ไม่มีอะไรเทียบได้กับความตื่นเต้นของการที่แคมเปญใหม่กำลังจะเกิดขึ้น นักออกแบบสร้างสรรค์ภาพที่สมบูรณ์แบบ นักเขียนคัดสรรถ้อยคำได้อย่างลงตัว และลูกค้าเองก็รู้สึกตื่นเต้นอย่างแท้จริงกับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น
แล้วทุกอย่างก็หยุดชะงักลงทันที เพราะยังมีคนหนึ่งที่ยังไม่อนุมัติหัวข้อข่าว หรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการออกแบบก็หายไปในอีเมลยาวเหยียด
สำหรับหน่วยงาน วงจรนี้ทำให้เสียเวลาส่งงาน หมดพลังของทีม และทำให้ลูกค้าไม่มั่นใจ
นั่นคือเหตุผลว่าทำไม ในบล็อกนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับวิธีที่เอเจนซีสามารถปรับปรุงกระบวนการอนุมัติให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยให้การตรวจสอบเสร็จสิ้นได้รวดเร็วขึ้น คำแนะนำชัดเจนขึ้น และทุกคนทราบถึงสิ่งที่ต้องทำต่อไป
คุณจะได้ทราบด้วยว่าClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ช่วยให้กระบวนการนี้ราบรื่นอย่างไร 🤩
⭐ เทมเพลตแนะนำ
เทมเพลตคำขอและอนุมัติโครงการของ ClickUpมอบกระบวนการอนุมัติที่ชัดเจนสำหรับเอเจนซี่ ด้วยช่องสำหรับ ค่าใช้จ่าย, ผลกระทบ, และ ประเภทรายการ ทุกการส่งคำขอจะมีรายละเอียดที่ถูกต้องตั้งแต่แรก ช่วยลดความล่าช้า นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้สถานะเช่น อยู่ระหว่างการพิจารณา, อนุมัติแล้ว, หรือ ปฏิเสธ เพื่อให้ทุกคนเห็นสถานะของคำขอได้อย่างง่ายดาย
ความท้าทายทั่วไปในกระบวนการอนุมัติสำหรับหน่วยงาน
กระบวนการอนุมัติของคุณกำลังทำให้เงินรั่วไหล และมันเกิดขึ้นในวิธีที่คุณอาจไม่ทันสังเกตเห็น นี่คือความท้าทายทั่วไปที่คุณอาจพบเจอ 🚧
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายทำให้เกิดความล่าช้า
ผู้อำนวยการของลูกค้าของคุณอนุมัติกลยุทธ์แคมเปญการตลาดแล้ว แต่ทีมกฎหมายของพวกเขาปรากฏตัวขึ้นทันทีพร้อมข้อกังวลที่ไม่มีใครเคยพูดถึงมาก่อน ตอนนี้ CEO ของพวกเขาต้องการข้อความที่ขัดแย้งกับข้อมูลที่ได้รับอนุมัติอย่างสิ้นเชิง
แต่เดี๋ยวก่อน ยังมีอีก:
- สัปดาห์ที่สามมีการจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องการแบบฟอร์มการปฏิบัติตามข้อกำหนดจากผู้ขาย
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการ 'การตรวจสอบความอ่อนไหวทางวัฒนธรรม' อย่างกะทันหัน
- ผู้จัดการภูมิภาคตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการข้อความที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงสำหรับตลาดของพวกเขา
- มันทำลายการเปิดตัวของคุณเพราะหน้าแลนดิ้งเพจมี 'พิกเซลติดตามที่ไม่ได้รับอนุญาต'
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนคิดว่าตนเองกำลังช่วยเหลือ แต่เนื่องจากพวกเขาไม่เคยประสานงานกัน ทีมงานของคุณจึงถูกดึงไปในทิศทางที่แตกต่างกัน
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ระบบ 'ขั้นตอนการทำงานเพื่อการอนุมัติ' ที่เก่าแก่ที่สุดมีมาตั้งแต่ยุคโบราณในเมโสโปเตเมีย นักเขียนอักษรจะจารึกข้อตกลงการค้าลงบนแผ่นดินเหนียว ซึ่งต้องใช้ตราประทับ (เหมือนลายเซ็น) จากหลายฝ่าย
การขาดการมองเห็นในคำขออนุมัติที่รอดำเนินการ
