Günlük kaos, sürekli mesajlar ve iletişim aşırı yüklemesi. Bu, takımınızın bugünkü gerçekliği gibi geliyorsa, inanın bana, tek siz değilsiniz (özellikle uzaktan iş yapıyorsanız!).
Bilgi çalışanlarının %83'ü takım iletişimi için öncelikle e-posta ve sohbeti kullanıyor. Ancak, iş günlerinin neredeyse %60'ı bu araçlar arasında geçiş yapmak ve bilgi aramakla geçiyor.
Zorluk: İletişim Aşırı Yükünü Kontrol Altına Almak
Birkaç ay önce, uzaktaki bir müşteri IPM Software'deki takımıma "iletişim patlaması" olarak tanımladıkları bir sorunla geldi.
Ben Uriel Asamoa, IPM Software'de proje yöneticisiyim. Şirketimiz, dağıtılmış takımlar için ClickUp uygulamaları konusunda uzmanlaşmıştır. Bu müşteri ilk kez bizimle iletişime geçtiğinde, günlük iletişimleri şöyleydi:
- Hata raporlarıyla dolup taşan Slack konuları
- Her saatte (gece 11 dahil) SOP'leri soran WhatsApp mesajları
- O kadar uzun ki "bölümleri olan kitaplar olabilecek" sonsuz e-posta zincirleri
Önemli kararlar, güncellemeler ve talepler farklı araçlara dağılmıştı. Yöneticiler genel durumu göremez hale gelmişti. Takım üyeleri bildirimlerin altında boğulmuş gibi hissediyorlardı. Bir proje yöneticisi olarak, kendi proje yöneticilerinin gerçekte neler olup bittiğini anlamalarının ne kadar zor olduğunu hissedebiliyordum.
Çözüm: İç iletişimi merkezileştirme ve otomasyon
Bir başka araç daha eklemek yerine, tam tersini önerdim: tüm bu iletişimi, işlerinin zaten yürütüldüğü yere, yani ClickUp'a taşıyın.
ClickUp Topluluğu web seminerinde, ClickUp Sohbet ve Super Agents'ı kullanarak bu takımın iletişim sistemini sıfırdan nasıl yeniden kurduğumu anlattım.
Sonuç mu? Daha az toplantı, daha az "O bağlantı neredeydi?" sorusu ve sıfır kayıp destek talebi.
Bunu nasıl başardığımızın paylaşımı!
İş Akışı: İç iletişimin %90'ını yürüten üç ClickUp AI Süper Ajanı
Bugün, bu takım gününü ClickUp Chat içinde başlatıyor ve bitiriyor.
ClickUp'ta basit ama güçlü üç Süper Ajan oluşturmalarına yardımcı oldum. Bu ajanlar artık iç iletişimin büyük bir kısmını üstleniyor:
- Dağınık standup güncellemelerinin yerini alan Günlük Operasyon Hatırlatıcı ajanı
- SOP'leri ve politikaları doğrudan ClickUp wiki'sinden çeken bir Internal Answers temsilcisi
- Sohbet mesajlarını tam olarak oluşturulmuş destek görevlerine dönüştüren bir Destek Bileti ajanı
Her bir temsilci, basit bir fikir üzerine kuruludur: iş zaten ClickUp'ta ise (projeler, belgeler, SOP'lar, görevler), o iş ile ilgili iletişim de orada yapılmalıdır.
Bu, benim İş Sprawl hakkındaki düşüncelerimi yansıtıyor: araçlar arasında geçiş yapmanın maliyeti sadece zaman kaybı ve bildirim aşırı yüklemesi değil, aynı zamanda bağlam kaybı ve daha yavaş kararlar almaktır.
📮 ClickUp Insight: Her hafta 3 saate kadar zamanınızı sadece kararları bekleyerek kaybettiğinizi hayal edin. Bu, çalışanların %38'i için gerçekliktir. 👀ClickUp ile işlerin ilerlemesini sağlayan ş akışları tasarlayabilirsiniz: otomatik onaylar, rol dayalı görev yönlendirme ve gerçek zamanlı ilerleme izleme. Artık bir sonraki adımın ne olacağını merak ederek zaman kaybetmek yok, sadece her adımda istikrarlı bir ilerleme var.
Ajan 1: ClickUp sohbetinde yer alan günlük uyum ritüeli
ClickUp'ın toplantı etkinliği anketinin sonuçları, 100 kişilik bir organizasyonda bilgi çalışanlarının haftada yaklaşık 308 saatini toplantılarda geçirebileceğini gösteriyor!
