İş, aile ve hayatın size sunduğu diğer her şeyle başa çıkmaya çalışırken, görev ve sorumlulukların denizinde boğuluyormuş gibi hissettiğiniz oldu mu hiç? Bu, en iyilerimizin bile başına gelir. Ancak bir çıkış yolu var: Getting Things Done (GTD) sistemi. 🛟
Verimlilik gurusu David Allen tarafından oluşturulan GTD sistemi, bitmek bilmeyen görevlerin yarattığı stres ve belirsizliği azaltmaya odaklanmıştır. Görev yönetimine yapılandırılmış bir yaklaşım sunarak verimliliği ve zaman yönetimini iyileştirmenize, iş akışlarınızı kolaylaştırmanıza ve dağınık düşünceleri eyleme geçirilebilir planlara dönüştürmenize olanak tanır.
Bu kapsamlı kılavuzda, GTD'nin basit ama güçlü ilkelerini ayrıntılı olarak inceleyeceğiz, böylece yapılacaklar listenizi tamamlayabilir, zamanınızı ve hayatınızı kontrol altına alabilirsiniz. Ayrıca, önde gelen bir verimlilik ve proje yönetimi platformu olan ClickUp'ı kullanarak GTD'nin temellerini nasıl uygulayacağınızı da göstereceğiz.
GTD Sistemi: Kökenleri
GTD sisteminin kökenleri, şu anda önde gelen bir verimlilik danışmanı olan David Allen'ın, kuruluşlara ve bireylere verimliliği artırma ve stresi azaltma konusunda eğitim vermeye başladığı 1980'lerin başlarına kadar uzanır.
Allen, birçok kişinin sürekli kesintiler, artan iş yükü ve değişen önceliklerin damgasını vurduğu modern çalışma ortamıyla başa çıkamadığını fark etti. İnsanların kişisel ve profesyonel yaşamlarındaki bilginin karmaşıklığı ve hacminin artmasının, onların fiziksel ve zihinsel sağlığını olumsuz etkilediğini fark etti. Allen'ın gözlemlediği en önemli etkiler şunlardı:
- Stres ve bunaltı: Bireyler görevleri, taahhütleri ve fikirleri takip etmeyi giderek zor buluyor ve bu da endişe ve verimlilikte düşüşe yol açıyor
- Önceliklendirme sorunları: Birbiriyle çakışan talepler ve değişen öncelikler, bireylerin bir sonraki adımda neye odaklanacaklarına karar vermelerini zorlaştırıyordu
- Netlik eksikliği: Geleneksel organizasyon ve zaman yönetimi teknikleri ve çok sayıda yapılacaklar listesi ve yapışkan notlar gibi araçlar genellikle kafa karışıklığına ve verimsizliğe neden olur
Giderek karmaşıklaşan dünyada yoğun bir hayatı yönetmenin zorluklarını çözmek için Allen, iş-yaşam yönetimi konusunda çığır açan bir yaklaşım geliştirdi: GTD sistemi. İlk kez 2001 yılında tanıtılan bu model, tüm görev ve fikirlerin kaydedilmesini, görevlerin yönetilebilir kategorilere ayrılmasını, görev listelerinin düzenli olarak güncellenmesini ve önceliklere göre hareket edilmesini vurgular.
Kendi kendine disiplin üzerine kurulu GTD metodolojisi, yükünüzü hafifletmenize ve işleri tamamlayamamanın pişmanlığını yaşamamanıza olanak tanıyarak daha yüksek verimlilik ve tatmin sağlar. Temel ilkelerini daha ayrıntılı olarak inceleyelim.
Bonus okuma: Öz disiplinle mücadele mi ediyorsunuz? Daha iyi alışkanlıklar edinmenize yardımcı olacak bazı örnekler ve ipuçları inceleyin.
Getting Things Done (GTD) Sistemi Nedir?
GTD sistemi, görev ve sorumlulukları verimli ve kolay bir şekilde yerine getirmek için pratik bir yöntemdir. Kişisel ve profesyonel yapılacaklar listelerini takip etmenin zihinsel yükünü hafifleten, görev yönetimine yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımdır.
Bu verimlilik sistemi, görevleri zihinden dışarıya, harici bir sisteme aktarma ilkesine dayanır. Bu, bilişsel kaynakları serbest bırakarak, bir sonraki adımın ne olacağı konusunda endişelenmek yerine elinizdeki göreve konsantre olmanızı sağlar.
GTD iş akışı beş anahtar adım içerir. İşte her birine kısa bir genel bakış:
- İlk olarak, aklınıza gelen tüm görevleri ve fikirleri kaydedin. Bunlar, iş toplantısından market listesine kadar her şey olabilir. Bunları dijital bir araç, görev yönetimi yazılımı veya bir not defterine kaydetmek, hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar 🗒️
- Görevleri netleştirin, gerektiğinde eyleme geçirilebilir adımlara bölün. Örneğin, bir proje yöneticisiyseniz, her bir teslimatın ilerlemesi için ne yapılması gerektiğini belirlemek isteyebilirsiniz
- Görevleri etiketler ve etiketler atayarak veya projelere ayırarak düzenleyin. Bu, iş yükünüzü yönetmenize ve görevleri etkili bir şekilde önceliklendirmenize yardımcı olur
- Görevlerinize odaklanın, her seferinde tek bir göreve yoğunlaşın. Bu, verimliliğinizi artırmakla kalmaz, işinizin kalitesini de garanti eder
- Son olarak, yansıtma , sistemin sorunsuz çalıştığından emin olmak için görev ve proje listenizi düzenli olarak gözden geçirmeyi içerir. Bu, taahhütlerinizi takip etmenizi, önceliklerinizi yeniden değerlendirmenizi ve gerekli ayarlamaları yapmanızı sağlar
Önerilen Okuma: Getting Things Done, David Allen
GTD sistemini daha iyi anlamak için David Allen'ın çığır açan verimlilik kitabıGetting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (İşleri Tamamlamak: Stres Olmadan Verimlilik Sanatı) ideal bir kaynaktır. GTD yöntemine ilişkin kesin bir kılavuz olan bu kitap, oluşturucusunun kendi içgörülerini ve pratik tavsiyelerini içerir. Modern iş hayatının karmaşıklıklarını aşmanıza yardımcı olmak için tasarlanmış bu kitap, görevlerinizi ve taahhütlerinizi verimli bir şekilde yönetmek için stratejiler sunar.
Allen, verimliliğin psikolojik yönlerini inceleyerek, geleneksel yapılacaklar listelerinin ve zaman yönetimi tekniklerinin neden genellikle yetersiz kaldığını açıklıyor. Onun yaklaşımı, zihninizi boşaltmaya odaklanarak, elinizdeki göreve odaklanmanızı ve daha yaratıcı olmanızı sağlar. Yazım stili konuşma dilinde ve ilgi çekicidir, karmaşık kavramları anlaşılır hale getirir.
GTD sisteminin ilk karmaşıklığı sizi caydırmasın. Kitap, süreci yönetilebilir parçalara ayırarak, pratik tavsiyeler ve net açıklamalarla her adımda size rehberlik eder. Verimlilik hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak yeni içgörüler keşfetmek için tekrar tekrar başvurabileceğiniz bir kaynaktır.
Bonus: Meraklılar, odaklanma konusunda başka kitapları da buradan keşfedebilirler.
gTD Sisteminin 5 Adımı
Getting Things Done (GTD) kitabında David Allen, Mark Twain'in şu sözünü paylaşıyor: "İlerleme sırrı, başlangıç yapmaktır. Başlangıç yapmanın sırrı ise, karmaşık ve zorlu görevleri küçük, yönetilebilir görevlere bölmek ve ilkinden başlamak."
Bu felsefe, GTD sisteminin özünü ve beş anahtar adımını destekler. Her birini daha yakından inceleyelim.
Adım 1: Yakalayın
Aklınıza bir şey geldiğinde — iş görevi, etkinlik, fikir veya kitap önerisi — GTD sisteminin ilk adımı bunu kaydetmenizi tavsiye eder. Bu, bilgileri Allen'ın gelen kutusu olarak adlandırdığı bir harici sisteme derhal kaydetmek anlamına gelir. 📥
Gelen kutusu, bilgileri beyninizde tutmadığınız sürece (Allen'ın deyimiyle, kafanız berbat bir ofis), herhangi bir fiziksel veya dijital girdi deposu olabilir. Bu, her şeyin düzgün bir şekilde belgelenmesini, hiçbir şeyin karışıklıkta kaybolmamasını ve fikirlerin asla kaybolmamasını sağlar.
