phỏng vấn, cài đặt thời hạn theo dõi và cập nhật lịch trình công việc.
Cuối cùng, chế độ xem "Danh sách" của mẫu rất hữu ích cho người quản lý dự án giám sát nhiều nhóm.
✨ Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và những người khác cần quản lý và phân công công việc liên chức năng.
Ghi chú: Cần thêm các giải pháp quản lý công việc sẵn sàng sử dụng? Hãy xem bộ sưu tập 11 mẫu quản lý công việc miễn phí trong Excel & ClickUp của chúng tôi
3. Mẫu kế hoạch quản lý nhóm ClickUp
Quản lý một nhóm đa chức năng hoặc từ xa đôi khi có thể là một thách thức. Làm thế nào để giữ mọi người đồng nhất và đi đúng hướng? Làm thế nào để quản lý tiến độ của cá nhân và nhóm?
Đó là lúc Mẫu kế hoạch quản lý nhóm ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu này được thiết kế để giúp các nhà lãnh đạo theo dõi tiến độ của nhóm, phân công vai trò và duy trì sự tổ chức.
Ví dụ: nếu một nhóm tiếp thị từ xa gặp khó khăn trong việc phối hợp công việc, chế độ xem "Chương trình theo bộ phận" cho phép họ lập kế hoạch cuộc họp hiệu quả, đảm bảo mọi người đều được tham gia.
Trong khi đó, nhóm kỹ thuật đang làm việc để ra mắt sản phẩm có thể sử dụng chế độ xem "Trạng thái theo bộ phận" để theo dõi công việc nào đang bị đình trệ hoặc đã hoàn thành.
Với các Trường Tùy chỉnh như 'Bộ phận' và các trạng thái như 'Đang xử lý' hoặc 'Đã hủy', nhóm của bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu này cho phù hợp với nhu cầu của mình.
✨ Lý tưởng cho: Các nhà quản lý của các nhóm đa chức năng hoặc từ xa, giúp họ phối hợp công việc, phân công vai trò và theo dõi tiến độ một cách thống nhất.
4. Mẫu ma trận RACI về vai trò và trách nhiệm của ClickUp
Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed - Chịu trách nhiệm, Phải báo cáo, Được tham khảo ý kiến, Được thông báo) là một khung đơn giản để xác định vai trò và trách nhiệm trong một dự án hoặc nhóm.
Hãy tưởng tượng bộ phận kế toán của bạn đang chuẩn bị cho cuộc kiểm toán hàng năm. Với sự tham gia của nhiều bên liên quan, như giám đốc tài chính, kiểm toán viên và nhóm tài chính, việc phân định rõ vai trò là rất quan trọng. Mẫu ma trận RACI về vai trò và trách nhiệm của ClickUp giúp quá trình này trở nên đơn giản.
Ví dụ: Giám đốc tài chính (CFO) "chịu trách nhiệm" đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ, trong khi Giám đốc tài chính (Finance Manager) "chịu trách nhiệm" thu thập báo cáo tài chính. Các kiểm toán viên bên ngoài cần được "tham khảo ý kiến" để kiểm tra tuân thủ, và bộ phận nhân sự có thể cần được "thông báo" về các hồ sơ tài chính liên quan đến nhân viên.
Sử dụng chế độ xem Ma trận RACI, mọi người đều biết vai trò cụ thể của mình, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót công việc.
Khi công việc tiến độ qua các trạng thái như Đang mở hoặc Đang tiến hành, toàn bộ nhóm sẽ luôn đồng bộ, đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và ngăn ngừa sự chậm trễ trong quy trình làm việc.
✨ Lý tưởng cho: Các tổ chức và bộ phận cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm.
Đọc thêm: Hiểu RACI: Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình
5. Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp
Giống như mẫu trước, Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp cũng giúp phân công vai trò và trách nhiệm, nhưng có một điểm khác biệt! Mẫu này dành cho người mới bắt đầu xử lý các dự án liên chức năng.
Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty — Điều phối viên sự kiện chịu trách nhiệm về hậu cần, Giám đốc tài chính chịu trách nhiệm về ngân sách và nhóm Nhân sự cần được thông báo về mọi nhu cầu nhân sự.
Hoặc xem xét việc khởi động một chiến dịch tiếp thị — Người tạo nội dung chịu trách nhiệm viết tài liệu, trong khi Giám đốc sáng tạo giám sát hình ảnh và bộ phận Pháp lý phải được tham khảo để đảm bảo tuân thủ.
