Mỗi thành viên trong dàn nhạc là một bậc thầy về nhạc cụ của mình. Nhưng thành công của dàn nhạc không chỉ dựa vào tài năng cá nhân. Cần có nỗ lực và hành động phối hợp của cả dàn nhạc để tạo ra bản giao hưởng làm say đắm lòng người.
Dàn nhạc là một trong những ví dụ điển hình nhất về một nhóm hoạt động hiệu quả. Các nhà lãnh đạo kinh doanh có thể học hỏi từ một nhạc trưởng dàn nhạc để xây dựng một nhóm coi trọng tài năng cá nhân và thúc đẩy nỗ lực tập thể để đạt được những thành tựu có giá trị.
Tuy nhiên, xây dựng một nhóm hoạt động hiệu quả cũng đồng nghĩa với việc nhận thức được những rối loạn có thể ảnh hưởng đến nhóm, và cách tốt nhất để hiểu điều này là phân tích tác phẩm huyền thoại Năm rối loạn chức năng của một nhóm của Patrick Lencioni. Trong bản tóm tắt Năm rối loạn chức năng của một nhóm, chúng tôi sẽ nêu ra những điểm chính cho bạn với tư cách là trưởng nhóm và một số phần yêu thích của chúng tôi trong cuốn sách.
💡📚 Bonus: Nhưng trước đó, nếu bạn muốn đọc thêm những cuốn sách tương tự, hãy xem bộ sưu tập 25 bản tóm tắt sách về năng suất phải đọc được chúng tôi tuyển chọn tại một nơi. Bạn có thể lưu, chỉnh sửa, đánh dấu và thậm chí xuất ra.
Năm rối loạn chức năng của một nhóm: Tóm tắt cuốn sách
Patrick Lencioni là một nhà văn người Mỹ với nhiều cuốn sách về quản lý, động lực của nhóm điều hành và sức khỏe tổ chức. Ông cũng là người sáng lập The Table Group, một công ty tư vấn quản lý chủ yếu tập trung vào việc giúp các nhóm điều hành xây dựng các tổ chức lành mạnh hơn và các nhóm gắn kết hơn.
Trong Năm rối loạn chức năng của một nhóm, câu chuyện giới thiệu nhân vật hư cấu Kathryn Petersen, một giám đốc điều hành 57 tuổi được bổ nhiệm làm Giám đốc điều hành mới của một công ty trẻ ở Thung lũng Silicon, DecisionTech.
Trong câu chuyện ngụ ngôn về lãnh đạo này, Kathryn, một giám đốc điều hành giàu kinh nghiệm, có tài năng xây dựng nhóm xuất sắc. Thông qua Kathryn, Lencioni cho chúng ta biết về năm rối loạn chức năng của một nhóm làm tiêu hao nỗ lực của nhóm, làm nản lòng nhân viên và ngăn cản nhóm phát huy hết tiềm năng để đạt được kết quả tập thể.
Nhân vật chính trình bày năm rối loạn chức năng của một nhóm dưới dạng một kim tự tháp với năm cấp độ liên kết với nhau.
Tác giả liệt kê năm câu hỏi đơn giản mà các nhà lãnh đạo kinh doanh nên tự hỏi mình để đánh giá mức độ rối loạn chức năng trong nhóm:
- Các thành viên trong nhóm có cởi mở và sẵn sàng bày tỏ ý kiến của mình không?
- Các cuộc họp nhóm có hấp dẫn và hiệu quả không?
- Nhóm có đưa ra quyết định nhanh chóng và tránh bị sa lầy bởi sự đồng thuận hoặc áp lực từ đồng nghiệp không?
- Các thành viên trong nhóm có đối đầu nhau về những khuyết điểm của nhau không?
- Các thành viên trong nhóm có hy sinh lợi ích cá nhân vì lợi ích của nhóm không?
Những điểm chính từ cuốn sách "Năm rối loạn chức năng của một nhóm" của Patrick Lencioni
1. Động lực nhóm rất quan trọng
Nhóm của bạn có thể bao gồm những cá nhân tài năng nhất, nhưng điều đó không đảm bảo thành công. Cuốn sách nhấn mạnh sự gắn kết tốt của nhóm hơn là tài năng là yếu tố quan trọng để xây dựng một nhóm hoạt động hiệu quả.
