Değişim Yönetimi Neden Her Zamankinden Daha Fazla Belirleyici Bir Faktör?
Günümüzde bir takımını veya bir organizasyonu yönetiyorsanız, zeminin ayaklarınızın altında kaymakta olduğunu biliyorsunuzdur.
İşyerindeki değişim hızı, özellikle AI dönüşümünü yönetme konusunda, durmak bilmiyor. Kariyerim boyunca kuruluşların uyum sağlamasına yardımcı oldum ve şunu kesin olarak söyleyebilirim: Başarılı olan takımlar ile geride kalan takımlar arasındaki gerçek fark, kullandıkları araçlar değil, değişimi ne kadar etkili yönettikleridir.
Ve bunu doğru bir şekilde yapmanın aciliyeti hiç bu kadar büyük olmamıştı.
Doğru değişim yönetimi olmadan, yeni teknolojiye yatırım yapmak size istediğiniz sonuçları vermeyecektir. Liderler, işlerin nasıl yapılacağı, takımların nasıl işbirliği yaptığı ve yeni araçlardan nasıl değer yaratıldığı konusunda derinlemesine düşünmelidir.
Riskler her zamankinden daha yüksek ve AI değişim yönetimini doğru bir şekilde gerçekleştirmenin aciliyeti hiç bu kadar büyük olmamıştı.
İş Dağınıklığı: Parçalanmanın Gizli Maliyeti
ClickUp'a katılmadan önce, büyük bir sağlık şirketinde iş sistemlerini yönetiyordum. Hesap, İK, mühendislik, pazarlama ve yatırım platformları dahil olmak üzere hayal edebileceğiniz her türlü SaaS aracına sahiptik.
Her takım kendi favori listesini seçti ve hiçbir takım birbiriyle iletişim kurmadı. Sonuç ne oldu? Sürekli darboğazlar, kaybedilen saatler ve sadece durum almak için sürekli BT kesintileri.
Bu, iş dağınıklığıdır: bağlantısız araçların yaygınlaşması, parçalanmış ş Akışları ve kaybolan bağlamlar — etkili değişim yönetiminin önündeki engeller. Bunu bir BT sorunu olarak ele almak, asıl meseleyi gözden kaçırmak demektir. Bu, açık ve net bir şekilde bir iş sorunudur.
Bilgiler dağınık olduğunda ve takımlar sistemler arasında geçiş yaptığında, verimlilik düşer, inovasyon durur ve bağlılık azalır.
Ayrıca, küresel verimlilikte 2,5 trilyon dolarlık bir kayıp gibi ağır bir mali yük de yaratmaktadır.
Şirketler bunu düzeltmeye çalışsa bile, uygulamalar genellikle yetersiz kalır.
Eski firmamda pazarlama için Jira'yı uygulamaya çalıştığımızda, takım görev bilinciyle eğitime katıldı, ancak hemen ardından beyaz tahtalarına geri döndü. Neden? Çünkü bu değişikliğin neden önemli olduğunu, onlara nasıl yardımcı olacağını veya ne tür bir destek alacaklarını açıklamamıştık.
Benimseme başarısız olur, çünkü araçlar çalışmaz, insanlar değişimin günlük işleriyle nasıl bağlantı içinde olduğunu görmezler.
Yakınsama Yarışı: Bağlam Neden Her Şeydir?
Harvard İş Dünyası, çalışanların zamanlarının %61'ini bilgi aktarmak, bilgi aramak veya çeşitli araçlarda bilgiyi güncellemekle geçirdiklerini ortaya koydu.
Her gün, yeni araçlar ve teknolojiler işi kolaylaştıracağına söz veriyor, ancak çoğu kuruluş sonunda daha fazla silo ve daha fazla karmaşıklıkla karşı karşıya kalıyor. Gerçek atılım, işinizi, bilginizi ve bağlamınızı tek bir yerde birleştirdiğinizde gerçekleşir; bu, başarıyla yönetilen değişim ve AI dönüşümünün temel ilkesidir.
