Çalışanlarınızın rastgele izin talepleriyle sürekli bombardımana mı tutuluyorsunuz? Ya da önceden yeterli bildirimde bulunulmadan sık sık devamsızlık yapıldığını mı fark ediyorsunuz?
Her iki sorunun cevabı da evet ise, yapılandırılmış bir PTO politikasına ihtiyacınız olabilir. PTO politikası, çalışanların işten planlı izin almasına yardımcı olur, iş-yaşam dengesini destekler ve iş memnuniyetini artırır.
Bu blog gönderisinde, ilgili örneklerle birlikte PTO politikası oluşturmayı paylaşacağız. Hadi başlayalım!
Ücretli İzin (PTO) Hakkında Bilgiler
Ücretli izin (PTO), çalışanların tatil, hastalık veya kişisel nedenlerle izin alırken maaşlarını almaya devam etmelerini sağlayan bir avantajdır. Düzenli iş molaları, çalışanlara enerji toplamak ve odaklanmalarını yeniden kazanmak için zaman tanıyarak fiziksel ve zihinsel sağlıklarını destekler.
Verimli ve iyi yapılandırılmış bir PTO politikası, kuruluşlara şu konularda yardımcı olur:
- Çalışanların tatil günlerinden ne bekleyebileceğine ilişkin beklentileri ayarlayın
- Kuruluşların, olağan iş faaliyetlerinde herhangi bir kesintiye neden olmadan çalışanların izinlerini yönetmeleri için yapılandırılmış bir yol sağlayın
- İş taahhütleri ile çalışanların kişisel ihtiyaçları arasında denge oluşturun
- Çalışanların maaş kaybı endişesi olmadan kişisel taahhütlerini yönetme özgürlüğüne sahip olmaları sayesinde çalışanlar arasında güveni artırın
PTO politikası, izin talep etme, izleme ve yönetme için standart bir prosedür belirler ve idari yükü azaltır. Örneğin, bir çalışan izin talep ettiğinde, İK sisteminizdeki PTO politikasına göre toplam izinlerini hızlıca arayabilir ve onaylayabilirsiniz.
İş ihtiyaçlarınıza bağlı olarak farklı PTO politikaları uygulayabilirsiniz. Örneğin, iş gücünüzün çoğunluğu hedef tabanlı projelerde çalışan profesyonellerden oluşuyorsa ve güven oluşturmaya odaklanmak istiyorsanız, sınırsız PTO sunabilirsiniz.
PTO politikanıza ekleyebileceğiniz farklı ücretli izin türleri şunlardır:
Hastalık izni
Ücretli hastalık izni veya tıbbi izin, çalışanların sağlıklarını korumak veya bir yaralanmadan iyileşmek için kullanabilirler. Bu genellikle tahakkuk yöntemiyle işler; çalışanlar, politikaya bağlı olarak çalıştıkları her 30-50 saat için bir saat hastalık izni kazanır.
ABD'de şirketlerin çalışanlarına hastalık izni vermelerini zorunlu kılan federal bir yasa olmasa da, Arizona, Kaliforniya, New York ve Massachusetts dahil birçok eyalet, ücretli hastalık iznini zorunlu hale getiren yerel yasalar çıkarmıştır. PTO politikası oluşturmadan önce uygulanabilir tüm eyalet yasalarını kontrol etmeniz gerekir.
Resmi tatiller
Çalışanlarınıza dini, resmi veya ulusal tatillerde ücretli izin verebilirsiniz. Ücretli tatil günlerinin listesi, bulunduğunuz ülkeye ve kuruluşunuzun iş kültürüne bağlıdır. Küresel şirketler genellikle çalışanlarının konumlarına bağlı olarak yılda 10 güne kadar resmi tatil izni almalarına izin verir.
Cenaze izni
Şefkat izni olarak da bilinen yas izni, çalışanların sevdikleri birinin vefatının yasını tutmak için izin almalarına olanak tanır. Yas izniyle ilgili federal bir yasa bulunmamakla birlikte, şirketler empatik, çalışan odaklı bir iş kültürü oluşturmak için bu izni sunmaktadır.
