คอขวดในการบริหารโครงการ: 10 กลยุทธ์ป้องกัน

ลองนึกภาพนี้ดู: คุณวางแผนโครงการอย่างละเอียดแบบเชฟคิส กำหนดทุกงานที่ต้องส่งมอบ วันครบกำหนด และผู้รับผิดชอบอย่างครบถ้วนกระบวนการทำงาน? แม่นยำไร้ที่ติ กำหนดเวลา? สมบูรณ์แบบไร้ข้อผิดพลาด ทีมงาน? ยอดเยี่ยมไร้ที่ติ 🤩

แต่ทว่า เมื่อถึงครึ่งทางของโครงการ ทีมของคุณกลับพบว่าแผนงานทั้งหมดหลุดออกจากเส้นทางโดยสิ้นเชิง และไม่มีคาเฟอีนมากพอในพื้นที่สามรัฐที่จะช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้ ☕

สถานการณ์นี้คุ้นเคยเป็นอย่างดีสำหรับผู้จัดการโครงการ ซึ่งมักพบว่าตัวเองต้องมอบหมายงานใหม่, ขยายกำหนดเวลา, และขอโทษลูกค้าในระหว่างที่โครงการล่าช้า สาเหตุ? จุดคอขวด หรือจุดที่เกิดการแออัดซึ่งทำให้การผลิตช้าลง

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาคอขวดได้ดียิ่งขึ้น—และหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้นในโครงการในอนาคต—เราจะพาคุณเจาะลึกถึงว่าคอขวดคืออะไร วิธีการระบุปัญหาเหล่านี้ และวิธีป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นในองค์กรของคุณ

อะไรคือ คอขวด?

หากพูดให้เข้าใจง่าย ๆ จุดคอขวดคือสิ่งใดก็ตามที่ขัดขวาง ทำให้แผนโครงการของคุณสะดุด ล้มเหลว หรือล่าช้า

ลองนึกถึงคอขวดตามตัวอักษร: จุดที่แคบหรือคอของขวดที่ออกแบบมาเพื่อชะลอการไหลของของเหลว ในทำนองเดียวกันขวดคอขวดในการจัดการโครงการทำหน้าที่เป็นจุดจำกัด—จุดที่มีงานมากเกินไปที่จะทำและไม่มีคน กระบวนการ และระบบเพียงพอที่จะจัดการกับมัน 🧐

แม้ว่าอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม แต่โดยทั่วไปแล้วมีปัญหาคอขวดอยู่สองประเภท:

คอขวด แม้จะพบได้บ่อย แต่สามารถก่อให้เกิดผลกระทบที่ร้ายแรงต่อผู้จัดการโครงการและบริษัทโดยรวม เนื่องจากคอขวดมักมาพร้อมกับกำหนดเวลาที่ล่าช้าและต้นทุนที่เพิ่มขึ้น จึงก่อให้เกิดผลกระทบแบบโดมิโน นำไปสู่ลูกค้าที่ไม่พอใจ งบประมาณที่สูงเกินคาด แผนการตลาดที่ถูกยกเลิก และสมาชิกในทีมที่รู้สึกท้อแท้

ผลกระทบของ คอขวด ในการดำเนินงานของคุณ

คอขวดสามารถสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวงให้กับโครงการของคุณ (และในที่สุดอาจส่งผลต่อทั้งบริษัทของคุณ) แม้ว่าคอขวดจะแตกต่างกันไปตามขนาด ขอบเขต และระยะเวลาของแผนโครงการเดิมของคุณ แต่ก็มีผลกระทบทั่วไปบางประการที่คุณควรตระหนักไว้

พลาดกำหนดเวลา

หากมีงานมากเกินไปที่จะกระจายไป และไม่มีคนและ/หรือกระบวนการเพียงพอที่จะจัดการกับงานนั้น การบรรลุกำหนดเวลาของโครงการจะกลายเป็นเรื่องยากมาก ตัวอย่างเช่น เมื่อเกิดคอขวดในกระบวนการผลิต มันสามารถทำให้สายการผลิตทั้งหมดล่าช้า ซึ่งส่งผลให้การเปิดตัวผลิตภัณฑ์สุดท้ายล่าช้าไปด้วย

ในการบริหารโครงการ การพลาดกำหนดเวลาหรือการมอบหมายงานใหม่สามารถทำให้เกิดระยะเวลารอคอยที่ยาวนานระหว่างสมาชิกในทีม หากพนักงานส่งรายงานล่าช้า ผู้บังคับบัญชาจะต้องเลื่อนการตรวจสอบออกไป ซึ่งทำให้ทีมออกแบบกราฟิกไม่สามารถเริ่มงานได้ตรงเวลา ผลลัพธ์คือ? ต้องเร่งรีบทำงานให้เสร็จ หรือคุณส่งรายงานให้ลูกค้าล่าช้า

เกินงบประมาณ

การประสบปัญหาคอขวดเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้เกินงบประมาณ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีปัญหาคอขวดในห่วงโซ่อุปทาน คุณจะต้องหาแหล่งจัดหาจากผู้ขายรายอื่นหรือสั่งซื้อแบบเร่งด่วน ซึ่งจะทำให้ต้นทุนวัตถุดิบเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ต้นทุนการผลิตทั้งหมดเกินงบประมาณ

ผู้จัดการโครงการมักพบว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วหลังจากเกิดคอขวด หากโครงการประสบกับช่วงเวลาหยุดทำงานโดยไม่คาดคิด ซึ่งส่งผลให้โครงการล่าช้า บริษัทอาจต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานเพื่อให้งานเสร็จตามกำหนด หรืออาจต้องจ้างพนักงานชั่วคราวหรือผู้รับเหมาช่วงเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงาน

อัตราการลาออกของพนักงานสูง

ไม่มีใครต้องการทำงานในสภาวะที่เต็มไปด้วยความเครียด การสื่อสารที่ผิดพลาด และการเลื่อนกำหนดส่งงาน หากโครงการเกิดปัญหาคอขวดจนทำให้สมาชิกในทีมต้องทำงานเกินขีดความสามารถ อาจนำไปสู่ความหงุดหงิดและความเหนื่อยล้าได้อย่างรวดเร็ว

ตามรายงาน Gallup's State of the Workforce 2023 พบว่าเกือบครึ่งหนึ่ง (44%) ของพนักงานรู้สึกเครียดทุกวัน ซึ่งนำไปสู่การลาออกของพนักงานสูง และอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้ 51% ของพนักงานกำลังค้นหาตำแหน่งงานใหม่ บทเรียนที่ได้: หากคุณต้องการรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้ ให้หยุดปัญหาคอขวดก่อนที่มันจะเกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยลดการทำงานล่วงเวลา การมอบหมายงานซ้ำซ้อน หรือโครงการที่วุ่นวายสำหรับพนักงาน

ความสัมพันธ์ที่ตึงเครียดกับผู้ขาย

การประสบกับปัญหาคอขวดที่พบบ่อยตลอดกระบวนการผลิตสามารถทำลายความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์หรือผู้ขายได้ ตัวอย่างเช่น แม้ว่าการสั่งซื้อเพิ่มเติมเล็กน้อยจะเป็นเรื่องดี แต่การสั่งซื้อในนาทีสุดท้ายอย่างต่อเนื่องอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ หากปัญหาคอขวดทำให้คุณพลาดการชำระเงิน คุณอาจพบว่าตัวเองถูกขึ้นบัญชีดำจากผู้ขายที่เชื่อถือได้

ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่อ่อนแอลง

คอขวดเป็นภัยคุกคามต่อการผลิตโดยรวม ซึ่งอาจทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าตึงเครียดหรือสิ้นสุดลงได้ หากทีมของคุณพลาดกำหนดเวลา ปรับเปลี่ยนการประชุม หรือส่งงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน ลูกค้าอาจยกเลิกการใช้บริการของคุณในฐานะผู้ให้บริการ ซึ่งส่งผลกระทบต่อผลกำไรและทำลายชื่อเสียงของคุณ อาจทำให้คุณพลาดโอกาสในการได้รับสัญญาในอนาคต

