Etkinlik yönetimini zorlaştıran nedir? Bunun nedeni, tek bir büyük görevin yerine getirilmesi gerektiği değildir. Aksine, hesaba katmadığınız yüzlerce küçük görevdir.
Yönetilecek zaman çizelgeleri, gönderilecek içerikler, koordine edilecek sponsorlar ve paylaşım yapılacak güncellemeler vardır ve bunlar genellikle aynı anda yapılır. Ve işi yönetiyorsanız, genellikle büyük resmi hareket halinde tutmanız ve ayrıntılar gözden kaçtığında devreye girmeniz beklenir.
Bir etkinliği tek başına yönetirken, içerik stratejisti, proje koordinatörü ve COO olarak ek iş yapmaya vaktiniz olmaz.
Bu, ClickUp Süper Ajanları kullanarak AI destekli etkinlik planlaması ile çözmeye çalıştığım sorundur.
Hakkımda: ClickUp Onaylı Danışman
Ben Anna Bulock, ClickUp Onaylı Danışmanım ve zamanımın çoğunu, takımların insanları yormadan karmaşık girişimleri yürütebilecek sistemler tasarlamasına yardımcı olmakla geçiriyorum. Yakın zamanda düzenlenen bir ClickUp Topluluğu web seminerinde, etkinlik yönetimi için ClickUp Süper Ajanlarını nasıl kullandığımı paylaştım.
Bu blog yazısında, bir kuruluşun (buna Gençlik Merkezi diyelim) düzenlediği Yıllık Oyunlar için tüm etkinlik kampanyasını, hiyerarşiden tanıtıma kadar, ClickUp'taki AI Süper Ajanları kullanarak planlamanın pratik bir örneğini size anlatacağım.
Yapılandırılmamış AI Etkinlik Planlaması Neden Başarısız Olur?
Çoğu takım, yeni araçlara atladıkları gibi AI'ya da atlar: önce göz alıcı bir şeyin yapılmasını isterler.
"Duyuruyu hazırlayın." "Zaman çizelgesi oluşturun." "Sosyal medya gönderilerini yazın."
Sorun şu ki, bağlam olmadan AI sadece tahminde bulunabilir.
Etkinlik planlamada, tahminlerde bulunmak genel planlara, bağımlılıkların gözden kaçmasına ve kağıt üzerinde iyi görünen ancak uygulamada başarısız olan işlere yol açar.
Bu yüzden otomasyondan önce her zaman yapılandırma ile başlarım.
ClickUp Süper Ajanları da bağlamla en iyi şekilde çalışır. Onları başarıya ulaştırmak için, önce çalıştıkları dünyayı oluşturmanız gerekir.
ClickUp Süper Ajanları da bağlamla en iyi şekilde çalışır. Onları başarıya ulaştırmak için, önce çalıştıkları dünyayı oluşturmanız gerekir.
Doğru hiyerarşi kurulduğunda, küçük bir takım ve birkaç iyi tasarlanmış Süper Ajan, siz liderlik görevine odaklanırken tam bir kampanyayı yürütebilir.
🦄 ClickUp'ı yeni mi kullanmaya başladınız?
Bu yazıda her şey için en önemli iki kavram: ClickUp Hiyerarşi ve Süper Ajanlar.
ClickUp Hiyerarşi, işlerin ClickUp içinde nasıl organize edildiğini gösterir, böylece hem insanlar hem de AI bunu anlayabilir:
- Bir Alan, büyük bir iş alanını (etkinlik, departman veya kampanya gibi) temsil eder.
- Klasörler, o alan içindeki ilgili ş akışlarını (planlama, içerik, operasyonlar) gruplandırır.
- Listeler, durumları, sahipleri ve son teslim tarihleri ile birlikte gerçek görevleri içerir.
Bu yapı netleştiğinde, ClickUp birbirinden bağımsız araçların bir koleksiyonu olmaktan çıkıp tek bir doğru kaynak haline gelir.
