İnsan kaynakları verilerini içeren bir elektronik tabloyu ilk kez açtığınız anı düşünün: çalışan bilgilerinin düzgün bir şekilde düzenlendiği hücreler, maaş bordrosu, işe alım, devam durumu ve daha fazlasını gösteren renk kodlu sekmeler.
İK profesyonelleri için İK Excel şablonları, önemli bilgileri düzenlemek için denenmiş ve test edilmiş bir yöntemdir. İşe alım süreçlerini izlemek veya izin bakiyelerini takip etmek gibi en yoğun İK görevlerinde bile Excel, düzenli bir yapı sağlar.
Bu blogda, bazı İK Excel şablonlarını inceleyerek, bu şablonların süreçleri nasıl basitleştirebileceğini ve değerli zamandan nasıl tasarruf sağlayabileceğini göstereceğiz. 🕒
İyi bir İK Excel şablonu nedir?
İyi bir İK Excel şablonu sadece işlevsel olmaktan öte, kullanım kolaylığı, uyarlanabilirlik ve netliği bir araya getirmelidir.
Aramanız gereken özellikler şunlardır:
- Sezgisel tasarım: İK Excel şablonları, kolay gezinme ve minimum veri girişi hatası için açık etiketlere, açılır menülere ve önceden biçimlendirilmiş hücrelere sahip olmalıdır
- Özelleştirilebilirlik: Şablonu benzersiz insan kaynakları süreçlerine uyacak şekilde özelleştirebilmenizi sağlayan uyarlanabilir alanlar ve bölümler içermelidir
- Veri doğruluğu: İK Excel şablonları, manuel hataları azaltmak için otomatik hesaplamalara (ör. izin bakiyeleri, fazla mesai saatleri) sahip olmalıdır
- Yerleşik görseller: HR Excel şablonları, hızlı raporlama ve trend tespiti için grafikler ve çizelgeler sunmalı, analizde zaman tasarrufu sağlamalıdır
- Sürüm kontrolü: İK Excel şablonları, veri bütünlüğünü korumak için en son sürüme her zaman erişilebilmesini sağlayan, değişiklikleri izlemek için yapılandırılmış bir yönteme sahip olmalıdır
🔍 Biliyor muydunuz? İlk resmi İK departmanı, 1901 yılında büyük bir grevden sonra National Cash Register Company'de kuruldu.
İnsan Kaynakları Excel Şablonları
İşe alım, maaş bordrosu ve performans değerlendirmeleri arasında kendinizi kolayca bunalmış hissedebilirsiniz.
Ücretsiz İK şablonları, bu yükü hafifletmek için tasarlanmıştır. İK Excel şablonları, her şeyi düzenli tutmak için ihtiyacınız olan yapıyı sağlar ve önemli görevlerinizi aksatmamanızı garanti eder.
İşte aralarından seçim yapabileceğiniz sekiz insan kaynakları Excel şablonu. 📋
1. Kenjo tarafından hazırlanan Gelişmiş Performans Değerlendirme Şablonu
Dağınık yapışkan notları ve sonsuz e-posta konuları ile uğraşmanın zamanı geldi. Kenjo'nun Performans Değerlendirmeleri için Excel Şablonu, her bir değerli (ve bazen zorlu) çalışan performans geri bildirimini kolayca takip etmenizi sağlar.
Performans inceleme şablonu, çalışan değerlendirmelerini tek bir yerden girmenize, incelemenize ve analiz etmenize olanak tanır. Ayrıca hedefleri, anahtar performans göstergelerini (KPI) ve becerileri izleyerek her çalışanın ilerlemesi ve gelişimi hakkında net bir görünüm sunar.
📌 İdeal kullanım alanları: Yöneticiler, İK uzmanları veya her döngüde aynı işleri tekrarlamak yerine performans değerlendirme sürecini kolaylaştırmak isteyen herkes.
