Cách tạo biểu đồ Gantt trong Confluence

Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ dự án trong Confluence? Biểu đồ Gantt có thể là mảnh ghép còn thiếu trong quy trình làm việc của bạn. Công cụ trực quan này rất phù hợp để quản lý các công việc có thời hạn, cho dù bạn là quản lý dự án, freelancer hay sinh viên.

Bằng cách sắp xếp công việc, thời hạn và các phụ thuộc, biểu đồ Gantt giúp bạn sắp xếp công việc, đo lường tiến độ và xác định các trùng lặp trong lịch trình. Bạn có thể theo dõi hoạt động của mình (và của nhóm) so với dòng thời gian đã đặt để đảm bảo các dự án của bạn diễn ra đúng tiến độ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ Gantt trong Confluence. Hãy bắt đầu!

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Confluence

Confluence không có tính năng Biểu đồ Gantt gốc. Tuy nhiên, bạn có thể chọn macro Biểu đồ Gantt phù hợp (tiện ích bổ sung bên ngoài) từ Atlassian Marketplace và thêm vào quy trình làm việc của mình.

Chúng tôi đã tìm thấy hai macro hữu ích: Gantt Chart Planner cho Confluence và Table Filter, Charts & Spreadsheets cho Confluence.

Trình lập kế hoạch biểu đồ Gantt cho Confluence

Dưới đây là cách cài đặt và áp dụng macro này trong Confluence:

1. Cài đặt ứng dụng

2. Thêm Gantt Chart Planner vào trang Confluence của bạn

Mở một trang mới hoặc trang hiện có trong Confluence. Nhấp vào 'Chèn' (biểu tượng +), tìm kiếm Gantt Chart Planner và chọn nó.

3. Tùy chỉnh biểu đồ Gantt

Sau khi thực hiện các bước này, bạn sẽ được chuyển đến giao diện Gantt Chart Planner trống và sẵn sàng sử dụng. Thêm các điểm dữ liệu của riêng bạn và tùy chỉnh biểu đồ để phù hợp với yêu cầu của bạn. Lưu các thay đổi khi bạn hoàn thành công việc.

Ứng dụng này cho phép bạn:

Bộ lọc bảng, biểu đồ và bảng tính cho Confluence

Có sẵn trong ứng dụng Bộ lọc bảng, Biểu đồ & Bảng tính cho Confluence, macro Biểu đồ từ bảng cho phép bạn dễ dàng trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ Gantt.

1. Cài đặt ứng dụng

2. Tạo biểu đồ Gantt cơ bản

Để tạo biểu đồ Gantt cơ bản, hãy sử dụng bảng ba cột liệt kê các công việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Thêm biểu đồ từ bảng macro, chọn loại biểu đồ và định cấu hình cài đặt với các cột sau:

Biểu đồ rõ ràng và dễ hiểu này nêu bật các giai đoạn quan trọng trong một dự án. Bạn có thể di chuột qua một thanh để kiểm tra công việc/giai đoạn nào đã mất bao nhiêu thời gian.

3. Tạo biểu đồ Gantt phức tạp

Mặc dù biểu đồ ban đầu đã hiệu quả, bạn có thể làm cho biểu đồ chi tiết hơn bằng cách điền vào từng giai đoạn dự án với các công việc cụ thể và thời lượng tương ứng.

Bạn phải thêm cột Mô tả công việc và cột Hoàn thành vào bảng:

Với những bổ sung này, biểu đồ sẽ hiển thị thanh tiến độ cho từng công việc. Biểu đồ Gantt này giúp hiển thị rõ hơn về tiến độ hoàn thành công việc và tiến độ tổng thể, phù hợp với các dự án phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn và loại công việc.

Ứng dụng này cho phép bạn:

Giới hạn của việc tạo biểu đồ Gantt trong Confluence

Confluence là một nền tảng tuyệt vời cho công việc hợp tác, nhưng nếu bạn có kế hoạch trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ Gantt, bạn sẽ phải đối mặt với một số hạn chế:

1. Tính năng gốc bị giới hạn

Confluence không có tính năng biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, vì vậy bạn sẽ cần sử dụng plugin của bên thứ ba để có chức năng này. Các plugin rất hữu ích, nhưng có thể có giới hạn hoặc yêu cầu đăng ký thêm.

2. Trình lập kế hoạch lộ trình cơ bản

Nếu bạn đang tìm cách khắc phục việc không có biểu đồ Gantt, macro Roadmap Planner của Confluence là một giải pháp thay thế khả thi. Nó rất phù hợp cho các nhóm nhỏ và các công việc lập kế hoạch dự án đơn giản. Tuy nhiên, nó khá cơ bản và không cung cấp độ sâu như biểu đồ Gantt đầy đủ. Ví dụ, nó không xử lý các phụ thuộc công việc và gặp khó khăn khi xử lý các dự án phức tạp với nhiều công việc, giai đoạn và người được giao.

