Chúng ta đều đã từng gặp phải dự án không hoàn toàn thành công, mặc dù đã thực hiện nhiều biện pháp khắc phục.
Đôi khi, bạn chỉ cần tìm ra gốc rễ của vấn đề, hay còn gọi là vấn đề cốt lõi. 🧐
Đó là lúc các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ 5 Whys phát huy tác dụng.
Các công cụ có cấu trúc này hoạt động như một la bàn để giải quyết vấn đề, hướng dẫn các nhóm vượt qua những vấn đề phức tạp để tìm ra giải pháp thực tế và lâu dài.
Chúng không phải là giải pháp tạm thời hay biện pháp chữa cháy. Thay vào đó, chúng giúp lột tách các lớp vấn đề, đặt ra những câu hỏi đúng đắn và đi thẳng vào bản chất của vấn đề.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số mẫu 5 Whys tốt nhất hiện có. Đây không chỉ là những mẫu đơn thuần, mà là những công cụ được lựa chọn cẩn thận có thể chuyển đổi cách bạn và nhóm của bạn tiếp cận việc giải quyết vấn đề. Bắt đầu thôi! 🚀
Mẫu 5 câu hỏi là gì?
mẫu 5 Whys là công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) mạnh mẽ, giúp các nhà quản lý dự án và chuyên gia tham gia vào chiến lược và giải quyết vấn đề đi đến cốt lõi của vấn đề bằng cách lặp đi lặp lại câu hỏi "Tại sao?" — thường là năm lần.
Phương pháp 5 Whys được phát triển bởi Sakichi Toyoda, người sáng lập Toyota Industries, để tìm ra nguyên nhân cơ bản của các vấn đề trong hệ thống sản xuất của Toyota.
Các mẫu này thường bao gồm không gian để ghi lại từng câu hỏi và câu trả lời "Tại sao", giúp các nhóm khám phá một cách có hệ thống chuỗi nguyên nhân đằng sau một vấn đề và loại bỏ mọi trở ngại.
Mỗi câu trả lời cho câu hỏi "Tại sao?" sẽ dẫn đến câu hỏi tiếp theo. Các mẫu này thường có các phần bổ sung để ghi lại mô tả vấn đề, thành viên nhóm liên quan và các giải pháp tiềm năng.
mẫu 5 Whys có thể giúp bạn tạo ra một khung cấu trúc đảm bảo rằng bạn sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề nhất quán và hiệu quả trong toàn bộ nhóm.
Ngoài ra, phương pháp này có thể giúp bạn có một cách tiếp cận chuẩn hóa để cải thiện tài liệu và trách nhiệm giải trình, thúc đẩy cải tiến liên tục trên toàn bộ bảng.
Điều gì tạo nên một mẫu 5 Whys tốt?
Một mẫu 5 Whys tốt sẽ hướng dẫn các nhóm qua quá trình xác định vấn đề cơ bản. Đầu tiên, mẫu sẽ giúp bạn xác định vấn đề, sau đó bạn nên sử dụng năm câu hỏi "tại sao" liên tiếp để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa.
Một mẫu 5 Whys tốt phải có các yếu tố sau:
- Định nghĩa vấn đề: Bắt đầu với một tuyên bố vấn đề ngắn gọn và rõ ràng để tập trung vào phân tích vấn đề đúng đắn
- Cấu trúc tuần tự: Bao gồm năm câu hỏi "Tại sao" tuần tự để hướng dẫn người dùng đặt câu hỏi năm lần để tìm hiểu sâu hơn về vấn đề cơ bản
- Thiết kế thân thiện với người dùng: Cung cấp mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ theo dõi, loại bỏ sự phức tạp không cần thiết đồng thời đảm bảo mỗi câu hỏi "Tại sao" được kết nối một cách logic
- Cộng tác nhóm: Công cụ cộng tác tính năng cho phép nhóm đóng góp ý kiến, mang lại nhiều góc nhìn và đóng góp để giúp xác định vấn đề cơ bản một cách hiệu quả
- Lập kế hoạch hành động: Cung cấp không gian để lập kế hoạch và ghi chép nguyên nhân gốc rễ cũng như các bước hành động để giải quyết vấn đề bằng giải pháp thực tế và dựa trên dữ liệu
Về lâu dài, việc thực hiện phân tích 5 Whys giúp các nhà quản lý hiểu sâu hơn về các vấn đề cốt lõi và tạo điều kiện cho việc cải tiến quy trình liên tục.
