Thực tế là—thay đổi không hề dễ dàng.
Cho dù bạn đang giới thiệu một hệ thống phần mềm mới hay cải tổ hoàn toàn cách thức hoạt động của nhóm, quá trình chuyển đổi có thể giống như cố gắng quay đầu một con tàu du lịch bằng mái chèo.
Các tổ chức thực hiện thành công thay đổi tập trung vào chuẩn bị và chiến lược. Một công cụ phổ biến mà họ tin tưởng là đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi.
Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi là chìa khóa để hiểu khả năng thích ứng và thực hiện những thay đổi mới của nhóm bạn.
Hãy cùng khám phá tầm quan trọng của đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi và cách thức nó có thể phát hiện những trở ngại tiềm ẩn trước khi chúng cản trở tiến độ của nhóm bạn.
Đánh giá sẵn sàng thay đổi là gì?
Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi là một kế hoạch được thiết kế có hệ thống để xác định mức độ sẵn sàng của tổ chức và nhân viên trong việc chấp nhận và thích ứng với những thay đổi sắp xảy ra.
Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi toàn diện bao gồm phân tích sâu sắc về tổ chức hoặc dự án ở tất cả các cấp. Bằng cách phân tích các yếu tố như điều kiện hiện tại, nguồn lực sẵn có, động lực của nhân viên và văn hóa tổ chức, bạn có thể phát triển kế hoạch tùy chỉnh để thực hiện những thay đổi mong muốn.
Phần mềm quản lý dự án giúp hợp lý hóa quá trình triển khai bằng cách theo dõi tiến độ hiệu quả, quản lý tài nguyên và đảm bảo thực hiện dự án hiệu quả.
Phần thưởng: Thay đổi là điều không thể tránh khỏi, nhưng việc quản lý thay đổi không nhất thiết phải hỗn loạn. Khám phá 10 công cụ quản lý thay đổi hàng đầu sẽ giúp bạn điều hướng quá trình chuyển đổi suôn sẻ và giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng
Các thành phần chính của đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi
Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của tổ chức trông như thế nào? Đánh giá mức độ sẵn sàng đóng vai trò gì?
Hãy cùng xem qua một số thành phần chính của đánh giá sẵn sàng thay đổi. Chúng tôi sẽ đề cập sơ lược đến chúng dưới đây và mở rộng chi tiết trong các phần sau:
1. Văn hóa tổ chức
Văn hóa đóng vai trò quan trọng trong khả năng chấp nhận thay đổi của một tổ chức.
Nhóm của bạn linh hoạt như thế nào khi đối mặt với những ý tưởng mới? Họ có kháng cự hay thích ứng với thay đổi?
Sự sẵn sàng cho thay đổi tổ chức được đánh giá thông qua:
- Sự cởi mở với thay đổi: Đánh giá mức độ sẵn sàng của nhân viên đối với những ý tưởng và quy trình mới
- Khả năng chấp nhận rủi ro: Hiểu rõ mức độ sẵn sàng của tổ chức trong việc chấp nhận rủi ro liên quan đến thay đổi
- Hợp tác: Phân tích mức độ hợp tác của các nhóm trong quá trình chuyển đổi
Một văn hóa hỗ trợ sự đổi mới và khả năng thích ứng sẽ dễ chấp nhận thay đổi hơn. Tuy nhiên, văn hóa hiện tại nhấn mạnh truyền thống và sự ổn định có thể cản trở nỗ lực thay đổi.
Đánh giá sẵn sàng cho thay đổi giúp xác định các rào cản tiềm ẩn và cho phép bạn điều chỉnh các sáng kiến thay đổi sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn.
2. Cam kết của lãnh đạo
Các nghiên cứu cho thấy có tới 72% thay đổi thất bại do sự hỗ trợ quản lý không đầy đủ và sự kháng cự của nhân viên. Nếu ban lãnh đạo của bạn không đồng lòng với sự thay đổi, hành trình của bạn có thể bị chùn bước hoặc ít nhất là mất nhiều thời gian hơn.
