İşyerindeki günlük rutininizi hayal edin. İş gününüze başladığınızda ilk yapacağınız şey nedir? Büyük olasılıkla, gününüz e-postalarınızı kontrol etmekle başlar. Aslında, profesyonellerin günde yaklaşı k 15 kez e-postalarını kontrol ettikleri düşünülürse, bu tekrarlanan bir özellik olabilir!
E-posta bildirimleriniz çalıyor ve gelen kutunuzda nereden başlayacağınızı bilemeyeceğiniz kadar çok e-posta mı var? E-posta yönetimi ipuçları için doğru yerdesiniz.
Durum o kadar kötüleşebilir ki, e-posta kaygısı bile yaşayabilirsiniz (hayır, bunu uydurmadık!). Bu, verimliliği etkileyen ve zihinsel sağlığınızda iz bırakan, ezici bir korku ve endişe duygusuyla karakterize edilen meşru bir koşuldur.
Neyse ki, böyle bir duruma düşmenizi önlemek için en iyi 10 e-posta yönetim stratejisini sizler için derledik.
Gelen kutusu karmaşasının nedenleri nelerdir?
Sorun çok açık: Gelen kutunuz e-postalarla dolup taşıyor. Bir çözüm önermeden önce, altta yatan soruna bakmamız gerekiyor. Aşağıda, dağınık bir e-posta gelen kutusunun ardındaki bazı nedenler yer almaktadır:
- Yüksek e-posta hacimleri: 2022 yılında, her gün yaklaşık 333 milyar e-posta gönderildi veya alındı. Bu rakam 2026 yılına kadar 392,5 milyara çıkacak! Bu istatistikler, her gün gönderilen ve alınan e-postaların hacminin ne kadar büyük olduğunu ve bu hacmin giderek arttığını ve herkesin gelen kutusunda hızla yer kaplayacağını ortaya koyuyor
- Erteleme: Ortalama olarak, gelen kutunuzda 200 e-posta bulunur ve her gün 121 yeni e-posta eklenir. Ancak, bunların sadece bir kısmı yanıt alır ve bu da kümülatif bir etkiyi tetikler. Sonuçta ortaya çıkan e-posta yığını, karar verme sürecini felç etmeye ve ertelemeye yol açar. Ayrıca, yazılı iletişimler taslaklarını hazırlarken doğru dil ve üslubu bulmak, e-postaları hızlıca halletmenin önündeki bir başka engeldir
- Düzen eksikliği: Manuel e-posta düzenleme , günde ortalama 14 dakikaya kadar zaman alır. Çok fazla gibi görünmeyebilir, ancak bu eksiklik gelen kutusundaki dağınıklığı daha da artırır. E-postaların tek bir yerde toplanması, önemli e-postaları önceliklendirmeyi ve yanıtlamayı zorlaştırır. Aynı zamanda, daha sonra gözden geçirmek için e-postaların konumunu ve hangi e-postaların işlem gerektirmediğini bilmeniz gerekir
- Haber bültenlerine abonelikler: Başarılı bir e-posta pazarlama stratejisi, okuyucuları abonelere dönüştürür. Ancak, bu e-postaların değerini yitirdiği bir zaman gelir. Ya da, faiz çekici bir şey içerseler bile, dağınıklığın içinde kaybolurlar ve gelen kutunuzdaki enkaz ve çöplerin bir parçası olurlar. Bu nedenle, bu tür haber bültenlerinin aboneliğinden çıkmamak, gelen kutunuzu yönetmeyi zorlaştırır
- E-postalar aracılığıyla görev yönetimi: Çoğumuz gelen kutularımızı görev yöneticisi olarak kullanmaktan suçluyuz. Okunmamış olanlar yapılacaklar listesine aittir, okuduklarınız ise hallettiğiniz görevlerdir. Böyle bir e-posta görev yönetimi sistemi, geçici olarak ve kısa vadede amacına hizmet edebilir. Ancak, buna devam etmek, ilgili görevlerin uzunluğuna veya karmaşıklığına bağlı olarak, gelen kutunuzda çok sayıda okunmamış mesajın birikmesine neden olacaktır
gelen Kutusunu Düzenlemek için 10 E-posta Yönetimi Stratejisi
Doğru e-posta verimlilik araçları ve tamamlayıcı e-posta yönetim stratejileriyle e-postaları yönetmek daha kolay hale gelecektir. Bunlardan en iyi şekilde yararlanmanın 10 yolu:
1. Bir e-posta yönetim aracı kullanın
Dolu gelen kutuları günde 27 dakika zaman kaybına neden olur ve bu da iddialı bir tahmindir. E-postaları (veya en azından konu satırlarını) manuel olarak gözden geçirmeli, yararlı olup olmadıklarına karar vermeli ve e-postaları öncelik, gönderen vb. kriterlere göre düzenlemelisiniz.
