McKinsey, yöneticilerin %61'inin karar verme zamanlarının en az yarısının (çoğunlukla verimsiz toplantılarda geçirilen) aslında bir sonuç getirmediğini düşündüğünü bildiriyor.
Bu duygu, sistemlerinde başka bir toplantı uyarısı geldiğinde tedirgin olan veya ürperen sayısız profesyonelde yankı bulur.
Etkili toplantılar, belirli bir sonuca ulaşmak için bilgi, bakış açısı ve veri alışverişinde bulunmak üzere seçilmiş bir grup insanı bir araya getirmeyi amaçlar. Karar alma, beyin fırtınası yapma veya eylem planları oluşturma gibi faaliyetlerde hedef, herkesin toplantıdan verimli bir şekilde ayrılmasıdır.
Peki, hayal kırıklığı döngüsünü kıran etkili toplantılar nasıl yapılır? Bir bakalım. 👀
Toplantı Türleri
Yaygın inanışın aksine, başarılı bir toplantının temelleri toplantıdan çok önce atılır. Bu, büyük ölçüde düzenlediğiniz toplantının niteliğine bağlıdır.
İstenen sonuca bağlı olarak, takımınız için planlayabileceğiniz bazı yaygın toplantı türleri vardır. 🧑💻
1. Yüz yüze toplantılar
Bu toplantılar, tüm katılımcıları fiziksel olarak tek bir konumda, genellikle ofis tesislerinde bir araya getirir.
Yüz yüze toplantılar sırasında gerçekleşen etkileşimler, gerçek zamanlı katılımı mümkün kılar ve toplantıları daha verimli hale getirir. Katılımcıların net bir şekilde iletişim kurmasını ve verimli bir şekilde katılımını sağlayarak yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırır.
Dijital dikkat dağıtıcı unsurların engelleri olmadan, katılımcılar sözsüz ipuçlarını daha kolay algılayabilir ve etkileşimler daha samimi hale gelir. Bu ayar, fikir paylaşımına, tartışmalara ve gerçek zamanlı görüşmelere olanak tanıyarak anında işbirliği sağlar.
Kullanıcı dostu ipucu: Dikkat dağınıklığını en aza indirmek için "cihaz kullanmama" kuralı uygulayın. Dizüstü bilgisayarları ve telefonları bir kenara bırakmak, herkesin odaklanmasına yardımcı olur ve verimsiz toplantıların olasılığını azaltır.
🔍 En uygun kullanım alanı: Çeşitli zorluklara yaratıcı çözümler bulmaya odaklanan inovasyon veya beyin fırtınası oturumları. Ayrıca, işlevler arası etkiye sahip karmaşık karar alma süreçleri için de uygundur.
2. Sanal toplantılar
Sanal toplantılar veya uzaktan toplantılar, esnekliğin en iyi örneğidir. Katılımcıların herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan (örneğin cep telefonu, dizüstü bilgisayar veya tablet) katılmalarına olanak tanır. Bu toplantılar, bir video/sesli konferans platformu üzerinden dijital olarak gerçekleştirilir.
Sanal toplantılar, özellikle küresel bir iş gücüne sahip kuruluşlar için konferans salonu kiralama gibi masraflardan tasarruf sağlar. Esnek olmaları sayesinde takımlar anında kararlar alabilir ve yüz yüze toplantı düzenlemenin getirdiği zorluklardan kurtulabilir.
Katılımcıların belirli bir zamanda belirli bir yerde olma ihtiyacını ortadan kaldırır ve organizasyonu kolaylaştırır. Örneğin, toplantı notları için yapay zeka kullanarak toplantıyı kolayca takip edebilirsiniz.
🔍 En uygun kullanım alanları: Proje güncellemeleri veya görev raporları gibi hızlı sprintler ve uzaktaki takımların katıldığı bire bir toplantılar.
3. Hibrit toplantılar
Hibrit toplantılar, pandemi sonrasında popüler hale geldi, ancak bugün de önemli bir rol oynamaya devam ediyor. Neden?
