Çalışanlar, nerede ve ne zaman çalışacaklarını seçme özgürlüğüne sahip olmayı sever. Hibrit çalışma modeli bunu mümkün kılar.
Gallup'un yaptığı bir ankete göre, ABD'deki işlerin %53'ü hibrit niteliktedir. Bu model, iş-yaşam dengesini iyileştirdiği için övgüyle karşılansa da, takım liderleri için bazı benzersiz zorluklar da beraberinde getirir.
Örneğin, ofisteki ve uzaktaki çalışanlar arasında mükemmel koordinasyonu nasıl sağlayacağınızı, performanslarını nasıl değerlendireceğinizi veya net iletişim kanalları nasıl oluşturacağınızı merak ediyor olabilirsiniz.
Bu makalede, karma takımları yönetirken karşılaşılan bazı önemli zorlukları ve bunların üstesinden gelme yollarını ele alacağız. Ayrıca, karma bir ortamda çalışanlarınızın motivasyonunu ve memnuniyetini yüksek tutmak için pratik ipuçları paylaşacağız.
Hibrit Liderlik Modeli
Hibrit liderlik, çeşitli çalışma ortamlarında birlikte çalışan takımları ve departmanları etkin bir şekilde yönetme özelliğidir. Uzaktan ve yüz yüze becerileri birleştirir. Hibrit çalışma modellerindeki işlevler arası liderlik stratejileri, bu tür çalışma ortamlarında belirsizliği ve ilgisizliği önlemek için esnek bir yaklaşım benimser.
Hibrit takımlar uzun süredir var olsa da, pandemi sonrasında bu alanda önemli bir patlama yaşandı. Bu, birçok liderin artık önceden deneyimi olmadan hibrit ve uzaktan çalışan takımları yönetmesi anlamına geliyor. Doğal olarak, sorunların ortaya çıkması kaçınılmazdır.
McKinsey'e göre, hibrit liderler, öncelikle çalışanlarının iş yükleri ve süreçleri hakkında "sınırlı görünürlük"e sahip olmaları nedeniyle " belirsizlik ortamı" ile karşı karşıyadır. Bu durum, liderlerin çalışanlarına aşağıdakileri garanti etmek için daha fazla çaba sarf etmelerini gerektirir:
- Sesleri duyuluyor
- Onlar bir takımın parçası
- Sonuçları, işi tamamlamak için belirledikleri kişisel süreçlerden daha önemlidir
Bu, liderlerin aşağıdaki konulara daha fazla önem vermesini de gerektirir:
- Kültür: İş hedefleriyle uyumlu, görünürlük, destek ve empatiyi teşvik eden açık ve şeffaf bir kültürün sürdürülmesi
- İnsanlar: Kapsayıcılık ve esneklik, hibrit çalışmanın temel taşlarıdır. Bu, çalışanlarınızın benzersiz ihtiyaçlarına odaklanmanızı ve sorunları çözmek için proaktif önlemler almanızı gerektirir. Ayrıca, hem hibrit hem de ofis çalışanlarının her açıdan eşit olduklarını hissetmeleri de çok önemlidir
- Teknoloji: Doğru araçlar, başarıyı veya başarısızlığı belirleyebilir. Çalışanlarınızın iletişim kurması, işbirliği yapması, fikirlerini paylaşması ve varlıklarını hissettirmesi gerekir. Etkili ve anlamlı işbirliğini kolaylaştıran yazılımlara yatırım yapın
- Süreçler: Yeni ve yenilikçi fikirlere açık olarak çevrimdışı süreçlerinizi yeniden düşünün. Sonuçlara odaklanırken süreçleri esnek tutun; Ne olursa olsun, şeffaflık, sahiplik ve disiplinden asla indirim yapmayın
- Sürekli öğrenme: Hibrit çalışma düzenlemelerini benimsemek, neyin işe yarayıp neyin yaramadığına göre sürekli uyum sağlamak anlamına gelir
Hibrit Çalışma Liderliğinin Zorlukları: 5C
Hibrit çalışma, tak ve çalıştır türünde bir çözüm değildir. Bir şirketin karşılaştığı zorluklar, sizin şirketinizinkilerle aynı olmayabilir.
Lauder Institute Direktörü Martine Haas, başarılı bir hibrit iş yeri oluşturmanızı engelleyen çoğu zorluğu değerlendirmenin, anlamanın ve aşmanın harika bir yolu olarak 5C'yi öneriyor. Bu 5C zorluklarının neler olduğunu görelim:
İletişim
Hiyerarşik yapılar, farklı çalışma saatleri, dil veya kültürel farklılıklar nedeniyle iletişim sorunları ortaya çıkabilir. Bu sorunlar hibrit bir çalışma ortamına taşındığında, çoğalma eğilimi gösterir.
Gallup tarafından 8.000'den fazla temsilci çalışanın katıldığı bir ankete göre, çalışanların %23'ü hibrit çalışmada en büyük zorluklardan biri olarak işlevler arası iletişimin azalmasını gösterdi. Ayrıca, çalışanların %21'i iş programlarını, görevleri ve zaman çizelgelerini koordine etmeyi daha zor buluyor.
Teknolojik zorluklar, çalışanların uzaktan iletişim teknolojisi konusunda deneyim eksikliği ve yüz yüze konuşmaya kıyasla ekran üzerinden konuşurken hissettikleri rahatlık düzeyleri, kontrol edilmezse iş akışınızı engelleyebilir.
Koordinasyon
Hibrit bir çalışma ortamı, ofis ortamına kıyasla çok daha fazla koordinasyon zorluğu ortaya çıkarır. Buradaki risk, ofiste çalışanlar ile uzaktan çalışanlar arasında hızla form alabilen çatlaklar olan "fay hatları" olarak adlandırılır.
Şöyle düşünün: uzaktan çalışan ekip arkadaşlarını dahil etmek için gereken çaba, onların ofis ekibi tarafından yapılan kısa, spontane sohbetleri ve küçük kararları kaçırmalarına neden olur. Zamanla bu bir alışkanlık haline gelir ve birdenbire uzaktan çalışanlar kendilerini daha büyük konuşmalardan ve daha önemli kararlardan dışlanmış bulabilirler.
Proje güncellemelerini paylaşmadan önce her zamanki sabah toplantısını kaçırmak gibi bir şey.
Bağlantı
Uzaktan çalışırken meslektaşlarınızla bağlantı kurmak zor olabilir. Bazı çalışanlar sanal toplantılarda nadiren söz alırken, yeni katılanlar buzları kırmakta zorlanabilir.
Hibrit iş yerleri, şirketinize bağlı ve kendini önemli hisseden bir " VIP kulübü " ve iş ve sosyal yaşamdan kopuk hisseden bir "dışlanmış grup" oluşması riskini de beraberinde getirir.
Bağlantı eksikliği, verimlilikte düşüşe ve işgücü kaybına yol açabilir. Bu durum, çalışanların %24'ünün iş arkadaşlarıyla bozuk çalışma ilişkilerini hibrit çalışmanın en büyük zorluğu olarak belirlemesiyle desteklenmektedir.
Yaratıcılık
Uzaktan çalışma, iki düzeyde yaratıcılığı tehlikeye atma potansiyeline sahiptir: kolektif yaratıcılık ve bireysel yaratıcılık. Kolektif yaratıcılık kısmı oldukça açıktır.
Zoom toplantıları, en azından başlangıçta, çalışanların yüz yüze etkileşimde bulunduğu durumlarda ortaya çıkan akıcı konuşmaları, yan sohbetleri ve fikirlerin serbest akışını tam olarak yerine getiremeyebilir.
Haftalarca tek başına çalışmak, meslektaşlarla spontane sohbetlerin olmaması nedeniyle bireylerin yaratıcılığını da azaltabilir. Bu sohbetler, tuhaf masa süslemeleri gibi önemsiz konulardan yeni bir fikir gibi ciddi konulara kadar uzanabilir. Birçok çalışan, günlük işe gidip gelmeyi ve temiz havayı bile özleyebilir.
Çoğumuz, yaratıcılığımızın akışını sürdürmek için yalnız kalma ve sosyal etkileşim zamanlarına ihtiyaç duyarız. Fiziksel bir iş yerinin sosyal yönü ortadan kalktığında, yaratıcı yönünüzü ortaya çıkarmak zor olabilir.
Kültür
çalışanların %32'si, hibrit iş modelinde çalıştıklarında şirket kültürleriyle daha az bağlantılı hissediyor. Bunun nedeni, özellikle şirkete yeni katılan çalışanlar için evden çalışmanın izolasyona yol açabilmesidir.
- Sadece kuruluşunuz ve genel şirket "kültürünüz" ve değerleriniz için neyin en iyi sonuç verdiğine dair bilgi eksikliği olabilir
- Özellikle ofiste çalışan meslektaşlarına kıyasla kendilerini kaybolmuş hissedebilir ve yön duygusundan yoksun olabilirler
Bu kültürel normları doğru bir şekilde aşılamadan, iletişim bile zor olabilir, departmanlar, takımlar ve coğrafi konumlar arasındaki bağlantı ise çok daha zor hale gelir.
