Bạn có biết rằng phản hồi hiệu quả có thể thúc đẩy hiệu suất của nhân viên đáng kể? Cho dù bạn cần chia sẻ những cải tiến hay ăn mừng thành công trong công việc, phản hồi có ý nghĩa và có thể thực hiện được là rất quan trọng. Mô hình phản hồi SBI (Tình huống-Hành vi-Tác động) là một khuôn khổ có thể cực kỳ hữu ích tại nơi làm việc, đặc biệt là đối với các chuyên gia nhân sự hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.
Khung công cụ mạnh mẽ này sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng một cách tự tin và thông minh về mặt cảm xúc, đồng thời đảm bảo rằng phản hồi đó sẽ thúc đẩy sự thay đổi thực sự.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách áp dụng mô hình SBI vào công việc để bạn có thể đưa ra phản hồi chính xác mọi lúc. Bắt đầu thôi! 🚀
Mô hình phản hồi SBI là gì?
Mô hình phản hồi SBI là một phương pháp phản hồi có cấu trúc, tập trung vào ba yếu tố khóa: Tình huống, Hành vi và Tác động. Trong số các mô hình phản hồi khác, phương pháp này cung cấp một khung rõ ràng để đưa ra phản hồi cụ thể, khách quan, giảm thiểu sự phòng thủ và thúc đẩy thay đổi tích cực.
Chia quá trình phản hồi thành ba thành phần rõ ràng này sẽ loại bỏ sự mơ hồ và cảm xúc có thể làm gián đoạn cuộc hội thoại phản hồi. Thay vào đó, phản hồi sẽ dựa trên sự kiện khách quan, giúp cả người đưa ra phản hồi và người nhận phản hồi hiểu nhau rõ hơn
Khác với Phương pháp Sandwich, khuyến nghị quản lý kết hợp phản hồi tiêu cực với lời khen ngợi, phương pháp SBI trực tiếp hơn, cụ thể theo tình huống và hướng đến hành động.
Hãy phân tích từng yếu tố của phương pháp phản hồi SBI:
Tình huống
"Tình huống" là phần cài đặt bối cảnh. Điều quan trọng là mô tả bối cảnh mà hành vi đó xảy ra. Hãy coi đó là việc đóng khung phản hồi bằng các chi tiết về thời gian và địa điểm hành vi được quan sát. Điều này giúp người nhận phản hồi không cần phải đoán mò; họ có thể ngay lập tức hình dung ra tình huống mà bạn đang đề cập.
Ví dụ: "Trong cuộc họp về trạng thái dự án ngày hôm qua, tôi nhận thấy rằng…"
Bắt đầu với tình huống để phản hồi của bạn dựa trên một sự kiện cụ thể. Cách tiếp cận này tránh những tổng quát mơ hồ và rất quan trọng cho cuộc hội thoại phản hồi mang tính xây dựng.
Hành vi
Thành phần 'Hành vi' tập trung vào hành động của nhân viên. Điều quan trọng là phải bám sát sự thật — họ đã nói hoặc làm gì chính xác? Điều này giúp phản hồi khách quan và khuyến khích bạn tránh đưa ra giả định hoặc phán xét về ý định hoặc ký tự của người đó.
Ví dụ: "Bạn đã ngắt lời người nói nhiều lần trước khi họ có thể kết thúc ý của mình. "
Mục tiêu là mô tả hành vi mà không kèm theo bất kỳ cảm xúc hay thành kiến nào. Bạn càng mô tả hành vi rõ ràng và cụ thể, người nhận phản hồi càng dễ hiểu chính xác những gì bạn đang nói.
Tác động
"Tác động" là nơi bạn giải thích hậu quả của hành vi. Đây là phần thường bị thiếu trong hầu hết các cuộc hội thoại, nhưng lại là phần quan trọng nhất của mô hình phản hồi SBI. Chỉ ra việc ai đã làm gì là chưa đủ; giải thích hành vi đó ảnh hưởng đến người khác, nhóm hoặc dự án như thế nào mới là điều quan trọng để truyền tải thông điệp.
