gider Yönetiminizi ve Takımınızın İş Akışını Optimize Etmek İçin 5 İpucu

Antonio, yeni kurulan şirketler için özel olarak tasarlanmış finansal hizmetler şirketi Tribal Credit'te kelime sihirbazlığı yapıyor. Kamu işlerinde ve şimdi de finans ve girişimcilik alanında karar vericilerin hikayelerini anlatma konusunda 5 yıldan fazla deneyime sahiptir. İş yerinde kafein toleransını test etmediği zamanlarda Muay Thai yapabilir veya roman okuyabilir.

Bir şirketin hızlı temposunu, gider yönetimi gibi hassasiyet gerektiren bir görevle dengelemek, verimlilik açısından giderek daha zor hale geliyor.

SAP Concur'un bir raporuna göre, her 10 çalışandan 6'sı en az bir kez hatalı gider raporu sunmuş ve en az %33'ü beş veya daha fazla hata içeren belgeler sunmuştur.

Bu belirsizliği bulmak için, çalışanlar her girişi taramak zorundadır ve bunu bulabilecekleri garantisi yoktur. Bu durum, yüksek maliyetlere ve uyum risklerine yol açabilir.

Günümüzde, bu sorunları çözmek ve verimliliği ölçerek fırsat alanlarımızı tespit etmek için özel yönetim araçları bulunmaktadır .

Peki, bu neden hala bir sorun?

Buradaki zorluk, kullanılabilir araçların eksikliği değil, sayılarının giderek artmasıdır. Finans liderleri, takımın performansı için en uygun araç ve hizmetleri seçmek zorundadır ve bu görev genellikle başlı başına bir zorluktur.

Takımınızın biraz desteğe ihtiyacı varsa, size yardımcı olmak için buradayız.

Gider yönetimi takımınızın verimliliğini ve hassasiyetini artıracak beş ipucu.

Ama önce başlangıçtan başlayalım.

Gider yönetimi takımı ne yapar?

İlk iş seyahatinizi hatırlıyor musunuz? Biz hatırlıyoruz ve ayrıca uçak bileti makbuzlarını kaybettiğimizi ve bu nedenle muhasebe takımına sunamadığımızı da hatırlıyoruz. Kaçınılmaz olarak, klasik hayal kırıklığı bakışlarıyla karşılaştık.

Yukarıda bahsedilen sorunları önlemek için, bir gider yönetimi ekibi, şirketin faaliyetlerinde hesap verebilirliği sağlamak için seyahatiniz sırasında topladığınız tüm biletleri, faturaları veya makbuzları kullanarak her giderin haklı olup olmadığını ve proje bütçesine uygun olup olmadığını kontrol eder. Temel olarak, şirketin nakit akışının koruyucularıdır ve işleri finansal sağlık için çok önemlidir!

Böylesine hayati bir fonksiyona sahip bir gider yönetimi takımı olmadan, tüm operasyon zarar görebilir. Çünkü dünyadaki hiçbir şirket parasız kalmak istemez, değil mi?

Şunu bir düşünün: CB Insights, nakit sıkıntısının girişimlerin başarısız olmasının ilk nedeni olduğunu savunuyor. 100'den fazla ölüm sonrası raporu analiz ettikten sonra, yatırımcıların sonraki turlara katılımını sağlayamamanın ana nedenlerinden birinin, giderlerin kesin olarak öngörülememesi olduğunu fark ettiler.

Bu nedenle, gider yönetimi ekibinin verimliliğini artırabilecek araç ve hizmetlerin doğru kombinasyonu, tüm organizasyona fayda sağlayabilir.

Hack #1: Gerçek zamanlı izleme

Giderlerin kağıt üzerinde tutulduğu günlerde, nakit akışının ne zaman, nerede ve nasıl harcandığını gerçek zamanlı olarak gösteren bir cihaz, muhasebe departmanlarının en değerli varlığıydı.

Şirketler, proaktif davranmak ve mümkün olan en kısa sürede harekete geçmek her zaman daha iyi olduğu için, olası anormallikleri önceden öngörebilecek gider takımlarına ihtiyaç duyar.

Her operasyon dönemi için denge noktasına göre, takımlar bir gider tavanı belirleyebilir ve para akışını gerçek zamanlı olarak izleyebilecekleri ve olası sorunları görebilecekleri bir gösterge paneli kullanabilirler .