Điều quan trọng là phải đánh giá xem ban lãnh đạo có sẵn sàng hỗ trợ sự thay đổi và tích cực thúc đẩy nó hay không. Nhân viên sẽ dễ dàng chấp nhận hơn khi thấy ban lãnh đạo cấp cao tham gia vào quá trình này.
3. Tham gia của các bên liên quan
Bạn không thể làm việc này một mình.
Thu hút các bên liên quan quan trọng — những người có lợi ích trực tiếp trong sự thay đổi — giúp tạo ra hiệu ứng lan tỏa hỗ trợ. Các bên liên quan của bạn có hào hứng với các quy trình mới hay lo lắng tìm cách thoát ra?
Sự tham gia của họ có thể định hình thái độ chung đối với sự thay đổi. Nếu các bên liên quan bị bỏ qua, họ có thể trở nên thờ ơ hoặc phản kháng, từ đó ảnh hưởng đến thành công của sáng kiến thay đổi.
Các nhóm đa chức năng giúp thu hẹp khoảng cách giữa các bộ phận, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và minh bạch. Sự gia tăng đối thoại này cho phép các bên liên quan chia sẻ quan điểm và mối quan tâm của mình, đảm bảo mọi người đều thống nhất với các mục tiêu của sáng kiến thay đổi.
Giao tiếp được cải thiện sẽ dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn và tầm nhìn chung, điều này rất cần thiết để thu hút các bên liên quan tham gia một cách hiệu quả.
4. Đào tạo
Nhân viên của bạn có kỹ năng để thực hiện quá trình thay đổi một cách bền vững không?
Đôi khi, tất cả sự nhiệt tình trên thế giới cũng không giúp ích gì nếu nhóm của bạn không được trang bị để xử lý các công cụ, quy trình hoặc mô hình kinh doanh mới.
Đánh giá kỹ năng hiện tại so với nhu cầu trong tương lai là điều cần thiết để thực hiện thay đổi thành công. Phân tích này giúp xác định các lĩnh vực cần đào tạo. Đào tạo lại và nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại hoặc tuyển dụng nhân tài mới có chuyên môn cụ thể có thể giải quyết vấn đề thiếu hụt kỹ năng.
Bằng cách xác định sớm những lỗ hổng này, bạn có thể triển khai các chương trình đào tạo hiệu quả để trang bị cho nhóm của mình những kiến thức cần thiết để thành công. Điều này sẽ đảm bảo họ cảm thấy sẵn sàng và được hỗ trợ trong suốt quá trình thay đổi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích nhóm của bạn làm việc hướng tới mục tiêu chung với các chiến lược quản lý nhóm này.
5. Kế hoạch quản lý rủi ro
Mọi sáng kiến thay đổi đều có rủi ro, cho dù đó là sụt giảm năng suất hay sự phản kháng toàn diện. Một phần của quá trình đánh giá là xác định những rủi ro đó.
Có thể thiếu nguồn lực? Sự cố liên lạc? Nhân viên có nguy cơ kiệt sức? Khi đã phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, bạn có thể lập bản đồ chiến lược quản lý thay đổi để giảm thiểu chúng trước khi chúng trở thành khủng hoảng toàn diện.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Làm rõ các rủi ro tiềm ẩn của quản lý thay đổi với các mẫu đánh giá rủi ro miễn phí.
6. Chỉ số hiệu suất
Cuối cùng, bạn sẽ đánh giá thành công của sáng kiến thay đổi như thế nào?
Điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ theo thời gian và điều chỉnh khi cần thiết. Nếu không có các chỉ số rõ ràng, bạn cơ bản là đang bay mù.
Một số chỉ số khóa bạn có thể theo dõi để đánh giá tác động của sáng kiến thay đổi của mình bao gồm:
- Tỷ lệ áp dụng: Đo lường số lượng nhân viên đang sử dụng các quy trình hoặc công cụ mới
- Sự tham gia của nhân viên: Theo dõi mức độ tham gia và sự hài lòng của nhân viên đối với sự thay đổi
- Hoàn thành khóa đào tạo: Theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên đã hoàn thành chương trình đào tạo bắt buộc
- Sự hài lòng của các bên liên quan: Đánh giá mức độ hài lòng của các bên liên quan chính đối với quá trình thay đổi và kết quả đạt được
Lợi ích của việc đánh giá sẵn sàng quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi không nhất thiết phải hỗn loạn. Tất nhiên, bạn có thể làm theo cảm tính, nhưng khả năng cao là bạn sẽ gặp phải rào cản (hoặc tệ hơn, lạc hướng).
