Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu nói "thời gian là tiền bạc". Câu nói này áp dụng cho hầu hết mọi khía cạnh trong công việc và cuộc sống, nhưng nó đặc biệt đúng trong quản lý dự án. Thời gian hoặc chất lượng là yếu tố quyết định giá trị tiền tệ của dự án.
Quản lý các thành phần của tam giác quản lý dự án với sự chồng chéo về phạm vi, thời gian và chi phí là một công việc cân bằng rất tinh tế. Nó đòi hỏi sự sử dụng có ý thức về thời gian và nguồn lực để mang lại giá trị tối ưu phù hợp với mong đợi. Trái tim của tất cả sự điều phối giữa các thời hạn và kết quả đầu ra là lịch trình — xương sống của thành công.
Lịch trình là một lộ trình được xây dựng cẩn thận, chỉ đạo các hoạt động từ khi bắt đầu đến khi lập kế hoạch và thực hiện dự án. Tuy nhiên, quá trình thực hiện dự án rất phức tạp. Các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm sử dụng sự chênh lệch lịch trình để xử lý những tình huống bất ngờ.
Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về nó — từ công thức chênh lệch lịch trình đến cách áp dụng trong các dự án thực tế.
Biến động lịch trình là gì?
Chúng ta đều biết lịch trình có nghĩa là gì. Đó là dòng thời gian mà bạn muốn tuân theo trong khi đạt được mục tiêu đã đặt ra, đó là lịch trình dự kiến.
Tuy nhiên, những sự kiện bất ngờ có thể khiến bạn lệch khỏi lộ trình đã vạch ra khi thực hiện dự án. Lịch trình thực tế của bạn sẽ bao gồm những sự cố này.
Sự chênh lệch lịch trình (SV) đo lường sự khác biệt giữa lịch trình cơ bản và tiến độ thực tế. Đây là một chỉ số hiệu suất quan trọng cho biết dự án đang đi trước, đúng tiến độ hay chậm tiến độ tại một thời điểm cụ thể.
Hiểu về Biến động Lịch trình
Có hai yếu tố cơ bản của công thức chênh lệch lịch trình sơ khai. Đó là:
- Giá trị thu được (EV): Chỉ ngân sách thực tế đã sử dụng. Để tính EV, nhân tổng ngân sách dự án với tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại. Đây là một cửa sổ để xem lịch trình và hiệu suất của dự án
- Giá trị kế hoạch (PV): Mô tả mức sử dụng ngân sách dự kiến của dự án vào một ngày cụ thể. Giá trị này được tính bằng cách nhân tổng ngân sách dự án với tỷ lệ phần trăm công việc sẽ hoàn thành vào thời điểm đó. Giá trị này giúp đánh giá dự án có đúng tiến độ dự kiến hay không và liệu có cần cân bằng nguồn lực hay không
Hiểu rõ các biến số này sẽ giúp tính toán sai lệch lịch trình bằng cách áp dụng công thức sau:
SV = EV – PV
Nơi,
- SV = Độ lệch lịch trình
- EV = Giá trị thu được
- PV = Giá trị kế hoạch
Một số phương pháp thay thế để tính toán sai lệch lịch trình sử dụng công thức sau:
SV = BCWP – BCWS
Nơi,
- BCWP = Chi phí công việc đã thực hiện theo ngân sách
- BCWS = Chi phí công việc theo lịch trình đã dự trù
Khi đã hiểu giá trị của sự chênh lệch lịch trình, bạn có thể giải thích nó theo các cách sau:
- SV > 0: Chênh lệch lịch trình dương có nghĩa là dự án đang đi trước lịch trình, tức là tiến độ dự án tốt hơn kế hoạch
- SV = 0: Không có sai lệch có nghĩa là dự án đang đúng tiến độ và tiến độ thực tế phù hợp với tiến độ đã kế hoạch
- SV < 0: Chênh lệch lịch trình âm có nghĩa là dự án đang chậm tiến độ. Điều này cho thấy tiến độ thực tế của dự án thấp hơn kế hoạch
Tỷ lệ phần trăm chênh lệch lịch trình (SV%) hiển thị giá trị phần trăm của chênh lệch và cung cấp một cách dễ dàng hơn để theo dõi dự án.