Promoleaf, ABD'deki yetişkinlerin en az %52'sinin, tam zamanlı olarak ofiste çalışmak zorunda kalırsa işlerini bırakmayı düşüneceğini açıkladığını bildiriyor.
Bu nedenle, hibrit çalışma, uzlaşma için ideal noktayı bulur. Hibrit toplantılar, çok uluslu kurumsal şirketlerden sanal organizasyonlara kadar, giderek küreselleşen takımlarla işbirliği yapmak için iş dünyasının benimsediği güçlü bir araçtır.
Bu toplantılar genellikle hem yüz yüze hem de uzaktan katılımcıları içerir.
Uzaktan ayarlamalar gibi, hibrit kurulumlarda da kesintisiz toplantılar garanti edilemez. Ancak, güçlü bir video konferans platformu ve istikrarlı bir internet bağlantısı kullanmak, bu toplantıları daha yönetilebilir hale getirmede büyük fayda sağlayabilir.
🔍 En uygun kullanım alanları: Yüz yüze ve uzaktan katılanların olduğu takımlar; küresel takımları olan büyük kuruluşlar; esnekliğin anahtar rol oynadığı durumlar; fiziksel olarak hazır bulunmayan ancak karar alma sürecinde önemli rol oynayan paydaşların katkılarının gerekli olduğu toplantılar.
📖 Ayrıca okuyun: Takımınız için doğru toplantı sıklığını nasıl seçersiniz?
Etkili Toplantılar için Planlama ve Hazırlık
Daha önce de belirtildiği gibi, bir toplantının etkili mi yoksa takımınızın zaman ve kaynakları için bir başka kara delik mi olacağı, temel hazırlıkların yapılıp yapılmadığına bağlıdır.
Ancak, harika bir toplantı yapmanın ilk ve kesin yolu, kendiniz derinlemesine bir iş yapmaktır.
Toplantınızı planlarken ve hazırlarken hatırlamanız gereken bazı noktalar. 🙋
Toplantı hedeflerini net bir şekilde belirleyin
Bu toplantı ile ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleyerek başlayın. Ardından, istediğiniz sonucun "gerçekten" takımınızın aktif ve gerçek zamanlı katılımını gerektirip gerektirmediğini düşünün.
E-posta konuşmaları veya notlar ile aynı sonuca ulaşılıp ulaşılamayacağını da sorabilirsiniz. Bir diğer önemli husus, hedefin zamana duyarlı olup olmadığı ve acil eylem gerektirip gerektirmediğidir.
Her iki soruya da cevabınız evet ise, toplantınızı yapılandırmanın zamanı gelmiştir.
Etkili bir toplantı gündemi oluşturun
Toplantınız için net bir hedef belirledikten sonra, ana konuları, bunları kimin tartışacağını ve hangi rollerin (ve kimler tarafından) yerine getirilmesi gerektiğini özetleyen bir gündem hazırlayın.
Bir adım daha ileri giderek gündem öğelerini öncelik sırasına koyabilir ve her birine tartışılacak zaman aralığı ayırabilirsiniz.
Bir sonraki toplantı gündeminizi hazırlarken bu hızlı kontrol listesini elinizin altında bulundurun:
- Belirli konuları ele alacak konuşmacılar atanmıştır
- Toplantı zamanı ve konumu
- Toplantı süresi
- Konuyla ilgili arka plan bilgileri
Burada, ClickUp Belgeleri, toplantıları planlamak ve gündemleri hazırlamak, takımınızın programını koordine etmek ve toplantının sonuçlarına göre yinelenen görevleri atamak için mükemmel bir yardımcı olabilir.
ClickUp Gündem Şablonu, hedefleri izlemenize, amaçları özetlemenize, net bir toplantı yapısı oluşturmanıza ve görevleri ve eylem öğelerini atamanıza olanak tanıyarak etkili toplantılarınızı kolaylaştırır.
Amirimle iki haftada bir toplantı yapıyoruz ve gündemimiz için ClickUp kullanıyoruz. Tüm etkinlik ve sunum taleplerim burada yer aldığı ve amirim de güncel durum göstergesini kontrol edebildiği için işlerimi daha iyi takip edebiliyorum.