3. Hạn chế tùy chỉnh

Khi sử dụng plugin, các tùy chọn tùy chỉnh bị giới hạn so với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với kiểu dáng trực quan, tính năng lập lịch nâng cao, phụ thuộc công việc và tích hợp.

4. Độ phức tạp

Có một chút khó khăn khi làm quen với Confluence, đặc biệt là nếu bạn kết hợp các plugin của bên thứ ba. Confluence nói chung rất thân thiện với người dùng, nhưng để tìm hiểu cách tích hợp và sử dụng các công cụ bổ sung này cần có thời gian và sự kiên nhẫn.

Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp

Việc Confluence không có tính năng biểu đồ Gantt gốc có thể cản trở quy trình làm việc của bạn, đặc biệt khi bạn làm việc với các dự án hoặc công việc nhạy cảm về thời gian với nhiều thời hạn và phụ thuộc. Đối với những trường hợp như vậy, sẽ hiệu quả hơn nếu sử dụng công cụ quản lý dự án và cộng tác toàn diện hơn như ClickUp, có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn.

Với ClickUp, bạn có thể quản lý và trực quan hóa dòng thời gian dự án từ một nền tảng duy nhất—không cần phụ thuộc vào plugin bên ngoài hoặc phát sinh chi phí bổ sung cho đăng ký ứng dụng tiện ích bổ sung.

Phần mềm này cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu một cách liền mạch, hợp lý hóa việc quản lý dự án và tiết kiệm thời gian quý báu, đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng với các kết quả và thời hạn cần hoàn thành.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo biểu đồ Gantt của riêng bạn trong ClickUp:

1. Phác thảo chi tiết dự án

Bước đầu tiên là tập trung các chi tiết dự án, bao gồm phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi và các nguồn lực có sẵn. ClickUp cung cấp hai công cụ tiện lợi để thu thập dữ liệu dự án: ClickUp Docs và ClickUp Goals.

Sử dụng ClickUp Docs để ghi lại chi tiết dự án của bạn trong kho lưu trữ tập trung. Bạn có thể mời các bên liên quan hợp tác trong thời gian thực, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin về những gì mong đợi từ dự án.

Khi đã quyết định mục tiêu và phạm vi dự án cần thiết, hãy sử dụng ClickUp Goals để chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn. Khi có nhiều mục tiêu tương tự nhau, hãy sắp xếp chúng vào các thư mục để theo dõi dễ dàng.

2. Danh sách công việc của bạn

Ghi lại tất cả các công việc bạn phải hoàn thành để hoàn thành dự án của mình.

Chia các nhiệm vụ lớn thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và sử dụng chế độ xem Danh sách để giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng. Có sẵn mặc định trên tất cả các gói ClickUp, chế độ xem này có thể tải đồng thời tối đa 5.000 nhiệm vụ ClickUp. Vì vậy, đừng lo lắng, ngay cả khi bạn có một danh sách nhiệm vụ khổng lồ!

3. Thêm chi tiết công việc

Bây giờ, đã đến lúc nhập mô tả và chi tiết công việc. Chế độ xem Danh sách có ba trường mặc định: Người được giao, Ngày đáo hạn và Ưu tiên. Vì biểu đồ Gantt yêu cầu ngày bắt đầu cho các công việc, bạn phải thêm một cột. Đây là lúc bạn cần đến Trường Tùy chỉnh của ClickUp.

Dưới đây là cách bạn có thể tạo Trường Tùy chỉnh:

4. Tạo biểu đồ Gantt của bạn

Thực hiện các bước sau để thêm Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp vào danh sách công việc của bạn:

5. Tùy chỉnh biểu đồ Gantt

Tại đây, bạn có thể thay đổi bảng màu, bật/tắt chế độ toàn màn hình, ẩn và bỏ qua cuối tuần, hiển thị cập nhật trực tiếp và tùy chỉnh biểu đồ Gantt theo sở thích của mình.

Ví dụ: giả sử bạn muốn ẩn các ngày cuối tuần để có dòng thời gian chính xác. Đây là cách thực hiện:

Và thế là xong — Thứ Bảy và Chủ Nhật sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem Gantt của bạn. Khi bật tùy chọn này, bạn sẽ không thể kéo và thả công việc để bắt đầu hoặc kết thúc vào Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật. Thay vào đó, các công việc bắt đầu vào cuối tuần sẽ được hiển thị là bắt đầu vào Thứ Hai, và các công việc kết thúc vào cuối tuần sẽ được hiển thị là kết thúc vào Thứ Sáu.

