Smartsheet vs. Microsoft Project: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?

Các giải pháp quản lý dự án có thể là cứu cánh cho việc tổ chức các dự án và công việc của bạn, đặc biệt nếu dự án tương đối phức tạp. Tuy nhiên, việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp thường là một công việc khá khó khăn. Đặc biệt khi bạn xem xét rằng có rất nhiều lựa chọn hứa hẹn, mỗi lựa chọn đều có những điểm mạnh và tính năng riêng biệt.

Tuy nhiên, khi chọn giải pháp quản lý dự án, chúng ta phải nhìn xa hơn vẻ bề ngoài hào nhoáng và tìm kiếm bản chất. Công cụ lý tưởng sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án, phân công công việc, quản lý tài nguyên, tự động hóa quy trình làm việc và đảm bảo khối lượng công việc cân bằng trong toàn nhóm.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chọn hai công cụ quản lý dự án tuyệt vời, nổi tiếng với tính thực tiễn và các tính năng cơ bản hoàn hảo. Trong bài so sánh này, chúng tôi sẽ xem xét những ưu và nhược điểm của Smartsheet và Microsoft Project, so sánh các tính năng hàng đầu, giá cả và thậm chí cả đánh giá của khách hàng để giúp bạn chọn lựa chọn tốt nhất.

SmartSheet là gì?

Smartsheet là một nền tảng quản lý công việc sử dụng giao diện bảng tính quen thuộc để giúp bạn quản lý dự án, phân công công việc và xử lý nhiều danh mục đầu tư dự án. Nó kết hợp các tính năng của công cụ quản lý dự án và chức năng của Microsoft Excel, đồng thời còn vượt xa hơn thế.

Smartsheet cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu lịch sử dưới dạng biểu đồ, xem công việc của mình trong biểu đồ Gantt và đánh dấu các công việc quan trọng trong dòng thời gian dự án.

Mặc dù Smartsheet vượt trội về tính linh hoạt, nhưng nó thiếu sức mạnh để quản lý các chức năng dự án phức tạp như cân bằng tài nguyên và báo cáo nâng cao so với một số lựa chọn thay thế Smartsheet.

Các tính năng của Smartsheet

1. Tự động hóa

Quy trình tự động hóa là một tính năng phổ biến của Smartsheet, cho phép bạn tối ưu hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Tính năng này có giao diện người dùng kéo và thả không cần mã để tạo quy trình làm việc một lần hoặc định kỳ bằng cách kết hợp nhiều hành động và lộ trình. Bạn cũng có thể đặt kích hoạt dựa trên sự kiện hoặc lịch trình.

Ngoài ra, bạn thậm chí có thể sử dụng bộ sưu tập các mẫu quy trình công việc được tạo sẵn cho các công việc quản lý dự án của mình, bao gồm yêu cầu trạng thái hàng tuần, nhắc nhở ngày đáo hạn và hơn thế nữa. Điều này cũng bao gồm xem và trả lời các bản cập nhật từ các công cụ của bên thứ ba như Microsoft Teams hoặc Slack.

2. Tùy chỉnh quy trình làm việc

Bridge by Smartsheet là giao diện kéo và thả cho phép bạn dễ dàng thêm các khối quy trình công việc và xác định logic quy trình công việc để phù hợp với luồng quy trình phức tạp. Sử dụng tính năng này, bạn có thể tùy chỉnh quy trình công việc theo ý thích.

Bạn cũng có thể tạo quy trình công việc bằng biểu mẫu Smartsheet để thu thập dữ liệu từ các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, sau đó lưu trực tiếp vào bảng tính. Nhanh chóng tạo biểu mẫu với logic có điều kiện, giúp các câu hỏi của bạn phù hợp với người điền biểu mẫu. Bạn cũng có thể sử dụng các yếu tố thương hiệu như màu sắc, logo, GIF và hình ảnh để cá nhân hóa biểu mẫu theo yêu cầu của mình.

Tích hợp với các công cụ như AccuWeather, FedEx, Google Translate, Salesforce, SendGrid, ServiceNow, Microsoft SharePoint và UPS Tracking, giúp bạn điều chỉnh Smartsheet cho phù hợp với nhu cầu riêng của mình.

3. Cộng tác nội dung

Bạn có thể làm việc liền mạch với các thành viên trong nhóm, chia sẻ phản hồi và theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực bằng tính năng cộng tác nội dung của Smartsheet.

Với tính năng trò chuyện và bình luận, bạn có thể:

Giá cả của SmartSheet

Microsoft Project là gì?

Microsoft Project, hay MS Project, là phần mềm quản lý dự án được cung cấp cùng với gói Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý các dự án đơn giản, tạo lịch trình, phân bổ nguồn lực và theo dõi thời gian. Các tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, lịch dự án và các chế độ xem khác giúp bạn quản lý nhiều dự án nhỏ và lớn trong một công cụ.

Mặc dù có đường cong học tập dốc so với một số lựa chọn thay thế Microsoft Project, nhưng nó cung cấp kết nối liền mạch với các ứng dụng và nền tảng Microsoft khác. Điều này làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án đi kèm với một hệ sinh thái toàn diện.

