วิธีการเรียกเก็บเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ

คุณทำโครงการเสร็จตามกำหนดเวลาและส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว นั่นคือตอนที่ทุกอย่างเริ่มแปลกไป ลูกค้าติดต่อกลับมาว่าเงื่อนไขการชำระเงินแตกต่างจากที่คาดหวังไว้

พวกเขาคาดหวังว่าภาษีมูลค่าเพิ่มจะรวมอยู่ในยอดเรียกเก็บทั้งหมดแล้ว ในขณะที่คุณคิดว่าจะต้องคิดเพิ่มจากค่าบริการที่มอบให้อยู่แล้ว ที่ปรึกษา ฟรีแลนซ์ หรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนคงเข้าใจความรู้สึกนี้ดี เพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องเสียใจ เราจึงเขียนคู่มือนี้ขึ้นมาสำหรับคุณ

ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีการเรียกเก็บเงินลูกค้า เคล็ดลับมืออาชีพ และวิธีการใช้ClickUpเพื่อทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณเป็นอัตโนมัติ

⭐️ แม่แบบแนะนำ

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ ClickUpช่วยให้คุณสร้าง จัดการ และติดตามใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย ทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น ด้วยสถานะที่กำหนดเอง ฟิลด์ต่างๆ และมุมมองที่หลากหลาย เทมเพลตนี้ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจและฟรีแลนซ์เป็นไปอย่างราบรื่น

รับเทมเพลตฟรี

คุณควรเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเมื่อใด?

ไม่มีคำตอบที่เหมาะกับทุกคน. เวลาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการของคุณและสิ่งที่คุณได้ตกลงกับลูกค้าของคุณไว้. นี่คือห้าวิธีการเรียกเก็บเงินที่พบได้บ่อย:

1. การเรียกเก็บเงินล่วงหน้า

เหมาะสำหรับ: ลูกค้าใหม่, โครงการกลยุทธ์ครั้งเดียว, หรือโครงการขนาดเล็ก (น้อยกว่า 2 สัปดาห์)

คุณส่งใบแจ้งหนี้ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น และลูกค้าจะชำระเงินล่วงหน้าทั้งหมดหรือบางส่วนก่อนที่คุณจะเริ่มงาน

2. การเรียกเก็บเงินตามหลักไมล์สโตน

เหมาะสำหรับ: โครงการที่มีขั้นตอนชัดเจน (เช่น การสร้างแบรนด์, การสร้างเว็บไซต์, การจัดทำรายงาน)

คุณกำหนดขั้นตอนของโครงการและเชื่อมโยงแต่ละขั้นตอนกับการชำระเงิน เมื่อสิ้นสุดแต่ละขั้นตอน คุณมักจะส่งใบแจ้งหนี้สำหรับบริการที่ดำเนินการ

3. การเรียกเก็บเงินหลังการเสร็จสิ้น

เหมาะสำหรับ: ลูกค้าองค์กรที่มีฝ่ายจัดซื้อ

ทันทีที่คุณทำงานเสร็จสิ้น คุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและเพิ่มวันครบกำหนด (โดยปกติคือ 15–30 วัน)

หากคุณใช้รูปแบบนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าเอกสารของคุณครบถ้วน: สัญญาที่ลงนามแล้ว, ผลงานที่ตกลงกัน, รายละเอียดการชำระเงินที่ชัดเจน, และเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะคำนึงถึงการล่าช้าในการชำระเงินเมื่อทำนายกระแสเงินสดของคุณ

4. การเรียกเก็บเงินแบบต่อเนื่อง (ค่าบริการล่วงหน้า)

เหมาะสำหรับ: บริการต่อเนื่อง (เช่น เนื้อหา, การออกแบบ, ที่ปรึกษา, การดำเนินงาน)

ลูกค้าชำระเงินจำนวนคงที่ในช่วงเวลาที่กำหนด (โดยทั่วไปเป็นรายเดือน) มักจะเป็นจำนวนชั่วโมงหรือผลงานที่กำหนดไว้

แต่การจ้างแบบค่าบริการรายเดือนจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อขอบเขตงานชัดเจนและได้รับการยอมรับจากทั้งสองฝ่ายเท่านั้น อย่าลืมระบุให้ชัดเจนว่าอะไรรวมอยู่ในงาน วิธีจัดการกับชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ และช่วงเวลาที่จะทบทวนเงื่อนไข เช่น ทุก 3 หรือ 6 เดือน

5. เวลาและวัสดุ (คิดค่าบริการเป็นรายชั่วโมง)

เหมาะที่สุดสำหรับ: งานที่ไม่มีการกำหนดกรอบเวลาแน่นอน (เช่น ที่ปรึกษา แก้ไขปัญหา โค้ช) และลูกค้าที่มีการใช้เวลาไม่แน่นอน

คุณบันทึกเวลาขณะทำงานและออกใบแจ้งหนี้เป็นประจำ (รายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน)

เพื่อความพึงพอใจของลูกค้าและสร้างความไว้วางใจ ให้แบ่งปันการอัปเดตและบันทึกเวลาเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าไม่เห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนในทันที คุณยังสามารถเสนอจำนวนชั่วโมงสูงสุดต่อสัปดาห์/เดือน เพื่อให้ลูกค้าควบคุมงบประมาณได้โดยไม่ผูกมัดตัวเองกับค่าธรรมเนียมคงที่

💡 โบนัส: ที่นี่ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpเพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงานได้โดยตรงในแต่ละงาน—ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มจับเวลาแบบเรียลไทม์หรือการป้อนเวลาด้วยตนเอง คุณยังสามารถเพิ่มบันทึก จัดหมวดหมู่รายการ และสร้างรายงานเวลาสำหรับการออกใบแจ้งหนี้หรือการติดตามภายในองค์กรได้อีกด้วย

ClickUp ยังสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมืออย่าง Harvest และ Everhour ได้ หากคุณต้องการรายงานที่ละเอียดมากขึ้นหรือเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน

สิ่งที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้ลูกค้า

เมื่อคุณทราบแล้วว่าควรใส่อะไรในใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณสามารถสร้างเทมเพลตและส่งใบแจ้งหนี้ได้เร็วขึ้น

คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีเพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นมาตรฐาน

วิธีการเรียกเก็บเงินลูกค้า (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)

หากคุณกำลังสงสัยว่าจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าครั้งแรกอย่างไร ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอนที่ 1: สรุปงานที่ต้องส่งมอบและยืนยันการเสร็จสิ้น

ก่อนที่คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าได้ตกลงแล้วว่างานเสร็จสมบูรณ์

สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือลูกค้าของคุณต้องรับทราบและให้การอนุมัติในเอกสารนี้ การรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรถือเป็นหลักฐานในกระบวนการเรียกเก็บเงินของลูกค้า

ตอนนี้ การทำสิ่งนี้ด้วยตนเองสำหรับลูกค้า 1-2 รายผ่านสเปรดชีตนั้นค่อนข้างง่าย

แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะสูญเสียการติดตามสิ่งที่ได้ส่งมอบแล้ว ได้รับการอนุมัติแล้ว และพร้อมสำหรับการเรียกเก็บเงิน

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน รวมศูนย์การทำงานโครงการ การติดตามงาน และการอนุมัติจากลูกค้าของคุณไว้ในที่เดียว เมื่อทุกงาน ใบแจ้งหนี้ และการเรียกเก็บเงินของคุณอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องทำงานแบบกระจัดกระจาย โดยต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือหลายตัวที่มีเพียงฟังก์ชันเดียว

นี่คือวิธีการใช้ ClickUp เป็นซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ของคุณ

ใช้ ClickUp Brain เพื่อร่างอีเมล รายงาน และสรุปบทสนทนาให้คุณ

ใช้ผู้ช่วย AI ในตัวของ ClickUp ที่ชื่อว่าClickUp Brain เพื่อสร้างอีเมลสรุปใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเพิ่มงานที่ต้องส่งมอบ, หลักไมล์, เงื่อนไข และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และ Brain จะร่างอีเมลให้คุณ

หากคุณต้องการขอการชำระเงินหรือติดตามเกี่ยวกับวันชำระเงิน Brain จะทำสิ่งนั้นให้คุณ คุณสามารถใช้ Brain เพื่อร่างข้อกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับธุรกิจฟรีแลนซ์ของคุณได้อีกด้วย

ยิ่งไปกว่านั้น ตลอดโครงการของคุณ Brain จะเป็นผู้ทำการวิเคราะห์อย่างหนักให้คุณเอง มีรายงานที่ละเอียดและต้องการสรุปหรือไม่? ให้ Brain ทำให้คุณได้เลย

ต้องการดึงประเด็นสำคัญจากการสนทนาใช่ไหม? Brain สามารถช่วยคุณได้เช่นกัน สรุปสั้น ๆ Brain คือผู้ช่วยเขียน AIของคุณตลอดทั้งแผนงานโครงการ

ติดตามความสำเร็จของโครงการโดยใช้กระดานคัมบัง

คุณยังต้องมีวิธีการติดตามความคืบหน้าของโครงการในรูปแบบที่มองเห็นได้ เพื่อให้คุณทราบว่ามีงานใดพร้อมสำหรับการเรียกเก็บเงินและหลีกเลี่ยงข้อพิพาทกับลูกค้า

ด้วยการใช้กระดานคัมบังของ ClickUp คุณสามารถเห็นสถานะของทุกงานที่ต้องส่งมอบได้ในทันที การทำงานแบบภาพนี้ช่วยป้องกันไม่ให้รายได้ติดค้างอยู่ในสถานะค้างคา เพราะคุณลืมออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเทมเพลตหรือเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้

ด้วยเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่สร้างไว้ล่วงหน้า คุณสามารถใส่รายละเอียดโครงการและธุรกิจของคุณได้ทันที และเรียบร้อย พร้อมส่ง

หากคุณกำลังจัดการงาน, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, และการติดตามเวลาใน ClickUp อยู่แล้ว, การรักษาการออกใบแจ้งหนี้ของคุณให้รวมอยู่ในระบบเดียวกันก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

คุณสามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของ ClickUpเพื่อรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การบันทึกเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ไปจนถึงการสร้างและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้

รับเทมเพลตฟรี

นี่คือวิธีการทำงานของเทมเพลตนี้สำหรับคุณ:

หากคุณต้องการขยายธุรกิจให้เกินกว่าการให้คำปรึกษาแบบเดี่ยว,ClickUp สำหรับทีมการเงินจะมอบการตั้งค่าที่มีโครงสร้างมากขึ้นให้คุณ. มันขยายการออกใบแจ้งหนี้ให้กลายเป็นศูนย์กลางการดำเนินงานทางการเงินที่สมบูรณ์แบบ. ตั้งแต่การติดตามงบประมาณและค่าใช้จ่ายไปจนถึงการตรวจสอบประวัติการชำระเงินของลูกค้า ทุกอย่างเกิดขึ้นภายในแพลตฟอร์มเดียวที่งานของคุณเกิดขึ้น.

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถทำให้การคำนวณในใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นอัตโนมัติได้ด้วย ฟิลด์สูตรของ ClickUp เพิ่มการคำนวณได้โดยตรงภายในงานใน ClickUp

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคำนวณยอดรวมโดยอัตโนมัติ เพิ่มภาษี ติดตามยอดค้างชำระ และคาดการณ์รายได้ระหว่างโครงการต่างๆ ตามชั่วโมงที่บันทึกไว้ คุณสมบัติการเรียกเก็บเงินเหล่านี้ช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลาและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือการชำระเงินที่พลาดไป

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนรายละเอียดลูกค้าและโครงการ

เมื่อถึงเวลาที่ต้องกรอกข้อมูลเฉพาะของลูกค้าและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ การใส่รหัสโครงการไม่ถูกต้อง วันที่ครบกำหนดไม่ครบถ้วน หรือชื่อไม่ถูกต้อง อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงินได้

ClickUp ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยการให้คุณกำหนดรายละเอียดให้เป็นมาตรฐานด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง แทนที่จะต้องพิมพ์ข้อมูลลูกค้าใหม่หรือค้นหาใบแจ้งหนี้เก่า คุณสามารถสร้างฟิลด์ที่แสดงโดยอัตโนมัติในทุกงานใบแจ้งหนี้

สำหรับหน่วยงานหรือธุรกิจที่มีการเรียกเก็บเงินแบบเป็นขั้นบันไดหรือตามการใช้งาน ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณบันทึกรายละเอียดของโครงสร้างราคาแต่ละแบบได้—ไม่ว่าจะเป็นอัตราค่าบริการรายชั่วโมง โมเดลค่าบริการแบบเหมาจ่าย หรือค่าธรรมเนียมตามโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าโครงสร้างราคาแบบใดที่ใช้กับลูกค้าแต่ละราย

จับคู่สิ่งนี้กับฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ของ ClickUp—เช่น การเชื่อมโยงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้โดยตรงกับงาน, แนบใบเสร็จหรือข้อตกลง, และทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระแล้ว/ยังไม่ชำระ—เพื่อรักษาเส้นทางการเงินที่สมบูรณ์ภายในพื้นที่ทำงานเดียวกันที่โครงการของคุณอยู่

ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้เทมเพลตประวัติการชำระเงิน ClickUpที่เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น เพื่อบันทึกและเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ รวมถึงติดตามประวัติการชำระเงินเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ ไม่เพียงแต่บันทึกธุรกรรมเท่านั้น คุณยังสามารถติดตามการชำระเงินที่พลาดหรือล่าช้า และสังเกตเห็นรูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของคุณได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน

ยิ่งคุณกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินของคุณอย่างชัดเจนมากเท่าไร ก็ยิ่งมีพื้นที่น้อยลงสำหรับการโต้แย้ง

ClickUp Docsคือที่ที่คุณจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน

สร้างเทมเพลตเงื่อนไขการชำระเงินใน ClickUp Docs ด้วยภาษาที่เป็นมาตรฐาน (เช่น Net 15, ค่าปรับล่าช้า, วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ) คัดลอกเอกสารนี้ทุกครั้งที่คุณรับลูกค้าใหม่ และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของแต่ละโครงการ และเชื่อมโยงเอกสารนี้โดยตรงกับโครงการหรือรายการเรียกเก็บเงินของลูกค้าเพื่อให้ทีมสามารถเข้าถึงได้

ส่วนที่ดีที่สุดของ Docs คือคุณได้รับความสามารถในการควบคุมเวอร์ชัน สมมติว่าลูกค้าเจรจาเรื่องรอบการชำระเงินหรือเงื่อนไขค่าปรับล่าช้า แทนที่จะอัปเดตใบแจ้งหนี้แบบสุ่ม ให้เก็บทุกเวอร์ชันไว้ใน ClickUp Docs พร้อมเวลาที่บันทึกไว้

ตัวอย่าง: ลูกค้า A ตกลงชำระเงินภายใน 15 วัน ไม่มีค่าปรับล่าช้า → จัดเก็บในเอกสาร "เงื่อนไขของลูกค้า A"

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้อง

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือใบแจ้งหนี้ของคุณถูกปฏิเสธโดยทีมการเงินของลูกค้า ทำให้คุณต้องกลับไปเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น

สำหรับการตรวจสอบร่วมกัน ให้ใช้ระบบแสดงความคิดเห็นและการมอบหมายงานของ ClickUp Docs เพื่อแท็กเพื่อนร่วมทีมหรือผู้ตรวจสอบด้านการเงิน โหมดคำแนะนำในตัวช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถเสนอการแก้ไขได้โดยไม่ทับซ้อนกับร่างของคุณ

การตรวจสอบความถูกต้องของฟิลด์ที่กำหนดเองยังช่วยได้อีกด้วย สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองที่จำเป็นต้องกรอก เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันครบกำหนด, ยอดรวม

เมื่อมีช่องว่างหายไป จะสามารถมองเห็นได้ทันทีบนงาน ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เพิ่มช่องแบบดรอปดาวน์ "ตรวจสอบแล้ว: ใช่/ไม่ใช่" เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ไม่สามารถส่งได้จนกว่าจะได้รับการทำเครื่องหมายว่าตรวจสอบแล้ว

ขั้นตอนที่ 6: ส่งผ่านอีเมลหรือเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมแล้ว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่ถูกต้องได้รับใบแจ้งหนี้ เก็บไว้ในที่ที่เหมาะสม และมีระบบในการติดตามว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการยืนยันหรือชำระเงินแล้ว

ข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการในขั้นตอนนี้:

ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับ Gmail, Outlook และผู้ให้บริการอื่น ๆ เพื่อให้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม

นอกจากนี้การเชื่อมต่อ ClickUpยังทำงานร่วมกับเครื่องมือทางการเงินของคุณ เช่น:

ขั้นตอนที่ 7: ติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือเอเจนซี่ที่ดูแลลูกค้าหลายราย การส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินด้วยตนเองนั้นทั้งเสียเวลาและเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมว่าคุณได้ติดตามกับใครไปแล้ว แจ้งเตือนครั้งสุดท้ายออกไปเมื่อไหร่ หรือใบแจ้งหนี้ใดที่ใกล้จะเกินกำหนดชำระ

ClickUp Automationsช่วยขจัดงานติดตามใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำซ้อนและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด:

นี่คือวิดีโอที่ให้คุณได้เรียนรู้เทคนิคง่าย ๆสำหรับการใช้ระบบอัตโนมัติใน ClickUp

สำหรับหน่วยงานที่ต้องจัดการใบแจ้งหนี้หลายสิบฉบับในแต่ละเดือนตัวแทนอัตโนมัติแบบกำหนดเองจะเพิ่มความสามารถในการทำงานให้กับกระบวนการทำงาน:

ขั้นตอนที่ 8: ติดตามการชำระเงินและกระแสเงินสด

สำหรับทีมการเงิน การออกใบแจ้งหนี้หมายถึงการรักษาภาพรวมที่เชื่อถือได้ของกระแสเงินสดทั่วทั้งบริษัท เมื่อคุณกำลังจัดการกับลูกค้าและโครงการหลายสิบรายการพร้อมกัน การพลาดใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเพียงฉบับเดียวอาจส่งผลกระทบต่องบประมาณและการจ่ายเงินเดือน

นั่นคือเหตุผลที่ClickUp Dashboardsกลายเป็นศูนย์กลางหลักของทีมการเงินของคุณ มันรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้ สถานะการชำระเงิน และประวัติลูกค้าไว้ในมุมมองเดียว

ทำไมทีมการเงินถึงพึ่งพาแดชบอร์ดของ ClickUp?

เคล็ดลับการเรียกเก็บเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเรียกเก็บเงินเหล่านี้ช่วยให้คุณได้รับชำระเงินเร็วขึ้นและลดการติดตามทวงถามที่อึดอัด

1. ติดตามชั่วโมงการทำงานของคุณ

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการโต้แย้งการเรียกเก็บเงินคือบันทึกเวลาที่ไม่ชัดเจน หากลูกค้าสงสัยในใบแจ้งหนี้ของคุณ การมีบันทึกเวลาที่ละเอียดของชั่วโมงที่ใช้ไปกับงานเฉพาะจะเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการแก้ไขปัญหา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทราบได้ว่าโครงการมีกำไรหรือไม่ และคุณใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้เท่าไร

ตัวอย่าง:

2. ใช้ภาษาในใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างสุภาพ

คำที่คุณเลือกในใบแจ้งหนี้สามารถส่งผลต่อความเร็วในการชำระเงินของลูกค้าได้ การใช้ถ้อยคำที่รุนแรงหรือเป็นทางการเกินไปอาจสร้างความขัดแย้ง ในขณะที่การใช้คำพูดที่สุภาพและเป็นมืออาชีพจะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและกระตุ้นให้ลูกค้าให้ความสำคัญกับการชำระเงินของคุณ

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความขอบคุณสั้น ๆ ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้เพื่อ สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้อีกด้วย

3. ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินเป็นระยะ ๆ

แม้แต่ลูกค้าที่มีการจัดการที่ดีที่สุดก็อาจพลาดกำหนดเวลาได้ และหากไม่มีการแจ้งเตือน ใบแจ้งหนี้อาจตกหล่นได้ง่าย การแจ้งเตือนที่สม่ำเสมอและเป็นระบบช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินเร็วขึ้นโดยไม่รู้สึกเหมือนกำลังรบกวน

นี่คือกรอบการเตือนความจำที่คุณสามารถตั้งค่าใน ClickUp Automations สำหรับใบแจ้งหนี้แรกและใบแจ้งหนี้ถัดไป:

4. ลดราคาการชำระเงินล่วงหน้า

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้นคือการให้รางวัลแก่พวกเขาสำหรับการกระทำเช่นนั้น การมอบส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดของคุณและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

ตัวอย่าง:

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งกับลูกค้าประจำระยะยาวที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่นและความแน่นอน แม้ว่าคุณจะต้องยอมสละรายได้บางส่วนเล็กน้อย แต่คุณจะได้รับทั้งความสบายใจและการเข้าถึงเงินสดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

บอกลาปัญหาการเรียกเก็บเงินด้วย ClickUp

การเรียกเก็บเงินไม่ควรทำให้คุณเหนื่อยล้าหรือสร้างความตึงเครียดในความสัมพันธ์กับลูกค้า ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณไม่ควรต้องคอยตามทวงใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ หรือเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือเสียเวลาไปกับตารางสเปรดชีต

ให้ ClickUp เปลี่ยนการเรียกเก็บเงินของคุณให้เป็นกระบวนการทำงานที่ไร้ความเครียด

ด้วยเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติ และแดชบอร์ดของ ClickUp คุณจะได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับกระแสเงินสดของคุณ และมั่นใจได้ว่ารายการใบแจ้งหนี้ของลูกค้าทุกฉบับมีความถูกต้อง เป็นมืออาชีพ และตรงเวลา

พร้อมที่จะทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณง่ายขึ้นหรือไม่?ลงทะเบียนกับ ClickUp ได้ฟรี