SV% = (SV/PV) × 100
Giống như chênh lệch lịch trình, SV% âm cho thấy dự án đang chậm trễ, trong khi SV% dương cho thấy dự án đang tiến trước lịch trình.
Sử dụng công thức chênh lệch lịch trình cơ bản này, bạn có thể tính toán các KPI quản lý dự án khác để theo dõi lịch trình và tiến độ dự án.
Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI)
Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) là tỷ lệ giữa giá trị thu được và giá trị kế hoạch. Chỉ số hiệu suất này đo lường hiệu quả sử dụng thời gian trong một dự án.
SPI = EV/PV
Sau khi tính toán chỉ mục hiệu suất lịch trình hoàn chỉnh, bạn có thể giải thích nó như sau:
- SPI > 1: Dự án đang đi trước tiến độ
- SPI = 1: Dự án đang đúng tiến độ
- SPI < 1: Dự án chậm tiến độ
Khi cần xử lý số liệu, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án để tính toán.
Các công cụ như ClickUp cung cấp các trường công thức có thể cấu hình để đơn giản hóa các tính toán liên quan đến dự án. Bằng cách loại bỏ các tính toán nặng nề không cần thiết mà không ảnh hưởng đến độ chính xác, bạn có thể tập trung vào quản lý dự án.
Kết nối giữa sự chênh lệch lịch trình và quản lý giá trị thu được
Quản lý giá trị thu được (EVM) là một phương pháp quản lý dự án kết hợp chi phí, lịch trình và dữ liệu hiệu suất của dự án để có được cái nhìn toàn diện về tiến độ dự án.
Sự chênh lệch lịch trình (SV) là một thành phần cơ bản của khung công tác rộng lớn hơn này. Đây là sự khác biệt giữa giá trị kế hoạch (PV) và giá trị thực hiện (EV).
Bất kỳ sai lệch nào trong lịch trình đều thể hiện sự sai lệch chi phí tương ứng trong công việc được lên kế hoạch hoàn thành vào một thời điểm nhất định. Đây là chỉ số hiệu suất lịch trình hoàn chỉnh, vì bất kỳ sự thay đổi nào trong giá trị này đều có thể cho biết dự án đang chậm tiến độ, tiến độ nhanh hơn hoặc đúng tiến độ.
Chỉ số SV, kết hợp với các KPI khác như chỉ số hiệu suất chi phí, thời gian dự án còn lại, ngân sách dự án, v.v., hoạt động như một bộ công cụ toàn diện để phân tích tình trạng dự án, quản lý lịch trình dự án và cân bằng nguồn lực trong suốt vòng đời của dự án.
Tầm quan trọng của việc tính toán sự chênh lệch lịch trình
Việc tính toán chênh lệch lịch trình nêu bật các biến số khác nhau ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Luôn cảnh giác với những rủi ro và cơ hội này cho phép các nhà quản lý dự án can thiệp để đáp ứng thời hạn. Tuy nhiên, nó không chỉ đơn thuần là hỗ trợ quản lý thời gian dự án.
Dưới đây là danh sách các lý do mà các nhà quản lý dự án phải tính toán sai lệch lịch trình:
Đánh giá hiệu suất
Các chỉ số như độ lệch lịch trình và các chỉ số hiệu suất khác giúp đánh giá hiệu quả dự án. Chúng cung cấp đánh giá rõ ràng và thực tế về hiệu suất dự án như một hàm của lịch trình. Ví dụ: giá trị SV dương có nghĩa là dự án đang đi trước lịch trình dự kiến và ngược lại.
Việc định lượng tình trạng dự án cho phép các nhà quản lý dự án đánh giá hiệu suất và thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo tiến độ và giảm thiểu rủi ro. Nó cũng cho phép các nhà quản lý dự án xác định các lĩnh vực mà dự án đang vượt trội hoặc còn thiếu sót để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhằm giữ dự án đi đúng hướng và nâng cao hiệu suất.
Xác định vấn đề
Sự chênh lệch tiến độ thể hiện sự cảnh giác chủ động. Bằng cách tính toán tiến độ thực tế và so sánh với tiến độ theo kế hoạch, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng nó để phát hiện những thách thức tiềm ẩn trong quản lý dự án.
Ngay cả những sai lệch nhỏ nhất trong lịch trình cũng đóng vai trò như một hệ thống cảnh báo sớm, báo hiệu các vấn đề hoặc vấn đề tiềm ẩn với một công việc hoặc giai đoạn cụ thể trong dự án.