📖 Ayrıca okuyun: KPI Gösterge Paneli Nasıl Oluşturulur (Örnekler ve Şablonlarla)
2. Kenjo tarafından HR için Tatil Yönetimi Şablonu
Kenjo'nun Tatil Yönetimi Şablonu ile çalışanlarınızın tatil günlerini, hastalık izinlerini ve beklenmedik devamsızlıklarını izlemek çok kolay hale gelir. Bu kullanışlı araç, kimin izinli olduğunu, ne zaman ofis dışında olduğunu ve ne kadar izin biriktirdiğini net bir şekilde gösterir.
Tüm izin taleplerini tek bir yerde birleştirerek düzenli kalmanıza yardımcı olur. Çift rezervasyonlu toplantılara veda edin, çünkü bunlar da takip edilir.
Her çalışanın kazandığı izin süresini kolayca hesaplayabilir, tahakkukları yönetebilir ve daha etkili insan kaynakları planlaması için izinleri bir bakışta görüntüleyebilirsiniz.
📌 İdeal kullanım alanları: İzin alanları takip etmek için sayısız e-postayı incelemekten bıkan İK takımları, yöneticiler veya profesyoneller.
3. SpreadSheetPage tarafından sunulan Çalışan Veritabanı Takipçisi
Çalışan bilgilerinin birden fazla yazılım sistemi, e-posta ve rastgele elektronik tablolara dağılmış olduğunu hissettiğiniz oldu mu? Sertifikalar, doğum günleri ve hatta acil durumlarda ulaşılacak kişiler gibi ayrıntıları izlemek karmaşık hale gelebilir.
SpreadsheetPage'in Çalışan Veritabanı Takip Şablonu size destek olur. Bu basit şablon, karmaşık İK analitik yazılımlarının karmaşıklığı olmadan çalışan bilgilerini yönetmenize yardımcı olur.
Ayrıca, ekibinize dahil etmek istediğiniz takım arkadaşlarının sayısını da seçebilirsiniz:
- Çalışan Veritabanı Yöneticisi Lite (en fazla 15 çalışan)
- Çalışan Veritabanı Yöneticisi Pro 150 (150 çalışana kadar)
- Çalışan Veritabanı Yöneticisi Pro 250 (250 çalışana kadar)
📌 İdeal kullanım alanları: İşgücünü karmaşık işlemler olmadan düzenli bir şekilde yönetmek isteyen takım liderleri ve İK uzmanları.
🔍 Biliyor muydunuz? Sağlık ve emeklilik gibi birçok yaygın çalışan avantajı, II. Dünya Savaşı sırasında yaygın hale geldi. Ücretlerin dondurulması nedeniyle, şirketler çalışanları çekmek ve elde tutmak için avantajlar sunmaya başladı ve bu, işveren tarafından sağlanan avantajların başlangıcı oldu.
4. SpreadSheetPage tarafından sunulan Çalışan Programı Takipçisi
Takım programlarını yönetmek, özellikle çakışan ve çelişen randevular olduğunda sinir bozucu olabilir. Ancak endişelenmeyin. SpreadsheetPage'in Çalışan Program Takip Şablonu, programlama sorunlarınızı kolaylaştırmak için burada.
Bu şablon, herkesin aynı sayfada (veya aynı elektronik tabloda) kalmasını sağlayan net ve düzenli bir program oluşturmanıza olanak tanır. Vardiyaları, izin taleplerini ve hatta gözden kaçabilecek öğle aralarını kolayca girebilirsiniz.
Görsel düzeni, kimlerin içeride ve dışarıda olduğuna dair bir bakışta genel bir görünüm sunarken, özelleştirilebilir biçim her türlü işe uyum sağlar.
📌 İdeal kullanım alanları: Birden fazla programı koordine etmekten ve herkesin ne zaman ve nerede olması gerektiğini bilmekten sorumlu yöneticiler, takım liderleri veya profesyoneller.
5. Microsoft'un Çalışan Zaman Kartı Şablonu
Microsoft Çalışan Zaman Kartı Şablonu, etkili zaman yönetimi için basit bir yaklaşım sunar. Günlük, haftalık, aylık ve hatta yıllık saatleri kaydetmek için mükemmeldir, böylece tüm ayrıntılar parmaklarınızın ucunda olur.