Tüm bunları söz konusu 27 dakika içinde tamamlamak için son derece odaklanmış (ve süper insan) olmanız gerekecek!
Öte yandan, ClickUp tarafından sunulan gibi etkili e-posta yönetimi yazılım çözümleri, tüm bunları sizin için yapacaktır. E-posta yönetimi araçları, gelen kutusu düzenlemesinde devrim yaratır. E-postaları önceliğe göre sıralamak, bildirimleri erteleme ve gelen akışı ustalıkla yönetmek için e-postaları akıllıca kategorilere ayırmak için kullanın.
Ayrıca, e-posta yönetimi için ClickUp'ı kullandığınızda, alışık olmadığınız bir arayüze geçmeniz gerekmez. Tanınmış e-posta hizmet sağlayıcılarının sunduğu standart düzenle aynı kolaylık ve rahatlığı elde edersiniz.
Bu nedenle, e-posta otomasyonunu kullanarak gerçekten dikkatinizi hak eden şeylere odaklanın.
2. Bir e-posta rutini oluşturun
Kişiler ortalama olarak her 37 dakikada bir veya günde 15 kez e-postalarını kontrol eder. Bu, verimliliği kesintiye uğratır ve saatlik e-posta kontrollerine harcanacak zamandan günde yaklaşık 21 dakika daha fazla zaman kaybına neden olur.
Saatlik kontroller bile verimliliği bir şekilde düşürür, çünkü yeni aldığınız Görev B ile ilgilenirken Görev A ile uğraşmak zorunda kalırsınız! Uzmanlar, e-postalarınızı günde en fazla üç kez kontrol etmenizi önerir.
İlk olarak, sabah güne başladığınızda programınızı hazırlayın. İkinci olarak, öğle molasından sonra, acil işlerinizi halledin ve takip edin. Son olarak, iş gününün sonunda, gün içinde gelen iletişime yanıt verin ve ertesi gün için bir gündem oluşturun.
Böyle bir rutin izlemek dikkat dağınıklığını ortadan kaldırır, verimliliği korur ve iç huzuru sağlar.
3. Etiketler, klasörler ve kategorilerle düzenleyin
Çoğu e-posta hizmeti sağlayıcısı, kullanıcıların gelen kutularını düzenlemelerine yardımcı olmak için standart sekmeler sunar. Örneğin, tipik e-postalar ön tanımlı olarak birincil sekmeye veya ana gelen kutusuna giderken, pazarlama e-postaları promosyonlar sekmesine, sosyal sekme ise Gmail'deki sosyal medyadan gelen bildirimleri içerir. Geri kalanlar ise spam klasörüne gider.
Ayrıca, kullanıcılar daha da kolaylaştırmak için etiketler, klasörler ve kategoriler gibi organizasyon araçlarına da sahip olurlar. E-postalarınızı sıralamak ve kolayca gezinmek için klasörler oluştururken işlevsel veya rol tabanlı bir yaklaşım izleyin. Örneğin, bir web sitesi kuran bir proje yöneticisi olduğunuzu varsayalım.
E-posta proje yönetimi için gelen kutusu için geliştiriciler, tasarım takımları, test ve dağıtım ve müşteriler için ayrı klasörler oluşturun. Ardından, projenin önceliğine ve geliştirme aşamasına bağlı olarak, önce önemli olan uygun klasörü kontrol edin.