2. Vai trò của lãnh đạo
Kathryn đảm nhận vai trò của một nhà lãnh đạo để biến một nhóm bị rạn nứt thành một nhóm có hiệu suất cao. Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm thiết lập bầu không khí tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm trong những tuần đầu tiên, cùng với trách nhiệm giải trình và sự hợp tác trong nhóm.
3. Xung đột xây dựng
Cuốn sách này thách thức quan niệm rằng xung đột có hại cho hiệu suất của nhóm. Trên thực tế, nếu xung đột được xử lý một cách xây dựng và mỗi thành viên được tự do bày tỏ ý kiến và tham gia vào những cuộc tranh luận lành mạnh, xung đột sẽ mang lại hiệu quả cho nhóm của bạn và dẫn đến những quyết định tốt hơn và nhiều sáng tạo hơn.
4. Cam kết là trách nhiệm của mọi người
Mục tiêu của nhóm sẽ dễ đạt được hơn khi toàn bộ thành viên cam kết thực hiện tầm nhìn và mục tiêu. Để thúc đẩy mọi người đạt được mục tiêu chung, hãy đảm bảo rằng bạn có được sự ủng hộ của nhóm bằng cách cho họ tham gia vào quá trình động não.
5. Giao tiếp hai chiều là điều bắt buộc
Các nhóm không hiệu quả không thể nhìn thấy toàn bộ tiềm năng của nhân viên vì không có không gian để thảo luận cởi mở hoặc đóng góp ý tưởng. Các nhóm thành công phát triển nhờ giao tiếp cởi mở và trung thực, nơi nhân viên chia sẻ ý tưởng và điểm yếu của mình mà không bị kiềm chế. Sử dụng giao tiếp hai chiều để cải thiện mối quan hệ trong nhóm, giữa nhân viên và các bên liên quan, đồng thời cho mọi người biết rằng ý kiến của họ được đánh giá cao.
6. Kết quả quan trọng hơn cái tôi
Một nơi làm việc lành mạnh không có chỗ cho cái tôi. Là một nhà lãnh đạo, bạn phải củng cố rằng lợi ích của bộ phận và thành công của nhóm quan trọng hơn cái tôi. Xây dựng văn hóa hợp tác trong không gian làm việc và khuyến khích các thành viên trong nhóm duy trì một quan điểm tích cực.
7. Xây dựng văn hóa nhóm tốt cần có thời gian
Xây dựng văn hóa hợp tác và môi trường tin tưởng lẫn nhau cần có thời gian, đặc biệt là trong một nhóm mới. Nỗ lực nhất quán, giao tiếp minh bạch và cam kết mạnh mẽ là chìa khóa để đạt được kết quả mong muốn.
8. Cải tiến liên tục
Bạn phải liên tục theo dõi các quy trình và hoạt động của mình để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Tiếp tục đánh giá động lực của nhóm để biết liệu bạn đang đi đúng hướng và những việc cần làm để xây dựng một nhóm gắn kết.
Phân tích từng rối loạn chức năng: Tóm tắt năm rối loạn chức năng của một nhóm
Rối loạn 1: Thiếu sự tin tưởng
Dysfunction đầu tiên mà Lencioni nêu ra là thiếu sự tin tưởng dựa trên sự dễ bị tổn thương. Ông cho rằng sự tin tưởng trong môi trường làm việc được quyết định bởi mức độ thoải mái của nhân viên trong việc chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ, dễ bị tổn thương trước mặt đồng nghiệp và tin tưởng vào sự hỗ trợ của đồng nghiệp.
Khi các thành viên trong nhóm không đủ tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ không cảm thấy thoải mái khi mở lòng và bộc lộ điểm yếu cũng như sai lầm của mình. Không có sự tin tưởng, nhân viên sẽ tập trung vào việc gây ấn tượng với đồng nghiệp và che giấu những giới hạn của bản thân.
Cách vượt qua những rối loạn này
Không thể xây dựng lòng tin dựa trên sự dễ bị tổn thương chỉ trong một sớm một chiều. Cần có kinh nghiệm chung và sự hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, các nhóm có thể đẩy nhanh quá trình này thông qua một số bài tập đơn giản:
Bài tập về lịch sử cá nhân: Đây là một bài tập xây dựng nhóm đơn giản, kéo dài 20 phút. Nhóm bắt đầu bằng cách hỏi nhau về cuộc sống của mình, như sở thích, gia đình và thời thơ ấu để thiết lập mối quan hệ ban đầu giữa các thành viên.