Bunların yanı sıra, uzaktan çalışan takımlar birçok başka zorlukla da karşı karşıyadır. Çalışanların güçlü kişilerarası ilişkiler kurma imkanı çok daha azdır ve yanlış anlaşılma ve belirsizlik olasılığı yüksektir.
Uzaktan çalışanlar ayrıca göz ardı edildiklerini hissedebilir, memnuniyetsizlik duyabilir ve ofis çalışanları kadar değer verilmediğini veya bilgilendirilmediğini düşünebilir.
Hibrit Modelde Sanal Takımları Etkili Bir Şekilde Yönetme
Hibrit çalışma modellerinin getirdiği zorluklar karşısında, güven oluşturmaya yönelik liderlik stratejilerini yeniden tasarlamak hayati önem kazanıyor. Hibrit bir takım lideri olarak yararlanabileceğiniz bazı liderlik stratejilerini burada bulabilirsiniz.
Saatlere değil sonuçlara öncelik verin
Hibrit bir iş gücünü yönetirken, katı ve esnek olmayan çalışma saatlerine odaklanmak yerine sonuç odaklı bir zihniyet benimsemek idealdir.
Çalışanların ofiste geçirdikleri zamanı ölçen bir saat kartı sistemine ihtiyacınız olmayabilir. Bunun yerine, sonuçlara, yani takımlarınızın hedeflerini ve görevlerini zamanında yerine getirip getirmediğine odaklanmalısınız.
Bunun için katı çalışma saatleri yerine koordinasyon, iletişim ve şeffaflığı önceliklendirmeniz gerekir. Buradaki amaç, hibrit takımlarınız için net hedefler belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak için proaktif adımlar atmaktır.
Popüler proje yönetimi yazılımı ClickUp, hibrit çalışanlar için hedef belirleme ve izleme konusunda size yardımcı olacak ClickUp Hedefleri ve ClickUp Görevleri ile birlikte gelir. Bu özelliklerle, eyleme geçirilebilir hedefler belirleyebilir, ilerlemelerini ölçebilir ve kimin neyi ne zaman yapacağını yakından takip edebilirsiniz.
ClickUp Hedefleri ile takımlar, ayrıntılı açıklamalar, son teslim tarihleri ve ölçülebilir hedefler içeren amaçlar belirleyebilir, böylece karma bir takımda hesap verebilirliği kolayca sağlayabilir. Ayrıca, büyük hedefleri yönetilebilir görevlere bölebilir ve ulaşılması daha kolay hale getirmek için belirli hedefler belirleyebilirsiniz.
Bir göreve birden fazla atanan kişi ve izleyici ekleyerek, tam şeffaflık ve sahiplik sağlayan net, doğrusal bir iş akışı sağlayın.
Olumlu bir hibrit çalışma kültürü oluşturun
Hibrit iş yeri liderleri olarak, fikirlere açıklık, işbirliği, iletişim ve her bireyin bireyselliğine ve düşünce sürecine saygı ile karakterize edilen olumlu bir hibrit kültür oluşturmak için adımlar atmalısınız.
ClickUp Belgeleri gibi işbirliği yazılımlarını kullanarak, üyelerin fikirlerini yazıp kaydetmelerine, proje belgeleri üzerinde işbirliği yapmalarına ve notlar almalarına olanak tanıyın, hepsi ClickUp'ın güçlü görev yönetimi platformunda.
Ayrıca, ClickUp Beyaz Tahtaları'nı kullanarak farklı proje taslaklarını ve fikirleri birlikte çizebilir ve beyin fırtınası oturumlarınızdan doğrudan görevler başlatabilirsiniz. Beyaz Tahtalar her yerden erişilebilir, böylece uzaktaki ve ofisteki takım üyeleriniz ihtiyaç duyduklarında eşzamanlı olarak işbirliği yapabilirler.
Ayrıca, süreci desteklemek için aşağıdaki stratejileri uygulayın:
- Doğru iletişim araçlarını kullanma: Herkesin bağlantıda kalmasını sağlamak ve iletişim kopukluklarını ortadan kaldırmak için doğru iletişim araçlarını seçin. Tüm üyelerin katılmak ve katkılarını sunmak için zaman ayırabilmesi için iyi planlanmış etkinlik ve toplantı programları uygulayın
- Takım bağlarını ve işbirliğini teşvik etme: Sadece iş ve eğlence yok, çalışanlarınızın kalmak istememesine neden olur. Sanal su soğutucu oturumları, eğlenceli oyunlar veya hatta işyeri verilerini kullanan trivia quizleri gibi biçimler aracılığıyla takım bağlarını teşvik edin. Örneğin, geçen ay kaç anlaşma yaptık? veya geçen çeyrekte hedefimiz neydi?
- Kapsayıcılık ve eşitliği teşvik edin: Ofiste olan her şeyin uzaktaki çalışanlara aynı anda iletilmesini sağlayın. Bunun için, takımınızın toplantılar, proje planları, yıllık ve üç aylık hedefler veya ilgili diğer bilgileri içeren açık ve kapsamlı belgeler veya kayıtlar oluşturup kolayca erişilebilir bir biçimde sakladığından emin olmanız gerekir. ClickUp bu amaç için ideal bir araçtır
Özerkliği ve hesap verebilirliği koruyun
Takımınızın daha iyi karar vericiler olmasını sağlayın. Hibrit çalışma ortamında sorumluluk ve yetki konusunda cömert olun. Bu, sahiplik duygusunu güçlendirerek verimliliği otomatik olarak artıracaktır.
Yeni fikirleri hoş karşılayın ve hak sahiplerine sahiplik ve kredi vermeyi unutmayın. Takım üyelerine deneme ve kendi kararlarını verme özgürlüğü verdiğinizde, işbirliğini ve yaratıcı problem çözmeyi teşvik edersiniz.
ClickUp'ın Takım Yönetimi Planı Şablonu, net roller ve sorumluluklar belirlemek ve her eylem için hesap verebilirliği sağlamak için mükemmel bir yoldur .
Şablondaki Gündem Görünümü, takım toplantılarını verimli bir şekilde planlamanıza ve yapılandırmanıza olanak tanır. Departman odaklı çalışma için, herkesin zamanını en iyi şekilde kullanmak üzere Departmana Göre Gündem Görünümü'nü kullanın. Son olarak, kapsamlı Departmana Göre Durum Görünümü ile her departmanın ilerlemesi ve görevleri hakkında bilgi sahibi olun.
Bu şablon ayrıca şunları da sağlar:
- Projeleri net bir şekilde planlayın ve denetleyin
- Görevleri ve sorumlulukları takım üyelerine net bir şekilde iletin
- Ortak başarı için takımın anahtar öncelikler üzerinde uyumunu sağlayın
DAC gibi modelleri kullanın
Uzaktan veya hibrit takımları yönetmek, etkili karar alma sürecini yürütmek için biraz farklı bir yaklaşım gerektirir. Örneğin DAC modeli, yönlendirme, uyum ve taahhüt unsurlarını içerir. Bunları ayrıntılı olarak inceleyelim:
- Yön: Takım üyelerinizin hemfikir olduğundan ve takımın genel hedef ve stratejilerinin farkında olduğundan emin olun
- Uyum: Farklı ancak birbiriyle bağlantılı görev ve rollere sahip departmanların, takımların ve üyelerin önemli görevler konusunda birbirleriyle aktif olarak koordinasyon içinde olduklarından emin olun. ClickUp'ın Sohbet Görünümü gibi araçları kullanarak çalışma alanınızdan takım üyeleri ve departmanlarla iletişim kurun
- Bağlılık: Takım üyeleriniz şirketin başarısı için güçlü bir bağlılık ve sorumluluk duygusu taşıyor mu? Yoksa daha çok kişisel gelişimlerine mi odaklanıyorlar? İlk durumda, insanları motive etmek ve ilham vermek, güven oluşturmak, sahiplik ve sorumluluk duygusu yaratmak için çalışmanız gerekir
Sınırları aşın
Hibrit bir takım lideri olarak, sınırların ötesinde işbirliği yapabilmelisiniz. Farklı departmanlara ve hiyerarşik düzeylerdeki kişilere, dış paydaşlara ve diğer ilgili gruplara rahatça ulaşabilmeli ve işlerin yapılması için mesafe veya saat farkı olmaksızın onlarla koordinasyon sağlayabilmelisiniz.
Bu, şirket dışı ve şirket içi takımlar için kesintisiz bağlantı, siz ve diğer takım üyeleri arasında sorunsuz iletişim ve siloları ortadan kaldırarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayan etkili bir sistem kurmak ve bunları sağlamak anlamına gelir.
Bu her zaman mümkün olmayabilir, ancak gerçek bir çaba göstererek ve bu makalede ele alınan birçok ipucunu takip ederek neredeyse mükemmel bir bağlantı elde edebilirsiniz.