4. Kural tabanlı filtreleri kullanarak e-postaları kategorilere ayırın
E-posta düzenleme ve kategorize etme konusuna değinmişken, kural tabanlı filtrelerden bahsedelim.
Kural tabanlı filtreler, mesajları sıralamak için hızlı bir e-posta otomasyon hilesidir. Gelen e-postaları, gönderenin e-posta adresi, konu satırları ve belirli anahtar kelimeler gibi önceden tanımlanmış kriterlere göre değerlendirir.
Ardından, bu koşullara göre, etiket uygulama, klasörlere taşıma, metni vurgulama ve hatta e-postaları silme gibi otomatik eylemleri tetiklerler.
Örneğin, önemli müşterilerin adları için kural tabanlı bir filtre ayarlayın. Bu konuyla ilgili hem iç hem de dış e-postalar etkili bir şekilde etiketlenir ve kolay erişim için belirlenen bir klasöre taşınır.
Öte yandan, başka bir kural tabanlı filtre kullanarak promosyon e-postalarını başka bir klasöre aktarabilirsiniz. Bu şekilde, birincil gelen kutusundaki görsel karmaşayı azaltırken, önemli e-postaların tam görünürlüğünü elde edersiniz.
Ayrıca, profesyoneller her gün yaklaşık 11 dakika e-postaları manuel olarak sıralamakla harcadığından, zaman ve çaba da tasarruf edeceksiniz.
5. Silmeye (ve abonelikten çıkmaya) cesaret edin
Gereksiz e-postaları silmek, düzenli, akıcı ve organize bir gelen kutusu elde etmek için proaktif bir e-posta yönetimi stratejisidir.
İstenmeyen, alakasız ve eski mesajları silmek, birikmeyi önlemekle kalmaz, aynı zamanda çok rahatlatıcıdır. E-posta akışını kontrol etmenizi sağlar ve kendinizi daha az bunalmış hissetmenize yardımcı olur.
Görsel netlik, önemsiz e-postaları tarama ve mesajları aranabilir hale getirme gibi bilişsel yükü ve hayal kırıklığını da ortadan kaldırır.
Aynı felsefe, haber bültenleri ve e-posta pazarlama kampanyalarının aboneliğinden çıkmak için de geçerlidir. Promosyon amaçlı bir e-posta veya haber bülteni iki haftadan uzun süre gelen kutunuzda okunmamış olarak kalırsa, abonelikten çıkma bağlantısını kullanın.
Bir e-postanın saklanmaya değer mi yoksa silinmesi mi gerektiğini bilmiyor musunuz? Karar vermek için OHIO (Only Hande It Once) modelini izleyin. Bu tek dokunuşlu turnusol testi, e-postanın herhangi bir değer sunup sunmadığına dair sezgisel kararlar vermek için ilk izlenimlere dayanır. Böylelikle, bir e-postanın "değerli" olup olmadığını sürekli olarak düşünmek zorunda kalmazsınız
Ayrıca, e-posta 30 gün boyunca çöp kutusunda kalabilir. Gerekirse geri alabilirsiniz ve otomatik olarak silinirse, zaten ihtiyacınız olmamış demektir! Ayrıca, arşiv klasörünü okuduğunuz tüm e-postaları saklamak için de kullanabilirsiniz.
6. Az gönderin, az alın
E-postalar giderek yaygınlaşırken, e-posta yoluyla iletişim kurmak da çok daha kolay hale geldi. Ancak, özellikle önemsiz konular için çok fazla e-posta gönderme eğilimindeyseniz, aynı muameleye maruz kalmaya hazır olun. E-postalar ayrıca, kolayca kontrolden çıkabilen uzun ve karmaşık konu başlıklarına yol açar.
Tersine, giden e-postaların hacmini azaltmak, gelen cevap ve yanıtların akışını en aza indirir. Gelen kutunuza bir iyilik yapmış ve ön yükleme değerine dayanan daha odaklı, organize bir dijital çalışma alanına katkıda bulunmuş olursunuz.
