“İyi görünüyor! Cuma gününe kadar sadece birkaç küçük değişiklik yapalım” ifadesi, hızlı bir onay almayı umduğunuzda tam da bu tür bir e-posta alırsınız.
Şimdi yeni talepleri geçen haftaki anlaşmayla karşılaştırmanız, hangi son tarihe atıfta bulunduklarını belirlemeniz ve takımınızın gerçekçi olarak neler teslim edebileceğini hesaplamanız gerekiyor. Henüz bir yanıt yazmadınız.
Bu işler zaman alıyor. Microsoft Research'ün alan deneyine katılan çalışanlar, çalışma başlamadan önce haftada ortalama 11,7 saatini e-postalara ayırıyordu. Araştırmacılar, çalışma haftalarının yarısından fazlasında Copilot'u kullananların her hafta e-postalara ayırdıkları sürenin 3,6 saat azaldığını tahmin etti.
Bu, gelen kutusunu yönetmek için harcanan zamanda önemli bir azalma anlamına gelir.
Ancak, yapay zekayı kendi e-postalarınızda kullanmak için birkaç karar vermeniz gerekir. Uzun bir müşteri konu dizisini takip etmek, rutin bir yanıt taslağı hazırlamak veya takımınızın harekete geçmesi gereken talepleri belirlemek için yardıma ihtiyacınız olabilir. Her işin farklı bir bağlamı ve kontrol süreci vardır. Bir özet, en son son tarihi içermelidir; bir yanıt ise gerçekte neyi taahhüt edebileceğinizi yansıtmalıdır.
Bu kılavuz, Gmail, Outlook, sohbet asistanları ve ClickUp'ta e-postalarda yapay zekayı nasıl kullanacağınızı pratik ipuçları ve örneklerle anlatıyor. Hangi görevleri delege edeceğinizi nasıl seçeceğinizi, yapay zekaya faydalı bir taslak oluşturması için yeterli bağlamı nasıl sağlayacağınızı ve e-posta taleplerini takımınızın izlemesi için işlere nasıl dönüştüreceğinizi öğreneceksiniz.
Özet: E-postalarda yapay zeka kullanmak, konu dizilerini özetlemenize, mesajlara öncelik vermenize, yanıt taslakları oluşturmanıza, takip mesajları hazırlamanıza ve görevleri belirlemenize yardımcı olabilir. Asistanınıza ilgili geçmiş bilgileri, hedeflediğiniz sonucu ve üslup konusunda rehberlik sağlayın. Oluşturduğu çıktıyı orijinal mesajlarla, özellikle tarihler, fiyatlar ve taahhütler açısından karşılaştırın. Hassas konuşmalar için kendi taslağınızı yazın ve yapay zekayı kullanarak bunu iyileştirin. Üzerinde anlaşmaya varılan talepleri, sorumlu kişiler ve son tarihleriyle birlikte takımınızın görev sistemine aktarın.
E-postalarda yapay zeka kullanmak ne anlama gelir?
E-postada yapay zeka kullanmak, e-posta yaşam döngüsü boyunca belirli görevleri bir yapay zeka modeline devretmek anlamına gelir. Yapay zeka, Gmail'deki Gemini veya Outlook'taki Copilot gibi gelen kutunuzda yer alır. Ya da ChatGPT, Claude veya ClickUp Brain² gibi bağlı bir araçta bulunur. Bu, binlerce aboneye gönderilen kampanyaları kişiselleştiren e-posta pazarlaması için kullanılan yapay zekadan farklıdır. Bu kılavuz, bir iş gününü dolduran bire bir ve takım e-postalarını ele almaktadır.
İşin büyük kısmını beş görev oluşturur:
- Okuma: Uzun konu dizilerini özetleyin ve kararları, tarihleri ve talepleri belirleyin. Ek dosyaları yalnızca asistanın bunlara erişebildiği durumlarda ekleyin
- Önceliklendirme: Belirttiğiniz son tarihler, gönderenler ve öncelikler doğrultusunda hangi mesajların dikkat gerektirdiğini önerir
- Taslak Oluşturma: Talimatlarınızı, ilgili arka plan bilgilerini ve tercih ettiğiniz üslubu kullanarak bir yanıt veya yeni mesaj hazırlayın
- Takip: Erişilebilir mesajlar arasında yanıtlanmamış talepleri belirleyin, hatırlatıcılar hazırlayın ve özetler oluşturun
- İstekleri görevlere dönüştürme: Konu dizisinde belirtilmişse, eyleme geçilmesi gereken öğeleri ayıklayın ve sorumlu kişileri ile son tarihleri önerin. Desteklenen entegrasyonlar aracılığıyla görevler oluşturun veya bunları kendiniz inceleyip aktarın
Haftalık toplantıdan önce bir müşteri konusunu özetlemek gibi, mevcut e-posta yönetim rutininizdeki yineleyen bir görevle başlayın. Sonuca güvenmeden önce, sonucu orijinal mesajlarla karşılaştırın.
ClickUp’ın kendi adım adım kılavuzu, 3. adımda kullanılan bağlam yöntemini, insanların yazmaktan çekindiği üç e-posta örneği üzerinden canlı olarak ele alıyor:
Hangi E-posta Görevlerini Yapay Zekaya Devretmelisiniz?
Özetler, önceliklendirme önerileri ve rutin taslaklar, orijinal e-postalarla karşılaştırarak kontrol edebileceğiniz için yararlı başlangıç noktalarıdır. Geri bildirim veya özür gibi hassas e-postalar için, ilk taslağı kendiniz yazıp yapay zekadan gözden geçirmesini istemeyi düşünün.
Araştırma, görev bazında bir sıralama sunmasa da bu ayrımı açıklamaya yardımcı oluyor.
Giriş bölümünde bahsedilen Microsoft alan deneyine 66 şirketten 7.137 çalışan katıldı. Araştırmacılar, Copilot erişimi verilen tüm çalışanların haftada e-postaya ayırdıkları sürenin ortalama 1,3 saat azaldığını tahmin etti. Giriş bölümünde belirtilen daha yüksek tahmin, düzenli kullanıcılar için geçerlidir. Bu bulgular, özetlemenin taslak hazırlamaktan daha fazla zaman tasarrufu sağladığını kanıtlamaktan ziyade, yapay zekanın genel olarak e-posta iş yükünü azaltma potansiyelini desteklemektedir.