Bạn có thể sử dụng 'Chế độ xem bảng' trong mẫu để phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và xem biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ.
✨ Lý tưởng cho: Người mới bắt đầu quản lý các dự án đa chức năng, cần xác định vai trò, trách nhiệm và nghĩa vụ trong một định dạng có cấu trúc và dễ hiểu.
6. Mẫu ma trận RACI của ClickUp
Không giống như danh sách việc cần làm tiêu chuẩn, Mẫu ma trận RACI của ClickUp phân định rõ ràng các vai trò, nên bạn không còn phải băn khoăn ai đang xử lý những việc quan trọng nữa. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng mẫu này ngay cả cho kế hoạch cá nhân.
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi cùng bạn bè. Bạn có thể sử dụng mẫu biểu đồ RACI này để chỉ định người chịu trách nhiệm đặt phòng khách sạn, cài đặt lộ trình và thông báo cho mọi người về các quyết định quan trọng.
Hoặc tưởng tượng bạn đang tổ chức một sự kiện từ thiện: bạn có thể dễ dàng theo dõi ai phụ trách gây quỹ và tham khảo ý kiến của các nhà tài trợ.
Điểm hay của mẫu này nằm ở khả năng vạch ra trách nhiệm một cách chính xác, giúp công việc nhóm trở nên dễ dàng, cho dù trong kinh doanh hay cuộc sống hàng ngày!
✨ Lý tưởng cho: Quản lý dự án kinh doanh và cá nhân, nơi phân công vai trò rõ ràng và lập bản đồ trách nhiệm là yếu tố thiết yếu để đạt được kết quả thành công.
Đọc thêm: 9 ví dụ về ma trận RACI cho quản lý dự án | ClickUp
7. Mẫu ma trận phân công trách nhiệm của ClickUp
Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý nhiều dự án của khách hàng, chẳng hạn như một dự án phát triển web và một dự án tiếp thị nội dung.
Với Mẫu Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) của ClickUp, bạn có thể đơn giản hóa việc quản lý dự án trong nháy mắt.
Mẫu này giúp bạn phân công vai trò rõ ràng: nhà phát triển xử lý các cập nhật trang web trong khi người viết nội dung làm việc trên các bài đăng blog. Mẫu này cũng đảm bảo rằng điều phối viên dự án của bạn được cập nhật để giữ dòng thời gian đi đúng hướng — không còn phải đoán mò hay gửi email qua lại liên tục.
Một trong những tính năng tốt nhất là 'Chế độ xem bảng trắng', cho phép bạn xem trực tiếp ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc, để không có công việc nào bị bỏ sót.
Bất kể bạn đang quản lý một nhóm hay chỉ liên lạc với khách hàng, mẫu này sẽ giúp bạn giao tiếp và cập nhật thông tin dễ dàng hơn.
✨ Lý tưởng cho: Trưởng nhóm quản lý nhiều dự án của khách hàng, đơn giản hóa việc phân công công việc và phân bổ vai trò với các công cụ theo dõi trực quan rõ ràng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem Bảng trắng trong ClickUp để tăng cường sự hợp tác trong khi phân công vai trò bằng Mẫu Ma trận phân công trách nhiệm. Tính năng này cho phép nhóm của bạn brainstorm ý tưởng và tạo công việc trong thời gian thực, đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin.
8. Mẫu ma trận vai trò và quyền truy cập của ClickUp
Bạn đã bao giờ gặp trường hợp một thành viên trong nhóm cố gắng truy cập một tệp tin nhưng chỉ nhận được thông báo "Quyền truy cập bị từ chối" đầy bực bội?
Mẫu ma trận vai trò và quyền truy cập của ClickUp giúp giải quyết vấn đề đó.
Khi quản lý một dự án có phạm vi hỗn hợp, giả sử Trưởng phòng Kinh doanh của bạn cần truy cập dữ liệu khách hàng, trong khi các nhân viên tự do chỉ được truy cập tài liệu tiếp thị.
Mẫu này cho phép bạn lập bản đồ chính xác ai có thể truy cập vào nội dung nào, đảm bảo bảo mật và hiệu quả.
Ví dụ, trong dự án trang web mà chúng tôi đã đề cập trước đó, Nhà thiết kế sản phẩm sẽ có quyền truy cập vào các tệp thiết kế và nguyên mẫu, trong khi Chuyên gia tiếp thị sẽ có thể xem mô tả sản phẩm và nội dung quảng cáo.