Aile izni
Aile izni, genellikle bir çocuğun doğumu veya evlat edinilmesi durumunda verilen 12 haftaya kadar ücretli ebeveyn iznidir. Ayrıca, çalışanların kritik sağlık koşulları olan bir aile üyesine bakmak için izin aldıkları bakım izni de bu izne dahildir.
Oylama süresi
Çalışanlar, başkanlık ve yerel seçimler için bu tür ücretli izin alırlar. Genellikle, çalışanların oy kullanmak için yalnızca birkaç saate ihtiyaçları olduğundan, oy kullanma izni sınırlıdır.
Oy kullanmak için ücretli veya ücretsiz izin vermeniz gerekip gerekmediğini öğrenmek için eyalet yasalarını kontrol edin. Örneğin, Kaliforniya Eyaleti Yasası, çalışanların ücret kaybı olmadan oy kullanmak için en fazla iki saat izin almasına izin vermektedir.
Tatil günleri
Bu tür PTO, çalışanlar tatile çıkmak, aileleriyle zaman geçirmek veya sadece işten bir mola vermek istediklerinde kullanışlıdır. Tatil izinleri, belirli bir hizmet süresini tamamlayan çalışanlara sunulur ve çalışanlarınızın işyerinde tamamladıkları yıl sayısına göre artar.
ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu tarafından yapılan bir ankete göre, özel sektör çalışanlarının %34'ü bir yıllık hizmetin ardından yılda 10-15 gün ücretli tatil izni almaktadır. Çalışanların %32'si beş yıllık hizmetin ardından 15-19 gün ücretli tatil izni almaktadır.
Sabbatical izni
Bazı şirketler, işten uzun süreli izin almak isteyen uygun çalışanlara genellikle 4-6 haftalık sabbatical izinleri de sunar. Bu izinler, çalışanların zihinsel sağlıklarına odaklanmak, okula dönmek, bir kursa katılmak, kişisel bir proje üzerinde çalışmak veya kişisel gelişim ya da kariyer eğitimi için kullanılabilir.
Ücretli İzin Politikaları Türleri
Şimdi, kuruluşunuz için dikkate alabileceğiniz farklı PTO politikası türlerini ele alalım.
Geleneksel izinler
Geleneksel bir PTO politikası, çalışanlara çeşitli izin türleri (tatil, hastalık izni, kişisel izin günleri vb.) altında belirli miktarda ücretli izin sunar.
Çalışanın şirkette belirli bir süre çalıştıktan sonra izin sayısını kademeli olarak artırmayı düşünebilirsiniz.
Deloitte geleneksel bir izin politikasına sahiptir. Yıllık 39 gün PTO sunar ve bu izinler ayrıcalıklı izin, hastalık izni, geçici izin ve ek tıbbi izin gibi çeşitli kategorilere ayrılmıştır.
Birikmiş PTO
Birikmiş PTO, geleneksel PTO'ya benzer. Burada da çalışanlara belirli sayıda ücretli izin atayabilirsiniz. Ancak, birden fazla izin havuzundan farklı olarak, tüm izinler tek bir "bankaya" yatırılır ve ayrım yapılmaz.
Çalışanlar, belirli bir izin havuzuna veya izin türüne dokunmak zorunda kalmadan, herhangi bir nedenle izin havuzlarından biriktirdikleri PTO'yu kullanabilirler. Bu PTO politikası türü, küçük bir takımınız varsa iyi bir seçenektir.
Accenture, çalışanlarına seviye ve kıdemlerine bağlı olarak yılda 13 ila 27 gün arasında birikimli PTO sunmaktadır.