Amirimle iki haftada bir toplantı yapıyoruz ve gündemimiz için ClickUp kullanıyoruz. Tüm etkinlik ve sunum taleplerim burada yer aldığı ve amirim de güncel durum göstergesini kontrol edebildiği için işlerimi daha iyi takip edebiliyorum.
Doğru toplantı katılımcılarını davet edin
Her etkinlikte olduğu gibi, misafir listeniz etkinliğin başarısı (yani etkinliği) için bir öncül oluşturur.
İş yerinde bu, her gruptan doğru oranda kişiyi bir araya getirmek anlamına gelir: karar vericiler, konu uzmanları, uygulayıcılar ve tabii ki organizatör. Karar vericilerin çok fazla olması, çıkmaza yol açabilir ve uygulamaya ilişkin tartışmaları geciktirebilir.
Öte yandan, beyin fırtınası toplantılarına farklı bakış açılarına sahip paydaşları dahil etmek çok önemlidir. Genel olarak, iyi bir kural, hedefinize ulaşmak için gereken minimum sayıda kişiyi davet etmektir.
Biliyor muydunuz? İki pizza toplantı kuralı, toplantılara iki pizzanın yeteceği kadar kişinin katılabileceğini belirtir. Bu kural, küçük toplantıların büyük toplantılardan daha verimli ve etkili olduğu fikrine dayanır. Bu kural genellikle Amazon'un kurucusu Jeff Bezos'a atfedilir.
Toplantıları dikkatlice planlayın
Toplantıları uygun zamanlarda planlamak, katılımcıların ilgisini ve odaklanmasını sağlar ve sonuçta daha verimli tartışmalar ve toplantı sonuçları elde edilir.
Farklı saat dilimlerinde çalışan ve aynı yerde bulunan toplantı katılımcıları gibi, programları en çok aksama yaşayabilecek üyelerin katılımını sağlayarak başlayın.
💡Pro İpucu: Toplantı programları, takım üyelerinizin genel enerji ve verimliliğini belirleyebilir. Harvard Business Review'un araştırmasına göre , takımınızın iş yükü en az olduğunda yüksek tempolu toplantılar planlamak, onların enerji ve verimliliğini artırabilir.
Haftalık standup görüşmeleri veya acil durum takım toplantıları düzenliyor olsanız da, her katılımcının programını inceleyerek toplantı için ideal zamanı bulmak zaman alıcı bir iştir.
ClickUp Takvim Görünümü
ClickUp Takvim Görünümü ile, sizin ve takımınızın takvimlerini tek bir yerde merkezileştirebilirsiniz.
Basit bir sürükle ve bırak işlemiyle programınızı düzenleyebilirsiniz. Takvim Görünümü, herkesin senkronizasyonunu sağlar, böylece tüm takımınız kelimenin tam anlamıyla aynı sayfada kalır.
ClickUp Toplantı Şablonu
ClickUp Toplantı Şablonu, toplantılarınızı daha verimli hale getirir. Gündeminizi yönetmenize, notlar almanıza ve takipleri izlemenize olanak tanır, böylece tüm önemli ayrıntılar parmaklarınızın ucunda olur.
Şablonu toplantınızın ihtiyaçlarına göre kolayca özelleştirebilir ve tüm anahtar konuların ele alınmasını sağlayabilirsiniz. Notlar bölümü, tartışılan önemli noktaları kaydetmek için mükemmeldir, takip bölümü ise eylem öğelerini ve sorumlulukları net tutarak bir sonraki adımları takip etmeyi kolaylaştırır.
🧠 Biliyor muydunuz? Fellow tarafından yapılan bir araştırmaya göre, toplantılar için en uygun zaman sabahın ortası, özellikle 10:00 ile 12:00 arasıdır. Pazartesi sabahları toplantılar için en kötü zaman iken, Salı günleri en ideal gün olarak kabul edilmektedir.
