Bạn mong muốn có quy trình làm việc trơn tru, quyền sở hữu công việc rõ ràng và phương pháp quản lý dự án trực quan?
Kanban chắc chắn là một khởi đầu tuyệt vời!
Tuy nhiên, có thể bạn đã gặp một số giới hạn với Kanban và cảm thấy đã đến lúc khám phá các tùy chọn có thể mang lại cho nhóm của bạn nhiều tính linh hoạt, thông tin chi tiết hoặc tự động hóa hơn.
Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay dẫn dắt các dự án phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận, đều có các lựa chọn thay thế Kanban mạnh mẽ phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Hãy khám phá một số lựa chọn hàng đầu mang đến những góc nhìn mới mẻ cho quản lý dự án và có thể trở thành công cụ mới giúp bạn luôn đi đúng hướng và đúng tiến độ.
📖 Đọc: Khám phá hơn 30 ví dụ bảng Kanban đầy cảm hứng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng năng suất của nhóm và thích ứng với bất kỳ dự án nào — hoàn hảo để nâng cao quản lý công việc và duy trì mục tiêu của bạn.
Tại sao nên tìm kiếm các giải pháp thay thế Kanban?
Mặc dù bảng Kanban rất xuất sắc trong việc trực quan hóa quy trình làm việc và duy trì tiến độ công việc, nhưng chúng không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp. Mặc dù các công cụ như Bảng Kanban của ClickUp cung cấp một cách đơn giản và mạnh mẽ để hiển thị toàn bộ tiến độ dự án, giúp các nhóm dễ dàng đồng bộ hóa công việc.
Tuy nhiên, khi các dự án trở nên phức tạp hơn hoặc đòi hỏi kế hoạch chi tiết, sự đơn giản của hệ thống Kanban có thể trở thành giới hạn. Dưới đây là những điểm hạn chế của công cụ Kanban:
- Không hỗ trợ sẵn cho các công việc phụ thuộc: Hệ thống Kanban giả định rằng các công việc luồng độc lập, khiến việc theo dõi các phụ thuộc trong các dự án phức tạp trở nên khó khăn. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và cập nhật thủ công
- Kế hoạch dài hạn và theo dõi tổng thể bị giới hạn: Hệ thống Kanban phù hợp với các công việc cần thực hiện ngay lập tức nhưng thiếu các công cụ để lập kế hoạch cho tương lai. Điều này buộc các nhóm phải sử dụng các công cụ khác để quản lý các cột mốc và dự báo
- Quá đơn giản cho các nhóm giàu tính năng hoặc dựa trên số liệu: Cách tiếp cận tối giản của công cụ Kanban không hỗ trợ các nhu cầu theo dõi chi tiết như ngân sách và thời lượng. Điều này khiến nó không phù hợp với các nhóm cần các tính năng nâng cao như phân tích, theo dõi thời gian và báo cáo để quản lý dự án
- Khuyến khích chuyển sang các phương pháp khác: Các nhóm nhỏ phát triển mạnh với hệ thống Kanban, nhưng khi dự án mở rộng quy mô, các nhóm chuyển sang các phương pháp có cấu trúc như Scrum hoặc Waterfall để tăng tính linh hoạt
📖 Đọc thêm: Khám phá 11 mẫu bảng Kanban yêu thích của chúng tôi cho ClickUp, OneNote và Excel và cách chúng giúp nhóm của bạn tiến lên một tầm cao mới.
Các giải pháp thay thế Kanban hàng đầu đáng xem xét
Việc vượt qua hệ thống Kanban mở ra cơ hội cho các công cụ và phương pháp quản lý dự án khác nhau phù hợp với các nhu cầu khác nhau. Dưới đây là một số bảng Kanban thay thế và mẫu để khám phá:
1. Scrum
Một trong những phương pháp thay thế được ưa chuộng hơn cho hệ thống Kanban là Scrum. Phương pháp thay thế này chia dự án thành các "sprint" thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần, trong đó một nhóm thực hiện các công việc cụ thể để tạo ra một sản phẩm có thể giao hàng.
Dựa vào các cuộc họp hàng ngày, đánh giá sprint và tổng kết với Scrum để duy trì sự tập trung, đà phát triển và hiểu rõ hơn về các hành động tiếp theo.
Lợi ích
- Cung cấp một khung công việc rõ ràng, có thể lặp lại
- Tăng trách nhiệm của nhóm
- Cho phép cải tiến liên tục thông qua phản hồi định kỳ
Tốt nhất cho: Các nhóm cần cấu trúc và theo dõi tiến độ thường xuyên, đặc biệt là trong phát triển phần mềm.
🧩 Trường hợp sử dụngMột nhóm phần mềm làm việc trên việc phát hành sản phẩm sử dụng Scrum để xây dựng, thử nghiệm và cung cấp các tính năng hai tuần một lần, đảm bảo các chu kỳ cập nhật và phản hồi liên tục.
Tăng hiệu quả của nhóm với Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp
ClickUp là một công cụ năng suất tất cả trong một, cung cấp phương pháp quản lý công việc linh hoạt và có thể tùy chỉnh.
Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp mang phương pháp Agile Scrum vào cuộc sống, từ sắp xếp công việc tồn đọng và lập kế hoạch sprint đến tổng kết. Mẫu này cung cấp tính năng theo dõi công việc linh hoạt, hình ảnh trực quan và chế độ xem tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của mỗi sprint, giúp các nhóm dễ dàng hợp tác một cách liền mạch.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Theo dõi, quản lý và báo cáo công việc để hợp lý hóa các sprint
- Hình dung lộ trình và tiến độ với các chế độ xem có thể tùy chỉnh
- Đảm bảo tính nhất quán với các trạng thái và quy trình công việc được tùy chỉnh
2. Phương pháp Waterfall
Phương pháp Waterfall tuân theo cách tiếp cận tuyến tính, tuần tự. Người dùng phải hoàn thành từng giai đoạn dự án trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các dự án có yêu cầu được xác định rõ ràng ngay từ đầu.
Lợi ích
- Cấu trúc rõ ràng giúp người dùng hiểu quy trình làm việc và các hành động tiếp theo
- Cho phép lập kế hoạch dự án chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình
- Cung cấp một cách dễ dàng và nhanh chóng để chuyển giao kiến thức cho người dùng nhờ phương pháp tiếp cận có hệ thống cao
Tốt nhất cho: Các dự án có yêu cầu và dòng thời gian cố định, chẳng hạn như xây dựng hoặc sản xuất.
🧩 Trường hợp sử dụngMột nhóm xây dựng đang xây dựng một cơ sở mới theo mô hình Waterfall, hoàn thành từng giai đoạn — từ thiết kế công trường đến xin giấy phép xây dựng — trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, đảm bảo tuân thủ và cấu trúc.
Lập kế hoạch chính xác bằng cách sử dụng Mẫu quản lý thác nước ClickUp
Mẫu Quản lý Waterfall của ClickUp chia dự án thành các giai đoạn rõ ràng, dễ quản lý, lý tưởng cho các nhóm có dòng thời gian nghiêm ngặt.
Với các công cụ như chế độ xem Gantt và Dòng thời gian, mẫu này giúp các nhóm theo dõi tiến độ và trực quan hóa các phụ thuộc cho từng giai đoạn, đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành theo thứ tự và đúng thời hạn.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Quản lý từng giai đoạn dự án với trạng thái và phụ thuộc tùy chỉnh
- Theo dõi tiến độ chính xác với chế độ xem Gantt và Dòng thời gian
- Kiểm soát thời hạn để luồng dự án diễn ra suôn sẻ
3. Lean
Một lựa chọn thay thế phổ biến khác cho bảng Kanban, Lean, tập trung vào việc tạo ra nhiều giá trị hơn với ít tài nguyên hơn bằng cách loại bỏ lãng phí trong quy trình. Nó khuyến khích các nhóm đánh giá và cải thiện quy trình làm việc của mình để đạt được hiệu quả tối ưu thường xuyên.
Lợi ích
- Tăng hiệu quả bằng cách chỉ tập trung vào các công việc thiết yếu
- Giảm lãng phí trong quy trình làm việc bằng cách cải thiện năng suất
- Tối đa hóa giá trị mang lại thông qua cải tiến liên tục
Tốt nhất cho: Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp tập trung vào việc hợp lý hóa hoạt động hoặc giảm chi phí hoạt động.
🧩 Trường hợp sử dụng Một công ty khởi nghiệp áp dụng các nguyên tắc Lean cho quy trình làm việc của mình sẽ giảm bớt các cuộc họp thừa và các quy trình không cần thiết, ưu tiên các lần lặp lại nhanh chóng và phản hồi của khách hàng.
Đạt được hoạt động tối ưu với Mẫu Gói Doanh nghiệp Lean của ClickUp
Mẫu Gói Doanh nghiệp Lean của ClickUp cho phép lập kế hoạch kinh doanh nhanh chóng, tối ưu hóa với các bước có cấu trúc để loại bỏ lãng phí tài nguyên. Nó cung cấp các trường và chế độ xem tùy chỉnh để tạo ra một chiến lược ngắn gọn, từ xác định mục tiêu đến theo dõi ngân sách, lý tưởng cho các công ty khởi nghiệp cần một kế hoạch tinh gọn, dễ thích ứng.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Sử dụng giao diện gọn gàng để xác định các mục tiêu và ưu tiên thiết yếu với một kế hoạch có cấu trúc
- Thêm trường tùy chỉnh để theo dõi ngân sách và quản lý tài nguyên dễ dàng
- Hình dung quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả và khả năng thích ứng của quy trình
4. Agile
Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt cho phép các nhóm thực hiện công việc theo từng bước nhỏ. Các nhóm Agile thường tổ chức các cuộc họp kiểm tra thường xuyên và điều chỉnh các ưu tiên dựa trên phản hồi.
Tính linh hoạt của hệ thống này giúp dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc, tự động hóa các công việc lặp lại và giữ mọi người luôn đồng bộ với bảng điều khiển và cập nhật dự án được chia sẻ.
Lợi ích
- Tăng cường khả năng thích ứng, hỗ trợ phản ứng nhanh với những thay đổi
- Khuyến khích tiến độ tăng dần và cải tiến liên tục
- Xử lý trơn tru các dự án với các yêu cầu liên tục thay đổi, chẳng hạn như thay đổi ngày đáo hạn
Tốt nhất cho: Các công việc mà người dùng cần cập nhật liên tục và khả năng thích ứng — thường trong ngành công nghệ hoặc sáng tạo.
🧩 Trường hợp sử dụng Ví dụ: một nhóm tiếp thị quản lý chiến dịch sử dụng Agile để điều chỉnh và lặp lại thông điệp và chiến lược dựa trên dữ liệu khán giả thời gian thực.
Tăng khả năng thích ứng với Mẫu quản lý dự án Agile của ClickUp
ClickUp có giải pháp cho các nhóm sử dụng Agile để giúp quản lý sprint, backlog, lộ trình và hợp tác. Với chế độ xem có thể tùy chỉnh, bảng điều khiển Agile và hỗ trợ Git tích hợp, ClickUp cho phép các nhóm theo dõi tiến độ thời gian thực thông qua biểu đồ burndown, luồng tích lũy và các công cụ sức chứa khối lượng công việc.
Ngoài ra còn có Mẫu quản lý dự án Agile ClickUp được thiết kế cho các nhóm không phải là nhóm phần mềm để đơn giản hóa và thúc đẩy các quy trình Agile. Mẫu này đơn giản hóa việc thu thập công việc tồn đọng bằng các biểu mẫu, cho phép quản lý công việc trong chế độ xem Bảng hoặc Sprint và hỗ trợ các bản tổng kết để cải tiến liên tục — hoàn hảo cho các nhóm áp dụng Agile ngoài lĩnh vực phát triển phần mềm.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Sắp xếp công việc với chế độ xem Bảng và Sprint có thể điều chỉnh
- Thu thập và sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tồn đọng bằng biểu mẫu
- Tiến hành đánh giá lại để tăng cường sự thống nhất và cải tiến trong nhóm
5. Phương pháp Đường dẫn quan trọng (CPM)
CPM xác định chuỗi công việc phụ thuộc dài nhất (đường dẫn quan trọng) và tập trung nguồn lực vào việc hoàn thành các công việc này để giảm thời lượng tổng thể của dự án. Còn được gọi là phân tích đường dẫn quan trọng (CPA), hệ thống này sử dụng công thức CPM và sơ đồ mạng để thể hiện trực quan chuỗi công việc của dự án.
Lợi ích
- Có chế độ xem rõ ràng về các công việc quan trọng để tránh chậm trễ
- Tối ưu hóa thời gian hoàn thành dự án bằng cách tập trung vào các bước thiết yếu
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các dự án phức tạp
Tốt nhất cho: Các nhiệm vụ và công việc phức tạp với nhiều phụ thuộc và thời hạn nghiêm ngặt.
🧩 Trường hợp sử dụng Một nhóm sản xuất sử dụng CPM sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc trong quá trình lắp ráp sản phẩm và đảm bảo giao hàng đúng hạn bằng cách quản lý hiệu quả các phụ thuộc trong quy trình làm việc.
Lập kế hoạch hiệu quả với Mẫu phân tích đường dẫn quan trọng của ClickUp
Mẫu Phân tích Đường dẫn quan trọng của ClickUp là một công cụ tuyệt vời cho bất kỳ người dùng nào muốn lập kế hoạch chính xác. Nó xác định các nhiệm vụ xác định dòng thời gian của dự án.
Chế độ xem tùy chỉnh giúp các nhóm quản lý các mối phụ thuộc, phát hiện các sự chậm trễ tiềm ẩn và duy trì tiến độ, lý tưởng cho các nhiệm vụ yêu cầu kiểm soát công việc chặt chẽ và theo trình tự.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Lập bản đồ các công việc quan trọng với tính năng theo dõi thời gian để đáp ứng thời hạn
- Hình dung các phụ thuộc công việc trong các chế độ xem tùy chỉnh như chế độ xem Gantt và chế độ xem Lịch
- Tập trung nguồn lực vào các bước thiết yếu để tối ưu hóa luồng dự án
6. Scrumban
Hệ thống Scrumban kết hợp các yếu tố của Scrum (cấu trúc, sprint) và Kanban (luồng công việc trực quan) để cho phép quản lý dự án linh hoạt nhưng có tổ chức. Hệ thống này duy trì tính năng theo dõi trực quan của Kanban đồng thời kết hợp các chu kỳ công việc có cấu trúc và phân tích của Scrum.
Lợi ích
- Hợp nhất tính linh hoạt với cấu trúc, cho phép quy trình công việc có thể thích ứng nhưng vẫn có tổ chức
- Tiếp cận sự linh hoạt mà không có thời hạn sprint nghiêm ngặt
- Hỗ trợ quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ Kanban sang phương pháp Agile có cấu trúc hơn
Tốt nhất cho: Các nhóm đang chuyển đổi từ Kanban sang Agile hoặc cần sự cân bằng giữa tính linh hoạt và tổ chức.
🧩 Trường hợp sử dụngMột nhóm phần mềm ban đầu sử dụng bảng Kanban áp dụng Scrumban để giới thiệu sprint và mục tiêu có cấu trúc trong khi vẫn giữ luồng công việc trực quan của chế độ xem Kanban.
📖 Đọc thêm: Để tìm hiểu cách kết hợp tính linh hoạt của công cụ Kanban với cấu trúc của Scrum, hãy khám phá phương pháp Scrumban và tìm hiểu các mẹo, ví dụ và mẫu triển khai để bắt đầu.
7. Six Sigma
Six Sigma giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng thông qua phân tích quy trình và tối ưu hóa năng suất. Nó tận dụng các kỹ thuật dựa trên dữ liệu để xác định và loại bỏ các lỗi trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Lợi ích
- Tăng chất lượng sản phẩm bằng cách giảm thiểu lỗi
- Giảm thiểu lãng phí và nâng cao tính nhất quán
- Nâng cao hiệu quả với việc giảm lỗi một cách có hệ thống
Tốt nhất cho: Các nhóm tập trung vào kiểm soát chất lượng, đặc biệt là trong ngành sản xuất hoặc các ngành công nghiệp nặng.
🧩 Trường hợp sử dụng Một nhóm sản xuất áp dụng các nguyên tắc Six Sigma để phân tích dây chuyền sản xuất, xác định các khu vực rủi ro cao và thực hiện các biện pháp để giảm lỗi.
Xác định và loại bỏ lỗi với Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp Process
Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp kết hợp FMEA (Phân tích chế độ và hiệu ứng lỗi) và phương pháp Lean Six Sigma để hợp lý hóa quá trình cải tiến.
Mẫu này giúp các nhóm xác định rủi ro tiềm ẩn và thực hiện hành động với các chế độ xem tùy chỉnh tích hợp sẵn cho mức độ nghiêm trọng, xác suất và các bước được đề xuất. Mẫu này hoàn hảo cho các nhóm mong muốn đạt được chất lượng sản xuất cao hoặc dịch vụ khách hàng tối ưu.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Phân tích và giảm thiểu rủi ro sản xuất thông qua khung công tác được xây dựng dựa trên phương pháp Process FMEA
- Theo dõi mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra các vấn đề để tập trung cải tiến với hệ thống Lean Six Sigma
- Thực hiện kiểm soát chất lượng với các bước khuyến nghị có thể thực hiện được
8. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem dòng thời gian của các công việc, hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc cũng như các mối phụ thuộc. Công cụ quản lý dự án trực quan này giúp theo dõi tiến độ dự án theo thời gian, thêm một lớp phức tạp ngoài bảng Kanban đơn giản.
Lợi ích
- Hình dung dòng thời gian dự án và quản lý các phụ thuộc
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh kế hoạch dự án theo thời gian thực
- Cải thiện quản lý thời hạn cho các dự án phức tạp
Tốt nhất cho: Người dùng hoặc quản lý yêu cầu quản lý thời hạn nghiêm ngặt và lập lịch rõ ràng nên sử dụng Biểu đồ Gantt để hiểu mỗi công việc sẽ mất bao nhiêu thời gian.
🧩 Trường hợp sử dụng Một nhóm tiếp thị ra mắt sản phẩm bằng cách theo dõi việc tạo/lập nội dung, bài đăng trên mạng xã hội và dòng thời gian PR thông qua biểu đồ Gantt, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ
Hình dung lộ trình dự án của bạn với Mẫu biểu đồ Gantt của ClickUp
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp tổ chức quy trình làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các thời hạn và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng. Bạn quản lý các ưu tiên và theo dõi các phụ thuộc trong thời gian thực, duy trì một cái nhìn rõ ràng, có tổ chức về các nhiệm vụ và dòng thời gian. Tính năng này giúp bạn:
- Truy cập Không gian, Thư mục, Danh sách công việc, công việc và công việc con trong một biểu đồ duy nhất để có sự rõ ràng hoàn toàn
- Theo dõi các bản cập nhật và ăn mừng các cột mốc quan trọng với chế độ xem tiến độ thời gian thực
- Tạo và liên kết các công việc, điều chỉnh lịch trình ngay lập tức để duy trì đà dự án
Mẫu biểu đồ Gantt ClickUp, được thiết kế để người dùng theo dõi các dự án phức tạp, cũng có sẵn. Mẫu này cung cấp tổng quan trực quan về các công việc, thời hạn và các phụ thuộc, giúp các nhóm xác định sớm các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh lịch trình một cách liền mạch. Mẫu này rất cần thiết cho các dự án có dòng thời gian chặt chẽ hoặc nhiều phụ thuộc.
Điều bạn sẽ yêu thích:
- Thêm nhãn để trực quan hóa dòng thời gian và các cột mốc công việc quan trọng
- Quản lý các phụ thuộc để luồng dự án được hợp lý hóa
- Điều chỉnh lịch trình theo thời gian thực để đáp ứng thời hạn
📖 Đọc thêm: Để tạo biểu đồ Gantt và tối đa hóa lợi ích của chúng, hãy tìm hiểu cách tạo biểu đồ Gantt với hướng dẫn chi tiết từng bước của chúng tôi.
9. PRINCE2
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) là một phương pháp quản lý dự án có cấu trúc được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp. Nó cung cấp một cách tiếp cận rõ ràng, dựa trên quy trình với các vai trò, giai đoạn và điểm kiểm tra được xác định rõ ràng, đảm bảo việc thực hiện dự án nhất quán và được kiểm soát.
Được xuất bản và phát triển ban đầu bởi chính phủ Anh, PRINCE2 hiện là tiêu chuẩn toàn cầu để quản lý hiệu quả các phần nâng cao của cả dự án nhỏ và lớn.
Lợi ích
- Đánh giá tiến độ bằng kế hoạch dự án có cấu trúc với các cổng giai đoạn
- Đảm bảo mọi dự án luôn phù hợp với mục tiêu kinh doanh và duy trì tính khả thi và giá trị đối với tổ chức
- Hỗ trợ quản lý rủi ro và vấn đề thông qua tính năng khung rõ ràng để xác định, đánh giá và ứng phó với rủi ro
Tốt nhất cho: Các dự án lớn với yêu cầu quản trị nghiêm ngặt và ngày đáo hạn không thể thất hứa, chẳng hạn như trong khu vực công hoặc các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ.
🧩 Trường hợp sử dụng Một cơ quan chính phủ sử dụng PRINCE2 để tạo và chia một dự án cơ sở hạ tầng công cộng thành các giai đoạn xác định, với đánh giá rủi ro chi tiết và đánh giá của các bên liên quan ở mỗi giai đoạn.
10. eXtreme Programming (XP)
eXtreme Programming (XP) là một hệ thống khung Agile giúp nâng cao chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hệ thống này nhấn mạnh vào việc phát hành thường xuyên, lập trình theo cặp và kiểm tra liên tục.
Lợi ích
- Khuyến khích phản hồi và thích ứng liên tục thông qua giao tiếp thường xuyên với người dùng
- Nhấn mạnh chất lượng mã bằng cách kết hợp lập trình cặp, đánh giá mã thường xuyên và tích hợp
- Rút ngắn chu kỳ phát hành bằng cách ưu tiên các bản cập nhật nhỏ, lặp đi lặp lại
Tốt nhất cho: Các nhóm phát triển phần mềm tập trung vào việc giao hàng nhanh và mã chất lượng cao.
🧩 Trường hợp sử dụng Một công ty khởi nghiệp công nghệ phát triển ứng dụng di động áp dụng XP, với các nhà phát triển làm việc theo cặp và thường xuyên phát hành các bản cập nhật dựa trên phản hồi của người dùng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá những điểm khác biệt chính giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban để chọn công cụ phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của bạn.
Tìm kiếm giải pháp phù hợp: Lựa chọn phương pháp thay thế phù hợp cho Kanban
Để chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn hơn Kanban, bạn cần đánh giá có cấu trúc. Để giúp bạn tìm ra phương pháp phù hợp, dưới đây là bảng tóm tắt các phương pháp quản lý dự án chính và mức độ phù hợp của chúng với các động lực nhóm và mức độ phức tạp của dự án:
| Tiêu chí | Mô hình tốt nhất(s) | Mô tả |
|---|---|---|
| Phụ thuộc công việc và độ phức tạp của luồng công việc | Phương pháp Đường dẫn quan trọng (CPM), Scrumban, Scrum | CPM lập bản đồ các công việc thiết yếu trong các dự án có nhiều phụ thuộc, trong khi Scrumban và Scrum bổ sung cấu trúc để chuyển đổi suôn sẻ từ công cụ Kanban. |
| Tần suất thay đổi phạm vi dự án | Agile, Waterfall | Agile thích ứng nhanh với các ưu tiên thay đổi, trong khi Waterfall phù hợp với các dự án có yêu cầu ổn định, dựa trên các giai đoạn. |
| Sự quen thuộc của nhóm với dữ liệu và tối ưu hóa | Six Sigma, Lean | Lean và Six Sigma tối ưu hóa các quy trình và giảm thiểu lãng phí cho người dùng, khiến chúng trở thành lựa chọn lý tưởng cho các nhóm mong muốn hợp lý hóa quy trình làm việc. |
| Kỳ vọng của khách hàng hoặc các bên liên quan | Waterfall, Agile, Scrum | Waterfall cung cấp các bản cập nhật có thể dự đoán trước, trong khi Agile và Scrum đáp ứng các yêu cầu luôn thay đổi thông qua phản hồi thường xuyên của khách hàng. |
| Dòng thời gian và mức độ khẩn cấp của các sản phẩm cần giao | Biểu đồ Gantt, Agile | Biểu đồ Gantt có thể hỗ trợ các dự án có lịch trình chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau. Hệ thống Agile phù hợp với các chu kỳ lặp đi lặp lại nhanh chóng và dòng thời gian có thể điều chỉnh. |
| Sự ưu tiên của nhóm đối với cấu trúc so với tính linh hoạt | Agile, Scrumban, Scrum | Agile và Scrumban mang đến sự linh hoạt cho các nhóm cần thích ứng. Scrum cung cấp các vai trò và quy trình công việc có cấu trúc cho các nhóm ưa thích trật tự. |
| Quy mô dự án và tính sẵn có của tài nguyên | CPM, Waterfall, Lean, Scrumban | Các dự án lớn với quá nhiều công việc và phụ thuộc phức tạp sẽ được hưởng lợi từ CPM hoặc Waterfall. Ngoài ra, Lean và Scrumban tối đa hóa năng suất cho các nhóm nhỏ hơn, chú trọng tài nguyên. |
Tặng thêm: Hãy thử tạo bảng Kanban trong Google Trang tính để thiết lập nhanh chóng và miễn phí. Trang tính cung cấp các mẫu đơn giản để giúp bạn nhập công việc từ Google Drive hoặc các công cụ năng suất khác và sắp xếp chúng một cách trực quan mà không cần phần mềm chuyên dụng.
Những sai lầm thường gặp khi chuyển từ Kanban
Chuyển sang Kanban có thể khó khăn hơn dự kiến, đặc biệt nếu bỏ qua một số điểm tinh tế. Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Mất tính rõ ràng của quy trình công việc trực quan: Kanban cung cấp chế độ xem công việc rõ ràng; một số lựa chọn thay thế có thể làm lộn xộn tính năng này, vì vậy hãy tìm một hệ thống có giao diện trực quan dễ sử dụng hoặc tích hợp bảng Kanban song song
- Phá vỡ động lực nhóm với vai trò và phân cấp mới: Cấu trúc phẳng của Kanban thúc đẩy sự hợp tác, nhưng chuyển sang hệ thống có thêm vai trò sẽ làm phân tán nhóm; thảo luận về tác động tiềm ẩn đối với công việc nhóm trước khi chuyển từ Kanban
- Không duy trì giới hạn 'công việc đang tiến hành' (WIP): Kanban giới hạn số lượng công việc để tránh quá tải; các phương pháp khác có thể không có giới hạn này, vì vậy hãy đặt giới hạn công việc theo cách thủ công để duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức
- Đánh giá thấp sự mệt mỏi khi chuyển đổi: Việc chuyển đổi từ Kanban thường khiến người dùng hoặc nhóm cảm thấy quá tải, vì vậy hãy làm cho quá trình chuyển đổi diễn ra dễ dàng hơn bằng cách giới thiệu các yếu tố mới dần dần và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển đổi
- Không tích hợp vòng phản hồi để phản ánh các buổi tổng kết: Trong khi các buổi tổng kết của Kanban thúc đẩy cải tiến liên tục, điều này có thể bị mất trong các phương pháp khác, hãy duy trì các phiên phản hồi thường xuyên để đảm bảo quá trình cải tiến liên tục
- Quá phụ thuộc vào quy trình công việc tự động hóa: Tự động hóa trong các công cụ thay thế Kanban khác rất tiện lợi, nhưng đôi khi cần phải chú ý hơn đến các chi tiết quan trọng. Do đó, hãy cân bằng bằng cách kiểm tra thủ công để duy trì chất lượng và sự thống nhất
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang khám phá các công cụ khác cho Kanban và cần tìm hiểu sâu hơn về các tùy chọn, hãy xem so sánh ClickUp và MeisterTask của chúng tôi để xem công cụ nào phù hợp với nhu cầu riêng của nhóm bạn.
Vượt ra khỏi Bảng với ClickUp
Vượt ra khỏi Kanban mở ra những cách mới để tinh chỉnh quy trình làm việc của dự án, tăng cường tính linh hoạt và điều chỉnh các quy trình để phù hợp với nhu cầu phức tạp. Áp dụng các phương pháp và công cụ thay thế được đề cập ở đây cho phép các nhóm giải quyết trực tiếp các thách thức cụ thể của dự án.
ClickUp giúp quá trình chuyển đổi này diễn ra suôn sẻ, cung cấp các mẫu có thể điều chỉnh phù hợp với mọi phương pháp, cho dù bạn cần dòng thời gian có cấu trúc, sprint linh hoạt hay cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu.
Với ClickUp, hãy sử dụng một hệ thống phát triển cùng với nhu cầu của dự án và cung cấp mọi công cụ bạn cần để duy trì sự tổ chức và năng suất.
Đăng ký ClickUp để giúp nhóm của bạn theo dõi, điều chỉnh và thành công trong thời gian thực, bất kể khung công việc là gì.