Sınırsız PTO
Bu politika, çalışanların ihtiyaç duydukları kadar izin almalarına olanak tanır. Belirli bir PTO günü sayısı yoktur. Sınırsız PTO politikasının en büyük avantajı, çalışanlara iş yerinde esneklik sunması ve onların uygun oldukları zamanlarda izin almalarına olanak tanımasıdır. Böylece, ister doktor randevusu ister bahar tatili olsun, çalışanlar işlerinden özgürce izin alabilirler.
Harris Poll anketine göre, ABD'deki profesyonellerin %60'ı yılda 10 günden fazla ücretli izin kullanıyor ve çalışanların %7'si sınırsız PTO hakkına sahip.
Her ne kadar "sınırsız" izin veriyormuş gibi görünse de, bu çalışanlara güven duyduğunuzu göstermenin harika bir yoludur. Bu PTO politikası, bir startup şirketiyseniz ve en yetenekli çalışanları çekmek istiyorsanız en iyi sonucu verir. Ayrıca, çalışanların izinlerini izlemek veya biriken izinleri takip etmek için yeterli kaynağınız yoksa ve çalışanların performansını sonuçlara ve hedeflere göre ölçüyorsanız de etkili bir çözümdür.
Netflix, sınırsız PTO politikası sunar. Şirketin bahsettiği gibi, "Tatil ve izin takvimi belirlemiyoruz, böylece zihninizin ve vücudunuzun dinlenmeye ihtiyacı olduğunda dahil olmak üzere, sizin için önemli olan şeyleri yapabilirsiniz."
Birikmiş PTO
Kazanılmış PTO, çalışanlar kuruluşta belirli bir saat sayısı çalıştıktan sonra kazanılır. Çalışanlar, kazanılmış izinlerini tatil, sağlık veya kişisel zaman için kullanabilir. Kazanılmış PTO zaman içinde kazanılan ve gerektiğinde kullanılmak üzere bankada biriktirilen para gibidir. Bazı kuruluşlar, çalışanların kullanılmayan kazanılmış izinlerini nakde çevirmelerine izin verir.
Esnek PTO
Esnek ücretli izin, çalışanların izinlerini biriktirmeden veya kazanmadan ihtiyaç duydukları zaman alabilmelerini sağlar. Bu izinler, yas izni, kişisel izin, tatil izni ve hastalık izni gibi tüm kullanılabilir izinleri içeren tek bir paket altında toplanabilir. Esnek PTO'nun en büyük avantajı, geleneksel PTO'lardan farklı olarak çalışanların izinlerini önceden talep etmelerine gerek olmamasıdır.
Buffer , küresel uzaktan çalışan takımı için esnek bir izin politikası uygulamaktadır . Bu politika, çalışanların ihtiyaç duyduklarında izin alabilmelerini ve böylece kendilerini en iyi hissedip başarılı olabilmelerini sağlar. En az üç haftalık ücretli izin sunulmaktadır.
Google, esnek PTO sunan bir başka şirket örneğidir.
Takımınız için bir PTO politikası nasıl oluşturulur?
Takımınız için bir PTO politikası oluşturmak, özellikle ilk kez yapıyorsanız, çok zor olabilir. PTO politikası taslağı hazırlamanıza yardımcı olacak bir kılavuz:
1. Yasal gereklilikleri anlayın
Ücretli izinlere ilişkin iş kanunları coğrafi bölgeye göre farklılık gösterdiğinden, PTO politikanızı oluştururken bulunduğunuz bölgedeki izinlere ilişkin yerel kanun ve yönetmelikleri kontrol edin.
Örneğin, ABD'deki Federal Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA), en az 50 çalışanı olan şirketlerin iş güvencesi ile ebeveyn, kişisel tıbbi, aile bakımı ve askeri acil durum izinleri sağlamasını zorunlu kılar.