Anlık mesajlaşma, proje yönetimi araçları veya hatta telefon görüşmeleri gibi e-posta alternatiflerine geçmek, kısa ve net iletişime öncelik verecektir. Artık selamlama ve konuşmalarla uzun e-postalar yazmak zorunda kalmayacak ve güncelleme ve tartışmanın özüne doğrudan geçebileceksiniz.
Böylesine olumlu, kasıtlı ve anlamlı bir iletişim kültürüyle, zamandan ve çabadan tasarruf edecek ve daha az zamanda daha fazlasını başaracaksınız.
7. Hazır yanıtlar ayarlayın
Sık sık aynı (veya benzer) e-postaları yazıp gönderiyor musunuz? Cevabınız evetse, e-posta şablonlarına ve hazır yanıtlara geçmenin zamanı gelmiştir.
Sık kullanılan mesajlara ve sorgulara hazır yanıtlar yazmak için usta bir yazar olmanıza gerek yok. Sonuçta, e-postaları sıfırdan yazmak zorunda değilsiniz! Bir e-posta yazma aracı seçin ve doğru komutları girin, saniyeler içinde hazır yanıtlar için birkaç seçenek elde edeceksiniz!
Bu görevi daha kolay ve daha az zaman alıcı hale getirmenin yanı sıra, bu araçlar yüksek yanıt oranlarını korurken marka tutarlılığını ve hataların azaltılmasını sağlar.
ClickUp AI gibi araçlar, yüksek hacimli benzer mesajlara ve sorulara akıllı bir şekilde kişiselleştirilmiş yanıtlar oluşturabileceğiniz için işlere neredeyse sonsuz ölçeklenebilirlik sağlar.
ClickUp AI, belirli kullanım durumları ve uygulamalar, içerik pazarlama, etkinlik planlama, anket yazma ve daha fazlası için e-postalar oluşturmada esneklik sunar. E-postaları daha net, daha kısa ve iyi biçimlendirilmiş hale getirmek için kullanın.
8. İki dakika kuralını izleyin
E-posta yönetimi stratejileri ve etkili zaman yönetimi birbiriyle yakından ilgilidir. Gelen kutusu yönetiminin yetersizliğinin zaman ve kaynakları nasıl tükettiğini daha önce açıklamıştık. Tersine, çok az zamanın olması e-postaları verimli bir şekilde yönetmeyi zorlaştırır.
İki dakika kuralı, ertelemeyi azaltmak için zaman ve organizasyon arasında mükemmel bir denge sağlar. Bu ilkeye göre, bir görevi tamamlamak için iki dakikadan az zamana ihtiyacınız varsa, görevi ertelemek yerine hemen yanıt verin.
E-posta yönetimi söz konusu olduğunda, iki dakikalık kural, yanıt verme hızınızı korurken gelen kutunuzu düzenli ve dağınık olmaktan uzak tutmanıza yardımcı olur.
E-postalara yanıt vermek, görevleri delege etmek, silmek veya işlem yapmak için iki dakika kuralını kullanın. Örneğin, e-posta hızlı bir onay veya kısa bir yanıt gerektiriyorsa ya da hemen tamamlayabileceğiniz basit bir görevle ilgiliyse, bunları anında ele almak iş yükünün birikmesini önleyecektir.
İki dakika kuralının, her duruma göre dikkatli bir şekilde uygulanması gereken bir verimlilik hilesi olduğunu unutmayın. Bazı e-postalar nüanslı bir yaklaşım gerektirebileceğinden, yalnızca bazı e-postaları aynı parametrelerle değerlendirebilirsiniz.
Bu nedenle, daha küçük e-postalar için hızlı düzeltmeyi kullanın ve daha karmaşık olanlar için etkinlikleri kategorilere ayırıp planlayın.
9. Paylaşılan gelen kutuları ile işbirliği yapın
Paylaşılan gelen kutuları, e-postaları ve ilgili verileri merkezileştirmek için kullanılan gelen kutusu yönetim araçlarıdır. Takımların ve departmanların işbirliği yapabilmesi için birden fazla gelen kutusunu birleştiren, gelen ve giden tüm e-postaların depolandığı bir yerdir.