Bài tập về hiệu quả của nhóm: Yêu cầu các thành viên trong nhóm đề cập đến một lĩnh vực mà đồng nghiệp của họ làm tốt nhất và một lĩnh vực mà họ cần cải thiện nhiều. Điều này cho mỗi thành viên trong nhóm biết họ cần cải thiện hiệu suất của mình ở đâu.
Hồ sơ tính cách và sở thích hành vi: Với các công cụ như Myers-Briggs, các thành viên trong nhóm có thể tham gia đánh giá để hiểu rõ hơn về tính cách của nhau. Khi mọi người hiểu tính cách của đồng nghiệp, họ sẽ đồng cảm với phong cách làm việc của nhau và hiểu rõ hơn về tình huống của họ.
Phản hồi 360 độ: Mỗi thành viên trong nhóm lần lượt đánh giá bản thân, đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên. Phản hồi được chia sẻ công bằng theo cách này.
Vai trò của người lãnh đạo trong việc xây dựng lòng tin
Nhóm lãnh đạo nên chia sẻ những điểm yếu của mình với nhóm, yêu cầu phản hồi và đề xuất, đồng thời nhấn mạnh rằng đây là một bài tập học tập. Các trưởng nhóm nên xây dựng môi trường tin cậy, nơi mà sự yếu đuối không bị trừng phạt và giao tiếp cởi mở được khuyến khích.
Rối loạn 2: Sợ hãi xung đột
Lencioni đi sâu vào hai loại xung đột: Xung đột về quan điểm và Xung đột cá nhân.
Xung đột ý thức hệ xảy ra khi có sự khác biệt về quan điểm và cách tiếp cận để giải quyết một vấn đề. Xung đột tính cách là những cuộc tấn công cá nhân với thái độ thù địch.
Cả hai loại xung đột này đều có thể cản trở các cá nhân đạt được mục tiêu của nhóm nếu chúng mang tính cảm tính và không logic.
Mặt khác, việc không có xung đột mang tính xây dựng và ý thức hệ giữa các thành viên trong nhóm có thể tạo ra sự hòa hợp giả tạo. Cố gắng tránh xung đột giống như mời rắc rối đến trong tương lai. Sự thay đổi cơ bản cần thiết ở đây là tiến hành các cuộc tranh luận lành mạnh và thảo luận các vấn đề một cách cởi mở, không giữ mối hận thù.
Cách vượt qua những rối loạn này
Lencioni đề xuất các cách khác nhau mà các nhà lãnh đạo có thể giúp các nhóm cảm thấy thoải mái khi đối mặt với xung đột:
Khai thác: Điều tra và tìm ra những mâu thuẫn tiềm ẩn giữa các thành viên trong nhóm và đưa chúng ra ánh sáng để mọi người có thể tham gia vào những cuộc tranh luận lành mạnh và hiệu quả.
Quyền truy cập thời gian thực: Một số thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy không thoải mái với mức độ tranh luận. Trong những trường hợp như vậy, mọi thành viên tham gia khác có quyền ngắt lời họ và nhắc nhở họ rằng phiên họp này có mục đích mang lại năng suất.
Các công cụ khác: Công cụ Phân tích Xung đột Thomas-Kilmann là một công cụ phổ biến để hiểu cách mọi người xử lý xung đột. Kết quả từ bài kiểm tra sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu thái độ của nhau đối với xung đột và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Vai trò của người lãnh đạo trong việc vượt qua nỗi sợ xung đột
Vai trò của bạn với tư cách là người lãnh đạo là chống lại sự cám dỗ ngăn cản các thành viên trong nhóm xung đột. Thay vào đó, hãy nghĩ ra những ý tưởng để khuyến khích xung đột mang tính xây dựng. Các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng hành vi của chính mình khi đối mặt với xung đột làm mẫu để chỉ cho các thành viên trong nhóm cách xử lý xung đột.