Đọc thêm: 10 phần mềm và công cụ lập bản đồ quy trình kinh doanh tốt nhất
10 mẫu 5 Whys miễn phí
Hãy cùng xem 5 mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ 5 Whys tốt nhất. Bất kể phong cách làm việc ưa thích của bạn là gì hay vấn đề cụ thể bạn đang giải quyết là gì, bạn sẽ tìm thấy mẫu 5 Whys phù hợp tại đây.
1. Mẫu 5 câu hỏi tại sao của ClickUp
Mẫu 5 Whys của ClickUp là một công cụ toàn diện để tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ một cách kỹ lưỡng. Mẫu này cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc cho kỹ thuật 5 Whys, cho phép các nhóm đào sâu vào vấn đề và khám phá ra nguồn gốc thực sự của chúng.
Bạn sẽ có không gian tích hợp để ghi lại vấn đề của mình, cùng với năm phần để viết 5 câu hỏi tại sao nhằm khám phá nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn. Ngoài ra:
- Mẫu 5 Whys này có công cụ theo dõi hành động để quá trình không dừng lại ở việc xác định vấn đề mà tiếp tục tiến tới tìm kiếm giải pháp thực tế
- Bạn có thể dễ dàng liên kết những kiến thức thu được từ 5 Whys với các công việc, dự án hoặc tài liệu liên quan trong ClickUp, đảm bảo rằng những hiểu biết thu được từ đánh giá của bạn được chuyển thành các bước hành động và giúp tạo ra các biện pháp kiểm soát dự án hiệu quả cho tương lai
Lý tưởng cho: Quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh và trưởng nhóm cần các điểm hành động rõ ràng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để thêm mức độ nghiêm trọng hoặc mức độ ưu tiên cho từng nguyên nhân đã xác định. Điều này có thể giúp nhóm của bạn tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất trước tiên.
2. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp
Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ ClickUp là một lựa chọn tốt để phân tích vấn đề và thực hiện các giải pháp khả thi. Đây là một mẫu toàn diện được thiết kế để hướng dẫn nhóm của bạn, xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện các biện pháp khắc phục.
- Theo dõi các chi tiết quan trọng như mức độ nghiêm trọng của vấn đề, trạng thái giải quyết và các công việc phụ thuộc bằng Trường Tùy chỉnh
- Ghi lại kết quả của bạn trong Chế độ xem tài liệu để đảm bảo bạn và nhóm của bạn luôn thống nhất với nhau
Mẫu này có thể được sử dụng để mở rộng phương pháp 5 Whys bằng cách kết hợp các công cụ phân tích bổ sung như sơ đồ xương cá và phương pháp 5W2H.
Lý tưởng cho: Các nhà phân tích và quản lý dự án muốn tìm hiểu sâu về quy trình kinh doanh của mình.
3. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp IT
Khi các vấn đề CNTT làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn, Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ CNTT của ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề. Mẫu này áp dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ với các cân nhắc cụ thể về CNTT, giúp bạn giải quyết nhanh chóng những vấn đề kỹ thuật khó chịu.
Mẫu này hoạt động giống như phần mềm quản lý sự cố nhưng được thiết kế riêng cho các nhóm CNTT. Nó giúp xác định, ghi chép, phân tích và giải quyết các vấn đề kỹ thuật đồng thời tạo báo cáo lỗi dễ dàng hơn.
Gồm:
- Chế độ xem vấn đề để xác định và sắp xếp các sự cố khác nhau
- Chế độ xem trạng thái để ghi lại tiến độ và cập nhật về từng vấn đề
- Chế độ xem biểu mẫu vấn đề trang web để nhanh chóng nắm bắt mọi vấn đề liên quan đến trang web
Hãy coi mẫu này là công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ tối ưu để giải quyết triệt để các vấn đề CNTT.
Lý tưởng cho: Quản lý CNTT, quản trị viên hệ thống hoặc chuyên gia hỗ trợ cần phân loại và giải quyết các vấn đề CNTT.
4. Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân & Kết quả của ClickUp
Nếu bạn muốn xem những lỗi nhỏ nhất phát triển thành vấn đề lớn hơn như thế nào, Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân & Hậu quả của ClickUp có thể giúp bạn và nhóm của bạn hình dung vấn đề và cùng nhau đưa ra các giải pháp.
Mẫu này được thiết kế cho các nhóm muốn khám phá mối kết nối giữa nguyên nhân và kết quả. Cấu trúc linh hoạt của mẫu cho phép bạn bắt đầu với một tuyên bố vấn đề và vẽ bản đồ chuỗi nguyên nhân và các kịch bản tiềm ẩn một cách trực quan, rất phù hợp để tiến hành phân tích kỹ lưỡng theo định dạng trực quan hơn.
