Bạn mệt mỏi vì phải giải quyết cùng một vấn đề công việc lặp đi lặp lại? Mẫu sơ đồ xương cá trong Word có thể là câu trả lời cho bạn.
Công cụ trực quan này giúp bạn vẽ bản đồ tất cả các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề trong một bố cục đơn giản, rất phù hợp để brainstorming các giải pháp trực tiếp trong Microsoft Word. ✨
Cho dù bạn là quản lý dự án hay thành viên của nhóm giải quyết vấn đề, các mẫu sơ đồ xương cá hỗ trợ mọi thứ, từ quản lý chất lượng đến cải tiến quy trình.
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp một số tùy chọn Word miễn phí tốt nhất để giúp bạn tìm được tùy chọn phù hợp.
Nhưng trước tiên, hãy khám phá những điểm khóa cần lưu ý khi chọn mẫu Word.
Điều gì tạo nên một mẫu sơ đồ xương cá tốt cho Word?
Mẫu sơ đồ xương cá vững chắc không chỉ dừng lại ở việc lập bản đồ nguyên nhân cơ bản. Dưới đây là các tính năng khóa cần tìm kiếm:
- Rõ ràng: Chọn mẫu có nhãn 'đầu' cá với vấn đề chính và sắp xếp các nguyên nhân dọc theo 'xương sống' thành các danh mục rõ ràng, giúp dễ dàng xác định vấn đề trong nháy mắt
- Tùy chỉnh: Tìm mẫu xương cá cho phép bạn thêm hoặc xóa danh mục và điều chỉnh bố cục để phù hợp với vấn đề cụ thể của bạn
- Thiết kế thân thiện với người dùng: Tìm kiếm thiết kế đơn giản mà bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần phải mất nhiều thời gian học
- Định dạng có thể in: Chọn mẫu Word có thể in tốt và giữ được độ rõ ràng, đặc biệt nếu bạn có kế hoạch phát kết quả của mình trong các cuộc họp
- Hướng dẫn hoặc ví dụ: Hãy xem xét một mẫu đi kèm với các mẹo hoặc ví dụ hữu ích, giúp bạn dễ dàng bắt đầu hơn
- Khả năng tương thích: Chọn mẫu phù hợp với phiên bản Word và các công cụ khác mà bạn có thể sử dụng
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo mẫu sơ đồ xương cá trong Excel có thể hiệu quả hơn trong Word. Bố cục linh hoạt và các công cụ tương tác của Excel cho phép bạn điều chỉnh danh mục và định dạng hình ảnh, khiến nó trở thành công cụ Microsoft tốt hơn để giải quyết vấn đề một cách chủ động.
Mẫu sơ đồ xương cá miễn phí cho Word
Microsoft Word không phải là công cụ tạo sơ đồ xương cá, nhưng bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu tương thích với Word từ phần mềm sơ đồ luồng bên ngoài. Các mẫu này giúp giải quyết vấn đề có cấu trúc dễ dàng hơn trong Word.
Khám phá các mẫu sơ đồ xương cá miễn phí hàng đầu của chúng tôi để bắt đầu.
1. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong Word của ProjectManager
Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của ProjectManager sử dụng sơ đồ xương cá để xác định chính xác nguyên nhân khiến quá trình bị lệch hướng. Đây là điểm khởi đầu hoàn hảo cho việc quản lý chất lượng tổng thể của bạn.
Mẫu định sẵn được thiết lập để phân tích một dự án xây cầu đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn. Mẫu này sắp xếp các nguyên nhân tiềm ẩn thành bốn lĩnh vực chính: nhóm của bạn, vật liệu, phương pháp và thiết bị. Trong mỗi danh mục, bạn có thể chỉ định nguyên nhân chi tiết.
Ví dụ, về phía nhóm, bạn có thể ghi chú về việc đào tạo không đủ, thiếu động lực hoặc lương không phù hợp.
Tốt nhất cho: Các nhà quản lý dự án phân tích các thời hạn bị bỏ lỡ trong các dự án phát triển phần mềm quy mô nhỏ.
2. Mẫu sơ đồ xương cá Six Sigma cho Word của TemplateLAB
Các mẫu Six Sigma và DMAIC được thiết kế để cải thiện quy trình kinh doanh thông qua phương pháp từng bước: defining (xác định), measuring (đo lường), analyzing (phân tích), improving (cải tiến) và controlling (kiểm soát).
Mẫu sơ đồ xương cá Six Sigma cho Word của TemplateLAB giúp bạn dễ dàng áp dụng các nguyên tắc này.
Mẫu sơ đồ Ishikawa này giúp bạn sắp xếp trực quan các nguyên nhân dựa trên tác động của chúng. Bạn có thể đặt các nguyên nhân lớn nhất gần đầu cá và các nguyên nhân nhỏ hơn về phía đuôi. Bố cục này giúp bạn xác định, đo lường và phân tích các nguyên nhân đồng thời.
Một cách phổ biến để phân loại nguyên nhân là sử dụng khung 'sáu M' cổ điển: Phương pháp, Con người, Máy móc, Vật liệu, Mẹ thiên nhiên và Đo lường. Nó cũng có không gian dành riêng để liệt kê các nguyên nhân phụ.
Tốt nhất cho: Các nhóm sản xuất tại địa phương xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong quá trình sản xuất.
3. mẫu sơ đồ xương cá 5 câu hỏi tại sao cho Word của TemplateLAB
Mẫu sơ đồ xương cá 5 câu hỏi tại sao của TemplateLAB giúp bạn tìm ra gốc rễ của vấn đề bằng cách nhắc bạn liên tục hỏi "Tại sao".
Sau khi điền vào lớp "xương" đầu tiên trong sơ đồ, tiếp tục khám phá nguyên nhân đằng sau các vấn đề này, bóc từng lớp cho đến khi phát hiện ra vấn đề cốt lõi.
Quá trình đặt câu hỏi lặp đi lặp lại của 5 mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ làm rõ các triệu chứng và nguyên nhân gốc rễ. Nó thậm chí còn giúp bạn xác định các giả định có thể làm mờ phán đoán của bạn.
Tốt nhất cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng giải quyết các khiếu nại lặp đi lặp lại về thời gian phản hồi dịch vụ chậm.
4. Mẫu sơ đồ xương cá Word của Improvement Academy
Mẫu sơ đồ xương cá Word của Improvement Academy là một công cụ linh hoạt mà bạn có thể sử dụng như bố cục xương cá để giải quyết các thách thức hoặc sơ đồ để lập bản đồ các quy trình. Đây là một bổ sung tuyệt vời cho bộ công cụ bản đồ tư duy của bạn.
Ở giữa mẫu, bạn phác thảo vấn đề hoặc mục tiêu dự án của mình. Từ đó, bạn có thể thêm các tiêu đề lớn đại diện cho nguyên nhân của vấn đề hoặc các bước trong quy trình của bạn.
Mẫu được thiết lập cho phân loại 4M1E, nhưng bạn có thể thêm bao nhiêu tiêu đề lớn và tiêu đề phụ tùy thích.
Tốt nhất cho: Bất kỳ nhóm nào muốn cải thiện luồng quy trình của mình.
5. Mẫu sơ đồ xương cá cho Word của EdrawMind
Mẫu sơ đồ xương cá Word của EdrawMind có thể được tạo ngay trong không gian ảo của nền tảng.
Bắt đầu bằng cách chọn một mẫu từ thư viện của EdrawMind. Bạn có thể chọn một mẫu có cấu trúc khung để xây dựng hoặc bỏ qua thiết lập bằng cách sử dụng chế độ phác thảo của mẫu. Chỉ cần nhập dữ liệu của bạn, nhấp vào 'Bản đồ Tư duy' và xem nó biến thành sơ đồ xương cá.
Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc xóa các chủ đề và chủ đề phụ bằng thanh công cụ của sơ đồ xương cá, đồng thời tùy chỉnh thiết kế bằng các chủ đề, màu sắc và phông chữ. Mẫu này cũng cho phép bạn tạo chú thích và chủ đề nổi, đồng thời bao gồm một phần để tóm tắt tổng thể.
Sau khi sơ đồ của bạn đã hoàn chỉnh, bạn có thể xuất nó dưới dạng tệp Word, giúp dễ dàng chèn vào bất kỳ báo cáo hoặc tài liệu nào.
Tốt nhất cho: Người lập kế hoạch sự kiện khắc phục sự cố hậu cần tại các sự kiện cộng đồng, như vấn đề phối hợp nhà cung cấp.
