Günlük Zoom görüşmeleriniz arasında sunumunuz üzerinde çalışmaya mı çalışıyorsunuz?
Gecikmiş bir raporu incelerken bir müşteri telefonuna cevap verebileceğinizi düşünüyor musunuz?
Bir daha düşünün. Birden fazla görevi aynı anda yapmak zaman kazanmanın bir yolu gibi görünebilir, ancak büyük olasılıkla yorgun düşeceksiniz ve iş akışınız ve iş kaliteniz düşecektir.
Araştırmalar, çoklu görevlerin zihinsel sağlığınıza ve verimliliğinize zarar verebileceğini göstermektedir. Stres seviyenizi azaltmak ve verimliliğinizi artırmak için atabileceğiniz bir adım, zamanınızın değerli olduğunu kabul etmek ve onu önemli şeyler için akıllıca kullandığınızdan emin olmaktır. İş uyarıları, bildirimler, e-postalar ve toplantı davetleri hiç bitmeyecekmiş gibi görünebilir, ancak teknolojinin gününüzü nasıl tüketebileceğini ve bunu nasıl daha iyi yönetebileceğinizi bilmek önemlidir.
ClickUp, Ulusal Sağlık Enstitüleri, Harvard Business Review ve haber raporlarından elde edilen araştırma ve kaynakları analiz ederek, ofiste en sık görülen 10 zaman kaybettirici faktörü ve bunlarla ilgili yapılacakları belirledi.
ClickUp'ın 22 zaman kazandıran verimlilik ipucuyla daha çok değil, daha akıllı çalışın.
1. TV ve Podcast'ler
Binlerce program ve milyonlarca podcast arasından seçim yapabileceğiniz akış hizmetlerine erişim sayesinde, medyanın ücretsiz zamanımızı ne kadar kolay tüketebileceği konusunda hiçbir şüphe yok. Podcast'lerinizin biriktiğini fark edebilir ve bir araştırma raporunu tamamlarken arka planda dinlediğinizi hissedebilirsiniz.
Peki, gerçekten aynı anda her ikisine de dikkatinizi verebilir misiniz?
Birçok insan, hiçbir şeyi kaçırmadan görevler arasında geçiş yapabileceğine inanır. Gerçekte ise, yetişkinler her şeyi aynı anda yapmak için verimliliklerini düşürür ve beyinlerini aşırı çalıştırır. Tek bir göreve odaklanmak zaman ve stres tasarrufu sağlayabilir.
ÇALIŞMA VE ODAKLANMA İÇİN EN İYİ 13 POMODORO ZAMANLAYICI UYGULAMASIPomodoro zaman yönetimi tekniği, günü küçük, verimli zaman bloklarına ayırır. Hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacak en iyi pomodoro uygulamalarını bulun.
2. Toplantılar
Hiç iş arkadaşınıza yaptıkları toplantının bir e-posta ile halledilebileceğini söylemek istediniz mi? Yalnız değilsiniz — birçok çalışan toplantıların büyük bir zaman kaybı olduğunu düşünüyor.
Danışmanlık firması Korn Ferry'nin 2019 yılında yaptığı bir araştırmaya göre, çalışanların %67'si toplantılarda çok fazla zaman harcamalarının işlerini etkili bir şekilde yapmalarını engellediğini düşünüyor.
Patronunuzu haftalık toplantıların sayısını azaltmaya ikna etmek için kısa ve öz bir toplantı gündemi oluşturun, zamana dikkat edin ve her toplantının bir amacı ve çıktısı olduğundan emin olun. Böylece, birden fazla kontrol gerekliliği ortadan kalkacak ve takım üyeleri görevlerine odaklanabilecek.
Patronunuza bir toplantı denetimi yapmayı teklif etmek, zaman kaybını azaltmaya yardımcı olabilir ve hatta şirkete para tasarrufu sağlayabilir.
Bonus: Uzaktan Çalışan Takımlar için Toplantı Sıklığı
3. Helikopter patronlar
Mikro yönetici bir patrona sahip olmak, çok kötü bir deneyim olabilir ve bir tür zorbalık olarak kabul edilebilir. Sürekli izlenmek veya sorgulanmak, çalışanların kendilerini güçsüz hissetmelerine neden olur.
Helikopter patronlar moral bozar, yetersiz performansa ve zaman kaybına yol açar. Tüm takım için aynı beklentileri özetleyen bir proje yönetimi süreci ayarlamak, herkesin işini takip etmesini ve bilgilenmesini sağlayabilir.
Mikro yöneticilerin her zaman kötü niyetleri yoktur; güven oluşturmak için bir projede onlarla işbirliği yapmayı düşünün.
4. Sosyal medya
Telefonunuzda sosyal medya ekranında geçirdiğiniz zamanı kontrol edin — feed'lerinizi kaydırarak ne kadar zaman kaybettiğinizi görünce şaşırabilirsiniz. Herkes yeni trend olan dans yarışmalarını sever, ancak aşırı tüketim iş verimliliğini önemli ölçüde engelleyebilir.
2020 yılında yapılan bir araştırma, sosyal medya kullanımının depresyon ve kaygıya da yol açabileceğini ortaya koydu. Sosyal medya bildirimlerinizi kapatmayı veya telefonunuzdan bazı uygulamaları silerek bir mola vermeyi düşünün.
5. BT sorunları
Teknik sorunlar, iş günü boyunca çok fazla zaman kaybına neden olabilir. Hiç önemli bir görevin ortasında Wi-Fi bağlantınız kesildi mi? BT departmanı sorunu gidermeye çalışırken, siz boş boş oturmak zorunda kalırsınız.