Bazı eyaletlerde işverenlerin PTO bakiyesini izlemesi de zorunludur, bu nedenle gerekliyse eyalet yasalarını kontrol edin. Bir program önerdikten sonra, faaliyet gösterdiğiniz sektörün standartlarını kontrol edin. Örneğin, New York'un Ücretli Aile İzni Programı, kuruluşların gizli bir sigorta piyasası aracılığıyla ücretli aile ve tıbbi izin planları satın almasını zorunlu kılar.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Belgeleri'ni kullanarak PTO politika yapınızı özetleyin ve yasal gerekliliklerin bir listesini oluşturun. Bunu hukuk ve İK takımınızla paylaşın ve gerçek zamanlı geri bildirim alın.
2. Çalışanların farklı PTO türleri için uygunluğunu belirleyin
Ardından, her bir kişinin ne kadar izin hakkına sahip olduğu konusunda çalışanların uygunluğunu belirleyin. Çalışanların uygunluğunu ayarlamak için çalışanları seviyelerine, işlerinin niteliğine veya şirketteki kıdemlerine göre sınıflandırın. Çalışanları aşağıdaki şekilde kategorilere ayırabilirsiniz:
- Tam zamanlı maaşlı çalışanlar, sınırsız PTO politikasından yararlanabilir
- Yarı zamanlı, sezonluk veya saatlik çalışanlar geleneksel PTO'lardan veya PTO'lardan yararlanamazlar
- Tam zamanlı bir çalışan, PTO'larını kullanabilmek için 90 gün çalışmış olmalıdır
💡Profesyonel İpucu: Çalışanların uygunluk kategorilerini belirlemek ve yönetmek zor olan büyük bir takımınız varsa, ClickUp gibi gelişmiş bir İK yazılımı kullanmayı deneyin. ClickUp'ın İK Yönetimi Platformu, her şeyi yolunda tutmanıza yardımcı olabilir. Tek bir platformda çalışanların hizmet dönemlerini, performanslarını, bağlılıklarını ve gelişimlerini izlemenizi sağlar.
3. Doğru PTO politikasını seçin
Kuruluşunuz için PTO politikasını seçerken dikkatli olun. Daha geniş PTO politikası kapsamında esneklik sunabilirsiniz, örneğin ayrılma sırasında PTO'ların ödenmesi, zamanın devredilebilmesi veya sınırsız tatil süresi gibi.
PTO'yu, çalışanların isteklerine ve şirketin genel vizyonuna uygun olarak tatil günleri, kişisel izin günleri, ruh sağlığı günleri, hastalık izni günleri vb. olarak da bölebilirsiniz.
Örneğin, çalışanlarınızın sağlığına büyük önem veriyorsanız, zihinsel sağlık izni vermek, onları gerçekten önemsediğinizi gösterir.
Şirketiniz için en uygun PTO politikasını şu şekilde belirleyebilirsiniz:
| Politika Türü | Açıklama | Amaç |
| Sınırsız PTO | Çalışanlar, belirlenen sınırlar olmadan ihtiyaç duydukları kadar PTO kullanabilirler | Çalışanların iş yüklerini sorumlu bir şekilde yönetmelerinin beklendiği, güvene dayalı bir çalışma ortamı için uygundur |
| Esnek PTO | PTO, tatil, hastalık ve kişisel izin günlerini tek bir havuzda birleştirerek herhangi bir amaç için kullanılabilir | Esnekliğe değer veren ve farklı izin türlerini yönetmenin karmaşıklığını azaltmak isteyen şirketler için idealdir |
| Birikim tabanlı PTO | Çalışanlar, çalıştıkları saatlere veya hizmet sürelerine göre zaman içinde kademeli olarak PTO kazanır | Çalışanların işyerinde kalmasını teşvik etmek ve adil bir iş kültürünü desteklemek isteyen şirketler için idealdir |
| Sabbatical PTO | Uygun çalışanlara, belirli bir hizmet döneminden sonra kişisel ilgi alanlarını geliştirmek veya sağlıklarını korumak için uzatılmış ücretli izin verilir | Uzun süreli çalışanlarını ödüllendirmek isteyen kuruluşlar için en uygun seçenek |
| Sabit PTO | Çalışanlar yılın başında belirli sayıda PTO günü alırlar | Öngörülebilir PTO maliyetleri ve daha basit yönetim isteyen işler için etkilidir |
4. Onay süreci ve ödeme prosedürlerini özetleyin
Bir sonraki adım, PTO'nun kötüye kullanılması ve planlanmamış devamsızlıkları önlemek için PTO onay sürecini belirlemektir. Örneğin, acil bir durum değilse, çalışanlar PTO taleplerini yeterli ön bildirimde bulunarak yöneticilere veya müdürlere ve İK'ya incelenmek üzere sunmalıdır.
