Cách các nhà quản lý sản phẩm và kỹ sư hợp tác: Mẹo để tạo ra sự ăn ý

Quản lý sản phẩm (PM) và kỹ sư thường có mối quan hệ khó khăn. Cả hai bên luôn có những bất đồng, nhưng họ biết rằng họ không thể làm việc nếu không có nhau.

Vì vậy, để giải quyết vấn đề nhức nhối này, có thể nói rằng hai vai trò này có những bất đồng về các lĩnh vực như đặc điểm kỹ thuật và thời hạn. Điều này chủ yếu là do các nguyên tắc quản lý sản phẩm không phải lúc nào cũng phù hợp với quan điểm kỹ thuật của kỹ sư. Tương tự, các quản lý kỹ thuật không phải lúc nào cũng có cái nhìn tổng quan hoặc quan điểm về nguồn lực trước khi ra mắt sản phẩm.

Tuy nhiên, khi đồng bộ, cả hai chuyên gia vẫn nhận thức được mục tiêu chung và điều chỉnh các ưu tiên và nỗ lực của mình để sản phẩm thành công.

Vậy, các nhà quản lý sản phẩm và kỹ sư nên làm việc cùng nhau như thế nào để đạt được kết quả tối ưu? Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu!

Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về một số chiến lược để giải quyết các thách thức tại nơi làm việc và đảm bảo sự hợp tác hiệu quả, cũng như vạch trần một số lầm tưởng về hợp tác. 🤝

Quản lý sản phẩm và kỹ sư chịu trách nhiệm về những gì?

Dưới đây là bản tóm tắt so sánh các trách nhiệm hàng ngày của hai vai trò này:

Trách nhiệm của một nhà quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm hoặc PM là người lãnh đạo sản phẩm của họ. Từ góc độ rộng hơn, họ phát triển ý tưởng sản phẩm, cung cấp thông số kỹ thuật và dẫn dắt nhóm của mình để biến những ý tưởng đó thành hiện thực.

Họ chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường hiện tại và tạo ra một giải pháp phù hợp với đối tượng mục tiêu. Từ đây trở đi, họ chủ yếu đảm nhận bốn nhiệm vụ bổ sung trước khi ra mắt sản phẩm:

Trách nhiệm của kỹ sư hoặc quản lý kỹ thuật

Các kỹ sư mang đến góc nhìn kỹ thuật, thực hiện việc mã hóa hoặc các công việc kỹ thuật liên quan để định hình sản phẩm.

Nền tảng kỹ thuật của họ cho phép họ kiểm tra tính khả thi của các yêu cầu sản phẩm, lập kế hoạch tài liệu kỹ thuật và công việc phát triển, đồng thời tạo ra một sản phẩm đáp ứng mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, các kỹ sư còn tham gia vào quá trình tạo mẫu và gỡ lỗi để tạo báo cáo lỗi.

Trong quá trình xây dựng sản phẩm, các kỹ sư trưởng hoặc quản lý kỹ thuật cũng đảm nhận nhiệm vụ liên lạc — họ hợp tác với các nhà thiết kế để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng các kỳ vọng về mặt hình ảnh và trải nghiệm người dùng của quản lý sản phẩm.

Trong quá trình lập kế hoạch sản phẩm, họ tham gia vào khía cạnh quản lý rủi ro của quá trình phát triển, bày tỏ các mối quan ngại về kỹ thuật, như nợ kỹ thuật và sự đánh đổi về mặt kỹ thuật, với các nhóm sản phẩm.

Động lực công việc giữa người quản lý sản phẩm và nhóm kỹ sư

Giai đoạn xây dựng sản phẩm là giai đoạn mà người quản lý sản phẩm và nhóm kỹ sư cần hợp tác với nhau. Công việc của PM là xác định giải pháp dựa trên những khó khăn mà mọi người đang gặp phải và đảm bảo sản phẩm cuối cùng có thể giải quyết những vấn đề đó.

Mặc dù PM biết khách hàng muốn gì, nhưng khó khăn nằm ở việc truyền đạt hiểu biết của họ về sản phẩm lý tưởng cho các kỹ sư.

Khi một ý tưởng chuyển sang giai đoạn xây dựng, PM có trách nhiệm cung cấp cho các kỹ sư những bản tóm tắt ngắn gọn nhưng chi tiết để giúp họ tạo ra một sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Điều này bao gồm chia sẻ một cách mạch lạc tầm nhìn về sản phẩm với kỹ sư trưởng và nhà thiết kế.

Sau khi mọi thứ đã được truyền đạt, người quản lý sản phẩm phải duy trì đủ quyền tự chủ và để các kỹ sư làm công việc của họ. Cả hai nhóm phải thiết lập ranh giới sớm để chuẩn hóa mức độ giao tiếp và can thiệp có thể chấp nhận được trong tương lai. Các tình huống không mong muốn bao gồm:

Mẹo: Các mẫu giao tiếp và quy trình làm việc có cấu trúc tốt là bí quyết để hợp tác liên chức năng suôn sẻ trước khi ra mắt sản phẩm. Ví dụ, nhiều nhóm sản phẩm thích sử dụng Mẫu Yêu cầu Sản phẩm ClickUp để thống nhất các bên liên quan về đề xuất bán hàng độc đáo (USP) và kế hoạch phát hành.

Về thiết kế quy trình làm việc, hãy thử Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp để xây dựng kế hoạch phát triển và phát hành ở mọi quy mô và theo dõi các chỉ số tiến độ một cách liền mạch.

Hợp tác hiệu quả giữa các nhà quản lý sản phẩm và kỹ sư: Ví dụ

Mặc dù đồng bộ hóa công việc là quan trọng, nhưng một chút căng thẳng trong không gian làm việc giữa PM và kỹ sư không phải lúc nào cũng xấu. Bạn có những chuyên gia giỏi trong lĩnh vực của họ — họ có nghĩa vụ cung cấp những hiểu biết mới về bước tiếp theo mà họ cho là tốt nhất.

Hãy hiểu điều này qua một ví dụ: Giả sử một nhà quản lý sản phẩm muốn một ứng dụng di động mới cung cấp giảm giá và tiền thưởng để thu hút người dùng đăng ký nhanh chóng. Ưu tiên hàng đầu của họ sẽ là:

Tuy nhiên, điều họ thực sự yêu cầu từ nhóm kỹ sư là thiết kế, xây dựng, tiến hành kiểm tra chất lượng và chuẩn bị ứng dụng sẵn sàng triển khai trong thời hạn chặt chẽ .

Thật không may, các kỹ sư của công ty hiện đang bận rộn với các sản phẩm khác. Công việc được đề xuất là không thể thực hiện được về mặt kỹ thuật, trừ khi các nhà quản lý sẵn sàng cắt giảm các dự án khác để tập trung vào ứng dụng mới.

Đây là điểm mâu thuẫn giữa nhóm kỹ sư và nhóm sản phẩm:

Sự căng thẳng lành mạnh này dẫn đến các cuộc thảo luận mang tính xây dựng hơn về những gì cả hai nhóm nên ưu tiên. Trong trường hợp này, đó có thể là doanh thu từ việc đăng ký nhanh hoặc các khía cạnh bảo mật và hiệu suất.

Ý tưởng ở đây không phải là áp đặt sự thống trị của một nhóm lên nhóm khác, mà là thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau để đưa ra những quyết định mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty. 🧡

Các vấn đề cơ bản trong sự hợp tác giữa kỹ sư và quản lý sản phẩm

Ngay cả sau khi đã trải qua một khoảng thời gian căng thẳng lành mạnh, vẫn có những lúc kỹ sư và quản lý sản phẩm không thể làm việc cùng nhau. Có thể có một số lĩnh vực mâu thuẫn lớn cần chú ý — dưới đây là một vài ví dụ:

Vậy, giải pháp ở đây là gì?

Một trong những cách dễ dàng nhất để các nhóm giải quyết các vấn đề này cùng một lúc là triển khai một nền tảng quản lý dự án và sản phẩm toàn diện — như ClickUp. Giải pháp này bao gồm một bộ tính năng đa năng để giúp kỹ sư và PM:

Làm cho mọi việc suôn sẻ: 6 mẹo để tạo ra một sản phẩm thành công mọi lúc với ClickUp

Mặc dù kỹ sư và quản lý sản phẩm có những ưu tiên khác nhau, nhưng họ có một mục tiêu chung: tạo ra một sản phẩm mà mọi người thực sự quan tâm. 🥰

Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá một số tính năng và chức năng quản lý sản phẩm trong ClickUp có thể giúp các nhóm đa chức năng của bạn tạo và phát hành những sản phẩm tốt nhất với ít xích mích nhất.

