10 ตัวอย่างและกรณีการใช้งานระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงาน

การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการงานที่ทำซ้ำและทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น ทำให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีกลยุทธ์มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น การสร้างสัญญาสำหรับลูกค้าใหม่โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการร่างสัญญา การกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การปรับแก้เงื่อนไข การแปลงเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่น ๆ และการส่งออกไปเพื่อขออนุมัติและลงนาม

หลายขั้นตอนเหล่านี้อาจเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้ แต่ด้วยการทำงานอัตโนมัติของระบบ คุณเพียงแค่กรอกแบบฟอร์ม และระบบจะจัดการทุกอย่างให้คุณ ตั้งแต่การสร้างสัญญา การส่งออกไปเพื่อลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และการติดตามทุกอย่าง

ตามการสำรวจของ McKinseyพบว่า 66% ขององค์กรกำลังทดลองใช้ระบบอัตโนมัติในหน่วยธุรกิจต่างๆ การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานเป็นส่วนสำคัญของแนวโน้มนี้ ซึ่งแตกต่างจากการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจที่ครอบคลุมกระบวนการที่กว้างขึ้น การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงงานแต่ละงานภายในกระบวนการเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพื่อปลดปล่อยศักยภาพของบุคลากรให้มุ่งเน้นกับงานที่มีคุณค่ามากขึ้น มาทำความเข้าใจเครื่องมือและตัวอย่างที่สามารถช่วยอัตโนมัติกระบวนการทำงานของคุณกัน

พื้นฐานของการทำงานอัตโนมัติ

การทำงานแบบอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนขั้นตอนที่น่าเบื่อและต้องทำด้วยมือให้กลายเป็นกระบวนการที่ราบรื่นและอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น แต่ด้วยวิธีการมากมายในการจัดโครงสร้างการทำงาน การหาแนวทางที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องที่ปวดหัวได้

สามประเภทของกระบวนการทำงาน

สามองค์ประกอบของกระบวนการทำงาน

กระบวนการทำงานโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญสามประการที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ องค์ประกอบเหล่านี้ได้แก่:

เพื่ออธิบายวิธีการทำงานของระบบการทำงาน (workflow) ให้ชัดเจนขึ้น ขอให้เราดูแผนภาพระบบการทำงานของกระบวนการขอใช้งบลงทุน (CapEx) ที่ทั่วไปกันก่อน ทุกอย่างเริ่มต้นขึ้นเมื่อพนักงานยื่นแบบฟอร์มที่ระบุรายละเอียดของคำขอของพวกเขา แบบฟอร์มนี้จะถูกส่งไปยังผู้จัดการแผนกของพวกเขาก่อนเพื่อขออนุมัติเบื้องต้น

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว คำขอจะถูกประเมินตามจำนวนเงินที่จำเป็นเพื่อกำหนดผู้อนุมัติทางการเงินที่เหมาะสม หลังจากได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว ข้อมูลที่ขอจะถูกโอนไปยังระบบบัญชี ซึ่งอาจทำให้เกิดการดำเนินการเพิ่มเติม เช่น การซื้อหรือการติดตามค่าใช้จ่าย

กระบวนการทีละขั้นตอนนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคำขอ CapEx ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นไปตามการควบคุมทางการเงิน และรักษาความโปร่งใสตลอดวงจรการอนุมัติ

10 ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ

ระบบการทำงานอัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตได้อย่างมากในหลากหลายแผนก66% ของพนักงานที่มีความรู้กล่าวว่าระบบอัตโนมัติช่วยให้พวกเขามีเวลาไปมุ่งเน้นกับโครงการที่น่าตื่นเต้นมากขึ้น

มาสำรวจตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม 10ตัวอย่างของระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงาน (Workflow Automation) ในหลากหลายสาขาธุรกิจ

1. กระบวนการทำงานของวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

วงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์คือการเดินทางที่ผลิตภัณฑ์ต้องผ่านตั้งแต่การเริ่มต้นจนถึงการล้าสมัย การเดินทางนี้มักประกอบด้วยสี่ขั้นตอน ได้แก่ การแนะนำ การเติบโต ความสมบูรณ์ และการเสื่อมถอย การทำงานอัตโนมัติ ซึ่งหมายถึงการทำภารกิจโดยมีการแทรกแซงจากมนุษย์น้อยที่สุด สามารถทำให้ขั้นตอนเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก

ระบบอัตโนมัติสามารถเร่งกระบวนการทดสอบเมื่อมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์ทำงานได้อย่างถูกต้องและเข้ากันได้กับระบบต่าง ๆ นอกจากนี้ยังสามารถจัดการคำสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง และข้อสอบถามจากลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อความต้องการเพิ่มขึ้น

2. กระบวนการทำงานของฝ่ายสนับสนุนลูกค้า

ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติอาจเห็นได้ชัดเจนที่สุดในด้านการสนับสนุนลูกค้า ด้วยการทำให้งานต่าง ๆ เช่น การจัดเส้นทางตั๋ว การติดตามการแก้ไข และการสร้างคำตอบเป็นอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและปล่อยให้พนักงานมีเวลาสำหรับปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น

คุณสามารถสร้างระบบออกตั๋วอัตโนมัติได้ เมื่อลูกค้าส่งคำถามเข้ามา ระบบจะแปลงคำถามนั้นเป็นตั๋วดิจิทัลทันที มอบหมายให้กับเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสม และยังสามารถส่งการตอบรับอัตโนมัติกลับไปยังลูกค้าได้อีกด้วย วิธีนี้ช่วยเร่งเวลาการตอบกลับและรับประกันว่าไม่มีปัญหาใดถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้รับการแก้ไข

3. กระบวนการทำงานของบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้เป็นแผนกที่รับผิดชอบในการจัดการการจ่ายเงินของบริษัท ซึ่งรวมถึงการรับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความถูกต้อง การขออนุมัติ และการชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่าย โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ใช้กระดาษและดำเนินการด้วยมือ ซึ่งมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและนำไปสู่ความล่าช้าและความไม่พอใจ

ด้วยระบบอัตโนมัติ เอกสารจะถูกสแกน แปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล และเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อต้นฉบับโดยอัตโนมัติ หากทุกอย่างตรงกัน ระบบจะส่งต่อไปยังผู้อนุมัติ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งการชำระเงินและส่งทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบด้วยมือหรือใช้ซองจดหมายอีกต่อไป

4. ขั้นตอนการอนุมัติค่าใช้จ่าย

การตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมนั้นใช้เวลานานและมีความเสี่ยงสูงต่อข้อผิดพลาดจากมนุษย์ โดยมักเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและกระบวนการทำงานบนกระดาษ สิ่งนี้เป็นภาระให้กับทีมการเงิน ทำให้การเบิกจ่ายล่าช้า และขัดขวางการมองเห็นสถานะทางการเงิน

องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำได้อย่างมากด้วยกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การนำกฎอัตโนมัติมาใช้ เช่น 'อนุมัติค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่า $50 โดยอัตโนมัติ ส่งต่อค่าใช้จ่ายระหว่าง $50 ถึง $200 ไปยังหัวหน้าทีม และต้องการการอนุมัติจากผู้จัดการสำหรับจำนวนที่เกิน $200' สามารถทำให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น สิ่งนี้ช่วยให้ทีมการเงินมีเวลาไปมุ่งเน้นที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่าและรับประกันการคืนเงินให้พนักงานได้ทันเวลา

5. ขั้นตอนการดำเนินงานสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลสำคัญ การมอบหมายงาน และการสร้างความประทับใจแรกที่ดี โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการนี้มักดำเนินการด้วยมือ ใช้เวลานาน และมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานใหม่ยอมรับข้อเสนองาน ระบบอัตโนมัติสามารถกรอกข้อมูลของพวกเขาเข้าสู่ระบบทรัพยากรบุคคล การเงิน และไอทีได้โดยตรงโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ อีเมลต้อนรับ รวมถึงขั้นตอนถัดไปและเอกสารที่จำเป็นจะถูกสร้างและส่งโดยอัตโนมัติ แม้แต่การกำหนดเวลาการประชุมปฐมนิเทศและการมอบหมายพี่เลี้ยงก็สามารถทำเป็นอัตโนมัติได้ ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลาไปมุ่งเน้นที่การเสริมสร้างประสบการณ์ของพนักงาน การดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถ และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นมิตร

