วิธีที่เอเจนซี่การตลาดประหยัดเวลาได้มากกว่า 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

เอเจนซี่การตลาดมักต้องจัดการกับเครื่องมือหลายอย่างเพียงเพื่อรันแคมเปญของลูกค้าเพียงรายเดียว ในความเป็นจริง Okta พบว่าองค์กรต่างๆ ในทุกอุตสาหกรรมได้ติดตั้งแอปพลิเคชันเฉลี่ย 101 แอป ทำให้การแยกส่วนเป็นสิ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้

คู่มือนี้สรุปการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเจ็ดประการที่ชัดเจนเพื่อคืนเวลาที่สูญเสียให้กับหน่วยงานของคุณ เราจะแสดงให้คุณเห็นด้วยว่าพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมของ ClickUp —แพลตฟอร์มเดียวที่ปลอดภัยซึ่งโครงการ เอกสาร การสนทนา และการวิเคราะห์อยู่ร่วมกันพร้อม AI ที่ฝังเป็นชั้นข้อมูลเชิงลึก—สามารถเป็นพลังพิเศษของคุณในความพยายามนี้ได้อย่างไร

ทำไมเอเจนซีการตลาดส่วนใหญ่ถึงเสียเวลา 15 ชั่วโมงขึ้นไปทุกสัปดาห์

เมื่อผลลัพธ์ที่ส่งมอบให้ลูกค้าหนึ่งรายต้องตรวจสอบเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณสำหรับงานที่ต้องทำ, Google Docs สำหรับบรีฟ, Slack สำหรับข้อเสนอแนะ, และอีเมลสำหรับการอนุมัติ, เวลาที่ใช้จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว.

การขยายตัวของบริบทนี้ทำให้ทีมต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ สลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ และอัปเดตข้อมูลซ้ำซ้อนในหลายแพลตฟอร์ม ทุกครั้งที่เปลี่ยนเครื่องมือ ทุกข้อความใน Slack ที่ถามว่า "ไฟล์นั้นอยู่ไหน?" และทุกการสรุปรายงานสถานะที่ทำด้วยมือ ล้วนเพิ่มเวลาที่ไม่มีใครติดตาม

นี่คือที่ที่เวลา 15+ ชั่วโมงเหล่านั้นหายไปจริงๆ: 👀

อย่างไรก็ตาม ความไม่มีประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้เมื่อรวมกันแล้วจะกลายเป็นภาระที่ใหญ่หลวงต่อประสิทธิภาพการทำงานของเอเจนซี่การตลาดในทุกๆ สัปดาห์ เอเจนซี่หนึ่งที่เราได้พูดคุยด้วยคำนวณว่าทีมงานของพวกเขาใช้เวลา 45 นาทีต่อคนต่อวันเพียงเพื่อสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ

🎥 ก่อนที่เราจะไปต่อ นี่คือวิดีโอที่มีเคล็ดลับจริงและนำไปใช้ได้จริงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเอเจนซี่การตลาดของคุณ โดยไม่ทำให้ทุกคนเหนื่อยล้า!

ต้นทุนที่แท้จริงของการใช้งานเครื่องมือเอเจนซี่ห้าตัวที่ไม่เชื่อมต่อกัน

ปัญหาของเครื่องมือที่กระจัดกระจายไม่ใช่แค่เสียเวลาเท่านั้น—แต่เป็นการที่ความกระจัดกระจายนั้นทำให้ทั้งเอเจนซี่ของคุณทำงานช้าลง

เมื่อข้อมูลแคมเปญถูกแบ่งแยกออกไปยังหลายแพลตฟอร์ม การตัดสินใจจึงใช้เวลานานขึ้น ทีมงานลังเลเพราะไม่มั่นใจว่ากำลังดูข้อมูลล่าสุดอยู่หรือไม่ ผู้กำกับฝ่ายสร้างสรรค์ตรวจสอบเวอร์ชันหนึ่ง ผู้จัดการบัญชีอ้างอิงอีกเวอร์ชันหนึ่ง และเมื่อความคิดเห็นไปถึงลูกค้า เรื่องราวก็ไม่ได้สอดคล้องกันอย่างสมบูรณ์

การขาดแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียวทำให้เกิดความขัดแย้งที่ละเอียดอ่อนแต่มีค่าใช้จ่ายสูง การอนุมัติล่าช้า การส่งต่องานยุ่งเหยิง และคำถามง่ายๆ กลายเป็นกระบวนการโต้ตอบที่ยืดเยื้อเพียงเพื่อยืนยันสิ่งที่ได้ทำไปแล้ว

เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้ส่งผลกระทบมากกว่าการดำเนินการ:

ต้นทุนที่แท้จริงไม่ใช่เงิน—แต่เป็นขีดความสามารถ ทุกชั่วโมงที่ทีมของคุณใช้ไปกับการจัดการเครื่องมือ คือชั่วโมงที่ไม่ถูกใช้ไปกับกลยุทธ์ลูกค้าหรืองานสร้างสรรค์

หนึ่งพื้นที่ทำงานแทนที่เทคโนโลยีทั้งหมดของเอเจนซี

แทนที่จะรวมเครื่องมือห้าชิ้นเข้าด้วยกัน หน่วยงานต่าง ๆ กำลังรวมเทคโนโลยีทั้งหมดของพวกเขาและย้ายทุกอย่างไปยังพื้นที่ทำงานเดียว

นี่คือจุดที่วิธีการทำงานในพื้นที่รวมกันให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่า เนื่องจากงาน เอกสาร และการสนทนาถูกเชื่อมโยงกัน การเปิดงานแคมเปญจะแสดงบทสรุป กระทู้ความคิดเห็น เวลาที่บันทึกไว้ และสถานะการอนุมัติทั้งหมดโดยไม่ต้องออกจากหน้าจอ

นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของบางวิธีที่พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ช่วยได้:

7 การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานที่ช่วยประหยัดเวลาให้เอเจนซี่การตลาดมากกว่า 15 ชั่วโมง

กลยุทธ์ 7 ข้อนี้จะช่วยให้เอเจนซี่ของคุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ แต่ละข้อจะเชื่อมโยงกับปัญหาที่เสียเวลาจริง พร้อมวิธีแก้ไขเฉพาะภายในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์

รวมศูนย์การจัดการโครงการในทุกบัญชีลูกค้า

ส่วนใหญ่แล้ว เอเจนซีจะบริหารลูกค้าแต่ละรายแตกต่างกัน—เครื่องมือต่าง ๆ, กฎเกณฑ์การตั้งชื่อ, และกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน. นั่นทำให้ไม่สามารถมองเห็นปริมาณงานหรือกำหนดเวลาส่งงานข้ามบัญชีได้.

🚀 จัดระเบียบหน่วยงานของคุณทั้งหมดให้เป็นโครงสร้างที่ชัดเจนด้วย ClickUp Spaces, Folders และ Lists

พื้นที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกันตามลูกค้า แผนก หรือโครงการต่างๆ โฟลเดอร์จะอยู่ภายในพื้นที่สำหรับขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน และรายการจะเก็บงานที่ต้องทำจริงของคุณ

ระบบอัตโนมัติสำหรับการอัปเดตข้อมูลลูกค้าและรายงานสถานะ

ผู้จัดการบัญชีใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการรวบรวมข้อมูลอัปเดตจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อส่งอีเมลให้กับลูกค้า. นั่นคือภาระงานด้านการบริหารที่ไม่ช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์.

🎯 กำจัดงานติดตามผลด้วยตนเองด้วยการตั้งค่ากฎการทำงานอัตโนมัติสำหรับเอเจนซี่ผ่านClickUp Automations

คุณกำหนดตัวกระตุ้น เงื่อนไข และการดำเนินการ เช่น "เมื่องานย้ายไปยังการตรวจสอบของลูกค้า ให้แจ้งผู้จัดการบัญชีและกำหนดวันครบกำหนด" ระบบจะจัดการส่วนที่เหลือเอง

🌟 สร้างสรุปสถานะประจำสัปดาห์โดยอัตโนมัติจากข้อมูลงานจริงของคุณด้วยClickUp Brain, AI ที่ผสานรวมซึ่งมีบริบทการทำงานทั้งหมดของคุณใน ClickUp.