Với mẫu đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về mức độ sẵn sàng của tổ chức trước khi bắt đầu bất kỳ quá trình chuyển đổi lớn nào.
Đây là lý do tại sao điều đó quan trọng:
Nâng cao sự sẵn sàng
Thông tin tham khảo: Theo báo cáo của Oak Engage, 43% nhân viên cho rằng nơi làm việc của họ không đủ khả năng đối phó với những thay đổi lớn.
Đánh giá mức độ sẵn sàng cho phép bạn đánh giá xem nhóm và cơ sở hạ tầng của bạn đã được trang bị đầy đủ để xử lý những thay đổi sắp tới hay chưa.
Khi thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi, bạn có thể thực hiện các bước chủ động để chuẩn bị cho nhóm của mình trước những thay đổi sắp tới, từ cung cấp đào tạo đến hỗ trợ tinh thần. Bạn cũng sẽ phát hiện ra những điểm mạnh có thể tận dụng và những điểm yếu cần khắc phục.
Sau đó, bạn có thể thiết kế bản đồ quy trình chiến lược để đảm bảo thay đổi được triển khai suôn sẻ, với ít bất ngờ hơn.
Giảm thiểu rủi ro
Điều quan trọng về rủi ro là: Chúng không thể dự đoán trước.
Một phút trước, mọi thứ vẫn ổn, nhưng một phút sau, bạn phải đối mặt với sự kháng cự bất ngờ, sự cố liên lạc hoặc sụt giảm năng suất.
Tiến hành đánh giá rủi ro bằng mẫu đánh giá mức độ sẵn sàng cho thay đổi giúp ngăn ngừa các rủi ro phổ biến, chẳng hạn như:
- Sự kháng cự của nhân viên đối với thay đổi hoặc sự thiếu tin tưởng vào lãnh đạo
- Tiềm ẩn nguy cơ sai sót trong giao tiếp hoặc các bên liên quan không tham gia tích cực
- Quản lý tài nguyên không đủ và khoảng cách kỹ năng
- Sự sụt giảm năng suất ban đầu và chất lượng công việc bị ảnh hưởng
Bằng cách xác định sớm các trở ngại tiềm ẩn, bạn có thể xây dựng các chiến lược để giảm thiểu các vấn đề này.
Nâng cao sự tham gia của các bên liên quan
Thu hút các bên liên quan tham gia sớm thông qua đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi sẽ đảm bảo họ cảm thấy được trân trọng và đồng lòng với những thay đổi. Các tổ chức có mức độ tham gia của các bên liên quan cao hơn báo cáo quá trình chuyển đổi thay đổi diễn ra suôn sẻ hơn. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và giảm sự kháng cự từ các nhân tố quan trọng.
Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi cho phép bạn đánh giá mức độ tham gia của các nhân tố quan trọng này.
Họ có hào hứng với những gì sắp tới, hay họ đang nghi ngờ một cách im lặng?
Bạn cần tất cả mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung, và việc đánh giá sự sẵn sàng của họ có thể giúp bạn xác định cách thức để đạt được điều đó.
Phân bổ tài nguyên hiệu quả
Chúng ta đều đã từng chứng kiến tình huống này: nguồn lực được đổ vào một vấn đề không cần giải quyết trong khi các vấn đề thực sự lại không được giải quyết. Đánh giá mức độ sẵn sàng cho bạn biết nguồn lực của tổ chức (thời gian, tiền bạc, đào tạo) nên được sử dụng vào đâu một cách hiệu quả nhất.