1.100 profesyonelin katıldığı bir araştırmada, katılımcılar farklı düzeylerde yapay zeka desteği ile yazıldığı söylenen tebrik mesajlarını değerlendirdiler.
Mesaj kalitesine ilişkin algılar ile gönderen kişiye ilişkin algılar arasında bir gerilim gözlemliyoruz. Yapay zeka destekli yazım konusunda profesyonellik konusunda olumlu izlenimler olsa da, rutin iletişim görevleri için yapay zeka kullanan yöneticiler, orta ila yüksek düzeyde yapay zeka desteği kullandıklarında güvenilirliklerini riske atmaktadır.
Mesaj kalitesine ilişkin algılar ile gönderen kişiye ilişkin algılar arasında bir gerilim gözlemliyoruz. Yapay zeka destekli yazım konusunda profesyonellik açısından olumlu izlenimler olsa da, rutin iletişim görevleri için yapay zeka kullanan yöneticiler, orta ila yüksek düzeyde yapay zeka desteği kullandıklarında güvenilirliklerini riske atmaktadır.
Mesaj kalitesine ilişkin algılar ile gönderen kişiye ilişkin algılar arasında bir gerilim gözlemliyoruz. Yapay zeka destekli yazım konusunda profesyonellik açısından olumlu izlenimler olsa da, rutin iletişim görevleri için yapay zeka kullanan yöneticiler, orta ila yüksek düzeyde yapay zeka desteği kullandıklarında güvenilirliklerini riske atmaktadır.
Bir yönetici yapay zeka yardımını az kullandığında, %83'ü onu samimi buldu. Yoğun yapay zeka yardımı kullanıldığında ise bu oran %40 ile %52 arasına düştü. Bu bulgu, kişisel algı açısından, alıcıların mesajı yazarken ne kadar çaba harcadığınıza inandıklarının, mesajı nasıl algıladıklarını etkileyebileceğini gösteriyor.
Ancak, randevu onayı gibi görevlerde alıcının esas olarak doğru bilgilere ihtiyacı olduğundan, ilk taslağı AI ile hazırlayıp göndermeden önce bilgileri kontrol edebilirsiniz. Övgü, geri bildirim veya özür gibi durumlarda, kelime seçiminiz de o kişiye ve duruma ne kadar özen gösterdiğinizi yansıtır.
Wharton Üniversitesi'nden Profesör Ethan Mollick, WBUR'un On Point programına verdiği röportajda, hangi yazma görevlerinin devredilebileceği konusunda ilgili bir soruyu gündeme getirdi:
Mesela, yapay zekayı performans değerlendirmeleri yazmak için kullanabilirsiniz. Bu, herkesin yapay zeka ile yapacakları ilk şeydir. Peki, bir insan tarafından tamamlanmadığında performans değerlendirmesinin ne değeri kalır ki? Değil mi? Biz de öyle düşünüyoruz: İnsanlar buna zaman ayırmalı mı? Tavsiye mektubunu elle yazmam önemli mi? Yoksa sadece birine vermem gereken formalite mi? Bence bu zorluk, yapay zekanın netleştirilmesi gereken bir yönüdür: Bir insanın sürece dahil olması gerekiyor mu?
Mesela, yapay zekayı performans değerlendirmeleri yazmak için kullanabilirsiniz. Bu, herkesin yapay zeka ile yapacakları ilk şeydir. Peki, bir insan tarafından yapılmadığında performans değerlendirmesinin ne değeri kalır ki? Değil mi? Biz de öyle düşünüyoruz: İnsanlar buna zaman ayırmalı mı? Tavsiye mektubunu elle yazmam önemli mi? Yoksa sadece birine vermem gereken formalite mi? Bence bu zorluk, yapay zekanın netleştirilmesi gereken bir yönüdür: Bir insanın sürece dahil olması gerekiyor mu?
Mesela, yapay zekayı performans değerlendirmeleri yazmak için kullanabilirsiniz. Bu, herkesin yapay zeka ile yapacakları ilk şeydir. Peki, bir insan tarafından tamamlanmadığında performans değerlendirmesinin ne değeri kalır ki? Değil mi? Biz de öyle düşünüyoruz: İnsanlar buna zaman ayırmalı mı? Tavsiye mektubunu elle yazmam önemli mi? Yoksa sadece birine vermem gereken formalite mi? Bence bu zorluk, yapay zekanın netleştirilmesi gereken bir yönüdür: Bir insanın sürece dahil olması gerekiyor mu?
Ayrıca, bir sorun üzerinde zaten kafa yormuş ve bunu ifade etmek için yardıma ihtiyaç duyan kişiler için yapay zeka tarafından oluşturulan taslaklara da izin verdi. Bu kararı e-posta bazında verebilirsiniz.
Bu tabloyu, ölçülen zaman tasarruflarının bir sıralaması olarak değil, pratik bir başlangıç noktası olarak kullanın:
| E-posta görevı | Neyi devretmelisiniz? | Kontrolünüz altında tutmanız gerekenler | Kontrol edilmesi gereken risk |
| Uzun konu dizilerini özetleme | Kararlar, talepler ve çözülmemiş soruların özeti | Tarihleri, sayıları ve taahhütleri kaynak mesajlarla karşılaştırarak doğrulayın | Daha sonra verilen bir yanıt, daha önce yapılan bir anlaşmayı değiştirir |
| Mesajlara öncelik verme | Belirttiğiniz önceliklere göre hazırlanan ilk sıralama | Öncelikli mesajları gözden geçirin ve önceliği daha düşük grupları tarayın | Önemli bir müşteri talebi çok alt sıralarda yer alıyor |
| Rutin yanıtlar | Planlama, onaylar ve bilgilendirme amaçlı taslaklar | Göndermeden önce isimleri, bilgileri, alıcıları ve vaatleri onaylayın | Taslakta, sizin onaylamadığınız bir taahhüt eklenmiştir |
| Övgü, geri bildirim, özür ve müzakereler | Taslağınızın üslup ve netlik kontrolleri veya kararlarınıza göre sunulan ifade seçenekleri | Mesajın içeriği ve son hali | Mesaj genel bir ifade gibi geliyor veya pozisyonunuzu yanlış yansıtıyor |
| Takip mesajları ve özetler | Mevcut konuların özetleri ve önerilen hatırlatıcılar | Bir takip e-postasının hala gerekli olup olmadığına ve ne zaman gönderileceğine karar verin | Asistanın bağlamında bir yanıt veya değiştirilmiş son tarih eksik |
| İstekleri görevlere dönüştürme | Öğeleri ve açıkça belirtilen sorumluları veya son tarihleri ayıklayın | Görevleri oluşturmadan veya onaylamadan önce kapsamı, görev dağılımını ve tarihleri teyit edin | Önerilen bir talep, onaylanmış iş olarak değerlendirilir |
Ajanslar ve müşterilerle doğrudan iletişim kuran takımlar için, bir e-posta ek iş yükü getirdiği zaman bu son kontrol çok önemlidir. Bir talebi atamadan önce, talebin üzerinde anlaşılan kapsam dahilinde olup olmadığını ve takımın teslim tarihini kabul edip etmediğini doğrulayın.
Hangi tür yapay zeka e-posta aracı sizin kurulumunuza uygun?
Mevcut e-posta verimlilik araçlarınızla birleştirebileceğiniz üç genel yaklaşım vardır.
| Yaklaşım | Örnekler | AI'nın algıladığı bağlam | En iyi olduğu alanlar | Şunlara dikkat edin: |
|---|---|---|---|---|
| Yerleşik gelen kutusu yapay zekası | Gmail'deki Gemini, Outlook'taki Copilot | Posta kutunuz ve bazı planlarda dosyalarınız | Özetler, önceliklendirme, hızlı yanıtlar | Hesap ve biçim sınırlamaları |
| Bağımsız sohbet asistanları | ChatGPT, Claude, Gemini uygulaması | Sağlayıcı tarafından sağlanan veya desteklenen bağlantılar aracılığıyla alınmasına izin verilen içerik | Yeniden yazma, üslup, zor e-postalar | Kopyala-yapıştır ve veri işleme |
| İş yönetimi yapay zekası | Brain² | Erişilebilir görevler, Belgeler, Sohbet ve desteklenen bağlantılı uygulama verileri | E-postaları izlenebilir işlere dönüştürme | Tek başına bir gelen kutusunun ihtiyaç duyduğundan daha fazla kurulum |
Yerleşik gelen kutusu yapay zekası: Gmail'deki Gemini ve Outlook'taki Copilot
Yerleşik yapay zeka, e-postalarınızın geldiği yerde bulunduğu için başlamak için ideal bir noktadır. Gmail'de, Ask Gemini paneli bir konu özetleyebilir ve "Bu e-postaya dayanarak benim için bir eylem listesi oluştur" gibi taleplere yanıt verebilir.
Bir komutla yeni bir mesaj taslağı yazmama yardım et veya mevcut metni iyileştir. Outlook'ta, Copilot tarafından hazırlanan Özet özelliği e-posta konuşmalarını özetler. Bu özetler, sizi kaynak e-postaya yönlendiren sayılı alıntılar içerebilir; bu sayede ayrıntıları orijinal metinle karşılaştırmak daha kolay hale gelir.
Bu sorun, hesap ve uygulama gereksinimlerinde ortaya çıkıyor. Copilot'a erişim, aboneliğinize, Outlook sürümünüze ve ayarlarınıza bağlıdır. Uygun kullanıcılar, Copilot'u Gmail, Yahoo ve iCloud dahil olmak üzere bağlı üçüncü taraf hesaplarla da kullanabilir. Microsoft'un hesap paylaşım özelliği, Windows için klasik Outlook'ta kullanılamaz.
Yeni Outlook ve Outlook on the web'de Copilot ile taslak oluşturmak için düz metin mesajlar yerine HTML kullanılması gerekir. Microsoft'un mobil kullanım kılavuzunda da, Copilot'un taslağınız hakkında geri bildirim verebilmesi için en az 100 karakter olması gerektiği belirtilmektedir. Google tarafında ise Gemini'nin kullanılabilirliği özellik, plan, bölge ve dile göre değişiklik gösterir; yalnızca İngilizce ile sınırlı değildir.
Outlook’ta gelen mesajlara öncelik düzeyleri atayan bir “Önceliklendirme” özellikleri de bulunmaktadır. Yöneticinizden gelen mesajlar veya müşteri şikayetleri gibi neyin önemli olduğuna dair bu özelliğe talimatlar verebilirsiniz. Bu özellik, mevcut gelen kutunuzu geriye dönük olarak sıralamak yerine, etkinleştirdikten sonra alınan e-postalara uygulanır. Google’ın araçlarını daha yakından incelemek için Gmail’de Gemini’yi kullanma kılavuzuna göz atın.
En uygun kullanım alanı: Çoğunlukla tek bir e-posta istemcisinde iş yapan ve araç değiştirmeden özetler ve taslak hazırlama yardımı almak isteyen kişiler.
Şu durumlarda atlayın: Ana ihtiyacınız, takım genelinde teslim edilecek işleri koordine etmekse. Yalnızca gelen kutusu yardımı, görev sahipliğini, proje durumunu veya onay akışlarını belirlemeye yetmez.
Bağımsız sohbet asistanları: ChatGPT, Claude ve Gemini uygulaması
Sohbet asistanları, birkaç kez gözden geçirilmesi gereken e-postalar üzerinde çalışmanıza olanak tanır. Sürümleri karşılaştırabilir, ifade gücünü ayarlayabilir ve bir cümlenin size özgü bir üslupta olmadığını açıklayabilirsiniz.
Mollick’in “önce taslak hazırlama” konusundaki görüşü burada da geçerlidir: Kendi yazınızı sunmak, asistana yazım tarzınız hakkında bir örnek verir. Ardından, mesajın netliğini artırırken veya mesajı kısaltırken bu ifade biçimini korumasını isteyebilirsiniz.
Buradaki püf noktası, bağlamı nasıl sağladığınızdır. Bir bağlantı olmadan, ilgili içeriği yapıştırmanız veya yüklemeniz gerekecektir. Desteklenen bağlantılar bu işi azaltabilir. Örneğin, ChatGPT’nin Outlook E-posta uygulaması, hesap izinlerine ve Çalışma Alanı ayarlarına bağlı olarak yetkili bir posta kutusundan mesajları arayabilir ve alabilir. Geniş kapsamlı bir arama yine de ilgili mesajları gözden kaçırabilir, bu nedenle gerektiğinde göndereni, konuyu veya tarih aralığını belirtin.