สินทรัพย์ของแคมเปญหายไปในองค์กรของลูกค้า และคุณต้องเดาว่ามันอยู่ที่ไหนในกระบวนการอนุมัติ
คุณไม่สามารถบอกได้ว่าความล่าช้าเกิดจากมีคนลาพักร้อนอยู่ การตรวจสอบภายในใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ หรืออีเมลของคุณถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคน ช่องว่างในการมองเห็นนี้ทำให้ไม่สามารถวางแผนทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่แน่ใจว่าจะให้ทีมของคุณเตรียมพร้อมสำหรับการแก้ไขทันทีหรือย้ายพวกเขาไปทำโครงการอื่น
📖 อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการโครงการการตลาดหลายโครงการอย่างมืออาชีพ
การสื่อสารที่ผิดพลาดและความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน
การเป็นเจ้าของในการอนุมัติอาจเกิดความสับสนได้ ผู้นำบัญชีของคุณอาจเข้าใจว่าลูกค้าจะประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรของพวกเขาเอง ในขณะที่ลูกค้าคาดหวังให้ทีมของคุณจัดการกระบวนการทำงานของขั้นตอนอนุมัติทั้งหมด
จากนั้น ผู้ตัดสินใจใหม่ก็ปรากฏตัวขึ้นกลางโครงการโดยไม่มีระดับอำนาจที่ชัดเจน และทันใดนั้นทุกคนก็รอให้ใครบางคนมาเป็นผู้รับผิดชอบ. ช่องว่างเหล่านี้ทำให้เงินงบประมาณของโครงการถูกใช้ไปอย่างเปล่าประโยชน์แม้ว่าไม่มีอะไรคืบหน้าไปก็ตาม.
🔍 คุณรู้หรือไม่? อคติจากผู้มีอำนาจมีผลต่อการอนุมัติ ผู้คนมีแนวโน้มที่จะยอมรับการตัดสินใจมากขึ้นหากมาจากบุคคลที่มีตำแหน่งอำนาจ แม้ว่าเหตุผลจะไม่ชัดเจนก็ตาม ซึ่งเน้นให้เห็นถึงความสำคัญของการมีกระบวนการที่โปร่งใส
ปัญหาการควบคุมเวอร์ชันและข้อเสนอแนะที่ไม่สอดคล้องกัน
ความวุ่นวายของไฟล์จะทวีคูณเมื่อมีการให้ข้อเสนอแนะผ่านหลายช่องทางโดยไม่มีการประสานงาน
นักออกแบบของคุณอาจกำลังทำงานกับเวอร์ชัน 12 ในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่งความคิดเห็นตามเวอร์ชัน 8 ข้อเสนอแนะทางอีเมลขัดแย้งกับสิ่งที่ได้พูดคุยกันในการประชุม และไม่มีใครทราบว่าข้อมูลใดควรให้ความสำคัญก่อน
ปัญหาการควบคุมเวอร์ชันนี้ทำให้ทีมของคุณต้องใช้เวลาที่คิดค่าบริการไปกับการค้นหาว่าอะไรที่เกี่ยวข้องแทนที่จะทำการเปลี่ยนแปลง
คอขวดในโครงการเร่งด่วนหรือโครงการที่มีความสำคัญสูง
แคมเปญเร่งด่วนเผยให้เห็นทุกจุดอ่อนในกระบวนการอนุมัติที่คุณคิดว่ามีประสิทธิภาพ กระบวนการมาตรฐานที่ทำงานได้ดีสำหรับไทม์ไลน์ปกติมักจะล้มเหลวเมื่อลูกค้าต้องการผลลัพธ์ที่รวดเร็ว
มาดูอุปสรรคที่พบบ่อยที่สุดของโครงการเร่งด่วนกัน:
- การอนุมัติในช่วงสุดสัปดาห์ล่าช้าเนื่องจากไม่มีใครตรวจสอบอีเมลที่ทำงานจนกว่าจะถึงวันจันทร์
- ลูกค้าต่างประเทศสร้างช่องว่างของเขตเวลาที่ทำให้การอนุมัติหยุดชะงักเป็นเวลา 12 ชั่วโมงขึ้นไป
- ผู้อนุมัติสำรองขาดบริบทและอำนาจในการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
- การเปลี่ยนแปลงฉุกเฉินทำให้เกิดการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งใช้เวลานานกว่ากำหนดการเดิม
ปัญหาคอขวดเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการบริหารโครงการ. ปัญหาเหล่านี้ก่อให้เกิดความล่าช้าซึ่งส่งผลกระทบต่อลูกค้าอื่น ๆ และทำลายชื่อเสียงของหน่วยงานของคุณในด้านการส่งมอบที่น่าเชื่อถือ.
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในยุคกลาง สมาคมช่างฝีมือดำเนินการด้วยการอนุมัติ ช่างฝีมือไม่สามารถขายสินค้าได้หากไม่ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าสมาคม ซึ่งจะทำหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพและความสอดคล้องกับกฎการค้า นี่ไม่แตกต่างจากการตรวจสอบคุณภาพในหน่วยงานต่างๆ ในปัจจุบันมากนัก
คู่มือทีละขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอนุมัติ
หน่วยงานต้องการกระบวนการอนุมัติที่ช่วยลดความยุ่งยากและรักษาคุณภาพไว้ได้ ใช้ขั้นตอนเหล่านี้และนำไปปรับใช้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับเอเจนซี่สร้างสรรค์ของ ClickUpเพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
มาดูกันว่าซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติช่วยได้อย่างไร! 🧰
ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมคำขอไว้ในที่เดียว
เมื่อมีลูกค้าหลายรายส่งคำขอผ่านทางอีเมล แชท หรือแม้แต่ WhatsApp รายละเอียดต่าง ๆ อาจสูญหายได้ง่าย คุณจึงจำเป็นต้องมีช่องทางในการรวบรวมทุกคำขอเข้าสู่แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแห่งเดียว
ตัวอย่างเช่น สร้างแบบฟอร์มคำขอในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ของคุณ โดยสอบถามเกี่ยวกับงบประมาณ กลุ่มเป้าหมาย ผลลัพธ์หลักที่ต้องการ และกรอบเวลาที่ต้องการ
ด้วยClickUp Forms ข้อมูลที่ลูกค้าป้อนสามารถเปลี่ยนเป็นงานใน ClickUp ได้โดยอัตโนมัติ หากลูกค้ากรอกแบบฟอร์มการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ของคุณ งานจะถูกสร้างขึ้นทันที มอบหมายให้กับผู้จัดการบัญชี และเชื่อมโยงกับสินทรัพย์ที่อัปโหลดทั้งหมด เช่น แนวทางแบรนด์หรือโลโก้
นี่คือสิ่งที่ทำให้แบบฟอร์มทำงานได้ดีที่สุดสำหรับเอเจนซี:
- เพิ่มช่องข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเป้าหมายงบประมาณการตลาด และกำหนดเวลา
- ใช้เมนูแบบเลื่อนลงสำหรับไทม์ไลน์ของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน
- รวมการอัปโหลดไฟล์เพื่อให้ลูกค้าสามารถส่งโลโก้ แบบอักษร หรือผลงานที่ผ่านมาได้ล่วงหน้า
เรียนรู้วิธีเปลี่ยนแปลงกระบวนการรับเข้าของคุณ:
ขั้นตอนที่ 2: แบ่งโครงการออกเป็นงานที่มีโครงสร้าง
หลังจากรวบรวมคำขอที่ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแบ่งคำขอนั้นออกเป็นส่วนที่สามารถดำเนินการได้
แคมเปญเช่น 'เปิดตัวโฆษณาแฟชั่นใหม่' ต้องการขั้นตอนที่เล็กกว่าและเป็นเจ้าของได้ เช่น การเขียนบท การคัดเลือกนักแสดง การตัดต่อ และการอนุมัติจากลูกค้า
ClickUp สำหรับเอเจนซี่ทำให้การจัดการนี้ง่ายขึ้น
แต่ละผลลัพธ์ที่ส่งมอบจะกลายเป็นงานหนึ่งงาน ซึ่งมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสม พร้อมงานย่อยสำหรับขั้นตอนย่อย ๆ งานถ่ายวิดีโออาจมีงานย่อยสำหรับ:
- การจองสตูดิโอ
- การจ้างทีมงานถ่ายทำภาพยนตร์
- การจัดเตรียมอุปกรณ์ประกอบฉาก
คลิกที่ "สถานะงานที่กำหนดเอง" ใน ClickUpจะแสดงตำแหน่งที่แน่นอนของงานแต่ละชิ้น แทนที่จะใช้สถานะทั่วไปเช่น 'กำลังดำเนินการ' หน่วยงานสามารถตั้งค่าสถานะเช่น 'กำลังคิดคอนเซปต์', 'ร่างแรกพร้อม', และ 'ได้รับคำติชมจากลูกค้า' ทุกคนจะเห็นความคืบหน้าของงานโดยไม่ต้องส่งอีเมลอัปเดต