Ví dụ: nếu bạn đang triển khai một hệ thống CRM mới, bạn có thể cho rằng nhân viên cần được đào tạo kỹ thuật thêm. Tuy nhiên, đánh giá mức độ sẵn sàng có thể cho thấy vấn đề thực sự là do thông tin về tác động của hệ thống mới đối với công việc hàng ngày chưa được truyền đạt rõ ràng.
Bằng cách giải quyết vấn đề thực tế — cải thiện giao tiếp và hỗ trợ lãnh đạo — công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
🗒Tìm hiểu thêm: Cách xây dựng nhóm quản lý thay đổi với các mẫu cấu trúc quản lý dự án.
Xác định các thách thức sắp tới
28% nhân viên cho biết họ không có đủ thông tin để hiểu rõ những thay đổi đang diễn ra trong tổ chức của mình.
Bằng cách sắp xếp mọi thứ với các mẫu quản lý thay đổi, bạn có thể làm rõ những trở ngại tiềm ẩn cho cả bạn và nhóm của bạn. Ví dụ: bạn có thể cho nhân viên biết rằng vài tuần tới có thể sẽ vất vả hơn.
Hướng dẫn này cũng cung cấp cho bạn một bức tranh thực tế về những vấn đề cần giải quyết trước tiên và giúp bạn lập kế hoạch phù hợp. Thay vì đối mặt với một bức tường đầy ẩn số, bạn sẽ có một lộ trình rõ ràng và dễ quản lý để tiến về phía trước.
Các bước cần thiết để thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi
Tiến hành đánh giá mức độ sẵn sàng đảm bảo rằng mọi bộ phận trong tổ chức của bạn đều sẵn sàng cho những gì sắp xảy ra. Một phương pháp có cấu trúc là rất quan trọng, và may mắn thay, các công cụ như ClickUp có thể giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn nhiều. Hãy cùng xem nhé.
1. Xác định mục tiêu và phạm vi của sự thay đổi
Trước khi bắt đầu đánh giá, bạn phải làm rõ mục tiêu và xác định phạm vi cũng như tác động của nó đối với các hệ thống hiện có. Cho dù bạn đang áp dụng các quy trình mới trong toàn tổ chức hay tái cấu trúc sau sáp nhập hoặc mua lại, hãy trả lời các câu hỏi như:
- Tại sao sự thay đổi này xảy ra, và nó sẽ cải thiện các quy trình hiện tại như thế nào?
- Những quy trình và nhân sự nào sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi này?
- Bạn có kế hoạch triển khai như thế nào?
- Quá trình này sẽ mất bao lâu?
Sự rõ ràng về các mục tiêu này sẽ giúp bạn thiết lập các cột mốc thực tế và thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi theo từng giai đoạn. Bạn cũng có thể thiết lập các chỉ số KPI để đo lường mức độ thực hiện thay đổi và xác định ngay các trở ngại có thể gặp phải.
Đây là lúc ClickUp Docs phát huy tác dụng.
Sử dụng hướng dẫn này để vạch ra mục tiêu và phạm vi của sự thay đổi, tạo Bảng mô tả công việc (SOW) và phác thảo các kết quả chính. Chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét vào quy trình thay đổi theo thời gian thực với nhóm của bạn và chuyển đổi văn bản thành các công việc có thể theo dõi.
2. Thu thập dữ liệu
Dữ liệu là yếu tố cốt lõi của bất kỳ đánh giá mức độ sẵn sàng nào. Bạn cần biết vị trí hiện tại của tổ chức mình, cả về hiệu suất trong quá khứ và tình hình hiện tại.