İlk olarak günlük uyum sorununu ele aldım. Ek toplantılar eklemeden ve takımın kullandığı araçların sayısını azaltarak bunu yapmak istedim.
Çünkü güncellemelerinizin yarısı Slack'te, yarısı WhatsApp'ta ve ara sıra da e-postaда yer alıyorsa, netlik hiçbir yerde bulunmaz. Daha da kötüsü ne? Her şey dağınık olduğu için güncellemeleri tamamen atlamaya başlarsınız.
Bu yüzden, onlarla birlikte çalışarak bu karmaşayı ClickUp Sohbet içinde tek bir ritüelle değiştirdik: Günlük Operasyon Hatırlatıcı Aracı.
Her sabah, bu AI ajanı özel bir ClickUp Sohbet kanalında otomatik olarak kısa ve samimi bir mesaj yayınlayarak herkesten paylaşım yapmasını ister:
- Dün üzerinde çalıştıkları işler
- Bugün yapılacaklar ne?
- Yollarında duran engeller
Her şey tek bir ClickUp Sohbet konusunda yer aldığı için, yöneticiler birden fazla aracı aramak zorunda kalmadan ilerleme ve engellerin görünürlüğünü anında görebilirler.
💡 Profesyonel İpucu: İletişim yükünü azaltmanın en hızlı yolu, bağlamı tekrarlamayı bırakmaktır. Her ClickUp Sohbet kanalı projelerinize, listelerinize ve görevlerinize doğrudan bağlı olduğundan, "iş hakkında konuşmak" için Slack'e ihtiyacınız yoktur, çünkü zaten işin içinde konuşuyorsunuz. Her güncelleme, etkilediği şeyle bağlantılı kalır.
Ayrıca, herhangi bir mesajı doğrudan Sohbet'ten (doğru liste + sahip ile) bir ClickUp göreve dönüştürebilirsiniz, böylece takım Slack'e geçmek, Jira'yı açmak veya içeriği başka bir proje aracına kopyalayıp yapıştırmak zorunda kalmaz.
Toplantılar yerine saniyeler içinde özetlenen standup'lar
İşte ClickUp Brain, ClickUp'ın bağlamsal AI asistanı, oyunu gerçekten değiştiriyor.
Yanıtlar geldikten sonra, ClickUp Brain tüm konuları yöneticilerin birkaç dakika içinde okuyabileceği net bir günlük özet halinde özetleyebilir. Yirmi dakikalık bir toplantı yapmak yerine, yapılandırılmış bir özeti incelerler:
- Neler tamamlandı?
- Planlananlar
- İşlerin tıkandığı noktalar
⚡️ Gerçek Etki: Bu ş akışını uygulamaya koyduktan sonra, liderlik uyum toplantısı yaklaşık yirmi dakikadan üç dakikaya indi, çünkü ihtiyaç duydukları her şey zaten ClickUp'ta mevcuttu.
Artık insanları kovalamak, güncellemeleri takip etmek ve yirmi dakikalık standup toplantıları yapmak gerekmiyor.
Artık insanları kovalamak, güncellemeleri takip etmek ve yirmi dakikalık standup toplantıları yapmak gerekmiyor.
Zaten bildirim yorgunluğuyla mücadele eden bir uzaktan takım için, bu tek başına günlük işleri daha hafif hale getirdi.
Agent 2: ClickUp wiki'nizden doğrudan okuyan bir iç cevap ajanı
İkinci temsilci, neredeyse her uygulamada gördüğüm evrensel bir sorunu ele alıyor: tekrarlayan "Nerede...?" soruları.
Büyüyen birçok takım gibi, bu şirket de aynı iç soruları tekrar tekrar yanıtlamak zorunda kalıyordu:
- "Oryantasyon kılavuzu nerede?"
- "İzin politikası nedir?"
- "Zaman çizelgemi nasıl gönderirim?"
Cevaplar teknik olarak iç belgelerde ve SOP'larda mevcuttu, ancak kimse günlük işleriyle uğraşırken bunları araştırmak istemiyordu.
Bu yüzden, şirketin ClickUp wiki'sinden doğrudan okuma yapan bir Dahili Yanıt Aracısı'nı ClickUp sohbetinde kurdum.
Artık, bir yöneticiye ping atmak yerine, herkes ClickUp Sohbeti açıp "İzin politikamız nedir?" gibi bir soru sorabilir. Arka planda, temsilci ClickUp belgelerinde ilgili SOP'leri ve politikaları arar ve politikanın açık ve özlü bir özetini, anahtar ayrıntılarla birlikte yanıt olarak gönderir.