นี่คือสิ่งที่ไทเลอร์ กัธรี ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการรายได้ Home Care Pulseกล่าวเกี่ยวกับการใช้ ClickUpในการจัดการการอนุมัติ:
แบบฟอร์มและกระบวนการอนุมัติสามารถนำไปใช้ได้อย่างง่ายดาย และทำให้การจัดการคำขอระหว่างแผนกต่างๆ ง่ายขึ้นมาก ช่วยประหยัดเวลา
แบบฟอร์มและกระบวนการอนุมัติสามารถนำไปใช้ได้อย่างง่ายดาย และทำให้การจัดการคำขอระหว่างแผนกต่างๆ ง่ายขึ้นมาก ช่วยประหยัดเวลา
ขั้นตอนที่ 3: จัดลำดับการอนุมัติตามลำดับที่ถูกต้อง
งานสร้างสรรค์มักต้องผ่านการตรวจสอบหลายชั้น: หัวหน้าฝ่ายสร้างสรรค์ภายใน, ผู้จัดการบัญชี, และอนุมัติจากลูกค้า หากขั้นตอนเหล่านี้ไม่ดำเนินตามลำดับ กำหนดเวลาจะพังทลาย
การพึ่งพาของงานใน ClickUpช่วยให้คุณควบคุมลำดับนี้ได้ ตัวอย่างเช่น งานแก้ไขจะไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าผู้กำกับฝ่ายสร้างสรรค์จะอนุมัติสตอรี่บอร์ด การพึ่งพาจะล็อกลำดับงานไว้เพื่อไม่ให้ใครข้ามขั้นตอนไปก่อน
สมมติว่าเอเจนซี่ของคุณกำลังส่งมอบชุดแบนเนอร์โฆษณา งานออกแบบยังคงถูกระงับไว้จนกว่างานเขียนข้อความโฆษณาจะเสร็จสมบูรณ์ เมื่องานเขียนข้อความโฆษณาถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว งานออกแบบจะเปิดโดยอัตโนมัติ
📮 ClickUp Insight: 24% ของพนักงานระบุว่างานที่ทำซ้ำๆ เป็นอุปสรรคต่อการทำงานที่มีความหมายมากขึ้น และอีก 24% รู้สึกว่าทักษะของตนไม่ได้รับการใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ นั่นหมายถึงเกือบครึ่งหนึ่งของแรงงานรู้สึกถูกจำกัดความคิดสร้างสรรค์และถูกประเมินค่าต่ำเกินไป 💔
ClickUp ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนความสนใจกลับมาที่งานที่มีผลกระทบสูงได้ง่ายขึ้น ด้วยตัวแทน AI ที่สามารถตั้งค่าได้รวดเร็ว และทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่องานใด ๆ ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ตัวแทน AI ของ ClickUpจะสามารถมอบหมายขั้นตอนต่อไป, ส่งการแจ้งเตือน, หรืออัปเดตสถานะของโครงการได้โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการติดตามงานด้วยตัวเอง
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: STANLEY Security ลดเวลาที่ใช้ในการสร้างรายงานลง 50% หรือมากกว่าด้วยเครื่องมือรายงานที่ปรับแต่งได้ของ ClickUp—ทำให้ทีมของพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การคาดการณ์มากขึ้นแทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับการจัดรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 4: มอบหมายข้อเสนอแนะให้ตรงกับที่สมควร
ความคิดเห็นจากหน่วยงานมักสูญหายในแชทยาว ๆ ข้อความที่คลุมเครืออย่างเช่น 'เปลี่ยนสีนี้' อาจทำให้ทีมไม่แน่ใจว่าใครควรดำเนินการ ความคิดเห็นควรมีผู้รับผิดชอบ
ClickUp Assign Commentsแก้ไขปัญหานี้ได้โดยตรง ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าสังเกตว่าปุ่ม CTA บนหน้าแลนดิ้งเพจดูไม่โดดเด่น ผู้จัดการบัญชีจะเพิ่มความคิดเห็นที่มอบหมายพร้อมแท็กนักออกแบบ ความคิดเห็นนั้นจะยังคงเปิดอยู่จนกว่านักออกแบบจะแก้ไขปัญหา
หรือสมมติว่าหน่วยงานของคุณกำลังจัดการถ่ายภาพ หัวหน้าฝ่ายสร้างสรรค์สามารถแสดงความคิดเห็นที่มอบหมายไว้ในงาน 'สรุปการแก้ไข': @Jamie, เปลี่ยนภาพที่ 3 เป็นภาพสำรอง. Jamie จะได้รับการแจ้งเตือนทันที และการอัปเดตจะยังคงเชื่อมโยงกับงานนั้น
