Hazırlıklı olun — bu, 1900'lerin başında kurulan uluslararası bir gençlik sosyal hareketi olan İzcilerin sloganıdır. Ve bunun iyi bir nedeni var. Yararlı ve yardımcı olmak için, olası risklere ve tehditlere karşı hazırlıklı olmanız gerekir.
Bu durum iş dünyasında da geçerlidir, bu nedenle risk yönetimi alanı sürekli olarak büyüyor. Sunucularınıza yönelik dağıtılmış hizmet reddi [DDoS] saldırısı, tedarik zincirinizi etkileyen siyasi bir çatışma, mülkünüzü yok eden bir doğal afet veya rakip bir ürün piyasaya süren bir startup olsun, her iş sayısız riske maruz kalır.
Bu blog yazısında, risk yönetimi stratejinizin erken ve kritik bir bölümünü ele alıyoruz: Risk değerlendirmesi. Risk değerlendirmelerine neden ihtiyacınız olduğunu, bunları nasıl gerçekleştirebileceğinizi ve bu işi yapmanıza yardımcı olacak araçları gösteriyoruz.
Risk Değerlendirmesini Anlamak
Temel bilgilerle başlayalım: Risk değerlendirmesi nedir?
Risk değerlendirmesi, bir iş için potansiyel tehlikeleri belirlemek için yapılan stratejik ve dönemsel çalışmadır.
İyi bir risk değerlendirmesi şunları ele alır:
Doğa: Risk değerlendirme raporunun bu bölümü riski tanımlar. Örneğin, bir riski "Genel Veri Koruma Yönetmeliği [GDPR]'ye uyulmaması, ürünün AB bölgesinde piyasaya sürüldüğünde cezai yaptırımlara neden olacaktır" şeklinde tanımlayabilirsiniz
Nedenler: Bu biraz daha karmaşıktır. GDPR'ye uyulmaması, bu konuya zaman ayırmamanın veya öncelik vermemenin bir sonucu olabilir. Ancak, doğal afet gibi bir riski değerlendiriyorsanız, nedenleri çoktur ve genellikle kontrolünüz dışındadır. Bu nedenle, bu bölümü dikkatli kullanın.
Olasılık: Riskin gerçekleşme ve olumsuz etkinliklerin meydana gelme olasılığı nedir? GDPR ile uyumlu değilseniz, AB'de bir "veri sahibi" ile etkileşime girene kadar riskle karşılaşmazsınız. Veri sahibi bir kişi, şirket veya hatta bir ziyaretçi olabilir. Bu, ABD'de bulunan müşteriniz Fransa'ya seyahat ederken ürününüzü kullanırsa, uyumsuzluk riskiyle karşı karşıya kalacağınız anlamına gelir.
Potansiyel etki: Çalışmanın bu bölümünde, söz konusu riski almanın sizin için ne anlama geleceğini ölçersiniz. Örneğin, GDPR'ye uymamak, küresel gelirinizin %4'üne veya 20 milyon avroya kadar para cezasına neden olabilir.
Risk ve tehlike
Risk ve tehlike kelimeleri sıklıkla birbirinin yerine kullanılır, ancak özellikle güvenlik ve risk yönetimi bağlamında farklı anlamlara sahiptir.
Tehlike, zarar, yaralanma veya hasara neden olma potansiyeli olan her şeydir. Buna sağlık ve güvenliği tehdit eden fiziksel nesneler, maddeler veya koşullar dahildir. Tehlikeleri ölçemezsiniz.
Risk, bir tehlikenin gerçekten zarar veya olumsuz etkiler yaratma olasılığı veya ihtimalidir. Potansiyel zararın oluşumunu ve ciddiyetini kapsar. Riskler, olasılık ve ciddiyete göre yüksek, orta veya düşük olarak sınıflandırılabilir.
Bazı örneklerle ikisi arasındaki farkı anlayalım. Çevresel risk değerlendirmesi yaparken aşağıdaki tehlikelerle karşılaşabilirsiniz.