Rối loạn chức năng 3: Thiếu cam kết
Dysfunction thứ ba nhấn mạnh sự rõ ràng và sự đồng thuận là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cam kết của nhóm. Nhóm của bạn sẽ cảm thấy cam kết khi họ rõ ràng về mục tiêu và bạn đã nhận được sự đồng thuận của họ bằng cách cho họ chia sẻ ý tưởng và tham gia vào một cuộc thảo luận lành mạnh.
Hai nguyên nhân quan trọng nhất dẫn đến sự thiếu cam kết là:
Đồng thuận: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả thường dành quá nhiều thời gian để cố gắng đạt được đồng thuận cho mọi quyết định. Mặt khác, các nhóm hiệu quả hiểu được sự khác biệt giữa đồng thuận và sự ủng hộ. Có thể đạt được sự ủng hộ của nhóm ngay cả khi có sự khác biệt về quan điểm, bằng cách cho mọi người được bày tỏ ý kiến.
Chắc chắn: Các tổ chức thường phải cam kết thực hiện một hành động mà không có sự chắc chắn về kết quả. Các nhóm xuất sắc hiểu tầm quan trọng của việc đưa ra quyết định thay vì trì hoãn, cố gắng hoàn thiện từng chi tiết nhỏ trong kế hoạch.
Cách vượt qua những rối loạn này
Truyền đạt thông tin theo cấp bậc: Sau mỗi cuộc họp, tóm tắt nội dung thảo luận để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều rõ ràng về kỳ vọng và họ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Thời hạn: Đặt cột mốc và thời hạn để hoàn thành dự án hoặc đạt được mục tiêu chung.
Tình huống khẩn cấp và trường hợp xấu nhất: Một nhóm đang gặp khó khăn trong việc ra quyết định có thể được lợi từ việc thảo luận về các trường hợp xấu nhất của quyết định đó, điều này có thể giúp diễn đạt rõ ràng và đối mặt với nỗi sợ hãi. Ngoài ra, thảo luận về các kế hoạch dự phòng giúp xây dựng niềm tin vào kế hoạch được đề xuất bằng cách cho các thành viên trong nhóm thấy rằng có những cách để tránh thất bại của nhóm.
Liệu pháp tiếp xúc rủi ro thấp: Mục tiêu của liệu pháp này là khuyến khích nhân viên tự đưa ra quyết định. Cách tiếp cận là thúc đẩy họ quyết đoán trong tình huống rủi ro thấp và phát triển sự tự tin vào khả năng ra quyết định của mình.
Vai trò của người lãnh đạo trong việc xây dựng cam kết
Một nhà lãnh đạo nên khuyến khích các nhóm đưa ra quyết định ngay cả khi không hoàn toàn chắc chắn và không cần sự đồng thuận. Họ phải thúc đẩy các nhóm tuân thủ dòng thời gian và thể hiện trách nhiệm trong việc thực hiện.
Rối loạn chức năng 4: Tránh trách nhiệm
Trách nhiệm trong nhóm bị tổn hại khi các thành viên không sẵn sàng chỉ ra hành vi tiêu cực của đồng nghiệp vì họ không muốn có những cuộc hội thoại khó khăn.
Lencioni cho rằng việc trốn tránh này sẽ gây hại cho tổ chức về lâu dài. Các nhóm tốt luôn yêu cầu nhau chịu trách nhiệm duy trì tiêu chuẩn công việc cao, từ đó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau. Mong muốn không làm nhóm thất vọng có thể thúc đẩy các thành viên trong nhóm nỗ lực hết mình.
Cách vượt qua những rối loạn này
Trách nhiệm có thể được phát triển tại nơi làm việc bằng cách tuân theo một số quy trình đơn giản:
Công bố mục tiêu và tiêu chuẩn: Công bố mục tiêu giúp nhân viên nhận thức được trách nhiệm của bản thân và đồng nghiệp, cũng như hình dung được thành công sẽ như thế nào
Đánh giá tiến độ đơn giản và thường xuyên: Tổ chức các phiên họp thường xuyên để các thành viên trong nhóm chia sẻ phản hồi và quan ngại một cách trung thực, bằng lời nói hoặc văn bản.
Phần thưởng cho nhóm: Đánh giá cao phần thưởng cho nhóm hơn phần thưởng cá nhân. Điều này giúp tăng trách nhiệm vì mọi người đều ưu tiên làm việc nhóm hơn là theo đuổi mục tiêu cá nhân. Nó cũng thúc đẩy các thành viên trong nhóm thúc đẩy đồng nghiệp làm việc tốt hơn.