Bu dönemler için fazla mesai saatlerini de kaydedebilir ve daha kolay okunabilirlik için ayları otomatik olarak çeyrek dönemlere ayırabilirsiniz. Yerleşik hesaplamalar sayesinde sayılarla uğraşmanıza gerek kalmaz; saatleri girin ve şablonun zor işi sizin için yapmasına izin verin.
📌 İdeal kullanım alanları: İş saatlerini basit bir şekilde takip etmek isteyen İK yöneticileri ve profesyonelleri.
6. Microsoft'un Çalışan Devam Kaydı Şablonu
Katılım izleme, varlık ve yokluğun tekrar tekrar onaylanmasını gerektiren yorucu bir görev olmak zorunda değildir.
Microsoft'un Çalışan Devam Kaydı Şablonu, iş akışınızı çok daha kolay hale getirir. Hastalık izni, tatil izni, cenaze izni ve diğerleri gibi çeşitli izin türlerini takip etmenize yardımcı olur.
En iyi yanı nedir? Toplam izinler dahil olmak üzere temel izin istatistiklerinin hızlı bir özetini alırsınız. Ayrıca, katılım kalıplarını kolayca belirleyerek vardiyaları yönetmenize ve potansiyel sorunları önemli sorunlara dönüşmeden çözmenize yardımcı olur.
📌 İdeal kullanım alanları: Katılımı izlemek ve her şeyi belgelemek için net, ölçeklenebilir bir yönteme ihtiyaç duyan İK takımları, ofis yöneticileri ve departman sorumluları.
7. Microsoft'un İş Adayları Takip Şablonu
İş Adayları Takipçisi şablonu, tipik işe alım kaosuna sipariş getirir. Adayların ayrıntılarını, başvuru aşamalarını ve mülakat notlarını tek bir yerde düzenler. Bu şablonu, adayların başvurduğu roller, mevcut işe alım durumları ve daha fazlasına göre aday verilerini yönetmek için kullanabilirsiniz.
Bu şablon, mülakatçıları yönetmenize ve yeteneklerini iyi bir şekilde kaydetmenize olanak tanır. Ayrıca, açıklamalar, gerekli nitelikler, maaş seviyesi ve diğer notlarla birlikte listeleyebileceğiniz açık pozisyonları yönetmek için bir bölüm de bulunmaktadır.
📌 İdeal kullanım alanları: İşe alım sürecini net ve akıcı bir şekilde görmek isteyen işe alım uzmanları ve insan kaynakları yöneticileri, daha akıllı ve hızlı işe alım kararları almanıza yardımcı olur.
8. Excel ile Serbest Çalışanlar için İK İşe Alım Takipçisi
Özgeçmişlerin arasında umut vaat eden adayları gözden kaçırmak, en iyilerimizin bile başına gelebilir. İK İşe Alım İzleme Çalışma Kitabı, işe alım sürecindeki kaosu kolaylaştırmak için burada. Her adayın ilk temastan son teklife kadar olan yolculuğunu takip edebilir ve bu süreçteki hiçbir adımı gözden kaçırmazsınız.
Rolleri, mülakat aşamalarını ve geri bildirimleri kolayca izleyin, böylece her ayrıntı erişilebilir kalır. İster niş pozisyonları dolduruyor ister yüksek hacimli işe alım hedeflerini yönetiyor olun, işe alım ihtiyaçlarınızı karşılamak için izleyiciyi özelleştirin.
Ayrıca, adayların durumunu takım üyeleriyle paylaşarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayabilirsiniz.
📌 İdeal kullanım alanları: İşe alım sürecini kolaylaştırmak isteyen İK uzmanları, işe alım yöneticileri ve işe alım ekipleri.
Excel'i İK için kullanmanın sınırlamaları
Microsoft Excel esnek bir araç olmakla birlikte, özellikle kuruluşlar büyüdükçe karmaşık İK ihtiyaçlarını yönetmede yetersiz kalır.