Ví dụ: "Do đó, chúng tôi không thể nghe đầy đủ thông tin cập nhật của họ, dẫn đến sự nhầm lẫn về dòng thời gian của dự án. "
Khi bạn diễn đạt rõ ràng tác động của hành vi, bạn giúp người nhận hiểu tại sao việc thay đổi là quan trọng và mang lại mục đích cho phản hồi ngoài việc chỉ đơn thuần sửa lỗi.
Dưới đây là cách phản hồi toàn diện về tình huống này:
"Trong cuộc họp về trạng thái dự án ngày hôm qua, tôi nhận thấy bạn đã nhiều lần ngắt lời người đang nói trước khi họ kết thúc ý của mình. Do đó, chúng tôi không thể nghe hết thông tin cập nhật, dẫn đến sự nhầm lẫn về dòng thời gian của dự án. "
Bây giờ khi bạn đã hiểu SBI là gì, hãy cùng tìm hiểu tại sao nó mang lại lợi ích cho nhà lãnh đạo.
Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc trong công việc ảnh hưởng đến nơi làm việc như thế nào
Tại sao SBI hiệu quả?
Sức mạnh của mô hình phản hồi SBI nằm ở sự đơn giản và tập trung vào sự thật. Nó rất hiệu quả vì nhiều lý do:
- Tính khách quan: Mô hình này giảm thiểu các diễn giải chủ quan và thành kiến bằng cách tập trung vào các tình huống cụ thể và hành vi có thể quan sát được. Khi phản hồi chỉ tập trung vào sự thật, người nhận phản hồi sẽ dễ dàng chấp nhận và hành động hơn
- Rõ ràng: Cách tiếp cận có cấu trúc đảm bảo phản hồi rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Bằng cách tránh nói chung chung và nói trực tiếp về các hành vi có thể quan sát được, bạn sẽ giảm bớt sự mơ hồ. Điều này dẫn đến kết quả hiệu quả hơn vì nhân viên nhận phản hồi có thể hiểu rõ những gì cần thay đổi
- Giảm sự phòng thủ: Tập trung vào các sự kiện có thể quan sát được thay vì các đánh giá cá nhân giúp tạo ra một bầu không khí cởi mở và dễ tiếp nhận phản hồi hơn. Điều này loại bỏ cảm xúc thường gắn liền với phản hồi, làm giảm khả năng kích hoạt các phản ứng phòng thủ. Thay vì khiến phản hồi trở thành một cuộc tấn công, SBI thúc đẩy cuộc hội thoại hợp tác dựa trên sự rõ ràng
- Đối thoại cởi mở và khả năng hành động: SBI mở ra cơ hội cho những cuộc hội thoại cởi mở, trung thực vì nó tập trung vào việc mô tả một tình huống cụ thể và tác động của nó. Mô hình này khuyến khích người đưa ra phản hồi và người nhận phản hồi tham gia vào một cuộc đối thoại thay vì chỉ là những lời chỉ trích một chiều
Mô hình này tự nhiên dẫn đến các cuộc thảo luận về cải thiện và thay đổi bằng cách nhấn mạnh tác động của hành vi. Vậy, làm thế nào để áp dụng mô hình SBI vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn?
Hướng dẫn từng bước để cung cấp phản hồi bằng mô hình SBI
Bây giờ bạn đã hiểu các khối xây dựng của mô hình phản hồi SBI, hãy cùng chúng tôi hướng dẫn từng bước để sử dụng mô hình này một cách hiệu quả trong các phiên phản hồi của bạn.
Chúng ta cũng sẽ xem cách một công cụ quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp có thể giúp bạn dễ dàng ghi chép, chia sẻ và nhận phản hồi mang tính xây dựng.