Sử dụng các chỉ số này để giảm thiểu rủi ro, thực hiện các biện pháp khắc phục và phân bổ lại nguồn lực một cách chiến lược. Can thiệp sớm sẽ ngăn chặn các vấn đề lan rộng và tạo ra môi trường dự án linh hoạt và thành công hơn.
Quyết định hiệu quả
Việc tính toán sai lệch tiến độ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định hiệu quả trong quá trình quản lý dự án. Bằng cách so sánh tiến độ dự án, các nhà quản lý dự án có thể hiểu được dự án có đang đi trước tiến độ hay không.
Sử dụng những hiểu biết này, họ có thể quyết định một cách sáng suốt cách lập lịch hoạt động, phân bổ nguồn lực, điều chỉnh dòng thời gian, thu hút các bên liên quan hoặc thực hiện các biện pháp khắc phục.
Ví dụ, chuyên gia quản lý dự án có thể chuyển hướng nguồn lực từ các nhóm có chênh lệch lịch trình âm sang các nhóm mang lại kết quả tích cực. Những điều chỉnh như vậy giúp nâng cao hiệu suất dự án tổng thể thông qua việc ra quyết định chiến lược để thực hiện dự án thành công.
Giao tiếp với các bên liên quan
Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng chênh lệch lịch trình để có được một cái nhìn thực tế về lịch trình dự án. Sau khi nắm được thực tế, họ có thể truyền đạt trạng thái hiện tại của dự án đến các bên liên quan. Việc hoàn thành trước tiến độ sẽ tạo niềm tin và sự hài lòng cho các bên liên quan.
Mặt khác, việc chủ động công bố bất kỳ sự chậm trễ hoặc trở ngại nào có thể xảy ra trong lịch trình đã thỏa thuận sẽ thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Trong trường hợp có bất kỳ trở ngại hoặc chậm trễ nào, các nhà quản lý dự án cũng có thể tham gia một cách có ý nghĩa với các bên liên quan để điều chỉnh lại kỳ vọng của dự án về phạm vi, kết quả đầu ra và dòng thời gian. Họ cũng có thể yêu cầu bổ sung nguồn lực để hoàn thành dự án thành công nếu cần.
Tối ưu hóa nguồn lực
Như chúng ta đã thảo luận rộng rãi, sự chênh lệch lịch trình của dự án có thể giúp quản lý tài nguyên hiệu quả. Các dự án hoàn thành trước thời hạn có thể có tính năng tài nguyên chưa được sử dụng hết, điều này có thể làm tăng chi phí dự án. Các tài nguyên còn lại này cũng có thể được phân bổ lại cho các dự án khác hoặc các lĩnh vực quan trọng để đẩy nhanh tiến độ phát triển dự án.
Mặt khác, khi một dự án bị chậm tiến độ, nguyên nhân có thể là do hạn chế về nguồn lực hoặc hiệu quả hoạt động kém. Trong trường hợp này, người quản lý dự án có thể tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực để giải quyết kịp thời các vướng mắc.
Sự chênh lệch lịch trình liên quan trực tiếp đến sự chênh lệch chi phí, vì tài nguyên thường chiếm phần lớn nhất trong chi phí của bất kỳ dự án nào. Không có gì ngạc nhiên khi một giải pháp thay thế cho sự chênh lệch lịch trình là tính năng chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự kiến (BCWP—BCWS)!
Quản lý rủi ro
Chúng ta đã thấy sự khác biệt về tiến độ liên quan trực tiếp đến sự khác biệt về chi phí, từ đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro chi phí dự án. Tương tự, chúng ta cũng đã thấy sự khác biệt về tiến độ giúp các nhà quản lý dự án phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết vấn đề ngay từ đầu. Tuy nhiên, rủi ro không phải lúc nào cũng xuất hiện dưới dạng sự chậm trễ.
Dòng thời gian bị đẩy nhanh, trong đó một số phần của dự án có thể hoàn thành trước thời hạn, cũng có thể gây ra rủi ro, đặc biệt là khi có sự phụ thuộc lẫn nhau — và sự chênh lệch lịch trình có thể giúp giải quyết những rủi ro này.
