Motivasyonu düşük çalışanların ABD ekonomisine yıllık 1,9 trilyon dolarlık verimlilik kaybına mal olduğunu biliyor muydunuz?
Verimli çalışanlar her şirket için bir değerdir. Daha kısa sürede daha fazla iş yaparlar ve iş gücünü artırmadan iş gelirini artırırlar.
Kuruluşlar, çalışan verimliliğini ölçmek için önemli miktarda zaman, araç ve kaynak yatırımı yapmaktadır. Bu çaba, yalnızca yüksek performans gösteren çalışanları belirlemeye ve ikramiye ve teşvikleri planlamaya yardımcı olmakla kalmaz. Aynı zamanda, çalışanların toplu verimlilik düzeylerini etkileyen darboğazları ve verimsiz süreçleri tespit etmeyi de sağlar.
Ama önce, verimlilik nedir? Tamamlanan görevlerin sayısı mı, çalışılan saatler mi, yoksa ulaşılan hedefler mi? Çoğu iş için, tüm bu unsurların ve daha fazlasının bir karışımıdır.
Bu blog yazısında, işlerin bireysel ve toplu verimlilik düzeylerini ölçmek için kullanabilecekleri çeşitli verimlilik ölçütlerini inceleyeceğiz.
Verimliliği Anlamak
Verimlilik, yatırım yaptığınız kaynaklardan en değerli çıktıyı elde etmekle ilgilidir. Bu nedenle, verimlilik ve ekonomik büyüme birbiriyle yakından bağlantılıdır. İş döngüleri, resesyonlar ve enflasyon oranları verimliliği büyük ölçüde etkiler. Örneğin, resesyonlar işten çıkarmalara yol açabilir ve bu da işgücü verimliliğini düşürebilir.
Benzer şekilde, istikrarlı bir makroekonomik ortam çalışanların güvenini ve iş güvenliğini artırır. İş gücünüz görevlerine daha fazla adanmışlık ve bağlılıkla odaklanma olasılığı daha yüksektir. Ayrıca, "istikrarlı makroekonomik ortam" genellikle "istikrarlı iş koşulları" anlamına geldiğinden, şirketler tutarlı operasyonlarını sürdürür ve maliyet kesinti önlemlerinden kaçınır.
Ekonomik koşulların işgücü verimliliği üzerindeki etkisini analiz eden bir çerçeve, Toplam Faktör Verimliliği (TFP) olarak da adlandırılan Solow Artığıdır.
Solow Residual çerçevesinde, "verimlilik" çıktı ile girdi karşılaştırmasında açıklanamayan faktörü ifade eder. Bu açıklanamayan çıktı artışı, teknolojik gelişmelerden ve çalışan verimliliğinden kaynaklanan verimlilik artışlarına atfedilir.
Verimliliği Etkileyen Faktörler
Çalışan verimliliğini etkileyen bazı yaygın faktörler şunlardır:
- Takım dinamikleri: Takım arkadaşları ve yöneticiler arasındaki gergin ilişkiler çatışmalara ve moral bozukluğuna yol açarak, sonuçta takımın verimlilik düzeyini düşürebilir
- Organizasyonel süreçler: Verimsiz iş akışları ve hantal süreçler de hatalara ve gecikmelere neden olabilir, çalışanları hayal kırıklığına uğratabilir ve verimliliklerini düşürebilir
- İletişim: Verimlilik düzeylerini engelleyebilecek bir diğer faktör, belirsiz talimatlar, mikro yönetim veya iş gününü yoran sık toplantılar gibi zayıf iletişim uygulamalarıdır
- Teknolojik altyapı: Doğru ekipman ve yazılıma sahip olmamak da büyük bir fark yaratabilir. Eski bilgisayarlar, yavaş internet veya yetersiz yazılımlar verimliliği olumsuz etkileyebilir
- İş yükü: Gerçekçi olmayan teslim tarihleri ve yetersiz kaynaklar, çalışanların verimlilik düzeylerini değil, genel refahlarını da etkileyen diğer önemli unsurlardır
Verimlilik, birbiriyle bağlantılı birçok faktörün bir fonksiyonudur. Bu nedenle, süreçlerini iyileştirmeye ve işgücünü sağlıklı ve mutlu tutmaya önem veren bir kuruluş için doğru verimlilik seviyesini ölçmek önem kazanır.
