วิธีที่หน่วยงานสามารถติดตามงบประมาณโครงการได้อย่างถูกต้อง

เอเจนซี่แห่งหนึ่งเคยสร้างแบรนด์ใหม่ที่น่าทึ่งให้กับลูกค้า ทุกคนชื่นชอบ ลูกค้าตื่นเต้น ทีมฉลองกัน จากนั้นผู้อำนวยการฝ่ายการเงินได้ตรวจสอบตัวเลขและพบว่าพวกเขาขาดทุนไป $12,000 จากโปรเจกต์นี้ 📉

สิ่งนี้เกิดขึ้นที่เอเจนซี่ทุกแห่ง คุณเสนอราคาโครงการที่ 40 ชั่วโมง ทีมของคุณบันทึกเวลาทำงาน 65 ชั่วโมง และไม่รู้ทำไมไม่มีใครสังเกตเห็นจนกระทั่งถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้

ส่วนใหญ่แล้ว หน่วยงานต่าง ๆ รู้ว่าพวกเขากำลังสูญเสียเงินไปอยู่ที่ไหนสักแห่ง แต่พวกเขาก็ไม่สามารถระบุได้จนกว่าความเสียหายจะเกิดขึ้นแล้ว เมื่อคุณตระหนักได้ว่าโครงการหนึ่ง ๆ ได้เกิดปัญหาขึ้น คุณก็กำลังอธิบายให้คู่ค้าทางธุรกิจของคุณฟังว่าทำไมตัวเลขในเดือนนี้ถึงดูแย่มาก ๆ

คู่มือนี้อธิบายวิธีการที่หน่วยงานสามารถติดตามงบประมาณโครงการได้ เราจะครอบคลุมระบบติดตามเวลา สัญญาณเตือนล่วงหน้า และวิธีที่ClickUpช่วยจัดการงบประมาณโครงการและผลกำไร ​​​​​​​​​​​​​​​​ 💰

⭐ แม่แบบแนะนำ

รักษาโครงการของคุณให้ทำกำไรและรักษาสติของคุณให้สมบูรณ์ ด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการแบบตั้งงบประมาณของ ClickUp คุณจะมีอำนาจควบคุมทุกบาททุกสตางค์และเห็นวิธีที่เอเจนซี่ติดตามงบประมาณโครงการอย่างชาญฉลาด

รับเทมเพลตฟรี

ความท้าทายทั่วไปในการติดตามงบประมาณโครงการสำหรับหน่วยงาน

นี่คือจุดที่หน่วยงานมักจะเจออุปสรรคเมื่อบริหารงบประมาณโครงการ 💳

ลูกค้าหลายรายและแคมเปญที่ทับซ้อนกัน

ทีมของคุณกำลังดำเนินแคมเปญห้าแคมเปญให้กับลูกค้าสามรายที่แตกต่างกัน ทั้งหมดเกิดขึ้นพร้อมกัน

นักออกแบบ A ทำงานให้กับลูกค้า X ในช่วงเช้า และลูกค้า Y หลังจากรับประทานอาหารกลางวัน นักเขียน B แบ่งเวลาในสัปดาห์ระหว่างสองโปรเจกต์ แล้วใครกันที่กำลังติดตามว่าชั่วโมงเหล่านั้นถูกใช้ไปกับอะไรจริง ๆ?

เมื่อแคมเปญซ้อนทับกัน มันง่ายที่จะสูญเสียการติดตามว่าใครกำลังทำอะไรและที่ไหน หนึ่งชั่วโมงที่วางผิดที่นี่ อีกที่หนึ่ง และทันใดนั้นกำไรของคุณก็หายไป

ความยากลำบากในการเชื่อมโยงงานกับค่าใช้จ่าย

คุณรู้ว่านักพัฒนาของคุณบันทึกเวลาทำงาน 40 ชั่วโมงในเดือนนี้ แต่คุณแน่ใจหรือไม่ว่าควรแบ่งเวลาเหล่านั้นให้กับลูกค้าหรือโครงการใดบ้าง หรือควรแบ่งสัดส่วนอย่างไร? หากไม่มีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างงานที่ทำกับงบประมาณที่ถูกใช้ไป คุณก็เหมือนกำลังบินโดยไม่มีแผนที่

