Bạn biết những cuộc họp mà thực ra chỉ cần gửi email là đủ?
Vâng, tóm tắt khách quan là văn bản tương đương với điều đó. Không có lời lẽ rườm rà, không có chi tiết không cần thiết — chỉ có thông tin cần thiết mà bạn cần.
Tóm tắt khách quan là một báo cáo ngắn gọn, trung lập, nêu bật những điểm quan trọng của một tài liệu, cuộc họp hoặc bản trình bày.
Hãy xem nó như một bản tóm tắt nhanh, cung cấp cho độc giả những thông tin quan trọng nhất mà không xen lẫn ý kiến cá nhân hay chi tiết không liên quan.
Giờ đây, khi bạn sử dụng bản tóm tắt mục tiêu trong báo cáo hoặc bài nghiên cứu, bạn đang giúp ích cho mọi người. Cần một bản tóm tắt sơ yếu lý lịch? Bản tóm tắt mục tiêu trong sơ yếu lý lịch cũng sẽ giúp bạn.
Nhìn chung, bản tóm tắt khách quan giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt ý chính của văn bản mà không cần phải đọc qua nhiều trang phân tích hoặc ý kiến cá nhân.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tầm quan trọng của bản tóm tắt khách quan và cách viết bản tóm tắt cho các loại nội dung khác nhau.
Tóm tắt khách quan là gì?
Hãy tưởng tượng bạn vừa được giao một tài liệu có kích thước bằng một cuốn tiểu thuyết nhỏ và được yêu cầu "viết ngắn gọn hơn, nhưng giữ lại tất cả những nội dung quan trọng"
Đó là lúc nghệ thuật tóm tắt khách quan trở nên hữu ích.
Nhưng vấn đề là: viết tóm tắt khách quan không chỉ là rút ngắn nội dung; mà là đảm bảo mỗi câu đều có ý nghĩa.
Bạn đang cung cấp cho mọi người một phiên bản dễ hiểu về những điều quan trọng nhất — cho dù đó là thông cáo báo chí, bài nghiên cứu, tài liệu mục tiêu nghề nghiệp (với mục tiêu nghề nghiệp) hay bản ghi video — để họ có thể nắm được ý chính mà không bị sa lầy.
Nhìn bề ngoài, việc này có vẻ đơn giản, nhưng để tạo ra một bản tóm tắt khách quan, bạn cần phải thật cẩn thận.
Mọi người đang khao khát thông tin ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề hơn bao giờ hết. Điều này đặc biệt đúng với sinh viên, chuyên gia và nhà nghiên cứu, những người có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách có được những hiểu biết trực tiếp (nhờ sức mạnh của một bản tóm tắt tốt!) trong báo cáo, bản trình bày và email dài của họ.
🧠Bạn có biết? Microlearning, được đặc trưng bởi các bài học ngắn, hấp dẫn từ 2–5 phút, là một xu hướng hàng đầu đang duy trì vị thế của mình. Trên thực tế, nội dung ngắn chiếm gần 90% lưu lượng truy cập internet.
Các nguyên tắc chính để viết bản tóm tắt khách quan
Cho dù bạn đang tóm tắt một báo cáo, một cuộc họp hay thậm chí là một cuốn sách, quá trình viết tóm tắt khách quan có thể được chia thành một vài bước đơn giản:
- Đọc nội dung: Bạn có thể đọc lướt nếu cần, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ nội dung
- Xác định các phần quan trọng: Hãy tự hỏi: Bức tranh tổng thể ở đây là gì? Đánh dấu các ý chính và điểm khóa
- Loại bỏ chi tiết không cần thiết: Ý kiến cá nhân, những thông tin không liên quan và nội dung thừa? Hãy tạm biệt những điều đó!
- Viết một đoạn ngắn bằng lời của bạn: Nắm bắt bản chất và giữ cho nội dung dựa trên sự thật. Sau khi đã hoàn thành bản tóm tắt khách quan, bạn có thể đưa ý kiến cá nhân vào để phân tích sâu hơn
Đọc thêm: 10 ví dụ về bản tóm tắt điều hành và cách tự viết
3 thành phần của một bản tóm tắt khách quan
Mỗi bản tóm tắt mục tiêu có ba thành phần chính giúp nó hoạt động hiệu quả:
- Ý tưởng trung tâm: Đây là mục quan trọng nhất — chủ đề hoặc khái niệm chính mà tài liệu được xây dựng xung quanh. Đây là cốt lõi của bản tóm tắt của bạn
- Ý tưởng hỗ trợ: Đây là những sự kiện, bằng chứng hoặc chi tiết hỗ trợ ý tưởng trung tâm. Chúng giúp vẽ nên bức tranh toàn cảnh mà không quá cá nhân
- Ý tưởng khách quan: Cái chốt cuối cùng — phiên bản câu chuyện không bị lọc, chỉ bao gồm sự thật, loại bỏ mọi thành kiến hoặc ý kiến cá nhân
Đọc thêm: Cách đặt mục tiêu dự án hiệu quả
Các loại nội dung cần tóm tắt khách quan
1. Bài nghiên cứu
Tóm tắt mục tiêu của bài nghiên cứu về cơ bản là phiên bản của một mẹo cuộc sống trong thế giới học thuật.
Đây là bản tóm tắt ngắn gọn, trung lập và khách quan về các điểm chính và ý tưởng chính của bài báo. Không có ý kiến, không có bình luận thêm — chỉ có sự thật để giúp độc giả quyết định xem họ có muốn tìm hiểu sâu hơn hay không.
Dưới đây là cách chúng tôi khuyên bạn nên viết tóm tắt khách quan cho một bài nghiên cứu:
- Tập trung: Nắm vững đối số chính và bằng chứng hỗ trợ
- Súc tích: Ngắn gọn và súc tích. Loại bỏ những chi tiết thừa và không cần thiết
- Hãy chính xác: Bạn có một nhiệm vụ duy nhất — đảm bảo bản tóm tắt phản ánh chính xác nội dung của bài báo
- Hãy khách quan: Tránh xa các ý kiến cá nhân
- Viết lại: Sử dụng lời văn của riêng bạn và tránh sao chép nội dung
- Kiểm tra lại: Một kiểm tra độ chính xác nhanh chóng không bao giờ thừa, đúng không?
2. Báo cáo kinh doanh
Tôi đang tóm tắt báo cáo kinh doanh?
Hãy tưởng tượng đó là việc tạo ra một bản tóm tắt cực kỳ ngắn gọn cho những người ra quyết định.
Tóm tắt báo cáo kinh doanh chỉ tập trung vào thông tin quan trọng và bỏ qua mọi thông tin không ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của công ty, đồng thời vẫn trung thực với nguồn tài liệu gốc. Điều này giúp cung cấp ý chính cho người đọc một cách nhanh chóng.
Thực hiện theo các mẹo sau để viết bản tóm tắt khách quan của báo cáo kinh doanh:
- Xác định thông tin khóa: Đừng bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào; nếu nó quan trọng, thì nó phải có trong
- Tránh cắt giảm quá mức: Cắt giảm quá nhiều có thể làm mất đi những chi tiết quan trọng—hãy tránh điều đó
- Giữ tính liên quan: Tập trung vào dữ liệu, sự kiện và thành tích đã được chứng minh có ý nghĩa đối với thành công trong kinh doanh
Đọc thêm: 10 mẫu tóm tắt dự án miễn phí trong ClickUp & Excel
3. Tổng quan về tài liệu
Nếu bạn đã từng tóm tắt một cuốn tiểu thuyết cho bạn bè, bạn đã đi được nửa chặng đường.
Tóm tắt đánh giá tài liệu cũng giống như vậy, nhưng khách quan hơn.
Không có những lời phàn nàn về phong cách của tác giả — chỉ có ý tưởng trung tâm, ý tưởng hỗ trợ và phân tích rõ ràng, khách quan về cốt truyện hoặc chủ đề.
Cách viết tóm tắt khách quan về tác phẩm văn học:
- Đọc kỹ: Ghi chú những ý chính và phần quan trọng
- Loại bỏ những chi tiết thừa: Bỏ qua những chi tiết lặp lại hoặc không liên quan và tập trung vào những ý chính
- Tóm tắt: Ghi lại thông tin quan trọng bằng lời của chính bạn
- Giữ tính thực tế: Không đưa ra ý kiến — hãy để văn bản tự nói lên điều muốn truyền tải
4. Tài liệu pháp lý
Tóm tắt pháp lý giúp các chuyên gia nhanh chóng đánh giá các điểm chính, cho dù họ đang xác định tiền lệ, trình bày đối số hay quản lý các trường hợp.
Mẹo tóm tắt tài liệu pháp lý:
- Thực hành tạo nên sự hoàn hảo: Tóm tắt văn bản pháp lý cần thực hành, nhưng nó đáng giá vì sự rõ ràng mà nó mang lại
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Khi mọi thứ trở nên quá tải, dịch vụ hỗ trợ có thể giúp bạn (chúng tôi sẽ thảo luận về một dịch vụ dưới đây 👇🏻)
- Hãy có phương pháp: Mỗi chuyên gia pháp lý đều có phương pháp riêng — hãy tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn
Xem thêm: Cách sử dụng AI cho tài liệu
Hướng dẫn từng bước để tạo bản tóm tắt khách quan
Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này — nhìn chằm chằm vào một bức tường văn bản khổng lồ và không biết bắt đầu từ đâu.
May mắn thay, viết bản tóm tắt khách quan không phải là một công việc khó khăn.
Hướng dẫn từng bước này có thể giúp bạn loại bỏ những phần không cần thiết. Bạn thậm chí có thể điều chỉnh quy trình để phù hợp với phong cách của mình và làm cho nó dễ dàng hơn.
Bước 1: Đọc và hiểu văn bản
Điều đầu tiên: đọc toàn bộ nội dung gốc trước khi bắt đầu công việc tóm tắt.
Thứ hai, nếu nội dung quá dài, bạn có thể chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn, giúp quá trình trở nên dễ dàng và bớt áp lực hơn.
Sử dụng một công cụ tài liệu đáng tin cậy như ClickUp Docs, cho phép bạn ghi chú trực tiếp trên tài liệu và ghi chú khi đọc văn bản.
Công cụ Highlight trong ClickUp Docs giúp bạn dễ dàng đánh dấu thông tin quan trọng cần thiết khi tóm tắt.
Bước 2: Xác định ý tưởng và chủ đề chính
Tiếp theo, đã đến lúc đưa ra những ý tưởng chính.
Đề tài chính là gì? Các điểm hỗ trợ chính là gì?
Đây là nơi ClickUp Docs phát huy tác dụng. Bạn có thể sử dụng nó để cộng tác với các thành viên trong nhóm và thêm phản hồi chung vào tài liệu của mình.
Hơn nữa, trong khi xác định các ý tưởng chính, hãy thử sử dụng các công cụ tóm tắt tài liệu AI như ClickUp Brain để diễn giải và tóm tắt các đoạn văn bản một cách nhanh chóng — điều này sẽ giúp bạn có một điểm khởi đầu vững chắc mà không làm mất đi bản chất của nội dung.
Đọc thêm: 15 công cụ viết AI tốt nhất cho nội dung
Bước 3: Bỏ qua các chi tiết nhỏ
Không phải mọi chi tiết đều xứng đáng có mặt trong tóm tắt của bạn, vì vậy hãy tập trung vào những sự kiện chính.
Bạn có thể bình luận về các phần trong ClickUp Docs, đánh dấu thông tin không cần thiết để xóa. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn để bạn không bị sa lầy vào những thông tin không liên quan.
Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý quy trình tài liệu tốt nhất
Bước 4: Viết lại bằng ngôn từ của riêng bạn
Đây chính là phần quan trọng nhất khi viết tóm tắt.
Viết lại bằng ngôn từ của riêng bạn là rất quan trọng để duy trì tính khách quan và tránh đạo văn.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc nghĩ ra cách diễn đạt mới, các tính năng hỗ trợ bởi AI của ClickUp Brain sẽ giúp bạn.
Công cụ Paragraph Rewriter có thể giúp bạn diễn đạt lại nội dung một cách nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu.
Bước 5: Xem lại để đảm bảo tính khách quan
Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc lạc đề dễ dàng đến mức nào.
Khi bạn đã hoàn thành nội dung cốt lõi, hãy xem lại để phát hiện bất kỳ sự thiên vị hoặc ý kiến cá nhân nào.
Một bản tóm tắt khách quan phải bám sát sự thật; ClickUp cũng có thể giúp bạn trong việc này.
Bạn có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm để hiệu đính hoặc xem xét các phần, sử dụng @đề cập để thông báo trực tiếp cho họ trong phần bình luận và giữ cho cuộc hội thoại được tổ chức trong phần bình luận.
Bằng cách này, mọi người sẽ cùng nhau đồng nhất quan điểm và bạn có thể đảm bảo sản phẩm cuối cùng là khách quan và đã được kiểm tra tính xác thực.
Đọc thêm: 10 phần mềm kiểm soát phiên bản tài liệu hàng đầu
Bước 6: Giữ cho bản tóm tắt ngắn gọn
Cuối cùng, ít hơn là nhiều hơn.
Giữ cho tóm tắt ngắn gọn và súc tích — đây không phải là nơi để đi sâu vào chi tiết.
Sử dụng tính năng tóm tắt của ClickUp Brain để cô đọng sản phẩm cuối cùng của bạn nếu nó quá dài dòng. Bạn thậm chí có thể tự động hóa quá trình này bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh trong Nhiệm vụ ClickUp để tạo bản tóm tắt cho các dự án khác nhau.
Mẫu tóm tắt điều hành ClickUp
Sẵn sàng bắt đầu viết bản tóm tắt mục tiêu nhưng bị vướng mắc bởi các quy trình? Đừng lo lắng! ClickUp có một thư viện khổng lồ các mẫu có thể tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu mà không gặp rắc rối.
Nếu bạn mới bắt đầu viết tóm tắt mục tiêu, Mẫu tóm tắt điều hành của ClickUp là sự lựa chọn hoàn hảo.
Tài liệu sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn này giúp người dùng bắt đầu trong vài giây. Cấu trúc rõ ràng của nó giúp đơn giản hóa việc tóm tắt các báo cáo phức tạp.
Mẫu này ghi lại hiệu quả các điểm chính, hỗ trợ quá trình ra quyết định và cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan. Các bước trong cấu trúc sẵn có đi kèm hướng dẫn chỉnh sửa để ngay cả người mới bắt đầu cũng biết cách tiến hành.
Đọc thêm: 10 Trình tạo đoạn văn miễn phí bằng AI để viết
Những lỗi thường gặp cần tránh
Khi nói đến tóm tắt, có một ranh giới mong manh giữa việc nắm bắt bản chất của văn bản và lạc vào những chi tiết không liên quan.
Để giữ cho các tóm tắt của bạn ngắn gọn và hấp dẫn, điều quan trọng là phải tránh năm lỗi phổ biến sau:
Lỗi #1: Bao gồm thông tin không liên quan
Việc bao gồm mọi chi tiết nhỏ có thể hấp dẫn, nhưng không phải lúc nào nhiều hơn cũng tốt hơn.
Việc bao gồm thông tin không liên quan có thể làm phân tâm khỏi ý chính và khiến tóm tắt của bạn trở nên dài dòng và kém hiệu quả.
Dưới đây là một số mẹo để xác định và loại bỏ thông tin không liên quan trong khi nắm bắt các ý chính:
- Bám sát ý chính. Khi đọc, hãy tự hỏi bản thân: "Chi tiết này có hỗ trợ ý chính không?" Nếu không, hãy loại bỏ nó!
- Sử dụng các công cụ như tính năng Highlight của ClickUp để đánh dấu những phần quan trọng nhất, đảm bảo bản tóm tắt của bạn rõ ràng.
- Hãy thử ClickUp Brain để diễn giải và tóm tắt các phần lớn hơn — một cách hiệu quả để xác định các điểm quan trọng mà không làm mất đi ý chính của thông điệp.
Đọc thêm: 10 mẫu tài liệu quy trình trong Word & ClickUp để tối ưu hóa hoạt động của bạn
Lỗi #2: Lặp lại thông tin thay vì tóm tắt
Viết lại thông tin từng từ một không phải là tóm tắt — nó giống như sao chép và dán hơn. Mục tiêu là phải ngắn gọn và rõ ràng.
Dưới đây là một mẹo để tóm tắt thay vì lặp lại: Diễn đạt lại thông tin bằng lời của chính bạn, tập trung vào các thành phần quan trọng.
Sai lầm #3: Không truyền tải được giọng điệu của văn bản
Tóm tắt không chỉ là việc tóm tắt nội dung mà còn là cách trình bày nội dung đó. Nếu bỏ qua giọng điệu và mục đích, tóm tắt của bạn có thể trở nên nhàm chán hoặc không chính xác.
Dưới đây là một số mẹo để xác định và truyền đạt giọng điệu và mục đích của văn bản:
- Xác định giọng điệu để xem văn bản là trang trọng, thân mật, khách quan hay chủ quan. Văn bản đó nhằm mục đích thông báo, thuyết phục hay giải trí? Tóm tắt của bạn nên phản ánh điều đó
- Chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng và phản ánh nó trong văn bản của bạn để duy trì cảm giác của văn bản gốc
Xem thêm: 10 Phần mềm hợp tác tài liệu tốt nhất năm 2024
Lỗi #4: Không trích dẫn nguồn một cách chính xác
Tóm tắt cần có trích dẫn thích hợp để ghi nhận nguồn và tránh bị cáo buộc đạo văn.
Ngoài ra, nó còn giúp độc giả tìm thấy văn bản gốc nếu họ cần thêm chi tiết.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tuân thủ phong cách trích dẫn phù hợp — MLA, APA hoặc Chicago. Bao gồm tiêu đề, tác giả, số trang và chi tiết xuất bản. Đây là một bước nhỏ nhưng có ý nghĩa lớn trong việc duy trì độ tin cậy!
ClickUp giúp bạn nói ít hơn, ý nghĩa hơn
Ngày nay, bất kỳ văn bản nào dài hơn 700 từ đều được coi là định dạng dài.
Mặc dù những bài viết dài này có giá trị, nhưng bạn có thể tưởng tượng việc đọc chúng mà không có tóm tắt không? Đó là cách chắc chắn để mất sự chú ý của độc giả giữa chừng.
Nhưng đây là tin tốt: viết bản tóm tắt khách quan không phải là việc khó khăn.
Với một chút kế hoạch và làm theo các mẹo được nêu trong bài viết này, bạn sẽ thành thạo quy trình này trong thời gian ngắn.
Và khi bạn có các công cụ như ClickUp, công việc này trở nên thật dễ dàng với các tính năng như cộng tác thời gian thực trong ClickUp Docs, tự động viết lại đoạn văn với ClickUp Brain và nhiều hơn nữa.
Đăng ký ClickUp miễn phí và xem bản tóm tắt của bạn hoàn thành nhanh hơn bao giờ hết.