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: การอนุมัติเอกสารเป็นแรงบันดาลใจให้เกิดอารมณ์ขันในออฟฟิศมาหลายทศวรรษ ตั้งแต่การ์ตูน Dilbert ไปจนถึง 'รายงาน TPS' ใน Office Space ปัญหาคอขวดในการอนุมัติเป็นความเจ็บปวดร่วมกันขององค์กรทั่วโลก
นี่คือตัวอย่างที่ตลกมาก:
ขั้นตอนที่ 5: อัตโนมัติขั้นตอนการอนุมัติที่ทำซ้ำบ่อย
แม้ว่าจะมีการสร้างกระบวนการทำงานใหม่แล้วก็ตาม หน่วยงานต่างๆ ยังคงใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตั้งการแจ้งเตือนสำหรับความคิดเห็นจากลูกค้า การย้ายงานไปยังขั้นตอนตรวจสอบ หรือการแจ้งเตือนทีมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ
ClickUp Automationsช่วยลดภาระงานซ้ำซากเหล่านี้ให้คุณ โดยทำงานตามกฎง่าย ๆ ว่า 'ถ้าเกิดสิ่งนี้ขึ้น ก็ให้ทำสิ่งนั้น' ช่วยให้คุณกำหนดเงื่อนไขและขั้นตอนการทำงานได้ตามต้องการภายในแพลตฟอร์มเดียวที่รวมทุกอย่างไว้
สมมติว่าคุณกำลังส่งมอบแพ็คเกจรีแบรนด์ เมื่อทีมออกแบบเสร็จสิ้นแนวคิดโลโก้ ระบบอัตโนมัติจะส่งอีเมลแจ้งลูกค้าว่าแบบร่างพร้อมใช้งานในซอฟต์แวร์จัดการโครงการสร้างสรรค์แล้ว กระบวนการจะดำเนินต่อไปโดยไม่ต้องมีใครคอยส่งการแจ้งเตือน
นี่คือวิธีที่การทำงานอัตโนมัติช่วยสนับสนุนการอนุมัติ:
- มอบหมายงานโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะเปลี่ยนแปลง
- แจ้งเตือนลูกค้าเมื่อผลงานถึงขั้นตอนการตรวจสอบ
- ย้ายงานไปยังรายการใหม่เมื่อการอนุมัติภายในเสร็จสมบูรณ์
📖 อ่านเพิ่มเติม:ตัวอย่างและกรณีการใช้งานการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
ขั้นตอนที่ 6: รวมการสนทนาในที่เดียวที่งานเกิดขึ้น
การอนุมัติจากลูกค้าบ่อยครั้งถูกขัดขวางเมื่อการสื่อสารกระจายไปหลายช่องทาง ทีมงานต้องการสถานที่เดียวที่ทุกการสนทนาเชื่อมโยงกับงานที่ต้องส่งมอบ
ClickUp Chatช่วยให้เอเจนซี่สามารถเก็บการสนทนาเหล่านั้นไว้ภายในพื้นที่ทำงานของโครงการ
ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าต้องการแก้ไขวิดีโอแคมเปญ ผู้จัดการบัญชีสามารถส่งบันทึกเหล่านั้นไปยังช่องทางที่เชื่อมโยงกับแคมเปญนั้นได้โดยตรง นักออกแบบและนักตัดต่อจะเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องมีบริบทหรือข้อมูลที่กระจัดกระจาย
สำหรับการสนทนาแบบสด SyncUps ใน ClickUp Chat จะเพิ่มอีกระดับหนึ่ง คุณสามารถเริ่มการโทรเสียงหรือวิดีโอในช่องใดก็ได้หรือในข้อความส่วนตัว
สมมติว่าผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ของคุณต้องการแก้ไขงานของลูกค้าแบบเรียลไทม์ ทีมจะเริ่ม SyncUp ในช่องทางโครงการที่จัดไว้โดยเฉพาะ ตรวจสอบข้อเสนอแนะร่วมกัน และอัปเดตงานระหว่างการประชุม ในขณะที่การประชุมดำเนินไป คุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขเอกสารหรือปรับแต่งไวท์บอร์ดได้
ขั้นตอนที่ 7: ใช้ AI เพื่อทำให้การตรวจสอบงานสร้างสรรค์ง่ายขึ้น
เมื่อแคมเปญเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบของลูกค้า ทีมมักเสียเวลาหลายชั่วโมงไปกับการค้นหาเอกสารที่ซับซ้อน, หัวข้ออีเมลที่ยุ่งเหยิง, หรือคำถามของลูกค้าที่ซ้ำซาก. เอเจนซีสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการใช้อัลกอริทึมเพื่อกรองข้อมูลที่ไม่จำเป็นและเน้นสิ่งที่สำคัญ.
ClickUp Brainทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยตามความต้องการของทีมสร้างสรรค์ของคุณในระหว่างการตรวจสอบ
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าส่งเอกสารรีแบรนด์จำนวน 15 หน้า คุณสามารถขอให้ ผู้จัดการโครงการ AI สร้างสรุปเป็นสองย่อหน้าเกี่ยวกับแนวทางที่สำคัญที่สุดสำหรับโทนเสียง ภาพ และกลุ่มเป้าหมาย วิธีนี้จะช่วยให้ทีมออกแบบเข้าใจได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องอ่านทุกบรรทัด
AI Writer for Work ของ ClickUp Brain สามารถเขียนคำบรรยายทางเลือกที่สอดคล้องกับเสียงแบรนด์ของลูกค้าได้ ช่วยให้ผู้เขียนคำโฆษณาสามารถมีพื้นฐานที่รวดเร็วในการปรับปรุง
คุณยังสามารถ:
- สรุปบทสรุปยาวของลูกค้าให้กลายเป็นไฮไลท์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้สำหรับนักออกแบบและนักเขียนคำโฆษณา
- สร้างเนื้อหาเบื้องต้น เช่น ข้อความโฆษณาหรือหัวเรื่องอีเมล สำหรับการตรวจสอบภายใน
- ตอบคำถามบริบทอย่างรวดเร็ว เช่น 'ลูกค้าอนุมัติสีอะไรสำหรับแคมเปญฤดูใบไม้ผลิ?'
✅ ลองใช้ข้อความนี้: สรุปความคิดเห็นของลูกค้าในกระทู้นี้ให้เหลือสามประเด็นสำคัญที่เราต้องนำไปปรับปรุงก่อนร่างที่สอง
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เพื่อลดเวลาในการตรวจสอบให้มากยิ่งขึ้น ให้ ClickUp Brain สรุปหัวข้อสนทนายาวๆ ให้เป็นจุดดำเนินการที่กระชับ
ขั้นตอนที่ 8: ขยายการอนุมัติด้วยปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูง
ลูกค้าแต่ละรายมีความต้องการเฉพาะตัว และทุกแคมเปญมีรูปแบบการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง
ClickUp Brain MAX, ผู้ช่วย AI บนเดสก์ท็อป, เชื่อมต่อแบบจำลอง AI หลายตัว รวมถึง ChatGPT, Gemini, Claude, และ DeepSeek, เข้ากับพื้นที่ทำงานของคุณ. นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงกับแอปต่างๆ ของคุณ ทำให้ง่ายต่อการดึงบริบทจาก Google Drive หรือ Figma เข้าสู่กระบวนการอนุมัติของคุณ.
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าสามรายต่างนัดถ่ายวิดีโอในสัปดาห์เดียวกัน Brain MAX จะคาดการณ์ถึงความเสี่ยงในการขาดแคลนทรัพยากร และอาจแนะนำให้จัดสรรบรรณาธิการใหม่หรือขยายกำหนดส่งงานหนึ่งออกไป เพื่อป้องกันไม่ให้ส่งงานล่าช้า
✅ ลองใช้คำแนะนำนี้: วิเคราะห์รอบการอนุมัติแคมเปญห้าครั้งล่าสุดสำหรับลูกค้า A และเน้นย้ำจุดที่เกิดความล่าช้า จากนั้นแนะนำการปรับปรุงที่จะนำไปใช้ในครั้งถัดไป เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp:เทมเพลตคำขอและอนุมัติโครงการของ ClickUpมอบการจัดตั้งโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้างอย่างเป็นระบบ ซึ่งทุกคำขอโครงการหรือเอกสารสรุปของลูกค้าจะถูกส่งผ่านแบบฟอร์มมาตรฐาน
ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเช่น คำอธิบาย, ผลกระทบ, ต้นทุนผลกระทบ, ประเภทรายการ, และ ความน่าจะเป็น คุณจะได้รับบริบทที่จำเป็นและตัวชี้วัดที่สามารถวัดผลได้ตั้งแต่เริ่มต้น
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการอนุมัติของหน่วยงาน
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้การจัดการกระบวนการอนุมัติเป็นไปอย่างราบรื่น คาดการณ์ได้ และปราศจากความเครียดสำหรับทั้งทีมของคุณและลูกค้า
สร้างแผนผังการอนุมัติก่อนเริ่มโครงการ
โครงการจะชะลอตัวลงเมื่อคุณไม่ทราบว่าใครเป็นผู้อนุมัติอะไร
เมื่อเริ่มเกม ให้ระบุผู้ตัดสินใจทุกคน รวมถึงผู้ติดต่อสำรอง และกำหนดให้ชัดเจนว่าแต่ละคนสามารถอนุมัติอะไรได้บ้าง
ตัวอย่างเช่นผู้นำด้านการสร้างสรรค์สามารถอนุมัติร่างการออกแบบผู้จัดการฝ่ายการตลาดสามารถอนุมัติข้อความ และทีมกฎหมายสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ นอกจากนี้ ให้เพิ่มผู้ติดต่อสำรองเพื่อป้องกันการล่าช้าเมื่อมีผู้ไม่ว่าง
⚡ ไฟล์แม่แบบ:ใช้แม่แบบการประชุมเริ่มต้นโครงการ ClickUpเพื่อรวบรวมบทบาทการอนุมัติทั้งหมด สื่อสารวัตถุประสงค์ และกำหนดเป้าหมายและระยะเวลาที่เป็นจริง เพิ่มคุณสมบัติต่างๆ เช่น ผู้จัดการโครงการ, สถานที่, ผู้เข้าร่วม และอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างได้รับการบันทึกไว้อย่างครบถ้วน
กำหนดเส้นตายการอนุมัติการก่อสร้างไว้ในกำหนดการโครงการ
เมื่อวางแผนโครงการของคุณ ให้กำหนดช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการตรวจสอบของลูกค้า หากการออกแบบต้องการการอนุมัติจากลูกค้าภายในวันศุกร์ ทีมจะทราบว่าจะต้องเสร็จสิ้นร่างภายในวันพุธเพื่อให้มีเวลาสำรอง
สื่อสารกำหนดเวลาเหล่านี้อย่างชัดเจน เชื่อมโยงกับเป้าหมายสำคัญ และระบุจุดติดขัดโดยใช้มุมมองแกนต์ของ ClickUp ภายในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณ
📖 อ่านเพิ่มเติม: การสร้างแผนผังและแผนภูมิการทำงาน: คู่มือทีละขั้นตอน
ใช้รอบการอนุมัติแทนการให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง
การได้รับคำติชมอย่างต่อเนื่องอาจรู้สึกเหมือนวิ่งวนไปมา ให้จัดโครงสร้างคำติชมเป็นรอบๆ โดยมีเป้าหมายและกำหนดเวลาที่ชัดเจน
ตัวอย่างเช่น:
- รอบแรก ครอบคลุมกลยุทธ์และการสื่อสาร
- รอบที่สอง สำรวจการนำเสนอทางสายตา
- รอบที่สาม ยืนยันการปรับแต่งขั้นสุดท้าย
การสื่อสารข้อเสนอแนะหลังจากรอบปิดจะได้รับการพิจารณาสำหรับเฟสโครงการในอนาคตหรืออาจส่งผลต่อวันที่ส่งมอบ วิธีการนี้ช่วยป้องกันการแก้ไขที่ไม่มีที่สิ้นสุดในขณะที่ยังคงให้ลูกค้าสามารถให้ข้อมูลที่มีคุณค่าได้
🔍 คุณรู้หรือไม่? แม้แต่สัญลักษณ์อีโมจิก็ต้องได้รับการอนุมัติ ทุกการออกแบบอีโมจิใหม่ต้องผ่านกระบวนการอนุมัติของ Unicode Consortiumก่อนที่จะปรากฏบนแป้นพิมพ์ของคุณ
ส่งเสริมความรับผิดชอบในการอนุมัติด้วยแดชบอร์ดและตัวแทน AI
ความล่าช้าในการอนุมัติมักไม่ปรากฏให้เห็นจนกว่าจะสายเกินไป ใช้แดชบอร์ดของ ClickUpเพื่อแสดงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก รวมถึงการอนุมัติที่รอดำเนินการและระยะเวลาที่รออยู่