David Allen'ın dediği gibi, "Zihniniz fikirleri tutmak için değil, üretmek içindir. Bu nedenle, görevlerden fikirlere kadar zihninizden geçen her şeyi güvenilir bir sisteme yazın, ister geleneksel kalem ve kağıt olsun, ister dijital bir GTD uygulaması. Notlarınızın yapılandırılmamış ve kaotik olması da sorun değil, bunları bir sonraki adımda düzenleyeceksiniz.
Allen, açık döngülerin zihinden temizlenmesi olarak adlandırdığı şeyi yaparak düşünceleri yakalamaya başlamayı önerir. Bu, aktif olarak düşünmeseniz bile, gelecekte bir noktada eylem gerektirebilecek fikirleri zihninizde aktif olarak aramak anlamına gelir.
Düşünceleri kaydetmenin hedefi? Dikkatinizi çeken her şeyi ortaya çıktığı anda belgeleyerek odaklanarak çalışmak için zihinsel alan açmak. Allen'a göre: Hedefler ve vizyonlar hakkındaki büyük sır, bunların tanımladığı gelecek değil, bunların yarattığı şimdiki değişimdir.
Adım 2: Netleştirin
Her şeyi yazdıktan sonra, GTD'nin bir sonraki adımı bunları netleştirmektir. Bu, önceki adımda oluşturduğunuz gelen kutusundaki her öğeyi gözden geçirip onlara bir anlam ve yapı kazandırmak anlamına gelir.
En önemlisi, öğelerin eyleme geçirilebilir olup olmadığına karar vermelisiniz.
Öğe eyleme geçirilebilir ise, bunu bir görev olarak düşünebilir ve ilerlemek için bir sonraki adımı belirleyebilirsiniz. İşte nasıl:
- Görev iki dakikadan az sürer: Hemen yapın
- Görev devredilebilir: Başka birine atayın
- Görev tamamlanmalıdır, ancak hemen değil: Son teslim tarihi belirleyin
- Görev birden fazla adımdan oluşur: Bunun için bir proje oluşturun
Öte yandan, öğe eyleme geçirilebilir değilse, çöp kutusuna atabilir, gelecekte potansiyel eylemler için bekletebilir veya referans olarak dosyalayabilirsiniz. 🗑️
Bu açıklığa kavuşturma süreci, dağınıklığı gidermenize, gerçekten önemli görevleri belirlemenize ve zamanınızı harcamaya değmeyenleri elemenize yardımcı olur.
Adım 3: Düzenleyin
Organizasyon genellikle netleştirme ile eş zamanlı olarak tamamlanır ve önceki iki adımda belirlenen ve netleştirilen görevlerin gerçekleştirilmesinin önünü açmak ile ilgilidir. Görevlerinizi ne kadar iyi organize ederseniz, bir sonraki adımı (Uygulama) o kadar kolay gerçekleştirirsiniz.
Allen, görevlerinizi odak alanları, projeler ve eyleme geçirilebilir listeler gibi çeşitli hiyerarşik kategorilere ayırmanızı önerir. Görevlerinizi, onlara atadığınız çeşitli etiketlere göre sınıflandırabilirsiniz. Görevleri son teslim tarihine, aciliyetine, önceliğine ve hatta her bir görevin gerektirdiği süreye göre gruplandırabilirsiniz. Önemli olan, size uygun bir sistem oluşturmaktır.
Bu adımda tutarlılık çok önemlidir. Seçtiğiniz düzenleme yöntemine sadık kalın, görevlerin daha yönetilebilir olduğunu göreceksiniz. İlerleme kaydetmeye başlayacak ve başarı hissi yaşayacaksınız.
Allen'ın sözlerini hatırlayın: Her şeyi yapabilirsiniz, ama her şeyi yapamazsınız.
Adım 4: Katılın
Katılım, işi yapmakla ilgilidir. Sağlam bir temel attınız, şimdi sisteme güvenip harekete geçme zamanı. Önceki adımların amacı, şu soruya tutarlı bir cevap vermekti: Sırada ne yapılacak?
Bağlamınızı, mevcut zamanınızı, enerji seviyenizi ve görevlerin önceliğini göz önünde bulundurun. En çekici göreve hemen dalmayın. Stratejik olun, sisteminizi takip edin ve sistemin size rehberlik etmesine izin verin.
Allen'ın dediği gibi: Yeterli sayıda doğru adım atıldığında, başlangıçta hayal ettiğiniz sonuca yeterince yakın bir durum ortaya çıkar ve bunu tamamlanmış olarak kabul edebilirsiniz.