Như Martha Kumi, nhà văn kỹ thuật tại Akkadian Labs, ghi chú
Việc chia sẻ thông tin và hợp tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi tất cả các nhóm đều làm việc từ xa. Giờ đây, việc chia sẻ thông tin cập nhật về dự án và phản hồi cho các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chúng tôi có thể theo dõi các công việc và dự án của các nhóm và cập nhật thông tin theo thời gian thực.
Việc chia sẻ thông tin và hợp tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi tất cả các nhóm đều làm việc từ xa. Giờ đây, việc chia sẻ thông tin cập nhật về dự án và phản hồi cho các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể theo dõi các công việc và dự án của các nhóm và cập nhật thông tin theo thời gian thực.
Cung cấp sự hợp tác thời gian thực chính là điều khiến các công cụ như ClickUp trở nên vô cùng quý giá trong quá trình phản hồi.
Bằng cách tích hợp mô hình phản hồi SBI với các tính năng của ClickUp, các nhà quản lý và thành viên nhóm có thể tham gia vào các cuộc hội thoại phản hồi có cấu trúc, hiệu quả, từ đó chuyển thành các cải tiến có thể thực hiện được một cách liền mạch.
Hãy cùng xem cách thức hoạt động của mô hình này trong thực tế:
Bước 1: Chuẩn bị phản hồi của bạn
Trước khi bắt đầu phiên phản hồi, hãy dành thời gian sắp xếp suy nghĩ và thu thập thông tin liên quan. Sự chuẩn bị này sẽ giúp bạn đưa ra phản hồi tập trung và có tác động hơn.
Tạo một chương trình họp toàn diện trong ClickUp Docs, có thể hữu ích khi thảo luận về các kế hoạch cải tiến hoặc ghi chép cuộc hội thoại để tham khảo trong tương lai.
Bước 2: Bắt đầu cuộc hội thoại
Liên hệ với người nhận phản hồi. Hỏi xem có phải là thời điểm thích hợp để thảo luận không. Nếu không, hãy sắp xếp một thời gian phù hợp.
Chọn một địa điểm riêng tư để phản hồi trực tiếp nhằm giảm thiểu sự phân tâm và đảm bảo tính bảo mật. Đối với các cuộc hội thoại từ xa, bạn có thể sử dụng tính năng hội nghị truyền hình để có trải nghiệm như gặp mặt trực tiếp.
Bước 3: Mô tả tình huống
Bắt đầu bằng cách mô tả rõ ràng tình huống hoặc bối cảnh cụ thể mà hành vi xảy ra. Hãy cố gắng mô tả chi tiết nhất có thể về thời gian, địa điểm và hoàn cảnh.
Hãy nhớ tập trung vào các sự kiện hoặc cuộc họp cụ thể — tránh những phát biểu chung chung như "bạn luôn làm việc này. "
Nếu bạn đang làm việc với các thành viên trong nhóm làm việc từ xa, bạn có thể tận dụng các tính năng trò chuyện như ClickUp Chat. Đây là cách nhanh chóng, trực tiếp để kết nối với các thành viên trong nhóm, mang lại tính tức thời và bảo mật.
Bước 4: Mô tả hành vi
Tiếp theo, tập trung vào hành vi quan sát được. Hãy dựa trên sự thật và tránh những suy diễn cá nhân hoặc giả định về ý định của họ. Sẽ rất hữu ích nếu ghi chú những hành động, từ ngữ hoặc mẫu hành vi cụ thể cần được giải quyết.
Khi mô tả một hành vi cụ thể, có thể quan sát được, điều quan trọng là phải khách quan và cung cấp ví dụ cụ thể. Tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn thực hiện điều này bằng cách cung cấp nhiều hành vi và hành động cụ thể được ghi lại.