Một số loại dữ liệu chính cần theo dõi bao gồm:
- Số liệu: Tỷ lệ thay đổi nhân viên, năng suất, kết quả thay đổi trong quá khứ
- Ý kiến: Cảm nhận của nhân viên, sự hỗ trợ của lãnh đạo, văn hóa công ty
Một số cách để thu thập dữ liệu này có thể bao gồm:
- Khảo sát: Tạo khảo sát cho nhân viên, các bên liên quan và khách hàng để hiểu được cảm nhận và thái độ hiện tại của họ đối với sự thay đổi
- Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn riêng với các nhà lãnh đạo khóa, trưởng bộ phận và nhân viên trực tiếp để thu thập thông tin chi tiết
- Chỉ số hiệu suất và dữ liệu lịch sử: Phân tích dữ liệu về tỷ lệ hoàn thành dự án, mức năng suất, tỷ lệ thay đổi nhân viên, điểm hài lòng của khách hàng và hiệu suất tài chính. Chúng tôi đã đề cập đến một số nội dung này ở trên
- Tài liệu: Đánh giá các chính sách, quy trình và tài liệu hiện tại liên quan đến quy trình, công cụ và chiến lược
3. Thu hút các bên liên quan và lập biểu mẫu nhóm quản lý thay đổi
Sự thành công của bất kỳ sáng kiến thay đổi nào đều phụ thuộc vào việc có đúng người ở đúng vị trí. Cần có một nhóm chuyên trách để dẫn dắt và sự ủng hộ của các bên liên quan là điều thiết yếu. Tuy nhiên, giữ cho mọi người đồng bộ không phải là công việc dễ dàng.
Sự tham gia của các bên liên quan có thể bắt đầu bằng việc yêu cầu họ đóng góp ý kiến trong quá trình lập kế hoạch và tham gia vào quá trình ra quyết định. Cập nhật thường xuyên về tiến độ và cơ chế phản hồi có thể giúp duy trì sự tham gia và giải quyết các vấn đề kịp thời.
Tập hợp một nhóm quản lý thay đổi đa dạng. Người lãnh đạo thay đổi, động lực đằng sau sáng kiến thay đổi, chịu trách nhiệm duy trì tiến độ. Các thành viên nhóm thay đổi có chuyên môn cụ thể sẽ thực hiện các công việc liên quan, chẳng hạn như truyền thông, đào tạo và quản lý rủi ro.
Những người ủng hộ thay đổi, hoặc những nhân viên có ảnh hưởng có thể thúc đẩy thay đổi trong nhóm của họ và giúp giải quyết các mối quan ngại ở cấp cơ sở, cũng rất quan trọng.
Mẹo để tăng cường sự tham gia:
- Lắng nghe tích cực: Khuyến khích phản hồi và lắng nghe các mối quan ngại để xây dựng lòng tin và sự hợp tác. Sử dụng Bình luận của ClickUp để thu thập và trả lời phản hồi trực tiếp trong các nhiệm vụ
- Công nhận đóng góp: Công nhận và khen thưởng đóng góp của các bên liên quan để duy trì sự nhiệt tình và hỗ trợ. Trường Tùy chỉnh của ClickUp có thể giúp theo dõi và nêu bật đóng góp của từng cá nhân
- Sử dụng nhiều kênh: Sử dụng các kênh truyền thông khác nhau để tiếp cận tất cả các bên liên quan một cách hiệu quả. Trò chuyện và Tài liệu của ClickUp cho phép truyền thông và ghi chép liền mạch, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện sự tham gia của toàn bộ nhóm là thiết lập mạng lưới giao tiếp toàn diện bằng cách sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp. Chế độ này được thiết kế để hợp lý hóa giao tiếp và hợp tác trong nhóm tại một nơi.
Với Chế độ xem trò chuyện, bạn có thể:
- Gửi tin nhắn trong các tính năng khác của ClickUp để thảo luận theo ngữ cảnh
- Chia sẻ tệp trực tiếp trong trò chuyện và duy trì cuộc hội thoại
- Chuyển đổi tin nhắn trò chuyện và thảo luận thành công việc có thể thực hiện được
- Tìm kiếm lịch sử trò chuyện để tìm các tin nhắn trước đó
4. Phân tích văn hóa tổ chức
Phân tích văn hóa tổ chức là yếu tố quan trọng trong bất kỳ sáng kiến thay đổi nào vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách thay đổi được nhận thức, chấp nhận và triển khai trong tổ chức.