Vai trò của người lãnh đạo trong việc tạo ra văn hóa trách nhiệm
Các nhà lãnh đạo nên khuyến khích các nhóm chịu trách nhiệm về kết quả mà không cần sự can thiệp của lãnh đạo. Họ cũng nên sẵn sàng can thiệp khi nhóm gặp thất bại.
Rối loạn chức năng 5: Không chú ý đến kết quả
Theo Lencioni, rối loạn chức năng thứ năm là xu hướng của một số thành viên trong nhóm quan tâm đến lợi ích cá nhân hơn là mục tiêu của nhóm.
Hai yếu tố chính gây phân tâm và làm lệch hướng sự tập trung của nhân viên là:
Trạng thái nhóm: Điều này xảy ra khi mọi người chỉ quan tâm đến việc là một thành viên của nhóm và không quan tâm đến kết quả của nhóm.
Trạng thái cá nhân: Các thành viên trong nhóm chỉ quan tâm đến sự phát triển nghề nghiệp và hiệu suất cá nhân so với nỗ lực của nhóm.
Cách vượt qua những rối loạn này
Để khắc phục sự bất ổn này, các nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng chỉ những hành vi góp phần đạt được mục tiêu của nhóm mới được khen thưởng.
Công bố kết quả công khai: Công bố công khai mục tiêu và kết quả của nhóm sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc chăm chỉ hơn để đạt được kết quả mong muốn.
Phần thưởng dựa trên kết quả: Liên kết phần thưởng và thù lao với kết quả cụ thể có thể thúc đẩy nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.
Vai trò của người lãnh đạo trong việc đảm bảo tập trung vào kết quả
Các nhà lãnh đạo nên thể hiện rõ sự tập trung vào kết quả trong hành vi hàng ngày của mình. Họ nên đảm bảo sự công nhận và khen thưởng cho các thành viên trong nhóm ưu tiên công việc nhóm hơn lợi ích cá nhân.
💡📚 Thích đọc cuốn sách này? Bạn cũng sẽ thích bộ sưu tập 25 bản tóm tắt sách về năng suất phải đọc của chúng tôi. Bạn có thể lưu, chỉnh sửa, đánh dấu và thậm chí xuất ra.
Năm trích dẫn nổi tiếng về năm rối loạn chức năng của một nhóm
Dưới đây là năm câu trích dẫn yêu thích của chúng tôi từ cuốn sách Năm rối loạn chức năng của một nhóm:
Kẻ thù của trách nhiệm là sự mơ hồ.
Kẻ thù của trách nhiệm là sự mơ hồ.
Nhóm của bạn sẽ thể hiện tiêu chuẩn trách nhiệm cao hơn chỉ khi họ rõ ràng về trách nhiệm và kỳ vọng của mình.
Nhóm của bạn sẽ thể hiện tiêu chuẩn trách nhiệm cao hơn chỉ khi họ rõ ràng về trách nhiệm và kỳ vọng của mình.
Niềm tin là biết rằng khi một thành viên trong nhóm thúc đẩy bạn, họ làm vậy vì họ quan tâm đến nhóm.
Niềm tin là biết rằng khi một thành viên trong nhóm thúc đẩy bạn, họ làm vậy vì họ quan tâm đến nhóm.
Thúc đẩy lẫn nhau trong một nhóm thường dẫn đến những cuộc hội thoại khó khăn, nhưng đó là dấu hiệu cho thấy họ quan tâm đến nhóm. Hành động này xây dựng niềm tin rằng đó là vì lợi ích của nhóm.
Thúc đẩy lẫn nhau trong một nhóm thường dẫn đến những cuộc hội thoại khó khăn, nhưng đó là dấu hiệu cho thấy họ quan tâm đến nhóm. Hành động này xây dựng niềm tin rằng đó là vì lợi ích của nhóm.
Các nhóm tuyệt vời không bao giờ kìm hãm lẫn nhau. Họ không ngại bộc lộ những mặt xấu của mình. Họ thừa nhận sai lầm, điểm yếu và mối quan tâm của mình mà không sợ bị trả thù.
Các nhóm tuyệt vời không bao giờ kìm hãm lẫn nhau. Họ không ngại bộc lộ những mặt xấu của mình. Họ thừa nhận sai lầm, điểm yếu và mối quan tâm của mình mà không sợ bị trả thù.
Các nhóm tuyệt vời luôn xuất sắc trong môi trường tin tưởng lẫn nhau. Họ không ngại thể hiện những điểm yếu và sai lầm của mình. Do mức độ minh bạch cao, nhóm dễ dàng thảo luận các vấn đề và tìm ra giải pháp cùng nhau.
Các nhóm tuyệt vời luôn xuất sắc trong môi trường tin tưởng lẫn nhau. Họ không ngại thể hiện những điểm yếu và sai lầm của mình. Do mức độ minh bạch cao, nhóm dễ dàng thảo luận các vấn đề và tìm ra giải pháp cùng nhau.
Không phải tài chính. Không phải chiến lược. Không phải công nghệ. Chính sự hợp tác đội nhóm mới là lợi thế cạnh tranh tối thượng, cả vì nó vô cùng mạnh mẽ lẫn vì nó vô cùng hiếm có.
Không phải tài chính. Không phải chiến lược. Không phải công nghệ. Chính sự hợp tác đội nhóm mới là lợi thế cạnh tranh tối thượng, cả vì nó vô cùng mạnh mẽ lẫn vì nó vô cùng hiếm có.
Để xây dựng lợi thế cạnh tranh, các nhà lãnh đạo kinh doanh phải tập trung vào tinh thần đồng đội thay vì làm việc riêng lẻ. Làm việc cùng nhau kết hợp nỗ lực của mọi người theo hướng đúng đắn, điều này rất mạnh mẽ và hiếm thấy trong các tổ chức.
Nếu bạn có thể khiến tất cả mọi người trong một tổ chức cùng hướng về một mục tiêu, bạn có thể thống trị bất kỳ ngành nào, bất kỳ thị trường nào, chống lại bất kỳ đối thủ nào, vào bất kỳ thời điểm nào.
Nếu bạn có thể khiến tất cả mọi người trong một tổ chức cùng hướng về một mục tiêu, bạn có thể thống trị bất kỳ ngành nào, bất kỳ thị trường nào, chống lại bất kỳ đối thủ nào, vào bất kỳ thời điểm nào.
Khi tất cả nhân viên cùng hướng tới một mục tiêu duy nhất, việc giành chiến thắng trên bất kỳ thị trường, ngành công nghiệp nào hoặc trước bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào sẽ trở nên dễ dàng.
Nếu bạn thích bản tóm tắt Năm rối loạn chức năng của một nhóm, bạn cũng có thể muốn đọc bản tóm tắt Quyền sở hữu tuyệt đối.
Áp dụng năm rối loạn chức năng của một nhóm học tập với ClickUp
Trong suốt cuốn sách, Patrick Lencioni đề xuất những ý tưởng và công cụ để khắc phục năm rối loạn chức năng trong một nhóm.
Cuốn sách cho chúng ta thấy rằng thành công chủ yếu phụ thuộc vào tinh thần đồng đội, mục tiêu rõ ràng và tập trung vào kết quả. Các tổ chức ngày nay có thể tận dụng các công cụ hữu ích để xây dựng sự gắn kết trong nhóm và đạt được kết quả từ nỗ lực tập thể.
ClickUp là một công cụ hợp tác và quản lý dự án dựa trên đám mây, giúp các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung.
Dưới đây là cách ClickUp giúp các tổ chức tạo ra các nhóm gắn kết và có chức năng cao.
Trách nhiệm và kết quả
ClickUp giúp nhóm của bạn có trách nhiệm và cung cấp các công cụ phù hợp để mang lại kết quả. Từ việc đặt mục tiêu đến quản lý công việc, đây là cách ClickUp đóng vai trò quan trọng:
Mục tiêu ClickUp: Đặt mục tiêu Sprint và tự động theo dõi tiến độ theo dòng thời gian. Hiển thị kết quả trên thẻ điểm hàng tuần để mọi người biết vị trí của mình trong danh sách công việc. Sự rõ ràng về mục tiêu và tiến độ là nền tảng để xây dựng trách nhiệm, tinh thần đồng đội và tư duy tập trung vào kết quả.