Verimliliği Ölçme
Verimliliği ölçmek için çeşitli yöntemler ve çerçeveler vardır. Bu verimlilik ölçümleri, organizasyondaki her bir çalışanın, departmanın ve fonksiyonun ne kadar verimli olduğunu (ve sayılarda iyileştirme alanı olup olmadığını) ölçmek için birden fazla unsur, metrik ve temel formülü hesaba katar.
Verimlilik ölçümünün farklı seviyeleri
Bir şirkette verimliliği ölçmek için, tek tek çalışanlardan tüm organizasyona kadar dikkate almanız gereken farklı katmanlar vardır. Her katman, bir kişinin çıktısı, takım sonuçları veya genel şirket performansı gibi şirket operasyonlarına farklı bir görünüm sunar.
Bireyler
Kişisel verimlilik raporları, bireysel verimliliği analiz etmek için harika bir yoldur. Neyse ki, çoğu proje yönetimi veya verimlilik aracı, bireylerin performansı ve verimliliği hakkında yerleşik raporlar sağlar.
Örneğin, ClickUp Kişisel Verimlilik Raporu Şablonu, çalışanların çeşitli haftalık ve aylık görevlerde geçirdikleri zamanı izlemelerine olanak tanır.
Şablon, aşağıdaki gibi verileri gösterir:
- Bir çalışan farklı öncelik düzeylerindeki görevlere ne kadar zaman ayırıyor?
- Performans seviyelerini nasıl iyileştirebilecekleri ve daha hızlı çalışabilecekleri
- Hedeflerine veya amaçlarına doğru kaydettikleri genel ilerleme
Bireyler ayrıca Faturalandırma, Görev Türü, İlerleme ve Teslim Süresi gibi özel özellikleri kullanarak önemli görev ayrıntılarını saklayabilir ve verimlilik verilerini daha ayrıntılı bir şekilde görüntüleyebilir.
Takımlar
Takımlar için verimlilik ölçümü, bireysel çabaları ortak hedeflerle uyumlu hale getirmekle başlar. Bu, takım için net ve ölçülebilir hedefler belirlemeyi ve bu hedeflere ulaşma yolundaki ilerlemeyi izlemeyi içerir. Bu, takım üyelerinin ortak hedefler doğrultusunda çalışmasını sağlar ve kolektif hedeflerin gerçekleştirilmesine dayalı performans değerlendirmesini mümkün kılar.
Bu, pazarlama takımları için nitelikli müşteri adaylarının sayısı ve satış takımları için kullanıcı başına gelir gibi hedeflere dönüştürülebilir. Burada da proje yönetimi aracınızın hedef izleme özelliklerinden yararlanabilirsiniz.
Örneğin, ClickUp Hedefleri ile ilerlemeyi ve verimliliği ölçmek için farklı türde hedefler belirleyebilirsiniz, örneğin:
- Sayı hedefleri: Bir ayda kaç tane nitelikli potansiyel müşteri oluşturulduğunu izlemek için
- Evet/hayır hedefleri: Bir özelliğin veya hata düzeltmesinin planlandığı gibi yayınlanıp yayınlanmadığını kontrol etmek için
- Görev hedefleri: Bir müşteri hizmetleri temsilcisinin her hafta kapattığı destek biletlerinin sayısını saymak
SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zaman sınırlı) hedefler belirleyerek ve bu hedeflere yönelik ilerlemeyi düzenli olarak izleyerek, takımınızın toplu verimliliğini etkili bir şekilde ölçebilir ve her hafta, ay ve çeyrekte hedeflerinize ulaşmanızı sağlayabilirsiniz.
Kuruluşlar
Çoğu kuruluş, verimlilik indeksini gelir artış oranları, kar marjları ve yatırım getirisi (ROI) gibi sayıları inceleyerek belirler.
Bu durumda, pazarlama, satış ve müşteri başarısı gibi farklı departmanlar, potansiyel müşteri oluşturma, müşteri etkileşimi ve yıllık tekrarlayan gelir (ARR) gibi birkaç stratejik hedefe uyum sağlar ve bu hedefler doğrultusunda çalışır.