Hiểu văn hóa hiện tại giúp các nhà lãnh đạo xác định các rào cản và yếu tố thúc đẩy thay đổi, đảm bảo các sáng kiến phù hợp với giá trị và hành vi của lực lượng lao động. Một số cách để phân tích mức độ sẵn sàng của tổ chức có thể là:
- Khảo sát & phỏng vấn: Sử dụng khảo sát ẩn danh và phỏng vấn trực tiếp để đánh giá nhận thức của nhân viên về tổ chức của bạn
- Quan sát hành vi: Quan sát các tương tác để phát hiện khoảng cách giữa giá trị đã nêu và thực tiễn thực tế
- Đánh giá khả năng thích ứng: Đánh giá mức độ nhóm chấp nhận thay đổi và phù hợp với giá trị của công ty. Ví dụ: nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, hãy đánh giá tỷ lệ phần trăm nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng đang thích ứng với quy trình và công nghệ bán hàng mới
- Thu hút sự tham gia của nhân viên: Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên vào những thay đổi văn hóa để tăng cường quyền sở hữu. Tạo các vòng phản hồi thường xuyên để nhân viên có thể đề xuất các cải tiến hoạt động
Tùy thuộc vào cách bạn đánh giá văn hóa của mình, hãy thực hiện các bước chủ động để tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi. Khuyến khích phản hồi và giao tiếp cởi mở, đảm bảo các phản hồi được ghi chú, thực hành lắng nghe tích cực và cố gắng hiểu quan điểm trái chiều.
5. Đánh giá kỹ năng và nhu cầu đào tạo của nhân viên
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến các sáng kiến thay đổi thất bại là nhân viên thiếu kỹ năng để thực hiện các quy trình mới. Đó là lý do tại sao việc đánh giá kỹ lưỡng kỹ năng của nhóm là rất quan trọng.
- Họ có cần đào tạo mới không?
- Có những khoảng trống cần được lấp đầy không?
Đảm bảo nhóm của bạn được trang bị đầy đủ sẽ dẫn đến việc triển khai thành công các sáng kiến thay đổi.
Để giải quyết các vấn đề này, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá kỹ năng toàn diện bằng cách sử dụng khảo sát, đánh giá đồng cấp hoặc chỉ số hiệu suất. Xác định các lĩnh vực khóa cần cải thiện và điều chỉnh các chương trình đào tạo để giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên.
Thực hiện các hội thảo liên tục và sử dụng các tài nguyên học tập trực tuyến, đồng thời thiết lập các quy tắc nhóm để các nhóm của bạn có thể xem lại tài liệu bất cứ khi nào cần cập nhật. Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi tiến độ và điều chỉnh chương trình đào tạo dựa trên phản hồi của nhân viên.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kiểm tra các mẫu đánh giá nhu cầu của ClickUp để xem nhóm của bạn còn thiếu sót ở đâu và cung cấp đào tạo tập trung.
6. Chọn công cụ phù hợp cho đánh giá
Sự thành công của việc đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi phụ thuộc vào các công cụ bạn sử dụng để thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết. Điều quan trọng là sử dụng các công cụ giúp đơn giản hóa quy trình thay vì làm phức tạp nó. Các mẫu ClickUp được thiết kế để làm chính xác điều đó.
Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp được thiết kế để cung cấp lộ trình rõ ràng để đánh giá mức độ sẵn sàng, từ lập kế hoạch ban đầu đến đánh giá cuối cùng.
Mẫu Kế hoạch quản lý thay đổi giúp nhóm của bạn điều hướng các thay đổi trong tổ chức một cách suôn sẻ. Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định rõ mục tiêu của bạn cho sự thay đổi sắp tới
- Chỉ định trách nhiệm và phân công vai trò giữa các nhóm và bộ phận
- Tạo dòng thời gian rõ ràng để vạch ra quá trình thay đổi
- Theo dõi tiến độ bằng trạng thái công việc và cột mốc
Chỉ lập kế hoạch quản lý thay đổi là không đủ. Thay đổi là một quá trình liên tục cần sự giám sát liên tục của bạn. Hãy thử Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp để theo dõi tiến trình thực hiện sáng kiến thay đổi của bạn.