Uygun erişim kontrolüne sahip bu tür birleşik platform, e-posta alışverişine açıkça gerek kalmadan veri ve bilgi paylaşımını kolaylaştırır.
Bilgilendirilmek için e-posta zincirlerine CC olarak eklendiyseniz, sürekli (bazen istenmeyen) bildirimlerin ne kadar can sıkıcı olduğunu bilirsiniz!
Paylaşılan gelen kutuları, yöneticilerin e-postaları takım üyelerine hızlı ve verimli bir şekilde atayabilmeleri sayesinde pazarlama, satış ve destek gibi müşteri odaklı operasyonlar için bir nimettir.
Böylece her şeyin sorunsuz bir şekilde yürümesi ve işinizin sorulara en üst düzeyde uzmanlık ve en kısa sürede yanıt verebilmesi sağlanır.
ClickUp gibi platformlar, ClickUp Belgeleri gibi araçlarla paylaşılan gelen kutularını bir adım öteye taşır. Takım üyelerinin zengin belgeler, wiki'ler ve bilgi tabanları oluşturduğu, paylaştığı ve üzerinde işbirliği yaptığı ortak bir çalışma alanıdır.
Ayrıca, bunları otomasyon için iş akışlarına bağlayabilir, belgeleri gerçek zamanlı olarak düzenleyebilir, yorumlar bırakabilir, görevler atayabilir ve e-posta taslakları hazırlamakla uğraşmak yerine çok daha fazlasını yapabilirsiniz!
10. Her şeyi entegre edin
Entegrasyon ve sistem konsolidasyonu, e-posta yönetim stratejilerimizin sonuncusudur. Tüm şirketin teknoloji yığınını yamalayarak eşit bir alan oluşturmaya yardımcı olurlar.
Farklı sistemler ve platformlar arasında köprü kurmak, veri ve bilgi akışını kolaylaştırırken, boşlukları doldurur, darboğazları ortadan kaldırır ve tek tip bir dijital ortam sağlar. Ayrıca veri silolarının oluşmasını önler ve çeşitli iş faaliyetleri üzerinde tamamlayıcı bir etkiye sahiptir.
Örneğin, e-postayı takvim ve video konferans uygulamalarıyla entegre ederek toplantı davetleri için uyarılar ayarlayabilir ve bu toplantılara hemen katılabilirsiniz.
Benzer şekilde, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) platformlarıyla e-posta entegrasyonu, platformlar arasında geçiş yapmadan kişiselleştirme sağlamak için ilgili müşteri bilgilerine erişim sağlar.
Neyse ki, ClickUp entegrasyonları, çeşitli CRM platformları, bulut depolama seçenekleri, takvim uygulamaları, verimlilik araçları ve daha fazlasıyla yerel olarak çalışmak için 1000'den fazla araca yayılmıştır.
Kısacası, Gmail ve Outlook gelen kutularınızı ClickUp ile entegre etmek gerçekten mükemmel bir uyumdur.
Etkili E-posta Yönetimi Stratejileriyle Gelen Kutunuzu Rahatlatın
E-posta yönetimi için en iyi 10 stratejimiz bu kadar.
Yukarıdaki ipuçları yardımcı olabilir, ancak etkili e-posta yönetiminin sanatını ustalaşmak statik bir beceri değildir.
Bu, gelen kutunuzu daha iyi kontrol etmek için sürekli yenilik yapmanız ve iyileştirmeniz gereken dönüştürücü bir yaklaşım içerir.
Dahası, gelen kutunuzu düzenlemeye odaklanmak yerine, verimlilik, organizasyon ve sorunsuz iletişim öncelikli bir iletişim sistemi geliştirmeye çalışın. Böyle bir çerçeve, e-postaları (veya diğer iletişim formlarını) verimlilik ve anlamlı işlerin katalizörü ve kolaylaştırıcısı olarak kullanacaktır.