Ayrıca bir veri işleme sorunu da söz konusudur. Bir müşterinin sözleşme şartlarını kişisel hesabınıza yapıştırmak, şirketinizin yapay zeka politikasını ihlal edebilir. Onaylanmış bir hesap kullanın ve hangi bilgilerin paylaşımına izin verildiğini teyit edin. ChatGPT ile e-posta yazma rehberimiz, bu yaklaşıma yönelik ipuçlarını içermektedir.
Zor bir e-posta için, konu dizisini sağlayın, istediğiniz sonucu açıklayın ve farklı sertlik düzeylerinde üç farklı sürüm isteyin. Ardından asistandan, alıcının belirsiz veya çatışmacı bulabileceği ifadeleri belirlemesini isteyin. Bu geri bildirimi, kişinin nasıl tepki vereceğine dair bir tahmin olarak değil, olası yorumlar olarak değerlendirin.
En uygun kullanım alanı: Geri bildirim, müzakere veya ayrıntılı açıklama gibi, birkaç tur revizyon gerektiren e-postalar. Ek dilbilgisi ve düzenleme seçenekleri için bu e-posta yazma araçlarına göz atın.
Şu durumlarda atlayın: Gelen kutunuzu sürekli olarak işlemek zorundasınız, ancak seçtiğiniz asistanın ş akışınızın gerektirdiği bağlantılar veya eylemler yok. Her bir konu dizisini araçlar arasında manuel olarak taşımak iş yükünü artırır.
E-postaları görevlerle bağlantı kuran iş yönetimi yapay zekası
Üçüncü yaklaşım, e-postayı işin bir parçası olarak ele alır. İlgili kaynaklara erişim mümkün olduğunda, yapay zeka e-postanın yanı sıra bir belgede kaydedilmiş bir görev, son tarih veya kararı da kullanabilir. Bu sayede, proje bağlamını dikkate alarak bir yanıt hazırlayabilir ve bir talebin izlenebilir bir öğeye dönüştürülmesine yardımcı olabilir.
İşte burada Brain² devreye giriyor. Brain², görevleri, Belgeleri, Sohbeti ve erişim izniniz olan desteklenen bağlantılı uygulamaları kullanabilir. Bir müşterinin talebini proje özetiyle karşılaştırmasını, bir yanıt taslağı hazırlamasını ve kapsamı, sorumluları ve tarihleri onayladıktan sonra görevler oluşturmasını isteyebilirsiniz. Kurulum ve sınırlamalarla ilgili bilgileri aşağıdaki ClickUp bölümünde ele alıyoruz.
En uygun kullanım alanları: E-posta taleplerinin somut çıktılara dönüştürüldüğü ajanslar, müşteri hizmetleri ve işlevler arası takımlar.
Şu durumlarda atlayın: E-postalarınız çoğunlukla kişisel yazışmalardan oluşuyorsa ve bunları paylaşılan proje işlerine bağlantı kurmanız gerekmiyorsa.
E-postalarda Yapay Zekayı Kullanma: Adım Adım Kılavuz
Elinizdeki araçlarla bu yedi adımı uygulayın. Özellikler ve eylemler, hesabınıza, bağlantılarınıza ve izinlerinize bağlıdır.
1. Adım: Yazmaya değil, okumaya başlayın
Yanıt taslağını hazırlamadan önce yapay zeka yardımıyla uzun konu dizilerini özetleyin. Kararlar, son tarihler ve çözülmemiş sorular gibi harekete geçmek için ihtiyacınız olan bilgileri isteyin.
Gmail'de konu dizisini açın ve Gemini'den özetini hazırlamasını isteyin. Outlook'ta, konu dizisinin üst kısmındaki "Copilot ile Özetle" seçeneğini seçin. ChatGPT veya Claude'da konu dizisini girin veya desteklenen bir e-posta bağlantısını kullanın. Şu komutu deneyin:
Bu konu dizisini üç madde halinde özetleyin. Ardından her kararı, her tarihi ve bana atanan her şeyi isimleriyle listeye alın. Önerilen değişiklikleri, onaylanmış anlaşmalardan ayırın.
Bu konu dizisini üç madde halinde özetleyin. Ardından her kararı, her tarihi ve bana atanan her şeyi isimleriyle listeye alın. Önerilen değişiklikleri, onaylanmış anlaşmalardan ayırın.
Özet üzerinde işlem yapmadan önce, herhangi bir sayı, tarih veya taahhüt için kaynak mesajı açın. Mümkün olduğunda, Outlook’un özet alıntıları sizi ilgili e-postaya yönlendirir.
2. Adım: AI'nın ön elemesini yapmasına izin verin, ardından son kararı kendiniz verin
AI'dan mevcut mesajları “bugün ilgilenmem gerekenler”, “bu hafta ilgilenmem gerekenler” ve “daha sonra okunacaklar” olarak gruplandırmasını isteyin. Öncelikle öncelikli mesajları ve VIP listenizi gözden geçirin, ardından daha düşük öncelikli grupları tarayarak gözden kaçmış talepleri kontrol edin.
Outlook'ta "Önceliklendirme" özelliğini etkinleştirin veya Gemini'den yanıtlanması gereken e-postaları belirlemesini isteyin. Outlook'un "Önceliklendirme" özelliği, etkinleştirildikten sonra yeni mesajları değerlendirir; mevcut birikmiş mesajları sıralamaz.
Bir sohbet asistanına ilgili mesajları girin veya desteklenen bir bağlantı aracılığıyla bu mesajları alın, ardından asistanın bu mesajları haftalık önceliklerinize göre sıralamasını isteyin. Konu satırları ve gönderenler ilk taramada yardımcı olabilir, ancak asıl talebi gözden kaçırabilir. Talimatınızı, işyerinde e-postaları önceliklendirmek için belirlediğiniz basit bir kural setiyle birleştirin.
Önemli bir müşteriden gelen kısa bir e-posta, acil ifadesi olmasa bile dikkat gerektirebilir. Bu mesajları kendiniz kontrol edin ve yapay zekanın önerilerini, sorumluluklarınızın tam bir özeti olarak değil, bir başlangıç noktası olarak değerlendirin.
3. Adım: Taslak istemeden önce yapay zekaya bağlam sağlayın
"Dana'ya bir takip e-postası yaz" gibi bir komut, asistanın ilişkiniz, geçmişiniz ve üslubunuz hakkında önemli ayrıntılardan mahrum kalmasına neden olur. Asistana beş katmanlı bir bağlam sağlayın:
- Kim olduğunuz: Rolünüz, tarzınız ve bu kişiyi nasıl tanıdığınız
- Kimler: Rolleri, nelere önem verdikleri ve aranızdaki dinamik
- Neler oldu: Somut durum, kim ne dedi ve hâlâ çözülmemiş olan konular
- Ne istiyorsunuz: "Evet", bir tarih veya bir karar gibi somut bir sonuç
- Nasıl konuşuyorsunuz: Bu kişiyle olan normal konuşma tarzınız; bu, “profesyonel” ifadesinden daha spesifiktir.
Önce: “Bu son tarihi ertelemek için bir e-posta yazın.”
Sonrası: “Ben, Priya ile haftalık olarak çalışan ve işleri açık ve net tutan kıdemli bir tasarımcıyım. Priya, satış ekibinin baskısı altında olan bir ürün yöneticisi. Pazartesi günkü görüşmede lansman maketlerinin tarihini 14’ünden 9’una çekti. Onun 12'sini kabul etmesini istiyorum; ön izleme olarak 9'unda iki ekran yayınlansın. Genellikle ona kurumsal ifadeler kullanmadan, kısa ve samimi cümlelerle yazarım.”
Örnek yanıt:
Merhaba Priya, Lansman maketlerinin tamamı için 12'sinde anlaşabilir miyiz? 9'unda ön izleme olarak iki ekran görüntüsü paylaşabilirim. Satış takımı için uygun olup olmadığını bana bildirir misin?
Merhaba Priya, Lansman maketlerinin tamamı için 12'sinde anlaşabilir miyiz? 9'unda ön izleme olarak iki ekran görüntüsü paylaşabilirim. Satış takımı için uygun olup olmadığını bana bildirir misin?
Taslakta 12'sinin kararlaştırılmış bir son tarih değil, bir teklif olarak sunulduğunu kontrol edin. Göndermeden önce iki önizleme ekranını sunabileceğinizi teyit edin ve konu başlığında ayın net bir şekilde belirtildiğinden emin olun.
Yazma için hazırlanan bu ChatGPT komut koleksiyonunda daha fazla komut örneği bulabilirsiniz.
4. Adım: Taslağı, kendi üslubunuza uygun hale gelene kadar düzenleyin
Taslağı yüksek sesle okuyun ve bu kişiyle yüz yüze konuşurken asla söylemeyeceğiniz her şeyi metinden çıkarın. Hiçbir şey katmayan klişe selamlamaları kaldırın. Birbirine eklenmiş sıfatları tek bir somut gerçekle değiştirin. Kapanış cümlesini tek satırla sınırlayın.
Outlook'ta, bu özelliğin mevcut olduğu durumlarda kendi taslağınızı gözden geçirmek için Copilot'un Koçluk özelliğini kullanın. Microsoft'un mobil talimatlarına göre, koçluk geri bildirimi almak için en az 100 karakter gereklidir. Gmail'de, sıfırdan yazmak yerine metninizi "Yazmama yardım et" özelliğinin iyileştirme seçenekleriyle düzenleyin. İlişki e-postaları için önce kendi taslağınızı yazın, ardından yapay zekadan üslup ve netliği kontrol etmesini isteyin.
Ayrıca, yazdığınız metinlerden onaylanmış birkaç örnek sağlayabilir ve asistandan cümle uzunluğu, resmiyet düzeyi ve ifade biçimindeki kalıpları belirlemesini isteyebilirsiniz. Bu gözlemleri, gizli yazışmalarınızı paylaşmadan düzeltmeler yaparken kılavuz olarak kullanabilirsiniz.
E-posta görgü kuralları kılavuzumuzdaki kurallar, son aşamada kullanışlı bir filtre görevi görür. Bir yanıt işe yaradığında, bunu Gmail e-posta şablonları veya Outlook şablonları ile kaydedin. Bu metni, bir sonraki taslağınızın başlangıç noktası olarak yeniden kullanın.
5. Adım: Takip mesajlarını ve özetleri yapay zekaya devredin
AI'dan, üç günden fazla süredir yanıt beklediğiniz konu dizilerini belirlemesini isteyin, ardından her biri için kısa bir takip mesajı hazırlayın. Ayrıca, kendinize kopya olarak gönderilen mesajların gün sonu özetini talep edebilir, bilgilendirme amaçlı güncellemeleri dikkatinizi gerektiren taleplerden ayırabilirsiniz.
Bir sohbet asistanında, konulara zaman damgalarını ekleyin veya desteklenen bir e-posta bağlantısını kullanın. Şunları deneyin:
Bu konuların hangileri karşı tarafın yanıtını bekliyor ve ne kadar süredir bekliyor? Her konu başlığındaki en son mesajı kullanın. Yanıtlanmamış her istek için iki cümlelik bir takip mesajı taslağı hazırlayın, ancak hiçbir şey göndermeyin.
Bu konuların hangileri karşı tarafın yanıtını bekliyor ve ne kadar süredir bekliyor? Her konu başlığındaki en son mesajı kullanın. Yanıtlanmamış her istek için iki cümlelik bir takip mesajı taslağı hazırlayın, ancak hiçbir şey göndermeyin.
Asistanın önerilerini kullanmadan önce, en son yanıtları gördüğünden emin olun. Hatırlatıcı e-posta örneklerimiz, ifadelerin kibar kalmasını sağlamanın yollarını gösterir. Göndermeden önce alıcıları, zamanlamayı ve metni onaylayın.
6. Adım: Her talep e-postasını izlenebilir bir iş haline getirin
"Cuma gününe kadar bir tur daha düzenleme" talebini içeren bir müşteri e-postaı, takımınızın planlaması gereken işleri ortaya çıkarır. Bu talep gelen kutusunda kalırsa, proje planına asla yansıtılmayabilir.
AI'dan, konu dizisinden talepleri, açıkça belirtilen sorumlular ve son teslim tarihleri ile birlikte ayıklamasını isteyin. Eksik ayrıntıları "belirtilmemiş" olarak işaretlemesini ve önerilen işleri kararlaştırılan taahhütlerden ayırmasını sağlayın.