Sử dụng Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp để:
- Đảm bảo bạn đang triển khai mọi chiến lược mà bạn đưa ra
- Phác thảo các bước khóa để hướng dẫn quá trình thay đổi
- Phân công công việc để đảm bảo trách nhiệm giữa các nhóm
- Đặt thời hạn để duy trì sáng kiến thay đổi đi đúng hướng
- Theo dõi tiến độ bằng cách đánh dấu công việc đã hoàn thành
7. Xác định các rào cản tiềm ẩn và yếu tố thúc đẩy
Không có sáng kiến thay đổi nào là không gặp khó khăn. Việc xác định sớm các rào cản tiềm ẩn có thể giúp bạn phát triển chiến lược để giảm thiểu chúng, dù đó là sự ủng hộ của lãnh đạo hay sự kháng cự của nhân viên.
Các rào cản tiềm ẩn có thể bao gồm:
- Sự không đồng bộ trong lãnh đạo
- Sự kháng cự của nhân viên
- Các rào cản giao tiếp
- Sự thiếu tin tưởng vào lãnh đạo
- Nguồn lực giới hạn
- Thiếu sự tham gia
- Mục tiêu không rõ ràng
- Sự kháng cự văn hóa
Sử dụng các phương pháp này để xác định các rào cản trong sáng kiến quản lý thay đổi của bạn:
- Tiến hành phỏng vấn hoặc khảo sát để đánh giá xem các nhà lãnh đạo có hỗ trợ sáng kiến này hay không. Sự thiếu thống nhất có thể là dấu hiệu của sự kháng cự từ cấp lãnh đạo cao nhất
- Tổ chức các nhóm thảo luận để thu thập phản hồi và hiểu rõ các lo ngại. Sự kháng cự cao có thể xuất phát từ nỗi sợ hãi trước những điều chưa biết
- Thường xuyên xem xét các kênh truyền thông để xem liệu các thông điệp quan trọng có đến được với nhân viên hay không
- Sử dụng các cuộc khảo sát ẩn danh để đánh giá mức độ tin tưởng vào lãnh đạo. Mức độ tin tưởng thấp là rào cản lớn đối với sự thay đổi
- Thực hiện một kiểm tra nguồn lực để đảm bảo có đủ kinh phí, thời gian và nhân sự được phân bổ
8. Phát triển kế hoạch hành động
Sau khi hoàn thành đánh giá, đã đến lúc triển khai mọi thứ. Bạn cần một kế hoạch khả thi, nêu rõ các bước triển khai, ai chịu trách nhiệm về việc gì và dòng thời gian cho từng giai đoạn.
Để phát triển kế hoạch hành động hoàn hảo, hãy thực hiện các bước sau:
- Vạch ra rõ ràng các mục tiêu của sáng kiến thay đổi. Đảm bảo các mục tiêu này phù hợp với sứ mệnh của công ty và có thể đo lường được để theo dõi tiến độ
- Chỉ định vai trò cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Làm rõ ai sẽ dẫn dắt từng giai đoạn và ai chịu trách nhiệm cho các công việc như truyền thông, đào tạo và giám sát
- Chia kế hoạch thành các giai đoạn có thể quản lý được với thời hạn thực tế. Đảm bảo dòng thời gian đủ linh hoạt để thích ứng với những thách thức không lường trước được
- Sử dụng nhiều kênh (cuộc họp, email, nền tảng) để chia sẻ kế hoạch với tất cả nhân viên
- Thường xuyên kiểm tra tiến độ bằng các chỉ số hiệu suất. Điều chỉnh chiến lược dựa trên phản hồi và tình hình thay đổi
- Nhận ra và ăn mừng những thành tựu quan trọng để duy trì đà phát triển và nâng cao tinh thần
📔Học cách xử lý thay đổi trong tổ chức của bạn với hướng dẫn quản lý thay đổi toàn diện này.
Lập kế hoạch hành động dựa trên thông tin chi tiết từ đánh giá
Vậy là bạn đã hoàn thành việc đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi — thật tuyệt vời!