- Deprem, sel, kasırga, heyelan gibi doğal afetler
- İstilacı türler, salgın hastalıklar ve pandemiler, zehirli alg çiçeklenmeleri gibi biyolojik tehlikeler
- Petrol sızıntıları, ağır metal kirliliği, pestisitler gibi kimyasal tehlikeler
Buna karşılık gelen riskler şunlar olacaktır:
- Mülkiyet ve cana yönelik riskler
- Biyolojik çeşitliliğin kaybına yol açan ekosistem riskleri
- Kuraklık, kirlilik ve artan çevresel stresin gıda güvenliği, sağlık ve ekonomiye etkileri
İşyerlerinde sıkça görülen bazı tehlikeler şunlardır:
- Islak zeminler, açıkta duran kablolar veya korumasız makineler gibi güvenlik tehlikeleri
- İş koşulları gürültü, ışık ve sıcaklık gibi tehlikeler
- Kötü iş istasyonları gibi ergonomik tehlikeler
İlgili riskler şunlar olabilir:
- Yaralanma
- Hastalık
- Kötü çalışan deneyimi
- İşgücü kaybı
- İşletmenin itibar kaybı
Yukarıdaki örnekler, çeşitli risk türleri olduğunu göstermektedir. Öncelikle en yaygın olanları anlayalım.
Risk değerlendirme türleri
Risk değerlendirmelerini birden fazla boyutta gerçekleştirebilirsiniz. Örneğin, tehlike türlerine göre çevresel riskler, teknoloji riskleri, finansal riskler, uyumluluk riskleri vb. için değerlendirmeler yapabilirsiniz. Ayrıca genel veya özel değerlendirmeler de yapabilirsiniz; örneğin, sağlık ve güvenlik risklerini kuruluş genelinde veya belirli konumlarda değerlendirebilirsiniz.
Bu boyutlar genelinde, aşağıdakiler gibi birkaç yaygın risk değerlendirme türü vardır:
Nicel risk değerlendirmesi: Sayısal verileri kullanarak riskleri ve potansiyel etkileri ölçmek.
Örneğin, veri ihlali olasılığının %30 olduğunu ve bunun 1 milyon dolarlık bir kayba neden olabileceğini belirleyebilirsiniz.
Niteliksel risk değerlendirmesi: Öznel yargı ve gözlemleri kullanarak riskleri ciddiyet ve olasılık açısından düşük, orta veya yüksek olarak sınıflandırma.
Örneğin, bir veri merkezi, deprem bölgesinde bulunması nedeniyle "yüksek riskli" olabilir.
Siteye özgü risk değerlendirmesi: İnşaat sahası veya petrol platformu gibi belirli bir konumun koşullarını değerlendirme. Veri merkezi veya bulut altyapınız gibi sanal siteler de olabilir.
Varlık tabanlı risk değerlendirmesi: BT sistemleri, ekipman, araçlar vb. gibi belirli varlıklarla ilişkili riskleri belirleme. Bazı hizmet işletmeleri, varlık tabanlı risk değerlendirmelerine insanları da dahil eder.
Güvenlik açığı tabanlı risk değerlendirmesi: Sistem ve ortamlardaki zayıflıkları belirleme. Bu değerlendirme içe dönüktür. Örneğin, teknoloji dünyasında güvenlik açığı değerlendirmeleri ve sızma testleri [VAPT] yaygın bir uygulamadır.
Tehdit tabanlı risk değerlendirmesi: Riskleri, ortaya çıkmasına neden olan koşulları inceleyerek değerlendirme. Bu, dışa dönük bir yaklaşımdır. Örneğin, bir finans kurumu dolandırıcılıkla ilgili riskleri değerlendirebilir.
Dinamik risk değerlendirmesi: Anlık veya değişen durumlara yanıt veren gerçek zamanlı sürekli değerlendirmeler.
Örneğin, acil durum müdahale ekipleri, yangın sırasında yapısal çökme olasılığını anlamak için dinamik bir risk değerlendirmesi gerçekleştirir.
Bunlar yaygın türler olmakla birlikte, birbirini dışlayan türler değildir. Örneğin, varlığa özgü nicel bir değerlendirme veya dinamik, tehdit tabanlı değerlendirmeler vb. gerçekleştirebilirsiniz. Hangisini kullanacağınız, değerlendirmeyi ne zaman gerçekleştirdiğinize bağlıdır.
Risk değerlendirme zaman çizelgeleri
Kuruluşlar genellikle iki durumda değerlendirme yapar: Düzenli aralıklarla veya tetikleyicilere göre.
Düzenli aralıklarla
Finansal risk belirleme genellikle her yıl yapılır. Bilgi güvenliği değerlendirmesi her üç ayda bir yapılabilir. İş ve değerlendirme türüne bağlı olarak, kuruluşlar programı belirler.
Tetikleyiciler
Bazen, ortaya çıkan tehlikeler, riskler veya iş durumları bir değerlendirme ihtiyacını tetikleyebilir. Bunlar şunlar olabilir:
- Bir proje değerlendirmesi yapmadan, bir ürün piyasaya sürmeden veya yeni bir dikey pazara girmeden önce
- Ekipman, malzeme, yazılım veya liderlik değişikliklerinden önce
- Önemli bir güvenlik açığını ortaya çıkaran ciddi bir olayın ardından
- Yasal veya mevzuat değişikliklerine yanıt olarak
Bu temeli oluşturduktan sonra, risk değerlendirmesinin nasıl yapılacağını inceleyelim.