Görevleri oluşturmadan önce listeyi gözden geçirin. Her bir talebin kapsam dahilinde olup olmadığını, kimin ilgileneceğini ve son tarihin gerçekçi olup olmadığını doğrulayın. Ardından, onaylanan görevleri takımınızın iş yönetimi aracında manuel olarak veya desteklenen bir bağlantı aracılığıyla oluşturun. Takımın bağlamı kontrol edebilmesi için orijinal e-postaya bir bağlantı veya referans ekleyin.
Takımınız e-posta yoluyla proje yönetimi kullanıyorsa, bu yöntem kabul edilen her talebe bir sorumlu atar ve yanıtın ötesinde ilerlemeyi izlemeyi sağlayacak bir alan sağlar.
7. Adım: Yapay zeka gelen kutunuzu okumadan önce sınırlar belirleyin
Gelen kutunuzda kuruluşunuz dışından gelen içerikler de bulunur. Bu mesajlardaki talimatları, özellikle bir asistandan bilgi paylaşımını veya konuyla ilgisiz bir eylemde bulunmasını istediklerinde, güvenilir olmayan talimatlar olarak değerlendirin.
Şirket tarafından onaylanmış yapay zeka araçlarını ve hesaplarını kullanın ve bir posta kutusunun bağlantısını kurmadan önce izinleri doğrulayın. Müşterilerin gizli bilgilerini, şirketinizin bu veriler için onaylamadığı araçlardan uzak tutun.
Karar vermeden önce özetleri kaynak e-postayla karşılaştırın. Müşterilere taahhütlerde bulunmadan veya dosya paylaşımında bulunmadan önce insan onayı alın ve yapay zeka desteğinin ne zaman açıklanması gerektiği konusunda mutabık kalın.
AI Destekli Bir E-posta Ş Akışı Nasıl Görünür?
AI destekli bir e-posta akışı, bir konu dizisini özet haline getirebilir, yanıtı gözden geçirebilir ve görevleri atayabilir. Aşağıdaki üç senaryo, müşteri vaka çalışmaları değil, örnek niteliğinde birleşik senaryolardır. Her biri, AI desteği ile insan kararlarının farklı bir karışımını göstermektedir.
Kapsam değişikliği ile ilgili bir konu hakkında yapılan yazışmaları yöneten bir ajans hesap yöneticisi
Bir müşteri, geri bildirim, yeni bir talep ve son tarih değişikliğini içeren 14 mesajlık bir konu gönderir. Müşteri yöneticisi, yapay zekadan bu konu hakkında özet bilgi vermesini ve tüm talepleri listeye almasını ister (Adım 1). Yapay zeka üç talep belirler ve yönetici, bunları imzalanmış sözleşmeyle karşılaştırarak ikisini kapsam dışı olarak işaretler.
Yönetici, takımın neyi teslim edebileceğine karar verir, ek iş için önerilen ücreti belirler ve bu ayrıntıları beş bölümden oluşan bağlam komutu (3. Adım) kullanarak yapay zekaya iletir. Yapay zeka, dahil edilen değişikliği onaylayan ve diğer ikisi için bir ücret ile revize edilmiş son teslim tarihi öneren bir yanıt taslağı hazırlar.
Yönetici yanıtı inceler, fiyatlandırma paragrafını yeniden yazar ve gönderir. Yapılan değişiklik, atanmış bir görev haline gelir. Ek talepler, müşteri kapsamı, ücreti ve zamanlamayı onaylayana kadar beklemede kalır (6. Adım).
Pazarlama sorumlusu, kampanya onaylarını takip ediyor
Bir ürün lansmanı için hukuk, ürün ve bölge yöneticilerinin e-posta yoluyla onayı gerekiyor. Pazarlama yöneticisi, yapay zekadan onay süreçlerini özetleyerek kimin onay verdiğini, kimin değişiklik talep ettiğini ve kimin yanıt vermediğini gösteren günlük bir liste hazırlamasını ister (Adım 2).
Yapay zeka, kararlaştırılan inceleme süresi içinde yanıt vermeyen paydaşlar için iki satırlık bir takip mesajı taslağı hazırlar (5. Adım). Proje sorumlusu, hatırlatıcıları göndermeden önce yeni yanıtlar olup olmadığını kontrol eder. Günün sonunda, alınan onayların ve henüz sonuçlanmamış kararların bir özetini ister.
AI, rutin güncellemelerin hazırlanmasına yardımcı olurken, satış sorumlusu paydaşların çözülmemiş itirazlarını doğrudan ele alır. Takımlar ayrıca Gmail otomasyon kurallarını kullanarak onay mesajlarını etiketleyebilir ve böylece bu mesajları daha kolay bulabilirler.
Bir müşteri şikayetini yanıtlayan kurucu
Uzun süredir müşterisi olan bir kişi, faturalandırma hatasıyla ilgili bir e-posta gönderir ve aboneliğini iptal etmekle tehdit eder. Şirket kurucusu, yapay zekaya ilgili yazışmalara erişim izni verir ve destek geçmişi ile itiraz edilen ücretlerin bir özetini ister (1. Adım). Ne teklif edeceğine karar vermeden önce, bu özeti faturalandırma kayıtlarıyla karşılaştırır.
Kurucu, özür metnini kendisi yazıyor, ardından yapay zekadan önerilen çözümü değiştirmeden metnin üslubunu ve netliğini kontrol etmesini istiyor (4. Adım).
Fatura düzeltmesini, kesin bir son tarih belirleyerek finans departmanına atar ve müşterinin e-postasını görevle ilişkilendirir (6. Adım). Finans departmanı düzeltmeyi onayladıktan sonra, müşteriyle iletişime geçer.
E-postalarda yapay zeka kullanırken en sık yapılan hatalar nelerdir?
AI tarafından oluşturulan bir yanıt, okunması hoş olsa da, değiştirilen bir son tarihi gözden kaçırabilir, onay ima edebilir veya paylaşım sırasında paylaşmamanız gereken bilgileri içerebilir. Sonuca güvenmeden önce bu beş hatayı kontrol edin.
İlişki e-postalarını baştan sona yapay zekaya yazdırma
Örnek: Bir tebrik notunda, kişinin ne yaptığı belirtilmeden “olağanüstü katkıları” övülüyor.
Çözüm: Takdir, geri bildirim veya özür gibi ifadeleri kendiniz yazın. AI'dan, sizin ifade etmediğiniz övgü, duygular veya vaatler eklemeden metnin netliğini artırmasını isteyin.
Tek satırlık komut
Nasıl görünüyor: “Müşteriyle iletişime geçin” ifadesi, dün üzerinde anlaştığınız uzantıyı göz ardı eden genel bir hatırlatıcı oluşturur.
Çözüm: En son anlaşmayı, istediğiniz sonucu ve her zamanki üslubunuzu ekleyin. Asistanınızdan eksik bilgileri doldurmak yerine eksiklikleri işaretlemesini isteyin.
Konuyu açmadan özetine güvenmek
Örnek: Özet bölümünden bir teslim tarihini onaylıyorsunuz, ancak bu tarihi değiştirmeyi öneren daha sonraki bir yanıtı gözden kaçırıyorsunuz.
Çözüm: Her tarih, fiyat veya taahhüt için kaynak mesajı açın. Detayın sadece bahsedilmiş olmakla kalmayıp, güncel ve üzerinde mutabık kalınmış olup olmadığını kontrol edin.
İstekleri gelen kutusunda bırakmak
Durum şöyledir: Bir müşterinin talebini onaylıyorsunuz, ancak bu talebi hiçbir zaman bir görev olarak atamıyorsunuz. Müşteri ilerleme beklerken, takımın görev listesi değişmeden kalıyor.
Çözüm: Kabul edilen işleri, sorumlu kişiyi, son teslim tarihini ve e-postaya referans vererek kaydedin. Onay bekleyen talepleri ayrı tutun. İş kaydedildikten sonra işlenmiş mesajları temizlemek için " Gelen Kutusu Zero " yöntemlerini kullanın.
Gizli verileri kişisel yapay zeka hesaplarına yapıştırma
Örnek senaryo: Birisi, şirket politikasının buna izin verip vermediğini kontrol etmeden bir müşteri sözleşmesini kişisel bir sohbet robotu hesabına kopyalar.
Çözüm: Onaylanmış bir araç ve hesap kullanın. Yalnızca görev için gerekli bilgileri paylaşın ve sözleşmeleri, müşteri kayıtlarını veya diğer gizli belgeleri yüklemeden önce kuruluşunuzun veri işleme kurallarını kontrol edin.
ClickUp'ta e-posta taleplerini nasıl görevlere dönüştürebilirsiniz?
ClickUp, e-posta konuşmalarını bunların sonucunda ortaya çıkan işlerle birbirine bağlar. Ajanslar ve müşteri hizmetleri takımları için bu, müşterinin talebini, üzerinde anlaşmaya varılan yanıtı ve atanan işi bir arada tutmak anlamına gelir.
E-posta konuşmalarınızı görevle ilgili tutun
İlgili Alan için ClickUp'taki E-posta özelliği etkinleştirildiğinde ve bir e-posta hesabı bağlandıysa, bir görev içinden e-posta gönderip alabilirsiniz. Yanıtlar, görevin etkinlik akışında yorumlar veya zincirleme yanıtlar olarak görünür; böylece takımınız, teslim edilecek işin yanı sıra konuşmayı da takip edebilir.
Örneğin, bir tasarım taslağını inceleme görevinden gönderebilir ve müşterinin yanıtını o işe ek dosya olarak saklayabilirsiniz. Bilmeniz gereken bir sınırlama: Alıcı e-postanın konu satırını değiştirirse, yanıtı ClickUp'ta görünmez.
Gelen talepleri ileterek görevlere dönüştürün
Bir listenin menüsünü açın ve Listeye E-posta seçimini yaparak benzersiz adresinizi kopyalayın. Bir görev oluşturmak için bu adrese e-posta gönderin veya iletin. Konu başlığı görev adı, e-posta metni ise görev açıklaması olur.
Konu satırına, örneğin
Brain²'yi kullanarak proje bağlamına uygun taslaklar hazırlayın
Brain², görevler, Dokümanlar, Sohbet ve erişim izniniz olan desteklenen bağlı uygulama verileriyle çalışabilir. Müşterinin talebini girin ve ilgili brief veya sözleşmeyi belirtin, ardından ikisini karşılaştırmasını isteyin:
Bu müşteri talebini bağlantılı proje özetiyle karşılaştırın. Halihazırda dahil olanları, ek iş gerektirebilecekleri ve belirleyemediğiniz hususları listeye alın. İlgili ayrıntıları belirtin. Yeni ücretler veya teslim tarihleri konusunda anlaşmaya varmadan, incelemem için bir cevap taslağı hazırlayın.
Bu müşteri talebini bağlantılı proje özetiyle karşılaştırın. Halihazırda dahil olanları, ek iş gerektirebilecekleri ve belirleyemediğiniz hususları listeye alın. İlgili ayrıntıları belirtin. Yeni ücretler veya teslim tarihleri konusunda anlaşmaya varmadan, incelemem için bir cevap taslağı hazırlayın.
Ne teklif edeceğinize karar vermeden önce bu karşılaştırmayı sözleşmeyle karşılaştırın. Kapsam üzerinde anlaşmaya varıldığında, Brain²'den onaylanmış sahipler ve tarihlerle görevler veya alt görevler oluşturmasını isteyin. Onaylanmamış ayrıntıları ise boş bırakmasını sağlayın.
Ayrıca, konuşma geçmişinizi ve Çalışma Alanınızın bağlamını koruyarak, Çalışma Alanınızda kullanılabilen desteklenen yapay zeka modelleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Tekrarlanan e-posta işleri için bir Süper Ajan, yapılandırılmış talimatları takip edebilir ve ona sağladığınız araçları ve bilgileri kullanabilir. Hangi talepleri inceleme için işaretlemesi gerektiğini ve hangilerini bir kişinin karar vermesi için bırakması gerektiğini belirtin. Bu yapay zeka ajanı yönlendirme uygulamaları, bu talimatları tanımlamanıza yardımcı olabilir.
İşe uygun bağlantıyı seçin
ClickUp'taki e-posta özelliği, e-postayı göreve yönlendirme ve Brain²'nin bağlantılı uygulama araçları farklı amaçlara hizmet eder. Bir e-posta hesabını bağlamak, gelen her mesajı otomatik olarak atanmış bir işe dönüştürmez.
Outlook kullanıcıları ayrıca ClickUp eklentisini kullanarak seçtikleri e-postalardan görevler oluşturabilir veya mevcut görevlere mesaj ek dosyası ekleyebilir. Bu eklenti mobil cihazlarda kullanılamaz ve paylaşılan gelen kutularını desteklemez. Kullanmayı planladığınız entegrasyona özgü gereksinimleri kontrol edin.