Tính năng của Microsoft Project

1. Nhiều chế độ xem dự án

Microsoft Project cung cấp một số chế độ xem để quản lý dự án, lý tưởng cho các nhà quản lý dự án và nhóm. Bao gồm:

2. Mẫu kế hoạch dự án nâng cao

Các mẫu kế hoạch dự án có thể giúp bạn nhanh chóng sắp xếp công việc và theo dõi mục tiêu dự án. Microsoft Project cho phép bạn chọn các mẫu tập trung vào phương pháp Agile hoặc Waterfall và lập kế hoạch cho từng giai đoạn dự án bằng cách sử dụng các mẫu kế hoạch.

3. Giám sát danh mục đầu tư

Bạn có thể hiển thị rõ ràng nhiều dự án cùng lúc bằng tính năng quản lý danh mục đầu tư. Điều này cho phép bạn phân tích các chỉ số hiệu suất, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và đảm bảo kết quả thành công.

Giá Microsoft Project

Phiên bản tại chỗ/máy tính để bàn

Giải pháp dựa trên đám mây

Smartsheet và Microsoft Project: So sánh tính năng

Smartsheet và MS Project kết hợp các tính năng độc đáo để hỗ trợ bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Vì vậy, đây là so sánh trực tiếp giữa Microsoft Project và Smartsheet để giúp bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của từng giải pháp quản lý dự án.

1. Tính năng cộng tác

Smartsheet có một số tính năng cộng tác thú vị, cho phép bạn cấp quyền truy cập ở cấp hàng, thêm nhận xét, chỉnh sửa cộng tác và cập nhật các nội dung bổ sung bằng tính năng theo dõi thời gian thực. Điều này làm cho nó trở thành công cụ lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án thân thiện với người dùng và có tính cộng tác.

Ngược lại, mặc dù Microsoft Project có các công cụ cộng tác mạnh mẽ, nhưng chúng kém trực quan hơn. Bạn có thể thêm nhận xét, theo dõi thay đổi và thậm chí thực hiện cập nhật thời gian thực, nhưng những tính năng này bị giới hạn và khó quản lý, đặc biệt là với phiên bản máy tính để bàn.

Người chiến thắng: Smartsheet

2. Tự động hóa

Smartsheet cung cấp quy trình tự động hóa không cần mã để giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian. Nó cũng có rất nhiều mẫu sẵn sàng cho các quy trình tùy chỉnh, nhưng so với MS Project, nó thiếu sức mạnh.

Mặt khác, MS Project cung cấp các tính năng tự động hóa nâng cao, lý tưởng cho các quy trình công việc phức tạp và nhu cầu quản lý dự án. Nó có các mẫu có thể tùy chỉnh và tính năng tự động hóa tích hợp để tận dụng khi tạo dự án mới.

Người chiến thắng: Microsoft Project

3. Tính linh hoạt của dự án

Nổi tiếng với tính linh hoạt, Smartsheet cung cấp giao diện dựa trên bảng tính mà bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Điều này giúp bạn sử dụng công cụ này để lập ngân sách, quản lý dự án, theo dõi tài nguyên, kiểm kê hàng tồn kho và hơn thế nữa, đồng thời cung cấp các chế độ xem có thể điều chỉnh để giúp bạn quản lý các dự án khác nhau.

Tuy nhiên, Microsoft Project dựa trên cấu trúc cứng nhắc cho các tính năng phát triển dự án và có độ khó học cao. Mặc dù có thể cung cấp nhiều chế độ xem, nhưng cấu trúc phức tạp khiến nó chỉ phù hợp với các dự án cụ thể.

Người chiến thắng: Smartsheet

4. Quản lý tài nguyên nâng cao

Vì Smartsheet tập trung chủ yếu vào chế độ xem bảng tính, nên nó cung cấp các tính năng phân bổ tài nguyên đơn giản. Điều này có thể giúp bạn lập kế hoạch dự án, theo dõi thời gian và nhận báo cáo động. Nhưng so với các đối thủ cạnh tranh, nó thiếu các tính năng lập kế hoạch và tối ưu hóa tài nguyên tinh vi như phát hiện xung đột, cân bằng và hơn thế nữa.

Tuy nhiên, khi nói đến quản lý và phân bổ tài nguyên, Microsoft Project là lựa chọn rõ ràng hơn. Ứng dụng này có các tính năng lập kế hoạch tài nguyên nâng cao cho phép bạn yêu cầu và phân công công việc, theo dõi các chương trình và nhiều danh mục đầu tư dự án, đồng thời nhận báo cáo được tạo sẵn để theo dõi việc phân bổ tài nguyên. Bạn thậm chí có thể đồng bộ hóa ứng dụng này với các ứng dụng khác như Microsoft Teams, giúp bạn cải thiện việc phân bổ dự án và phân công công việc.

Người chiến thắng: Microsoft Project

Smartsheet vs. Microsoft Project trên Reddit

Vậy mọi người trên Reddit nói gì về Smartsheet và Microsoft Project? Khi bạn tìm kiếm Microsoft Project và Smartsheet trên Reddit, bạn sẽ thấy nhiều cuộc thảo luận về nền tảng quản lý dự án lý tưởng.

Hầu hết người dùng đồng ý rằng Microsoft Project là lựa chọn lý tưởng nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office 365 hoặc Microsoft Teams làm nền tảng quản lý công việc tổng thể. Một người dùng cho biết: "Tôi đã có kinh nghiệm trong các vai trò quản lý chương trình khác nhau. Mỗi chương trình đều có điểm mạnh riêng và sự lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Xem xét nhóm của bạn đã sử dụng MS Teams, việc tích hợp một nền tảng quản lý dự án hoạt động liền mạch với Teams có thể giúp tăng cường sự hợp tác. "

Tuy nhiên, Smartsheet nhận được nhiều đánh giá tích cực, chủ yếu vì nó hỗ trợ nhiều chế độ xem như danh sách, lịch, bảng Kanban và biểu mẫu. Dưới đây là bình luận của một người dùng Reddit: "Tôi đã sử dụng MS Project, Monday, Trello và Smartsheet và mặc dù một số ứng dụng trong danh sách này hoạt động tốt trong lĩnh vực công việc cụ thể của chúng, Smartsheet cho phép tôi làm nhiều việc tốt hơn. Cho phép tôi xử lý các dự án dưới dạng danh sách, lịch hoặc bảng Kanban và sử dụng biểu mẫu. Chắc chắn cần học thêm một chút vì nó là một trang trắng, ít cấu trúc, nhưng việc thiếu cấu trúc cũng là điểm mạnh của nó, cho phép bạn linh hoạt tối đa. "

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Smartsheet và Microsoft Project

Không có người chiến thắng rõ ràng trong cuộc cạnh tranh giữa Microsoft Project và Smartsheet. Smartsheet rất linh hoạt và có nhiều tính năng mạnh mẽ. Đây là phần mềm bảng tính cũng có thể được sử dụng trong quản lý công việc, tạo/lập quy trình công việc và quản lý dự án.

Mặt khác, Microsoft Project có nền tảng vững chắc trong lập kế hoạch phức tạp. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn đã sử dụng các sản phẩm của Microsoft trong kế hoạch kinh doanh và doanh nghiệp tổng thể của mình. Sản phẩm này có đường cong học tập dốc nhưng có thể cung cấp các tính năng và khả năng tự động hóa tương tự.

Đây là lúc một nền tảng quản lý dự án từ đầu đến cuối như ClickUp có thể làm nên điều kỳ diệu. Là một giải pháp năng suất tất cả trong một, ClickUp có thể kết hợp tất cả các hoạt động của bạn trong một nền tảng. Do đó, bạn có thể tạo nhiệm vụ, tự động hóa quy trình làm việc, theo dõi mục tiêu dự án và quản lý toàn bộ tổ chức của mình bằng một phần mềm duy nhất.

Tính năng của ClickUp

1. Theo dõi và sắp xếp công việc của bạn với Chế độ xem bảng

Vượt xa bảng truyền thống với Chế độ xem bảng của ClickUp, cho phép bạn tạo bảng tính nhanh như chớp và cơ sở dữ liệu trực quan mạnh mẽ chỉ trong vài phút. Sử dụng chế độ xem này, bạn có thể:

2. Mẫu bảng tính sẵn sàng sử dụng

Nếu bạn thích sử dụng bảng tính cho quy trình công việc và theo dõi dự án, bạn sẽ thích làm việc với Mẫu bảng tính ClickUp. Mẫu bảng tính có thể tùy chỉnh này vượt xa các công cụ truyền thống, cho phép bạn thực hiện mọi việc, từ lập ngân sách đơn giản đến quản lý dự án phức tạp, theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng và hơn thế nữa.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu quản lý dự án này, bạn có thể:

3. Nền tảng tất cả trong một cho các dự án

Với nền tảng quản lý dự án ClickUp, bạn sẽ không chỉ có được các tính năng cơ bản như các công cụ khác. Thay vào đó, bạn có thể tận dụng các công cụ quản lý dự án, cộng tác nhóm và quản lý công việc tốt nhất, cùng với các tính năng nâng cao để giúp bạn quản lý các nhóm lớn, theo dõi ngày đáo hạn, đơn giản hóa các dự án phức tạp và quy mô lớn, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, bạn còn được sử dụng các tính năng cộng tác nâng cao để giúp bạn:

Giá ClickUp

Chúng tôi đã đề cập đến việc ClickUp có gói Miễn phí vĩnh viễn cùng với bốn tùy chọn giá khác để bạn lựa chọn chưa?

Quản lý dự án để giành chiến thắng

ClickUp là lựa chọn lý tưởng để đáp ứng tất cả các yêu cầu quản lý dự án tổ chức của bạn. Mặc dù Smartsheet và MS Project là những công cụ tuyệt vời, nhưng ClickUp đã tạo ra vị trí riêng cho mình nhờ vào vô số chức năng hữu ích, tích hợp AI, v.v. Nếu bạn chưa thử, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!