1. ClickUp AI và Bảng trắng để hình thành ý tưởng sản phẩm

Hầu hết các nhóm không có đủ thời gian để brainstorming ý tưởng sản phẩm và các khía cạnh truyền thông, dẫn đến các vấn đề hợp tác trong quá trình thực hiện.

Tuy nhiên, một nhà quản lý sản phẩm chỉ có thể nghĩ ra một số ý tưởng trong một ngày! Nếu bạn hoặc nhà quản lý sản phẩm của bạn cần một đối tác brainstorming đáng tin cậy, hãy tin tưởng ClickUp Brain, trợ lý AI được thiết kế toàn diện của nền tảng này.

Với ClickUp Brain, bạn có thể sử dụng các câu hỏi gợi ý để nghĩ ra giải pháp cho một vấn đề hiện có, liệt kê các ưu và nhược điểm có thể có của một sản phẩm cụ thể trước khi đi sâu vào chi tiết, hoặc tạo kế hoạch thử nghiệm chi tiết, tài liệu yêu cầu sản phẩm và nghiên cứu.

Bạn đã có ý tưởng sẵn sàng để tiếp tục brainstorming? Bảng trắng và Bản đồ Tư duy của ClickUp sẽ là hơn cả những gì bạn cần! Chúng cung cấp không gian vẽ không giới hạn để người quản lý sản phẩm brainstorming nhanh chóng và liên kết ý tưởng với hành động, phân bổ nguồn lực kỹ thuật, tạo biểu đồ quy trình làm việc giữa các nhóm như sơ đồ swimlane và chỉnh sửa mọi thứ trong thời gian thực với nhóm của họ.

2. Tạo và cộng tác trên lộ trình sản phẩm và quy trình công việc

ClickUp cung cấp nhiều tài nguyên để xây dựng lộ trình sản phẩm và lịch trình giao hàng. Ví dụ: thay vì mất thời gian thiết kế lộ trình sản phẩm từ đầu, hãy sử dụng Mẫu lộ trình sản phẩm của ClickUp để trực quan hóa vòng đời phát triển sản phẩm tại một nơi. Tận dụng dữ liệu mẫu để phân bổ khối lượng công việc hàng tuần cho nhóm kỹ sư của bạn một cách cân bằng.

Sử dụng tính năng Lịch và quản lý nhiệm vụ có sẵn của ClickUp, chẳng hạn như cài đặt Ước lượng thời gian, Ngày và giờ, và Nhận xét được chỉ định, trong khi bạn thiết lập nhiệm vụ cho các kỹ sư. Điều này giúp bạn đưa ra hướng dẫn rõ ràng và xác định thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Bạn đang tìm cách giao tiếp nhanh hơn với trưởng nhóm sản phẩm hoặc nhóm kỹ sư? Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp cho phép bạn tạo các nhóm trò chuyện tùy chỉnh và thiết lập các kênh giao tiếp minh bạch hơn.

Bạn cũng có thể thêm tệp đính kèm vào tin nhắn và @đề cập đến đồng nghiệp trong nhóm để tiết kiệm thời gian cho công việc quản lý và giao tiếp qua email.

Bonus: ClickUp có hơn 1.000 mẫu cho các nhóm phát triển sản phẩm và phần mềm — hãy xem tại đây.

3. Tập trung thông tin sản phẩm với ClickUp Docs

Việc thiếu tài liệu sản phẩm và yêu cầu kỹ thuật tập trung có thể khiến các nhóm kỹ sư của bạn mất phương hướng, dẫn đến sản phẩm thất bại hoặc kém chất lượng. Một cách tuyệt vời để tránh điều này là sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ và quản lý tài liệu dự án ở định dạng dễ tìm kiếm.

Đưa các kỹ sư của bạn vào nền tảng để xử lý các công việc giấy tờ kỹ thuật như tài liệu API. Đồng thời, các PM có thể sử dụng ClickUp Docs cho các hợp đồng, SOP, hướng dẫn nội bộ và câu chuyện của người dùng.