6. กระบวนการทำงานของระบบเงินเดือน

สมมติว่าบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 500 คน โดยปกติแล้ว การคำนวณเงินเดือนจะต้องป้อนชั่วโมงการทำงานด้วยตนเอง คำนวณค่าล่วงเวลา นำอัตราภาษีมาใช้ และสร้างสลิปเงินเดือนสำหรับพนักงานแต่ละคน ซึ่งกระบวนการนี้ใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด

สำหรับเงินเดือน บริษัทสามารถใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานเพื่อ:

ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาการทำงานด้วยตนเองได้มากมาย ลดข้อผิดพลาด และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับข้อมูลการจ่ายเงินเดือน

7. กระบวนการจัดการลูกค้าเป้าหมาย

การจัดการลูกค้าเป้าหมายเกี่ยวข้องกับการรวบรวม คะแนน และดูแลลูกค้าเป้าหมายตั้งแต่จุดติดต่อแรกจนถึงการปิดการขาย การจัดการลูกค้าเป้าหมายด้วยตนเองอาจใช้เวลามากเกินไป ส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลงและอาจพลาดโอกาสที่มีคุณค่าไป การทำงานอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้โดยจัดการงานที่ต้องทำซ้ำและใช้แรงงานมากด้วยตนเอง คุณทราบหรือไม่ว่าบริษัทที่เชี่ยวชาญในการดูแลลูกค้าเป้าหมายสามารถสร้างลูกค้าเป้าหมายที่พร้อมขายได้มากขึ้น 50% ด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า 33%?

มาดูตัวอย่างของบริษัท SaaS ที่ขายซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกัน บริษัทนี้สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการสร้างลูกค้าเป้าหมายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่นเมื่อมีคนดาวน์โหลดเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการฟรี ข้อมูลของพวกเขาจะถูกบันทึกและเพิ่มเข้าไปในระบบ CRM โดยอัตโนมัติ

ตามประเภทของเทมเพลตที่ดาวน์โหลดไว้ ลูกค้าเป้าหมายอาจได้รับการกำหนดคะแนนที่บ่งชี้ถึงความสนใจของพวกเขา หากคะแนนของพวกเขาสูง พวกเขาจะถูกส่งต่อไปยังตัวแทนขายเพื่อติดตามและเปลี่ยนเป็นลูกค้าทันที ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ทำให้ไม่มีลูกค้าเป้าหมายหลุดรอดไป และช่วยให้ทีมขายสามารถมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนลูกค้าเป้าหมายเป็นลูกค้าจริงและติดต่อสื่อสารกับลูกค้าที่มีโอกาสสูงที่สุด

8. ขั้นตอนการทำงานสำหรับการแบ่งกลุ่มผู้สมัครสมาชิก

การตลาดสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อจัดหมวดหมู่ผู้ชมของตนเป็นกลุ่มตามความสนใจ ความชอบ หรือพฤติกรรม. กลยุทธ์ที่ปรับให้เหมาะกับบุคคลนี้ช่วยให้ข้อความของคุณถึงบุคคลในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งเพิ่มความสำคัญและความมีประสิทธิภาพของข้อความ.