Adım 5: Gözden geçirin
GTD sisteminin gözden geçirme aşaması, kaosa karşı stratejik savunmanızdır ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar. Bu adımda, sisteminizi güncel tutmak için görev listenizi düzenli olarak gözden geçirmeniz, gerektiğinde sıralamanız ve yeniden düzenlemeniz gerekir. 🌸
Her şeyin doğru yerde olduğundan ve doğru şeylere odaklandığınızdan emin olmak için bu fırsatı kaçırmayın. Bazı görevlerin artık geçerli olmadığını, bazılarının ise aniden acil hale geldiğini fark edebilirsiniz. Bu, hedeflerinizi yeniden değerlendirerek görevlerinizi önceliklerinizle uyumlu hale getirme için de uygun bir zamandır.
GTD sistemi iki tür inceleme içerir:
- Günlük İncelemeler: Bunlar, her gün başlangıçta veya sonunda yapılan hızlı kontroller. Takviminize ve bir sonraki eylemler listenize bakarak o gün yapılması gerekenleri görün
- Haftalık İncelemeler: Bu, GTD'nin bel kemiğidir ve vazgeçilmezdir. Her hafta sonu 1-2 saatinizi zihninizi boşaltmaya ve gelen tüm görevleri ve fikirleri kaydettiğinizden ve netleştirdiğinizden emin olmaya ayırın. Projelerinizi, aktif proje planlarınızı, bir sonraki eylemler listenizi, bekleyenler listenizi ve bir gün/belki listesini inceleyin
David Allen, haftalık gözden geçirmeyi "kritik başarı faktörü" olarak görür, çünkü sisteminizi düzenli olarak gözden geçirmek, sadece meşgul olmakla kalmayıp doğru görevlere odaklanmanızı sağlar.
GTD Sisteminin Popüler Kullanım Alanları
Allen, GTD sistemini 2001 yılında tanıttıktan kısa bir süre sonra, bu sistem özellikle ABD'de giderek büyüyen teknoloji ve bilgi profesyonelleri arasında en popüler ve en çok konuşulan verimlilik yöntemlerinden biri haline geldi.
Allen'ın fikirleri, 2000'li ve 2010'lu yılların başında önde gelen dergilerde sürekli olarak yer aldı ve tartışıldı. 2005 yılında Wired dergisi GTD sistemini bilgi çağının yeni kültü olarak nitelendirirken, Time dergisi 2007 yılında bu sistemi zamanının belirleyici kişisel gelişim kitabı olarak adlandırdı.
Ayrıca GTD sistemi, Lifehacker ve artık yayınlanmayan The Simple Dollar gibi popüler internet bloglarında sık sık bahsediliyordu. Radyo sunucusu Howard Stern ve blog yazarı ve podcast sunucusu Merlin Mann gibi tanınmış kişiler de bu sistemi tanıtıyordu. Bu arada General Mills gibi çok sayıda çok uluslu şirket ve CEO'ları, GTD ilkelerini faaliyetlerine uyguladı.
GTD sistemi, yirmi yıl önceki kadar popüler olmasa da ve hatta eleştirilere maruz kalsa da, basitliği ve çok yönlülüğü sayesinde profesyoneller, öğrenciler ve ev hanımları arasında hala popüler bir zaman ve görev yönetimi yöntemi olmaya devam ediyor.
Bonus ipucu: Bu ücretsiz ş Akışı şablonlarıyla GTD sisteminin adımlarını uygulamaya başlayın!