6. Tạo phụ thuộc

Để trực quan hóa mối quan hệ giữa hai hoặc nhiều công việc, bạn có thể tạo mối quan hệ phụ thuộc trong chế độ xem Gantt. Cách thực hiện như sau:

Lặp lại quy trình tương tự cho các công việc khác nhau trong quy trình làm việc của bạn.

7. Theo dõi tiến độ dự án

Di chuột qua thanh tiến độ trong chế độ xem Gantt để xem bạn đã hoàn thành bao nhiêu công việc trong Không gian, Thư mục hoặc Danh sách. Tỷ lệ phần trăm tiến độ được tính bằng cách chia số công việc đã hoàn thành cho tổng số công việc trong Không gian, Thư mục hoặc Danh sách đó.

Với chế độ xem Gantt của ClickUp, bạn có thể lên lịch và sắp xếp lại công việc (riêng lẻ hoặc hàng loạt), chỉnh sửa công việc hàng loạt và xóa các phụ thuộc khi hướng của dự án thay đổi. Bạn cũng có thể xuất biểu đồ Gantt ở định dạng PDF hoặc PNG và chia sẻ với các bên liên quan.

Mẹo chuyên nghiệp: Trực quan hóa dự án với các mẫu biểu đồ Gantt

Thời gian không đủ? Bắt đầu ngay với các mẫu Biểu đồ Gantt sẵn sàng sử dụng.

Hãy lấy Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp làm ví dụ. Khung công tác có thể tùy chỉnh này cung cấp tổng quan cấp cao về các công việc và công việc con của dự án, đồng thời giúp bạn theo dõi tiến độ của chúng so với dòng thời gian cụ thể.

Tải xuống mẫu này

Với chế độ xem rõ ràng về các phụ thuộc của dự án, bạn có thể xác định các yếu tố cản trở trước thời hạn và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Giả sử bạn đang làm việc trong một dự án phát triển phần mềm. Bạn có một công việc là thiết kế giao diện người dùng (UI) phải hoàn thành trước khi nhóm phát triển có thể bắt đầu viết mã. Mẫu này cho phép bạn trực quan hóa sự phụ thuộc trong kế hoạch dự án để bạn có thể theo dõi chặt chẽ tiến độ thiết kế UI.

Nếu công việc thiết kế giao diện người dùng bị trì hoãn, bạn sẽ biết ngay rằng điều này sẽ chặn quá trình mã hóa. Bằng cách xác định sớm yếu tố cản trở này, bạn có thể thực hiện các biện pháp khắc phục (chẳng hạn như phân bổ thêm tài nguyên hoặc điều chỉnh dòng thời gian) để đảm bảo dự án vẫn đi đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn.

Quản lý dự án tốt hơn với công cụ biểu đồ Gantt mạnh mẽ

Khi các nhà quản lý dự án có một bản trình bày trực quan về các hoạt động chính của dự án, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch cho các bước tiếp theo, đưa ra quyết định sáng suốt và giữ mọi người trong vòng thông tin. Đó là lý do tại sao bạn phải ưu tiên các công cụ trực quan hóa khi chọn phần mềm quản lý dự án.

ClickUp, với nhiều tính năng trực quan hóa tích hợp, cho phép bạn xem công việc theo cách bạn muốn. Biểu đồ Gantt gốc của ClickUp cung cấp chế độ xem chi tiết về dòng thời gian, phụ thuộc và cột mốc của dự án, cho phép bạn xem các công việc chồng chéo nhau, theo dõi tiến độ và điều chỉnh theo thời gian thực — tất cả trong một nền tảng. Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp nhiều lựa chọn thay thế cho Biểu đồ Gantt để trực quan hóa, chẳng hạn như Danh sách công việc, Bảng trắng, Bảng Kanban, Bản đồ Tư duy và hơn thế nữa, mang đến cho các nhóm nhiều cách để theo dõi dự án.

So sánh với Confluence, Confluence không có biểu đồ Gantt gốc và phải dựa vào các plugin của bên thứ ba, khiến chi phí tăng thêm và khả năng tùy chỉnh bị giới hạn. Đây chắc chắn là một nền tảng cộng tác nhóm có thể mở rộng, nhưng có thể không phù hợp nếu bạn muốn giữ cho hệ thống công nghệ của mình gọn gàng và chi phí thấp.

Bắt đầu với ClickUp, tạo biểu đồ Gantt tùy chỉnh và luôn cập nhật tiến độ dự án của bạn!