PTO politikasında PTO onay sürecinin nasıl işleyeceğini tanımlayın:
- Acil olmayan bir durumda çalışanlar ne kadar önceden haber vermelidir?
- Acil durumlarda PTO'ya nasıl başvurulur?
- PTO'yu kim onaylar?
- PTO belirli bir süre içinde onaylanmazsa ne olur?
Örneğin, yönetici bir hafta içinde PTO'yu onaylamazsa, otomatik olarak onaylanır.
Çalışanların izinlerini izlemek ve izin onay sürecini kolaylaştırmak için ClickUp'ın PTO Takvim Şablonunu kullanabilirsiniz. Bu şablon, çalışanların izin durumlarını yönetmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır ve izin sürelerini görselleştirir. Personel uygunluğunu görüntüleyebilir, planlama çakışmaları riskini azaltabilir ve personel ihtiyaçları planlarındaki boşlukları belirleyebilirsiniz.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Tüm takımların izin planlarını tek bir yerden düzenleyin
- Her çalışanın kaç gün ve saat izin kullandığını görselleştirin
- Personel ihtiyaçlarını planlayın
5. Politikayı taslak olarak hazırlayın
Araştırmanızı yaptıktan, hukuk ve uyum takımlarından onay aldıktan ve PTO politikası yapısını oluşturduktan sonra, ilgili ayrıntıları ekleme ve politika taslağını hazırlama zamanı gelir.
İlk taslağı yönetim, hukuk takımı ve ilgili paydaşlarla paylaşarak geri bildirim alın. Geri bildirimlere göre iyileştirmeler yapın ve ardından politikayı çalışanlarla paylaşın.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Brain, ClickUp'ın AI Asistanını kullanarak da PTO politikası oluşturabilirsiniz. İşte bir örnek:
Daha fazla bilgi: Excel, Word ve ClickUp'ta 10 Ücretsiz Çalışan Zaman Çizelgesi Şablonu
Yapılandırılmış PTO Politikasının Artıları ve Eksileri
PTO politikaları, çalışanların verimliliğini, sağlığını ve iş memnuniyetini artırır, çalışanları çekmeye ve elde tutmaya yardımcı olur. PTO politikası uygulamayı düşünüyorsanız, birçok avantajdan yararlanabilirsiniz. Bunlardan bazıları şunlardır:
- Çalışan verimliliğinde artış: Yakın zamanda yapılan bir Deloitte anketi, çalışanların %45'inin tükenmişlik hissettiğini ortaya koydu. PTO'lar, çalışanların mali durumlarını düşünmeden özgürce mola verebilmelerini sağlar. Bu da çalışanların zihinsel ve fiziksel sağlıklarını yenilemelerine yardımcı olarak verimliliği artırır
- Daha yüksek çalışan bağlılığı: Forbes'a göre, zorunlu ücretli izin , çalışanların kuruluşlarından en çok istediği avantajlardan biridir. Yapılandırılmış bir PTO politikası, çalışan memnuniyetini artırarak çalışan bağlılığını yükseltebilir.
- Yetenekli çalışanları çekin: Profesyoneller daha esnek iş koşulları aradığından, cömert bir PTO politikası kaliteli yetenekleri çekmenize yardımcı olabilir
PTO her kuruluşta tartışmaya açık olmayan bir konu olsa da, bazı dezavantajları da olabilir.
- Yüksek işgücü maliyeti: Sınırsız veya cömert bir PTO, özellikle yoğun iş sezonlarında yüksek işgücü maliyetlerine yol açabilir
- Sistemin kötüye kullanılması: Bazı çalışanlar sınırsız PTO politikasını kötüye kullanabilir veya takımın büyük bir kısmı aynı anda izin almaya karar verebilir. Bu, takımın iş akışını ve verimliliğini ciddi şekilde bozabilir
Daha fazla bilgi: 10 Ücretsiz Zaman Yönetimi Şablonu (Takvimler ve Programlar)
PTO politikalarını değiştirme ve güncelleme
PTO politikalarınızı yıl ortasında veya ihtiyaç duyduğunuzda değiştirebilirsiniz. Örneğin, 2020 yılında birçok kuruluş, çalışanların karantina nedeniyle tatil planlarını ertelemesi üzerine PTO politikalarını değiştirdi.
Ancak, PTO politikalarını yeniden düzenlerken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Politikaların, çalışanların mevcut ve/veya birikmiş PTO haklarıyla çelişmediğinden emin olun
- Güncellenen PTO politikalarınızın tüm geçerli yasa ve yönetmeliklere uygun olduğunu doğrulayın
- İşten çıkarma durumunda çalışanın PTO birikimine ne olacağını açıklayan bir madde ekleyin. Örneğin, birçok şirket PTO'nun kalan günleri için ödeme yapmaktadır
- Verimlilik üzerindeki etkisini ve yöneticilerin geçici personel ile verimlilik kaybını nasıl telafi edebileceklerini değerlendirin.
PTO değişikliği yürürlüğe girdikten sonra, tüm politikaları merkezi bir platformda (örneğin şirketin politika portalı) veya tek bir bilgi kaynağı olarak çalışan el kitabında güncelleyin. Çalışanların açıklama ihtiyaçları olduğunda başvurabilecekleri İK sözcüleri atayın.
PTO politikalarını her değiştirdiğinizde ve güncellediğinizde, İK departmanı politika değişikliklerini tüm çalışanlara etkili bir şekilde iletmek için net bir plana sahip olmalıdır.
Politika değişikliklerinin iletişiminin daha sorunsuz olması için ClickUp'ın Politika Notu Şablonunu kullanabilirsiniz. Bu şablon, politika değişikliklerini açık ve düzenli bir şekilde iletmenize yardımcı olur. Politika değişikliğinin nedenlerini ekleyebilir, paydaşlardan görüş alabilir ve güncellenen politikaya uyulması için yönergeler belirleyebilirsiniz.
Şablon size şu konularda yardımcı olur:
- Hızlı başvuru için mevcut ve yeni tüm politikaları tek bir yerde düzenleyin
- Politika değişikliklerini vurgulayın
- Yeni politikayı uygulamak için uygulanabilir bir plan hazırlayın
ClickUp ile Mükemmel PTO Politikası Oluşturun 🚀
PTO politikanızı oluştururken veya güncellerken, normal iş akışınızı kesintiye uğratmadan ve çalışanlarınızın ihtiyaçlarını ön planda tutarak bunu uygulamak için iyi düşünülmüş bir plana ihtiyacınız vardır.
Yukarıdaki kılavuz, PTO politikanızı oluştururken strateji geliştirmenize yardımcı olacaktır. PTO politikası taslak hazırlama sürecini daha küçük ve daha yönetilebilir parçalara ayırmak için ClickUp'ı kullanmanızı şiddetle tavsiye ederiz. Bu, PTO politikası oluşturma sürecindeki ilerlemeyi izlemenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca, izin yönetim sisteminizi kolaylaştırmak için ClickUp'ın özelliklerinden ve şablonlarından da yararlanabilirsiniz. Çalışanların izinlerini izlemenize ve daha hızlı onaylar almanıza yardımcı olur, böylece önemli hiçbir şeyi kaçırmazsınız. Kapsamlı bir PTO politikası oluşturmak için ClickUp'a ücretsiz kaydolun!