"Reklam kararları almak için gerekli olan kullanıcı davranış kalıplarına ilişkin veriler eksik. Bugün göndermeden önce lütfen ekleyin."
VEYA
"Raporun iş boyutları hakkında ek verilerle daha da zenginleştirilebileceğini düşünüyorum. Daha sonra bir göz atabilir misiniz?"
İkisinden hangisi daha iyidir? Bu duruma göre değişir!
İlk cümle, sizden ne beklendiğini ve bunun nedenini belirsizliğe yer bırakmadan tam olarak açıklar; bu, doğrudan iletişimin bir formudur. İkinci cümle, kesin olmayan bir ifade gibi görünse de, dolaylı iletişim yoluyla fikir ve müzakere için alan bırakarak bir konuşma başlatır.
Bu iki iletişim tarzının da iş yerinde yeri vardır. Bu blog yazısında neden ve nasıl olduğunu görüyoruz.
⏰ 60 Saniyelik Özet
Doğrudan iletişim, mesajınız açık, net ve belirsiz olmadığında gerçekleşir. Netliği artırır, yanlış anlamaları en aza indirir ve işbirliğini güçlendirir
Doğrudan iletişim, kanal ile sınırlı değildir. Aşağıdakilerle doğrudan iletişim stilini takip edebilirsiniz:
- Gerçek zamanlı sohbet
- Belgelere veya beyaz tahtalara yorum yapın
- Proje yönetimi aracındaki görevler modülü
Doğrudan iletişimi kullanmak için en uygun durumlar şunlardır:
- Talimatlar vermek
- Süreçleri ve prosedürleri belgelendirin
- Geri bildirim verme
- Standart güncellemeleri iletme
Doğrudan iletişim örnekleri, verimlilik teknikleri ve her iki stile uyum sağlama ipuçları hakkında daha fazla bilgi için okumaya devam edin.
İşyerinizdeki tüm iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için ClickUp'ı Ücretsiz deneyin.
Doğrudan İletişimi Anlamak
Doğrudan iletişim tarzı, bilgi veya talimatların açık ve net bir şekilde aktarılması anlamına gelir. Mesaj, ipuçlarına, ima edilen anlamlara veya sözsüz işaretlere dayanmadan açık ve net bir şekilde iletilir.
Doğrudan iletişimin anahtar özellikleri şunlardır:
- Netlik: Basit bir dille ve öz bir şekilde ifade edilerek, işyerindeki iletişim boşluklarını en aza indirir
- Belirginlik: Yanlış anlaşılmaları önlemek için kesin ve uygulanabilir ayrıntılar içerir
- Şeffaflık: Niyet ve amaçların açıkça belirtildiği açık iletişim
- Kararlılık: Genellikle kendinden emin ve öğretici
- Hesap verebilirlik: Sözlerinizin ve bunların alıcı üzerindeki etkisinin sahipliğini üstlenmeyi içerir
Teoride, doğrudan iletişim tarzı iş için en iyi yol gibi görünür. Şeffaf, iddialı ve net bir iletişimde ne yanlış gidebilir ki? Aslında çok şey. Bu nedenle, pratikte dolaylı iletişim de son derece yararlıdır.
Doğrudan ve Dolaylı İletişim
İşyerinde farklı iletişim tarzları vardır. Vücut dili, görsel ipuçları ve örtük mesajlara öncelik veren dolaylı iletişim, belirli durumlarda güçlü bir araç olabilir. Dolaylı iletişim şu özelliklerle karakterize edilir:
- Alıcının sorumluluğu: Alıcı, iletilmek istenen mesajı anlamada ve yorumlamada aktif bir rol oynar
- Ortak anlayış: Bağlam ve ortak kelime dağarcığı, anlayışı kolaylaştırır
- Kasıtlı belirsizlik: Darbeyi yumuşatarak çatışma veya düşmanlığı önleyin
Doğrudan ve dolaylı iletişim arasındaki fark
Farklılıkları özetleyelim.
| Özellik | Doğrudan iletişim | Dolaylı iletişim |
|---|---|---|
| Sunum | Açık, net ve anlaşılır | İnce, ima edilen ve bağlama bağlı |
| Amaç | Net talimatları verimli bir şekilde verin | Uyumunuzu koruyun ve çatışmalardan kaçının |
| Ton | Kararlı ve kendinden emin olun | İhtiyatlı veya imalı |
| Netlik | Yüksek; yanlış anlaşılmaya çok az yer bırakır | Düşük ila orta; belirsiz olabilir |
| Risk | Kaba veya duyarsız olarak algılanabilirsiniz | Yanlış anlaşılmalara yol açabilir |
Doğrudan ve dolaylı iletişimin en iyi kullanım örnekleri
Doğru veya yanlış iletişim tarzı yoktur, sadece belirli bir durumda en uygun olan vardır. Bu, bir tarzın diğerinden daha uygun olabileceği belirli koşullar ve durumlar olduğu anlamına gelir.
Doğrudan iletişimi kullanmak için ideal koşullar şunlardır:
- Netlik ve kesinlik kritik önem taşıdığında
- Zaman kısıtlamaları verimlilik gerektirdiğinde
- Alıcı tam bağlam bilgisine sahip değilse
- Hesap verebilirlik veya anında geri bildirim gerektiren sorunları ele alırken
Bir stajyere üzerinde çalıştığı önemli bir raporla ilgili talimatlar verdiğinizi varsayalım. Burada doğrudan iletişim gereklidir. Şöyle bir şey olabilir:
"Bu raporun analiz bölümü için Google E-Tablolar'da grafikler ve çizelgeler oluşturmanızı istiyorum. Marka renklerini kullanın ve kaynak verileri aynı tabloya bağlayın. Bu hafta sonuna kadar inceleme için bana gönderin."
Bir restoranda valeye arabanızı park etmek için konuşuyorsanız, "Otomatik kapanma sisteminde bir sorun var, lütfen kontağı kapatmadan önce farları kapatın" diyebilirsiniz. Burada, vale arabanızı tanımadığı için doğrudan iletişim kurmanız gerekir!
Dolaylı iletişimi kullanmak için ideal koşullar şunlardır:
- Hassas veya çatışmaya açık durumlar
- Nezaketi önceliklendiren hiyerarşik ilişkiler veya kültürel normlar
- Ortak bir geçmişe ve kapsamlı bir bağlama sahip küçük gruplar
- Uzun vadeli ilişkiler kurarken ve olası kırgınlıkları önlerken
Birine "kovuldun" demek, televizyonda iyi bir sahne olabilir, ancak haberin hassas niteliği göz önüne alındığında, iş yerinde ideal bir iletişim tarzı değildir. Bu tür durumlarda, empatik dolaylı iletişim yararlıdır.
Airbnb CEO'su Brian Chesky, pandemi nedeniyle işten çıkarmaları şu şekilde duyurdu.
"Bugün, Airbnb işgücünün boyutunu küçülttüğümüzü teyit etmeliyim... Bu karara nasıl vardığım, ayrılanlar için ne yapacağımız ve bundan sonra ne olacağı konusunda mümkün olduğunca fazla ayrıntı paylaşacağım."
"Bugün, Airbnb işgücünün boyutunu küçülttüğümüzü teyit etmeliyim... Bu karara nasıl vardığım, ayrılanlar için ne yapacağımız ve bundan sonra ne olacağı konusunda mümkün olduğunca fazla ayrıntı paylaşacağım."
Gördüğünüz gibi, dolaylı olsa da bu, konuyu karmaşıklaştırmak veya sorumluluktan kaçmak değildir. Aslında, tam tersidir.
Takım uzun bir dönem birlikte çalışmış ve ortak bir kelime dağarcığına sahipse, dolaylı iletişim de işe yarayabilir. "Biz BYOD'uz" veya "sorun sadece EUD'da" gibi ifadeler grup içindekiler için gayet anlamlı olacaktır. The Office'ten bir meme de öyle! 😀
Peki, nasıl iletişim kurmalıyız?