คุณสามารถดูได้ว่ามีงานกี่ชิ้นในแต่ละสถานะ เช่น 'รอดำเนินการ' 'อนุมัติแล้ว' หรือ 'ต้องแก้ไข' และสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าส่วนใดที่มีการอนุมัติค้างอยู่
บัตรสามารถแสดงเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติได้ และสามารถจัดเรียงตามสมาชิกทีมหรือลูกค้าได้เช่นกัน ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามความรับผิดชอบได้ง่าย และทำให้โครงการดำเนินไปตามกำหนดการ
นอกจากนี้ ClickUp ยังช่วยให้คุณกำหนดเวลาการรายงานจากแดชบอร์ดเหล่านี้ได้ คุณสามารถส่งการอัปเดตอัตโนมัติไปยังลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรได้เป็นประจำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: กำหนดค่าClickUp AI Agentแบบกำหนดเองเพื่อตรวจสอบสถานะงานและวันที่ครบกำหนด ส่งการแจ้งเตือน ยกระดับปัญหา หรืออัปเดตสถานะตามความจำเป็น เพื่อช่วยให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
สินทรัพย์สร้างสรรค์สีเขียวด้วย ClickUp
สำหรับผู้จัดการโครงการของเอเจนซี ทุกวันรู้สึกเหมือนการซ่อมแซมรูรั่วแทนที่จะก้าวหน้าไปข้างหน้า ด้วยกระบวนการอนุมัติที่มีประสิทธิภาพ ทีมของคุณสามารถขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าได้โดยไม่มีการล่าช้าที่ไม่จำเป็น
ClickUp คือพื้นที่ทำงานแบบรวม AIที่ช่วยให้คุณเห็นทุกอย่างในที่เดียว โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือมากมาย กำหนดเวลาและจัดการงานทุกชิ้นด้วย Tasks รวบรวมการสนทนาทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วย Chat และให้แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้กลายเป็นศูนย์ควบคุมของเอเจนซี่คุณ เพิ่มประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติและการเร่งความเร็วผ่าน ClickUp Brain และ Brain MAX
ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้! ✅
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
หน่วยงานสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่ชัดเจนสำหรับลูกค้าแต่ละราย กำหนดผู้มีอำนาจตัดสินใจ กำหนดความเชื่อมโยงของงาน และรวบรวมข้อเสนอแนะทั้งหมดไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว สิ่งนี้ช่วยให้ทุกการอนุมัติมีความโปร่งใส เป็นระเบียบ และติดตามได้ง่าย
ใช่ ClickUp ช่วยให้คุณตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ (Automations) ที่แจ้งเตือนสมาชิกในทีมเมื่อมีการอนุมัติที่รอดำเนินการ ล่าช้า หรือเสร็จสิ้นแล้ว ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการติดตามงานด้วยตนเองและช่วยให้งานด้านการบริหารดำเนินไปอย่างราบรื่น
กำหนดบทบาทของผู้อนุมัติแต่ละคน สร้างแผนผังการอนุมัติก่อนเริ่มโครงการ กำหนดเส้นตาย และใช้เครื่องมือเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะไว้ในที่เดียว การตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอและกระบวนการที่มีการบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรยังช่วยป้องกันปัญหาคอขวดและรับรองประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน
หน่วยงานสามารถติดตามการอนุมัติได้โดยใช้สถานะงานที่กำหนดเองใน ClickUp แดชบอร์ด, มุมมองรายการ, และมุมมองแผนภูมิแกนต์จะแสดงสถานะปัจจุบันของแต่ละงาน, ผู้รับผิดชอบ, และกำหนดเวลา คุณยังสามารถใช้การพึ่งพากันของงานเพื่อดูว่าการอนุมัติใดกำลังขัดขวางการทำงานถัดไป
เครื่องมือ AI เช่น ClickUp Brain และ Brain MAX สามารถสรุปความคิดเห็นที่ยาวเหยียด ไฮไลต์รายการที่ต้องดำเนินการ แจ้งเตือนความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น และแม้แต่แนะนำกรอบเวลาที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้ทีมดำเนินการได้รวดเร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาด