ChatGPT gibi AI araçları, uzun e-posta taslaklarını ve içerik oluşturma maratonlarını hızlı sprintlere dönüştürerek işleri kökünden değiştiriyor.
Ve bu sadece gösteriş için değil: e-postaları kişiselleştirmek için AI kullanan pazarlamacılar, gelirlerinde %41 artış olduğunu bildirmiştir. Yazım hatalarını azaltmaktan mükemmel konu satırları oluşturmaya ve insan gibi yazan e-postalar hazırlamaya kadar, ChatGPT zaman kazanmak için burada.
İçerik oluşturucu, yazar veya web uygulaması girişimcisi olun, ChatGPT'yi ustaca kullanmak, gelen kutunuzdaki kaosu yenmek anlamına gelir.
Aklınızı kaçırmadan keskin iş e-postaları yazmayı öğrenmek için bu kılavuzu izleyin!
Bonus olarak, iletişim iş akışlarınız için en iyi ChatGPT alternatifi olan ClickUp Brain'i deneyin.
⏰ 60 saniyelik özet
E-postalarınızı yazmak için ChatGPT'yi şu şekilde kullanabilirsiniz:
- Kişiselleştirme, hedef kitleye odaklanma ve ilgi çekici içeriklere odaklanarak e-postalarınızı etkileşim için optimize edin 📩
- Hızlı taslaklar için ChatGPT'yi kullanın, ancak benzersiz iş ihtiyaçlarınız için sınırlamalarını göz önünde bulundurun
- En iyi taslağı elde etmek için bağlam (ton, yapı, ayrıntılar) sağlayın
- Netlik ve kişiselleştirme için taslakları yeniden oluşturun veya düzenleyin
- Doğruluğu ve sesinizle uyumu iki kez kontrol edin
- ClickUp'a geçin . ClickUp Brain ile e-postalar için yapay zekayı kullanmaya başlayın ve not alma, veri analizi, e-posta taslakları ve iletişimi kolaylaştırın
- ClickUp E-posta Proje Yönetimi ile tüm e-postalarınızı ve işlerinizi tek bir yerden yönetin
E-posta Yazmak için ChatGPT'yi Kullanma
ChatGPT'ye yeterli bağlam sağlarsanız, e-postalarınız için mükemmel bir başlangıç noktası olacak içerikler oluşturabilir. Sadece net talimatlar paylaşın ve voilà—siz de AI'yı kullanarak tonunuza ve mesajınıza uygun e-postalar yazabilir ve değerli zamanınızdan tasarruf edebilirsiniz.
Hazır mısınız? E-posta yazmak için ChatGPT'yi etkili bir şekilde kullanmanın yolları:
Adım 1: Bağlamı ve amacı belirleyin
ChatGPT'nin ayrıntılarını anlamaya başlamadan önce, e-postanızın konusunu netleştirin.
Sonuçta, Shakespeare'in bir zamanlar yazdığı gibi, "Kısalık ruhun zekasıdır." Bu nedenle, fazla lafı dolandırmadan e-postayla neyi başarmak istediğinizi belirleyin.
ChatGPT'ye ne kadar iyi talimat verirseniz, yazma tonunuzu, amacınızı ve e-posta yapınızı o kadar iyi anlar. Hatırlatıcı gönderebilir, sorguya yanıt verebilir veya bir görevi takip edebilirsiniz, ancak bağlamı ayarlamak çok önemlidir.
Bir iş arkadaşınızdan veya müşterinizden bir güncelleme talep ettiğinizi varsayalım. Hedefiniz muhtemelen bir eylemi tetiklemek veya daha fazla ayrıntı toplamaktır. Bir toplantı planlıyorsanız, e-postanın kibar ve net olmasını, alıcının bir sonraki adımı atmasını kolaylaştırmasını istersiniz.
Burada ChatGPT, hedefin bir güncelleme hakkında geri bildirim istemek olduğunu anlar ve e-postayı mevcut durum ve sonraki adımlar hakkında bilgi istemeye odaklanacak şekilde uyarlar. Mesajın açık, kibar ve öz olmasını sağlayarak alıcının gerekli bilgileri içeren yanıtı daha kolay vermesini sağlar.
🧠Eğlenceli Bilgi: ChatGPT, 2022'de piyasaya sürüldükten sadece beş gün içinde bir milyon kullanıcıya ulaştı .
Adım 2: ChatGPT ile bir hesap açın
ChatGPT'yi kullanmaya başlamak için chat.openai.com adresine gidin ve bir hesap oluşturun. E-posta adresinizi veya Google hesabınızı kullanarak kaydolabilirsiniz. Hesabınız doğrulandıktan sonra (telefonunuza altı basamaklı bir kod gönderilecektir) her şey hazırdır!