Nếu bạn đang làm việc trên nhiều sản phẩm cùng lúc, hãy tạo Thư mục để lưu trữ hướng dẫn sản phẩm, ghi chú phát hành hoặc kế hoạch hành trình của người dùng. Sử dụng Thẻ và Nhãn để dễ dàng truy cập tài liệu thông qua hàm Tìm kiếm toàn cầu của ClickUp.

Bắt đầu viết, chỉnh sửa và chia sẻ bất kỳ tài liệu nào với nhóm của bạn (hoặc các thành viên bên ngoài bằng liên kết bảo mật). Hơn nữa, các nhóm có thể đồng chỉnh sửa trong thời gian thực và sử dụng tính năng phát hiện cộng tác tích hợp để xác định ai đang thực hiện thay đổi.

Và làm thế nào để theo dõi những thay đổi được thực hiện khi bạn không có mặt? Chỉ cần nhấp vào lịch sử phiên bản của bất kỳ tài liệu nào để tìm thời gian, người và loại chỉnh sửa chính xác. Tài liệu cho phép các nhóm duy trì tính minh bạch và có được tất cả thông tin cơ bản và bối cảnh cần thiết để xây dựng sản phẩm.

4. Đặt mục tiêu để các nhóm cùng hướng tới một mục tiêu chung

ClickUp Goals giúp các nhóm thống nhất quan điểm khi có xung đột. Tính năng này cho phép bạn đặt mục tiêu có thể đo lường được cho nhóm sản phẩm và kỹ thuật của mình.

Mục tiêu của bạn có thể bao gồm nhiều phạm vi, từ đảm bảo nguyên mẫu cuối cùng đáp ứng tất cả các yêu cầu được đề cập trong hướng dẫn sản phẩm đến thêm tất cả các màu sắc phù hợp trong giai đoạn thiết kế. Đặt mục tiêu ngắn hạn cho mỗi ngày hoặc mỗi tuần chỉ với vài cú nhấp chuột, hoặc tạo mục tiêu dài hạn với các điểm kiểm tra cột mốc để dễ dàng theo dõi tiến độ.

Ngoài việc đặt mục tiêu, ClickUp còn giúp bạn theo dõi kế hoạch phát hành bằng một số công cụ trực quan. Ví dụ: bạn có thể:

5. Cho phép các nhóm kỹ thuật có nhiều quyền tự chủ hơn với bộ phần mềm ClickUp

Với ClickUp, bạn cũng có thể ủy thác việc quản lý công việc cho nhóm phát triển của mình. Nền tảng này có bộ ph ần mềm dành riêng cho nhóm phần mềm với các tính năng tự động hóa quy trình làm việc, xây dựng lộ trình với các yếu tố phụ thuộc và các yếu tố cản trở, sắp xếp các công việc tồn đọng và tích hợp với các công cụ phát triển khác như Git.

Là người quản lý sản phẩm, bạn có thể lập kế hoạch tổng thể cho các giai đoạn của sản phẩm, như Ý tưởng, Tạo mẫu và Thử nghiệm, đồng thời để người quản lý kỹ thuật thiết kế thứ tự các công việc trong mỗi giai đoạn.

Nhiều nhà quản lý thích sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để đặt nhãn — như Thấp, Bình thường, Trung bình và Cao — cho bất kỳ nhiệm vụ nào. Điều này cho phép các bên liên quan từ cả hai nhóm thảo luận trước về những việc cần làm trước tiên và tránh những hiểu lầm hoặc kỳ vọng không được truyền đạt đầy đủ sau này.

Phần thưởng: Cần trợ giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ trước khi ra mắt sản phẩm? Sử dụng các khối được mã hóa bằng màu sắc trong Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp để nhóm các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và nỗ lực cần thiết, đồng thời tránh các quyết định gây ra nợ kỹ thuật lớn.

6. Thu thập phản hồi minh bạch bằng biểu mẫu

Điểm căng thẳng lớn nhất của người quản lý sản phẩm thường là ngay trước khi phát hành sản phẩm cuối cùng. Họ cho một số ít khách hàng sử dụng sản phẩm trước và có thể bị choáng ngợp bởi lượng phản hồi nhận được, dẫn đến công việc của các kỹ sư trở nên hỗn loạn hơn.