Çünkü gerçek şu ki, AI, otomasyon ve dijital dönüşüm, erişebildikleri bağlam kadar güçlüdür. AI aracınızı her seferinde manuel olarak beslemek zorunda kalıyorsanız, hala çift iş yapıyorsunuz demektir. Gelecek, bağlamı birleştiren kuruluşlara aittir; iş, bilgi ve verilerin bir arada bulunduğu ve zekanın gerçek ş akışları içinde sorunsuz bir şekilde çalışabildiği kuruluşlara. Ve bu gelecek, hazır olsanız da olmasanız da geliyor.
Parçalanmış iş akışlarının gerçek etkisini anlamak için, kısa süre önce bilgi çalışanlarına konuşmaları nasıl eylem maddelerine dönüştürdükleri konusunda bir anket yaptık. Sonuçlar önemli bir boşluğu ortaya çıkardı: çoğu takım, sonraki adımları izlemek için hala manuel veya tutarsız yöntemlere güveniyor ve çok azı özel proje yönetimi araçları kullanıyor. Bu yapı eksikliği, önemli görevlerin genellikle gözden kaçmasına neden oluyor ve takımların uyumlu ve verimli kalmasını zorlaştırıyor.
ClickUp'ta bu bizim yol göstericimizdir. İnsanları daha verimli hale getirmek için kurulduk ve bunu yapmak için, özellik oluşturmanın ötesine geçerek bağlamın birleştirildiği, ş akışlarının bağlantılı olduğu ve takımların daha az sürtünmeyle daha hızlı hareket edebileceği bir temel oluşturuyoruz. Şimdi harekete geçen, siloları yıkıp işlerini birleştiren kuruluşlar, önümüzdeki on yılı şekillendirecek.
Ancak önce, bugün nerede durduğunuzu anlamanın bir yoluna ihtiyacınız var. İşte burada AI Dönüşüm Matrisi devreye giriyor.
AI Dönüşüm Matrisi: Bulunduğunuz Noktayı Teşhis Etme
Kuruluşların bulundukları yeri ve gitmeleri gereken yeri görmelerine yardımcı olmak için, mevcut durumunuzu teşhis etmek ve ileriye dönük bir yol haritası çizmek için pratik bir araç olan AI Dönüşüm Matrisi'ni kullanıyorum.
aI Dönüşüm Matrisinin görsel bir temsili: *
AI Dönüşüm Matrisinin dört çeyreği
- Düşük Bağlam, Düşük Yakınsama: Çoğu kuruluş bu noktadan başlar. Araçlar parçalanmış, veriler dağınık ve zeka izole pilot projelerle sınırlıdır. Manuel geçici çözümler normdur ve her yeni girişim tekerleği yeniden icat etmek gibi hissettirir
- Yüksek Bağlam, Düşük Yakınsama: Bazı takımlar zengin verilere ve derin uzmanlığa sahiptir, ancak bunlar silolar içinde kilitli kalır. Projeler umut vaat edebilir, ancak bağlam organizasyon genelinde akışkan olmadığı için ölçeklendirme imkansızdır
- Düşük Bağlam, Yüksek Yakınsama: Burada, araçlarınızı birleştirdiniz, ancak zekayı besleyen veriler ve bilgiler hala yetersiz veya güncel değil. Otomasyon mümkündür, ancak bağlam hala eksik olduğu için sonuçlar genel ve etkisizdir
- Yüksek Bağlam, Yüksek Yakınsama: Hedef budur. İş, bilgi ve bağlam birleştirilir. Zeka, canlı ş Akışı içinde çalışır ve gerçekten fark yaratan özelleştirilmiş içgörüler ve otomasyon sunar. Takımlar arama için daha az zaman harcayarak değer yaratmaya daha fazla zaman ayırır
Öncelikle şu soruyu dürüstçe yanıtlayarak başlayın: Bu matriste neredeyim? Deneyimlerime göre, çoğu şirket gerçekte olduklarından daha ileride olduklarını düşünüyor.
Bir sonraki soru şudur: Nasıl ilerleyebilirim? İşte burada değişim yönetimi köprü görevi görür.
Tanıdan Eyleme: Değişim Yönetimi Neden Köprü Rolü Oynuyor?
Matris yerinizi anlamak sadece başlangıçtır.
Gerçek zorluk ve fırsat, yüksek bağlam ve yüksek yakınsama ile karakterize edilen sağ üst kadrana doğru ilerlemektir.
Tekrarlamak gerekirse, teknoloji tek başına sizi hedefinize ulaştırmaz. Ancak insanlar ulaştırır.
Parçalanmışlıktan yakınsamaya, izole verilerden birleşik bağlama uzanan yolculuk, temelde insanların yolculuğudur ve etkili bir dijital dönüşüm stratejisinin bel kemiğidir.
Bu, zihniyetlerin değiştirilmesini, yeni alışkanlıklar edinilmesini ve sürdürülebilir değişim için gerekli koşulların yaratılmasını gerektirir. Ekipleriniz bu fikri benimsememiş ve kendilerini bu fikre adamamışsa, dünyadaki en gelişmiş araçlar bile sonuç vermeyecektir. Ayrıca, yol gösteren liderlere ve sürekli iyileşmeyi destekleyen esnek süreçlere de ihtiyacınız vardır.
Bunu, değişim yönetiminin dört temel direği ile açıklayacağım. Bu direkler, kuruluşların neyin değişmesi gerektiğini bilmekten, bunu gerçekten gerçekleştirmeye geçmelerini sağlayan kaldıraçlardır.
Değişim Yönetiminin Dört Temel Unsuru ve ClickUp'ta Bunları Nasıl Uyguladığımız
Değişim yönetiminin dört temel unsuru pratikte nasıl işliyor, aşağıda görebilirsiniz.
1. Yönetici desteği: temel
Değişim en tepeden başlar. En iyi liderler değişimi sadece onaylamakla kalmaz, hemen harekete geçerler. Platformu kullanır, özelliklerini ve değerini öğrenir, ardından vizyonunu iletir ve takımların ihtiyaç duydukları her şeye sahip olmasını sağlarlar. Yönetici desteği görünürlük, sesli ve süreklidir.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- CEO'muz ve COO'muz düzenli olarak AI girişimlerine katılır, kendi ş akışlarını paylaşım yapar ve şirket çapındaki kanallarda başarıları kutlar
- Liderlik, kendi günlük işlerinde ClickUp ve yapay zeka araçlarını kullanarak ve sonuçların paylaşımını yaparak "sözünü tutuyor"
- Yöneticiler satın almayı modelleyen bir tutum sergilediğinde, bu diğer herkes için bir ayar oluşturur
Yönetici sponsorluğunu teşvik etmek için atılması gereken adımlar:
- Üst düzey yöneticilerden görünürlükli destek alın
- Liderlerin değişim nedenlerini ve beklenen faydaları iletmeleri için net bir mesajlaşma stratejisi oluşturun
- Başarıyla bir lansman için gerekli zamanı, bütçeyi ve personeli ayırın
- Liderlerin yeni araçları kullanmaları ve deneyimlerinin paylaşımını aktif olarak gerçekleştirmeleri için olanaklar yaratın
2. Takım desteğini alın: erken ve sık sık iletişim kurun
Yukarıdan dayatılan değişiklikler nadiren kalıcı olur. En iyi sonuçlar, takımlar başından itibaren sahiplik hissettiklerinde elde edilir. Takım üyelerini erken aşamada sürece dahil edin, yeni değişikliği denemeleri için davet edin ve iyileştirme önerileri sunduklarında geri bildirim döngüleri oluşturun. Ardından, değişikliğin işlerini nasıl anlamlı bir şekilde etkilediğini göstermeleri için onları davet edin.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- Şirket genelinde, herhangi bir departmandan herkesin kendi AI destekli ş akışlarını sunabileceği AI yarışmaları düzenliyoruz
