Kasım 2021'de Portekiz, patronların çalışma saatleri dışında çalışanlarıyla iletişim kurmasını yasaklayarak manşetlere taşındı. Fransa, 2016 yılından beri bu yasanın kendi sürümünü, yani "bağlantıyı kesme hakkı"nı uygulamaktadır.
Ne yazık ki, hepimiz mesai saatleri dışında iş mesajlarından korunmuyoruz. Ancak iyi haber şu: İş yerinde Slack ile anlık mesajlaşma kullanıyorsanız, bildirimleri duraklatarak daha iyi bir iş-yaşam dengesi için bazı sınırlar belirleyebilirsiniz.
Mesajların belirli saatlerde gönderilmesini planlayarak iş arkadaşlarınızın zamanına da saygı gösterebilirsiniz. Sizin iş gününüz başlıyor olabilir, ancak dünyanın diğer ucundaki iş arkadaşlarınız işlerini bitiriyor olabilir. Ya da diğerleri çoktan uykuya dalmışken, siz geceleri en verimli olduğunuz saatleri çalışmaya ayırıyorsunuzdur. Belki de tekrarlanan mesajlar planlamak istersiniz.
Tüm bu senaryolarda, Slack mesajlarınızın doğru zamanda ulaşmasını planlamak, kimsenin çalışma saatleri dışında rahatsız edilmemesini sağlar.
Slack, gerçek zamanlı işbirliği için en yaygın kullanılan iletişim araçlarından biridir. Slack mesajlarını nasıl planlayabileceğinizi ve bu aracı sürekli kesintilerin kaynağı olmaktan çıkarıp takım iletişimi için güçlü bir varlığa dönüştürebileceğinizi görelim.
Slack'te Mesajları Planlama
Slack'te mesaj planlamak, mesaj yazmak kadar kolaydır. İşte bunu nasıl yapacağınız:
Adım 1: Konuşmanızı açın
Mesajınızı planlamak istediğiniz konuşmaya veya Slack kanalına gidin. Mesajınızı her zamanki gibi yazın.
Adım 2: Planlama seçeneğine erişin
Mesajınız hazır olduğunda, kağıt uçak simgesinin veya gönder düğmesinin yanındaki açılır menü okunu arayın. Buna tıkladığınızda, mesajı daha sonra planlama seçeneği görünür.
3. Adım: Zamanı ayarlayın
Zamanlama seçeneğini seçtikten sonra, çeşitli zaman aralıklarının bulunduğu bir açılır menü görünecektir. Burada, mesajınızın tam olarak ne zaman gönderilmesini istediğinize karar verebilirsiniz.
Önerilen zamanı (size uygunsa) seçebilir veya mesajınızı göndermek için farklı bir zaman belirlemenizi sağlayan "Özel zaman" seçeneğini seçebilirsiniz.
Adım 4: Tarih ve saati özelleştirin
Şimdi, mesajınızın gönderileceği tarihi ve saati seçin. Bu esneklik, mesajın teslimatını iş akışınıza veya takımınızın saat dilimlerine göre planlamanıza olanak tanır.
Zamanı ayarladıktan sonra, "Mesajı planla" düğmesine tıklayın. Tebrikler, mesajınız daha sonra gönderilmek üzere sıraya alındı! Ve verimliliği artırmak için kullanışlı bir Slack ipucu kullandınız.
Ancak, hepsi bu kadar değil.
Planlanmış mesajlarınızı gönderilmeden önce düzenleyebileceğinizi, yeniden planlayabileceğinizi veya iptal edebileceğinizi biliyor muydunuz? Bunu hem masaüstü uygulaması hem de mobil cihazınızda yapabilirsiniz.
Adım 5: Planlanmış mesajları görünüm
Planladıktan sonra, planladığınız Slack mesajlarını görüntülemek için bir uyarı göreceksiniz. Buna tıkladığınızda Slack içindeki Planlanmış bölümüne yönlendirileceksiniz.
Alternatif olarak, bu bölüme doğrudan Slack çalışma alanınızın sol tarafındaki hızlı panelden erişebilirsiniz. Bu bölüm, kuyrukta bir mesaj olduğunda görünür.
6. Adım: Mesajınızı düzenleme
Değişiklik yapmak isterseniz, planlanmış mesajınızın üzerine gelin ve sağdaki düzenleme simgesine tıklayın. Bu, mesaj gönderilmeden önce mesaj alanındaki içeriği değiştirmenizi sağlar.
7. Adım: Planlanan zamanı ayarlayın
Mesajınızın saatini değiştirmeniz gerekiyorsa, düzenleme simgesinin yanındaki saat simgesine tıklayın. Bu, tarihi ve saati değiştirmenize olanak tanıyarak mesajınızın tam istediğiniz zamanda ulaşmasını sağlar.