Kuruluş genelindeki verimlilik oranını ölçmenin iki yolu:
- Çalışan başına gelir: Toplam gelirinizi toplam çalışan sayısına bölerek çalışan başına gelirinizi bulabilirsiniz. Örneğin, 20 çalışanınız varsa ve bir haftalık geliriniz 100.000 $ ise, her çalışan ortalama 5000 $ gelir elde etmektedir
- Takım etkinliği oranı: Öncelikle, brüt kârınızı (gelirinizden tüm giderlerinizi çıkararak) hesaplayın. Ardından, kârınızı çalışanlarınızın maaş maliyetlerine bölün. Brüt kârınız 50.000 $ ve çalışanlarınıza yaptığınız toplam yatırım 5000 $ ise, takım etkinliği oranınız 10:1'dir
Takım etkinliği oranının iyi yanı, sadece gelir veya kârla sınırlı kalmamanızdır. Net Promoter Score (NPS) ve sprint tamamlama oranı gibi diğer performans ölçütlerini de kullanabilirsiniz.
Verimliliği ölçmek için üç formül
Farklı sektörler için verimlilik indeksini ölçebilecek bazı yaygın formüller aşağıda verilmiştir.
1. İşgücü verimliliği
Bu, tüm formüllerin en basiti: Yapılacak tek şey, çıktınızı girdiye bölmek.
Bir imalat şirketi haftada 1.000 adet ürün üretiyorsa, bunları üretmek için 100 saatlik iş gücü gerekir. Bu durumda verimlilik 1.000/100, yani saatte 10 adet olur.
2. Hedef tabanlı hesaplama
Bu yaklaşım, önceden tanımlanmış hedefler veya amaçlara göre performansı değerlendirmeye odaklanır. Burada, belirli bir hedefin karşılanıp karşılanmadığı, aşılıp aşılmadığı veya başarısız olup olmadığı açıkça belirtilir. Ardından stratejinizi yeniden değerlendirebilir ve gelecekteki başarılarınız için plan yapabilirsiniz.
Örneğin, hedefiniz aylık gelirinizi %20 artırmaksa, verimlilik oranınız şu şekilde ölçülür:
- Bu hedefe ulaşın ve gelirinizi %20 artırın (%100 verimlilik oranı)
- Hedefi aştınız ve gelirinizi %25 artırdınız (%125 verimlilik oranı)
- Hedefinizin altında kalarak gelirinizi %15 artırın (%75 verimlilik oranı)
3. 360 derece geri bildirim
Bu yöntemde, bir bireyin veya takımın performansını kapsamlı bir şekilde değerlendirmek için meslektaşlar, yöneticiler, müşteriler ve çalışanlar gibi çeşitli kaynaklardan geri bildirim toplarsınız.
Anketler ve görüşmeler yoluyla veya önceden tanımlanmış kriterlere göre bireyleri veya takımları puanlayarak geri bildirim toplayabilirsiniz. Diğer iki yöntemden farklı olarak, 360 derece geri bildirim niceliksel olmaktan çok niteliksel olup, bir bireyin veya takımın performansı hakkında daha ayrıntılı bilgi sağlar.
Verimlilik ve etkinlik hesaplama
Verimlilik genellikle etkinlik ile eşanlamlı olarak kullanılır, ancak bu iki kavram belirli bağlamlarda farklı anlamlara gelir.
- Verimlilik, çıktı ile girdi arasındaki ilişkiyi, yani girdi birimi başına üretilen çıktının miktarını veya kalitesini analiz eder. Dolayısıyla, formül Çıktı / Girdi ölçüsüdür
- Verimlilik ise, istenen sonuçlara ulaşmak için kaynakların ne kadar iyi kullanıldığını değerlendirir. Dolayısıyla formül (Çıktı / Girdi) x 100% şeklinde olur
Her iki ölçüt de organizasyonel performans için önemlidir, ancak operasyonel etkinlik konusunda farklı bakış açıları sunar.