ClickUp Süper Ajanlar, bu hiyerarşinin içinde yer alan AI takım arkadaşlarıdır. Boş bir sohbet penceresinden iş yapmak yerine, şunları yaparlar:
- Görevleri, belgeleri, zaman çizelgelerini ve etkinlikleri bağlam içinde okuyun
- Takımınızla aynı izinleri ve yapıyı izleyin
- Etkinlik planlama, içerik yönetimi veya önceliklerin belirlenmesi gibi odaklanmış işleri gerçekleştirin.
Hiyerarşiyi bir harita, Süper Ajanları ise bu haritada yolunu bulabilen operatörler olarak düşünün.
Yapınız ne kadar kasıtlı olursa, ajanlarınız o kadar akıllı ve güvenilir hale gelir.
Etkinlik Planlama için AI Ajanları Eklemekten Önce Hiyerarşi ile Başlayın
Tek bir ajansa etkinlik planlama, içerik yazma veya tanıtım yönetimi görevlerini vermeden önce, Gençlik Merkezi için temiz bir ClickUp hiyerarşi tasarladım.
Outreach merkezi için özel bir alan oluşturdum. Bu alanın içine, az sayıda odaklanmış Klasör ve Liste ekledim:
- Yıllık oyun kampanyası için tek bir klasör
- Haber bültenleri ve duyurular için bir Topluluk Güncellemeleri klasörü
- Merkezin günlük işleri için bir Operasyon liste
Bu, herhangi bir komuttan daha önemliydi.
İlgili tüm işleri tek bir amaçlı alanda tutarak, Super Agents'a net bir sınır belirledim. Önemli olanları görebilir, önemsiz olanları görmezden gelebilir ve alakasız işlerle uğraşmadan çalışabilirlerdi.
💡 Profesyonel İpucu: Yeni başlıyorsanız, burada bir ara verip Anna'nın alanının kendi sürümünüzü tasarlayın: tek bir alan, birkaç odaklanmış klasör ve takımınızın ClickUp Görevleri ve ClickUp Görünümleri ile gerçekte nasıl çalıştığını yansıtan listeler.
AI Etkinlik Planlamasında Hype'tan Önce Hiyerarşi Neden Önemlidir?
Göz alıcı kısımdan başlamak cazip gelebilir: bir süper ajandan e-postalar, sosyal medya gönderileri veya sponsorlarla iletişim kurma taslakları hazırlamasını istemek. Ben kasıtlı olarak bunu yapmadım.
AI'yı devreye sokmadan önce, her listenin şunları içerdiğinden emin oldum:
- Açık ve anlamlı Özel Görev Durumları
- Gerçek ayrıntıları (sponsor seviyesi veya etkinlik türü gibi) yakalayan Özel Alanlar
- Hem insanlar hem de ajanlar için anlamlı olan açık isimlendirme
Bu yapı kurulduktan sonra, ClickUp AI'yı ş Akışına dahil ettim. O zaman ajanlar tahmin yapmayı bırakıp uygulamaya başladılar.
Önce sosyal medyadan başlarsanız, temsilciniz merkezinizi genel olarak tanıtabilir. Ancak etkinlik bağlamı olmadan, gerçekten ihtiyacınız olan belirli kampanyaları oluşturamaz.
Görevlerinizi, belgelerinizi, sohbetlerinizi ve zaman çizelgelerinizi anlayan bağlamsal AI, izole komutlar yerine gerçek iş verileri üzerinde mantık yürüttüğü için çok daha doğru ve alakalı içgörüler sunar. ClickUp'ın Converged AI Çalışma Alanı, iş ve zekayı birleştirerek ajanların parçalı sinyallerle değil, tam bağlamla hareket etmesini sağlar.
Önce sosyal medyadan başlarsanız, temsilciniz merkezinizi genel olarak tanıtabilir. Ancak etkinlik bağlamı olmadan, gerçekten ihtiyacınız olan belirli kampanyaları oluşturamaz.
Görevlerinizi, belgelerinizi, sohbetlerinizi ve zaman çizelgelerinizi anlayan bağlamsal AI, izole komutlar yerine gerçek iş verileri üzerinde mantık yürüttüğü için çok daha doğru ve alakalı içgörüler sunar. ClickUp'ın Converged AI Çalışma Alanı, iş ve zekayı birleştirerek ajanların parçalı sinyallerle değil, tam bağlamla hareket etmesini sağlar.
👀 Biliyor muydunuz? Kuruluşların yaklaşık %62'si AI ajanlarını deniyor, ancak çok daha azı (yaklaşık %23) bunları pilot aşamaların ötesine taşıyor. Bu da, gerçek değeri gerçekleştirmek için olgunluk, ş akışı entegrasyonları ve işletim modellerinin önemli olduğunu gösteriyor.
AI Süper Ajanları ile Amiral Gemisi Kampanyanız için İlk AI Etkinlik Planlayıcınızı Oluşturun
Oluşturduğum ilk ajan, amiral gemisi oyunlar için bir AI etkinlik planlayıcısı olarak görev yaptı.
Bu, çok sayıda etkinlik, gönüllü ve son teslim tarihi içeren, birkaç ay süren büyük bir girişimdi. Ajanın kampanya klasörüne erişim izni verdim ve ona net bir görev verdim: kaba bir fikri uygulanabilir bir plana dönüştürmesine yardımcı olmak.
Boş bir listeden başlamak yerine, ajanın ilk yapıyı taslak olarak hazırlamasına izin verdim: gerçek etkinliklerin nasıl yürüdüğüne uygun görevler, alt görevler ve gruplamalar.
Oradan, her şeyi kendim icat etmek yerine gözden geçirdim ve iyileştirdim.
Belirsiz bir fikri gerçekçi bir AI destekli etkinlik planına dönüştürün
Tek bir komutla, etkinlik planlayıcı ajanından şunlar istenir:
- Yıllık Oyunların hedeflerini anlayın
- Her etkinlik ve faaliyet türü için görevler oluşturun
- Çalışmaları, gerçek ş akışlarına karşılık gelen listeler ve alt görevler halinde gruplandırın.
Daha sonra tüm planı Zaman Çizelgesi görünümünde görüntüleyebildim ve sezon boyunca her şeyin nasıl birbirine bağlı olduğunu görebildim.
Takım, sıfırdan başlamak yerine, ajan tarafından oluşturulan özenle hazırlanmış ilk taslaktan yola çıkar .
Ajanınızın tarihlerinizi ve bağımlılıklarınızı hata ayıklamasını sağlayın
Herhangi bir etkinlik planının ilk sürümü sorunları gizler. Son teslim tarihleri kayar. Hazırlık çalışmaları uygulama tarihlerini geçer.
Her görevini manuel olarak taramak yerine, etkinlik planlayıcı ajana ikinci bir görev verdim: tarihleri gerçeklerle karşılaştırmak.
Ajan, destekledikleri işlerden sonra planlanan görevleri işaretledi, zaman çizelgelerini ayarladı ve riskleri erken ortaya çıkardı. Bu tek başına saatlerce süren temizlik işinden tasarruf sağladı ve son dakika telaşını önledi.
Ajan:
- Destekledikleri etkinliğin ardından planlanan görevleri tespit eder
- Son teslim tarihlerini yeniden planlayarak hazırlık çalışmalarının maç gününden önce yapılmasını sağlar.
- Genel zaman çizelgesini gerçekçi ve ulaşılabilir tutar
Etkinlik planlayıcı ajanın tarihlerinizi denetlemesine ve ayarlamasına izin vererek, son dakika telaşlarından kaçınır ve kampanyanızı gerçekçi tutarsınız.
💡 Profesyonel İpucu: Yeni başlıyorsanız veya her listeyi ve alanı sıfırdan oluşturmak istemiyorsanız, ajan eklemeden önce ClickUp'ın Etkinlik Planlama Şablonunu temel olarak kullanın.
Bu şablon, lojistik, zaman çizelgeleri, bütçeler, personel alımı ve daha fazlası için önceden oluşturulmuş listelerle birlikte gelir, böylece Süper Ajanlarınız ilk günden itibaren anlamlı bir yapı ve verilerle çalışabilir.
Sponsorluklar ve Etkinlik İçeriği için Uzman AI Etkinlik Planlama Ajanları ekleyin
Etkinlik planı kesinleştikten sonra asıl iş başladı: sponsorluklar ve içerik.