GPT-3.5'in ücretsiz sürümüne erişebileceksiniz. Daha gelişmiş bir deneyim arıyorsanız, aylık 20 $ karşılığında GPT-4'e yükseltebilirsiniz.
GPT-4, daha hızlı yanıtlar ve tarama ve kod yorumlama gibi gelişmiş özellikler sunarak, zaman açısından hassas e-postalarla uğraşan veya verimlilikte ekstra bir artış arayan kişiler için sağlam bir seçimdir.
Zaman açısından hassas e-postalar üzerinde çalışıyorsanız ve daha hızlı, daha kişiselleştirilmiş yanıtlar istiyorsanız, GPT-4 yatırıma değer olabilir.
👀 Biliyor muydunuz? Amerikalıların sadece yarısı ChatGPT'yi bir dereceye kadar tanıyor ve bunların üçte ikisi yüksek lisans derecesine sahip. İlginç bir şekilde, ankete katılanların %54'ü ChatGPT hakkında "hiçbir şey duymadığını" belirtti.
Adım 3: ChatGPT'ye özel talimatlar verin
Kayıt oldunuz mu? ChatGPT'yi isteklerinizi yerine getirmesi için ayarlamanın zamanı geldi. Ancak yanıtlar ve e-postalar oluşturmaya başlamadan önce, bazı arka plan bilgilerini sağlamanız gerekir. Aracın yanıtları nasıl oluşturmasını istediğinizi belirtin.
ChatGPT'yi gerçekten asistanınız yapmak için şu adımları izleyin: Açılır menüyü açmak için ekran adınıza veya resminize tıklayın. Ardından ChatGPT'yi Özelleştir'e tıklayın.
AI'nın yanıtlarını özelleştirmek için yanıtlamanız gereken iki anahtar soru sorulacaktır:
- ChatGPT'nin daha iyi yanıtlar verebilmesi için sizin hakkınızda ne bilmesi gerekir?
İşiniz, e-posta iletişim tarzınız, üslubunuz ve diğer ilgili tercihleriniz hakkında ayrıntıları paylaşabilirsiniz. Bunlar arasında mesleğiniz, resmi veya gayri resmi bir üslup tercihiniz ve e-postalarınızda ne kadar ayrıntıya yer vermek istediğiniz gibi bilgiler yer alabilir.
- ChatGPT'nin nasıl yanıt vermesini istersiniz?
Burada, ChatGPT'nin oluşturacağı e-postaların tonunu ve yapısını tanımlayabilirsiniz. Kısa ve öz veya ayrıntılı biçimlerden hangisini tercih ettiğinizi belirtin, resmiyet düzeyini (samimi, resmi veya ikisinin arasında) seçin ve AI'nın fikirlerini ifade etmesini mi yoksa tarafsız bir tutum sergilemesini mi istediğinize karar verin.
Alternatif olarak, ChatGPT'nin sizi daha iyi anlamasına yardımcı olmak için tanıtımınızı ve talimatlarınızı sohbet kutusu aracılığıyla gönderebilirsiniz.
Aşağıda, sağlayabileceğiniz bir giriş örneği verilmiştir:
🧠Eğlenceli Bilgi: ABD'deki şirketlerin yaklaşık %25'i ChatGPT kullanarak 50.000 ila 70.000 dolar arasında tasarruf etti.
Adım 4: ChatGPT'ye e-postayı yazmasını isteyin
Bilgilerinizi, tercihlerinizi ve istediğiniz üslubu paylaştıktan sonra, ChatGPT'den ihtiyacınız olan e-postayı oluşturmasını isteyebilirsiniz. İlk taslak tam olarak istediğiniz gibi değilse, yanıtı yeniden oluşturmasını isteyin.
🤖 Örneğin, istifa e-postası yazıyorsanız, ChatGPT, yeni fırsatlar için mi yoksa memnuniyetsizlik nedeniyle mi ayrılıyorsanız, doğru dengeyi yakalayan bir mesaj oluşturmanıza yardımcı olabilir. Amaç, iyi şartlarda ayrılmak ve köprüleri yakmadan profesyonel bir şekilde yollarınızı ayırmaktır.
ChatGPT'nin oluşturabileceği bir örnek:
🤖Başka bir senaryo, bir proje görevini reddetmek olabilir.
İşleriniz başınızdan aşkınsa ve yeni bir sorumluluk alamıyorsanız, düşünceli bir yanıt vermek anahtardır. Hayal kırıklığınızı ifade etmek cazip gelse de, sakin, düşünceli ve profesyonel kalmak çok önemlidir. ChatGPT, sınırlarınızı küçümseyici bir şekilde ifade etmeden diplomatik bir mesaj yazmanıza yardımcı olabilir.
İşte yeni bir projeyi kibarca ve profesyonel bir şekilde reddetmenin bir örneği:
Adım 5: E-postayı gözden geçirin ve düzenleyin
ChatGPT e-postayı oluşturduktan sonra dikkatlice inceleyin. Tonunu ayarlayabilir, eksik ayrıntıları ekleyebilir veya yapısını niyetinize daha uygun hale getirebilirsiniz. E-postanızda gramer veya yazım hataları olup olmadığını kontrol edin.
Gönder düğmesine basmadan önce, yanıtınızın netliğini ve şirket politikalarına uygunluğunu iki kez kontrol edin. Bu, mesajınızın profesyonel ve beklentilere uygun olmasını sağlayarak hatalardan kaçınmanıza yardımcı olur.
ChatGPT son derece yetenekli olsa da, oluşturulan içerik her zaman mükemmel olmayabilir. Kişiselleştirme, içeriğin ses tonunuzla ve mesajınızın özel bağlamıyla tam olarak uyumlu olmasını sağlamak için çok önemlidir.
👀 Biliyor muydunuz? ChatGPT bazen "halüsinasyonlar" yaşayabilir ve mantıklı görünen ancak tamamen uydurma bilgiler üretebilir. Bu bilgiler uydurma gerçekler, var olmayan araştırmalar veya yanlış ayrıntılar içerebilir. AI modelleri, yararlı ve doğru yanıtlar vermek üzere eğitilmiş olsa da, bilgilerin doğruluğunu gerçek zamanlı olarak doğrulayamaz.
Bu nedenle, araştırma veya karar verme için AI kullanırken önemli bilgileri iki kez kontrol etmek çok önemlidir!
Özel ihtiyaçlarınız için şunları yapın:
- Gerekli tüm bilgilerin e-postaya dahil edildiğinden emin olun
- Tonun stilinizle uyumlu olduğundan emin olun
- Tarihleri, isimleri veya önemli ayrıntıları doğrulamak için iki kez kontrol edin
Biraz daha fazla özen, büyük fark yaratır!
Adım 6: E-postayı gönderin
E-postanızı gözden geçirip düzenledikten sonra, "gönder" düğmesine basma zamanı
Bunu yapmadan önce, yazma kutunuzda her şeyin doğru olduğundan emin olun. E-postanın e-posta yönetim stratejilerinize uygun, profesyonel, açık ve öz olduğundan emin olun.
Tartıştığımız gibi önemli konularda e-posta gönderdiğinizi varsayalım. Doğru üslubu bulmak daha da önemlidir. Mesajın düzgün ve hedeflerinize uygun olduğundan emin olduğunuzda gönderin!
Tepkiler konusunda çok fazla endişelenmeyin; AI'nın düşünceli ve iyi hazırlanmış bir yanıt oluşturmanıza yardımcı olduğuna güvenin.
💡Profesyonel ipucu: E-posta görgü kuralları, mesajınızın nasıl algılandığı ve yanıtlandığı konusunda anahtar rol oynar. Anlaşılırlık için düzeltme okumadan saygılı bir üslup ayarlamaya kadar, bu küçük ayarlamalar e-postalarınızın profesyonel ve etkili olmasını sağlamada büyük fark yaratabilir.
E-posta Yazmak için ChatGPT Kullanmanın Sınırlamaları
E-posta yazmak için yapay zeka kullanmak kolaylık sağlayabilir, ancak bazı zorlukları da beraberinde getirir. Aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta:
- Sınırlı bağlam anlayışı: AI, mesajınızın ayrıntılarını veya hedef kitlenizin ihtiyaçlarını anlamakta zorlanabilir. Bu, özellikle karmaşık veya hassas durumlarda genel veya yanlış içerik (halüsinasyonlar) ile sonuçlanabilir ❌
- Kişiselleştirme zorluğu: ChatGPT temel bir mesaj oluşturabilir, ancak hedef kitlenizin ilgisini çekecek kişisel dokunuşları kaçırabilir. Örneğin, e-posta kampanyası yönetiminde, araç isimler veya tercihler gibi önemli kişiselleştirilmiş ayrıntıları gözden kaçırabilir ve bu da mesajın etkinliğini etkileyebilir ❌
- Doğruluk sorunları: AI, geniş bilgi tabanına rağmen her zaman doğru bilgiler sunmaz. Özellikle e-posta pazarlama KPI'larına atıfta bulunurken tarih, isim veya rakam gibi önemli ayrıntıları iki kez kontrol etmeniz gerekir ❌
- Tutarsız kelime sayısı: Komut satırında bir kelime sınırı belirtirseniz, ChatGPT bazen bu sınırı takip edebilir. Bu durum çoğu zaman öngörülemez ve isteğinize uymayabilir. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi, ChatGPT 42 kelime yerine 39 kelimeyle yanıt verir. ❌
- Genel ifadelerin aşırı kullanımı: ChatGPT, özellikle profesyonel e-postalarda aşırı kullanılan ifadeler ve klişelere sıklıkla başvurur. Bunlar güvenli gibi görünse de, samimiyetsiz veya tekrarlayıcı olarak algılanabilir ve mesajınızın ilgi çekiciliğini azaltabilir ❌
- Karmaşık, çok adımlı talimatlarla uğraşmak: ChatGPT, çok adımlı talimatlarda çok iyi performans göstermeyebilir. Örneğin, hatırlatıcılar, onaylar ve takipleri tek bir taslakta birleştiren bir e-posta, tutarsız veya belirsiz olabilir ❌
Ayrıca okuyun: En İyi E-posta İletişim Araçları (İncelemeler ve Fiyatlandırma)
E-postalarınızı Yazmak ve Yönetmek için ClickUp Brain'i Kullanma
İlgi çekici e-posta metinleri oluşturabilen, ilgi çekici konu başlıkları oluşturabilen, her hedef kitleye göre mesajları kişiselleştirebilen ve takip e-postalarını otomatikleştirebilen bir AI asistanınız olduğunu hayal edin.
İşte burada, iş için her şeyi içeren uygulama ClickUp 'ta.
ClickUp Brain, ClickUp'ın e-posta proje yönetimi platformuna entegre edilmiş gelişmiş bir sinir ağı yapay zekasıdır. Pazarlama metinleri oluşturmanıza, e-postalara yanıt vermenize ve görevleri verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olur — hepsi tek bir yerden!
ClickUp Brain
Bazen yanlış veya güncel olmayan bilgiler üreten ChatGPT'den farklı olarak, ClickUp Brain doğrudan takımınızın bilgi tabanıyla ve mevcut proje görevleriyle entegre olur.
Bu, her zaman en güncel ve ilgili ayrıntılara erişmenizi sağlar, gramer hataları riskini azaltır ve e-posta yanıtlarınızı daha doğru ve güvenilir hale getirir.
ClickUp Brain'in AI Writer for Work ile şunları elde edersiniz:
- Tüm metin yazma ihtiyaçlarınızı karşılayan bir yazma asistanı
- Görevlere, yorumlara ve e-postalara hızlı otomatik yanıtlar
- Ellerinizi kullanmadan not almak ve güncellemeleri kaydetmek için otomatik konuşma-metin dönüştürücü
- Toplantılarınızı ve ekran kayıtlarınızı transkripsiyonlayarak, takip sorularını doğrudan ClickUp Clips'ten yanıtlayın
- E-posta kampanyaları, reklamlar, damla kampanyaları veya işe alımdan tüm ihtiyaçlarınız için kolayca oluşturulabilen şablonlar
ClickUp ile bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
ClickUp Brain ile yeni bir e-posta taslağı oluşturmak için, açık bir görevi bulun ve yorumlar bölümüne gidin.
Ardından, e-posta simgesine tıklayın ve "/E-posta yaz" komutunu yazın, ardından Return veya Enter tuşuna basın. Ardından, e-postanın amacını özetleyen kısa bir konuşma noktası girmenizi sağlayan bir ClickUp Brain modal pencere açılacaktır.
Şöyle görünecektir:
ClickUp Brain, girdileri analiz eder ve açıklamanıza göre bir e-posta taslağı oluşturur.
Oluşturulan taslağı stilinize veya üslubunuza göre özelleştirebilirsiniz. Platform ayrıca esneklik için ek seçenekler sunar: oluşturulan e-posta metnini doğrudan panonuza kopyalayabilirsiniz.
Taslak istediğiniz gibi değilse, "Tekrar dene"yi tıklayın ve ClickUp Brain'in aynı anahtar noktalara dayalı farklı bir sürüm oluşturmasını sağlayın. Böylece, minimum çabayla her seferinde mükemmel e-postalar yazabilirsiniz!