- Bilgi akışının kuruluşunuzda nasıl gerçekleştiğini anlayın ve hem sanal hem de yüz yüze ayarlarda eksiklikleri ve fırsatları belirleyin
- Eğitim, teşvik ve terfiler yoluyla çalışanları sınırları aşan, işbirliğine dayalı davranışlara teşvik ederken, bunun ek bir stres olarak algılanmamasını sağlayın
- Büyük resmi ve gruplar arasındaki bağlantıları anlamak için kuruluş içinde işlevler arası ağlar oluşturun
"Öğle yemeği ve öğrenme" oturumlarını deneyin
Sanal veya yüz yüze "öğle yemeği ve öğrenme" oturumları, farklı departmanlardan çalışanların etkileşim kurması ve kişisel bağlantılar kurması için rahat ve samimi bir ortam sunar. Bilgilendirici veya eğlenceli tartışmalara katılarak, iş arkadaşları departmanlar arasındaki engelleri ortadan kaldırabilir, karşılıklı saygıyı artırabilir ve daha güçlü iş ilişkileri kurabilir. Bu oturumlar, fikirlerin karşılıklı paylaşımını teşvik ederek kuruluş genelinde işbirliği ve yenilikçiliği artırır.
Sürekli öğrenme zihniyetini teşvik edin
Sonuçta, hibrit liderlik deneme ve yeniliklere açık olmakla ilgilidir. Takımınız için hangi yaklaşımların en iyi sonucu verdiğini ve hangilerinin kesinlikle işe yaramadığını sürekli olarak test etmeniz gerekir. Ayrıca, geri bildirimlere açık olmak ve hata yapabileceğinizi kabul etmek de önemlidir.
Başarısız olan her "deneyi" bir öğrenme fırsatı olarak değerlendirin. Her çeyrekte, projeleri yönetmek veya işbirliği yapmak için yeni yaklaşımlar deneyin. Ardından, çalışanların düşünceleri hakkında geri bildirim toplayın. Sonuç veren modelleri sürdürün ve sonuç vermeyenleri terk edin.
Hibrit Çalışma Modelinde Performansı Değerlendirme
Hibrit çalışma modeli, geleneksel modele göre çok daha dinamiktir. Örneğin, takım lideri olarak çalışanlarınızın günlük faaliyetleri hakkında nispeten daha az görünürlük sahibi olursunuz. İstemeden de olsa, ofise daha sık gelen bir çalışanı kayırma tuzağına düşebilirsiniz. Bu önyargı kasıtsız olsa da, iş yeri kültürü ve çalışan deneyimi üzerinde güçlü bir olumsuz etki yaratabilir.
Bilinçsiz önyargıları önlemek için, sizi bilinçli ve uyanık tutan kapsamlı bir sisteme ihtiyacınız vardır. İşte burada ClickUp'ın Performans Değerlendirme Şablonu devreye girer. Bir projenin sonunda bir çalışanın ne kadar başarılı olduğunu kısaca özetler, böylece ona gerçek zamanlı, objektif ve yapıcı geri bildirim verebilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp Hedefleri ve ClickUp Görevleri ile birlikte gelen görselleştirilmiş izleme sistemini inceleyerek takımınızın günlük performansını takip edebilirsiniz.
Genel olarak, neler olup bittiğinin farkında olmanız, ancak takımınızı mikro yönetmekten kaçınmanız gerekir. Onlara güvenin, özerklik verin ve proje boyunca performanslarını izleyin. Hibrit bir modelde performansı bu şekilde değerlendirirsiniz.
ClickUp ile Hibrit Çalışma Modellerinizi Optimize Edin
Hibrit çalışma modeli hem çalışanlar hem de işler arasında giderek daha popüler hale gelirken, siz de buna hazır olmalısınız.
En önemli değişim zihniyetinizde gerçekleşir. Çalışma saatlerine odaklı bir çerçeveden hedef odaklı bir çerçeveye bakış açınızı değiştirin. En iyi yetenekleri çekmek ve takımınızın verimliliğini en üst düzeyde tutmak için esnek çalışma alanlarından ve esnek çalışma saatlerinden nasıl yararlanabileceğinizi anlayın.
Bunu yapmak için ClickUp'ın hedef belirleme ve görev izleme özelliklerini, iletişim ve işbirliği araçlarını ve şablonlarını deneyin. Bunlar, hibrit bir işyerinde amaçlı liderlik için mükemmel bir ekosistem oluşturur. ClickUp'a kaydolun ve hibrit takımlar arasındaki iletişim boşluğunu doldurun.