Etkili Toplantılar Düzenleme
Toplantıya başlarken doğru bir örnek oluşturun.
Bir sonraki toplantınızı yürütürken hatırlamanız gereken bazı kılavuz ilkeler. 📋
Zamanında başlayın
Toplantılarınıza zamanında başlamak, gündemi takip etmenin etkili bir yoludur. Ayrıca, katılımcıların zamanına saygı ve özen gösterdiğinizi de gösterir.
Rolleri atayın
Çoğu toplantı dinamiktir ve yeni gelişmeler anında ortaya çıkar. Bu ivmeyi sürdürmek için, bu tartışmaları takımınız için eyleme geçirilebilir sonuçlara dönüştürün.
ClickUp Toplantıları ile bu ipuçlarını kolayca görevlere dönüştürebilirsiniz.
ClickUp Görevleri, toplantı notlarınızdan doğrudan ayrıntılı eylem noktaları oluşturmanıza olanak tanır ve hiçbir şeyin atlanmamasını sağlar.
Görevleri oluşturduktan sonra, görev yorumlarından doğrudan takım üyelerine belirli sorumluluklar atayabilmenizi sağlayan ClickUp Yorum Atama özelliği ile görevleri delege edebilirsiniz.
📖 Ayrıca okuyun: Daha İyi Toplantı Notları Almak İçin 10 Ücretsiz Toplantı Notu Şablonu
İşbirliğini teşvik edin
Herhangi bir toplantının gerçek başarı ölçüsü, ne kadar anlamlı bir işbirliği sağladığıdır. Bunu, tartışma konularına farklı bakış açıları getirerek veya katılımcılara eylem öğeleri atayarak başarabilirsiniz.
ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu
ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu, toplantılarınızı belgelemek için sorunsuz bir yol sağlar. Katılımcıları kolayca kaydedebilir ve tüm katılımcıların onaylandığını teyit edebilirsiniz. Şablon, her gündem öğesi için ayrıntılı notlar alınmasına olanak tanır ve anahtar tartışmaları ve kararları yakalar.
Şablonun işbirliğine dayalı tasarımı, birden fazla kullanıcının gerçek zamanlı olarak katkıda bulunmasına ve düzenleme yapmasına olanak tanır, böylece takımınız uyumlu çalışmaya devam eder. Ayrıca, anahtar sonuçları ve içgörüleri izleyerek, toplantıya katılamayan paydaşlar için değerli bir toplantı özeti sunar.
Toplantı zamanını doğru yönetin
Etkili bir toplantı yürütmenin en iyi yolu, gündemdeki her bir öğe için ayrılan süreyi ayarlamak ve buna uymaktır.
Ancak bu, tartışmaların konudan sapmamasını sağlarken sağlıklı bir tartışmayı yönetmek anlamına da gelebilir. Organizatör olarak karar alma sürecine de katılıyorsanız, katılımcı listesine bir moderatör eklemeyi düşünün.
Toplantı Sonrası Takip ve Sorumluluk
Toplantı bittiğine göre, asıl iş şimdi başlıyor. Toplantınızın ulaşmayı hedeflediği sonuçları izlemeye buradan başlayabilirsiniz.
Toplantılarınızın anlamlı sonuçlar vermesini nasıl analiz edip sağlayabileceğinizi öğrenin. 🎯
Toplantı sonuçlarını derleyin
Her katılımcının toplantıdan edindiği bilgilerle toplantının gerçek etkinliğini ölçebilirsiniz. Bir toplantı, ancak önemli hedeflere veya üzerinde çalışılacak eylem planlarına yol açtığında verimli sayılır.
Toplantı özetiniz, her katılımcı için eyleme geçirilebilir sonuçlara dönüştürülmelidir. Uzun tartışmalar sırasında, konuşmanın ince noktalarını kaçırmak daha kolaydır. Örneğin, belirli bir gündem eylemiyle ilgili noktalar gündeme getirilmiş, ancak ele alınmamış olabilir.
Toplantı sonuçlarını özetlemekle görevli kişiler için tüm ayrıntıları manuel olarak gözden geçirmek gerekmez.
Yerleşik bir AI asistanı olan ClickUp Brain ile toplantı notlarını hiçbir şeyi (veya konuşmanın hiçbir ayrıntısını) kaçırmadan özetleyebilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp Toplantı Raporu Şablonu, toplantı türü, konum ve süre gibi bilgilerin yanı sıra katılımcı sayısına kadar toplantı verilerini hızlı bir şekilde özetlemek ve kaydetmek için de harika bir araçtır.
Görevleri otomatik olarak dağıtın
Bir sonraki adım, bu toplantı sonuçlarının sadece kağıt üzerinde kalmamasını sağlamaktır. Bunları günlük iş akışına entegre etmek, anlamlı toplantı sonuçları elde etmek için çok önemlidir. ClickUp Otomasyonlarını kullanarak görevleri atayabilir ve gerektiğinde takip işlemlerini planlayabilirsiniz.
ClickUp Brain ile birlikte Otomasyonları kullanarak, toplantılarınızın etkinliğini en üst düzeye çıkarırken kendinizi yükten kurtarabilirsiniz.
İlerlemeyi izleyin
Toplantıda belirlenen görevleri yerine getirerek kararlar ve eylemler arasındaki uçurumu kapatın.
Bu, görevlerin durumunu düzenli olarak izlemeyi veya müdahale gerektiğinde atanan kişiyle bire bir toplantılar planlamayı içerebilir. Bu kontrol sıklığını, görevin karmaşıklığına ve ilgili kişilere göre belirleyebilirsiniz.
Takımlar halinde çalışmak ve engelleri önceden tahmin etmek ve hafifletici çerçeveler oluşturmak için özel olarak görevlendirilecek "ortaklar" belirlemek çok iyi bir uygulamadır.
Takımlar belirli proje bölümlerine aşırı odaklandıklarında, genellikle büyük resmi göremezler. Bu dar bakış açısı, karar verme sürecini hızlandırabilecek değerli içgörülerden mahrum kalmalarına neden olabilir.
ClickUp Dashboards, takımınızın proje planlamasını ve performansını iyileştirmesine, sprintleri daha iyi yönetmesine ve işleri görselleştirerek önceliklendirmesine yardımcı olan güçlü bir işbirliği aracıdır.
Projelerinizdeki farklı görevlerin durumunu ayrıntılı olarak göstererek, gecikmiş işlerin kapsamlı bir görünümünü sunar ve kaynakları buna göre tahsis etmenize yardımcı olur.
Toplantı Etkinliğini Ölçme
Toplantılarınızın etkinliğini ölçmek, sadece gösteriş için yapılan bir egzersiz değildir. Bunu bir denetim olarak düşünün.
Bir toplantıyı başarılı kılan unsurları ne kadar iyi anlarsanız, toplantılarınız o kadar iyi olur. Bir toplantının etkinliğini ölçmek için haritalamanız gereken metrikleri keşfedelim. 📊
- Zamanında: Toplantılarınızın başlaması veya bitmesi gereken zamanları, gerçekte ne zaman başladığını veya bittiğini karşılaştırın. Toplantı hazırlığı sırasında belirlediğiniz sürede gündemi tamamlayabildiniz mi kontrol edin
- Alınan eylemler: Bir sonraki toplantıdan önce oluşturulan ve kapatılan eylem öğelerini izleyin. Bu, toplantı takiplerinizin etkinliğini ve bu süreci nasıl iyileştirebileceğinizi değerlendirmenize yardımcı olur
- Toplanan geri bildirimler: Toplantılarınızın etkinliğini destekleyin. Katılımcıların kendilerini dahil ve değerli hissetmeleri için herhangi bir eksikliği belirlemek ve gidermek için anonim anketlerden yararlanın
- Alınan kararların değeri: Önemli kararların alındığı toplantıları izleyerek, başarılı bir uygulama için gerekli süreçler ve kişiler hakkında içgörüler edinin. Bu uygulama, alınan kararların hedeflerinize hizmet edip etmediğini veya gelecekte yeniden gözden geçirilmesi gerekip gerekmediğini belirlemenize yardımcı olur
- Elde edilen katılım: Verimli işbirliği için bir şablon oluşturmak üzere yüksek ve anlamlı katılım sağlayan toplantıları belirleyin. Bu içgörüleri kullanarak gelecekteki toplantıları iyileştirin ve daha katılımcı ve etkili bir takım ortamı oluşturun
Belirli Toplantı Türleri için En İyi Uygulamalar
Her toplantı farklıdır ve dolayısıyla her toplantıyı verimli kılan unsurlar da farklılık gösterir. Başarılı toplantılar planlamak ve yürütmek için altın kurallar, bazı en iyi uygulamalara dayanır.
