Điều kiện tiên quyết để thực hiện dự án thành công là lập kế hoạch chiến lược.
Quá trình này bao gồm xác định phạm vi dự án, phác thảo công việc, cài đặt ưu tiên, ước tính dòng thời gian dự án, quản lý các bên liên quan và phân bổ nguồn lực. ?
Nhưng đó chưa phải là tất cả. Bạn cũng cần liên tục theo dõi dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm, loại bỏ sự cô lập, đồng thời xác định và ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn.
Điều này đòi hỏi nỗ lực thủ công và có thể dẫn đến lỗi, đặc biệt nếu bạn đang làm việc đồng thời trên nhiều dự án.
Các mẫu quản lý dự án là một cách tuyệt vời để tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình quản lý dự án. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực.
Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ năm mẫu Excel quản lý dự án tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi dự án hiệu quả.
Mẫu Excel quản lý dự án là gì?
Các mẫu Excel quản lý dự án là các bảng tính Excel được định dạng sẵn với bố cục có cấu trúc để lập kế hoạch và theo dõi dự án. Chúng là các khung hiệu quả để phân bổ nguồn lực, lập ngân sách dự án, cài đặt dòng thời gian, soạn thảo báo cáo dự án và đánh giá tiến độ.
Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu quản lý dự án này theo yêu cầu, mục tiêu và các bên liên quan.
Nhưng làm thế nào để biết mẫu nào phù hợp? Hãy cùng tìm hiểu.
Điều gì tạo nên một mẫu Excel quản lý dự án tốt?
Rất đơn giản — một mẫu tốt sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Một số mẫu Excel tốt nhất cho quản lý dự án rõ ràng, thân thiện với người dùng, dễ tùy chỉnh, có thể mở rộng và tích hợp liền mạch với các phần mềm quản lý dự án phổ biến.
Dưới đây là một số yếu tố khóa để tạo ra một mẫu tốt.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
- Có thể thích ứng với các loại dự án khác nhau: Mẫu phải có thể thích ứng với các kích thước, mức độ phức tạp và phương pháp luận khác nhau của dự án (ví dụ: Agile, Waterfall)
- Dễ dàng sửa đổi: Bạn có thể dễ dàng thêm, xóa hoặc tùy chỉnh các phần
Chức năng khóa
- Quản lý công việc hợp tác: Theo dõi công việc, phụ thuộc, thời hạn và tiến độ. Xem xét các tính năng như chức năng kéo và thả và thanh tiến độ
- Lập ngân sách và phân bổ nguồn lực : Theo dõi chi phí, chi tiêu và chênh lệch ngân sách của dự án. Cho phép nhập và hiển thị dữ liệu tài chính một cách dễ dàng
- Báo cáo: Tạo báo cáo về tiến độ dự án, sử dụng tài nguyên và hiệu suất ngân sách
Thiết kế trực quan và dễ sử dụng
- Thiết kế gọn gàng và chuyên nghiệp: Sử dụng định dạng rõ ràng, phông chữ và màu sắc nhất quán để cải thiện khả năng đọc và hấp dẫn thị giác
- Bố cục trực quan: Sắp xếp thông tin một cách logic và sử dụng nhãn rõ ràng để dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần
Các yếu tố cần lưu ý
- Bảo mật: Nếu sử dụng chung, hãy cân nhắc bảo vệ bằng mật khẩu hoặc các biện pháp bảo mật khác
- Kiểm soát phiên bản: Áp dụng cơ chế kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi và khôi phục nếu cần
Với những tính năng thiết yếu này, hãy cùng chúng tôi giới thiệu một số mẫu Excel hữu ích nhất cho quản lý dự án.
5 mẫu quản lý dự án Excel để sử dụng
Dưới đây là năm mẫu Excel hàng đầu mà bạn có thể sử dụng trong năm 2024 để tối ưu hóa quản lý dự án.