Verimliliği ölçme: Gerçek hayattan örnekler
Farklı sektörlerde verimliliği nasıl ölçebileceğinizi öğrenin:
- Üretim: Montaj hattında saatte üretilen birimlerin izlenmesi
- Hizmet: Çağrı merkezinde her bir temsilci tarafından günde yanıtlanan müşteri çağrılarının sayısı
- Perakende: Perakende mağazasında çalışan başına satış gelirinin hesaplanması
- Teknoloji: Her sprint döngüsünde sunulan yeni özelliklerin ölçülmesi
- Konaklama: Otellerde oda doluluk oranını veya mevcut oda başına geliri ölçme
İşte farklı takımlar veya iş rolleri için kullanabileceğiniz bazı KPI'lar:
- Pazarlama: Gelen potansiyel müşteriler, web sitesi ziyaretleri, reklam dönüşümleri
- Satış: Yeni hesaplar, elde edilen gelir, dönüşüm oranı
- Ürün ve mühendislik: Yeni özellikler, düzeltmeler, pazara sunma süresi
- Müşteri başarısı: NPS puanı, yanıt sayısı, müşteri yorumları
Son olarak, verimliliği ölçerken, tek bir faktöre aşırı önem vermemeye dikkat edin; ister bireyler ister takımlar olsun, ister nicelik ister nitelik olsun. Önemli olan sadece sayılar değildir; kalite, bağlam ve diğer nüansları da hesaba katmalısınız.
Verimliliği ölçmek, nicel ve nitel metriklerin bir karışımını kullanmayı, gerçekçi hedefler belirlemeyi ve sürekli iyileştirme kültürünü teşvik etmeyi içerir.
Uzaktan çalışan takımlarınızın verimliliğini ölçmek de aynı derecede önemlidir.
Uzaktan Çalışmada Verimliliği Ölçme
Yapay zeka (AI), blok zinciri, sanal gerçeklik (VR) ve otomasyon gibi teknolojik gelişmelerle karakterize edilen Dördüncü Sanayi Devrimi, iş yapış şeklimizi kökünden değiştirdi.
Şirketler sadece hibrit ve uzaktan çalışmaya geçmekle kalmıyor, aynı zamanda sürekli olarak yükleniciler, ajanslar ve serbest çalışanlarla takım oluşturuyor. Küresel olarak yayılmış bu işgücü, doğru verimlilik önlemlerini uygulamayı gerçekten zorlaştırıyor.
İşte burada ClickUp gibi çalışma alanı yönetimi ve verimlilik izleme araçları devreye girer. Kapsamlı bir araç seti (proje yönetimi, iç iletişim, belgeler ve hatta otomasyonlar) ile ClickUp, kuruluşların hem bireysel hem de takım verimliliğini izlemesine yardımcı olabilir.
Ayrıca, eşzamansız ve gerçek zamanlı iletişim araçları, otomasyon yetenekleri ve daha fazlası, iletişimi kolaylaştırmanıza ve yoğun iş yükünü azaltmanıza yardımcı olabilir. İşte nasıl:
Projelerinizi takip edin
ClickUp ile ayrı projeler (görevler, alt görevler ve eylem öğeleri ile) oluşturabilir, bunları takım üyelerine atayabilir ve durum güncellemelerini tek bir yerden tartışabilirsiniz. Ayrıca, ClickUp Pano Görünümü'nü kullanarak görevleri düzenleyebilir (ve sürükleyip bırakabilirsiniz) ve durumlarını hızlı bir şekilde güncelleyebilirsiniz.
ClickUp'ta her görev veya eylem öğesi için Sprint Puanları ve öncelik düzeyleri atayarak verimliliği ölçün. Bu, her çalışanın (ve takımın) her sprint döngüsünde tamamladığı işi ölçmenize yardımcı olabilir.
Ek bir avantaj olarak, sprint puanları her görevi tamamlamak için gereken zamanı ve çabayı tahmin etmenize yardımcı olabilir, böylece takımınızı aşırı yüklemeden görevleri verimli bir şekilde dağıtabilirsiniz.
İlerleme performans grafiklerini ölçün
Verimliliğinizi ölçmenin bir başka harika yolu, her sprint veya proje için hedefler belirlemektir. ClickUp, takımınızın ilerlemesini analiz edebilen, darboğazları belirleyebilen ve verimlilik planlarınızı değiştirebilen birçok performans raporuna erişim sağlar. Bazı grafikler şunlardır:
- Burnup ve burndown grafikleri: Tamamlanan iş miktarını ve kalan iş miktarını gösterir
- Kümülatif akış: Bu diyagramlar, görevlerin birikmiş işler, devam eden işler ve test gibi farklı aşamalarda nasıl ilerlediğini görselleştirmenize yardımcı olur, böylece görevlerin her aşamada ne kadar süre kaldığını belirleyebilirsiniz
- Hız: Çalışanların bir görevi tamamlamak için ortalama olarak ne kadar süre harcadığını gösterir, böylece gelecekteki sprintleri daha iyi planlayabilirsiniz
Zaman takibi ile verimliliği hesaplayın
Verimliliği izlemenin en basit yolunun girdi ve çıktı olduğunu gördük. Bilgi çalışanları için bu, bir görev için harcanan zaman ile tamamlanan görevlerin sayısıdır.