Risk Değerlendirmesi Yapmanın Anahtar Adımları
Risk değerlendirmeleri, herhangi bir iş operasyonunun en kritik yönlerinden biridir. Kötü sonuçları önlemeye yardımcı olurlar. İyi bir risk değerlendirmesi para, itibar ve hatta insan hayatı kurtarabilir.
Bu nedenle, kapsamlı ve etkili risk değerlendirmeleri yapmak önemlidir. İşte bunun nasıl yapılacağına dair temel bilgiler.
1. Risk değerlendirmeniz için sistemleri kurun
Herhangi bir değerlendirme yapmadan önce, risk değerlendirme proje yönetimi çerçevenizi oluşturun.
Kapsamı tanımlayın
Hangi fonksiyonları, konumları, varlıkları ve süreçleri değerlendireceksiniz? Değerlendirmenizin hedefleri nelerdir? Proje maliyet risklerini araştırmanız gerekiyor mu? Neyi belirlemek/öğrenmek istiyorsunuz?
Gereksinimleri belirleyin
Risk değerlendirmesi için ne kadar zaman, personel, bütçe ve varlığa ihtiyacınız olacak? Örneğin, sahte kredi başvuruları hakkında risk değerlendirmesi yapıyorsanız, şirketinizde henüz bulunmayan veri bilimcilere ihtiyacınız olabilir. Bu gereksinimleri açıkça belirtin.
Paydaşları kaydettirin
Kimler ve ne dereceye kadar dahil olacak? İnsanlara roller ve sorumluluklar atayın. İdeal olarak bir risk yöneticisi, bir değerlendirme takım lideri, konu uzmanları ve bir iş ortağına ihtiyacınız olacaktır.
Kuralları ve düzenlemeleri inceleyin
İşiniz için hangi yasal çerçeveye ihtiyacınız var? Uymanız gereken belirli kurallar var mı? Raporun belirli bir şekilde oluşturulması ve düzenleyici kuruma sunulması gerekiyor mu?
Araçlarınızı ayarlayın
Kapsamlı bir süreç, bir dizi dönüm noktası kontrol listesi, risk değerlendirme şablonu vb. gerektirir. İyi bir yönetişim, risk ve uyumluluk, yani GRC yazılımı, sonuçların doğruluğunu ve etkinliğini artırırken değerlendirme sürecini önemli ölçüde basitleştirebilir.
Yolculuğunuzda size destek olacak ClickUp gibi bir risk değerlendirme proje yönetimi aracı seçin.
2. Tehlikeleri belirleyin
Kurulum tamamlandıktan sonra, riskinizin ilk yönünü, yani tehlikeyi değerlendirme zamanı gelir. Risk değerlendirmesinin türüne bağlı olarak, çeşitli tehlikelerle karşılaşabilirsiniz.
Örneğin, çevresel risk değerlendirmeleri yapıyorsanız, biyolojik tehlikeleri ve doğal afetleri göz önünde bulundurabilirsiniz. Çalışan devri riskini değerlendiriyorsanız, iş kazaları, işçi grevleri gibi sağlık ve güvenlik tehlikelerini veya zorbalık/stres gibi psikososyal tehlikeleri keşfedebilirsiniz.
Tehlike tanımlama için aşağıdakilerden veri toplayabilirsiniz:
Gözlem
Değerlendirilen konum/varlık/süreç hakkında ayrıntılı açıklamalar yapın. Her yönü ve diğerleriyle nasıl etkileşime girdiğini dikkatle gözlemleyin.
Konuşma
Sahada çalışan takımla konuşun. Endişelerini ve risk olarak gördükleri şeyleri anlayın. [Onlarla aynı fikirde olmayabilirsiniz, ancak dinlemek her zaman iyidir].
Geçmiş raporlar
Geçmişteki olay raporlarını, şikayetleri, analizleri, önerileri vb. inceleyin. Kazalara veya olaylara yol açan tehlikeleri belirlemek için geçmiş verileri inceleyin.
Karşılaştırma ölçütleri
Potansiyel riskler hakkında ayrıntılı bilgi edinmek için güvenlik veri sayfalarını ve ekipman kılavuzlarını inceleyin.
Değerlendirmenizin bu aşamasında bulduğunuz her şeyi not almanın en basit yolu, ClickUp Belgeleri gibi bir araç kullanmaktır. Gerçek zamanlı işbirliği sayesinde, büyük takımlar tüm notlarını tek bir yerde birleştirerek daha sonra inceleyip analiz edebilir.
Bu süreci kolaylaştırmak için mevcut risk kaydı şablonlarından herhangi birini de kullanabilirsiniz.
3. Riskleri değerlendirin
Her tehlike bir risk değildir. Zehirli kimyasallarla çalışıyor olabilirsiniz, ancak yeterli güvenlik önlemleri aldığınızda kaza riski olmayabilir. Bu nedenle, bir sonraki adım risk değerlendirmesidir; belirlediğiniz tehlikelerden kaynaklanan bir risk olup olmadığını bulmak.
ClickUp Risk Değerlendirme Beyaz Tahta Şablonu, bunu yapmak için harika bir yerdir. Yeni başlayanlar için uygun olan bu şablon, riskleri metodik olarak belirlemenizi ve değerlendirmenizi sağlar. Uzak bir takımla işbirliği içinde, bu ClickUp Beyaz Tahta şablonunu riskleriniz hakkında beyin fırtınası yapmak ve fikir üretmek için de kullanabilirsiniz.
4. Olasılık ve etkiyi ölçün
Değerlendirme sürecinin önemli bir parçası, belirlenen risklerin olasılığını ve etkisini değerlendirmektir.
- Olasılık: Riskin gerçekleşme olasılığı [Yüksek, Orta, Düşük]
- Etki: Riskin etkisi nerede, kimleri ve neleri etkileyecek?
Bu, çoğu kuruluşun başarısız olduğu adımdır. Profesörler ve risk uzmanları, "tahminlerimizin ve risk değerlendirmelerimizin doğruluğu konusunda aşırı kendinden emin olma eğilimindeyiz ve ortaya çıkabilecek sonuçların aralığını değerlendirirken çok dar bir bakış açısına sahibiz" diye yazıyor
Bu tuzağa düşmemek için:
- Tedbirli davranın: Riskler söz konusu olduğunda, çok az endişelenmektense çok endişelenmek daha iyidir
- Kapsamlı olun: Riskleri analiz ederek farklı grupların maruz kalacağı riskleri ve bunların nasıl ortaya çıkacağını anlayın
- Sürprizleri önleyin: Risk yönetiminde hoş sürprizler yoktur. Her zaman sürprizlerin nerede ve ne zaman ortaya çıkabileceğini araştırın.
Örneğin, perakende mağazanızda arızalı bir buzdolabı varsa, bunun ürün israfı veya onarım maliyetleri üzerindeki etkisinin ötesinde düşünün. O buzdolabında saklanan ürünleri satın alan müşterilerin hastalanabileceğini düşünün.
ClickUp Risk Kaydı Şablonu gibi bir çerçeve, tüm bu bilgileri etkili bir şekilde düzenlemenize yardımcı olur.
Bu şablonla, risklerinizi, oluşum olasılıklarını, hafifletme planlarını ve kontrol önlemlerini tek bir yerde belgeleyebilirsiniz. Ayrıca durumu izleyebilir, sahiplik atayabilir ve daha sonra incelemek üzere verileri birleştirebilirsiniz.
5. Mevcut süreçleri belgelendirin
Yeni ortaya çıkan riskler haricinde, çoğu risk için halihazırda bir tür müdahale mekanizması mevcuttur. Bunları ayrıntılı bir şekilde belgelendirin, böylece sonraki değerlendirmelerde optimize edilebilirler.
Aşağıdakileri dahil edin.
- Sahiplik: Risk ve yanıtlardan kimin sorumlu olduğunu tanımlayın
- Süreç: Eylemler, kaynaklar, son tarihler, dönüm noktaları, KPI'lar ve diğer sorumluluklar dahil olmak üzere riski belirledikten sonra iş akışını özetleyin
- Bağımlılıklar: Görevler veya takımlar arasındaki karşılıklı bağımlılıklar nelerdir?
- Kontrol: Mevcut risk azaltma veya acil durum planı nedir?
6. Bir sonraki değerlendirmeyi planlayın
İş yeriniz dinamiktir. Risk değerlendirme süreciniz ve belgeleriniz de bunu yansıtmalıdır.
Düzenli incelemeler planlayın
Organizasyonun türüne bağlı olarak, bu değerlendirmeleri altı ayda bir, yılda bir veya daha sık yapabilirsiniz. Siber güvenlik gibi hızla gelişen bir ortamda çalışıyorsanız, sürekli otomatik risk değerlendirmeleri ve uyarıları bile düşünebilirsiniz.
Çalışanları dahil edin
İşin içinden gelenler riskleri en iyi anlar. Onlarla düzenli olarak konuşun ve içgörülerini ve geri bildirimlerini alın. Proje yönetiminde, konu uzmanları ve risk yöneticileri günlük faaliyetlerin inceliklerini göremeyebileceğinden, bu özellikle önemli olabilir.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Risk Analizi Şablonunu kullanarak uygulama ekibinin bulgularını belgelendirin.
Güncel bilgileri alın
Dış tehlikelerden kaynaklanan riskler sürekli olarak değişmektedir. Siber güvenlik tehditleri giderek daha sofistike hale gelmektedir. Buna karşılık, yasalar da gelişmektedir. Proaktif olarak bilgi arayarak bu gelişmelerin bir adım önünde olun.
İyi kurulmuş bir risk değerlendirme süreci, sizin ve takımınızın kara kuğu etkinlikleri dahil olmak üzere her türlü potansiyel belirsizliği planlamanıza yardımcı olacaktır. Etki alanı ne olursa olsun, sağlam bir risk yönetimi yazılımı yardımcı olabilir.
Risk Değerlendirme Süreçlerini Uygulamak için Araçlar
Risk değerlendirmesi, araştırmaya dayalı bir faaliyettir. Risk değerlendirmesini gerçekleştiren takımın genellikle aşağıdakilere ihtiyacı olacaktır.
- Dokümantasyon: Gözlemleri, eksiklikleri ve diğer önemli noktaları not alma yeteneği
- Şablonlar: Bulguları analiz etmek için risk matrisi gibi çerçeveler, kontrol listeleri ve risk değerlendirme şablonları
- Görsel araçlar: Ortak bir anlayışa varmak için uzaktaki takımlarla beyin fırtınası yapmak veya işbirliği yapmak için özellikler
- Paylaşım ve kayıt: Uygun erişim kontrolü ile değerlendirme raporunu tüm ilgili paydaşlarla paylaşma imkanı
Günümüzde çoğu takım bunu başarmak için birden fazla araç kullanıyor. Not almak için Google Dokümanlar, kontrol listeleri için elektronik tablolar, paylaşım için PDF'ler vb. kullanabilirler. Bu yöntem popüler olmakla birlikte verimsizdir.
ClickUp gibi hepsi bir arada bir araç, risk değerlendirme takımları için oyunun kurallarını değiştirebilir. ClickUp ile değerlendirmenizi yapabilir, bulguları belgeleyebilir, analizler gerçekleştirebilir ve raporlarınızı tek bir yerden güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz.
ClickUp Risk Analizi Beyaz Tahta Şablonunu değerlendirin. Buraya risklerinizi ekleyin ve olasılık ve ciddiyetlerine göre sınıflandırın. Referans noktalarını içeren yapışkan notlar ekleyin.
Beyaz tahta şablonundan doğrudan belgelere, resimlere ve diğer dosyalara bağlantı verin. Buradan, sahiplik atayın ve risk azaltma stratejinizi uygulamak için görevler ayarlayın.
ClickUp ile risklerinizi en aza indirin
Riskler kaçınılmaz olduğunda, tek çözüm hazırlıklı olmaktır. Risk değerlendirmeleri tam da bu konuda yardımcı olur.
Bu araçlar, işlerin ters gitme olasılığını değerlendirmenize ve tehlikeleri gözden kaçırmamanıza yardımcı olur. Karpal tünel sendromu ve sırt ağrılarından radyasyona ve petrol sızıntılarına kadar her türlü olasılığı ortaya çıkarır.
Risk değerlendirmeleri, önceliklerinizi belirlemenizi ve kendiniz ve çalışanlarınız için daha güvenli bir çalışma ortamı yaratmanızı sağlar. Ayrıca, kaynak tahsisi, bütçeler ve güvenlik önlemlerine yapılan yatırımlar hakkında veriye dayalı kararlar almanıza da olanak tanır.
Risk değerlendirmesi gibi kritik bir faaliyette köşeleri kesmeyin. Düzenli denetimler yapmak, iç süreçleri iyileştirmek, risk yönetimi planınızı oluşturmak ve dayanıklılığınızı güçlendirmek için ClickUp gibi sağlam, kapsamlı ve işbirliğine dayalı bir araç seçin.
ClickUp, risk değerlendirmelerinizi güncel ve ilgili tutmanızı kolaylaştırır. Scout'un onuru!
Ücretsiz kaydolun ve risk değerlendirmenize bugün başlayın!