1. Mẫu theo dõi dự án Excel ?
qua Microsoft
Nếu bạn xử lý nhiều dự án cùng lúc, Mẫu theo dõi dự án Excel là lựa chọn phù hợp cho bạn. Trình theo dõi này chia các công việc khác nhau trong một dự án thành các danh mục khác nhau để đơn giản hóa việc giám sát.
Theo dõi ngày bắt đầu và kết thúc dự án cũng như loại dự án đã được giao cho thành viên nào trong nhóm bằng mẫu này. Mẫu này giúp quản lý thời hạn và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Sau khi các dự án hoàn thành, bạn có thể phân tích thời gian thực hiện các dự án khác nhau và nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ, từ đó tối ưu hóa các dự án khác cho phù hợp.
Điểm hay nhất là gì? Bạn có thể tùy chỉnh và thêm bảng xoay và biểu đồ để hiểu rõ hơn về tiến độ của các dự án khác nhau.
2. Mẫu danh sách việc cần làm trong dự án Excel ?
qua Microsoft
Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan rõ ràng và chi tiết về từng công việc trong dự án, hãy tải xuống Mẫu danh sách công việc dự án Excel. Mẫu này có đầy đủ tất cả các tính năng cần thiết của một danh sách việc cần làm. Bạn có thể chia các dự án lớn nhất thành các "Hoạt động" cụ thể, mỗi hoạt động có ngày đáo hạn, ngân sách và tỷ lệ tiến độ.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú hoặc nhắc nhở cụ thể cho từng hoạt động để hợp lý hóa dự án và cập nhật thông tin cho tất cả các bên liên quan mọi lúc.
Các thanh dữ liệu Excel được thêm vào bảng tính cung cấp chế độ xem trực quan về tiến độ tổng thể. Đây là mẫu tuyệt vời để lập kế hoạch hoạt động hàng tuần, hàng tháng và hàng quý cho các BHAG (Mục tiêu lớn, khó khăn, táo bạo) của bạn.
3. Mẫu dòng thời gian dự án Excel ?️
qua Microsoft
Mẫu dòng thời gian dự án Excel này là một công cụ tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án thích chế độ xem trực quan và đơn giản hơn là thông tin được xếp thành hàng hoặc cột dài vô tận.
Mẫu này cung cấp bản đồ trực quan về dòng thời gian tổng thể của dự án. Thêm các cột mốc, ngày đáo hạn và tên của các thành viên nhóm đang thực hiện các công việc cụ thể vào mẫu và bạn sẽ có được sơ đồ dòng thời gian của tất cả các cột mốc dự án.
Khi nào bạn cần mẫu này? Mỗi khi bạn lo lắng rằng dự án đang chậm tiến độ. Mẫu này sẽ thúc đẩy bạn và nhóm của bạn chuẩn bị và làm việc gấp đôi.
4. Mẫu biểu đồ Gantt Excel ?
qua Microsoft
Mẫu biểu đồ Gantt Excel là một công cụ nâng cao để theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Trong khi các mẫu Excel quản lý dự án khác cung cấp tổng quan về dự án, mẫu này đi vào các chi tiết phức tạp.
Thêm chi tiết công việc vào cột mô tả cột mốc. Sau đó, nhập các danh mục có liên quan, bao gồm mục tiêu và cột mốc của dự án, hoặc tùy chỉnh mẫu biểu đồ Gantt để bao gồm thông tin liên quan đến bạn, nhóm của bạn và các bên liên quan đến dự án.
Tiếp theo, đề cập đến ngày bắt đầu công việc, chỉ định thành viên thực hiện và đặt số ngày cần thiết để hoàn thành công việc.
Bạn phải tiếp tục thêm tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành. Kết quả? Bạn biết công việc nào đang tiến triển, công việc nào có rủi ro hoàn thành thấp/trung bình/cao và công việc nào chưa được phân công.