Getting Things Done Sistemi Örneği
Hedefleri yüksek bir pazarlama kampanyasını yöneten bir pazarlama müdürü olduğunuzu hayal edin. GTD sistemini zaman yönetimi ve verimliliği artırmak, görevlerinizi tamamlamak ve projeyi başarıyla sonuçlandırmak için nasıl uygulayabileceğinizi aşağıda görebilirsiniz:
- Kampanyayla ilgili görevleri, fikirleri ve sorumlulukları kaydedin. Bunlar, sosyal medya gönderileri için harika fikirler, son müşteri toplantısından izlenimler veya önemli bir e-posta olabilir. Her durumda, bu öğeleri kafanızdan harici bir gelen kutusuna taşıyın
- Gelen kutusundaki her bir öğeyi, eyleme geçirilebilir olup olmadığına karar vererek netleştirin. Eyleme geçirilebilir ise, sonraki adımları belirleyin. Örneğin, bir e-postaya yanıt vermek genellikle iki dakikadan az sürer ve hemen yapılmalıdır. Bu arada, önemli ancak hemen tamamlanması gerekmeyen "Sosyal medya gönderileri için görseller oluşturun" gibi görevleri planlamaya veya delege etmeye karar verebilirsiniz
- Görevleri farklı bağlam kategorilerine ayırın. Örneğin, "Sosyal medya gönderileri için görseller oluşturun" görevi "İçerik oluşturma" kategorisine girerken, "Tasarım takımıyla koordinasyon" görevi "Takım işbirliği" kategorisine girebilir. Özel bir görev kategorisi, tek seferlik görevler olabilir. Bu görevler iki dakikadan fazla sürer, ancak bir projenin tamamını oluşturmaz veya sosyal medya görsellerinin onaylanması gibi birden fazla adım gerektirmez
- GTD yöntemini kullanarak geliştirdiğiniz verimlilik planını izleyerek, netleştirdiğiniz ve düzenlediğiniz görevleri yerine getirin
- Görev listenizi düzenli olarak gözden geçirerek öncelikleri ayarlayın ve doğru yönde ilerlediğinizden emin olun
Getting Things Done Sistemini Kullanmanın Zorlukları
GTD sistemi, profesyonel ve kişisel verimliliği önemli ölçüde artırabilir, ancak aşmanız gereken bazı zorluklar da vardır. En önemlilerinden bazıları şunlardır:
- İlk kurulum: GTD sistemini kurmak zaman ve çaba gerektirir, ayrıca yeni iş akışlarına ve alışkanlıklara uyum sağlamak için bir dönem gerekir
- Tutarlılık: Sistemi uygulamak, disiplin ve özveri gerektiren sonsuz bir süreçtir ve yoğun dönemlerde veya acil durumlarda mümkün olmayabilir
- Karmaşıklık: Kaydetmeniz, işlemeniz ve düzenlemeniz gereken görevlerin hacmi sizi bunaltabilir
- Esnekliğin olmaması: GTD önceden belirlenmiş bir çerçevedir, bu nedenle çok sınırlayıcı olabilir ve ani değişikliklere veya beklenmedik görevlere her zaman uyum sağlayamayabilir
- Bağlam değiştirme : GTD sistemi, görevleri konum veya gerekli araçlar gibi bağlama göre gruplandırmayı gerektirir. Bu nedenle, farklı görev türleri ve bunları yönetmek için gereken araçlar arasında sürekli geçiş yapmak dikkatinizi dağıtabilir ve verimliliğinizi azaltabilir
Neyse ki, GTD sistemine alternatif veya tamamlayıcı araçlar olarak kullanabileceğiniz başka verimlilik ve görev yönetimi yöntemleri de vardır. Bunların en önemlileri şunlardır:
- Eisenhower Matrisi: GTD sisteminden farklı olarak, bu yöntem görevleri aciliyet ve öneme göre kategorize eder. Görevleri dört kadrana ayıran görsel bir araçtır
- Pomodoro Tekniği: İşi, genellikle 25 dakika süren ve kısa aralarla ayrılan Pomodoros adı verilen aralıklara bölmeyi içerir
- Kanban: Görevleri, farklı sütunların Yapılacak, İlerleme ve Tamamlandı gibi farklı görev aşamalarını temsil ettiği bir panoda kartlar olarak görselleştirmenizi sağlar. Kartları farklı sütunlara taşıyarak görevlerin durumlarını değiştirebilirsiniz
GTD sisteminin sınırlamalarına katlanmak veya alternatiflere başvurmak zorunda kalmadan bu sistemi kullanabileceğinizi söylesek ne dersiniz? İyi haber! Görevlerinizi ve zamanınızı bir profesyonel gibi yönetmek için istediğiniz yöntemi kullanmanıza olanak tanıyan hepsi bir arada verimlilik platformu ClickUp ile ödün vermek zorunda kalmazsınız!
ClickUp ile GTD Sistemini Uygulama
1.000'den fazla hazır şablon, çeşitli işbirliği ve zaman yönetimi araçları ve görevlerinizin ve projelerinizin üstünde kalmak için 15'ten fazla özelleştirilebilir görünüm ile ClickUp, benzeri görülmemiş bir verimlilik elde etmek için ihtiyacınız olan her şeyi size sağlar. 💪
GTD sistemini yeni kullanıyorsanız ve her şeyi ayarlamak için bir kısayola ihtiyacınız varsa, ClickUp'ın GTD şablonlarını seveceksiniz. Görevlerinizi yakalamak, işlemek ve tamamlamak için önceden hazırlanmış bir çerçeve sağlarlar. İşte en beğendiklerimiz:
ClickUp'ı kullanarak GTD sisteminin beş adımını nasıl etkili bir şekilde uygulayabileceğinizi görelim: 👇
Adım 1: Her şeyi kaydedin
Her şeyi düzenlemek veya ayrıntılı olarak planlamak için stres yapmayın; ilk adım, düşüncelerinizi kafanızdan çıkarıp kolayca erişilebilir, merkezi bir konuma aktarmaktır.
ClickUp, Not Defteri özelliği ile düşüncelerinizi ve fikirlerinizi zahmetsizce yakalamanızı sağlar. Hızlı hatırlatıcılar, toplantı notları veya aklınıza gelen her şeyi not almak için mükemmeldir. Ekranın sağ alt köşesindeki not defteri simgesine tıklamanız yeterlidir. Her notun kendi başlığı ve tarihi vardır ve daha sonra genişletebilir veya eklemeler yapabilirsiniz.
Not alma becerilerinizi bir üst seviyeye taşımak istiyorsanız, ClickUp Docs'u kullanın. Bu, platformun metin düzenleyicisi ve belge yönetim sistemidir; belgeleri gerçek zamanlı olarak oluşturmanıza, düzenlemenize ve üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Belgelere bağlantılar, resimler, yer imleri ve tablolar ekleyerek düşüncelerinize daha fazla derinlik ve bağlam katabilir, daha önce bahsettiğimiz açık döngüleri daha iyi yakalayabilirsiniz. Ayrıca, iç içe geçmiş alt sayfalar oluşturabilir, belgeleri birbirine bağlayabilir ve kolay erişim ve arama için kategoriler oluşturabilirsiniz.
Adım 2: İşleri netleştirin
Fikirlerinizi, düşüncelerinizi, resimlerinizi ve bağlantılarınızı Not Defteri ve Belgelerinizde yakalayıp düzgün bir şekilde sakladıktan sonra, bunlarla ne yapacağınıza karar verme zamanı gelir. Belirli bir öğenin eyleme geçirilebilir olduğuna karar verirseniz, platformun güçlü görev yönetimi paketi olan ClickUp Görevleri'ni kullanarak bu öğe için bir görev oluşturun.
Her ClickUp Görevinde, yapılması gerekenleri tanımlayabilir, görevi daha küçük alt görevlere bölebilir, ek bilgi için kendinize veya takımınıza yorumlar atayabilir veya hatırlatıcılar ekleyebilirsiniz.
Bu özellik, referans malzemesi olarak resim, bağlantı veya tüm Dokümanları ekleyerek her görevi en küçük ayrıntısına kadar netleştirmenizi sağlar. Ayrıca, kontrol listeleri ve yapılacaklar listeleri ekleyebilir ve hemen tamamlayamayacağınız daha karmaşık görevler için son teslim tarihleri belirleyebilirsiniz.
ClickUp ayrıca, GTD sisteminin önemli bir bileşeni olan yürütme sırasını hızlıca belirlemek için görevlerinize öncelik seviyeleri eklemenize olanak tanır. Dört seviye vardır: Acil, Yüksek, Normal ve Düşük. Her seviye, kolay tanımlama için renk kodlu bir öncelik bayrağıyla işaretlenmiştir.
Adım 3: Düzenli olun
Görevlerinize mümkün olduğunca fazla ayrıntı ekledikten sonra, bunları karmaşıklık, bağlam, çaba düzeyi, öncelik ve daha fazlası gibi önceden tanımlanmış kriterlere göre düzenleme ve gruplama zamanı geldi.
Görevleri filtrelemek ve sıralamak için ek kriterlere ihtiyacınız varsa, bunları Görev Etiketleri ile etiketleyebilir veya Özel Alanlar oluşturarak ekstra bir düzenleme düzeyi ekleyebilirsiniz. İlişkiler ve bağımlılıklar oluşturarak, ilgili görevler arasında hızlıca geçiş yapabilir ve net bir yürütme sırası belirleyebilirsiniz.