Với những lợi ích rõ ràng như vậy, vai trò của sự chênh lệch lịch trình trong việc phát hiện và quản lý rủi ro trở nên rõ ràng. Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các chiến lược quản lý và giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
Cải tiến liên tục
Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng phân tích sai lệch để hiển thị các xu hướng, mẫu và thông tin chi tiết khác nhau xuất hiện trong quá trình tiến độ dự án. Ví dụ, sai lệch tiến độ tích cực cho thấy các phương pháp hiệu quả mà họ có thể áp dụng lại. Ngược lại, sai lệch tiến độ tiêu cực cho thấy những điểm không hiệu quả.
Việc đánh giá có hệ thống như vậy cho phép họ học hỏi từ kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình lập kế hoạch dự án cũng như các phương pháp quản lý tốt nhất trong các nỗ lực trong tương lai. Nó đánh giá năng lực của người quản lý dự án và đánh giá hiệu suất của nhóm dự án. Phân tích chênh lệch hiệu suất thường xuyên sẽ hoàn thiện kết quả dự án một cách lặp đi lặp lại.
Ví dụ thực tế về sự chênh lệch lịch trình
Hãy sử dụng các ví dụ thực tế để minh họa cách thực hiện tính toán sai lệch lịch trình.
Ví dụ #1: Dự án xây dựng
Giả sử bạn đang quản lý một dự án xây dựng với tổng ngân sách là 1.000.000 đô la. Dự án dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng 12 tháng tới.
Bạn tính toán sự chênh lệch lịch trình sau sáu tháng. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tính toán giá trị kế hoạch và giá trị thu được.
- Giá trị kế hoạch: Đây là chi phí dự toán cho công việc dự kiến sẽ được thực hiện trong sáu tháng. Để đơn giản, chúng ta giả định rằng 50% công việc phải được hoàn thành vào tháng thứ sáu. Sử dụng dữ liệu này, tính PV như sau: PV = 50% ✕ 1.000.000 đô la = 500.000 đô la
- PV = 50% × $1.000.000 = $500.000
- Giá trị thu được: Đây là chi phí thực tế của công việc đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại. Giả sử chỉ có 40% công việc được hoàn thành vào tháng thứ sáu. Với điều này, bạn có thể tính EV như sau: EV = 40% ✕ 1.000.000 đô la = 400.000 đô la
- EV = 40% × $1.000.000 = $400.000
- PV = 50% × $1.000.000 = $500.000
- EV = 40% × $1.000.000 = $400.000
Bây giờ, hãy tính toán Biến động Lịch trình:
SV = EV – PV
SV = $400.000 – $500.000
SV = -$100.000
Giá trị âm cho biết dự án đang chậm tiến độ sau sáu tháng. Các nhà quản lý dự án sẽ ghi chú điều này và thực hiện các hành động khắc phục để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.
Ví dụ #2: Dự án phát triển phần mềm
Giả sử nhóm của bạn đang phát triển một ứng dụng phần mềm trong vòng tám tháng. Bạn có ngân sách trị giá 600.000 đô la để hoàn thành công việc.
Bạn quyết định đánh giá sự chênh lệch lịch trình dự án sau hai tháng. Một lần nữa, bắt đầu bằng cách tính toán giá trị kế hoạch và giá trị thu được.
- Giá trị kế hoạch: Thông thường, bạn nên hoàn thành 25% công việc vào tháng thứ hai. Dựa trên cơ sở này, giá trị sẽ là: PV = 25% ✕ 600.000 đô la = 150.000 đô la
- PV = 25% × $600.000 = $150.000
- Giá trị thu được: Nhờ hiệu quả làm việc của nhóm dự án, bạn hoàn thành 40% công việc theo kế hoạch vào tháng thứ hai. Theo đó, giá trị thu được sẽ là: EV = 40% ✕ 600.000 đô la = 240.000 đô la
- EV = 40% × $600.000 = $240.000
- PV = 25% × $600.000 = $150.000
- EV = 40% × $600.000 = $240.000
Bây giờ, hãy tính toán độ lệch lịch trình:
SV = EV – PV
SV = $240.000 – $150.000
SV = $90.000
Sự chênh lệch tích cực cho thấy dự án đang đi trước tiến độ 90.000 đô la trong tháng thứ hai. Dựa trên kết quả này, các nhà quản lý có thể phân bổ lại nguồn lực và đẩy nhanh các công việc liên quan để tuân thủ dòng thời gian của dự án.