Hack #2: Birkaç tıklamayla rapor oluşturun

Aberdeen Group, tek bir gider raporunun işlenmesinin küçük ve orta ölçekli işletmelere ortalama 35 ABD doları maliyeti olduğunu tahmin ediyor.

Tekrar yapmak yerine iki kez kontrol etmek daha ucuz olmaz mı?

Rapor oluşturmak için daha az zaman harcayın ve takımınızın tutarsızlıkları kontrol etmesi için zaman kazanın.

ClickUp'ın Gösterge Paneli gibi yazılım çözümlerini ve rapor oluşturma araçlarını kullanmak, takımın verimliliğini optimize etmesini ve rapor oluşturmak için gereken süreyi kısaltmasını sağlar.

Ayrıca, tüm takımınız için kendi görev kontrol merkezinizi oluşturabilirsiniz. Bu sayede, takımınızın işleri hakkında değerli bilgiler edinebilir ve maliyetleri azaltmak için gider raporlama sürecinizi iyileştirebileceğiniz alanları belirleyebilirsiniz.

📌 Profesyonel İpucu: ClickUp Üniversitesi'ni izleyin : Gösterge Panelleriyle Raporlamadan Yararlanın

Hack #3: Hikayenizi anlatın ve köprüler kurun

Finans takımlarının (ve genel olarak finans uzmanlarının) bilgilerini ve içgörülerini, en azından bu konuda bilgisi olmayanlara, erişilebilir ve ikna edici bir şekilde aktarmakta zorluk çekmesi alışılmadık bir durum değildir.

Grafik ve çizelgelerin neden sıkıcı istatistiklerin kuru bir derlemesi olduğu sorulduğunda, Edward Tufte ( Bloomberg tarafından grafiklerin Galileo'su olarak adlandırılan kişi) şöyle cevap verdi:

İstatistikler sıkıcı geliyorsa, sayılar yanlış demektir.

Raporlarınızın sıkıcı olmasını önleyin. Bunu sadece eğlence için değil, öncelikle netlik için yapın.

Görsel yardım ve hikaye anlatımı tekniklerini ş Akışınıza dahil edin ve takımlar arası iletişimi ne kadar iyileştirebileceğinizi görün.

Hack #4: Kolay karar verme

Gösterge paneli ve tek tıklamayla raporlama gibi araçlar sayesinde, takımınız gerçek zamanlı* olarak kaliteli verilerle içgörüler elde ederse, finans liderleri ve iş karar vericileri neredeyse tamamen planlama ve stratejiye odaklanabilir.

Gartner'ın yıllık CFO anketine göre, 2021 yılında finans liderlerinin en önemli önceliği gelişmiş veri analitiği olacak.

Finans departmanlarının dönüşümünde gelişmiş veri analitiği ve dijital araçların önemi ve karmaşıklığı, paydaşların işlerini bir üst seviyeye taşımak için temel unsurlar olacaktır.

Geçiş sürecini kolaylaştırmak için doğru hizmet sağlayıcılara sahip olmak çok önemlidir.

Bonus: Genel muhasebe şablonları

Hack #5: Takımınıza yatırım yapın

AMI-Partners tarafından yapılan bir araştırma, finans ekibinin entegre bir gider, seyahat ve fatura çözümü kullanarak çalışan başına yıllık 500 saate kadar zaman kazanabileceğini ortaya koydu .

Gider yönetimine özel entegre hizmetler sayesinde, tasarruf ettikleri zamanı aşağıdaki gibi önemli faaliyetlere yeniden yatırabilirler:

Takımınızın acil işler yerine önemli işlere odaklanabilmesi için ayırdığınız her kaynak, verimliliği artıran yönetim ile verimliliği artırmayan yönetim arasındaki farkı oluşturur.

Ve bu sayede, şirketin finansal açıdan sağlıklı olma şansını artırmak için.

Başarılı gider yönetimi burada başlar

Proje Yönetimi metodolojileri ile Finans ve Gider Yönetimi takımları arasında kurulan köprü, iş akışlarını optimize etmeyi amaçlamaktadır.

Verileri tek bir alanda toplayarak ve erişilebilir hale getirerek, ekibinizin doygunlukla uğraşmadan harekete geçmek için ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olacaksınız.

Gider yönetimi takımını doğru araçlar ve son teknoloji yeniliklerle verimliliğin ön saflarına taşımak gerekir.

Uçak biletlerinin kaybolması nedeniyle iş arkadaşlarınızın hayal kırıklığına uğramış bakışlarına maruz kalmak artık geçmişte kaldı.