แทนที่จะเขียนการอัปเดตใหม่ตั้งแต่ต้น ClickUp Brain จะดึงข้อมูลที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น—งานที่เสร็จสิ้นแล้ว, รายการที่กำลังตรวจสอบ, กำหนดส่งที่กำลังจะมาถึง—มาสร้างเป็นการอัปเดตที่มีโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่ตรวจสอบและส่งเท่านั้น

🦸🏻‍♀️ เพิ่มพลังซูเปอร์เอเจนต์: ClickUp's ตัวแทนรายงานสถานะโปรเจกต์ ทำให้เรื่องนี้ง่ายยิ่งขึ้น

ให้ตัวแทนเข้าถึงโครงการของคุณ และระบบจะสร้างรายงานสถานะที่พร้อมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งครอบคลุมความคืบหน้าตามเป้าหมายสำคัญ การดำเนินงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว รายการที่มีความเสี่ยง และกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง

👀 ชมวิธีที่ AI Super Agents ของ ClickUp สามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและให้ความช่วยเหลืออย่างชาญฉลาดในงานประจำวันของทีมคุณ:

ติดตามเวลาทำงานได้โดยตรงภายในงานและโครงการ

เมื่อการติดตามเวลาอยู่ในเครื่องมือแยกต่างหาก ข้อมูลที่บันทึกอาจไม่ถูกต้องหรือหายไปทั้งหมด ซึ่งทำลายความถูกต้องของการเรียกเก็บเงินและทำให้การวิเคราะห์ผลกำไรกลายเป็นการคาดเดา

⏱️ บันทึกเวลาการทำงานของคุณได้อย่างแม่นยำในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่แล้ว ด้วยระบบติดตามเวลาของ ClickUpที่รวมอยู่ในทุกงาน

คุณสามารถเริ่มจับเวลาหรือเพิ่มรายการด้วยตนเองจากงาน, มุมมองรายการของ ClickUp,มุมมองบอร์ดของ ClickUp, หรือแม้กระทั่งเมนู Quick Action แต่ละรายการสามารถทำเครื่องหมายเป็นเรียกเก็บเงินได้หรือไม่เรียกเก็บเงินและรวมคำอธิบายหรือแท็กได้ คุณสามารถติดตาม:

👉🏽คู่มือการใช้ AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของเราอธิบายอย่างละเอียดถึงวิธีการใช้ AI เพื่อลดความซับซ้อนในการดำเนินงานของเอเจนซีของคุณ

แทนที่การรายงานด้วยตนเองด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

การสร้างรายงานผลการปฏิบัติงานรายสัปดาห์โดยการดึงข้อมูลจากเครื่องมือหลายตัวแล้วนำมาวางในสไลด์? รายงานนั้นล้าสมัยไปแล้วตั้งแต่คุณทำเสร็จ

📊ดูการจัดสรรงาน, ความคืบหน้าของงาน, เวลาที่ติดตาม, และงานที่ล่าช้าได้ในทันทีด้วยClickUp Dashboards.

แดชบอร์ดแปลงข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นวิดเจ็ตแบบภาพ—ไม่ต้องส่งออกข้อมูล

เพิ่มบัตร AIไปยังแดชบอร์ดของคุณเพื่อเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับการอัปเดตอยู่เสมอโดยใช้ระบบ AI ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่ม:

คุณสามารถกำหนดเวลาให้รายงานแดชบอร์ดส่งสำเนาไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

ปรับปรุงการอนุมัติงานสร้างสรรค์ให้เป็นระบบในช่องทางเดียว

กระบวนการอนุมัติที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมล Slack และเครื่องมือมาร์กอัปต่างๆ ส่งผลให้มีการพลาดการแก้ไขและเปิดตัวล่าช้า ไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด หรือขั้นตอนอนุมัติใดติดขัดอยู่ที่ไหน

🏆 ติดตามความคิดเห็นทั้งหมดให้สอดคล้องกับงานที่ส่งมอบด้วยClickUp Tasks

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนเห็นข้อมูลเดียวกัน ฉบับเดียวกัน และสถานะการอนุมัติเดียวกัน

ค้นหาข้ามงาน เอกสาร และข้อความด้วย AI

🔍 หยุดการค้นหาคำตอบในแอปสี่ตัวด้วยการค้นหาด้วย AI ของ ClickUp

มันทำงานได้ทั้งงาน, เอกสาร, ความคิดเห็น, และแชท, คุณเพียงแค่พิมพ์คำถามในภาษาธรรมชาติแล้วจะได้รับคำตอบที่ดึงมาจากข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณจริง ๆ

เนื่องจาก ClickUp Brain อยู่ในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ จึงมีบริบทครอบคลุมทุกสิ่งอยู่แล้ว ✨

คุณสามารถเข้าถึงได้จากแถบคำสั่ง AI ที่ใดก็ได้ใน ClickUp หรือเพียงแค่พิมพ์ @brain ในความคิดเห็นของงานหรือแชท เช่นเดียวกับที่คุณจะกล่าวถึงบุคคลอื่น

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เปลี่ยนเวลาที่ประหยัดได้ให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกด้วยClickUp Brain MAX ด้วยผู้ช่วยอัจฉริยะบนเดสก์ท็อปนี้ คุณสามารถทำได้มากกว่าการสร้างการอัปเดต แต่ยังสามารถวิเคราะห์กระบวนการทำงานของคุณได้แบบเรียลไทม์ ถามคำถามเช่น:

• "ลูกค้าใดที่ใช้เวลาในการอนุมัติยาวนานที่สุด?"
• "เราสูญเสียชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้มากที่สุดที่ไหน?"
• "โครงการใดมีความเสี่ยงที่จะล่าช้าในสัปดาห์นี้?"

เนื่องจาก Brain MAX มีบริบทครบถ้วนครอบคลุมงานของคุณ การติดตามเวลา และแดชบอร์ด จึงไม่เพียงแค่แสดงข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกันและเน้นให้เห็นรูปแบบที่คุณอาจมองข้ามไป

ผลลัพธ์คือ? คุณไม่ได้เพียงแค่ประหยัดเวลาได้มากกว่า 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์—คุณกำลังตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาของทีมคุณว่าจะนำไปใช้ที่ไหนต่อไป

สร้างแม่แบบสำหรับโครงการที่ซ้ำกันและการรับลูกค้าใหม่

หน่วยงานต่างๆ ดำเนินโครงการประเภทเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่สร้างโครงสร้างงานใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้ง นั่นคือเวลาหลายชั่วโมงที่สูญเปล่าไปกับการประดิษฐ์สิ่งที่เคยสร้างไว้แล้ว

💪🏻 บันทึกโครงสร้างโครงการทั้งหมด—รวมถึงงานย่อย งานที่ขึ้นต่อกัน ฟิลด์ที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติ—และนำไปใช้งานได้ในคลิกเดียวด้วยเทมเพลตใน ClickUp

คุณสามารถเรียกดูศูนย์กลางเทมเพลตของ ClickUpเพื่อค้นหาตัวเลือกที่สร้างไว้ล่วงหน้า หรือบันทึกเทมเพลตของคุณเองจาก Space, โฟลเดอร์ หรือรายการใดก็ได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างของกระบวนการและทรัพยากรที่คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้:

วิธีวัดเวลาที่หน่วยงานของคุณประหยัดได้

เมื่อคุณรวมเวิร์กโฟลว์ของคุณไว้ในที่ทำงานเดียวแล้ว คำถามต่อไปก็ง่าย ๆ: นี่ช่วยประหยัดเวลาให้เราได้จริง ๆ หรือไม่?