Tài liệu ClickUp: Tạo wiki để tập trung tất cả thông tin cần thiết. Chia sẻ với nhóm của bạn và cộng tác với họ trong thời gian thực. Liên kết các tài liệu này với các nhiệm vụ để nhóm có thể truy cập mọi thứ ở một nơi.
Nhiệm vụ ClickUp: Phân công nhiệm vụ cho nhiều thành viên và tạo nhiệm vụ phụ để phân công công việc cho đúng người. Xem các nhiệm vụ này theo các chế độ khác nhau, như chế độ xem Lịch, Box hoặc Bản đồ Tư duy, để hình dung công việc ở một nơi và nhanh chóng hành động. Đây là cách đơn giản để đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm làm việc để đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm.
Chọn Mẫu quản lý nhiệm vụ đơn giản của ClickUp để tạo định dạng chuẩn cho các nhiệm vụ lặp lại và tránh mất thời gian thiết kế từ đầu.
Đặt nhắc nhở để luôn cập nhật các kết quả công việc. Nhận thông báo qua email trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động — bạn chọn cách phù hợp nhất với mình. Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và trực quan hóa kết quả trên bảng điều khiển tương tác.
Giao tiếp và hợp tác
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp là cách tốt nhất để thảo luận ý tưởng và tạo kênh cho các chủ đề cụ thể với các thành viên trong nhóm. Chế độ xem trò chuyện giúp giao tiếp được hiệu quả và mọi người đều nhận được thông tin cập nhật về các mục hành động mới nhất.
Chia sẻ liên kết, video hoặc tài liệu trong trò chuyện để chia sẻ tài liệu tham khảo. Sử dụng phím tắt lệnh /slash để tạo danh sách gạch đầu dòng hoặc chèn khối mã. Luôn cập nhật tất cả các thông báo từ thanh thông báo trong Chế độ xem trò chuyện.
Nếu có nhiệm vụ mới, hãy giao nhiệm vụ cho thành viên bằng cách gắn thẻ họ thay vì gửi email riêng. Hãy coi ClickUp như một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả nhu cầu hợp tác của nhóm bạn.
Gán nhận xét trong ClickUp là cách dễ nhất để thực hiện ngay các ý tưởng, công việc khẩn cấp và kế hoạch bất ngờ. Nó giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ sự phụ thuộc vào công cụ khác để giao nhiệm vụ cho nhân viên.
Kiểm tra tất cả các bình luận được giao ở phía bên trái màn hình và giải quyết chúng khi hoàn thành. Lọc các bình luận được giao cho tên của bạn và những bình luận bạn giao cho người khác để theo dõi công việc.
Mẫu sẵn sàng
Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch truyền thông mỗi khi có dự án mới chưa? Lập kế hoạch truyền thông đòi hỏi nhiều công việc, nhưng nếu được thực hiện đúng, nó sẽ giúp đơn giản hóa việc truyền thông trong nhóm.
Mẫu Kế hoạch Truyền thông của ClickUp là tài liệu tiêu chuẩn để lập kế hoạch truyền thông kinh doanh. Quyết định các kênh tốt nhất, tổ chức truyền thông và theo dõi hiệu quả của các nỗ lực truyền thông của bạn.
Mẫu plug-and-play cho phép bạn phác thảo mục tiêu và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Động não ý tưởng với nhóm trên Bảng trắng ClickUp để đảm bảo sự rõ ràng và sự đồng thuận. Thiết lập thông báo để theo dõi tiến độ và giám sát công việc để đảm bảo năng suất tối đa.
Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả với ClickUp
Chúng tôi hy vọng bạn thấy bản tóm tắt cuốn sách Năm vấn đề của một nhóm hữu ích. Trong cuốn sách này, Lencioni đề cập đến năm vấn đề phổ biến trong các nhóm làm giảm năng suất và tác động tiêu cực đến động lực của nhóm.
Sử dụng công cụ quản lý dự án của ClickUp để tránh những rối loạn này bằng cách thiết lập giao tiếp tốt hơn, tăng cường tinh thần đồng đội và cung cấp sự rõ ràng cần thiết về mục tiêu và kết quả để giúp các nhóm của bạn đạt được hiệu suất cao nhất.
Đăng ký ClickUp để bắt đầu.