Mặc dù mẫu này cần một chút thời gian để làm quen, nhưng phần thú vị là nó có các chủ đề sáng, tối và được mã hóa bằng màu sắc, giúp công việc trở nên thú vị hơn.
5. Mẫu hiệu suất dự án Excel ✅
qua Microsoft
Mẫu Excel về hiệu suất dự án phức tạp hơn một chút so với một số mẫu Excel quản lý dự án khác.
Tuy nhiên, một khi bạn đã quen thuộc với nó, bạn có thể thu được những thông tin tài chính cấp cao về hiệu suất dự án, đặc biệt là về việc tạo ra doanh thu thực tế. Bạn có thể đánh giá tình hình tài chính của bất kỳ dự án nào bằng cách so sánh ngân sách cho dự án, tổng chi phí phát sinh và số tiền vượt ngân sách.
Đây là một trong những mẫu Excel tốt nhất để phân tích giá trị thực tế của dự án cho một doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi tỷ lệ hiệu quả chi phí và hiệu quả lịch trình.
Hạn chế của việc sử dụng Excel để quản lý và theo dõi dự án
Mặc dù các mẫu Excel cung cấp một khung quản lý dự án tiêu chuẩn, minh bạch và hiệu quả, nhưng chúng có thể khó sử dụng. Chúng có thể xảy ra sai sót do quá phụ thuộc vào nhập dữ liệu thủ công.
Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải khi sử dụng Excel để quản lý dự án:
1. Thiếu tự động hóa
Theo dõi công việc, quản lý rủi ro và tương tác với các bên liên quan cần nhiều thời gian và nỗ lực. Trong tình trạng hỗn loạn, cập nhật dữ liệu thủ công là việc cuối cùng bạn muốn làm.
Nhưng với Excel, bạn không có lựa chọn nào khác. Bạn cần phải nhập tất cả mọi thứ, cho dù là để tạo ra những hiểu biết sâu sắc hay cập nhật trạng thái dự án.
2. Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ dự án
Sự hợp tác liền mạch là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn không thể theo dõi tiến độ thời gian thực hoặc xác định các yếu tố cản trở trong Excel, đặc biệt là đối với các nhóm lớn đang làm việc trên một dự án duy nhất.
3. Không thể tích hợp Excel với các công cụ khác
Quản lý dự án yêu cầu chia sẻ dữ liệu bằng các nền tảng khác nhau. Bạn cần các công cụ có thể tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác.
Ví dụ: bạn có thể tích hợp nền tảng quản lý dự án như ClickUp với Slack và tạo nhiệm vụ từ các cuộc thảo luận về dự án. Tuy nhiên, Excel không thể tích hợp với các nền tảng khác một cách dễ dàng.
4. Hình ảnh hóa dữ liệu giới hạn
Bạn muốn xem dòng thời gian dự án theo cách nào: kiểm tra một cột nhiều lần trong bảng Excel hay truy cập dòng thời gian trực quan trong bảng điều khiển trực quan?
Tùy chọn thứ hai dễ hơn nhưng không khả thi trong Excel. Tuy nhiên, với các công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể trực quan hóa dòng thời gian, nguồn lực, phân bổ ngân sách và hiệu suất dự án dựa trên một số chỉ số.
Gặp gỡ ClickUp: Mẫu Excel thay thế tốt nhất cho quản lý dự án
Số hóa đang biến đổi các ngành công nghiệp theo hướng tốt hơn; quản lý dự án cũng không ngoại lệ. Các mẫu Excel không còn phục vụ mục đích này nữa. Bạn cần phần mềm quản lý dự án như ClickUp để có các chức năng nâng cao hơn. Các mẫu quản lý dự án ClickUp giúp lập kế hoạch, tối ưu hóa, theo dõi và phân tích tốt hơn. Dưới đây là 10 mẫu mà bạn nên xem xét thay thế cho các mẫu quản lý dự án Excel.
1. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Kế hoạch và thực hiện chi tiết là yếu tố quan trọng để bất kỳ dự án nào thành công. Mẫu quản lý dự án ClickUp là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch hiệu quả các công việc dự án khác nhau và xác định các điểm nghẽn ở giai đoạn đầu.
Nó cung cấp lộ trình cho phép bạn điều hướng toàn bộ vòng đời dự án. Dưới đây là cách thực hiện.
Đầu tiên, thêm các công việc và nhóm chúng thành bốn loại: chưa bắt đầu, đang xem xét, đang tiến hành và cần cập nhật. Bạn có thể thêm công việc mới vào mỗi loại hoặc xáo trộn các công việc giữa các loại khác nhau.
Tiếp theo, thêm bộ phận cho từng dự án, chọn mức độ ưu tiên, thêm mô tả dự án và xác định các chỉ số hiệu suất chính.
Bằng cách này, bạn sẽ có tất cả thông tin dự án cần thiết trong tầm tay.
Mẫu này cung cấp các tab hoạt động khác nhau để nâng cao trải nghiệm quản lý dự án của bạn. Mẫu này có tab tổng quan mô tả các giai đoạn khác nhau của dự án, bảng tiến độ công việc theo phong cách Kanban và tab công việc khẩn cấp để giúp bạn luôn nắm rõ các yêu cầu của dự án.
2. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp là công cụ theo dõi quản lý dự án đơn giản và hiệu quả cho tất cả các loại dự án. Mẫu này giúp bạn theo dõi và trực quan hóa tiến độ của các công việc khác nhau và đánh giá trạng thái tiến độ của chúng theo thời gian được phân bổ cho công việc cụ thể đó.
Có cái nhìn tổng quan về từng thành phần của dự án với các trường như mô tả công việc, người được giao, trạng thái hiện tại, mức độ ưu tiên, giai đoạn dự án, ngày bắt đầu và kết thúc, tiến độ dự án.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để dự đoán và khắc phục các phụ thuộc hoặc trở ngại trước khi chúng làm dự án bị trật bánh. Công cụ theo dõi trực quan này sẽ cho phép bạn phân tích các khả năng chậm trễ trong việc hoàn thành các công việc cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể.
3. Mẫu sản phẩm dự án ClickUp
Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án là cung cấp sản phẩm chất lượng cho khách hàng. Mẫu sản phẩm dự án ClickUp giúp bạn đạt được mục tiêu này. Mẫu này cung cấp tổng quan về sản phẩm, công việc và các giai đoạn của dự án.
Mẫu này cung cấp chế độ xem Bảng hoặc Kanban cho tất cả các dự án của các khách hàng khác nhau. Dưới phần mô tả dự án, bạn phải thêm danh sách chi tiết các kết quả cần đạt được. Bạn cũng có thể thêm các quy trình cụ thể để đạt được kết quả, dòng thời gian, ngân sách và cột mốc.
Sử dụng mẫu này để theo dõi tiến độ của từng dự án. Hoặc, tiến thêm một bước và theo dõi hiệu suất thực tế của dự án dựa trên một số chỉ số. Điều này sẽ giúp bạn xác định tỷ lệ thành công của các dự án và đóng góp của chúng vào sự phát triển của tổ chức.
4. Mẫu báo cáo dự án ClickUp
Trong số các trách nhiệm khác của một quản lý dự án, báo cáo dự án thường bị bỏ qua. Mẫu báo cáo dự án ClickUp giúp bạn dễ dàng chuẩn bị các báo cáo dự án chi tiết để theo dõi nội bộ và cung cấp thông tin cập nhật kịp thời cho các bên liên quan.
Mẫu này sử dụng bố cục báo cáo truyền thống để mô tả chi tiết và trạng thái dự án. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu này để xem dòng thời gian hoạt động của dự án, các phê duyệt đã nhận, nhận xét đã nêu, các yếu tố cản trở, tài nguyên đã sử dụng và chi phí dự án.