Với Chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp, như 'Nhiệm vụ bộ phận' và 'Nhiệm vụ bên ngoài', bạn có thể theo dõi quyền truy cập và vai trò một cách trực quan trong thời gian thực.
Không còn phải nghi ngờ hay phỏng đoán – chỉ có các quy trình làm việc rõ ràng, được quản lý hiệu quả!
✨ Lý tưởng cho: Các nhà quản lý và trưởng nhóm trong các tổ chức cần kiểm soát quyền truy cập, theo dõi quyền truy cập và đảm bảo rằng đúng người có thông tin phù hợp.
9. Mẫu biểu mẫu ủy quyền của pdfFiller
Mẫu biểu mẫu ủy quyền của pdfFiller là lựa chọn lý tưởng cho các công ty tiếp thị muốn hợp lý hóa quy trình phê duyệt và ra quyết định.
Bạn cần Giám đốc sáng tạo giám sát việc phê duyệt thiết kế và Giám đốc tài khoản xử lý việc ký duyệt ngân sách? Hay Giám đốc truyền thông xã hội sẽ phụ trách việc phê duyệt nội dung cho các bài đăng hàng ngày?
Chỉ cần phân công vai trò và để mỗi thành viên trong nhóm tập trung vào việc họ làm tốt nhất.
Với các tùy chọn chỉnh sửa, ký và chia sẻ dễ sử dụng, mẫu này giúp các dự án của bạn tiến triển suôn sẻ và hiệu quả.
✨ Lý tưởng cho: Các công ty tiếp thị hoặc nhóm sáng tạo muốn đơn giản hóa việc phê duyệt công việc và ra quyết định.
🌟 Thông tin thú vị: Bạn có biết rằng các nhà lãnh đạo không phân công công việc đủ có thể vô tình tạo ra văn hóa do dự trong nhân viên? Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy kỹ năng và tài năng của họ được đánh giá cao, họ sẽ hạnh phúc và làm việc hiệu quả hơn.
10. Mẫu ma trận ủy quyền của Lark
Mẫu Ma trận ủy quyền của Lark dành cho người dùng lần đầu tiên và giúp các dự án được tổ chức có hệ thống nhờ giao diện thân thiện với người dùng.
Từ việc phân công lãnh đạo nhóm nội bộ đơn giản đến phân bổ quyền hạn giữa các bộ phận, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa phân công công việc, điều chỉnh cấp quyền hạn và theo dõi tiến độ — tất cả chỉ với vài cú nhấp chuột.
Điều này đặc biệt hữu ích để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình, từ thực tập sinh mới vào nghề đến nhân viên cấp cao giám sát các công việc quan trọng.
Tuy nhiên, xin lưu ý: mẫu này phù hợp nhất với Google Trang tính.
✨ Lý tưởng cho: Người dùng mới hoặc doanh nghiệp nhỏ cần một công cụ đơn giản, thân thiện với người dùng để phân công công việc và quản lý các cấp quyền hạn trong tổ chức của họ.
Ủy quyền và nâng cao hiệu quả với ClickUp
Nhiều nhà lãnh đạo kinh doanh thành công, bao gồm Andrew Carnegie, Eli Broad và Jessica Jackley, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ủy quyền hiệu quả.
Hãy học hỏi từ ông trùm kinh doanh người Anh Sir Richard Branson, người đã nói một câu nổi tiếng: "Nếu bạn thực sự muốn phát triển như một doanh nhân, bạn phải học cách ủy quyền. "
Hóa ra, việc thành thạo kỹ năng ủy quyền có thể là chìa khóa để mở ra thành công đáng kinh ngạc cho doanh nghiệp của bạn.
Nhưng chúng tôi hiểu—việc buông bỏ có thể khó khăn.
Đó là lý do tại sao 10 mẫu ủy quyền này là lựa chọn hoàn hảo để giúp bạn dễ dàng thực hiện quá trình ủy quyền.
Cho dù bạn đang quản lý một sáng kiến cá nhân, giám sát một dự án tiếp thị hay điều phối một sự kiện của công ty, các mẫu này sẽ giúp thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong toàn bộ nhóm của bạn.
Và đừng quên ClickUp! Nền tảng quản lý dự án này không chỉ có hơn 1000 mẫu mà còn cung cấp các tính năng cộng tác giúp bạn và nhóm của bạn duy trì sự tổ chức và năng suất.
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu ủy quyền thông minh hơn ngay hôm nay!