Robert Half Consulting'e göre, çalışanlar yılda ortalama olarak teknik sorunları gidermek için neredeyse iki hafta kaybediyor. Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte bu sorunlar artmış ve insanlar bir BT danışmanına erişimi olmadan evlerindeki teknolojiye güvenmek zorunda kalmıştır.
Yazılımınızı güncellemek ve bilgisayarınızı düzenli olarak yeniden başlatmak, küçük teknik sorunları çözmede harikalar yaratabilir.
6. Karar yükü
Her gün birden fazla karar vermenizi gerektiren bir pozisyonda olmak, karar yükünün artmasına neden olabilir ve bu da verimlilikte düşüşe ve buna bağlı olarak stres seviyesinde artışa yol açabilir.
Analiz felci, karar verme sürecini geciktiren ve bir görevi tamamlama yeteneğinizi engelleyen bir koşuldur. Bu yükü azaltmanın bir yolu, dikkatinizi dağıtan unsurları ortadan kaldırmak, en iyi karar konusunda emin değilseniz iş arkadaşlarınıza danışmak veya seçimi ağınızdaki başka bir uzmana devretmektir.
7. Oyun
Future Publishing'in Şubat 2022'de yaptığı bir ankete göre, ABD'deki yetişkinler her gün yaklaşık bir buçuk saatini mobil oyun oynamakla geçiriyor. Mayıs 2020'de, tam zamanlı çalışanların %80'i iş yerinde, hatta toplantılar sırasında bile oyun oynadığını itiraf etti. 😮
İş yerinde oyun oynamak büyük bir zaman kaybı olabilir. Sosyal medyada olduğu gibi, çalışma saatleri boyunca oyun uygulamalarını geçici olarak kaldırarak ve belirli bir günde oynayabileceğiniz süre için bir zaman sınırı ayarlayarak oyun oynama sürenizi sınırlayın.
8. Verimlilik tiyatrosu
Patronunuza verimli olduğunuzu ne sıklıkla kanıtlamak zorunda kalıyorsunuz?
Gün boyunca Slack durumunuzu güncellemekten, meşgul olduğunuzu göstermek için patronunuza gereksiz mesajlar göndermekten, verimlilik tiyatrosu yapıp her gün bir saate kadar zamanınızı boşa harcıyor olabilirsiniz. Patronunuza çalıştığınızı gösteren sonsuz ipuçları göndermek yerine, mesai bitiminden önce Slack üzerinden ilerlemeniz hakkında günlük bir güncelleme yapmayı düşünün.
9. Aşırı çalışma
Aşırı çalışmak ve tükenmişlik hissetmek, yaratıcı olmayı zorlaştırır. Dünya çapında birçok insan, sağlığımızı ciddi şekilde etkileyebilen tükenmişlik hissi yaşıyor.
İş yerinde kendinize sınırlar belirlemeyi düşünün. Ofiste çalışıyorsanız, iş bilgisayarınızı eve götürmeyi ve mesai saatleri dışında Slack bildirimlerini kapatmayı alışkanlık haline getirmeyin. Stresli hissettiğinizde veya tükenmişlik hissine yaklaştığınızda mola verin.
Birçok şirket, çalışanlarının tükenmişlik ve verimlilik düşüşünü önlemek için sağlık uygulamalarına yöneliyor.
ZAMAN YÖNETİMİ: HER ROL İÇİN ÖNEMLİ BİR BECERİNe iş yaparsanız yapın, bazı temel zaman yönetimi becerilerini öğrenmek, stres seviyenizi büyük ölçüde azaltırken verimliliğinizi korumanıza yardımcı olabilir.
10. Düzensizlik
Düzensizlik ve verimlilik nadiren bir arada bulunur. Çalışma alanınızı düzenli tutmak verimliliği artırabilir ve stresi azaltabilir.
Masalarımızda çok fazla zaman geçiriyoruz, o halde neden burayı keyifli bir ortama dönüştürmeyelim? Masalarınızın üzerine birkaç raf takarak görsel dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın ve yeniden düzenlemek için zaman ayırın.
Sakladığınız gereksiz öğeleri atmayı düşünün. Yeni temizlenmiş çalışma alanınız, güne taze bir başlangıç yapmanızı sağlayabilir.
Zaman Kaybına Neden Olan Unsurları Belirleyin ve Daha İyi İş Alışkanlıkları Oluşturmaya Bugün Başlayın
Kaos içinde yaşamak, sürekli programın gerisinde kalmak ve bunalmış hissetmek zorunda değilsiniz.
Ofiste zamanınızı boşa harcayan unsurları belirleyerek, bunları azaltmak için uygulanabilir adımlar atarak ve bir eylem planı oluşturarak verimliliğinizi artırabilir ve hayatınızda dengeyi yeniden kazanabilirsiniz.
Daha iyi iş alışkanlıkları oluşturmanıza ve yolunda ilerlemenize yardımcı olacak bir yol da ClickUp gibi hepsi bir arada proje yönetimi aracını kullanmaktır. Zaman takibi, hedef belirleme ve izleme özelliklerinin yanı sıra yüzlerce diğer özelleştirilebilir özelliği tek bir platformda sunarak dikkatinizin dağılmasını önler, verimliliğinizi artırır ve işinize odaklanmanıza yardımcı olur.
Bu güçlü aracı kullanarak yeni bir kontrol hissi kazanın, değerli zamanınızı geri kazanın ve uzun zamandır uğraştığınız iş-yaşam dengesinin tadını çıkarmaya başlayın. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!
Misafir Yazar: