Havacılık tarihinin en ölümcül kazası olarak bilinen Tenerife havaalanı felaketi, " kule ile uçak arasındaki bir yanlış anlaşılma "ya atfedilmektedir . Esasen, bir iletişim sorunu.
Uçak uçuruyor, web sitesi için metin yazıyor veya yazılım geliştiriyor olsanız da, etkisiz iletişim olağanüstü sonuçlar doğurabilir. Bu blog yazısında, iletişim engellerini ve bunları nasıl aşabileceğinizi inceliyoruz.
İletişim Engellerini Anlamak
İletişim engeli, bir kişinin açık bir şekilde iletişim kurmasını ve diğer kişinin/kişilerin mesajı anlamasını engelleyen her şeydir. İletişim engelleri, birçok boyutta organizasyonel fonksiyonlara zarar verebilir.
❗️Kalite: Etkisiz iletişim, anlayışta boşluklar yaratır ve bu da iş verimliliğinin düşmesine neden olur.
❗️Verimlilik: Talimatları tam olarak anlamadan, takım üyeleri işleri çok uzun sürede tamamlayabilir, deneme yanılma yoluyla ilerleyebilir veya işlerinde verimsiz olabilir.
❗️Etkinlik: Bir çalışan ile müşteri/yönetici arasındaki iletişim engellerinin yanlış anlaşılmalara yol açtığını düşünün. Çalışan, kendisinden bekleneni etkili bir şekilde yerine getirmekte zorlanacaktır.
❗️Bağlılığın azalması: İletişim zorlaştığında (her gün engelleri aşmak zorunda kalındığında) takım üyeleri yorgunluk hisseder ve bağlılıkları azalır. Bu durum işyerindeki performansı önemli ölçüde etkileyebilir.
❗️İnovasyon: Kolektif yaratıcılık, sorunsuz iletişim gerektirir. Bu olmadan inovasyon uzak bir hayalden ibaret kalır.
❗️Kültür: İyi iletişim, ortak bir amaç duygusu yaratır. Bunun eksikliği, insanların birbirinden uzak ve hatta güvensiz olduğu işlevsiz bir kültür yaratır. Aslında, iletişim engelleri Büyük İstifa ve sessiz istifa için önemli bir nedendir.
Bu abartılı geliyorsa, iş yerinde nasıl gerçekleştiğine bir bakalım.
İş Yerinde Sık Karşılaşılan İletişim Engelleri
İyi iletişim, bir kişinin mesajını açık, kolay ve tam olarak anlaşılabilir bir şekilde ifade etmesidir. Buna engel olan her şey iletişim engeli olarak kabul edilebilir. İşte en önemli on örnek.
1. Fiziksel engeller
En basit iletişim engeli fiziksel engellerdir. Konserde birkaç metre ötedeki biriyle iletişim kurmaya çalışırken veya arızalı bir ekipmanla sunum yaparken, fiziksel engeller her yerde karşınıza çıkar.
Bunlar açık ve somut oldukları için basittir. Sistemdeki değişikliklerle düzeltilebilir.
Örneğin, telefonda birine bir kavramı açıklamakta zorlanıyorsanız, ekran paylaşımı özelliğine sahip bir video konferans aracı kullanarak bu iletişim engelini ortadan kaldırabilirsiniz.
2. Psikolojik engeller
Fiziksel engellerin aksine, psikolojik engeller insanların zihnindedir ve bu nedenle başa çıkması kat kat daha zordur. Konuşmacının karşılaştığı bazı yaygın psikolojik engeller arasında sahne korkusu, sosyal kaygı, konuşma bozuklukları, özgüven sorunları vb. sayılabilir.
Alıcı da önyargılar, yargılamalar ve kanıtlanmamış varsayımlar gibi psikolojik engellere sahip olabilir, bu da kapalı kapılar ardındaki konuşmaları etkisiz hale getirir.
3. Dil engelleri
En temel dil engeli, iki kişinin aynı dili konuşmamasıdır. Örneğin, ABD'den gelen bir ana dili İngilizce olan kişi, İngilizce'nin ana dil olmadığı Fransa, Almanya veya Japonya'daki meslektaşlarıyla iletişim kurarken dil engelleriyle karşılaşabilir.
Ancak dil engeli tek engel değildir. Aksanlar, lehçeler, teknik terimler, yerel jargonlar ve hatta alışılmadık metaforlar bile iletişimi engelleyebilir. Örneğin, patates kızartması sipariş ettiğinizde, ABD ve İngiltere'de tamamen farklı iki şey alırsınız!
Öte yandan, takımlar ve kuruluşlar kendi dillerine sahip olabilir.
Örneğin, "perdeyi kaldırmak", "tavşan deliğine düşmek", "kenar çubuğu" gibi terimler yaygın olarak kullanılır, ancak bu jargonu bilmeyenler için anlamsızdır. Sosyal medya takımımız bu konuda çok şey söyleyecek!
4. Kültürel engeller
Kültürel farklılıklar iletişim engelleri yaratır. Örneğin, bazı Doğu kültürlerinde güç mesafesi yüksek olabilir, bu da kıdemsiz takım üyelerinin patronlarına karşı çıkmaya çekinmesine neden olabilir.
Bazı kuruluşlar, özellikle uzun süredir faaliyet gösterenler, tüm iletişimin belirli biçimlerde yazılı olarak yapılması gereken resmi bir iş kültürüne sahip olabilir. Bu durum, birçok bilginin söylenmemesine ve iş yerinde iletişim boşluklarının oluşmasına neden olabilir.
Ayrıca, şimdiye kadar farklı bir kültürde çalışmış ve sizinle etkili bir şekilde iletişim kurmak için yeniden uyum sağlaması gereken yeni bir takım üyeniz olabilir.
5. Organizasyonel engeller
Organizasyonel özellikler genellikle iletişim engelleri olabilir.
Örneğin, yakın arkadaşlardan oluşan küçük bir grup tarafından kurulan bir startup, kendi ağlarının dışındaki yeni çalışanları dışlayıcı hissedebilir.
Doğru işyeri iletişim araçlarına sahip olmayan bir uzaktan takım da engeller yaratabilir. Tüm konuşmaların yapıldığı ortak bir yer olmadan, takımlar bilgileri farklı araçlara dağıtır ve anlayışta çatlaklar oluşur.
6. Süreç engelleri
Herhangi bir organizasyon, bir dizi sürecin bir araya gelmesiyle oluşur. Bir görevin tamamlanması için, birden fazla kişi farklı kısımları yerine getirir ve bu kısımlar tutarlı bir sürecin parçası olarak diğer kişilere devredilir. Şimdi, bir kişinin görevi kime devredeceğini veya nasıl doğru bir şekilde yapacağını bilmediği bir durumu düşünün.
Yazılım geliştirme takımlarında, tasarımcı ve geliştirici arasındaki iş devri çok yaygın bir sorundur.
7. Bağlam engelleri
Bağlam engeli, birbiriyle iletişim kuran kişilerin projenin arka planı, hedefleri, ihtiyaçları vb. hakkında aynı bilgilere sahip olmamasıdır.
Örneğin, yeni bir takım üyesi, belirli bir sorunu çözmek için daha önce denenmiş tüm çözümleri bilmeyebilir ve bu da işin yeniden yapılmasına neden olabilir. İçerik takımının bir stil kılavuzu yoksa, çıktıları tutarsız olabilir.
8. Teknolojik engeller
Günümüzde iletişimin çoğu dijital ortamda gerçekleşmektedir. Ancak herkes dijital iletişimden aynı şekilde rahatlık duymamaktadır.
Bazıları emojileri anlamayabilir — başparmak yukarı emojisinin kaba olduğunu düşünen birini tanıyor musunuz? Diğerleri toplantı sırasında video kamerasını yanlış yerleştirmiş olabilir. Erişilebilirlik de engeller yaratabilir.
9. Duygusal engeller
Duygularımızı evde bırakma günleri, iş yerine tüm benliğimizi getirme günlerine yerini bıraktı. Her halükarda, her iş yeri çeşitli duygular ve tutumlar besleyen insanların bir potpourri'sidir.
Kötü bir sabah geçiren biri, eleştirel geri bildirimlere karşı kapalı olabilir. Stresli bir takım üyesi, fazladan çaba göstermeye isteksiz olabilir.
10. Değer sistemi engelleri
Genellikle, en iyi iş şeffaflık, dürüstlük, müşteri odaklılık gibi ortak inançlara sahip kişiler tarafından yapılır. İnsanların değer sistemleri çatıştığında, iletişim bozulur.
Örneğin, bir yönetici, takımın yüz yüze toplantı yaptığında iyi iş yapıldığına inanırken, takım uzaktan çalışmayı tercih ediyorsa, her iki taraf da kendi görünümüne göre önyargılı hale gelebilir ve istemeden de olsa iletişim engelleri yaratabilir.
İletişim engelleri önemli sonuçlar doğurabilse de, her kuruluşta sıkça karşılaşılan oluşumlardır. Farklı insanları ortak hedefler doğrultusunda bir araya getirmenin doğal bir sonucudur.
Dolayısıyla, iletişim engellerinden korkmayın. Bunları aşmak için sistemler oluşturun. İşte nasıl yapabilirsiniz.
İletişim Engellerini Aşmak
İletişim engelleri kaçınılmazdır. Bu nedenle, bunları aşmanın ilk adımı onları gözlemlemek ve anlamaktır. Oradan başlayın.
İletişim engellerini belirleyin
Yaygın engelleri gözlemlemek, tanımlamak ve anlamak için stratejik öncelikler belirleyin.
- İletişim kopukluklarını izlemek, her yöneticinin anahtar performans göstergelerinin bir parçası haline getirin
- Çalışanları, işyerindeki iletişim ve işbirliği ile ilgili endişelerini üst yönetime iletmeye teşvik edin
- Takım üyelerinden takımın etkinliği hakkında düzenli geri bildirim vermelerini isteyin
İletişim kültürünü geliştirin
Kuruluşunuzda etkili iletişim kültürü oluşturun. Mesajın göndericisini, mesajın anlaşılması konusunda sorumluluk almaya teşvik edin. Alıcıların, açıklama gerektiğinde soru sorabilmelerini veya fikirleri sorgulayabilmelerini sağlayın. Şeffaflık, açıklık ve işbirliği göstererek örnek olun.
Düzenli eğitimler düzenleyin
Herkes iletişim kurabilir, ancak etkili iletişim tamamen farklı bir konudur. Düzenli eğitimler ile herkesin etkili iletişim kurmasını sağlayın.
İş gücünüzün becerilerine bağlı olarak, bu dikkatli dinleme, e-posta yazma, uzaktan çalışma, kapsayıcı dil kullanma veya müşteri iletişimi ile ilgili olabilir. Ayrıca, takım üyeleriyle bilgi paylaşımı veya iş yerinde yanlış anlaşılmaları önleme konusunda kısa dersler, posterler veya kontrol listeleri hazırlamak da yardımcı olabilir.
Etkili iletişim için araçlar ve kaynaklar oluşturun
Herkesin etkili iletişim kurmayı bildiğini beklemeyin. Daha iyisini yapmaları için onları teşvik eden sistemler kurun.
Örneğin, yazılım geliştirme takımları şablonlar veya formlar kullanarak tüm ilgili bilgileri toplayabilir. İçerik takımları, tutarlılığı sağlayan düzenleyiciler/düzeltmenler işe alabilir.
Aslında, bu sistemler her toplantı için bir gündem biçimi kadar basit olabilir. Ya da ClickUp gibi kapsamlı bir işbirliği platformu kadar kapsamlı olabilir.
Bonus Okuma: İşte size yardımcı olabilecek bazı asenkron iletişim araçları.
Takım işbirliği
Modern takımlar, etkili bir hibrit iş yeri iletişimi gerektirir. Bağlamsal olarak iletişim kurabilecekleri, projeleri, görevleri, yorumları, belgeleri ve video konferansları birbirine bağlayabilecekleri bir yere ihtiyaçları vardır.
ClickUp Sohbet tam da bunu sağlamak için tasarlanmıştır. İş yerinde aşırı iletişim için ClickUp Sohbet'i kullanın. Çalışma alanınızın düzenini yansıtan kanallar oluşturun. Gönderiler ile herkesi bilgilendirin. Mevcut görevleri birbirine bağlayın veya sohbet konuşmalarından yeni görevler oluşturun. Otomatik özetler ve eylem öğeleri ile tek tıklamayla aramalar ayarlayın, hepsi ClickUp içinde!
Görev yönetimi
İletişimin etkili olabilmesi için ne, nasıl, kim ve ne zaman gibi unsurları kapsaması gerekir. Proje yönetimi açısından bu unsurlar şunlardır:
- Ne: Kısa bir özellik talebi
- Nasıl: Standartlar veya kabul kriterleri
- Kim: Atanan kişi veya görev sahibi
- Son tarih: Son tarih
İyi bir görev yönetimi aracı, tüm bunları belgelemenizi sağlar. ClickUp Görevleri tüm bunları ve daha fazlasını sunar. Zamanı tahmin etmenizi, takip etmenizi, yorum alışverişinde bulunmanızı ve ihtiyaç duyduğunuz sayıda özel alan eklemenizi sağlar.
Dahası var! ClickUp Assign Comments'ı kullanarak iletişimin doğru takım üyesine ulaştığından emin olabilirsiniz.
Diğer yandan, ClickUp Gelen Kutusu ile takımlarınızın bildirim yükünü azaltın. Takımlarınızın her şeyi tek bir yerden görmesini ve önemli konulara odaklanmasını sağlar.
Bu konuda yeniyseniz, başlamak için ClickUp'ın İletişim Planı Şablonunu deneyin. Bu şablonla iç ve dış mesajlaşmayı iyileştirin, bilgi bankaları oluşturun, geniş çapta paylaşın ve iletişim engellerini en aza indirin.
⚡️Şablon Arşivi: Aralarından seçim yapabileceğiniz daha fazla iletişim planı şablonu.
Belgeleme
Yeterli arka plan bilgisine sahip olmamak, sanal takımların en büyük zorluklarından biridir. Bu sorunu net belgelerle çözün.
İster hizmet seviyesi anlaşması (SLA) ister şirket kültürü olsun, ClickUp Belgeleri ile yazın. Önemli noktaları vurgulamak için çeşitli stil öğelerini kullanın. İlgili belgeleri bağlayın, iş akışlarına bağlayın, kişileri etiketleyin ve işbirliği içinde düzenleyin.
Eğitim ve öğretim materyalleri oluşturuyorsanız, ClickUp Clips'i deneyin. Ekran kaydı ile süreçlerinizi net bir şekilde gösterin.
Beyin fırtınası
İletişim engellerini ortadan kaldırmanın en basit yolu, bunları kelimenin tam anlamıyla aynı sayfaya getirmektir. ClickUp Beyaz Tahtaları'nı açın ve fikirler üretin, süreçleri çizin, kalıpları tartışın veya ürün prototipleri oluşturun.
Takımın onayını aldıktan sonra, öğeleri görevlere dönüştürün ve beyaz tahtadan doğrudan işe başlayın!
Konsolidasyon
Kuruluşunuzda birden fazla dijital araç kullanıyorsanız, iletişim dağınık hale gelebilir. Tüm araçlarınızı tek bir merkezi iletişim platformuna entegre ederek bunu önleyin.
ClickUp, Slack, Zoom, Google Çalışma Alanı, GitHub ve Discord gibi 1000'den fazla araçla entegre olur. Ayrıca, düzinelerce araçtan ClickUp'a otomatik olarak bilgi aktarabilirsiniz.
Otomasyon
Tüm iletişim manuel olarak gerçekleşmek zorunda değildir. ClickUp Otomasyonları, hızlı bir başlangıç yapabilmeniz için 100'den fazla önceden oluşturulmuş şablon sunar. Test ekibi bir hata oluşturduğunda geliştiriciyi bilgilendirme veya düzenleyiciye yeni bir makalenin yolda olduğunu bildirme gibi görevler otomatik olarak yapılabilir.
AI bunu bir adım daha ileriye taşıyabilir. Takım üyeleri, AI ile şimdiye kadar imkansız olan şekillerde tartışabilir, işbirliği yapabilir ve beyin fırtınası yapabilir. ClickUp Brain ile tüm projeyle ilgili sorularına anında yanıt alın, otomatik özetler oluşturun, yazım denetimleri yapın, şablonlar oluşturun, videoları transkripsiyonlayın ve daha fazlasını yapın.
Birçok kuruluş, yukarıdaki araç ve stratejileri kullanarak iletişim engellerini en aza indirmeye çalışmış ve başarılı olmuştur. Bunlardan birkaçına göz atalım.
Gerçek Hayattan Örnekler ve Vaka Çalışmaları
Altyazılı bir yabancı dilde film izlediyseniz, şirketin bir tür iletişim engelini verimli bir şekilde aştığını görmüşsünüzdür. Çevrenizde, işlerin daha etkili iletişim kurmak için çeşitli strateji ve taktikler izlediğini göreceksiniz. Aşağıda birkaç örnek verilmiştir.
BM'de çok dillilik
Birleşmiş Milletler, 193 üye ülkeden oluşur ve bu ülkelerde neredeyse aynı sayıda dil konuşulur. Böyle bir kuruluşta dil engellerini ortadan kaldırmak, düşünceli, kapsamlı ve kararlı iletişim stratejileri gerektirir.
BM, dünya çapında dil profesyonellerinin en büyük işverenlerinden biridir. Diller arası sözlü (konuşma-konuşma) ve yazılı (yazılı-yazılı) çeviri için yüksek standartlar belirler.
BM etkinlikleri sırasında yapılan konuşmalar altı resmi dilde (Arapça, Çince, İngilizce, Fransızca, Rusça ve İspanyolca) simultane tercüme edilir. Başka bir dilde konuşmak isteyenler için BM, talep üzerine tercüme ve çeviri hizmetleri sağlar.
Wikipedia'da anlam ayrımı
Wikipedia sayfalarının üst kısmında yer alan anlam ayrımı bildirimini hiç gördünüz mü? Örneğin, Top Gun veya Prince kelimelerini aratın. Sayfanın içeriği hakkında bilgi veren bir mesaj göreceksiniz ve başka bir şey arıyorsanız sizi başka bir sayfaya yönlendirecektir.
Anlam ayrımı, iletişimdeki kültürel ve bağlamsal engelleri en aza indirmenin harika bir yoludur. Olası yanlış anlamaları önlemeye ve farklı kültürlerden kullanıcılara alternatif bilgiler sunmaya yardımcı olur. Kullanıcı odaklı, empatik ve etkilidir.
ClickUp'ın pazarlama takımı ClickUp'ı nasıl kullanıyor?
ClickUp'ın dağıtılmış pazarlama ekibi, işi tamamlamak için düzinelerce serbest çalışan ve ajansla birlikte çalışır. Takım genişledikçe, coğrafi bölgeler dağıldı ve bütçeler üç katına çıktı, bu da çeşitli iletişim engellerinin ortaya çıkmasına neden oldu.
Bu çarkı döndürmek için pazarlama ekibi, ClickUp ile sanal bir çalışma alanı oluşturdu. Fonksiyonel klasörler, listeler, hedefler ve gösterge panelleri sayesinde takım, her zamanki işlerinin yanı sıra kampanyaları sorunsuz bir şekilde başlatıyor.
İlham mı ihtiyacınız var? ClickUp pazarlama takımının ClickUp'ı nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi edinin.
Airbnb CEO'su bire bir toplantıları en aza indiriyor
Airbnb CEO'su Brian Chesky, yakın zamanda verdiği bir röportajda bire bir toplantı modelinin kusurlu olduğunu söyledi. O şöyle dedi
Genellikle, sizin konuşmak istediğiniz şeyleri konuşmazlar.
Genellikle, sizin konuşmak istediğiniz şeyleri konuşmazlar.
Şeffaf iletişimdeki psikolojik ve kültürel engelleri ortadan kaldırmak için Cheskey, çok sayıda katılımcının yer aldığı toplantıları tercih ediyor. Bunun daha fazla kişinin katkıda bulunmasına ve birbirlerine meydan okumasına yardımcı olarak bilgi akışını ve karar almayı hızlandırdığına inanıyor.
ClickUp ile İletişim Engellerinizi Aşın
İyi iletişim, kişisel ilişkiler, iş fonksiyonları veya kamu etkileşimleri gibi her şeyin temelidir. Başkanından havayolu pilotuna kadar herkes her gün net, iddialı ve etkili bir şekilde iletişim kurabilmelidir.
Bunu başarmak, bireylerin kendileri kadar çalıştıkları kuruluşlara da bağlıdır. Bu nedenle, konuşma yazarları gibi iletişim uzmanları, mürettebat kaynak yönetimi eğitim programı gibi süreçler ve ClickUp gibi işyeri işbirliği araçları bulunmaktadır.
ClickUp ile sadece etkili iletişim kurmakla kalmaz, aynı zamanda bağlamsal, çok modlu ve otomatik hale getirebilirsiniz. Kapsamlı bir proje yönetimi aracının sizin için neler yapabileceğini görün.