นี่คือจุดที่การจัดการโครงการของเอเจนซี่ล้มเหลวสำหรับทีมส่วนใหญ่ โชคดีที่ต้องอธิบายค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณให้ลูกค้าฟังเมื่อคุณไม่สามารถแสดงให้พวกเขาเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเงินของพวกเขาไปไหน 😶‍🌫️

ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดและการขยายขอบเขตงาน

ลูกค้าขอแค่ 'เปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพียงอย่างเดียว' แล้วก็อีกอย่างหนึ่ง ก่อนที่คุณจะรู้ตัว ทีมของคุณก็ใช้เวลาเพิ่มอีก 15 ชั่วโมงในการแก้ไขที่ไม่มีใครคาดคิดว่าจะต้องทำ

ในขณะเดียวกัน ใบอนุญาตภาพถ่ายสต็อกที่คุณคิดว่าราคา 50 ดอลลาร์ กลับกลายเป็นใบอนุญาตแบบขยายที่ราคา 250 ดอลลาร์ ความประหลาดใจเหล่านี้สะสมขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่เอเจนซี่ส่วนใหญ่จะสังเกตเห็นก็ต่อเมื่อสายเกินไปที่จะแก้ไขแล้ว

การมองเห็นที่จำกัดในการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์

ส่วนใหญ่แล้ว หน่วยงานจะตรวจสอบงบประมาณของพวกเขาทุกสัปดาห์ หากทำเช่นนั้น เมื่อคุณตระหนักว่าโครงการเกินงบประมาณไปถึง 80% คุณก็ได้ผ่านจุดที่คุณสามารถทำอะไรได้เกี่ยวกับมันไปแล้ว

คุณจำเป็นต้องรู้วันนี้—ไม่ใช่จันทร์หน้า—ว่าแคมเปญของลูกค้า Z กำลังมีแนวโน้มที่จะขาดทุนหากไม่มีซอฟต์แวร์บัญชีโครงการที่เหมาะสม คุณจะเห็นแต่ตัวเลขของเมื่อวานเสมอ

การรายงานทางการเงินที่ไม่สอดคล้องกันสำหรับลูกค้าและผู้บริหาร

ผู้จัดการบัญชีของคุณทุกคนติดตามงบประมาณแตกต่างกัน. คนหนึ่งใช้สเปรดชีต, อีกคนพึ่งความจำ, และคนที่สามมีระบบซับซ้อนที่ไม่มีใครเข้าใจ.

เมื่อลูกค้าขออัปเดต คุณต้องรีบรวบรวมตัวเลขจากสี่แหล่งที่แตกต่างกัน โดยหวังว่าทุกอย่างจะตรงกันวิธีการจัดการต้นทุนโครงการที่ไม่สอดคล้องกันนี้ทำให้ทุกคนรู้สึกหงุดหงิดและสับสน

กลยุทธ์ในการติดตามงบประมาณโครงการ

งบประมาณมีวิธีแอบหายไปอย่างน่าประหลาด ก่อนที่โครงการจะเสร็จครึ่งหนึ่งด้วยซ้ำ มาแก้ไขปัญหานี้กันเถอะ ⚒️

นี่คือวิธีการที่ชาญฉลาดไม่กี่วิธีในการควบคุมงบประมาณโครงการของคุณให้อยู่ในเกณฑ์ดี โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอเจนซีสร้างสรรค์ของ ClickUp ร่วมกับโซลูชันการจัดการโครงการทางการเงินของ ClickUp

กำหนดและติดตามเป้าหมายงบประมาณที่ชัดเจนต่อโครงการ

หน่วยงานที่ทำกำไรได้มากที่สุดจะออกแบบระบบเตือนภัยล่วงหน้าไว้ในทุกดอลลาร์ที่พวกเขาจัดสรร. แยกตัวเลข $10,000 ออกเป็นงานที่มีการป้องกันพร้อมจุดตัดสินใจที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า ซึ่งบังคับให้คุณต้องปรับเปลี่ยนเส้นทางก่อนที่กำไรจะหายไป.