ตัวอย่างเช่น แบรนด์ผลิตภัณฑ์ดูแลผิวอาจจัดประเภทสมาชิกตามประเภทผิว บุคคลที่มีผิวมันจะได้รับอีเมลที่แนะนำผลิตภัณฑ์ที่ช่วยควบคุมความมัน ในขณะที่ผู้ที่มีผิวแห้งจะได้รับการแนะนำมอยส์เจอไรเซอร์ที่ให้ความชุ่มชื้น ระบบอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยจัดสมาชิกไปยังหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องตามข้อมูลของพวกเขา เช่น ประเภทผิวหรือการซื้อที่ผ่านมา ด้วยวิธีนี้ บริษัทสามารถส่งอีเมลที่ตรงเป้าหมายได้โดยไม่ทำให้ทุกคนได้รับโปรโมชั่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

9. กระบวนการทำงานของสายงานขาย

การรักษาข้อมูลในกระบวนการขายให้ทันสมัยและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับตัวแทนขายในการมุ่งเน้นไปที่ดีลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม การติดตามและอัปเดตข้อมูลในกระบวนการขายด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย; เหมือนกับการต้อนแมว การสูญเสียการติดตามสิ่งต่าง ๆ อาจเกิดขึ้นได้ง่าย

ระบบการทำงานอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนกระบวนการที่วุ่นวายนี้ให้กลายเป็นเครื่องจักรที่ทำงานได้อย่างราบรื่น ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าพนักงานขายปิดการขายได้สำเร็จ แทนที่จะต้องอัปเดตสถานะการขายใน CRM ด้วยตนเอง ระบบสามารถย้ายดีลไปยังหมวดหมู่ 'ปิด-ชนะ' โดยอัตโนมัติทันทีที่สัญญาได้รับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยเพิ่มความถูกต้อง ประหยัดเวลา และป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น

10. กระบวนการทำงานของการจัดการวงจรชีวิตลูกค้า (CLM)

CLM คือการเข้าใจการเดินทางของลูกค้า ตั้งแต่การค้นพบแบรนด์ของคุณไปจนถึงการกลายเป็นผู้สนับสนุนที่ภักดี CLM ช่วยให้คุณวางแผนการเดินทางนี้โดยการแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ เช่น การรับรู้ การเรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ การตัดสินใจซื้อ การเพลิดเพลินกับสิ่งที่ซื้อ และสุดท้าย การแนะนำคุณให้กับผู้อื่น

เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น หากมีใครอ่านบล็อกของคุณและสมัครรับจดหมายข่าว ระบบอัตโนมัติสามารถติดป้ายกำกับพวกเขาว่า 'ผู้เรียนใหม่' หากพวกเขาซื้อสินค้าในภายหลัง ระบบสามารถย้ายพวกเขาไปยังขั้นตอน 'ลูกค้า' ได้ ด้วยการติดตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถปรับแต่งข้อความและข้อเสนอให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย สร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งขึ้น และเปลี่ยนพวกเขาให้กลายเป็นแฟนคลับที่ชื่นชอบอย่างสุดใจ

การนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานมาใช้ในหลากหลายสาขาธุรกิจ

88% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMBs)ระบุว่า ระบบอัตโนมัติช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันกับบริษัทใหญ่ได้โดยการดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น การทำให้กระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อนเป็นระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, ทำให้เกิดความสม่ำเสมอ, และช่วยให้มีเวลาว่างสำหรับกิจกรรมที่มีกลยุทธ์มากขึ้น ส่วนนี้จะสำรวจว่าคุณสามารถใช้เครื่องมือเพื่อทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ClickUp: ตัวเร่งปฏิกิริยาสำหรับการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ

ClickUp เป็น เครื่องมือจัดการงานแบบครบวงจรสำหรับการจัดการกระบวนการทำงาน โครงการ ทีมงาน งานต่างๆ รายการตรวจสอบ และเอกสารต่างๆ ที่สำคัญที่สุดคือมีระบบอัตโนมัติที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ในระดับที่สูงขึ้นได้

ClickUp Automationsปฏิบัติตามหลักการ: 'หากสิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ทำสิ่งนั้น' ประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลัก:

ClickUp Brainคือเครื่องมือสร้างระบบอัตโนมัติด้วย AI ที่ช่วยสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเอง พร้อมทริกเกอร์และแอ็กชันบน Space, โฟลเดอร์ หรือรายการใดก็ได้

นี่คือวิธีการใช้งาน:

ตัวอย่าง: หากคุณมีสถานะ Active หลายสถานะ AI อาจแนะนำการดำเนินการทั่วไป เช่น 'เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็น Alex' คุณสามารถระบุสถานะที่ต้องการให้ระบบอัตโนมัติทำงานได้โดยตรง

คุณสามารถใช้เทมเพลตการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ที่มีมากกว่า 100 แบบ พร้อมใช้งานได้ทันที เพื่อนำมาปรับใช้กับกระบวนการทำงานทั่วไป

วิธีเรียกดูเทมเพลต

คุณตั้งค่าแม่แบบการทำงานอัตโนมัติได้อย่างไร?

ด้วยผู้รับงานแบบไดนามิกของ ClickUp คุณสามารถมอบหมายงานโดยอัตโนมัติตามผู้ที่สร้างงาน กำลังติดตามงาน หรือกำลังเรียกใช้การดำเนินการ

วิธีใช้ผู้รับมอบหมายแบบไดนามิก

ส่วนที่ดีที่สุดของฟีเจอร์นี้คือมันจะแจ้งเตือนทีมโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบ

คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลที่เหมาะสมและมั่นใจได้ว่าการอัปเดตจะถูกแชร์อย่างรวดเร็วโดยการกำหนดผู้รับมอบหมายและผู้ติดตามสำหรับงานภายในสถานที่เฉพาะล่วงหน้าผ่านทางลัดโครงการของ ClickUp

ด้วยระบบอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUp คุณสามารถส่งอีเมลโดยอัตโนมัติตามการกระทำที่เฉพาะเจาะจง, ให้ลูกค้าอยู่ในความรับรู้, ส่งการแจ้งเตือนงาน, แจ้งให้คู่ค้าทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ, และตอบกลับคำติชมของลูกค้าอย่างรวดเร็ว

คุณสร้างอีเมลอัตโนมัติบน ClickUp ได้อย่างไร?

ด้วยคุณสมบัติบันทึกการตรวจสอบของ ClickUp คุณสามารถตรวจสอบสถานะการทำงานอัตโนมัติที่ดำเนินการไว้ ระบุการเปลี่ยนแปลงเฉพาะเจาะจงพร้อมข้อมูลตำแหน่งที่ละเอียด ปรับเปลี่ยนตามต้องการ และรักษาการควบคุมพื้นที่ทำงานของคุณได้

เหตุการณ์ใดบ้างที่ถูกติดตามในบันทึกการตรวจสอบ?

วิธีการเข้าถึงและค้นหาบันทึกการตรวจสอบ

บันทึกการตรวจสอบของ ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเข้าถึงประวัติที่ครอบคลุมของกิจกรรมอัตโนมัติทั้งหมดในตำแหน่งศูนย์กลางเดียว

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่มีประโยชน์ของระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AIของ ClickUp คือคุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งสร้างโดย AI ลงในงานและโครงการของคุณได้ คุณสามารถตั้งค่าให้ฟิลด์ที่กำหนดเองเหล่านี้อัปเดตตามเหตุการณ์เฉพาะ และให้ AI เติมข้อมูลด้วยข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า เช่น สรุปงาน การอัปเดตโครงการ การวิเคราะห์ข้อมูล และความคิดเห็นของลูกค้า

สุดท้าย ClickUp มีระบบเชื่อมต่อและเว็บฮุคเพื่อเชื่อมต่อแอปโปรดของคุณ คุณสามารถสร้างกระบวนการทำงานแบบรวมศูนย์และอัตโนมัติงานข้ามแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น HubSpot, GitHub และ Twilio นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเว็บฮุคแบบกำหนดเองเพื่อเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ได้อีกด้วย

ประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน ClickUp

ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ผสมผสานความเรียบง่ายและความทรงพลังได้อย่างลงตัว อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้ทีมสามารถสร้างกระบวนการที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ ตั้งแต่การมอบหมายงานพื้นฐานไปจนถึงการดำเนินงานหลายขั้นตอนที่ซับซ้อน