Hạn chế của việc sử dụng Word cho các mẫu sơ đồ xương cá
Sử dụng mẫu Word cho sơ đồ xương cá của bạn? Hãy lưu ý những thách thức sau:
- Công cụ vẽ sơ đồ cơ bản: Word không có công cụ vẽ sơ đồ chuyên dụng, do đó, việc tạo và điều chỉnh hình dạng, đường nét và văn bản theo cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian
- Tùy chỉnh hạn chế: Thay đổi bố cục hoặc định dạng màu sắc trong Word rất khó khăn và kém trực quan
- Chỉ cập nhật thủ công: Mọi cập nhật đều phải thực hiện thủ công, có nguy cơ thông tin bị lỗi thời và các vấn đề liên quan đến theo dõi phiên bản
- Hợp tác thời gian thực bị giới hạn: Không có tính năng chỉnh sửa trực tiếp, việc làm việc nhóm đồng thời là một thách thức, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa
- Hình ảnh bị hạn chế: Các tùy chọn thiết kế hạn chế của Word khiến bạn khó đạt được hiệu ứng hình ảnh hoặc độ chính xác cần thiết cho phân tích nguyên nhân gốc chi tiết
- Không tích hợp công việc: Các công việc tiếp theo không thể được liên kết trực tiếp với nguyên nhân gốc (hoặc theo dõi từ nguyên nhân gốc) trong Word, vì vậy bạn sẽ cần các công cụ riêng để quản lý các bước tiếp theo
Nếu các giới hạn của Word làm chậm quá trình giải quyết vấn đề của bạn, hãy xem xét một mẫu sơ đồ xương cá linh hoạt hơn (nhưng vẫn đơn giản) mang lại thêm chức năng.
➡️ Đọc thêm: 12 biểu đồ quản lý dự án hàng đầu
Mẫu sơ đồ xương cá thay thế cho Word
Trong quản lý dự án, biểu đồ là công cụ hữu ích nhất trong giai đoạn thăm dò. Tuy nhiên, chỉ ghi chép nguyên nhân và kết quả vào biểu đồ là không đủ; bạn cần một cách để biến những hiểu biết đó thành công việc có thể thực hiện được.
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án năng động giúp luồng công việc của bạn diễn ra suôn sẻ. Nó cung cấp các tính năng như quản lý nhiệm vụ tự động, tích hợp nâng cao và thậm chí là công cụ viết AI, tất cả đều có trong không gian làm việc của bạn.
Và các mẫu sơ đồ xương cá là một trong nhiều tính năng mà ClickUp vượt trội. 😉
Các mẫu giàu tính năng này giúp bạn điều tra các yếu tố cơ bản đằng sau những thách thức của dự án và sắp xếp các phát hiện của bạn thành danh sách và bảng trực quan trong một cửa sổ duy nhất. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quyết định các bước tiếp theo để cải thiện.
Hãy xem lựa chọn các mẫu sơ đồ xương cá miễn phí hàng đầu của chúng tôi dưới đây.
1. Mẫu sơ đồ xương cá ClickUp
Các mẫu bảng trắng tương tác rất phù hợp để động não ý tưởng ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án, và Mẫu sơ đồ xương cá ClickUp giúp quá trình này trở nên gắn kết hơn.
Được thiết kế cho làm việc nhóm, chế độ xem Bảng trắng của mẫu này có bố cục xương cá được mã hóa bằng màu sắc. Sử dụng mẫu này cho kế hoạch sprint, cuộc họp kiểm soát chất lượng, thảo luận nhóm và hơn thế nữa. Bạn thậm chí có thể nhúng tệp từ Google Workspace, Figma và các công cụ khác để bổ sung thêm bối cảnh.
Sơ đồ xương cá có các danh mục khóa như '4M1E', nhưng bạn có thể thay đổi chúng để phù hợp với phân tích cụ thể của mình. Mỗi sơ đồ có một hộp vấn đề trung tâm, các yếu tố chính, danh mục phụ và chú thích để dễ dàng điều hướng.
Ngoài ra, bạn có thể chuyển từ Chế độ xem Bảng trắng sang Danh sách hoặc Bảng Kanban để xem nguyên nhân gốc rễ và các mục hành động một cách trực quan.
Tốt nhất cho: Các nhóm dự án cần một công cụ trực quan để xác định nhiều nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề cụ thể.
2. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp
Mục đích của bất kỳ phần mềm phân tích nguyên nhân gốc rễ mạnh mẽ nào là giải quyết vấn đề một cách chủ động.
Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của ClickUp giúp bạn đi đến tận gốc rễ của bất kỳ vấn đề dự án nào trước khi nó leo thang.
Mẫu cấp trung bình có tính năng 'Danh sách vấn đề', nơi bạn có thể nhóm các công việc theo vấn đề (cả hiện có và sắp đến). Nó bao gồm Trường Tùy chỉnh để giải thích lý do đằng sau mỗi vấn đề và cung cấp mã màu để cho biết liệu có cần thay đổi hệ thống hay không. Bạn cũng có thể gắn thẻ nhóm chịu trách nhiệm và ghi lại các giải pháp thành công.
Danh sách ưu tiên sắp xếp các công việc của bạn theo mức độ khẩn cấp, giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất, còn bảng "Cần hành động" đánh dấu các công việc khẩn cấp, cho bạn cái nhìn tổng quan về những việc cần được xử lý ngay lập tức.
Tốt nhất cho: Các nhóm đảm bảo chất lượng đang tìm kiếm một cách có cấu trúc để điều tra và giải quyết các vấn đề phức tạp.
3. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp IT
Là phiên bản chuyên biệt của mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ, Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ CNTT ClickUp là lựa chọn thân thiện với người mới bắt đầu cho các nhóm kỹ thuật.
Quá trình bắt đầu khi người dùng điền vào "Biểu mẫu vấn đề trang web" để ghi lại vấn đề của họ. Sau khi gửi, vấn đề sẽ xuất hiện trong "Danh sách vấn đề", được sắp xếp theo ngày xảy ra.
Bạn có thể chỉ định các vai trò như phân tích, mã hóa và đánh giá để tiến hành 'Phân tích tại sao-tại sao'. Phương pháp này bao gồm việc hỏi 'tại sao' nhiều lần, thường là từ hai đến năm lần, để đi đến cốt lõi của vấn đề. Sau đó, bạn có thể phân loại các yếu tố góp phần bằng các tùy chọn menu thả xuống được mã hóa bằng màu sắc, ghi lại giải pháp đề xuất, sắp xếp kế hoạch hành động của bạn và hơn thế nữa.
Để giúp bạn luôn đi đúng hướng, các chỉ báo tiến độ tự động hiển thị mức độ hoàn thành của bạn trong việc giải quyết vấn đề. Bạn thậm chí có thể thiết lập tự động hóa quy trình công việc để đảm bảo tiến độ suôn sẻ mà không cần giám sát liên tục.
Tốt nhất cho: Đội ngũ hỗ trợ CNTT chẩn đoán và giải quyết các sự cố kỹ thuật trong hệ thống.
4. Mẫu bảng trắng nguyên nhân và kết quả của ClickUp
Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân và Hậu quả ClickUp là công cụ trực quan giúp bạn và nhóm của bạn xác định vấn đề và cùng nhau nghĩ ra giải pháp. Mẫu cấp cao này được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc ClickUp của bạn.
Để bắt đầu, ghi chú vấn đề bạn muốn giải quyết trong bảng trắng mẫu. Sau đó, động não và điền vào các nhánh với các nguyên nhân cấp cao và các yếu tố cụ thể trong sơ đồ nguyên nhân và kết quả này. Bạn có thể sắp xếp ý tưởng của mình trong Tài liệu ClickUp trước hoặc sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu để rõ ràng hơn.
Để có cách tiếp cận toàn diện và có tài liệu hơn cho việc động não, hãy sử dụng ClickUp Chat. Các thành viên trong nhóm có thể đóng góp theo tốc độ của riêng mình trong một kênh dành riêng, xem lại các tin nhắn trước đó để hiểu bối cảnh và tham khảo lại cuộc hội thoại sau này, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Khi bạn đã có danh sách các nguyên nhân có thể xảy ra, hãy sắp xếp theo mức độ ưu tiên những nguyên nhân có khả năng là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sau đó, chuyển tất cả sang chế độ xem danh sách hoặc bảng tích hợp sẵn, gán chúng cho các nhóm và theo dõi tiến độ để hoàn thành đúng thời hạn.
Tốt nhất cho: Các nhóm sản phẩm khám phá mối quan hệ nhân quả để đưa ra quyết định thiết kế sản phẩm.
5. Mẫu 5 câu hỏi tại sao của ClickUp
Mẫu ClickUp 5 Whys thân thiện với người mới bắt đầu có tính năng chế độ xem bảng trắng tương tác được thiết kế để khám phá vấn đề nhanh chóng.