*E-posta artık geçmişte, ClickUp ise günümüzün teknolojisi! ClickUp, takım olarak gönderdiğimiz ve aldığımız e-posta sayısını azaltmamızı sağladı ve bu da işimizi tamamen değiştirdi. Ayrıca, tüm bilgiler ClickUp'ta olduğu için e-posta konuları kaybolmuyor, insanlar iletişimden kopmuyor vb
E-posta artık geçmişte, ClickUp ise günümüzün teknolojisi! ClickUp, takım olarak gönderdiğimiz ve aldığımız e-posta sayısını azaltmamızı sağladı ve bu da bizim için büyük bir değişiklik oldu. Ayrıca, tüm bilgiler ClickUp'ta olduğu için e-posta konuları kaybolmuyor, insanlar iletişimden kopmuyor vb.
Pazarlama Takımları için ClickUp
ClickUp'ın en iyi yanı, tüm belgelerinizi tek bir merkezi konumda tutarken, AI araçlarını kullanarak ilgi çekici metinler yazmanıza olanak tanımasıdır.
ClickUp for Marketing ile e-posta şablonlarını doğrudan ClickUp Belgeleri içinde hızlı bir şekilde taslak haline getirebilir, düzenleyebilir ve saklayabilirsiniz. Çeşitli platformlar arasında geçiş yapmak yerine, ihtiyacınız olan her şey tek bir yerde
ClickUp Belgeleri
ClickUp Belgeleri iş akışlarıyla da entegre olduğundan, oluşturulan bir e-postadan oluşturulan tüm görevler genel resme bağlı kalır.
Takım işbirliği için, belirli belge bölümlerini takım üyelerine atayabilirsiniz. Bu, belgeleri gerçek zamanlı olarak paylaşmayı ve üzerinde işbirliği yapmayı kolaylaştırır. E-posta metinlerini düzeltirken veya bir pazarlama kampanyasını yönetirken, takımınız belgeye aynı anda katkıda bulunabilir, yorum yapabilir ve güncelleme yapabilir.
ClickUp Şablonları
ClickUp, güçlü bir AI yazma aracı olmasının yanı sıra, e-posta yönetimi iş akışlarınızı geliştirmek için tasarlanmış çeşitli özelleştirilebilir şablonlar sunar. ChatGPT, tüm pazarlama iş akışınızı yönetmek için bu tür entegrasyonlara sahip olmadığı için bu özelliği sunmaz.
ClickUp E-posta Pazarlama Şablonu
Örneğin, ClickUp E-posta Pazarlama Şablonu, kampanyalar planlarken, konu satırı yazarken, mesajları planlarken ve anahtar başarı metriklerini izlerken düzenli ve verimli kalmanızı sağlar.
Ayrıca, kullanıcı davranışlarına göre e-postaları otomatikleştirebilir ve belirli eylemlerin mesajlarınızı tetiklemesini sağlayabilirsiniz. Bu, doğru müşterilere doğru zamanda hedefli e-postalar göndermeyi kolaylaştırır.
ClickUp Brain sadece e-posta yazmak için değildir — takımınızı organize etmenize, kişiselleştirmenize ve işbirliği yapmanıza yardımcı olur. AI araçlarının olağan sınırlarını ortadan kaldırarak e-posta yazma ve pazarlamayı daha etkili ve kolay hale getirir.
Ayrıca okuyun: En İyi E-posta Yönetimi Yazılımları (Ücretsiz ve Ücretli)
ClickUp Brain ile Daha İyi Etkileşim için E-postalarınızı Optimize Edin
E-postalarınızı etkileşim için optimize etmek, mükemmel bir mesaj yazmaktan daha fazlasıdır; kişiselleştirme, doğru hedef kitleye ulaşma ve içeriğinizin okuyucunun ilgisini çekmesini sağlama ile ilgilidir.
ChatGPT yardımcı olabilir, ancak her zaman işinizin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamayabilir. E-posta yazmak veya sıfırdan başlamak size bir angarya gibi geliyorsa, ClickUp size destek olur.
ClickUp Brain ile notlar alabilir, verileri analiz edebilir ve e-postaları daha hızlı taslak haline getirebilir, böylece zamandan tasarruf edebilirsiniz. Çalışma alanınızda E-posta ClickApp'i etkinleştirerek tüm e-posta özelliklerinin kilidini açın. E-postalarınızı özgün ve kişiselleştirilmiş tutarken, yazma engellerine ve tekrarlayan görevlere veda edin.
ClickUp e-postalarla sınırlı değildir — görevleri yönetin, işbirliği yapın ve zamanı takip ederek takım verimliliğini artırın. E-posta iletişiminizi bir üst seviyeye taşımaya hazır mısınız? Bugün ücretsiz bir ClickUp hesabı açın!