Các ví dụ trên tương đối đơn giản và dễ hiểu. Chúng hoạt động dựa trên giả định rằng các dự án diễn ra theo luồng tuyến tính. Tuy nhiên, các dự án trong thế giới thực tế phức tạp hơn một chút, với một số mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau có thể làm chậm hoặc đẩy nhanh dòng thời gian của dự án. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số tiên tiến như ClickUp cho Quản lý dự án để có chế độ xem toàn diện về dự án và các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau.
Mặc dù ClickUp là một nền tảng quản lý dự án toàn diện không thực hiện nghiêm ngặt việc tính toán chênh lệch lịch trình hoặc giá trị thu được, nhưng bạn có thể tận dụng nó để theo dõi và quản lý lịch trình. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về vấn đề này trong các phần tiếp theo.
Các mẹo hữu ích khi làm việc với sự chênh lệch lịch trình dự án
Bây giờ khi bạn đã hiểu rõ về biến động lịch trình và các khía cạnh khác nhau của nó, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng nó để nâng cao hiệu quả và duy trì tiến độ. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật hữu ích:
- Tính toán giá trị chênh lệch lịch trình theo định kỳ. Theo dõi giá trị này trong suốt vòng đời dự án, từ quá trình lập kế hoạch dự án đến khi hoàn thành, để phát hiện sớm các sai lệch và can thiệp kịp thời
- Thay vì xem các giá trị SV một cách riêng lẻ, hãy so sánh chúng với các chỉ số khác như chênh lệch chi phí, chỉ số hiệu suất lịch trình, công việc đã hoàn thành, v.v. để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất dự án
- Thiết lập các giá trị định trước cho ngưỡng SV và dung sai để nhanh chóng xác định khi nào sai lệch vượt quá giới hạn chấp nhận được để kích hoạt hành động kịp thời
- Mặc dù hành động khắc phục là rất quan trọng, bạn cũng phải thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định nguyên nhân ban đầu gây ra sai lệch. Hiểu được khía cạnh này sẽ giúp ngăn ngừa các trường hợp tương tự xuất hiện trong tương lai
- Khai thác dữ liệu SV để lập kế hoạch kịch bản. Khám phá các kịch bản "giả định" khác nhau giúp làm sáng tỏ tác động tiềm ẩn của sự thay đổi trong phân bổ nguồn lực hoặc phạm vi dự án để hiểu sự tương tác giữa các yếu tố khác nhau trong tam giác dự án
- Hãy chú ý đến các công việc liên quan đến đường dẫn quan trọng của dự án, vì bất kỳ thay đổi nào đối với các công việc này sẽ ảnh hưởng đến kết quả và dòng thời gian của dự án
- Tận dụng các công cụ tự động hóa để tự động tính toán và so sánh các giá trị SV để theo dõi và phân tích chúng hiệu quả hơn
- So sánh giá trị SV với dữ liệu lịch sử và bản đồ hóa chúng theo tiêu chuẩn ngành để có cái nhìn tương đối về hiệu suất của dự án
- Sử dụng các mẫu lịch trình dự án có thể tùy chỉnh để quản lý dòng thời gian và lịch trình dự án đồng thời theo dõi các phụ thuộc
Giữ tiến độ với ClickUp
Như đã đề cập, ClickUp không phải là một nền tảng EVM thông thường. Tuy nhiên, ClickUp cung cấp Quản lý dự án tùy chỉnh, có thể được sửa đổi phù hợp để đáp ứng mục tiêu này.
Bạn có thể sử dụng ClickUp để theo dõi và quản lý sự chênh lệch lịch trình theo các cách sau:
- Tạo, phân công và theo dõi công việc cho các thành viên trong nhóm dự án. Đặt ngày đáo hạn cho các công việc này để đảm bảo chúng được thực hiện đúng tiến độ. Bằng cách theo dõi công việc đã hoàn thành và tỷ lệ phần trăm tiến độ, bạn có thể tính toán EV, PV và SV theo cách thủ công hoặc xuất tập dữ liệu sang các công cụ bảng tính như Google Trang tính và Microsoft Excel để phân tích sâu hơn
- Nếu tính toán thủ công quá phức tạp, hãy nhập các giá trị này vào trường công thức tùy chỉnh và trực tiếp nhận kết quả tính toán. Việc truy cập tính năng này ngay trên nền tảng giúp tránh chuyển đổi bối cảnh và giúp bạn tập trung cao độ
- Tích hợp với các công cụ theo dõi thời gian để thu thập dữ liệu về thời gian dành cho một công việc và nỗ lực liên quan. Mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp đến EV, nhưng nó có thể giúp quản lý tài nguyên hiệu quả và cung cấp dữ liệu để đánh giá việc hoàn thành công việc, gián tiếp góp phần vào tính năng quản lý sai lệch
- Thiết lập quy trình làm việc tự động kích hoạt khi giá trị SV chạm mức quan trọng. Từ tối ưu hóa tài nguyên đến phân tích chi tiết nguyên nhân gốc rễ, ClickUp có thể giúp bạn điều phối các bước hành động tiếp theo
Thêm tính năng cộng tác vào sự kết hợp của các tính năng hấp dẫn này, ClickUp trở thành ứng dụng lập lịch tốt nhất giúp giảm thiểu sự chênh lệch. Đăng ký để biết thêm.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Làm thế nào để tính toán sai lệch lịch trình trong quản lý dự án?
Sự sai lệch lịch trình (SV) được tính bằng công thức: SV = EV – PV
Ở đây, EV là giá trị thu được (giá trị của công việc đã hoàn thành) và PV là giá trị kế hoạch (giá trị của công việc cần hoàn thành). Nó cung cấp một thước đo định lượng về sự chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế liên quan đến lịch trình.
2. Biến động lịch trình âm có nghĩa là gì?
SV âm cho thấy dự án đang chậm tiến độ và đã đến lúc điều tra và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự chậm trễ. Bước tiếp theo là thực hiện các biện pháp khắc phục.
3. Biến động lịch trình dương có nghĩa là gì?
SV dương có nghĩa là dự án đang đi trước tiến độ. Trong trường hợp này, bạn có thể xem xét tất cả các yếu tố góp phần vào kết quả tích cực và áp dụng cho các dự án khác trong tương lai.
4. Làm thế nào để các nhà quản lý dự án có thể giám sát hiệu quả sự chênh lệch lịch trình?
Các nhà quản lý dự án có thể theo dõi hiệu quả sự chênh lệch lịch trình bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án theo các cách sau:
- Cập nhật thường xuyên tiến độ và hoàn thành công việc
- Tận dụng các tính năng báo cáo và phân tích tích hợp sẵn
- Xác định ngưỡng hoặc dung sai cho các giá trị SV để hiển thị thông báo hoặc cảnh báo
- Cài đặt các kế hoạch quản lý rủi ro dựa trên kích hoạt để giảm thiểu sai lệch
- Thực hiện đánh giá định kỳ về xu hướng biến động lịch trình tích lũy
5. Tầm quan trọng của sự chênh lệch lịch trình trong quản lý dự án là gì?
Sự chênh lệch lịch trình đánh giá một cách định lượng mức độ tuân thủ của dự án đối với dòng thời gian đã định. Sau khi thực hiện đánh giá này, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng nó cho các mục đích sau:
- Đo lường hiệu suất và tình trạng dự án
- Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên công việc thực tế đã hoàn thành
- Xác định các lĩnh vực mà dự án vượt trội hoặc còn thiếu sót
- Thực hiện các biện pháp khắc phục để giữ dự án đi đúng hướng
- Giao tiếp với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài về trạng thái dự án
6. Sự chênh lệch lịch trình có thể hỗ trợ chiến lược quản lý rủi ro dự án như thế nào?
Sự chênh lệch lịch trình có thể hỗ trợ quản lý rủi ro dự án theo những cách sau:
- Giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn hoặc chậm trễ để giải quyết vấn đề kịp thời
- Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ toàn diện để xác định nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch
- Tăng cường kế hoạch dự phòng vì những thông tin chi tiết liên quan đến sự chênh lệch lịch trình có thể kích hoạt việc tối ưu hóa nguồn lực, quản lý rủi ro, v.v. một cách chủ động.
- Mô phỏng các tình huống và điều kiện khác nhau để giúp đánh giá tác động của các biến số khác và rủi ro tiềm ẩn đối với lịch trình dự án