İş Yerinde Doğrudan İletişim Kanalları
Çalıştığınız her ortam, doğrudan iletişim için mükemmel bir kanaldır. Bu, ofisinizdeki konferans odası veya ClickUp gibi bir işbirliği aracı olabilir. İşte bunun nasıl işe yarayacağı.
Yüz yüze etkileşim
Doğrudan bir konuşma iki kişi gerektirir: konuşan ve dinleyen. Bunu yapmanın en etkili yolu yüz yüze konuşmaktır. Bu, şunları sağlar:
- Gerekirse gerçek zamanlı etkileşim ve açıklama
- Alıcıdan mesajın nasıl alındığına dair anında geri bildirim alın
- Talimatları aktif olarak kabul etme veya reddetme
Sanal sohbet
Yüz yüze etkileşim kuramadığınızda, en iyi seçenek çevrimiçi sohbettir. Bu, şunlar olmalıdır:
- Eşzamanlı, konuşmayı kolaylaştırır
- Dosyalar, görüntüler, notlar vb. ile desteklenir.
- Daha sonra başvurmak üzere belgelendirin
ClickUp Sohbet bu amaç için harika bir araçtır. Klasörlerden kanallar oluşturmanıza olanak tanır ve farklı platformlar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. Kişileri etiketleyebilir, görevleri bağlayabilir, notlar ekleyebilir ve emojilerle yanıt verebilirsiniz.
Tüm iletişiminizi proje yönetimi aracınızda bağlam içinde tutun. Mesajlardan doğrudan görevler oluşturun, takım arkadaşlarınızla hızlı bir SyncUp yapın, görevleri takip edin ve çok daha fazlasını yapın.
Örneğin, bir görevle ilgili hızlı bir güncelleme gerektiğinde, "Hey Chad, öğlene kadar müşteri teklifinin durumunu paylaşabilir misin?" gibi bir doğrudan mesaj gönderebilirsiniz. Chad, Jane'den bazı verileri isteyerek yanıt verdiğinde, Jane'i etiketleyebilir ve ona bir görev oluşturabilir ve atayabilirsiniz!
Proje yönetimi içindeki görevler
İşin belirli bir kısmıyla ilgili tüm bilgileri tek bir yerde tutmanın en iyi yolu budur. ClickUp Görevleri bunu yapmak için etkili bir yol sunar. Yapılmasını istediğiniz her şey için görevler oluşturulduktan sonra şunları yapabilirsiniz:
- Açıklama bölümünde görevi açıklayın
- Kabul kriterleri olarak bir kontrol listesi ekleyin
- Görevleri kişilere atayarak kimin neyden sorumlu olduğunu gösterin
- Takım iletişimi için iç içe geçmiş yorumları kullanın
Konuşma olarak yorumlar
Yukarıda ClickUp Görevleri'nde iç içe geçmiş yorumları gördük. Ayrıca, ClickUp Beyaz Tahtalar, Zihin Haritaları ve Belgeler'deki yorum özelliğini de kullanabilirsiniz.
Örneğin, bir süreç haritasının bulunduğu beyaz tahtaya eksik bir adımla ilgili yorum ekleyebilirsiniz. Clickup içinde paylaşılan bir tasarım dosyasına "En son marka yönergelerine uygun olarak tasarımı güncelleyin" gibi geri bildirim yorumları ekleyebilirsiniz
Gerektiğinde, ClickUp Yorum Atama özelliği ile belirli bir kişiyi işaretleyebilir ve atanan kişileri veya projeye dahil olan tüm kişileri etiketleyebilirsiniz.
Bunun iletişim kanallarında nasıl olacağına birkaç örnekle bakalım.
Doğrudan İletişim Örnekleri
Doğrudan iletişim, özellikle alıcı bir şeyi ilk kez yapacaksa, belirli talimatlar vermek için mükemmeldir.
Talimatlar: Doğrudan iletişimin en iyi örneği, adım adım kılavuz veya akış şemasıdır. İçerik stil kılavuzu, stajyerlerin işlerini tutarlı ve marka kimliğine uygun şekilde yayınlamasına yardımcı olur.
Politikalar ve prosedürler: ClickUp Docs gibi işyeri iletişim araçlarını kullanarak iç süreçlerinizin mini bir Wikipedia'sını oluşturun. Herkesin görebileceği şekilde, kuruluşunuzda nelerin kabul edilebilir olup nelerin kabul edilemez olduğunu belirtin.
Kuruluşunuzdaki duyuruları yapılandırmak için bu iletişim planı şablonlarını deneyin.
Geri bildirim: "Son raporunuz iyi araştırılmıştı, ancak biçimlendirme okunmasını zorlaştırdı. Okunabilirliği artırmak için gelecekteki raporlarınızda sağlanan şablonu kullanın. " Bu tür doğrudan geri bildirimler, sorunu açıkça iletir ve iyileştirme için uygulanabilir adımlar sağlar.
Takım işbirliği: Doğrudan iletişim her zaman iki kişi arasında gerçekleşmez. Bunu, kuruluşunuzdaki grup tartışmalarında, toplantılarda ve takım işbirliği faaliyetlerinde kullanın.
Örneğin, bir sprint planlaması toplantısı sırasında, "Önce API entegrasyon görevlerine öncelik verelim ve John'a ön uç bağımlılıklarını halletme görevini verelim. İlerlemeyi gözden geçirmek için cuma gününü son tarih olarak belirleyebilir miyiz?" diyebilirsiniz
Düzenli güncellemeler: Bazen, takımdaki herkesin mesajı alması için bazı etkinlikleri otomatikleştirebilirsiniz. ClickUp'ın Çoklu Görev Araç Çubuğu, birden fazla görevi yönetmenize, sorumlulukları atamanıza, son tarihleri ayarlamanıza ve yorum bırakmanıza yardımcı olur.
Artık doğrudan iletişimin gerçek dünyada nasıl işlediğini anladığınıza göre, bunun neden önemli olduğunu görelim.
Doğrudan İletişimle Verimliliği Artırma
Doğrudan iletişim, gereksiz ayrıntıları ortadan kaldırır. Konuşan kişinin özgürce konuşmasına ve dinleyen kişinin hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olur. Bu, her iki taraf için de zaman ve çaba tasarrufu sağlar ve sonuçta daha iyi takım çalışması ve verimlilik artışı sağlar. Bunu iş yerinizde nasıl uygulayabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.
Verileri erişilebilir hale getirin: Veriler somut verilere dayalı olduğunda, doğrudan iletişim kurmak ve iletişim kurulan verileri almak daha kolaydır. Bunun için ClickUp Gösterge Panellerini kullanın. Örneğin, "Bu hafta elde ettiğimiz potansiyel müşteri sayısı aynı, ancak dönüşüm oranı %40 düştü. Ne olduğunu biliyor muyuz?" diyebilirsiniz
📖 Bonus Okuma: Takım arkadaşlarınızla bilgi paylaşımı nasıl yapılır?
Takım üyelerini sorumlu hale getirin: Daha iyi hesap verebilirlik için SMART hedefleri belirleyin. Ardından, bunları ClickUp Hedefleri'nde ayarlayarak herkesin hedeflerine erişmesini ve ilerlemeyi izlemesini sağlayın.
Yinelemeleri en aza indirin: Çalışanların standup toplantılarında kendilerini tekrar etmelerine izin vermeyin. ClickUp Brain'i kullanarak standup raporlarını otomatik olarak oluşturun ve kazandığınız zamanı daha anlamlı etkileşimler için kullanın.
Farklı İletişim Tarzlarına Sahip Kişiler İçin İpuçları
Hangi iletişim stilini kullanacağınız neredeyse tamamen duruma bağlıdır. İşte, bir iletişim stili benimsemeden önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta.
Eğer ana iletişim tarzınız doğrudan iletişim ise
Ses tonunuza dikkat edin: Doğrudan iletişim, kaba olmaktan sadece bir adım uzaktadır. Bu nedenle, ses tonunuzu profesyonel ve düşünceli tutun. Kibar bir dil kullanın. Lütfen ve teşekkür ederim gibi kelimeleri kullanın.
Aktif dinleyin: Doğrudan iletişim kuranlar genellikle mesajlarını iletmeye odaklanırlar, ancak bu yeterli değildir. Aktif dinlemeyi uygulayın. Başkalarını kesmeden söylediklerine dikkatle dinleyin.
Geri bildirimlere dikkat edin: Mesajınızın alıcısının başını sallama veya konuşma gibi sözsüz ipuçlarını gözlemleyin. Ortamı okuyun ve mesajınızı buna göre özelleştirin.
Dinleyicilerinize uyum sağlayın: Özellikle dolaylı iletişimin norm olduğu kültürlerden veya bağlamlardan gelen kişilerle iletişim kurarken adımlarınıza dikkat edin. Doğrudan iletişimin saldırgan bir hal almamasına dikkat edin.
Uygun olduğunda dolaylı iletişimi benimseyin: İş yerinde aşırı iletişim, yararlı bir teknik olabilir. Empati eklemek, etkileşimlerin kalitesini önemli ölçüde artırabilir.
Örneğin, "Bunun hemen yapılması gerekiyor" demek yerine, "Son teslim tarihi çok yakın, ancak bu toplantı için çabalarınız çok önemli" deyin
Bu yaklaşım, beklentileri net bir şekilde ortaya koyarken başkalarının duygularını da onaylar.
Tercih ettiğiniz iletişim tarzı dolaylı iletişim ise
Lafı dolandırmayın: Dolaylı iletişim, kasıtlı olarak belirsiz konuşmak veya sorumluluk almamak değildir. Aslında, empati ve incelikle konuşmakla ilgilidir. Dolaylı ile belirsiz olanı karıştırmayın.
Örneğin, geri bildiriminizi "Bu bölüm üzerinde biraz daha çalışılabilir" şeklinde ifade etmek yerine, "Buraya bir vaka çalışması eklemek argümanınızı güçlendirebilir" deyin
Kendinden emin olun: Kendini ifade etme, dolaylı iletişimin bir özelliği değildir. Dolaylı iletişim kuranlar, ihtiyaçlarını veya fikirlerini kesin bir şekilde ifade etmekten çekinirler. Kibar bir şekilde kendini ifade etmeyi öğrenin. Bu, yatay iletişim ve üst düzey yöneticilerle iletişimde özellikle önemlidir.
Doğrudan iletişim kuranlara uyum sağlayın: Dolaylı iletişim kuranlar, doğrudan iletişimi bazen bir saldırı veya pusu olarak algılar. Ancak, yüksek fonksiyonlu takımlar genellikle doğrudandır.
Diğer yolun (dolaylı yol) mutlaka yanlış yol olmadığını anlayın. Doğrudan iletişim kuran kişilerle çalışırken ipuçlarına veya ince imalara güvenmekten kaçının. Onları olduğu gibi kabul edin ve açık ve net bir şekilde konuşun.
ClickUp ile Etkili İletişim (Doğrudan veya Diğer Yollarla)
Bilgi işleri dünyasında, kişilerarası iletişim başarının temelidir. Gereksinimler, brifingler, açıklamalar, fikirler, geri bildirimler, süreçler, güncellemeler... Her gün sayısız doğrudan ve dolaylı iletişim gerçekleşir.
ClickUp gibi kapsamlı bir proje yönetimi ve işbirliği aracı bunu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha da ileriye taşır. ClickUp Belgeleri ve ClickUp Görevleri, iş başlamadan önce iletişim kurmanıza yardımcı olur.
Yorumlar ve ClickUp Sohbet, proje sırasında fikir alışverişini sağlar. ClickUp Gösterge Paneli, incelemeler ve geriye dönük değerlendirmeler için mükemmeldir. Zamanla, ClickUp, organizasyonel bilginin tek kaynağı haline gelir ve sisteme giren herkes için değeri katlar.
ClickUp'ın etkili iletişim kurmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görün. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!