Görsel bir kılavuz için, E-posta Kanban Panosu Şablonu ile başlayın. Kabul edilen talepleri görev olarak ekleyin, sahiplerini ve son tarihlerini atayın ve süreçlerinize uygun durumlara taşıyın. E-posta hesabınızı bağlamak ayrı bir kurulum adımıdır; taleplerin panoya nasıl gireceğini yine de tanımlamanız gerekir.
📺 Süper Ajanların üç e-posta akışını nasıl yönettiğini izleyin
Bir e-posta özetleme aracısının önemli müşteri mesajlarını nasıl özetlediğini, bir müşteri güncelleme aracısının görev durumları değiştiğinde e-postaları nasıl hazırladığını ve bir toplantı takip aracısının notları eylem maddeleri içeren bir özet haline nasıl dönüştürdüğünü izleyin. Bu örnekleri kullanarak, göndermeden önce bir gözden geçirme adımı ekleyerek kendi ş Akışınızı planlayın.
E-postaların Harekete Geçirilmesini Kolaylaştırın
Bir dahaki sefere bir müşteri “birkaç küçük değişiklik” istediğinde, dağınık yanıtlardan anlaşmayı yeniden oluşturmaya gerek kalmadan bu değişikliklerin proje için ne anlama geldiğini görebilmelisiniz. Bu, yapay zeka kurulumunuzun ne kadar yararlı olduğunun bir ölçütüdür: net bir karara varmak için gereken işi azaltıp azaltmadığı.
Kişisel bir gelen kutusu için taslak oluşturma ve özetleme, ihtiyacınız olanın çoğunu karşılayabilir. Müşteri işlerini yürüten bir takım için ise, konuşmada iş tanımı, son teslim tarihi ve sorumlu kişilerle bağlantı kurulması gerekir. Aksi takdirde, iyi yazılmış bir yanıt bile işin koordinasyonunu sonradan birinin üstlenmesine neden olur.
ClickUp, proje bağlamını ve görev yönetimini bir araya getirirken, Brain² erişebileceğiniz tüm bilgiler üzerinde çalışmanıza yardımcı olur. ClickUp'ı ücretsiz olarak kullanmaya başlayın ve aktif bir müşteri projesinde deneyin. Takımınızın en son anlaşmayı bulup, ek bir açıklama turuna gerek kalmadan buna göre hareket edip edemediğine bakarak sonucu değerlendirin.
E-postalarda Yapay Zeka Kullanımı Hakkında Sık Sorulan Sorular
E-posta yazmak için en iyi yapay zeka hangisidir?
Çalıştığınız yere ve asistanın hangi bağlama ihtiyaç duyduğuna göre aracınızı seçin. Gmail'deki Gemini ve Outlook'taki Copilot, e-posta istemciniz içinde taslak oluşturma yardımı sunar. ChatGPT ve Claude, sürümleri karşılaştırmanıza ve konuşma yoluyla ifadeleri iyileştirmenize olanak tanır. ClickUp Brain², yanıtınızda görevler, belgeler ve takım tartışmalarından elde edilen erişilebilir proje bağlamına ihtiyaç duyduğunuzda yardımcı olabilir. Seçim yapmadan önce hesap uygunluğunu, bağlantıları ve izinleri kontrol edin.
Bir e-postanın yapay zeka tarafından yazıldığını nasıl anlarsınız?
Genel selamlamalar, belirsiz övgüler ve tekrarlayan ifadeler bir e-postayı kişisel olmayan bir hale getirebilir, ancak bunların varlığı e-postanın yapay zeka tarafından yazıldığını kanıtlamaz. Yukarıda bahsedilen UF ve USC araştırmasında, katılımcılara ne kadar yapay zeka desteği kullanıldığı söylendi; bu, yapay zeka tarafından yazılmış metinleri tespit etme becerilerinin test edildiği bir çalışma değildi. Kendi taslağınızı gözden geçirirken, doğru ayrıntılara, net bir amaca ve ilişkiye uygun ifadelere odaklanın.
ChatGPT e-postalarımı düzenleyebilir mi?
ChatGPT, sağladığınız veya desteklenen bir bağlantı aracılığıyla aldığınız e-postaları kullanarak mesajları özetlemeye, yanıtlanmamış talepleri belirlemeye ve öncelikler önermeye yardımcı olabilir. Outlook E-posta uygulaması, bağlı bir posta kutusunu arayabilir; ancak kullanılabilir organizasyon eylemleri, izinlere ve Çalışma Alanı ayarlarına bağlıdır. Posta kutusunu, tarih aralığını ve görevini belirtin ve değişiklikleri onaylamadan önce sonuçları kontrol edin.
AI, günlük e-posta özetlerini yazabilir mi?
Evet. Yapay zeka, seçtiğiniz e-postaları özetleyerek önemli güncellemeler, talepler, son tarihler ve yanıtlanması gereken mesajları içeren günlük bir özet oluşturabilir. Hangi gelen kutularının veya gönderenlerin dahil edileceğini, dönemini ve tercih ettiğiniz biçimi belirtin. Ayrıntıları kontrol edebilmek için orijinal mesajların bağlantılarını isteyin. Otomatik günlük gönderim için, ilgili e-postalara erişimi olan desteklenen bir zamanlama veya ajan ş Akışı gerekir. Bu özelliğe güvenmeden önce, kurulum izinlerini gözden geçirin ve kaçırılmış mesajlar olup olmadığını kontrol etmek için birkaç özet test edin.
AI kullanarak e-posta üslubumu ve dilbilgimi nasıl geliştirebilirim?
Bir taslak yazın, ardından yapay zekaya kime e-posta gönderdiğinizi, neyi başarmak istediğinizi ve o kişiyle normalde nasıl konuştuğunuzu söyleyin. Şunu deneyin: “Dilbilgisini düzeltin ve metni daha net ve samimi hale getirin. Mümkün olduğunca anlamımı ve ifade tarzımı koruyun. Gerçekler, vaatler veya özürler ekleme.” Göndermeden önce değişiklikleri gözden geçirin, özellikle de bir ricayı emir gibi ya da önerilen bir son tarihi kabul edilmiş gibi gösterebilecek ifadeleri kontrol edin. Hassas e-postalar için, neyi koruyacağınızı seçebilmeniz amacıyla açıklamalı düzenleme önerileri isteyin.