นี่คือสิ่งที่Derek Clements ผู้จัดการฝ่ายการตลาดจาก BankGloucester กล่าวเกี่ยวกับการใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานใน ClickUp:

ฉันสามารถป้อนงานและโครงการที่ได้รับมอบหมายทุกชิ้นได้อย่างรวดเร็ว พร้อมระบุวันที่เริ่มต้น วันที่ครบกำหนด และบันทึกย่อต่าง ๆ จากนั้นฉันสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติได้ เพื่อให้ทุกครั้งที่มีวันที่เริ่มต้นของงาน ระบบจะเพิ่มงานนั้นเข้าไปในรายการโครงการปัจจุบันของฉันโดยอัตโนมัติ

ปัญหาที่พบบ่อยในกระบวนการทำงานอัตโนมัติและวิธีแก้ไข

การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานสามารถให้ประโยชน์อย่างมากแก่ธุรกิจ แต่ก็อาจมีความท้าทายในการนำไปใช้ได้เช่นกัน มาดูกันว่ามีปัญหาที่พบบ่อยอะไรบ้าง และคำแนะนำเพื่อเอาชนะปัญหาเหล่านี้

1. พนักงานของคุณอาจต่อต้านการนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานมาใช้

สาเหตุอาจมาจากความกลัวการสูญเสียงาน ความยากลำบากในการปรับตัวกับเทคโนโลยีใหม่ หรือความชอบในกระบวนการทำงานแบบเดิมที่คุ้นเคย

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณสามารถ:

2. การผสานการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานกับระบบที่มีอยู่เดิมอาจเป็นเรื่องยาก

สิ่งนี้มักเกิดจากการที่รูปแบบข้อมูล สถาปัตยกรรมระบบ และโปรโตคอลความปลอดภัยไม่เข้ากัน

เพื่อเอาชนะความท้าทายนี้ คุณสามารถ:

3. ความไม่สอดคล้องของข้อมูลสามารถทำให้ระบบอัตโนมัติทำงานผิดพลาดได้

เมื่อข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบอัตโนมัติมีความไม่สอดคล้องหรือไม่ถูกต้อง อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในผลลัพธ์และกระบวนการทำงานได้ ตัวอย่างเช่น หากเครื่องมืออัตโนมัติด้านการขายอาศัยข้อมูลลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง อาจส่งผลให้รายงานผิดพลาด ส่งข้อมูลสื่อสารที่ไม่ถูกต้อง หรือให้คำแนะนำที่ไม่เหมาะสม

เพื่อเอาชนะความท้าทายนี้ คุณสามารถ:

4. คุณอาจจำเป็นต้องทำให้กระบวนการทำงานที่ใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นอัตโนมัติ

การรั่วไหลของข้อมูลและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในกระบวนการทำงานอัตโนมัติของคุณเสี่ยงต่อการถูกบุกรุก

เพื่อเอาชนะความท้าทายนี้ คุณสามารถ:

เร่งความเร็วการทำงานของทีมคุณด้วย ClickUp

การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานไม่ใช่แนวคิดที่อยู่ในอนาคตอีกต่อไป แต่เป็นเครื่องมือที่สามารถปฏิวัติการดำเนินงานของธุรกิจของคุณได้จริง ตั้งแต่การปรับปรุงกระบวนการทางการเงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไปจนถึงการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบขาย ประโยชน์ของการนำไปใช้มีมากมาย และประโยชน์ที่ได้รับนั้นไม่อาจปฏิเสธได้ การเพิ่มประสิทธิภาพ การลดข้อผิดพลาด การปรับปรุงระยะเวลาการดำเนินงานให้รวดเร็วขึ้น และการได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

ClickUp เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติการทำงานที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดสามารถออกแบบและดำเนินการเวิร์กโฟลว์ที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของตนได้

โปรดจำไว้ว่า การทำงานอัตโนมัติช่วยให้ทีมของคุณสามารถบรรลุศักยภาพสูงสุดได้

คุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณด้วยการทำงานอัตโนมัติแล้วหรือยัง?เริ่มต้นกับ ClickUp วันนี้!