Adım 8: Planlanmış mesajı iptal edin veya silin
Mesaj veya zamanlama konusunda artık emin değil misiniz? Endişelenmeyin!
Uygun seçeneklere tıklayarak planlanmış mesajı iptal edebilir veya silebilirsiniz. Bu, Slack'te proje yönetiminiz üzerinde tam kontrol sahibi olmanızı sağlar.
Adım 9: Canlı yayını izleyin
Son olarak, planlanan zaman geldiğinde, mesajınız diğer normal Slack mesajları gibi belirlenen kanalda otomatik olarak görünecektir. Gerçekten bu kadar basit. Bu şekilde tekrarlanan mesajlar da planlayabilirsiniz.
Ancak, devam eden bir konuya veya konuşmaya yanıt vermek için planlanmış mesajlar gönderemeyeceğinizi unutun.
İletişimi Otomatikleştirmek için Slack Botlarını Kullanma
Slack'in yerel zamanlanmış gönderme özelliği iletişimi otomatikleştirmenin bir yolu olsa da, aynı işlevi Slack Botları'na da yaptırabilirsiniz.
Slack botu, Slack çalışma alanı içinde kullanıcılarla etkileşime giren bir program veya otomasyon aracıdır.
Botlar, yerel zamanlama özelliği gibi belirli zamanlarda Slack mesajı gönderecek şekilde programlanabilir, ancak genellikle iş akışlarını yönetmek, kullanıcı girdilerine yanıt vermek veya ClickUp, GitHub, GoogleDocs ve daha fazlası gibi diğer araçlar ve platformlarla entegrasyonlar gibi daha karmaşık görevler için kullanılırlar.
Mesajları, hatırlatıcıları ve güncellemeleri planlamak için Slack Botlarını kullanmanın en yaygın yollarından bazıları şunlardır:
- Yeni çalışanlar için otomatik karşılama mesajları: Slack botu, yeni çalışanları ilgili kanallara tanıtabilir ve onlara gerekli oryantasyon kaynaklarını sağlayabilir
- Günlük stand-up hatırlatıcıları: Bir bot, takım üyelerine her gün belirli bir saatte stand-up güncellemelerini göndermelerini otomatik olarak hatırlatabilir
- Görev güncellemeleri ve özetleri: Bir bot, görev durum güncellemelerini otomatik olarak yayınlayarak takım üyelerinin kimin ne üzerinde çalıştığını ve her görevin ne kadar ilerlediğini bilmelerini sağlar
- Son teslim tarihi yaklaşan görevler için bildirimler: ClickUp gibi proje yönetimi araçlarıyla entegre olan bir bot, son teslim tarihleri yaklaşırken veya görevler tamamlandığında kullanıcıları bilgilendirebilir
- Toplantı veya etkinlik hatırlatıcıları: Botlar, takımlara yaklaşan toplantıları veya son tarihleri hatırlatarak kimsenin önemli anları kaçırmamasını sağlar
Bu otomatik mesajlar ve yanıtlar, takım üyelerinin zamanını boşaltır ve iletişimin hızlı, alakalı ve verimli olmasını sağlar.
İletişim için Slack Botlarını Kullanmanın Sınırlamaları
Slack botları, görevleri otomatikleştirmek, hatırlatıcılar göndermek ve bir kanal içinde sorguları yanıtlamak için mükemmel bir yoldur. 7/24 hizmet veren yardımcı bir asistanınız olması gibidir.
Ancak, bu avantajlara rağmen, dikkate alınması gereken bazı sınırlamalar vardır.
Bu zorlukları anlamak, Slack'in takımınız için doğru seçim olup olmadığını veya diğer eşzamansız iletişim araçlarının daha uygun olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olabilir.
1. Botlar dikkat dağıtıcı olabilir
Slack botları hızlı ve otomatik yanıtlar sunarken, aynı zamanda çok fazla gürültü de yaratabilir. Sorulara anında yanıt almak yararlı olsa da, güncellemelerden takım bahsetmelerine kadar sürekli gelen bot bildirimleri dikkatinizi dağıtabilir
Bu durum çalışanları kolayca bunaltabilir ve arka planda devam eden ekstra sohbetler nedeniyle önemli görevlere odaklanmayı zorlaştırabilir.
2. Slack botları pahalıdır
Slack'in en büyük dezavantajı maliyeti, özellikle bot eklerken.
Slack'in fiyatları Pro planında kullanıcı başına 7,25 $'dan başlar. Takımınız büyümeye başlayana kadar bu çok yüksek görünmeyebilir, ancak birdenbire her ay çok daha yüksek bir fatura ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
Ne kadar çok kullanıcı eklerseniz, o kadar pahalı olur. Bazı takımlar, benzer veya daha iyi özelliklere sahip Slack alternatiflerinin daha uygun maliyetli bir seçim olup olmadığını değerlendirmelidir.
3. Botlar düzenli bakım gerektirir
Diğer botlar gibi, Slack botları da kutudan çıktıkları anda mükemmel değildir. Size sağladığınız verilere ve komutlara bağlıdırlar.
Bilgiler güncel değilse, botunuz değerli yanıtlar vermekte zorlanabilir. Bu, botunuzun verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için onu düzenli olarak güncellemeniz gerektiği anlamına gelir. Takımınız büyüdükçe ve Slack kanalları genişledikçe, bu botları korumak zahmetli hale gelebilir.
4. Botlar depolama alanını doldurabilir
Slack'in sunduğu depolama alanının ne kadar olduğu, pek bilinmeyen bir sorundur ve bu alan çok fazla değildir. Botunuz görevleri otomatikleştirmeye ve dosya göndermeye yardımcı olurken, Slack'in veri sınırlarına da katkıda bulunacaktır.
Bu sınırlara ulaşıldığında, Slack eski dosyaları ve mesajları silmeye başlayacaktır. Botlarınız çok fazla veri üretiyorsa veya iletişim geçmişini veya önemli belgeleri depolamak için Slack'e güveniyorsanız, bu bir sorun haline gelebilir.
5. Yaratıcılık, botların güçlü olduğu bir alan değildir
Son olarak, botlar günlük görevlerde yardımcı olsalar da, önemli bir unsurdan yoksundurlar: yaratıcılık.
Botlar önceden ayarlanmış komutlara yanıt vermekte çok iyidir, ancak karmaşık problem çözme veya alışılmışın dışında düşünme konusunda pek yardımcı olmazlar.
Yenilik veya eleştirel düşünme gerektiren senaryolarda, sorunu çözmek için insan dokunuşuna ihtiyacınız olacaktır.
Slack'i ClickUp gibi kapsamlı bir yapay zeka destekli proje yönetimi platformuyla eşleştirerek bu sınırlamaların bazılarını aşabilirsiniz.
ClickUp ve Slack ile Takım İletişimini Geliştirin
Hem Slack hem de ClickUp, takım işbirliği için araçlar sunar, ancak ClickUp ve Slack'i karşılaştırırsanız, her ikisi de farklı alanlarda puan alır. Ancak, güçlü yönlerini birleştirerek, işbirliğini her zamankinden daha sorunsuz hale getiren mükemmel bir takım çalışması ikilisi haline gelirler.
Slack'i ClickUp ile entegre ederek iş akışınızı nasıl basitleştirebileceğinizi öğrenin:
1. Slack'i ClickUp ile senkronize ederek sorunsuz proje yönetimi sağlayın
ClickUp'ı Slack ile entegre ederek, Slack'i bir iletişim aracından daha fazlasına dönüştürüyorsunuz.
ClickUp Slack entegrasyonu, Slack mesajlarını ClickUp'ta hızlı bir şekilde görevlere dönüştürmenizi sağlar. Hatta herhangi bir mesajdan /ClickUp new yazarak doğrudan görevler oluşturabilir ve bunları doğrudan proje yönetimi gösterge panelinize gönderebilirsiniz.
Bu, konuşmaları düzenli tutar ve Slack'te durum güncellemeleri, yorumlar veya proje ilerlemesi hakkında gerçek zamanlı bildirimler almanıza yardımcı olur.
2. Gerçek zamanlı sohbetlerle bağlantıda kalın
ClickUp Sohbet, sohbetlerin ve görevlerin birbirinden ayrı kaldığı Slack'ten farklı olarak, konuşmaları ve işleri tek bir sorunsuz platformda birleştirerek takım işbirliğini yeniden tanımlar. ClickUp Sohbet ile tartışmalar projeler, görevler ve belgelerle birlikte gerçekleşir, böylece tek bir bilgi kaynağı oluşturulur ve bağlam değiştirme ortadan kalkar.
Sohbet içindeki yapay zeka destekli özelliklerle şunları yapabilirsiniz:
- Mesajlardan doğrudan görevler oluşturun
- Her zaman doğru bağlamla bağlantı kurmak için ilişkiler oluşturun
- Gerçek zamanlı özetler oluşturun ve her bir mesajı okumadan konu başlıklı tartışmaları takip edin
Ayrıca, FollowUps özelliği, önemli bilgileri kolay izleme için sınıflandırarak anahtar mesajların ve eylem öğelerinin konuşma içinde kaybolmamasını sağlar.
Benzer şekilde, SyncUps özelliği, çalışma alanınızda doğrudan canlı video ve sesli aramalar yapmanızı ve tartışmalardan otomatik olarak eylem öğeleri ve özetler oluşturmanızı sağlar.
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini kimse bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini kimse bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
3. Atanan yorumlarla görevleri zahmetsizce yönetin
Platformun en güçlü özelliklerinden biri ClickUp Yorum Atama'dır. Bu özellik, ClickUp @bahsetmelerini kullanarak takım üyelerine doğrudan bir konuşma içinde belirli görevler atamanızı sağlar.
Sohbet sırasında önemli bir güncelleme geldiğini düşünün. Bu güncellemeyi unutma riskine girmeden, o yorumu anında sorumlu kişiye bir görev olarak dönüştürebilirsiniz. Bu, önemli ayrıntıların gözden kaçmasını önlemek için idealdir.
💡Pro İpucu: Net konu satırları kullanmak ve @bahsetmeleri sınırlamak gibi uygun Slack kurallarına uymak, takım iletişiminin daha sorunsuz olmasını sağlar ve gereksiz dikkat dağınıklığını azaltır.
4. ClickUp Clips ile görsel olarak iletişim kurun
Görsel öğrenen biriyseniz, ClickUp Clips favori aracınız olacak. Bu araç, ekran kayıtlarını doğrudan ClickUp içinden yakalamanızı ve paylaşmanızı sağlar.
Örneğin, bir BT takımının bir sorun giderme sürecini adım adım izlemesi gerekiyorsa, bu süreci adım adım kaydedebilir ve takımdaki herkesin gerektiğinde bu kılavuza erişebilmesini sağlayabilir.
5. Verimlilik için yanıtları otomatikleştirin ve mesajları planlayın
ClickUp'ın Otomasyon özellikleri mesajlaşmaya da uzanır ve gerektiğinde otomatik yanıtlar ve zamanlanmış mesajlar ayarlamanıza olanak tanır.
Bu, "gönder" düğmesine basmak için orada olmanıza gerek kalmadan hatırlatıcılar, güncellemeler veya anahtar bildirimler göndermek için özellikle yararlıdır
İletişimi otomatikleştirerek, önemli güncellemelerin doğru kişilere doğru zamanda ve hiçbir şeyi kaçırmadan gönderilmesini sağlayabilirsiniz.
6. Hazır şablonlarla kolayca başlayın
Slack ve ClickUp, temelde iletişimi basitleştiren araçlardır.
Başlangıçta zorlanmamanız için ClickUp, anlık mesaj şablonu sağlar.
ClickUp Anlık Mesaj Şablonu belirli konular için özel projeler oluşturmanıza, doğru takım üyelerini davet etmenize ve mesajları hızlı bir şekilde aramanızı sağlar. Hızlı bir şekilde çalışmaya başlamanız ve ilk günden itibaren konuşmalarınızı düzenlemeniz için tasarlanmıştır.
Eski konuşmaları arşivleme ve güncellemeler için bildirimler ayarlama özellikleri sayesinde iletişim yönetimi çok daha kolay hale geliyor.
Bu şablonla takımınız şunları yapabilir:
- Tüm mesajları tek bir yerde düzenli tutun
- En önemli konuşmalara öncelik verin
- Önemli mesajların kaçırılmamasını sağlayın
- Dağınık sohbetler olmadan daha verimli işbirliği yapın
💡Profesyonel İpucu: İletişim planı şablonlarını kullanmak, iç ve dış iletişim hedeflerinizi net bir şekilde belirlemenize yardımcı olarak işbirliğini kolaylaştırır.
ClickUp ile Profesyonel Gibi Mesajlar Gönderin
Bağlantı kurma şeklimiz, olumlu bir iş ortamı oluşturmak ve çalışanların işyerinde kalma oranını artırmak için çok önemlidir. Yakın zamanda yapılan bir araştırma, çalışanların yalnızca %9'unun işyerindeki iletişimin doğru, açık ve zamanında olduğunu düşündüğünü ortaya koydu. Ancak bu sizin gerçekliğiniz olmak zorunda değil.
ClickUp'ın Slack entegrasyonunu kullanarak iletişim boşluklarını kapatabilir ve takımınızın zamanında ve ilgili güncellemeleri almasını sağlayabilirsiniz. İletişim, silolardan şeffaflığa geçer ve takımınız her projeye en iyi şekilde katkıda bulunmaya odaklanabilir.
En iyi yanı ne mi? ClickUp ile işiniz için ihtiyacınız olan her şey (mesajlar, görevler, görünümler, gösterge panelleri ve daha fazlası) tek bir yerde birleştirilir. Platformun gerçek zamanlı konuşmaları, doğrudan mesajları ayrıntılı görevlere dönüştürme yeteneği ve tartışmaları görselleştirme seçenekleri, onu kapsamlı bir proje yönetimi aracı haline getirir.
ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin ve yeni bir verimlilik düzeyine ulaşın!