- Kazanan gönderiler, diğerlerine ilham vermek ve fikirleri yaymak için ana sohbet kanallarımızda sergilenir
- Katılım, sadece ürün ve mühendislik değil, satış, finans, insan kaynakları ve pazarlamayı da kapsıyor
Takım desteğini kazanmak için atılması gereken adımlar:
- Takım üyelerini dağıtım ve karar verme süreçlerinin erken aşamalarında dahil edin
- Çalışanların görüşlerini, endişelerini ve önerilerini paylaşım için açık kanallar oluşturun
- Geri bildirimleri kullanarak ş akışlarını iyileştirin ve yanıt verebilirliği gösterin
- Değişikliklerin günlük işinizi nasıl etkilediğini açıkça açıklayın ve "bunun bana ne faydası var?" sorusuna cevap verin
- Tüm öneriler kabul edilmese bile, katkıları kamuya açık bir şekilde takdir edin
3. Şampiyonlarınızı belirleyin: boşluğu doldurun
Şampiyonlar, liderlik ile daha geniş organizasyonu bağlantı sağlayan, organizasyonunuzdaki değişim ajanlarıdır. Yaygın olarak saygı duyulan, yenilikçi ve işlerin gerçekte nasıl tamamlandığına derinlemesine aşina olan kişilerdir. Şampiyonlar sadece vaaz vermekle kalmaz, değişim sürecinde yapı kurar, sorunları giderir ve güven uyandırır.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- Şampiyonlar ön saflarda liderlik eder, takım arkadaşlarının yeni araçları benimsemelerine yardımcı olmak için kolları sıvarlar
- Takımım ve ben, hem şampiyonların hem de yeni başlayanların öğrenebileceği, soru sorabileceği ve uygulamalı destek alabileceği haftalık atölye çalışmaları ve web seminerleri düzenliyoruz
- Takımlar engellerle karşılaştığında, şampiyonlar ve takım üyelerim adım atarak sorunları giderir, ş akışlarını birlikte oluşturur ve en iyi uygulamaları paylaşım yapar
Şampiyonları güçlendirmek için atılması gereken adımlar:
- Ş Akışı konusunda güçlü bilgiye sahip, saygın ve yenilikçi şampiyonları seçin
- Onları danışman, kurucu ve değişim öncüleri olarak dahil edin
- Eğitim oturumlarının erken aşamalarında şampiyonları dahil edin ve uygulamaların başlatılması sırasında onların katılımını sağlayın
- Şampiyonları mesajları güçlendirmek, endişeleri gidermek ve benimsemeyi modellemek için güçlendirin
- Şampiyonların, kuruluş genelinde değişimin aktif elçileri olarak hareket etmelerini sağlayın
4. Kademeli değişimi benimseyin: ivme kazanın
Her şeyi bir anda değiştirmeye çalışmak direnç yaratır. Takımlar güvenli bir şekilde denemeler yapabildiğinde, deneyimlerini kişiselleştirebildiğinde ve bu süreçte elde ettikleri ilerlemeyi kutlayabildiğinde ivme kazanılır.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- Her AI yarışması, zaman içinde yinelemeli iyileştirmelerle tek bir ş Akışına veya iş sorununa odaklanır
- Takımlar, değiştirilebilecek ve değiştirilemeyecek unsurlar için net sınırlar belirleyerek deneyimlerini kişiselleştirmeye teşvik edilir
- Kullanıcılar, organizasyonel standartlara uyum sağlarken ihtiyaçlarına uygun gizli görünümler oluşturur
- Küçük başarılar şirket çapında kanallarda kutlanır ve ilerlemeyi sürekli bir yolculuk olarak pekiştirir
Kademeli değişimi benimsemek için atılması gereken adımlar:
- Yönetilebilir aşamalar halinde değişiklikleri uygulamaya koyarak ivme kazanın
- Takımların yeni özellikleri test etmesine ve iyileştirmeler önermesine izin verin
- Esnek ve sabit ş Akışları için sınırlar belirleyin
- Gizli görünümler ve güvenli denemelerle kişiselleştirmeyi etkinleştirin
- Şampiyonlarla işbirliği yaparak, benimsemeyi yaygınlaştırın ve değişimi paylaşım uygulaması olarak normalleştirin
Yöneticinin Rolü: Vizyonu Eyleme Dönüştürmek
Büyük liderler örnek olarak öncülük ederler ve yöneticiler her türlü dönüşümün temel taşıdır. ClickUp'ta yöneticilerden "neden" ve "nasıl"ı iletmeleri, geri bildirimi kolaylaştırmaları ve takım üyelerinden bekledikleri davranışları örneklemeleri beklenir.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- Yöneticiler sadece seyirci değildir. Atölye çalışmalarına katılır, kendi ş akışlarındaki başarılarını paylaşım yapar ve takımlarını yarışma girdilerine katılmaya teşvik ederler
- Şampiyonları destekler, deneme için güvenli alan yaratır ve yeni araçları kendileri kullanır
Yöneticiler için adımlar:
- Değişimin amacını ve sürecini açıkça açıklayın
- Açık geri bildirimleri kolaylaştırın ve endişeleri giderin
- Yeni araçlar ve süreçler, takımlarla birlikte kullanın
- Şampiyonları destekleyin ve onlarla işbirliği yapın
Müşteri Başarı Yöneticisinin Rolü
Müşterilerimizin ClickUp'ı kullanmaya başlamasına yardımcı olurken, teşvik ettiğimiz süreç aynıdır. Ve burada, Müşteri Başarı Yöneticilerimiz (CSM) dönüşümün anahtar ortağıdır.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- CSM'lerimiz danışmanlık hizmetleri sağlar, planlamaya yardımcı olur ve en iyi uygulamaların paylaşımını yapar
- İş sonuçlarını iyileştirir, yönetici değerlendirmelerini kolaylaştırır ve takımların eğitim ve kaynaklara erişimini sağlar
- KPI'ları izlemeye, "eğitici eğitimi" programları yürütmeye ve yeni özellikler ve web seminerleriyle bağlantı kurmamıza yardımcı oluyorlar
CSM'nizi en iyi şekilde kullanmak için atmanız gereken adımlar:
- Yönetişim ve en iyi uygulamalar için danışmanlık hizmetlerini kullanın
- Özel başarı planları geliştirin ve iç eğitmenleri eğitin
- KPI katılımı ve raporlamayı kullanarak ilerleme izleme
- Eğitim ve web seminerleri gibi mevcut kaynaklardan yararlanın
Başarı için Planlama: Neye Odaklanmalı?
Başarıyla gerçekleştirilen uygulamalar tesadüfen veya iyi niyetle gerçekleşmez. Tasarlanmaları ve stratejileri oluşturulmaları gerekir.