ClickUp'ın Hiyerarşi özelliği ile görevlerinizi iyileştirme ve eylem için düzenleyerek GTD yöntemini tam olarak benimseyebilirsiniz. Paylaşılan özniteliklere sahip görevleri listeler halinde düzenleyebilir, ilgili listelerden bir Klasör oluşturabilirsiniz. Birden fazla Klasörü, ClickUp Çalışma Alanı içindeki en geniş organizasyon birimi olan bir Alana gruplayabilirsiniz.
ClickUp, ilgili görevleri gruplamak ve izlemek için başka bir benzersiz özelliğe sahiptir : ClickUp Hedefleri. Uzun vadeli projelerinizi ve hedeflerinizi tamamlamak için ölçülebilir ve zaman sınırlı hedefler belirlemek ve otomatik ilerleme izleme ile bu hedeflere doğru ilerlemenizi izlemek için kullanın. Önemli kişisel ve takım hedefleri için ayrı Klasörler de oluşturabilirsiniz.
Adım 4: Katılın ve eyleme geçin
Katılma adımı, kolları sıvayıp görevlerinizi doğrudan ele aldığınız adımdır. Zihniniz açık ve her şey düzenli olduğunda, geriye tek yapmanız gereken işleri tamamlamak.
ClickUp, iş akışlarını kolaylaştıran ve verimliliği artıran gerçek zamanlı işbirliği ve zaman yönetimi özellikleriyle GTD sisteminin bu adımında size yardımcı olabilir. İşte favorilerimiz:
- Beyaz Tahtalar: Bu sonsuz tuvalleri, ortak beyin fırtınası ve fikir üretme için mükemmeldir. Beyaz Tahtalar üzerindeki nesneleri görevlere dönüştürerek fikirlerden eyleme saniyeler içinde geçebilirsiniz
- Zihin Haritaları: Planlama ve uygulamayı kolaylaştırmak için fikirler ve görevler arasındaki bağlantıları çizmek için kullanın
- Proje zaman takibi: Görevlere harcadığınız zamanı kaydedin, zaman tahminleri ayarlayın ve herhangi bir cihazdan notlar ekleyin
- Sohbet görünümü : ClickUp'ın yerel iletişim aracı, güncellemeleri paylaşmanıza ve takımınızla gerçek zamanlı olarak sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmanıza olanak tanır
Adım 5: Süreci gözden geçirin
İlerlemeyi ve durumu kontrol etmek, GTD sisteminizin işleyişi için çok önemlidir. Görev listenizi düzenli olarak gözden geçirip güncellemek, doğru yönde ilerlediğinizden emin olmanızı sağlar. Ani değişikliklere yanıt vermenize, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize ve işiniz üzerinde düşünmenize olanak tanır.
ClickUp'ın özelleştirilebilir görünümleri, görevlerinizi ve projelerinizi her açıdan görselleştirmenize ve izlemenize olanak tanır, böylece ilerlemenizi yakından takip edebilirsiniz. GTD sistemi bağlamında aşağıdaki görünümler çok yararlı olacaktır:
- Pano görünümü: Tüm görevlerinizi ve durumlarını kapsamlı bir şekilde gösteren Kanban tarzı bir pano
- İş yükü görünümü: Belirli bir dönemdeki takım üyesi başına iş miktarını gösterir
- Gantt görünümü: Proje ilerlemesini görselleştirir ve planlar, kaynakları yönetir, dönüm noktalarını ve engelleri belirler
- Zaman çizelgesi görünümü: Görevleri doğrusal bir görünümde planlayın ve görselleştirin
- Takvim görünümü: Zaman çizelgelerini yönetmenize, görevleri planlamanıza ve iş ayrıntılarını hızlıca gözden geçirmenize olanak tanır
ClickUp: GTD'yi Ustaca Kullanmak İçin Kesin Çözüm
GTD yöntemi, zihninizi düzenlemek ve görevleri yapılandırmak konusunda mükemmeldir, ancak gününüze sihirli bir şekilde saatler eklemez. Görevlerle aşırı yüklüyseniz, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek bir zorunluluktur.
David Allen'ın vurguladığı gibi, şimdi doğru kişilerle, doğru zamanda, kontrol edebileceğimiz şeyleri kontrol altına almak için uygun bir zaman
ClickUp'ın çok yönlü özellikleri ve şablonları ile GTD sistemini uygulamak hiç olmadığı kadar kolay hale geliyor. Zamanınızı kontrol altına almak ve işleri kolaylıkla halletmek için bugün ücretsiz kaydolun! 👏