Bạn đã bao giờ tự hỏi một email ngắn gọn có thể mang lại một hợp đồng triệu đô hay các nhóm làm việc ở các châu lục khác nhau có thể hợp tác nhịp nhàng như thế nào? Chào mừng bạn đến với giao tiếp điện tử trong kinh doanh — nơi trao đổi kỹ thuật số thúc đẩy thương mại toàn cầu.
Giao tiếp điện tử trong kinh doanh đề cập đến bất kỳ sự trao đổi thông tin kỹ thuật số nào trong hoặc giữa các tổ chức. Từ những dấu chấm và dấu gạch ngang của điện báo đến các chatbot hỗ trợ AI ngày nay, giao tiếp điện tử đã cách mạng hóa cách chúng ta kinh doanh.
Trong khi các phương pháp truyền thống như cuộc họp trực tiếp mang lại cảm giác cá nhân, các biểu mẫu kỹ thuật số hiện đại cung cấp kết nối tức thì và trao đổi dữ liệu phong phú. Tuy nhiên, chúng cũng mang đến những thách thức như quá tải thông tin và rủi ro an ninh mạng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá các loại giao tiếp điện tử, giải quyết các vấn đề tuân thủ và cung cấp kế hoạch triển khai từng bước.
Các loại giao tiếp điện tử
Vì có rất nhiều lựa chọn cho truyền thông điện tử, bạn cần hiểu điểm mạnh của từng phương tiện và chỉ định các hàm chính cho nó. Hãy cùng khám phá các loại truyền thông kinh doanh nổi bật nhất dựa trên phương tiện điện tử.
Email: Dùng cho giao tiếp chính thức và tài liệu chính thức
Thư điện tử hay email là biểu mẫu truyền thông điện tử lâu đời nhất vẫn còn được sử dụng trong môi trường làm việc hiện nay.
Theo báo cáo của Radicati, chỉ trong năm nay, sẽ có 361,6 tỷ email được chia sẻ trên toàn cầu!
Email đã vượt qua thử thách của thời gian vì được sử dụng rộng rãi như một phương tiện liên lạc chính thức. Email rất hữu ích cho mục đích lưu trữ hồ sơ và đủ linh hoạt để sử dụng ở cả chế độ đồng bộ và không đồng bộ.
Tuy nhiên, lượng email khổng lồ mà chúng ta nhận được mỗi ngày có thể dẫn đến hộp thư đến quá tải, do đó việc triển khai các chiến lược quản lý email hiệu quả là rất quan trọng. Đây là lúc các công cụ quản lý công việc và giao tiếp tích hợp có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.
Đọc thêm: 100 ví dụ về tin nhắn chuyên nghiệp khi vắng mặt tại văn phòng
Tin nhắn tức thì: Dành cho các câu hỏi nhanh và câu trả lời ngay lập tức — cả chính thức và không chính thức
Các nền tảng nhắn tin tức thời trở nên phổ biến vì nhu cầu giao tiếp không chính thức, đồng bộ. Mọi người cần các giải pháp thay thế email để trò chuyện thời gian thực và trao đổi thông tin cần phản hồi nhanh.
Tin nhắn tức thời đã cách mạng hóa giao tiếp tại nơi làm việc, cung cấp các phương thức kết nối nhanh chóng, thường là không chính thức giữa các thành viên trong nhóm. Các nền tảng phổ biến bao gồm:
- Slack: Nổi tiếng với tổ chức dựa trên kênh và khả năng tích hợp
- Microsoft Teams: Tích hợp với Office 365 để mang lại quy trình làm việc liền mạch
- WhatsApp: Thường được sử dụng cho giao tiếp quốc tế (và quảng cáo)
Đọc thêm: 25 mẹo Slack để cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc
Mặc dù các nền tảng này cung cấp nhiều chức năng tuyệt vời, nhưng chúng thường tồn tại riêng biệt với công việc của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ phải duy trì nhiều ứng dụng giao tiếp tại nơi làm việc.
Việc chuyển đổi bối cảnh như vậy là phản tác dụng——nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ (APA) cho thấy việc chuyển đổi công việc thường xuyên có thể làm giảm năng suất tới 40%, vì não bộ cần thời gian để chuyển hướng giữa các công việc.
ClickUp, một nền tảng quản lý dự án và năng suất toàn diện, cung cấp giải pháp cho thách thức này với ClickUp Chat. Công cụ này giúp bạn tránh phải chuyển đổi giữa các ứng dụng nhắn tin tức thời bằng cách tích hợp trực tiếp với các nhiệm vụ của bạn.