Ví dụ: "Bạn đã không cập nhật trạng thái công việc đúng hạn, dẫn đến sự không chắc chắn của nhóm về tiến độ dự án và việc kiểm tra không cần thiết. "
Hệ thống Quản lý nhiệm vụ của ClickUp cung cấp bản ghi chi tiết về các hành vi liên quan đến công việc.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng mô hình này trong các phiên phản hồi của mình:
- Lịch sử công việc: Xem lại lịch sử các công việc được giao hoặc đã hoàn thành của từng cá nhân. Điều này cung cấp cho bạn các ví dụ cụ thể về mô hình công việc, tính kịp thời và chất lượng đầu ra
- Nhận xét và cập nhật: Nhận xét về công việc thường phản ánh hành vi thực tế, chẳng hạn như cách một người báo cáo tiến độ hoặc xử lý thách thức
- Theo dõi thời gian: Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp có thể cung cấp thông tin chi tiết về thói quen và hiệu quả công việc, cung cấp dữ liệu cụ thể để thảo luận
- Công việc con và danh sách kiểm tra: Chúng có thể thể hiện sự chú ý đến chi tiết, tính kỹ lưỡng hoặc bất kỳ xu hướng nào bỏ qua các bước trong quy trình
Bước 5: Giải thích tác động
Bước này rất quan trọng.
Giải thích hành vi của người đó đã ảnh hưởng như thế nào đến nhóm, dự án hoặc thậm chí là bản thân họ. Dù tích cực hay tiêu cực, tác động là yếu tố khiến phản hồi trở nên thực sự hữu ích. Ví dụ: "Kết quả là, chúng tôi đã lỡ thời hạn cập nhật dự án và khiến khách hàng bối rối. "
Bằng cách giải thích tác động, bạn không chỉ chỉ ra hậu quả mà còn tạo cơ hội cho nhân viên suy ngẫm về hành vi của mình.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp để giải thích tác động:
- Chế độ xem khối lượng công việc: Sử dụng chế độ này để hiển thị cách hành vi của một cá nhân ảnh hưởng đến sự cân bằng của nhóm và năng suất tổng thể.
- Biểu đồ Gantt: Chứng minh các hành động cụ thể đã tác động như thế nào đến dòng thời gian hoặc sự phụ thuộc của dự án.
- Bảng điều khiển: Sử dụng bảng điều khiển tùy chỉnh để hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI) bị ảnh hưởng bởi hành vi được đề cập.
- Mục tiêu: Tính năng Mục tiêu của ClickUp cho phép bạn liên kết trực tiếp hành vi với tiến độ (hoặc sự thiếu tiến độ) trong các mục tiêu của nhóm hoặc công ty.
Bước 6: Ghi chép phản hồi
Sau khi đưa ra phản hồi, điều quan trọng là phải ghi lại phản hồi đó, đặc biệt là trong môi trường nhóm. Biểu mẫu ClickUp có thể giúp bạn ghi lại phản hồi ngay lập tức và chuyển chúng thành các nhiệm vụ có thể theo dõi.
Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu phản hồi theo yêu cầu của mình. Hoặc thậm chí tốt hơn, bạn có thể tận dụng các mẫu biểu mẫu sẵn sàng sử dụng của ClickUp để thu thập phản hồi.
Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp
Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp là một công cụ thiết yếu để cấu trúc phản hồi một cách rõ ràng và có tổ chức. Cho dù bạn đang quản lý một nhóm lớn hay tổ chức các cuộc đánh giá cá nhân, mẫu này cung cấp định dạng hợp lý để thu thập phản hồi một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số lợi ích chính của mô hình này:
- Phù hợp với mô hình phản hồi SBI cho phản hồi có cấu trúc (Tình huống, Hành vi, Tác động)
- Giúp phản hồi trở nên cụ thể, dễ thực hiện và dễ theo dõi để đạt được sự cải thiện rõ rệt hoặc nhận được sự công nhận
- Đa năng cho đánh giá hiệu suất, phản hồi thời gian thực hoặc quan sát khách hàng
- Tích hợp với quy trình làm việc, cho phép ghi chép và theo dõi phản hồi
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các mục hành động, đảm bảo tiến độ liên tục
Bước 7: Khuyến khích đối thoại
Sau khi đã trình bày phản hồi của mình bằng mô hình phản hồi SBI, điều quan trọng là khuyến khích một cuộc trò chuyện cởi mở. Hãy để người nhận phản hồi, đặt câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ.