Tüm toplantılarınızın çıtasını yükseltecek etkili toplantı stratejilerini keşfedelim:
🤝 Yüz yüze toplantıları optimize etme
- Amacı tanımlayın: Her katılımcının toplantı sırasında değerli bir şey katabileceğinden veya öğrenebileceğinden emin olun. Ancak daha da önemlisi, tüm katılımcıların toplantının amacını bildiğinden emin olun
- Doğru toplantı ortamını tasarlayın: Resmi bir toplantı odası kurulumu veya beyin fırtınası oturumu için rahat bir alan olsun, katılımı ve verimliliği teşvik eden bir atmosfer yaratın
- Toplantı yorgunluğuyla mücadele edin: Etkileşimli unsurlar veya etkinlikler ekleyerek enerji düzeylerini yüksek tutun ve uzun oturumlar boyunca katılımcıların ilgisini canlı tutun
🤝 Sanal toplantı deneyimlerini iyileştirme
- Toplantıları kısa tutun: Etkili sonuçlar elde etmek için kısa toplantılar planlayın. Saatlerce ekrana bakmak yorucudur, bu nedenle gündeminizi kısaltarak 3 saatlik maratonu 30 dakikalık bir toplantıya dönüştürün
- Katılımcılarınızı akıllıca seçin: Etkinliği en üst düzeye çıkarmak için katılımcı sayısını sınırlayın. Kuruluş genelinde bir etkinlik düzenlemiyorsanız, özellikle karar alma toplantıları için katılımcı listenizi en fazla yedi kişiyle sınırlayın
- Kapsayıcılığı teşvik edin: Sanal toplantılar sırasında katılımcıları aktif olarak dahil edin. Katılımcılar arasındaki konuşma ve etkileşimi kolaylaştırmak organizatörlerin ve liderlerin görevidir
🤝 Hibrit toplantılardan en iyi şekilde yararlanma
- Toplantı kurallarını belirleyin: Video ve diğer yönergeleri kullanıp kullanmayacağınıza karar verin. Toplantı kurallarını belirlemek, neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu standartlaştırmaya yardımcı olur ve uzaktan veya yüz yüze katılanların daha uyumlu bir şekilde işbirliği yapmasını sağlar
- Herkes için görünürlüğü artırın: Her katılımcının dahil olduğunu hissetmesini sağlayın. Özellikle yüz yüze konuşmalar uzaktaki katılımcıların katkılarını gölgede bıraktığında, video kullanımını zorunlu hale getirmek daha eşitlikçi bir işbirliği alanı yaratır
- Katılımı artırın: Konumdan kaynaklanan kopukluğu ortadan kaldırın ve takım üyelerinizin işbirliğini geliştirin. Uzaktaki katılımcıların yaşadığı mesafeyi ortadan kaldırmak için gerçek zamanlı oylama gibi araçları kullanın
Toplantılarda Sık Karşılaşılan Zorlukların Üstesinden Gelmek
Toplantınızın niteliği ne olursa olsun, zorluklar her zaman vardır. En iyi planlanmış toplantılar bile sapabilir, etkili toplantılar için bazı yaygın zorlukları inceleyelim. ⚠️
Tartışmaları domine eden kişilerle başa çıkma
Toplantıların değeri, farklı bakış açıları yaratma yeteneklerinde yatmaktadır.