clickUp'ta bu nasıl görünüyor:*
- Net dönüm noktaları ve iletişim ile aşamalı olarak devreye almayı planlıyoruz
- Kaynak sınırlamaları, teknik zorluklar veya çakışan öncelikler gibi kısıtlamaları erken aşamada tespit ediyor ve bunları doğrudan başlık altında ele alıyoruz
- Her girişim için MVP'leri tanımlıyor, ölçülebilir hedefler belirliyor ve işlevler arası proje takımları oluşturuyoruz
başarıyı planlamak için atılması gereken adımlar:*
- Organizasyonun hazırlık durumuna göre tek seferde devreye alma veya aşamalı devreye alma arasında karar verin
- Gerçekçi dönüm noktaları belirleyin ve bunları açıkça iletin
- Potansiyel engelleri erken tespit edin
- Dönüşümünüz için "asgari uygulanabilir ürün"ün ne anlama geldiğini netleştirin
- Yeni sistem veya süreç için ölçülebilir nesne belirleyin
- Sponsor, şampiyonlar, dağıtım liderleri, eğitim desteği ve testçilerden oluşan işlevler arası bir takım oluşturun
Değişime zeka katmak
Değişimin önündeki en büyük engellerden biri, açıkça direnç değil, sürtüşmedir. İnsanlar yeni iş yöntemlerini benimsemek isterler, ancak bu daha fazla adım, daha fazla araç veya daha fazla masraf anlamına geliyorsa, eski, rahat alışkanlıklarına geri dönme eğilimindedirler.
İşte ClickUp Brain ve ClickUp Brain Max bu noktada oyunun kurallarını değiştiriyor. Brain, takımların yeni süreçleri hatırlamasını istemek yerine, zekayı doğrudan günlük ş akışlarına entegre ediyor.
- * clickUp Brain, görevler, belgeler ve yorumlar arasında bilginin evrensel olarak aranabilir olmasını sağlar. "Bu güncelleme nerede?" diye sormak yerine, takımlar Brain'e sorarak anında yanıt alırlar
- clickUp Brain MAX daha da ileri giderek sesli giriş yoluyla güncellemeleri yakalar, notları eylem öğelerine* dönüştürür ve hatta acil işleri otomatik olarak ortaya çıkarır
Bilişsel yükü azaltarak ve doğru eylemleri kolay hale getirerek, yeni alışkanlıklar doğal ve sürdürülebilir bir şekilde yerleşir.
Front saflardan alınan dersler
Değişim yönetimi bir kontrol listesi değildir; dinlemek, yinelemek ve başarıları kutlamak gibi sürekli bir çalışmadır. ClickUp'ta AI yarışmaları düzenledik, teşvikler sunduk ve başarıları şirket çapında kanallarda yayınladık. Ancak en büyük etki, alışkanlıklar oluşturmak ve takımlara bu aracın onların özel iş sorunlarını nasıl çözdüğünü göstermekle elde edildi. Sorununuzun gözünüzün önünde çözüldüğünü görmek kadar etkili bir şey yoktur.
Favori anlardan biri, Mexico City'de düzenlenen Secret Supper etkinliğinde yaşandı. Satış görüşmelerini puanlamak ve kampanya içeriği oluşturmak için otomasyonlu bir iş akışını tanıttım. İnsanların "Bu gerçekten benim sorunumu çözüyor" diye fark etmelerini izlemek bir dönüm noktası oldu.
Bu "aha" anları, gerçek benimsemeyi sağlayan unsurlardır.
Şu Anın Aciliyeti
Ş Akışları, bağlam ve yapay zekanın birleştirilmesi olan bağlam yakınsamasına doğru hızlanan eğilim, rekabet avantajı için fırsat penceresinin daraldığı anlamına geliyor. Değişim yönetimini sonradan akla gelen bir şey olarak değil, strateji olarak ele alan kuruluşlar, diğerlerini geride bırakacak.
Kendi dönüşümünüzü başlatıyorsanız, beklemeyin. Küçük adımlarla başlayın, başarıları kutlayın, şampiyonlarınızı güçlendirin ve değişimin merkezinde yer alan insanları asla gözden kaçırmayın. Şimdi harekete geçen kuruluşlar, yani iş bağlamını birleştiren, iş dağınıklığını azaltan ve AI dönüşümünü yönlendiren kuruluşlar, işin geleceğini belirleyecektir.
Birlikte daha iyi bir şey inşa edelim.