ข้อผิดพลาดที่หน่วยงานส่วนใหญ่ทำที่นี่คือการติดตามตัวชี้วัดที่ไร้สาระแทนที่จะเป็นตัวชี้วัดเชิงปฏิบัติการ คุณไม่จำเป็นต้องมีแดชบอร์ดมากขึ้น—คุณต้องการชุดตัวชี้วัดนำที่ชัดเจนซึ่งแสดงให้เห็นว่างานกำลังดำเนินไปอย่างรวดเร็วขึ้นและด้วยความพยายามน้อยลง

นี่คือตัวชี้วัดที่บอกเรื่องราวนั้นได้จริง:

ข้อดีของการใช้ ClickUp ที่นี่นั้นชัดเจน: ข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณแล้ว

วิธีเริ่มต้นการรวมระบบการทำงานของเอเจนซีของคุณ

วิธีที่เร็วที่สุดในการเห็นผลลัพธ์คือการเริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ พิสูจน์คุณค่า และขยายต่อไปจากจุดนั้น

หยุดการจัดการงาน เริ่มขับเคลื่อนงานไปข้างหน้า ด้วย ClickUp

เวลาที่หน่วยงานสูญเสียไปในแต่ละสัปดาห์คือผลรวมของความไม่มีประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ มากมายที่กระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ มากเกินไป ทุกเครื่องมือเพิ่มเติม ทุกการอัปเดตซ้ำซ้อน ทุกการอนุมัติที่ฝังอยู่ในอีเมล—ทั้งหมดนี้เพิ่มแรงเสียดทาน และแรงเสียดทานก็สะสม มันทำให้การดำเนินงานช้าลง กินเวลาที่ควรจะเป็นชั่วโมงที่คิดค่าบริการ และดึงทีมของคุณออกจากงานเชิงกลยุทธ์และสร้างสรรค์ที่ลูกค้าจ่ายเงินเพื่อรับจริงๆ

การรวมงานของคุณไว้ในที่ทำงานเดียวที่มีระบบ AI ติดตั้งไว้ในตัวจะช่วยกำจัดสาเหตุหลักได้

เวลา 15 ชั่วโมงขึ้นไปนั้นไม่ใช่แค่เวลา—มันคือความแตกต่างระหว่างเอเจนซี่ที่คอยตามงานไม่ทันกับเอเจนซี่ที่มีพื้นที่ให้คิด รวบรวมระบบของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว แล้วคุณจะพบว่าทีมงานของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเมื่อพวกเขาไม่ต้องเสียเวลาต่อสู้กับเครื่องมือต่างๆ

เริ่มต้นใช้งานฟรีกับ ClickUp และดูว่าเวลาของทีมคุณถูกใช้ไปจริง ๆ ที่ไหนบ้าง 🙌

คำถามที่พบบ่อย

สิ่งที่ทำให้เสียเวลาโดยทั่วไปได้แก่ การสลับระหว่างเครื่องมือหลายตัว การสร้างรายงานด้วยตนเอง การติดตามการอนุมัติผ่านอีเมลและแชท การทำข้อมูลซ้ำ และการค้นหาไฟล์ในระบบที่ไม่เชื่อมต่อกัน

เอเจนซี่การตลาดช่วยประหยัดเวลาโดยการรวมเครื่องมือต่าง ๆ เข้าด้วยกัน, ทำให้การทำงานซ้ำ ๆ เช่น การรายงานและการอนุมัติเป็นระบบอัตโนมัติ, และรวมการสื่อสารและการจัดการโครงการไว้ในที่เดียว. สิ่งนี้ช่วยลดการสลับบริบทและกำจัดงานซ้ำซ้อน.

พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์เชื่อมโยงงาน เอกสาร การสื่อสาร และการรายงานไว้ในที่เดียว สิ่งนี้สร้างแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว เร่งกระบวนการตัดสินใจ และลดเวลาที่ใช้ในการประสานงาน

ใช่ ในความเป็นจริง หน่วยงานขนาดเล็กได้รับประโยชน์มากที่สุดเพราะระบบอัตโนมัติช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเอง เพิ่มความสม่ำเสมอ และช่วยให้ทีมที่มีจำนวนน้อยสามารถขยายขนาดได้โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน

ตัวชี้วัดหลักประกอบด้วย เวลาในการทำงานให้เสร็จ (เวลาในรอบ), เวลาในการอนุมัติ, เวลาที่ใช้ในการรายงาน, ชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้, และอัตราการใช้บริการของทีมโดยรวม