Sử dụng các yếu tố kéo và thả trực quan để tùy chỉnh phân tích quy trình làm việc của bạn tốt hơn. Với các tính năng cộng tác thời gian thực của ClickUp, bạn và nhóm của bạn có thể đồng bộ hóa trên Bảng trắng ClickUp để tìm ra câu trả lời và phát triển các giải pháp khả thi thông qua các phiên 5 Whys.
Lý tưởng cho: Quản lý sản phẩm, nhà phát triển và quản lý dự án muốn hiểu hậu quả tiềm ẩn của một quyết định cụ thể.
5. Mẫu kế hoạch hành động cải thiện hiệu suất ClickUp
Cho dù đó là sự thay đổi trong định hướng của công ty hay sự sụt giảm đột ngột về năng suất của thành viên trong nhóm, mọi nhà quản lý đều phải đối mặt với vấn đề cải thiện hiệu suất tại một thời điểm nào đó.
Để hiểu điều gì đã xảy ra hoặc điều gì cần cải thiện, bạn có thể dễ dàng sử dụng Định dạng 5 Whys. Hãy thử Mẫu Kế hoạch Hành động Cải thiện Hiệu suất ClickUp để tích hợp khung này vào quy trình cải thiện hiệu suất của bạn.
Sử dụng nó để:
- Đặt mục tiêu rõ ràng, vạch ra các bước cụ thể và theo dõi tiến độ cải tiến
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
- Giữ cho nhóm của bạn đúng tiến độ bằng cách cài đặt thời hạn cho từng bước trong kế hoạch hành động của bạn
Đây là giải pháp tất cả trong một để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, thúc đẩy tăng trưởng và phát huy hết tiềm năng của nhóm bạn.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý, chuyên gia nhân sự hoặc trưởng nhóm hướng dẫn nhóm của mình thông qua các quy trình cải thiện hiệu suất.
6. Mẫu phân tích thời gian ClickUp
Trong hầu hết các phân tích 5 Whys, quản lý thời gian được coi là một khía cạnh quan trọng cần được chú ý. Như chúng ta đã biết, các quy trình kém hiệu quả dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên, tạo điều kiện cho các vấn đề lớn hơn phát sinh sau này.
Vậy tại sao không đảo ngược quy trình 5 Whys của bạn? Sử dụng Mẫu phân tích thời gian ClickUp để hiển thị rõ ràng thời gian sử dụng của nhóm. Phân chia các hoạt động — hàng ngày, hàng tuần hoặc theo dự án — để theo dõi nhiệm vụ và phân loại thời gian bạn sử dụng.
Sử dụng nó để:
- Phân loại công việc theo loại, mức độ ưu tiên hoặc thời gian đã sử dụng, giúp bạn có cái nhìn chi tiết về việc phân bổ thời gian của mình
- Hình dung phân phối thời gian của bạn một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Chế độ xem tùy chỉnh như Biểu mẫu thời gian nhàn rỗi, Vấn đề thời gian nhàn rỗi, Trạng thái hành động và Danh sách thời gian nhàn rỗi
- Sử dụng các tính năng Báo cáo và Phân tích mạnh mẽ của mẫu để xác định các hoạt động lãng phí thời gian và cơ hội cải thiện hiệu suất
Lý tưởng cho: Quản lý năng suất cá nhân hoặc tối ưu hóa hiệu suất của nhóm.
7. Mẫu Bài học kinh nghiệm của ClickUp
Bài học kinh nghiệm từ các dự án hoặc kinh nghiệm trước đây có thể cung cấp nền tảng vững chắc cho quy trình 5 Whys. Bằng cách hiểu những thất bại hoặc thành công trong quá khứ, bạn có thể bắt đầu cuộc điều tra với góc nhìn sáng suốt hơn và tập trung vào các lĩnh vực có liên quan.
Mẫu Bài học kinh nghiệm ClickUp là một công cụ mạnh mẽ để thu thập thông tin chi tiết từ các dự án đã hoàn thành, đảm bảo rằng mỗi kinh nghiệm đều góp phần cải thiện hiệu suất trong tương lai.
Sử dụng nó để thêm ghi chú dán về những điểm chính cần lưu ý, xác định những gì đã làm tốt và những gì chưa tốt, đồng thời tìm ra những lĩnh vực cần cải thiện. Với mẫu bài học kinh nghiệm này, bạn có thể dễ dàng tránh lặp lại sai lầm và cải tiến quy trình của mình.
Gồm:
- Chế độ xem Bài học kinh nghiệm để thu thập những hiểu biết quý giá từ các dự án trước đây
- Chế độ xem Quy trình đánh giá để hợp lý hóa việc phân tích và hiểu các bài học này
- Chế độ xem Cần hành động để xác định chính xác các lĩnh vực cần được chú ý ngay lập tức
- Chế độ xem Dự án của chúng tôi để tạo ra những ý tưởng sáng tạo cho những cải tiến trong tương lai
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn nhân rộng các chiến lược quản lý dự án thành công và ghi chép các dấu hiệu cảnh báo tiềm ẩn.
8. Mẫu ClickUp 4Ls Retro
Mẫu ClickUp 4Ls Retro tương tự như mẫu ClickUp Lessons Learned, nhưng nó đưa việc học lên một bước cao hơn.
Nó giúp bạn áp dụng một phiên bản của phương pháp 5-Whys để phản ánh hiệu suất của nhóm. Được xây dựng dựa trên khung "4L" — Thích, Học được, Thiếu, và Mong muốn — nó tập trung vào quá trình hồi tưởng hợp tác.
Mẫu này giúp bạn đánh giá những điều sau:
- Điều gì đã diễn ra tốt đẹp
- Những thông tin mới nào đã được phát hiện?
- Điều gì có thể được cải thiện?
- Những gì các thành viên trong nhóm mong muốn có được trong quá trình thực hiện dự án
Cho dù bạn đang lãnh đạo các nhóm Agile, quản lý dự án hay trả lời các bên liên quan, mẫu này là chìa khóa để bạn cải tiến liên tục.
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm muốn tổ chức phiên brainstorming về cải thiện hiệu suất.
9. Mẫu tổng kết dự án ClickUp
Bằng cách kết hợp các cuộc họp tổng kết và 5 Whys, các nhóm có thể lập kế hoạch hiệu quả cho các phiên brainstorming để xác định các vấn đề lặp lại, phát triển các giải pháp mục tiêu và ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai. Trong khi các cuộc họp tổng kết giúp xác định các mẫu trong các sự kiện trong quá khứ, 5 Whys có thể giúp bạn đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này.
Để bắt đầu với phương pháp kết hợp này, hãy tận dụng Mẫu tổng kết dự án ClickUp. Nó sẽ giúp bạn:
- Xem lại những gì đã diễn ra tốt đẹp, giải quyết các vướng mắc và lập kế hoạch hành động cho các dự án trong tương lai
- Phân loại phản hồi thành các yếu tố thành công, điểm khó khăn và lĩnh vực cần cải thiện bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh
- Phát hiện các mẫu lỗi và tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện để nỗ lực tập trung với giải pháp này
Lý tưởng cho: Các nhóm muốn xem xét lại các dự án trong quá khứ và cải thiện các quy trình hiện có
10. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong Excel
Nếu bạn cần một mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ đơn giản, Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ Excel dễ sử dụng là câu trả lời cho bạn. Mẫu này cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc đơn giản, bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng, như ID vấn đề, tiêu đề và ngày báo cáo.
Đây là giải pháp tuyệt vời để liệt kê các nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn và đánh giá xác suất của chúng để đảm bảo bạn nhanh chóng xác định những vấn đề cần điều tra sâu hơn. Mẫu này giúp xác định các chỉ số thành công, ghi chú các thủ tục kiểm tra và ghi lại kết quả.
Với mẫu này, bạn có thể tập trung vào việc đánh giá mức độ nghiêm trọng của các vấn đề, cung cấp lý do chi tiết về nguyên nhân gốc rễ, theo dõi tất cả các thay đổi và thúc đẩy cải tiến liên tục.
Lý tưởng cho: Các nhóm phần mềm hoặc đội ngũ hỗ trợ khách hàng muốn thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Mở khóa khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả với các mẫu 5 Whys!
Các mẫu 5 Whys cung cấp phương pháp tiếp cận năng động và có cấu trúc để giải quyết vấn đề và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Chúng được thiết kế để hướng dẫn bạn qua một quy trình có hệ thống, giúp bạn xác định chính xác các vấn đề cơ bản và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Với thiết kế đơn giản nhưng mạnh mẽ, chúng là giải pháp hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh và trưởng nhóm đang tìm cách thúc đẩy cải tiến liên tục và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình.
Hãy nhớ rằng, chìa khóa thành công của kỹ thuật 5 Whys không chỉ nằm ở việc sử dụng các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ mà còn ở việc nuôi dưỡng tinh thần tò mò và không ngừng cải tiến. Khuyến khích nhóm của bạn đào sâu, đặt câu hỏi khó và không bao giờ hài lòng với các giải pháp hời hợt.
Sẵn sàng cách mạng hóa phương pháp giải quyết vấn đề của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!