Saatlik ücretle çalışan serbest çalışanlarınız veya yarı zamanlı çalışanlarınız varsa, zaman takibi yazılımını kullanarak faturalandırılabilir saatleri hakkında fikir edinebilirsiniz.
Örneğin ClickUp, bireysel çalışanların her görev için zaman girdilerini ve yaptıkları işi açıklayan bir not eklemelerine olanak tanıyan yerleşik bir zaman takibi özelliği sunar.
Yöneticiler, bireysel çalışanların zaman çizelgelerine erişebilir ve verimlilik ve performans seviyelerini değerlendirebilir. Ayrıca, kümülatif zaman takibi özelliğini kullanarak her bir takım üyesinin farklı görev grupları için ne kadar zaman harcadığını anlayabilirler.
Ayrıca okuyun: 2024'te Verimliliği Artırmak için 8 Verimlilik Hedefi
ClickUp ile Takımınızın Verimliliğini Ölçün
Takımınızın verimlilik düzeylerini artırmak, hedeflerinize ulaşmak ve şirketinizin gelir ve karlılık oranını artırmak için önemlidir. Verimlilik ölçümüne öncelik vermek, büyüme, yenilik ve başarı için gereklidir.
Dördüncü Sanayi Devrimi'nin bir parçasıysanız, ClickUp'ı denemenizi öneririz. ClickUp, kuruluşunuzdaki bireysel ve toplu verimlilik düzeylerini izlemenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda takımınızın verimliliğini artırabilecek bir dizi araç da sunar.
Bize inanmıyorsunuz mu? İşte bir ClickUp müşterisinin görüşleri:
ClickUp kullanmıyorsanız, ajansınız çok fazla verimlilik kaybediyor! Clickup olmasaydı, aynı işleri yapmak için 3 kişi daha işe almak zorunda kalırdım.
ClickUp kullanmıyorsanız, ajansınız çok fazla verimlilik kaybediyor! Clickup olmasaydı, aynı işleri yapmak için 3 kişi daha işe almak zorunda kalırdım.
Takımınız, ClickUp'ın iş akışı otomasyonlarıyla tekrarlayan işleri azaltabilir, ClickUp Brain (genAI asistanı) ile bilgileri hızlı bir şekilde bulabilir ve video klipler, sohbetler ve beyaz tahtalarla iletişimi kolaylaştırabilir.
Basitçe söylemek gerekirse, verimliliği artıran ve ölçen, böylece sürekli iyileştirme yapabilmenizi sağlayan hepsi bir arada bir araç elde edersiniz.
ClickUp'a bugün ücretsiz kaydolun ve şirketinizin verimlilik eğilimlerini izlemenize nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
1. Verimliliği en iyi şekilde nasıl ölçebilirsiniz?
Verimliliği ölçmenin tek bir en iyi yolu olmasa da, projeye özel KPI'lar yararlı olabilir. Bu KPI'lar, belirli hedeflere yönelik ilerlemeyi izleyen net veri noktaları sağlar. Ayrıca, geliştirme, pazarlama ve satış gibi farklı departmanlar için özelleştirilebilirler.
2. Verimliliği nasıl hesaplarsınız?
Verimliliği hesaplamanın en basit yolu, üretilen çıktıyı kullanılan toplam girdiye bölmektir.
Örneğin, bir satış temsilcisi 5 saatte 20 müşteri araması yaparsa, verimliliği şöyledir:
20 çağrı / 5 saat = saatte 2 çağrı
3. Verimliliğin üç ölçüsü nedir?
Verimliliğin üç yaygın ölçüsü şunlardır:
- Girdi başına çıktı: Toplam çıktı (üretilen mal veya hizmet) toplam girdiye (çalışma saatleri veya yatırılan sermaye gibi kullanılan kaynaklar) bölünerek hesaplanır
- Hedefler: Belirli verimlilik hedeflerine yönelik ilerlemeyi izleyerek kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığını görün
- Zaman: Görevlerin ne kadar sürdüğünü (ör. döngü süresi) ölçerek iş akışı darboğazlarını belirleyin