Böylece, bir veya iki baskın ses tartışmayı tekeline aldığında, diğer bakış açıları için çok az alan kalır. Sonuç? Yüzeysel, tek boyutlu ve nihayetinde yararsız içgörüler.
Toplantı sahibi olarak, toplantı sırasında ortaya çıkan baskın görüşleri yakından takip etmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Çözüm
✅ Baskın olmayan katılımcılara daha açık uçlu sorular yöneltin
✅ Bir görüş tartışmasız kaldığında farklı bakış açılarını davet edin
✅ Dengeli katılım ve etkileşim için anketler gibi etkileşimli araçları kullanın
📖 Ayrıca okuyun: Toplantılara Etkili Bir Şekilde Katılma
Kapsayıcılık oluşturma
Kapsayıcılık, toplantının türüne bağlı olarak çeşitli formlar alabilir. Örneğin, karar verme tartışmalarında, takım liderlerinin görüşlerini belirtmelerinden önce, kıdemsiz takım üyelerinin yeni bakış açılarını paylaşmaları istenebilir.
Hibrit veya sanal toplantılarda, sanal katılımcıların yüz yüze katılanlar tarafından sözleri kesilmeden fikirlerini paylaşabilmeleri için özel bir çağrı yapılabilir.
Çözüm
✅ Toplantı çerçevesi içinde katılımı artırmak için süreçler oluşturun
✅ Gündeminizin kapsamı içinde bu etkileşimler için ayrılan zamanı entegre edin
Tartışmaları yolunda tutmak
Gündemi olmayan toplantılar, su soğutucusu başında yapılan konuşmalara, yani dedikoduya benzer.
Ancak katılımcılar toplantınıza katıldıklarında anlamlı konuşmalar beklerler. Sonuçta, toplantıya katılmak için işlerinden zaman ayırıyorlar.
Bir gündem olsa bile, bazen toplantılar belirlenen süreyi aşar veya önemli güncellemeler atlanır ve herkes hayal kırıklığına uğrar.
Çözüm
✅ Tartışmaları yolunda tutmak için bir toplantı kolaylaştırıcısı atayın
✅ Gündemdeki her öğeye zaman sınırı atayın
✅ Konu dışına çıkan fikirler ortaya çıktığında, konuşmayı yeniden yönlendirin, ancak bunları toplantı tutanaklarına kaydedin
Teknik aksaklıkların üstesinden gelme
Teknik aksaklıklar, toplantılarda sık karşılaşılan bir engeldir.
En iyi durumda, tartışmaların akışını geciktirir veya engeller, en kötü durumda ise toplantıların ilerlemesini tamamen rayından çıkarırlar. Takım üyelerinizi daha iyi toplantı teknolojisiyle donatmak ve acil durumlar için planlama yapmak burada vazgeçilmez bir unsur haline gelir.
Çözüm
✅ Özellikle önemli etkinliklerden önce toplantı öncesi teknik denetimler gerçekleştirin
✅ Mikrofonları ne zaman kapatacağınız veya hangi arka planları kullanacağınız gibi toplantı kurallarını belirleyin
📖 Ayrıca okuyun: ClickUp'ta Toplantıları Yönetme
ClickUp ile Etkili Toplantılar Planlayın ve Gerçekleştirin
Özetlemek gerekirse, etkili toplantılar işiniz veya hizmetiniz/ürününüz üzerinde somut veya anlamlı bir etki yaratır.
Bu, herhangi bir toplantıyı planlamanın bile bir video gibi tersine oynatılması anlamına gelir: sonuçla başlar, oraya nasıl ulaşacağınızı (ve kiminle) planlar ve nereden başladığınızı belirler.
Ancak ClickUp sayesinde, bu tek başına bir yolculuk değildir. Toplantılarınızı etkili bir şekilde planlamanıza, kolaylaştırmanıza ve yönetmenize yardımcı olacak verimlilik araçlarından oluşan bir ekosisteme erişin.
ClickUp ile bugün başlayın.