Mẫu này là bảng phác thảo ý tưởng với các ô được mã hóa màu và sắp xếp theo thứ bậc để giúp bạn và nhóm của bạn xác định tất cả các vấn đề phụ tiềm ẩn đằng sau một vấn đề. Tiếp tục hỏi "tại sao?" để chuyển từ ô này sang ô tiếp theo cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để tự động trích xuất thông tin chi tiết và mẫu từ các cuộc thảo luận của nhóm, giảm thiểu việc ghi chép thủ công. Công cụ hỗ trợ AI này phân loại rõ ràng các đầu vào của bạn, giúp nâng cao khả năng phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Sau khi thu thập các câu trả lời trên bảng trắng, phân tích chúng để tìm ra các mẫu. Nếu nhiều câu trả lời nêu ra cùng một nguyên nhân, bạn có thể đã xác định được trở ngại tiềm ẩn.
Tốt nhất cho: Các nhóm đa chức năng đang tìm kiếm cách nhanh chóng để tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chậm trễ trong dự án mà không cần phân tích sâu rộng.
6. Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp là một công cụ thân thiện với người mới bắt đầu , giúp bạn xác định và thực hiện các giải pháp cho các thách thức về hiệu suất, giống như sơ đồ xương cá sắp xếp các nguyên nhân gốc rễ.
Tuy nhiên, mẫu này còn đi xa hơn bằng cách chia mỗi nguyên nhân gốc thành các mục hành động cụ thể, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào khi thúc đẩy cải tiến.
Bắt đầu bằng cách điền chi tiết công việc liên quan đến cải thiện hiệu suất trong chế độ xem "Danh sách" của mẫu. Sau đó, trong "Bước hành động", bạn sẽ thấy tất cả công việc và công việc con được sắp xếp theo ngày đáo hạn, giúp theo dõi các mục hành động dễ dàng hơn. Trường Tùy chỉnh giúp bạn phân công trách nhiệm, phân loại mức độ phức tạp của công việc và theo dõi các ngày quan trọng trong khi ghi lại nhận xét và đánh giá.
Bạn cũng có thể chuyển sang chế độ xem 'Bảng mục tiêu' để xem các công việc của mình được hiển thị dưới dạng thẻ và được sắp xếp theo bộ phận.
Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý muốn cải thiện hiệu suất của nhân viên bằng cách sử dụng thông tin chi tiết từ các đánh giá trước đây.
7. Mẫu tổng kết dự án ClickUp
Mẫu ClickUp Project Retrospective thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất dự án, nêu bật những thành công, lĩnh vực cần cải thiện và các bước hành động để lập kế hoạch trong tương lai.
Bắt đầu bằng cách chia sẻ Biểu mẫu chương trình làm việc trực quan với nhóm của bạn để họ có thể chia sẻ chế độ xem của mình. Chọn danh mục hồi tưởng (như 'điều đã làm tốt', 'bài học kinh nghiệm' hoặc 'giải pháp thay thế') và gắn thẻ nhóm có liên quan.
Danh sách công việc sắp xếp phản hồi theo khu vực dự án, còn Bảng tổng kết nhóm các thông tin chi tiết theo danh mục tổng kết, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thành công, thất bại và các lĩnh vực cần cải thiện.
Tốt nhất cho: Các nhóm Agile xem xét các dự án sau khi hoàn thành để rút kinh nghiệm từ thành công và thất bại cho các lần lặp lại trong tương lai.
Tăng hiệu quả với các mẫu sơ đồ xương cá của ClickUp
Mặc dù Word phù hợp với các phân tích đơn giản hơn, nhưng nó lại không hiệu quả khi tạo sơ đồ xương cá động. Trải nghiệm sẽ trực quan hơn trong ClickUp.
Bạn không bị giới hạn bởi các hình dạng tĩnh hoặc định dạng thủ công, vì các mẫu xương cá trên bảng trắng của ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ kéo và thả, hình dạng tùy chỉnh và tính năng cộng tác thời gian thực để brainstorm và tổ chức ý tưởng hiệu quả hơn.
Với ClickUp, sơ đồ xương cá trở thành các phần tương tác, có thể thực hiện được trong quy trình làm việc của bạn. Và phần hay nhất là gì? Các mẫu này hoàn toàn miễn phí. 💰
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu biến những ý tưởng của bạn thành hành động, tất cả chỉ trong một nơi.