Phần mềm giao tiếp nội bộ này cho phép các nhóm:
- Thảo luận về công việc và dự án trong bối cảnh — mọi cuộc hội thoại đều được tự động liên kết với công việc có liên quan
- Chia sẻ tệp và cập nhật mà không cần chuyển đổi nền tảng
- Sắp xếp các cuộc hội thoại theo chủ đề hoặc dự án để dễ tham khảo
- Chuyển tin nhắn thành công việc ngay lập tức, chỉ bằng một cú nhấp chuột
- Nhận bản tóm tắt AI ngay lập tức từ các chủ đề trò chuyện của bạn để nhanh chóng cập nhật thông tin mà không cần đọc hàng trăm tin nhắn
Bằng cách giữ các cuộc hội thoại liên quan đến công việc của bạn, ClickUp Chat giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và tăng năng suất, trở thành một công cụ vô giá trong kho vũ khí truyền thông điện tử của bạn.
Dưới đây là cách Rosana Hungria , Giám đốc dự án, trải nghiệm trực tiếp những lợi ích này:
ClickUp đã chuyển tất cả các thông tin liên lạc từ các kênh khác nhau như email, trò chuyện, whatsapp sang một nơi. Vì vậy, bạn biết nơi để tìm thông tin mình cần.
ClickUp đã chuyển tất cả các thông tin liên lạc từ các kênh khác nhau như email, trò chuyện, whatsapp sang một nơi. Vì vậy, bạn biết nơi để tìm thông tin mình cần.
Mạng xã hội: Thu hẹp khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng
Khi mạng lưới truyền thông điện tử mở rộng để phản ánh xu hướng hiện tại, các nền tảng truyền thông xã hội đã trở thành thành phần không thể thiếu, đóng vai trò kép là công cụ kết nối và tiếp thị mạnh mẽ cho các doanh nghiệp.
- LinkedIn, với hơn 800 triệu thành viên, là một nền tảng tuyệt vời cho các chuyên gia giao tiếp với nhau, theo dõi tin tức ngành và những người có ảnh hưởng, tìm kiếm và nộp đơn xin việc, phát triển mối quan hệ mạng lưới, săn đầu người và hơn thế nữa
- Các ứng dụng khác như X (trước đây là Twitter), Instagram, và Facebook được các thương hiệu sử dụng để giữ liên lạc với khách hàng, tiếp thị đến khách hàng tiềm năng và duy trì hình ảnh thương hiệu tích cực
Hộp thư đến trong các ứng dụng này cung cấp các giải pháp tức thì, rủi ro thấp mà mọi người ưa thích. Nếu cải thiện hỗ trợ khách hàng và hình ảnh thương hiệu là việc bạn đang muốn làm, bạn phải tận dụng mạng xã hội.
Trên thực tế, 87% nhà tiếp thị được khảo sát trong Báo cáo truyền thông xã hội của HubSpot tin rằng người tiêu dùng sẽ tìm thấy thương hiệu trên mạng xã hội thường xuyên hơn trên công cụ tìm kiếm!
Tuy nhiên, việc quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội có thể là một thách thức. Tích hợp chiến lược mạng xã hội của bạn với quản lý dự án tổng thể có thể giúp cải thiện quá trình này và đảm bảo thông điệp nhất quán trên tất cả các nền tảng.
Nền tảng truyền thông video: Để đồng bộ hóa trong thời gian thực
Nền tảng video đã trở nên không thể thiếu, đặc biệt là với sự gia tăng của công việc từ xa.
Một số công cụ phổ biến bao gồm:
- Zoom: Một phần mềm hội nghị truyền hình nổi tiếng về độ tin cậy và dễ sử dụng
- Skype: Tiên phong trong lĩnh vực gọi video, vẫn được sử dụng rộng rãi cho giao tiếp quốc tế
- Google Meet: Đây là một công cụ hội nghị truyền hình đơn giản, được sử dụng rộng rãi, là một phần của Google Workspace
Mặc dù các công cụ này rất hữu ích cho các cuộc họp thời gian thực, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giải quyết được vấn đề giao tiếp không đồng bộ trong các nhóm phân phối.
Về mặt không đồng bộ, Loom đã phổ biến việc chia sẻ bản ghi màn hình, được hoàn thiện bởi ClickUp Clips.
ClickUp Clips được thiết kế cho những tình huống khi lời nói không đủ để giải thích mọi thứ. Để sử dụng ClickUp Clips, hãy mở bất kỳ cuộc hội thoại nào trong ClickUp và sử dụng biểu tượng video để nhanh chóng ghi lại màn hình của bạn (tất nhiên là có lồng tiếng!) và gửi trực tiếp đến người nhận. Đây là cách dễ nhất để chia sẻ phản hồi, đánh dấu lỗi, tạo hướng dẫn và gửi bản demo.
Tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm:
- Ghi lại các video ngắn để giải thích những ý tưởng phức tạp
- Cung cấp phản hồi trực quan về các dự án
- Tạo các hướng dẫn nhanh hoặc hướng dẫn từng bước
- Giảm nhu cầu tổ chức các cuộc họp dài, cải thiện năng suất tổng thể
Điểm tuyệt vời nhất của ClickUp Clips là bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain, trợ lý AI đa năng của ClickUp, ghi lại video và phân tích để lưu trữ vào cơ sở kiến thức.
Không giống như Loom, bạn không cần quản lý một ứng dụng riêng cho các clip. Tất cả các bản ghi màn hình và nhiệm vụ liên quan đến chúng đều được lưu trữ trong ClickUp, khiến nó trở thành một giải pháp gốc.
Mặc dù việc sử dụng nhiều phương thức giao tiếp điện tử đã giúp chúng ta làm việc hiệu quả và năng suất hơn, nhưng nó cũng có thể mang lại một số rủi ro. Việc quá phụ thuộc vào các công cụ này có thể gây mất tập trung và làm ảnh hưởng đến giao tiếp và mối quan hệ trực tiếp, chi phí chuyển đổi bối cảnh cao, và chúng ta cần chú ý đến các rủi ro về bảo mật và tuân thủ.
Rủi ro và tuân thủ trong giao tiếp điện tử
Mặc dù có nhiều lợi ích, các kênh truyền thông điện tử cũng tiềm ẩn những rủi ro mà các doanh nghiệp phải giải quyết:
- Các mối đe dọa an ninh mạng: Lừa đảo qua email, phần mềm độc hại và vi phạm dữ liệu
- Mối quan tâm về bảo mật: Đảm bảo thông tin bí mật được bảo mật
- Tuân thủ pháp luật và quy định: Tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu như GDPR
Proofpoint, được thành lập bởi cựu Giám đốc Công nghệ của Netscape, Eric Hahn, đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu những rủi ro này. Là một công ty hàng đầu về an ninh mạng, Proofpoint cung cấp các giải pháp:
- Bảo vệ chống lại các mối đe dọa từ email
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu
- Cung cấp đào tạo cho nhân viên về các phương pháp hay nhất về an ninh mạng
Proofpoint cũng giám sát các ứng dụng giao tiếp kinh doanh, hỗ trợ các nhóm pháp lý bằng khả năng hiển thị dữ liệu mạnh mẽ và đơn giản hóa việc tuân thủ bằng cách cung cấp khả năng hiển thị các luồng thu thập dữ liệu.
Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và luôn cập nhật thông tin về các lỗ hổng tiềm ẩn là điều rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của truyền thông điện tử trong kinh doanh. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn các công cụ truyền thông ưu tiên bảo mật và tuân thủ là rất quan trọng.
Cải thiện giao tiếp điện tử trong kinh doanh
Theo Thống kê truyền thông 2024 của Project.co, 70% nhân viên cảm thấy họ mất thời gian trong công việc do các vấn đề truyền thông. Nhưng không phải tất cả đều là màu đen.
Bạn có thể thực hiện các biện pháp chủ động để cải thiện hệ thống truyền thông điện tử tại nơi làm việc. Trong khi các công cụ như Proofpoint giải quyết các vấn đề bảo mật, việc áp dụng các phương pháp hay nhất có thể cải thiện đáng kể hiệu quả truyền thông của nhóm bạn.
Dưới đây là một số chiến lược để tối ưu hóa giao tiếp điện tử trong kinh doanh:
Thực hiện các chính sách giao tiếp rõ ràng
- Đặt ra kỳ vọng về thời gian phản hồi
- Xác định mục đích sử dụng phù hợp của các kênh giao tiếp khác nhau
- Thiết lập các nguyên tắc chia sẻ thông tin nhạy cảm
Hãy lịch sự và ngắn gọn trong giao tiếp kinh doanh
- Tôn trọng thời gian của người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề
- Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, ngay cả trong các kênh không chính thức
Chọn kênh giao tiếp phù hợp cho thông điệp
- Sử dụng email cho các giao tiếp chính thức hoặc khi cần tài liệu
- Sử dụng tin nhắn tức thì cho các câu hỏi nhanh hoặc cập nhật thông tin
- Tận dụng cuộc gọi video cho các cuộc thảo luận phức tạp hoặc cuộc họp nhóm
Giữ cho dòng tiêu đề ngắn gọn và mô tả rõ ràng
- Cho phép người nhận hiểu nhanh nội dung tin nhắn
- Tăng cường khả năng tìm kiếm và tổ chức email
Thường xuyên dọn dẹp và tổ chức các kênh giao tiếp kỹ thuật số
- Lưu trữ email và tin nhắn cũ
- Sử dụng thư mục hoặc thẻ để phân loại thông tin quan trọng
- Hủy đăng ký khỏi danh sách công việc không cần thiết
Tăng cường các biện pháp bảo mật
- Yêu cầu sử dụng mật khẩu gồm 14 ký tự chữ và số mạnh và duy nhất cho các ứng dụng truyền thông và thay đổi mật khẩu định kỳ
- Sử dụng mã hóa mạnh mẽ mỗi khi có thể để ngăn chặn các cuộc tấn công brute-force
- Thắt chặt kiểm soát truy cập bằng xác thực đa yếu tố và VPN để cải thiện truyền thông kết hợp
- Thực hành các kế hoạch ứng phó sự cố để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm
Bằng cách tuân thủ các phương pháp này, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả và bảo mật của truyền thông điện tử, tạo ra môi trường làm việc năng suất và an toàn hơn.
Cách tạo kế hoạch giao tiếp điện tử cho nhóm của bạn
Bây giờ, hãy cùng khám phá cách bạn có thể áp dụng các mẹo trên và thực hiện một kế hoạch giao tiếp vững chắc, từng bước một.
1. Xem xét lại kế hoạch giao tiếp hiện tại
Trước khi bắt đầu tạo một phương thức giao tiếp điện tử hoàn toàn mới, hãy kiểm tra xem công ty đã có kế hoạch giao tiếp hay chưa. Nếu có, hãy nêu rõ những gì đã hiệu quả trước đây và những gì có thể cải thiện.
Thực hiện phân tích SWOT và PEST để có cái nhìn rõ ràng hơn. Khi đã nắm rõ vị trí của công ty, việc cải thiện hoặc triển khai chiến lược mới sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Mẫu Kế hoạch Truyền thông của ClickUp là một mẫu tất cả trong một để lưu trữ chiến lược truyền thông của bạn.
Nó có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo và giúp mọi người phát triển ý tưởng nhất quán về giao tiếp lý tưởng, từ chi tiết và mục tiêu dự án đến các bên liên quan, công cụ và đánh giá.
Mẫu này có thể giúp bạn:
- Xây dựng chiến lược giao tiếp hiệu quả
- Theo dõi các mục tiêu cụ thể về giao tiếp và tiến độ thực hiện
- Đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều hiểu rõ thông tin
Mẫu này cung cấp một khung cấu trúc để phát triển và triển khai kế hoạch giao tiếp của bạn, giúp mọi người trong nhóm dễ dàng thống nhất về chiến lược giao tiếp của nhóm.
2. Xác định mục tiêu và quy tắc
Bây giờ là phần thú vị. Bạn có hai yếu tố khóa của chiến lược giao tiếp: mục tiêu cần đạt được và các quy tắc của trò chơi.
Như đã thảo luận ở trên, bạn cần chọn các kênh có ý nghĩa đối với mục tiêu kinh doanh của mình. Tiếp theo, bạn phải hệ thống hóa các quy tắc để các bên bên ngoài biết họ có thể mong đợi gì từ bạn.
Ví dụ: nếu một trong các KPI của bạn là cải thiện giao tiếp với khách hàng, bạn cần tập trung vào khả năng gửi email, theo dõi email, tóm tắt trước và sau cuộc họp, cũng như các quy tắc gửi tin nhắn.
Quyết định mức độ bạn muốn chia sẻ về một dự án, thời gian khách hàng sẽ nhận được thông tin cập nhật và kết quả dự kiến. Đi vào chi tiết và tạo mẫu để hợp lý hóa mọi thứ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp để bắt đầu.
3. Giải thích rõ ràng các kỳ vọng
Trong nội bộ, mọi việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn khi các nhóm biết rõ mong đợi của quản lý đối với họ. Và bạn là người có trách nhiệm giải thích chi tiết điều này.
Chia sẻ một trang giấy giải thích phong cách quản lý của bạn, những điều bạn thích và không thích trong công việc, sở thích giao tiếp và kỳ vọng của nhóm. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu bạn hơn.
Mẫu Làm việc với tôi [Quản lý] của ClickUp là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Bạn có thể chỉnh sửa trang để thêm thông tin, tùy chỉnh thêm và bao gồm các mối quan hệ và tham chiếu để làm rõ mọi thứ.
![Mẫu ClickUp Làm việc với tôi [Quản lý]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-913.png)
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định phong cách lãnh đạo, quy trình ra quyết định và phương pháp ưa thích trong việc đưa ra/nhận phản hồi
- Cải thiện tính minh bạch trong mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên
- Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp và hiệu suất của nhóm
- Thể hiện rõ cách tiếp cận của bạn để hỗ trợ sự phát triển và trưởng thành của các thành viên trong đội ngũ hỗ trợ
Điều này giúp giảm xung đột giữa các bên liên quan và ngăn ngừa sự hiểu lầm, dẫn chúng ta đến bước tiếp theo.
4. Mô tả vai trò và trách nhiệm
Vì giao tiếp là nền tảng của sự hợp tác, bạn có thể yêu cầu nhân viên chia sẻ các trang tài liệu ngắn tương tự với đồng nghiệp và quản lý. Tài liệu này nên bao gồm phong cách làm việc, kênh giao tiếp ưa thích, lịch trình và các thông tin liên quan khác của họ.
Dựa trên dữ liệu này, các nhà quản lý có thể phân công công việc cho những người có khả năng xử lý tốt nhất và lập kế hoạch phù hợp. Bằng cách này, các kỹ năng được phát huy tối đa đồng thời xây dựng lòng tin.
Nhân viên có thể cải thiện năng suất bằng cách sử dụng Mẫu Làm việc với tôi [Cá nhân] của ClickUp. Đây là các tài liệu ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn, có thể chỉnh sửa và mở rộng để bao gồm dữ liệu liên quan.
![Mẫu ClickUp Làm việc với tôi [Cá nhân]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-914.png)
Bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Tùy chỉnh các phần cho sở thích công việc, phong cách giao tiếp và phương pháp phản hồi
- Thúc đẩy sự tự nhận thức và giúp các thành viên trong nhóm phản ánh về thói quen công việc của mình
- Tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, giảm thiểu sự hiểu lầm
- Dễ dàng chia sẻ chiến lược công việc cá nhân trong toàn nhóm
Các tài liệu này có thể được liên kết với Nhiệm vụ ClickUp để hiển thị tốt hơn trong không gian làm việc.
5. Thiết lập các tùy chọn sao lưu
Điều gì sẽ xảy ra khi có sự thiếu hụt kiến thức? Hoặc khi một thành viên quan trọng của nhóm không thể tham gia do có việc khẩn cấp? Các nhà quản lý dự án cần chuẩn bị cho những sự cố này.
Tạo ma trận báo cáo lên cấp trên khi công việc cần được chú ý đặc biệt và giải thích ma trận này cho tất cả các bên liên quan. Bạn cũng nên nêu chi tiết các kênh liên lạc dự phòng để công việc có thể tiếp tục diễn ra suôn sẻ. Khi bạn đã sắp xếp xong việc này, nhân viên sẽ ít có khả năng hoảng loạn nếu công việc gặp trở ngại.
Xin chúc mừng! Bạn đang trên đường ngăn chặn những rắc rối trong giao tiếp và tận dụng tối đa tất cả các phương thức giao tiếp điện tử tại nơi làm việc!
Nâng cao hiệu quả giao tiếp điện tử của bạn
Giao tiếp điện tử đã cách mạng hóa kinh doanh, mang lại tốc độ và tính linh hoạt chưa từng có. Tuy nhiên, nó cũng mang đến những thách thức: rủi ro an ninh mạng, quá tải thông tin và nhu cầu về các chính sách rõ ràng.
Để phát triển, các doanh nghiệp phải chọn các kênh truyền thông điện tử phù hợp, triển khai bảo mật mạnh mẽ và thiết lập các phương pháp hay nhất. Quản lý nhiều công cụ có thể rất khó khăn, nhưng vẫn có giải pháp.
ClickUp tích hợp các kênh giao tiếp khác nhau vào một nền tảng, với các tính năng như ClickUp Chat để nhắn tin văn bản theo ngữ cảnh và ClickUp Clips để giao tiếp video không đồng bộ.
Nó hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường hợp tác và duy trì bảo mật, giải quyết nhiều thách thức mà chúng ta đã thảo luận.
Sẵn sàng tăng cường giao tiếp và năng suất của nhóm bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sự tiện lợi khi truy cập vào hệ thống giao tiếp kinh doanh tích hợp, liền mạch.