Mẫu bảng điều khiển dự án này bao gồm các chi tiết liên quan sau để chuẩn bị báo cáo chi tiết.
- Chỉ số dự án
- Trạng thái hoạt động
- Tóm tắt ưu tiên
- Trạng thái lịch trình
- Trạng thái ngân sách
5. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Theo dõi công việc là một trong những khía cạnh khó khăn nhất của quản lý dự án, đặc biệt là đối với các dự án quy mô lớn có sự tham gia của nhiều bên liên quan. Đây là lúc Mẫu theo dõi dự án ClickUp phát huy tác dụng.
Nó tự động hóa việc lập kế hoạch và giám sát công việc bằng cách cho phép bạn thêm công việc vào một danh mục dự án cụ thể. Bạn cũng có thể tạo một số công việc phụ và giao chúng cho các thành viên khác nhau trong nhóm.
Bạn có thể cập nhật và theo dõi tình trạng của các công việc khác nhau bằng cách nhấp vào nút menu thả xuống bên cạnh mỗi công việc.
- Màu đỏ biểu thị tình trạng quan trọng và cần được xử lý ngay lập tức
- Màu hổ phách có nghĩa là chậm trễ và có thể được ưu tiên cao
- Màu xanh lá cây có nghĩa là công việc đang tiến triển thuận lợi
Bạn cũng có thể thêm trường ngày tùy chỉnh để theo dõi thời gian ước lượng và thực tế hoàn thành công việc.
6. Mẫu kết thúc dự án ClickUp
Cuối cùng, bạn đã nộp dự án trong thời hạn. Nhưng liệu dự án có thành công không? Khách hàng có chấp nhận kết quả dự án không? Mẫu kết thúc dự án ClickUp giúp bạn có câu trả lời cho những câu hỏi này.
Tất cả những việc bạn cần làm là tạo danh sách công việc bao gồm tất cả các mục hành động cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm hoàn thiện chi phí dự án, xin phê duyệt từ các bên liên quan và xin xác nhận từ khách hàng.
Thêm người được giao, ưu tiên, ngày đáo hạn, sau đó chọn trạng thái công việc. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các trường bổ sung để thêm chỉ số dự án.
Bạn cần mẫu kết thúc dự án này vào cuối dự án sau khi đã giao dự án cho khách hàng. Mẫu này có thể được gửi cho tất cả các bên liên quan để thảo luận cuối cùng, sau đó bạn có thể tuyên bố dự án đã hoàn thành.
Bạn có thể xem mẫu này ở năm định dạng: Danh sách, Bảng, Gantt, Tài liệu và Dòng thời gian.
7. Mẫu lộ trình dự án ClickUp
Trong quản lý dự án, lộ trình thường rất khổng lồ. Phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, giám sát rủi ro và quản lý các bên liên quan chỉ là phần nổi của tảng băng chìm.
Bạn có thể cảm thấy quá tải, mất phương hướng và đi chệch khỏi mục tiêu cuối cùng. Mẫu Lộ trình dự án ClickUp giúp bạn nhìn nhận mọi thứ một cách rõ ràng cho từng dự án.
Mẫu này giúp bạn kiểm soát bằng cách sắp xếp tất cả các công việc theo mục tiêu của dự án. Mẫu này được thiết kế từ góc độ của một nhóm phát triển sản phẩm. Do đó, bạn có thể sử dụng mẫu này để hợp tác với nhóm của mình một cách dễ dàng, theo dõi các công việc sắp tới và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.
Mẫu thân thiện với người dùng này cung cấp năm chế độ xem để trực quan hóa chi tiết dự án: danh sách, khối lượng công việc, lịch, Gantt và bảng hoặc Kanban. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các trường và trạng thái khác nhau để phản ánh việc triển khai dự án có đồng bộ với lộ trình hay không.
8. Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp
Mẫu quản lý dự án Danh mục đầu tư ClickUp đóng vai trò như một bản thiết kế cho tất cả các dự án trong toàn công ty. Nó tương tự như bảng điều khiển danh mục đầu tư, nơi bạn có thể theo dõi lợi nhuận và lỗ của tất cả các khoản đầu tư của mình ở một nơi. Mẫu này cung cấp chế độ xem tổng quan về tất cả các dự án trong tất cả các bộ phận trong tổ chức.
Bạn có thể thêm các thẻ tùy chỉnh như đang chờ xem xét, đang tiến hành hoặc chưa bắt đầu để theo dõi trạng thái dự án. Mẫu này cũng cung cấp một số trường, chẳng hạn như mô tả dự án, nhận xét liên quan đến dự án, dòng thời gian dự kiến của dự án và trạng thái ưu tiên.
Mẫu này cực kỳ hữu ích khi bạn muốn chuẩn bị báo cáo trạng thái dự án hoặc cung cấp thông tin cập nhật nhanh cho các bên liên quan.
9. Mẫu dòng thời gian có thể điền ClickUp
Các nhà quản lý dự án luôn phải chịu áp lực hoàn thành dự án trong thời hạn nghiêm ngặt. Mẫu dòng thời gian có thể điền ClickUp giúp giảm bớt căng thẳng bằng cách giúp bạn dễ dàng lập bản đồ dự án và đặt dòng thời gian cho các sự kiện với các hoạt động tuần tự. Bạn cũng có thể trực quan hóa các dòng thời gian phức tạp và chia sẻ chúng với các bên liên quan.
Bạn cũng có thể linh hoạt thêm/xóa/chỉnh sửa công việc từ dòng thời gian, giúp bạn tập trung vào các công việc khẩn cấp. Đó chưa phải là tất cả. Bạn có thể xem tổng quan nhanh về tiến độ, chia sẻ dòng thời gian với nhóm và theo dõi chi phí dự án. Tính năng thú vị nhất của mẫu này là bạn có thể tùy chỉnh cách xem dòng thời gian — chọn từ chế độ xem Danh sách, biểu đồ Gantt, Khối lượng công việc hoặc Lịch.
Cá nhân hóa mẫu bằng cách thêm nhãn ưu tiên, phản hồi bình luận và nhiều người được giao nhiệm vụ. Mẫu quản lý dự án ClickUp này rất phù hợp cho các dự án có tính linh hoạt hoặc các dự án có mức độ ưu tiên thấp.
10. Mẫu khung quản lý dự án ClickUp
Nếu cảm giác như nhà đang cháy và bạn đang vật lộn để dập lửa, bạn cần lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn.
Giảm sự hỗn loạn trong lập kế hoạch dự án với Mẫu khung quản lý dự án ClickUp. Đây là mẫu tất cả trong một, giúp lập kế hoạch chi tiết cho từng yếu tố của dự án, giúp bạn thiết lập Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho các công việc khác nhau và giúp theo dõi cập nhật thời gian thực để giảm thiểu rủi ro.
Mẫu này cung cấp bảng điều khiển có cấu trúc để phân công công việc, cài đặt cột mốc, theo dõi tiến độ và điều chỉnh thời hạn.
Bonus: Công cụ AI cho Excel!
Nâng cao quản lý dự án với các mẫu Excel & ClickUp
Là người quản lý dự án, bạn phải giải quyết mọi trở ngại và hướng dẫn nhóm của mình đi đúng hướng. Tuy nhiên, bạn cần một lộ trình chiến lược và khả năng thực thi vững chắc để tiến lên một cách tự tin. Các mẫu quản lý dự án ClickUp cung cấp điều này.
Chúng tự động hóa việc lập kế hoạch và theo dõi dự án để giúp bạn xác định và vượt qua các rào cản. Hơn nữa, phân tích chi tiết được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án ClickUp đảm bảo rằng bạn học hỏi từ các dự án đang thực hiện để cải thiện kết quả cho các dự án trong tương lai.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tối ưu hóa khung quản lý dự án của bạn!