Hesap tabloları ve gelen kutuları arasında gidip gelmek yerine, her bir iş akışını kendi uzman Super Agent'ına atadım.
Sponsorluklara, takip işlemlerini asla aksatmayan bir sorumlu atayın.
Her etkinlik için finansman gerekir. Gençlik Merkezi'nde, yerel hazine yardımcı olur, ancak dış sponsorlar hala çok önemlidir.
Özel Alanlar içeren özel bir sponsorluk liste oluşturdum:
- Sponsor adı ve iletişim bilgileri
- Sponsorluk seviyesi ve avantajları
- İletişim ve anlaşma durumu
Ardından, o listeye doğrudan bir Süper Ajan atadım.
🔑 Önemli nokta: Ajan, tüm bağlamıyla ClickUp içinde çalıştığı için, kimlerin takip edilmesi gerektiğini izleyebilir, sponsor durumunu özetleyebilir ve sonraki adımları önerebilir; böylece kimse işlerin ne durumda olduğunu hatırlamak zorunda kalmaz.
Kampanyanızın merkezine bir içerik yöneticisi ajanı yerleştirin
Etkinlik planı ve sponsorlar hazır olduğunda, etkinliği hedef kitlenize duyurmanız ve tanıtmanız gerekir. İşte burada Content Manager Super Agent devreye girer.
Takımım ve ben şunları oluşturduk:
- Yazma, düzenleme ve gönderilmeye hazır içerik için Pano görünümü olan bir Haber Bülteni Listesi
- Frozen Games ile bağlantı, anahtar tarihler ve varlıkları içeren bir Sosyal Medya Liste
- Topluluk gönderileri ve hikayeleri için halka açık bir ClickUp formu
Content Manager ajanı, bu listelerin içeriği ve genel kampanyanın bağlamı hakkında bilgi aldı. Bundan sonra şunları yapabildi:
- Liste yapısı eksikse durumlar ve Özel Alanlar önerin
- Bu yeni alanlar eklendikten sonra doldurun.
- Belirli etkinliklerle bağlantılı haber bülteni taslakları ve sosyal medya gönderileri hazırlayın.
- Kayıt bağlantısını onaylamak veya gönüllü çağrı eylemini dahil etmek gibi insanların unutabileceği ayrıntıları kapsayan alt görevler veya kontrol listeleri oluşturun.
En favori davranışlarımdan biri, İçerik Yöneticisi Ajanından topluluk gönderilerini incelemesini ve mevcut kampanyaları en iyi destekleyenleri işaretlemesini istemektir.
En favori davranışlarımdan biri, İçerik Yöneticisi Ajanından topluluk gönderilerini incelemesini ve mevcut kampanyaları en iyi destekleyenleri işaretlemesini istemektir.
🔑 Önemli nokta: İçeriği ClickUp içinde yapılandırılmış bir ş Akışı olarak ele aldığınızda, bir İçerik Yöneticisi Ajanı, hiçbir şeyi gözden kaçırmadan işi fikir aşamasından yayınlanma aşamasına taşıyabilir.
ClickUp'ın kendi takımının içerik programlarını yürütmek için AI Süper Ajanları nasıl kullandığını izleyin:
Durumlar, Formlar ve Gönderi ile Kaliteyi Yüksek Tutun
Süper Ajanlar güçlüdür, ancak herkesin anlayabileceği net ş akışlarıyla birleştirildiğinde gerçekten etkili hale gelirler.
ClickUp içindeki durumlar, formlar ve görünümler, temsilcilerinize koruma sağlar, böylece markanızı bozmadan hızlı hareket edebilirler.
ClickUp Görünümleri ve Görev Durumlarını kullanarak her hikayenin ilerlemesini sağlayın.
Haber bülteni ve sosyal içerik için, Pano ve Liste görünümlerini yoğun olarak kullanıyorum:
- Pano görünümleri, yazılan, incelenen, onaylanan ve yayınlananları kolayca görmenizi sağlar.
- Liste görünümü, takımın son teslim tarihlerini ve sorumluları hızlıca taramasına yardımcı olur.
- Renk kodlu Görev Durumları, tamamlanan ve henüz başlamamış olan işleri vurgular.
İçerik Yöneticisi Ajanı, sonraki adımları önerirken bu durumları dikkate alır, böylece insan işbirlikçileri ve AI arasında uyum sağlanır.
Bir ajanın, topluluk gönderilerini hedeflerinize göre sıralamasını sağlayın.
Topluluğunuz hikayelerini, fotoğraflarını ve fikirlerini paylaşımda hevesli olduğunda, bu katılım açısından harika bir durumdur, ancak manuel olarak yönetmek çok zor olabilir.
Halka açık form gönderilerini bir ClickUp Liste'sine yönlendirerek, İçerik Yöneticisi temsilcisine çalışabileceği net bir gelen kutusu sağlıyorum. Temsilci şunları yapabilir:
- Her bir gönderiyi bağlamında okuyun
- Bunu merkezin stratejik hedefleri ve aktif kampanyalarıyla karşılaştırın.
- Şu anda öne çıkarılacak ve daha sonra saklanacak hikayeleri önerin.
Takım, gürültülü bir gelen kutusunu kaydırmak yerine, misyonlarını gerçekten ilerleten, özenle seçilmiş bir dizi topluluk hikayesi alır.
📮 ClickUp Insight: Ankete katılanların %62'si, AI ajanlarının henüz beklentileri karşılayamadığını belirterek, bunların henüz erken aşamada olduğunu veya hatta ortadan kaldırdıklarından daha fazla iş yarattığını söylüyor.
Bu hayal kırıklığı genellikle görev devri sırasında ortaya çıkar. Bir temsilci toplantıyı özetler, sonraki adımları önerir veya bir sorunu işaretler ve sonra durur. Hala eylem öğelerinden görevler oluşturmanız, sahipler atamanız, durumları güncellemeniz ve manuel olarak takip etmeniz gerekir.
Süper Ajanlar, tüm bu adımları halletmek için tasarlanmıştır . Zincir eylemleri kullanarak toplantı notlarını görevlere dönüştürebilir, proje durumlarını güncelleyebilir, işleri doğru sahiplere yönlendirebilir ve ş akışlarını yürütmenin gerçekleştiği aynı sistem içinde devam ettirebilirler.
Bir AI ajanı, işi "burada yapılması gerekenler"den "zaten yapılıyor"a taşıyabildiğinde, değer gerçek hale gelir.
📚 Ayrıca okuyun: Etkinlik Yönetimi için ClickUp'ı Kullanma: Şablonlar ve Ş Akışları
COO tarzı bir AI Ajanı ile Her Şeyi Koordinasyon
Etkinlik planlayıcısı ve içerik yöneticisi olsa bile, birisinin genel görünümünü göz önünde bulundurması gerekir. Bizim için bu kişi, ClickUp içinde oluşturulan COO tarzı Süper Ajan'dır.
Bu ajansa tüm alan üzerinde görünürlük ve basit bir görev verdim: liderliğin dikkatini gerektiren konuları ortaya çıkarmak ve geri kalanı delege etmek.
Bundan sonra, görevlendirme tek adımlı bir konuşma haline gelir. Şöyle şeyler söyleyebilirim:
- Yıllık Oyunlar alanındaki her şey etkinlik yöneticisine devredilmelidir.
- Topluluk altındaki her şey içerik yöneticisine gitmelidir.
COO Agent daha sonra bu görevleri uygun şekilde atar, böylece her kartı manuel olarak yeniden atamama gerek kalmadan işler doğru sahibine yönlendirilir.
Detaylara boğulmadan hesaplarınızı yerine getirin
Bu kurulumun sihirli yanı, takımım ve ben tüm gün görev listesinin içinde yaşamadan bilgilendirilebilmemizdir.
- COO ajanı, liderin karar vermesi gereken konuları ortaya çıkarır.
- Etkinlik planlayıcı ve içerik yöneticisi ajanları bu yönde hareket ederler.
- Bildirimler, kritik öğelerin tamamlandığını insanlara bildirir.
🔑 Anahtar nokta: COO Ajanı, uzman ajanlar arasındaki işleri koordine ederek liderlerin sonuçları kontrol altında tutmalarını sağlarken, ClickUp yoğun işleri hallediyor.
📚 Ayrıca okuyun: AI Convergence, iş yükünün yayılmasını nasıl çözüyor?
Super Agents takımıyla ClickUp'ta kendi AI etkinlik planlama sisteminizi nasıl oluşturabilirsiniz?
Bu kurulum sadece büyük etkinliklere özgü değildir. Her türlü yüksek riskli kampanya için geçerlidir.
Bunu kendi takımınıza nasıl uyarlayabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:
- Odaklanmış bir Alan belirleyin. Lansman, etkinlik serisi veya pazarlama programı gibi net bir girişime adanmış tek bir Alan ile başlayın.
- Klasörlerinizi ve listelerinizi tasarlayın. Planlama, uygulama ve iletişim için klasörler ve mevcut iş şeklinizi yansıtan listeler oluşturun.
- Özel Durumlar ve Alanlar tanımlayın. Her listenin anlamlı Durumlar ve temsilcilerinizin kullanacağı Özel Alanlar içerdiğinden emin olun.
- İlk Süper Ajanınızı oluşturun. Bir etkinlik planlayıcısı veya proje yönetimi ajanı ile başlayın ve görevleri, zaman çizelgelerini ve bağımlılıkları taslak haline getirmesine izin verin.
- Uzman ajanlar ekleyin. Ş Akışı büyüdükçe sponsorluk, içerik, destek, finans veya operasyonlar için ajanlar ekleyin.
- COO Ajanı ile tamamlayın. Birden fazla ajan kullanmaya başladığınızda, işleri koordine etmek ve yapılacakları belirlemek için COO tarzı bir ajan oluşturun.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ta bir AI etkinlik planlayıcı ajanı oluşturmak için kod yazmanıza gerek yoktur. AI kenar çubuğundaki doğal dil Super Agent oluşturucuyu kullanarak, ajanın rolünü basitçe tanımladım: etkinliği planlamak, zaman çizelgelerini yönetmek ve riskleri işaretlemek. ClickUp, doğru listeleri ve klasörleri seçmeme, bir program oluşturmama ve ajanın etkinlik işleri hakkında nasıl karar vereceğini şekillendirmeme yardımcı oldu.
Ajan devreye girdikten sonra, doğrudan sohbet üzerinden zaman çizelgeleri ve tarih kontrolleri isteyerek onu test ettim. Görevleri, belgeleri ve programları bir arada okuyabildiği için, planları genel kampanya fikirleri değil, gerçek etkinliğe dayalı kaldı.
🔑 Anahtar nokta: Başlamak için büyük bir bütçeye ihtiyacınız yok. Tek ihtiyacınız olan, iyi düşünülmüş bir hiyerarşi ve hedeflerinize uygun küçük bir süper ajan takımı.
Manuel Etkinlik Planlamadan AI Destekli Uygulamaya
Peki, ClickUp'ın AI Süper Ajanları devreye girince Gençlik Merkezi için neler değişti?
Takım, farklı araçlarda güncellemeleri takip etmek yerine, tek bir birleşik sistem içinde iş yaptı. Ajanlar yapı ve takipleri üstlendi. İnsanlar ise karar verme, yaratıcılık ve liderlik üzerine odaklandı.
Etkili AI etkinlik planlaması pratikte şöyle görünür: daha az araç, daha az gürültü ve hedeflerinizin altında ezilmeyen, hedeflerinizle birlikte büyüyen sistemler.
Önce hiyerarşi oluşturup ajanlarınıza net görevler verirseniz, çoğu takımın beklediğinden çok daha fazla operasyonel yükü üstlenebilirler.
Hemen başlamak ister misiniz? Çok basit. Ücretsiz bir ClickUp hesapı açın!
Anna Bullock, yaratıcı stratejist, proje yöneticisi ve sistem düşünürüdür; ayrıca netlik ve özen gerektiren durumlarda işinizin annesi gibidir. Danışmanlık, içerik ve çevrimiçi Çalışma Alanı geliştirme yoluyla, hırslı kişilerin fikirlerini eyleme dönüştürmelerine, destekleyici sistemler kurmalarına ve hayatlarına gerçekten uyan işler kurmalarına yardımcı olur.