Bây giờ là phần thú vị: biến tất cả những hiểu biết đó thành một kế hoạch hành động. Đừng hoảng sợ, chúng tôi sẽ phân tích từng bước một. Và tất nhiên, ClickUp sẽ đồng hành cùng bạn trong từng bước.
Xây dựng chiến lược quản lý thay đổi
Đây là nơi bạn lập kế hoạch hành động.
Chiến lược tổng thể là gì? Bạn sẽ tiếp cận sự thay đổi như thế nào?
Điều quan trọng là kết nối các điểm giữa những hiểu biết từ đánh giá của bạn và những thay đổi sắp tới.
Bắt đầu bằng cách sử dụng ClickUp Docs để phác thảo chiến lược của bạn. Liên kết Nhiệm vụ trực tiếp từ Tài liệu của bạn để ngay khi ai đó đọc chiến lược, họ sẽ biết những việc cần làm. Ngoài ra, Trường Tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi các chỉ số quan trọng như mức độ rủi ro hoặc mức độ ưu tiên.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các mẫu quy trình kinh doanh từ ClickUp giúp điều chỉnh các quy trình kinh doanh phù hợp với quản lý thay đổi
Tạo kế hoạch tương tác và giao tiếp
Theo báo cáo Xu hướng Nhân lực của Deloitte, 80% nhân viên cho rằng giao tiếp là yếu tố quan trọng để quản lý thay đổi thành công. Giao tiếp phải là giao tiếp hai chiều — mọi người đều cần cảm thấy tiếng nói của mình được quan tâm.
Tính năng Trò chuyện và Bình luận của ClickUp giúp tương tác trở nên dễ dàng. Thiết lập một Nhiệm vụ dành riêng cho phản hồi của nhóm và cho phép mọi người chia sẻ ý kiến của họ trực tiếp trong phần bình luận. Ngoài ra, với Đề cập, bạn có thể gắn thẻ những người quan trọng để đảm bảo không ai bị bỏ sót trong cuộc hội thoại.
Muốn cập nhật thông tin cho mọi người mà không cần gửi hàng tá email? Sử dụng Tự động hóa ClickUp để kích hoạt cập nhật trạng thái và thông báo.
Thiết lập các chương trình đào tạo và hỗ trợ
Đào tạo là phần mà nhóm của bạn học cách thực hiện những việc mới. Một đánh giá mức độ sẵn sàng của Diễn đàn Kinh tế Thế giới ghi chú rằng khoảng cách kỹ năng là một trong những rào cản hàng đầu đối với việc triển khai hệ thống mới, với 60% tổ chức không nâng cao kỹ năng của lực lượng lao động trong quá trình chuyển đổi.
Nếu đánh giá mức độ sẵn sàng của bạn cho thấy những lỗ hổng về kỹ năng này, thì bây giờ là lúc để lấp đầy chúng. Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng Mẫu nhiệm vụ để xây dựng chương trình đào tạo tùy chỉnh. Gán các mô-đun cho từng thành viên trong nhóm và sử dụng Cột mốc để theo dõi tiến độ của họ.
Thiết lập Công việc định kỳ để hỗ trợ liên tục, đảm bảo nhóm của bạn được cập nhật thông tin thường xuyên. Với Bảng điều khiển, bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành đào tạo và đảm bảo mọi người đều theo kịp tiến độ.
Trao quyền cho nhóm của bạn để thực hiện thay đổi suôn sẻ
Với phương pháp có cấu trúc và các công cụ phù hợp, bạn có thể đảm bảo nhóm của mình sẵn sàng cho sự thay đổi.
Bằng cách thực hiện đánh giá sự sẵn sàng thay đổi kỹ lưỡng, phát triển chiến lược vững chắc, thu hút nhóm của bạn tham gia bằng giao tiếp rõ ràng và cung cấp đào tạo cần thiết, bạn đã tạo nền tảng cho thành công.
Từ thu thập dữ liệu thời gian thực đến tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi trong toàn tổ chức, ClickUp giúp bạn giữ mọi thứ được tổ chức.
Đăng ký ClickUp và quản lý thay đổi một cách dễ dàng.