İnsan kaynakları görevleri için Excel'e güvenmenin neden zorluklar yaratabileceğini öğrenin. 👇
- Eski veriler riski: Excel gerçek zamanlı güncelleme özelliğine sahip olmadığından, takım üyeleri en son sürümü kullanmıyorsa eski bilgilere rastlayabilir
- Karmaşık süreçler: Excel, genellikle kapsamlı formüller veya manuel çaba gerektiren çalışanların işe alımı veya uyumluluk izleme gibi karmaşık İK süreçleri için tasarlanmamıştır
- İşbirliği kısıtlamaları: Güçlü işbirliği araçlarına sahip değildir, bu da takımların birlikte etkili bir şekilde çalışmasını zorlaştırır
- Güvenlik sorunları: Hassas çalışan bilgilerini Excel'de saklamak, şifreleme özelliği sunan özel İK yazılımlarına kıyasla güvenlik riskleri oluşturur
- Verimsiz veri yönetimi: Büyük çalışan veri kümelerini yönetmek zahmetli hale gelir ve Excel'i büyüyen kuruluşlar için daha az ideal bir çözüm haline getirir
Alternatif İK Şablonları
Neyse ki, İK profesyonelleri için daha iyi bir seçenek var: ClickUp.
ClickUp, İK yönetimini basitleştiren, iş için her şeyi içeren bir uygulamadır. Kullanıcı dostu arayüzü ve özelleştirilebilir şablonları ile ClickUp, İK takımlarının çalışma şeklini dönüştürür.
İşte süreçlerinizi iyileştirebilecek bazı ClickUp insan kaynakları şablonları. 📈
1. ClickUp Personel Planı Şablonu
Personel değişikliklerine ve proje taleplerine ayak uydurmakta zorlanıyor musunuz? Çalışanlarınızın aynı anda birden fazla taahhüdü varsa, bu değişiklikleri planlamak genellikle çok zor olabilir.
ClickUp Personel Planı Beyaz Tahta Şablonu tam da bu konuda size yardımcı olur.
İnsan kaynakları stratejilerini haritalandırmanıza olanak tanır, böylece herkesin uyum içinde çalışmasını sağlarken yaklaşan projelere veya geçişlere hazırlıklı olursunuz.
Personel planı, süreci yönlendirmek için her adımın altında yapışkan notlar bulunan bir akış şeması olarak düzenlenmiştir. Akış şemasını kullanarak personel planınızı geliştirin ve gerektiğinde yapışkan notlara anahtar bilgileri kaydedin.
📌 İdeal kullanım alanları: Personel planlamasını ve yönetimini etkin bir şekilde gerçekleştirmek için esnek ve işbirliğine dayalı bir araca ihtiyaç duyan İK yöneticileri, proje liderleri ve takım liderleri.
2. ClickUp İK Bilgi Bankası Şablonu
ClickUp İK Bilgi Bankası Şablonu, önemli belgeleri ve politikaları merkezileştirmenize yardımcı olur ve takımınızın işe alım kılavuzlarından şirket politikalarına kadar her şeye tek bir düzenli alandan hızlıca erişmesini sağlar.
Tamamen özelleştirilebilir, böylece her bölümü şirketinizin benzersiz İK ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.
Şablonu kullanarak, çalışanların bağımsız olarak cevapları bulmalarını sağlayan kapsamlı, self servis bir bilgi tabanı oluşturabilirsiniz. Bu, gereksiz soruların sayısını azaltır ve kendi kendine yeterlilik kültürünü teşvik eder.
📌 İdeal kullanım alanları: Temel bilgilere kolay erişim sağlamak isteyen, büyümekte olan şirketlerin İK operasyon yöneticileri.
3. ClickUp İK Değerlendirme Formu Şablonu
ClickUp Değerlendirme Formu Şablonu, performans değerlendirmelerini ele almak için güvenilir bir çerçeve sağlar. Çalışanların ilerlemesini değerlendirmenize ve belgelendirmenize yardımcı olarak, odaklanmış gelişim ve büyüme için zemin hazırlar.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Değerlendirmeleri standartlaştırın: Değerlendirmelerde tutarlı bir yapı uygulayarak, gözden kaçırma veya önyargıları ortadan kaldırarak her birinin eksiksiz olmasını sağlayın
- Belirli roller için özelleştirin: Şablonu belirli iş rollerine uyacak şekilde özelleştirerek, her takım üyesi için en önemli olan unsurları değerlendirin
- Yapıcı geri bildirimleri destekleyin: Daha anlamlı tartışmalar için değerlendirmeleri güçlü yönler, iyileştirme alanları ve gelecek hedefleri gibi bölümlere ayırın
- Zaman içindeki büyümeyi izleyin: Önceki değerlendirmeleri kullanarak çalışanların gelişimini izleyin, böylece kalıpları daha kolay belirleyin ve başarıları kutlayın
📌 İdeal kullanım alanları: Sürekli gelişimi teşvik eden kapsamlı geri bildirimler sunmayı amaçlayan İK uzmanları, takım liderleri ve bölüm başkanları.
4. ClickUp İK SOP Şablonu
İnsan kaynaklarını yönetmek çok zor olabilir; yeni çalışanların işe alımından performans değerlendirmelerine kadar her şey standart çalışma prosedürlerine (SOP) göre yapılmalıdır.
ClickUp İK SOP Şablonu, işe alım, performans değerlendirmelerinin yönetimi, maaş bordrosu sürecinin yönetimi ve uyumluluğun sağlanması gibi her şey için prosedür belgelerini tek bir kolay erişilebilir yerde düzenlemek için yapılandırılmış bir yol sağlar.
Ayrıca, şablonu kendi İK süreçlerinize göre uyarlayabilirsiniz; örneğin, çalışan eğitim programları veya katılım girişimleri için bölümler ekleyebilirsiniz. Dinlenme odasında uygun kahve ikramı kuralları hakkında bir bölüm mü istiyorsunuz? Hiç durmayın.
📌 İdeal kullanım alanları: Her İK görevinin belgelenmesini, standartlaştırılmasını ve erişilebilir olmasını isteyen bölüm başkanları, İK takımları ve küçük işletme sahipleri.
5. ClickUp Şirket Süreci Belgesi İnsan Kaynakları Şablonu
Özellikle büyük takımlarla çalışıyorsanız, önemli iş akışlarını takip etmek ve herkesin aynı süreçleri izlemesini sağlamak zor olabilir.
ClickUp Şirket Süreçleri Belge Şablonu bu konuda yardımcı olur. Proje yönetimi adımlarından iletişim protokollerine kadar her temel işlemi belgelemek için tek ve düzenli bir yer sağlar ve takımınızın işleri en iyi şekilde yapmasını sağlar.
Bu şablon size şunları sağlar:
- Şirket süreçlerini düzenleyin: Tüm anahtar iş akışlarını tek bir kolay erişilebilir belgede saklayarak takım üyeleri için güvenilir bir kaynak oluşturun
- Şirketinize uyacak şekilde özelleştirin: İş ihtiyaçlarınıza göre her bölümü değiştirin
- Tutarlılığı artırın: Şirket genelinde kalite ve uyumu sağlamak için departmanlar arasında süreçlerinizi standartlaştırın
📌 İdeal kullanım alanları: Tutarlı ve belgelenmiş süreçleri sürdürmek isteyen operasyon yöneticileri, departman yöneticileri ve büyüyen takımlar.
6. ClickUp İşe Alım Eylem Planı Şablonu
Yeni yetenekleri işe almak, senkronize edilmesi gereken birçok adım ve paydaşın olduğu karmaşık bir süreç olabilir. ClickUp İşe Alım Eylem Planı Şablonu, her aşamada yol gösterici bir yol haritası görevi görür, böylece takip etmek için uğraşmak zorunda kalmaz ve takımınız için en uygun adayı bulmaya odaklanabilirsiniz.
İlk temas kurmadan son teklifin kabulüne kadar işe alım sürecinin her adımını organize etmenize yardımcı olur ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Şablonun özelleştirilmesi de kolaydır. Giriş seviyesinde bir asistan veya üst düzey bir yönetici işe alırken, belirli rollere ve zaman çizelgelerine göre şablonu uyarlayabilirsiniz.
📌 İdeal kullanım alanları: İşe alım sürecini etkin bir şekilde kolaylaştırmak için yapılandırılmış bir plan arayan işe alım yöneticileri ve işe alım ekipleri.
7. ClickUp Politika Notu Şablonu
ClickUp Politika Notu Şablonu, önemli bilgileri iletmek için açık ve yapılandırılmış bir yol sağlar. Mesajlarınızın açık ve tutarlı olmasını sağlayarak herkesin kolayca anlamasını ve yanlış yorumlanma olasılığını azaltır.
İster yeni bir işyeri kılavuzu ister önemli bir duyuru olsun, herhangi bir politika konusuna uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Ayrıca, şablon politika onaylarını belgelendirmenize ve izlemenize yardımcı olarak şirket standartlarına uyumu destekler.
📌 İdeal kullanım alanları: Politika değişikliklerini veya organizasyonel güncellemeleri etkili bir şekilde iletmek isteyen İK çalışanları, hukuk yöneticileri ve liderlik takımları.
🔍 Biliyor muydunuz? 9-5 çalışma günü kavramı, 1920'lerde Henry Ford tarafından popüler hale getirildi. Ford, çalışma gününü 10 saatten 8 saate indirdi ve bunu, verimliliği korurken çalışanların iş-yaşam dengesini sağlayan bir insan kaynakları politikası standardı olarak belirledi.
8. ClickUp Düzeltici Eylem Şablonu
Zorluklar ortaya çıktığında (ve gerçekçi olalım, her zaman ortaya çıkarlar), bunları ele almak için sağlam bir plana sahip olmak çok önemlidir.
ClickUp Düzeltici Eylem Planı Beyaz Tahta Şablonu, süreç boşluklarını tespit etmek, kök nedenleri belirlemek ve gelecekte benzer sorunları önlemek için hedefli düzeltici eylemler oluşturmak için kullanabileceğiniz bir araç tır.
Bu şablonla, tüm takımınızı bir araya getirerek sorunları işbirliği içinde çözebilirsiniz. Beyaz tahta biçimi, her şeyi net bir şekilde görselleştirmek için hayat kurtarıcıdır ve herkesin neler olup bittiğini ve ne yapılması gerektiğini daha kolay anlamasını sağlar.
📌 İdeal kullanım alanları: Kalite güvence takımları, proje yöneticileri ve problem çözme ve sürekli iyileştirme konusunda proaktif bir yaklaşım oluşturmak isteyen liderler.
9. ClickUp İzin Talep Şablonu
İzin taleplerini yönetmek, özellikle birden fazla çalışanın aynı anda izin talebinde bulunduğu yoğun iş yerlerinde, net bir süreç olmadan kaosa dönüşebilir.
ClickUp İzin Talebi Şablonu, tüm talepleri yönetimi kolay tek bir konumda birleştirir. Bu düzenleme, taleplerin verimli bir şekilde işlenmesini sağlayarak hızlı incelemeleri ve zamanında onay veya reddi kolaylaştırır.
Takım programlarına ilişkin görünürlük elde etmek, izinlerin çakışmasını önlemeye ve yeterli kapsama sağlamaya da yardımcı olabilir. Ayrıca, talep geçmişlerini ve kalan bakiyeleri izleyerek herkesin izin durumları hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.
📌 İdeal kullanım alanları: İzin yönetimini basitleştirmek ve genel şeffaflığı artırmak isteyen işe alım yöneticileri ve takım liderleri.
🔍 Biliyor muydunuz? ABD'de Çalışan Takdir Günü, Mart ayının ilk Cuma günü kutlanır. Bu İK girişimi, sektörler genelinde çalışanların sıkı çalışmalarını takdir etmek ve kutlamak amacıyla 1995 yılında başlatılmıştır.
ClickUp ile İK İş Akışınızı Kolaylaştırın
İnsan kaynakları Excel şablonları, işinizi kolaylaştırır ve bir insan kaynakları uzmanı olarak işinizin her alanında düzenli kalmanıza yardımcı olur.
Bu İK Excel şablonları küçük ve orta ölçekli İK görevleri için iyi sonuç verebilir, ancak tüm İK ihtiyaçlarınızı etkin bir şekilde yönetmek için daha sağlam bir çözüme ihtiyacınız vardır. İşte tam da bu noktada ClickUp, tüm fonksiyonlarınızı karşılamak için verimli, özelleştirilebilir şablonlarla devreye girer.
Bize inanmayın, kendiniz görün. ClickUp'a bugün ücretsiz kaydolun!