Sau khi phản hồi được ghi lại, các thành viên trong nhóm có thể thảo luận công khai bằng các tính năng cộng tác của ClickUp, như bình luận và @đề cập. Điều này giúp cuộc hội thoại tiếp tục diễn ra và khuyến khích sự cải tiến liên tục.
Bước 8: Lập kế hoạch theo dõi
Phản hồi không phải là sự kiện chỉ diễn ra một lần. Điều quan trọng là phải theo dõi để kiểm tra xem hành vi có thay đổi hay không và có cần hỗ trợ thêm hay không.
Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ ClickUp là một cách tuyệt vời để thiết lập truyền thông liên tục và theo dõi tiến độ sau khi phản hồi. Điều này giúp mọi người có trách nhiệm và đảm bảo rằng phản hồi dẫn đến những cải tiến rõ rệt.
Hãy xem một số lợi ích của Mẫu kế hoạch hành động và chiến lược giao tiếp nội bộ ClickUp:
- Thúc đẩy giao tiếp rõ ràng, có cấu trúc trong nhóm để tăng cường sự thống nhất
- Cung cấp phương pháp tiếp cận chiến lược cho giao tiếp nội bộ với các mục tiêu và thông điệp chính đã được thiết lập sẵn
- Đảm bảo phản hồi nhất quán, hiệu quả giữa các bộ phận
- Tích hợp các mục tiêu giao tiếp vào quy trình làm việc của nhóm
- Tổ chức phản hồi cho các quy trình mới, đánh giá dự án và hợp tác giữa các bộ phận
- Tạo kế hoạch hành động chính thức với dòng thời gian và cột mốc để đưa ra phản hồi kịp thời, có thể thực hiện được
Các phương pháp tốt nhất để đưa ra phản hồi
Khi đưa ra phản hồi bằng mô hình phản hồi SBI, có một số phương pháp hay nhất cần lưu ý để đảm bảo phản hồi hiệu quả và được đón nhận.
✅ Đúng thời điểm
Đừng chờ đợi quá lâu để đưa ra phản hồi. Bạn càng giải quyết vấn đề sớm sau khi nó xảy ra, phản hồi của bạn sẽ càng phù hợp và có tác động lớn hơn.
✅ Tập trung vào hành vi của người đó, không phải vào bản thân họ
Dễ dàng đổ lỗi hoặc cá nhân hóa phản hồi, nhưng mô hình phản hồi SBI khuyến khích bạn tập trung hoàn toàn vào hành vi. Điều này giúp kiểm soát cảm xúc và tránh phản ứng phòng thủ.
✅ Sử dụng giọng điệu tích cực
Ngay cả khi đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng, hãy giữ giọng điệu tích cực và hỗ trợ. Mục tiêu là giúp nhân viên cải thiện, không phải khiến họ cảm thấy bị tấn công.
✅ Khuyến khích cuộc hội thoại hai chiều
Một cuộc khảo sát cho thấy 41% nhân viên có khả năng rời bỏ công việc khi họ cảm thấy không được lắng nghe.
Phản hồi nên là một cuộc đối thoại, không phải là một cuộc độc thoại. Khuyến khích nhân viên chia sẻ quan điểm, đặt câu hỏi và đóng góp vào cuộc thảo luận.
Ví dụ về phản hồi SBI trong các tình huống khác nhau
Hãy xem mô hình phản hồi SBI hoạt động như thế nào trong các tình huống thực tế:
Ví dụ 1: Cuộc họp riêng
💡 Tình huống: "Trong cuộc họp riêng tuần trước…"➡️ Hành vi: "Bạn đến muộn 15 phút và không chuẩn bị báo cáo cập nhật. "🎯 Tác động: "Điều này làm ngắn thời gian chúng ta có để thảo luận về tiến độ của bạn và chúng ta không thể thảo luận một số vấn đề quan trọng. "
Ví dụ 2: Dự án nhóm
💡Tình huống: "Trong buổi đánh giá dự án gần đây nhất…"➡️ Hành vi: "Bạn đã cung cấp phản hồi chi tiết giúp làm rõ các bước tiếp theo. "🎯 Tác động: "Điều này thực sự giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và nhóm có thể tự tin tiến về phía trước. "
Ví dụ 3: Đánh giá hiệu suất
💡 Tình huống: "Trong buổi đánh giá hiệu suất hàng năm của bạn vào tuần trước…"➡️ Hành vi: "Bạn đã tự đánh giá bản thân một cách chu đáo và đặt ra các mục tiêu cải thiện thực tế. "🎯 Tác động: "Cách tiếp cận chủ động này cho phép chúng tôi phát triển một kế hoạch hành động rõ ràng cho sự phát triển của bạn, và tôi tin tưởng rằng nó sẽ giúp bạn đạt được bước tiến mới trong sự nghiệp. "
Ví dụ 4: Trình bày trước khách hàng
💡 Tình huống: "Trong buổi thuyết trình cho khách hàng vào thứ Ba tuần trước…"➡️ Hành vi: "Bạn đã sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật mà khách hàng không hoàn toàn hiểu. "🎯 Tác động: "Kết quả là, họ có vẻ bối rối và chúng tôi phải dành thêm thời gian để làm rõ các điểm sau cuộc họp. "
Ví dụ 5: Hợp tác giữa các bộ phận
💡 Tình huống: "Trong cuộc họp liên phòng ban vừa qua…"➡️ Hành vi: "Bạn liên tục ngắt lời các trưởng phòng khác khi họ đang nói. " 🎯 Tác động: "Điều này làm gián đoạn luồng cuộc họp và khiến nhóm khó đưa ra quyết định hiệu quả hơn. "
Bằng cách áp dụng các ví dụ phản hồi này và làm theo các bước trên, bạn sẽ có thể chia sẻ những hiểu biết sâu sắc giúp cải thiện hiệu suất và củng cố giao tiếp và niềm tin trong nhóm của mình.
Và với các công cụ như ClickUp, việc tích hợp phản hồi vào quy trình làm việc của bạn chưa bao giờ dễ dàng đến thế.
Cải thiện cơ chế phản hồi của bạn bằng ClickUp
Nắm vững nghệ thuật phản hồi là một trong những kỹ năng quý giá nhất mà bất kỳ chuyên gia nhân sự, nhà quản lý hoặc trưởng nhóm nào cũng có thể phát triển. Mô hình phản hồi SBI cung cấp một cách đơn giản, hiệu quả để đưa ra phản hồi rõ ràng, có thể thực hiện được, giúp cải thiện hiệu suất và tăng cường sự năng động của nhóm.
Tập trung vào các tình huống và hành vi cụ thể cũng như tác động của chúng có thể thúc đẩy giao tiếp cởi mở và cải tiến liên tục trong tổ chức của bạn. Nhưng tại sao lại dừng lại ở đó? Kết hợp mô hình phản hồi SBI với ClickUp có thể biến quá trình phản hồi của bạn từ tốt thành xuất sắc.
Với các tính năng như trò chuyện hợp tác, bình luận, đề cập và mẫu có thể tùy chỉnh, ClickUp giúp bạn hợp lý hóa phản hồi, theo dõi tiến độ và tạo ra văn hóa minh bạch và phát triển.
Sẵn sàng để quá trình phản hồi của bạn hiệu quả và có tác động hơn? Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng các nhóm mạnh mẽ hơn, thống nhất hơn với sức mạnh của phản hồi có cấu trúc.