⚡️ Gerçek Etki: Takımla yaptığımız görüşmelerden, bu temsilcinin tek başına tekrar eden iç soruları yarıdan fazla azalttığı tahmin ediliyor. Bu, yöneticiler için daha az kesinti ve derin işi aksatan "hızlı sorular"ın çok daha az olması anlamına geliyor.
🔑 Zaten bir ClickUp wiki veya SOP hub'ınız varsa, bu modeli kolayca kopyalayabilirsiniz:
- ClickUp belgelerinde politikaları, kullanım kılavuzlarını ve İK bilgilerini merkezileştirin
- ClickUp Brain ve Super Agents'ı kullanarak bu bilgileri doğrudan Sohbet'te görüntüleyin.
- Takımınızı, bir kişiye yönlendirmeden önce "önce temsilciye danışın" diye teşvik edin.
Bu, mevcut bilgileri gerçekten kullanılabilir hale getirmek için bağlamsal yapay zeka kullanımının klasik bir örneğidir.
📮 ClickUp Insight: Kısa süre önce, bilgi çalışanlarının yaklaşık %33'ünün ihtiyaç duydukları bilgileri elde etmek için her gün 1 ila 3 kişiye mesaj attığını keşfettik. Peki, tüm bilgiler belgelenmiş ve kolayca erişilebilir olsaydı ne olurdu? ClickUp Brain ile bağlam değiştirme artık geçmişte kaldı. Çalışma alanınızdan sorunuzu sormanız yeterlidir, ClickUp Brain çalışma alanınızdan ve/veya bağlı üçüncü taraf uygulamalardan bilgileri alır!
Ajan 3: "Site kapalı" mesajlarını gerçek destek biletlerine dönüştürmek
Üçüncü ajan, iletişim ve eylem arasındaki döngüyü kapatır.
Değişiklikler yapmadan önce, destek talepleri her yerden geliyordu:
- Acil bir hata Slack kanalına düşerdi
- WhatsApp mesajı yanlış kişiye gönderilebilir
- Bir e-posta, doğru alıcıya ulaşmadan önce üç kez iletilirdi.
Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, yaklaşık her on talebin biri kaosun içinde kayboldu.
Bu sorunu çözmek için, takımın ClickUp Chat içinde bir Destek Bileti Aracısı oluşturmasına yardımcı oldum.
🔑 İşte nasıl işlediği:
- Bir takım üyesi ClickUp Sohbet'e bir mesaj bırakır, örneğin:"Dahili web sitesi çalışmıyor, biri bakabilir mi?" ve bir ekran görüntüsü ek dosya olarak ekler.
- AI ajanı mesajı bir insan gibi "okur", bunun sadece bir soru değil, bir sorunu anlattığını anlar ve ClickUp'ta otomatik olarak bir destek bileti oluşturur.
- Temsilci açık bir açıklama yazar, orijinal sohbet mesajına geri dönük bir bağlantı ekler ve rapor eden kişinin bunun kaydedildiğini bilmesi için konuya hızlı bir onay mesajı gönderir.
Takımın görünümüyle, onlar sadece sohbette sorunu anlatıyorlar. ClickUp AI, bu mesajı yapılandırılmış bir işe dönüştürmek gibi zorlu bir işi üstleniyor.
⚡️ Gerçek Etki: Bu ajanı kullanmaya başladıktan sonra, şirket destek taleplerinin yaklaşık onda birini kaybetmekten hiç kaybetmemeye başladı. Artık her şey işin yapıldığı yerde, yani ClickUp'ta yer alıyor.
ClickUp görevlerinde hataları veya talepleri zaten izliyorsanız, bu model Chat'i başka bir çıkmaz iletişim kanalı yerine yapılandırılmış işin ön kapısı haline getirir.
Bu Yaklaşım Neden İşe Yarıyor: İletişim, İşin Yapıldığı Yerde Yaşar
Sihir sadece yapay zekada değil, hem iş hem de iletişim için tek bir merkez olarak ClickUp'ı seçmekte yatıyor.
Konuşmaları ClickUp Chat'e taşıyarak ve temsilcilerle güçlendirerek, bu takıma şu konularda yardımcı olduk:
- Belge isteyen Slack bildirimlerini ortadan kaldırın
- Acil sorunlarla ilgili gece geç saatlerdeki WhatsApp konularına son verin
- Dağınık günlük güncellemeleri, tek bir arama yapılabilir sohbet konusuyla değiştirin.
- Her destek talebini gerçek bir görev olarak kaydedin
Zamanla, oluşturduğumuz şeyi tanımlamak için basit bir slogan kullanmaya başladım:
İletişim, işin yapıldığı yerde yaşarsa, takımlar hiç çaba sarf etmeden daha hızlı hareket eder.
İletişim, işin yapıldığı yerde yaşarsa, takımlar hiç çaba sarf etmeden daha hızlı hareket eder.
Takımlar ClickUp'ı "başka bir uygulama" olarak değil, işleri için birleşik bir komuta merkezi olarak gördüklerinde, tam da bu tür bir dönüşümü gerçekleştirmeyi seviyorum. ClickUp Chat, Belge ve AI destekli ajanlar gibi özellikler, iç iletişimi doğrudan görevler, otomasyonlar ve raporlamaya bağlar.
Diğer takımlar Work Sprawl ile mücadele etmek için ClickUp AI ve ajanlarını nasıl kullandığını merak ediyorsanız, AI yakınsamasının Work Sprawl'ı nasıl çözdüğü veya liderlerin ClickUp ile AI değişim yönetimine nasıl yaklaştığı gibi hikayeleri keşfedin.
İletişim Aşırı Yüküne Veda Edin: Bunu Kendi Çalışma Alanınızda Deneyin
En önemli çıkarımım ne mi? İletişim boşluklarını gidermek için daha fazla araca ihtiyacınız yok. Tek ihtiyacınız olan, bunun için daha iyi bir ortam.
Bu uygulamanın kalıplarını kullanarak, küçük adımlarla başlayıp genişleyebilirsiniz:
- ClickUp sohbetinde bir uyum ritüeli ile başlayın Günlük standup veya ops kanalı oluşturun Günlük hatırlatıcı gönderen ve yanıtları özetleyen basit bir AI ajanı ekleyin
- Günlük standup veya operasyon kanalı oluşturun
- Günlük hatırlatıcılar yayınlayan ve yanıtları özetleyen basit bir AI ajanı ekleyin.
- Mevcut belgelerinizi bir iç cevap motoruna dönüştürün SOP'leri, politikaları ve kullanım kılavuzlarını ClickUp Docs'ta merkezileştirin İnsanları manuel olarak arama yapmaya zorlamak yerine, cevapları Sohbet'e çeken bir bağlantı kurun
- SOP'leri, politikaları ve kullanım kılavuzlarını ClickUp Belgeleri'nde merkezileştirin
- İnsanları manuel olarak arama yapmaya zorlamak yerine, cevapları Sohbet'e çeken bir aracı bağlayın.
- Sorunları doğrudan Sohbet'ten ClickUp görevlerine yönlendirin Hangi tür mesajların bilet haline getirilmesi gerektiğini belirleyin (hatalar, olaylar, acil talepler) Bir AI ajanı görevleri oluşturmasına, bağlam eklemesine ve otomatik olarak alındığını onaylamasına izin verin
- Hangi tür mesajların bilet haline getirilmesi gerektiğini belirleyin (hatalar, olaylar, acil talepler)
- Bir AI ajanı görevleri oluştursun, bağlam ek dosyası eklesin ve otomatik olarak alındığını onaylasın.
- Günlük standup veya operasyon kanalı oluşturun
- Günlük hatırlatıcılar yayınlayan ve yanıtları özetleyen basit bir AI ajanı ekleyin.
- SOP'leri, politikaları ve kullanım kılavuzlarını ClickUp Belgeleri'nde merkezileştirin
- İnsanları manuel olarak arama yapmaya zorlamak yerine, cevapları Sohbet'e çeken bir aracı bağlayın.
- Hangi tür mesajların bilet haline getirilmesi gerektiğini belirleyin (hatalar, olaylar, acil talepler)
- Bir AI ajanı görevleri oluştursun, bağlam ek dosyası eklesin ve otomatik olarak alındığını onaylasın.
Bu ş akışlarını iyileştirdikçe, müşterimizin yaşadığı aynı değişimi siz de göreceksiniz: daha az araç, daha az kaos ve işleri tamamlamak için daha fazla zaman.
Başlamak için tek ihtiyacınız olan şey? Ücretsiz bir ClickUp hesapı açın! ✨
Uriel Asamoa, takımların netlik, uyum ve otomasyon elde etmelerine yardımcı olan bir ClickUp uygulama ortağı olan IPM Software'de Proje Yöneticisidir. Daha fazla araç eklemeden iletişim kaosunu ortadan kaldıran, günlük işlemleri kolaylaştıran ve verimliliği artıran ClickUp çözümleri oluşturma konusunda uzmandır.