Giải pháp? Thu thập và sắp xếp phản hồi của khách hàng bằng chế độ xem Biểu mẫu ClickUp . Tạo biểu mẫu phản hồi ngay lập tức với các câu hỏi tùy chỉnh giúp đánh giá sản phẩm của bạn dễ dàng hơn. Thêm điều kiện vào bất kỳ câu hỏi nào và chuyển đổi câu trả lời thành nhiệm vụ để các nhà thiết kế và kỹ sư UX có thể nhanh chóng xử lý trong khi xem lại danh sách công việc tồn đọng của sản phẩm.

Phản hồi cũng có thể áp dụng cho các nhóm nội bộ. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu này để hiểu mức độ hài lòng về không gian làm việc và yêu cầu các đề xuất cải tiến từ các nhóm kỹ sư. Hãy đặt các câu hỏi như:

Quản lý sản phẩm làm việc với kỹ sư: Những lầm tưởng phổ biến

Đã đến lúc khám phá một số lầm tưởng phổ biến về sự hợp tác giữa quản lý sản phẩm và nhóm kỹ sư.

Lầm tưởng số 1: Kết nối kỹ sư từ sớm trong quá trình phát triển sản phẩm sẽ dẫn đến nhiều xung đột hơn

Việc tham gia của các kỹ sư ngay từ giai đoạn hình thành ý tưởng và lập kế hoạch sản phẩm là một ý tưởng hay, vì điều này giúp đưa quan điểm kỹ thuật chi tiết vào quá trình phát triển. Các kỹ sư thường có vị trí thuận lợi hơn để dự đoán những gì có thể thực hiện được, từ đó giúp lập kế hoạch phát triển chính xác hơn.

Lầm tưởng thứ 2: Các nhà quản lý sản phẩm có toàn quyền quyết định quá trình phát hành sản phẩm

Một quan niệm sai lầm phổ biến khác là người quản lý sản phẩm kiểm soát mọi thứ. Từ kỹ sư đến nhân viên tiếp thị, họ là người ra quyết định — điều này không hoàn toàn đúng. Người quản lý sản phẩm phải chịu trách nhiệm trước nhiều bên liên quan, nhưng mục tiêu chính của họ là đảm bảo sản phẩm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và nhu cầu hiện tại của khách hàng.

Một nhà quản lý sản phẩm không thể đưa ra quyết định về cách quảng cáo sản phẩm hoặc thông điệp thương hiệu sẽ sử dụng. Tuy nhiên, họ có thể thu thập ý kiến từ các nhóm kỹ sư và trình bày trong các cuộc họp — và thường thì người ra quyết định cuối cùng là chủ sở hữu sản phẩm.

Lầm tưởng #3: Khi sản phẩm ra mắt, cả hai nhóm đã hoàn thành công việc

Thay vì hoàn thành công việc, các nhiệm vụ cấp bách hơn của các nhà quản lý sản phẩm và nhóm kỹ sư mới bắt đầu sau khi sản phẩm ra mắt. Một nhà quản lý sản phẩm phải luôn cập nhật đánh giá của khách hàng và xác định các vấn đề ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc sự chấp nhận. Với vòng phản hồi này, họ truyền đạt các tính năng bổ sung, loại bỏ hoặc thay đổi cho các kỹ sư.

Ngoài việc đánh giá khả năng phải làm lại của sản phẩm, người quản lý sản phẩm còn ghi lại năng suất của tất cả các nhóm trong sprint gần nhất. Điều này giúp họ phát hiện ra những điểm yếu tiềm ẩn như thiếu giao tiếp và đưa ra các giải pháp để cải thiện quy trình hiện tại.

Kiến tạo thành công cho nhóm của bạn với ClickUp

Dù là kỹ sư hay quản lý sản phẩm, ý kiến của mọi người đều rất quan trọng để tạo ra một sản phẩm thành công, phù hợp với người dùng mục tiêu.

May mắn thay, với phần mềm quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp, cả hai nhóm có thể thiết lập sự hợp tác nhịp nhàng và đẩy nhanh tiến độ công việc hàng ngày. Dễ dàng đặt mục tiêu, thiết kế lộ trình sản phẩm, theo dõi sprint và giao tiếp trong thời gian thực để tránh quản lý sai sót và hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và kết nối nhóm sản phẩm và kỹ thuật của bạn để đạt được thành công! ✌️