ขั้นตอนปฏิบัติเพื่อระบุและจัดการกับ คอขวด

คุณสงสัยว่าอาจมีปัญหาคอขวดกำลังคุกคามธุรกิจของคุณหรือไม่? ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำการวิเคราะห์คอขวดในกระบวนการทำงานของโครงการของคุณ 🔍

1. ทำความเข้าใจ จุดคอขวด ของคุณ

ขั้นตอนแรกในการลดปัญหาคอขวด? การทำความเข้าใจปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ มีสาเหตุของปัญหาคอขวดอยู่สองประการ:

การเข้าใจปัญหาในกระบวนการทำงานของคุณสามารถช่วยคุณแก้ปัญหาได้ ไม่ว่าจะหมายถึงการจ้างสมาชิกใหม่ในทีม การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ หรือการอัปเกรดซอฟต์แวร์ของคุณ

2. วางแผนกระบวนการของคุณ

การวางแผนกระบวนการให้ภาพรวมในระดับสูงของกระบวนการทำงานของคุณ คุณสามารถดูแต่ละขั้นตอนในแผนโครงการของคุณได้ โดยเข้าใจว่างานใดเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและงานใดที่ทำให้เกิดงานค้าง

โดยการวางแผนโครงการทั้งหมดของคุณ—โดยทั่วไปผ่านแผนผังหรือเครื่องมืออื่น—คุณสามารถระบุจุดที่อาจเกิดความขัดแย้งในไทม์ไลน์ของคุณได้ จากนั้นคุณสามารถวิเคราะห์ตัวชี้วัดเพื่อระบุจุดที่มักจะเกิดคอขวด

3. พูดคุยกับทีมของคุณ

แน่นอน ตัวเลขไม่เคยโกหก—แต่พวกมันก็ไม่ได้บอกเล่าเรื่องราวทั้งหมดเสมอไป รวบรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานทั่วไป แล้วถามพวกเขาว่างานใดที่ใช้เวลามากที่สุดหรือมักจะถูกมองข้ามไป

โดยการเปิดใจคุยกันอย่างตรงไปตรงมากับทีมของคุณ คุณสามารถค้นหาได้ว่าใครที่รู้สึกหนักใจมากที่สุด สาเหตุที่การสื่อสารลดลง และใครที่สามารถช่วยเหลือเพิ่มเติมได้

4. สร้างแผนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณได้ระบุจุดคอขวดในแผนโครงการของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะปรับเปลี่ยน ระบุจุดที่คุณสามารถกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพและความซ้ำซ้อน หรือปรับสมดุลปริมาณงานให้ทั่วทั้งทีม การนำแผนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องมาใช้สามารถเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม รักษาโครงการให้อยู่ในกำหนดเวลาและงบประมาณ และเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์

วิธีการป้องกันคอขวด: 10 วิธีในการรักษาความก้าวหน้า

กำลังมองหาวิธีลดปัญหาคอขวดในการบริหารโครงการอยู่หรือไม่? ด้านล่างนี้คือ 10 กลยุทธ์ที่จะช่วยให้แผนโครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นพร้อมเครื่องมือจัดการภาระงานที่จำเป็นสำหรับการนำไปปฏิบัติจริง 👏

1. สร้างภาพแสดงกระบวนการทำงานของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการขจัดคอขวดคือการสร้างภาพของแต่ละขั้นตอนในแผนโครงการของคุณ ใช้ฟีเจอร์ClickUp Whiteboardเพื่อร่างกระบวนการทำงานของทุกโครงการ จากนั้นสมาชิกในทีมสามารถจดบันทึก ระบุจุดที่เกิดการติดขัด หรือแม้แต่ร่างกระบวนการทำงานทางเลือกใหม่

2. ทำให้เป็นอัตโนมัติ งานที่ทำซ้ำๆ

หากทีมของคุณพบว่าตัวเองทำงานด้วยประสิทธิภาพที่จำกัดอยู่เสมอ ช่วยบรรเทาภาระด้วยการทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ

ด้วยClickUp Automations คุณสามารถเลือกจาก 100+ ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน, งานประจำ, และการส่งมอบโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถมอบหมายงาน, เพิ่มความคิดเห็น, หรืออัปเดตสถานะได้โดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันปัญหาการติดขัดก่อนที่มันจะเกิดขึ้น การทำเช่นนี้สามารถช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดและทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

3. ดำเนินการวางแผนกำลังการผลิต

การวางแผนกำลังการผลิตเกี่ยวข้องกับการประมาณการความต้องการทรัพยากรเพื่อทำโครงการที่กำหนดให้เสร็จ (เช่น บุคลากร เวลา และเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ) การวางแผนกำลังการผลิตเป็นส่วนสำคัญของการจัดการการดำเนินงานที่เหมาะสม เป็นสมการระหว่างอุปทานและอุปสงค์ คำนวณว่าคุณต้องการทรัพยากรจำนวนเท่าใดและมีทรัพยากรจำนวนเท่าใดที่สามารถให้ได้

โชคดีที่มุมมอง Workload ของ ClickUpช่วยให้การวางแผนกำลังคนเป็นเรื่องง่าย โดยแสดงภาพรวมให้เห็นว่างานถูกมอบหมายให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีมมากน้อยเพียงใด จากนั้นคุณยังสามารถดูภาพรวมของขีดความสามารถของแต่ละคนเมื่อเทียบกับปริมาณงานที่พวกเขากำลังรับผิดชอบอยู่ได้อีกด้วย

4. สร้างแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของไทม์ไลน์โครงการทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุดด้วยแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการ จัดการกำหนดเวลา และระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างมุมมองแบบลำดับชั้นเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย

5. ทำความเข้าใจงานที่ต้องพึ่งพา

หนึ่งในสาเหตุหลักของปัญหาคอขวดคืองานที่ขึ้นกับงานอื่น (เช่น งานที่อาจขัดขวางหรือป้องกันไม่ให้งานอื่นเริ่มต้นได้) ด้วยฟีเจอร์การเชื่อมโยงงานใน ClickUp คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงานหรือเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย เพียงสร้างการเชื่อมโยงแบบ "ขัดขวาง" หรือ "รอการดำเนินการ" เพื่อให้ทีมของคุณเข้าใจลำดับการทำงานที่เหมาะสมที่สุดเสมอ

6. ใช้ประโยชน์จากแม่แบบการปรับปรุงกระบวนการ

การปรับปรุงกระบวนการช่วยในการกำหนดประสิทธิภาพของระบบและกระบวนการภายในองค์กรของคุณ ด้วยเทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการ คุณสามารถสร้างแผนที่สอดคล้องกันสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการของคุณได้

โชคดีที่ ClickUp มาพร้อมกับเทมเพลตหลากหลายรูปแบบ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง ปรับแต่งมุมมองของคุณหรือทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อนำแผนของคุณไปปฏิบัติได้อย่างง่ายดาย

7. แบ่งโครงการออกเป็นเป้าหมายย่อย

โครงการที่ดำเนินต่อเนื่องเป็นเวลาหลายสัปดาห์—หากไม่ใช่หลายเดือนหรือหลายปี—อาจดูน่ากลัวได้ เพื่อป้องกันไม่ให้โครงการใหญ่ล่มสลาย ควรแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ

การกำหนดเป้าหมายโครงการเป็นขั้นตอนช่วยให้แผนของคุณแบ่งออกเป็นระยะต่าง ๆ (เช่น ระยะการออกแบบ หรือระยะการพัฒนา) ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องใช้แผนภูมิเป้าหมายเพื่อให้ได้ภาพรวมระดับสูงของแต่ละระยะของโครงการของคุณ จากนั้น ใช้ฟังก์ชันสถานะที่กำหนดเองของ ClickUpเพื่อให้ทีมของคุณทราบข้อมูลล่าสุดขณะที่คุณทำงานไปสู่เป้าหมายแต่ละข้อ

8. พูดคุยโดยตรงกับสมาชิกทีม

ตามที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น บางครั้งข้อมูลอาจไม่สามารถให้ภาพที่ชัดเจนได้—นั่นคือเหตุผลที่คุณจำเป็นต้องพูดคุยกับสมาชิกในทีมโดยตรงเมื่อปรับปรุงแผนโครงการ

หากคุณต้องการป้องกันปัญหาคอขวด ให้ขอความคิดเห็นจากสมาชิกทีมเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผล (และสิ่งที่ไม่ได้ผล) ในโครงการที่ผ่านมา ภายใน ClickUp คุณสามารถจัดเซสชันระดมความคิดหรือส่งแบบสอบถามไปยังทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคุณจะสามารถเข้าใจได้ว่าปัญหาคอขวดเกิดจากขาดทรัพยากร ขาดบุคลากร หรือเพราะคุณไม่มีเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม

9. ดำเนินการติดตามเวลา

หนึ่งในเหตุผลที่โครงการล้มเหลวคือทีมประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำภารกิจให้เสร็จสิ้นต่ำเกินไป เพื่อให้แน่ใจว่าตารางเวลาของโครงการทั้งหมดถูกต้อง ให้ใช้ClickUp Time Tracking สมาชิกทีมสามารถบันทึกเวลาได้ง่ายจากอุปกรณ์ใดก็ได้ แก้ไขรายการ และเพิ่มบันทึกในบันทึกเวลาเพื่อสร้างการประมาณเวลาที่ดีขึ้นในอนาคต

10. รวมการสื่อสารของทีม

โครงการไม่ได้หลงทางเสมอไปเพราะทีมของคุณไม่ได้สื่อสารกัน แต่พวกเขาอาจหลงทางเพราะสื่อสารใน สถานที่ ที่ไม่ถูกต้อง

หากทีมของคุณต้องค้นหาอีเมล, ข้อความ, และช่องทางใน Slack เพื่อหาการอัปเดตล่าสุดของโครงการ, นั่นไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย. โชคดีที่ด้วยมุมมอง ClickUp Chat คุณสามารถรวมการสนทนาทั้งหมดไว้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณได้, ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาการติดขัดก่อนที่มันจะเกิดขึ้น.

ป้องกัน คอขวด ก่อนที่จะเกิดขึ้นด้วย ClickUp

คอขวดในการบริหารโครงการเกิดขึ้นเมื่อคุณมีงานมากเกินไปและมีทรัพยากรน้อยเกินไปที่จะจัดการกับงานนั้น ความแออัดนี้ส่งผลให้เกิดงานค้างสะสม ซึ่งทำให้แผนโครงการเกินงบประมาณหรือเกินระยะเวลาที่กำหนดไว้

โชคดีที่ ClickUp มีเครื่องมือการจัดการโครงการที่สามารถระบุจุดติดขัดและรักษาแผนของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ด้วย ClickUp คุณสามารถมอบหมายงาน, แสดงความคิดเห็น, กำหนดเป้าหมายโครงการ, และปรับแต่งมุมมองเพื่อป้องกันจุดติดขัดก่อนที่มันจะเกิดขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ, เชื่อมต่อ ClickUp กับระบบอื่น ๆ หลายร้อยระบบ, และใช้ประโยชน์จากเทมเพลตหลายพันแบบเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานตามกำหนดเวลา

เริ่มระบุจุดคอขวดได้ในทันทีเมื่อคุณลองใช้ ClickUp วันนี้ 🙌