เมื่อใดก็ตามที่หมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งถึง 80% คุณมีทางเลือกที่ชัดเจนสามทาง: รับภาระส่วนเกิน, ลดขอบเขตในส่วนอื่น, หรือเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับคำสั่งเปลี่ยนแปลง. กุญแจสำคัญคือการตัดสินใจในขณะที่ยังมีพื้นที่เหลือ 20% ไม่ใช่เมื่อคุณเกินแล้ว.

ในการทำเช่นนี้ ให้แน่ใจว่าคุณบันทึกค่าใช้จ่ายในแต่ละงาน คุณสามารถทำได้โดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp โดยใช้ประเภทฟิลด์ที่กำหนดเองแบบ Money หรือ Formula เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายของโครงการในรายละเอียดตามที่คุณต้องการภายในงานของ ClickUp

เมื่อทีมของคุณบันทึกเวลาหรืออัปเดตค่าใช้จ่าย ข้อมูลในช่องนั้นจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณจึงทราบได้ตลอดเวลาว่าใกล้จะบรรลุเป้าหมายทางการเงินมากเพียงใด โดยไม่ต้องขอรายงานด้วยตนเองหรือรอฝ่ายการเงินมาอัปเดตข้อมูล

รับเทมเพลตฟรี

เพื่อทำให้การวางแผนเป็นไปอย่างราบรื่นลองใช้เทมเพลตการจัดการโครงการตามงบประมาณของ ClickUp ให้คุณมีฟิลด์พร้อมใช้งาน เช่น งบประมาณโครงการ, งบประมาณคงเหลือ, และ ค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ เพื่อให้คุณสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าคุณได้วางแผนไว้เท่าไหร่ และคุณได้ใช้จ่ายไปเท่าไหร่แล้ว

คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองต่างๆ ได้—มุมมองงบประมาณ สำหรับภาพรวมค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน, มุมมองกำหนดการโครงการ เพื่อติดตามกำหนดเวลา, และ ระยะของโครงการ เพื่อดูว่าขั้นตอนใดใช้ทรัพยากรมากที่สุด.เทมเพลตงบประมาณโครงการนี้ให้คุณมีที่เดียวที่ชัดเจนในการติดตามการใช้จ่าย, ตรวจพบการใช้จ่ายเกินงบตั้งแต่เนิ่นๆ, และตัดสินใจเพื่อให้ทีมและผลกำไรของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง.

ติดตามเวลาเพื่อจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

งบประมาณการดำเนินงานที่ดีต้องมีสองชั้นของการมองเห็น: วิธีที่ทีมของคุณใช้เวลา และค่าใช้จ่ายของแต่ละงาน

การติดตามเวลาให้ข้อมูลเชิงวินิจฉัยแก่คุณเพื่อตรวจจับรูปแบบเหล่านี้ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อคุณบันทึกชั่วโมงการทำงานในระดับงาน คุณสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่คุณประมาณการไว้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ช่องว่างนั้นบอกคุณได้ทุกอย่าง:

คุณไม่สามารถแก้ไขสิ่งที่คุณมองไม่เห็น

การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpฝังการบันทึกเวลาไว้ในแต่ละงานโดยตรง นักออกแบบของคุณสามารถคลิกเริ่มเมื่อเปิด Figma และหยุดเมื่อสลับไปยังโปรเจกต์อื่น

เมื่อสิ้นสัปดาห์ คุณพบว่ามีเวลาบันทึกไว้บนกราฟิกโซเชียล 12 ชั่วโมง ซึ่งคุณตั้งงบประมาณไว้เพียง 6 ชั่วโมง นั่นคือสัญญาณให้คุณตัดสินใจว่าจะปฏิเสธการแก้ไขเพิ่มเติม จัดสรรเวลาจากงานอื่น หรือแจ้งค่าใช้จ่ายส่วนเกินเพื่อขอเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ ยิ่งคุณพบปัญหานี้เร็วเท่าไร การพูดคุยก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

แต่ข้อมูลงานรายบุคคลไม่ได้บอกเล่าเรื่องราวทั้งหมด คุณจำเป็นต้องมองภาพรวมและดูว่าใครกำลังจมน้ำและใครกำลังล่องลอยไปเรื่อยๆ (ใช่แล้วเรากำลังพูดถึงการจัดสรรทรัพยากร!)

มุมมองภาระงานของ ClickUpแสดงความสามารถของสมาชิกแต่ละคนในทีมในทุกโครงการที่กำลังดำเนินการ

คุณจะเห็นได้ทันทีว่าดีไซเนอร์ A มีงานล้นมือในแคมเปญ A ในขณะที่ดีไซเนอร์ B ยังมีพื้นที่ในการรับกราฟิกของแคมเปญ B ที่คุณกำลังล่าช้าอยู่ ย้ายงานก่อนที่เส้นตายจะบีบคั้น แล้วคุณจะหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายจากความตื่นตระหนก—ค่าเร่งงาน, ค่าทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์, หรือการส่งงานที่ไม่ได้คุณภาพเพราะคุณไม่มีเวลาเพียงพอ

รวมข้อมูลงบประมาณไว้ในแดชบอร์ด

คุณกำลังอยู่ในสายกับลูกค้าเมื่อพวกเขาถามว่าคุณเหลืองบประมาณ $15,000 ของพวกเขาอยู่เท่าไหร่ คุณพยายามค้นหาผ่านแท็บเบราว์เซอร์สามแท็บ แต่พอคุณรวบรวมคำตอบได้ คุณก็สูญเสียความน่าเชื่อถือและเสียเวลาไปแปดนาทีที่สามารถนำไปใช้แก้ปัญหาจริงได้

การแตกแยกนี้ไม่ได้หายไปเมื่อคุณขยายขนาด แต่มันจะทวีคูณขึ้น 🙃

แดชบอร์ด ClickUpทำหน้าที่เป็นศูนย์บัญชาการทางการเงินของคุณ

คุณกำลังเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในตอนนี้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถแทรกแซงได้ขณะที่การแทรกแซงยังมีความสำคัญอยู่

การมองเห็นนี้ทำให้คุณมีสามทางเลือกทันที: หยุดงานที่ไม่จำเป็นชั่วคราว, เรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับขอบเขตที่ขยายออกไป, หรือรับภาระค่าใช้จ่ายส่วนเกินและบันทึกช่องว่างไว้สำหรับการกำหนดราคาในอนาคต

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือรายงานเพื่อกำหนดเวลาการรายงานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเพิ่มAI Cardsเพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกและแนวโน้มโดยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายและใบแจ้งหนี้

ช่างวิดีโอของคุณส่งใบแจ้งหนี้มา ผู้ผลิตของคุณส่งต่อไปยังฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินถามว่าใบแจ้งหนี้นี้เกี่ยวข้องกับแคมเปญใด ผู้ผลิตของคุณค้นหาในอีเมลและตอบกลับด้วยรหัสโครงการ ฝ่ายการเงินป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงใน QuickBooks แต่บันทึกจำนวนเงินผิด

ขณะนี้งบประมาณของแคมเปญ B ของคุณแสดงเงินผี และคุณกำลังตัดสินใจเกี่ยวกับทรัพยากรโดยอิงจากตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง

การแก้ไขเริ่มต้นด้วยการรวมศูนย์การส่งและอนุมัติค่าใช้จ่ายในที่เดียว

สร้างแบบฟอร์ม ClickUpที่สมาชิกทีมโครงการสามารถส่งค่าใช้จ่ายพร้อมข้อมูลที่จำเป็น ได้แก่ จำนวนเงิน, ผู้ขาย, ชื่อแคมเปญ, อัปโหลดใบเสร็จ, และหมวดหมู่ แต่ละการส่งจะกลายเป็นงานที่มีบริบททั้งหมดที่หัวหน้าฝ่ายการเงินของคุณต้องการ

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้การผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ QuickBooksเพื่อซิงโครไนซ์ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ บริการ และใบแจ้งหนี้ระหว่างทั้งสองแอปได้

กำหนดขั้นตอนการทำงานของคุณเพียงครั้งเดียวในClickUp for Agencies จากนั้นปล่อยให้ระบบจัดการการส่งงานและการคำนวณต่าง ๆ ในขณะที่ทีมของคุณทำงานให้กับลูกค้า

ดำเนินการวิเคราะห์งบประมาณหลังโครงการ

คุณปิดการขายรีแบรนด์มูลค่า 15,000 ดอลลาร์ โดยมีกำไรขั้นต้น 9% ในขณะที่คาดการณ์ไว้ที่ 28% งานออกแบบใช้เวลามากกว่าที่ประเมินไว้ถึง 40% แต่สามสัปดาห์ต่อมา ไม่มีใครจำได้ว่าทำไม

หน่วยงานที่มีอัตรากำไร 25-30% อย่างสม่ำเสมอจะปฏิบัติต่อทุกโครงการเสมือนเป็นการวินิจฉัย

พวกเขาถามว่า: เราประมาณการอะไรไว้? อะไรที่เกิดขึ้นจริง? ทำไมถึงมีความแตกต่าง? พวกเขาติดตามความแม่นยำของการประมาณการตามขั้นตอน ความเร็วในการปรับปรุง การล่าช้าในการอนุมัติ และปัจจัยที่กระตุ้นการเปลี่ยนแปลงขอบเขต

หลังจากทำโปรเจกต์ไปแล้ว 10-15 โครงการ รูปแบบต่างๆ ก็เริ่มปรากฏขึ้น: ลูกค้าองค์กรจะเพิ่มระยะเวลาทำงานอีก 18% การอนุมัติจากคณะกรรมการต้องแก้ไขเพิ่มอีก 25% และบรีฟที่ไม่ชัดเจนทำให้งบประมาณบานปลาย

ClickUp Brain ผู้ช่วย AIที่ผสานรวมอยู่ในซอฟต์แวร์สำหรับเอเจนซี่การตลาด ทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและสามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที เนื่องจากมันทำงานอยู่ในที่เดียวกับงานของคุณ คุณสามารถขอสรุปการใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ ค้นหาจุดที่ค่าใช้จ่ายเกินหรือต่ำกว่าที่ตั้งไว้ และเน้นงานที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อผลลัพธ์ทางการเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย

แนวทางนี้แสดงให้เห็นว่าหน่วยงานสามารถติดตามงบประมาณโครงการได้อย่างไรในขณะที่เปลี่ยนแต่ละโครงการให้กลายเป็นโอกาสในการเรียนรู้เพื่อการวางแผนที่ชาญฉลาดขึ้น

จัดให้มีการทบทวนและปรับงบประมาณเป็นประจำ

การทบทวนงบประมาณจะนำไปสู่การตัดสินใจที่แท้จริงหรือกลายเป็นเพียงการประชุมวันศุกร์ที่ทุกคนพยักหน้า บอกว่า 'ดูดี' แล้วกลับไปแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ความแตกต่างอยู่ที่ว่าคุณกำลังทบทวนตัวชี้วัดที่ถูกต้องหรือไม่ และตัวชี้วัดเหล่านั้นกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการจริงหรือไม่

สร้างจังหวะการทบทวนของคุณให้สอดคล้องกับสองจังหวะหลัก: การตรวจสอบการดำเนินงานรายสัปดาห์ (เพื่อให้คุณตรวจสอบตัวเลขอย่างตรงไปตรงมา) และการประเมินตามเป้าหมายสำคัญ (เพื่อจับสัญญาณการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะกลายเป็นวิกฤต)

ร่วมกัน พวกเขาสร้างระบบที่ปัญหาปรากฏขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ จนคุณสามารถทำอะไรที่มีประโยชน์กับข้อมูลได้จริงๆ

ทำให้การทบทวนเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทำงานในเอเจนซี่การตลาดของคุณ รวบรวมผู้จัดการโครงการ, ผู้นำด้านการเงิน, และผู้จัดการบัญชีของคุณมาประชุมกัน 15 นาทีทุกสัปดาห์ แต่ละคนนำส่วนของงานที่รับผิดชอบมาด้วย

เมื่อแคมเปญถึง 50% ของระยะเวลาที่กำหนด นั่นคือจุดตรวจสอบของคุณเพื่อประเมินว่าครึ่งหลังจะยังคงอยู่ในงบประมาณหรือจะเกินงบ เมื่อโครงการใดใช้เงินไปแล้ว 70% ของงบประมาณที่จัดสรรไว้ ให้ทำการตรวจสอบโดยอัตโนมัติทันทีโดยไม่คำนึงถึงว่าคุณอยู่ในช่วงใดของปฏิทิน

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUpสำหรับทีมหรือตัวคุณเองเพื่อทบทวนงบประมาณตามจุดสำคัญหรือช่วงเวลาประจำสัปดาห์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งการแจ้งเตือนทุกวันศุกร์เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายของแต่ละแคมเปญกับงบประมาณที่คาดการณ์ไว้ เมื่อการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น ทีมของคุณสามารถอัปเดตค่าใช้จ่าย ทบทวนความคืบหน้าของงาน และทำการปรับเปลี่ยนได้ทันที

สื่อสารสถานะงบประมาณให้ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ

การสนทนาเรื่องงบประมาณที่แย่ที่สุดมักเกิดขึ้นเมื่อโครงการสิ้นสุดลง ขณะที่คุณกำลังอธิบายเรื่องค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณซึ่งลูกค้าไม่เคยคาดคิดมาก่อน พวกเขาคิดว่าทุกอย่างเรียบร้อยดีเพราะไม่มีใครบอกพวกเขาว่าไม่ใช่อย่างนั้น

หน่วยงานที่หลีกเลี่ยงปัญหานี้จะถือว่าการสื่อสารงบประมาณเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ เมื่อลูกค้าของคุณเห็นว่าพวกเขาใช้เงินงบประมาณสื่อไปแล้ว 65% ในช่วงกลางของแคมเปญ คุณสามารถร่วมมือกันหาทางแก้ไขได้ เช่น เปลี่ยนงบประมาณไปยังช่องทางที่มีประสิทธิภาพดีกว่า ขยายระยะเวลาแคมเปญ หรือเพิ่มงบประมาณสำหรับกลยุทธ์ที่กำลังได้ผล

ส่งภาพรวมงบประมาณโดยย่อทุกสองสัปดาห์สำหรับแคมเปญระยะยาว ตอบสามคำถาม: ตอนนี้เราอยู่ในสถานะใด? อะไรเป็นปัจจัยที่ขับเคลื่อนการใช้จ่าย? เราต้องตัดสินใจร่วมกันในเรื่องใดบ้าง?

ClickUp Chatทำให้การแชร์การอัปเดตงบประมาณเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างช่องทางเฉพาะสำหรับลูกค้าหรือแคมเปญแต่ละราย โพสต์การอัปเดตสถานะงบประมาณ และแนบเอกสารหรืองานที่เกี่ยวข้องได้

ตัวอย่างเช่น หลังจากตรวจสอบงบประมาณประจำสัปดาห์เสร็จสิ้น คุณสามารถส่งสรุปอย่างรวดเร็วให้กับลูกค้าพร้อมแผนภูมิที่แสดงงบประมาณที่เหลือและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถถามคำถามหรือให้การอนุมัติได้โดยตรงในแชท ทำให้การสนทนาและบริบททางการเงินอยู่ในที่เดียว

ดาเนียน่า มิลีวา แบ่งปันความคิดของเธอเกี่ยวกับการใช้ ClickUp ที่ Pontica Solutions:

ด้วย ClickUp เราได้ก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าวเหนือคู่แข่งด้วยการสร้างแดชบอร์ดที่ลูกค้าของเราสามารถเข้าถึงและติดตามประสิทธิภาพ การเข้าพัก และโครงการต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถรู้สึกเชื่อมโยงกับทีมของตนได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาอยู่ในประเทศที่แตกต่างกัน และบางครั้งอาจอยู่ในทวีปที่ต่างกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารงบประมาณสำหรับหน่วยงาน

การเข้าใจว่าหน่วยงานสามารถติดตามงบประมาณโครงการได้อย่างไรนั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การสร้างวินัยในการดำเนินงานที่ช่วยปกป้องกำไรของคุณอย่างแท้จริงนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง 👀

ลองใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อสนับสนุนความพยายามของคุณ

สร้างงบประมาณที่ยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับความเป็นจริง

งบประมาณแบบคงที่พังทลายทันทีเมื่อลูกค้าเปลี่ยนกลยุทธ์หรือช่องทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า

เงินสำรองฉุกเฉินของคุณควรอยู่ระหว่าง 10-15% ของงบประมาณโครงการทั้งหมด ซึ่งจะทำให้คุณมีพื้นที่หายใจเมื่อขอบเขตงานขยายออกไป ระยะเวลาในการทำงานยืดออกไป หรือความซับซ้อนเกินคาด หากไม่มีเงินสำรองนี้ ทุกการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดจะบังคับให้คุณต้องเสียกำไรหรือมีการสนทนาที่ไม่สบายใจกับลูกค้าเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

โครงสร้างนี้ช่วยให้คุณจัดสรรใหม่ได้กลางทาง เมื่อเนื้อหาแบบออร์แกนิกประสบความสำเร็จอย่างมากและโฆษณาแบบชำระเงินมีประสิทธิภาพต่ำกว่าที่คาด คุณสามารถเปลี่ยนงบประมาณสื่อเหล่านั้นไปสู่การผลิตเนื้อหาเพิ่มเติมได้ก่อนที่แคมเปญจะสิ้นสุด

มอบหมายความรับผิดชอบด้านงบประมาณอย่างชัดเจน

ทุกดอลลาร์ต้องมีชื่อติดอยู่ด้วย

ให้ผู้จัดการโครงการหนึ่งคนรับผิดชอบภาพรวมทางการเงินทั้งหมดของแคมเปญ—การติดตาม, การอนุมัติ, การรายงานความแตกต่าง, ทั้งหมดนั้น พวกเขาจะเป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียวของคุณ แต่การรับผิดชอบจะกระจายลงมาจากจุดนั้น ผู้นำด้านสร้างสรรค์ของคุณต้องมีอำนาจในการใช้จ่ายเพื่อที่การซื้อภาพสต็อกจะไม่ใช้เวลาสองวันในการดำเนินการ

ผู้จัดการบัญชีของคุณมีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน:

การตรวจสอบความรับผิดชอบของงบประมาณรายสัปดาห์บังคับให้แต่ละคนเปิดเผยปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น เมื่อทุกคนดูแลส่วนของงบประมาณของตนเอง ปัญหาจะถูกพบเจอในขณะที่ยังสามารถแก้ไขได้

เปิดใช้งานการรายงานลูกค้าแบบโปร่งใส

ลูกค้าที่กลายเป็นพันธมิตรระยะยาวคือผู้ที่ไม่เคยรู้สึกถูกปิดบังด้วยข่าวเรื่องงบประมาณ พวกเขาเห็นเรื่องราวทางการเงินที่เปิดเผยตลอดโครงการ ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีการปรับเปลี่ยน พวกเขาจะเป็นส่วนหนึ่งของทางออก

แดชบอร์ดงบประมาณแบบเรียลไทม์ช่วยให้ลูกค้าสามารถมองเห็นข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ พวกเขาสามารถติดตามการใช้จ่ายได้โดยไม่ต้องรอให้คุณรวบรวมรายงานหรือนัดหมายการประชุม

จับคู่การเข้าถึงนั้นกับภาพรวมรายปักษ์ที่สรุปความซับซ้อนให้เหลือเพียงสามคำถามที่ลูกค้าให้ความสำคัญจริง ๆ ได้แก่ เราอยู่ในจุดไหนตอนนี้ อะไรคือปัจจัยที่ขับเคลื่อนการใช้จ่าย และเราควรตัดสินใจร่วมกันอย่างไรในสัปดาห์ข้างหน้า

คาดการณ์ค่าใช้จ่ายโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

การคาดการณ์ค่าใช้จ่ายหมายถึงการหยุดวงจรของความประหลาดใจที่มีค่าใช้จ่ายสูง คุณกำลังมองหาสัญญาณที่ส่งเสียงดังว่า 'โครงการนี้กำลังจะกินกำไรของคุณ' ก่อนที่คุณจะจมลึกเกินไปที่จะแก้ไขได้

หน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในเรื่องนี้ทราบดีว่าปัญหาด้านงบประมาณส่วนใหญ่เกิดขึ้นตามรูปแบบที่สามารถคาดการณ์ได้ และรูปแบบเหล่านั้นจะทิ้งร่องรอยไว้ให้คุณติดตามได้

AI สามารถประมวลผลข้อมูลโครงการในอดีตของคุณเพื่อค้นหาความสัมพันธ์ที่คุณอาจมองข้ามไปหากทำด้วยตนเอง

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ใช้ ClickUp Brain เพื่อทำนายรูปแบบค่าใช้จ่าย. มันวิเคราะห์ประวัติของคุณและแจ้งเตือนแคมเปญที่กำลังดำเนินการอยู่ซึ่งมีสัญญาณเตือนล่วงหน้าภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ.

✅ ลองใช้ข้อความนี้: เปรียบเทียบโครงการที่กำลังดำเนินการของฉันกับข้อมูลในอดีต และระบุว่าโครงการใดที่ใช้เงินงบประมาณเร็วกว่าการส่งมอบงานที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ แสดงให้ฉันเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการที่ผ่านมาซึ่งมีรูปแบบคล้ายกันด้วย

เมื่อคุณรู้จักรูปแบบของคุณแล้ว การตั้งราคาจะกลายเป็นหลักฐานเชิงประจักษ์ การรีแบรนด์มูลค่า $18,000 จะแบ่งเป็น $18,000 สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจคนเดียว และ $23,500 สำหรับบัญชีที่ขับเคลื่อนโดยคณะกรรมการ

ระบบ AI ยังติดตามความเร็วแบบเรียลไทม์ในโครงการปัจจุบันด้วย—เมื่อคุณดำเนินการไปแล้วสองสัปดาห์ ใช้จ่ายงบประมาณไปแล้ว 55% แต่เสร็จสิ้นงานที่ส่งมอบได้เพียง 30% ระบบจะแจ้งเตือนว่าช่องว่างนี้ตรงกับรูปแบบที่เคยเกิดขึ้นก่อนการเกินงบประมาณในครั้งก่อนๆ

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ตัวแทน AI ใน ClickUpสามารถเป็นระบบเตือนภัยล่วงหน้าตลอด 24/7 ของคุณได้!ใช้ตัวแทนที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อส่งการอัปเดตโครงการรายวัน/รายสัปดาห์ในช่องแชทที่เกี่ยวข้องและตั้งค่าตัวแทนแบบกำหนดเองโดยใช้เครื่องมือสร้างแบบไม่ต้องเขียนโค้ดของเราเพื่อเตือนคุณเมื่อมีการละเมิดขีดจำกัดงบประมาณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อติดตามงบประมาณโครงการ

การควบคุมต้นทุนในการบริหารโครงการจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ค่อยๆ แทรกซึมเข้ามา มาดูข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่อาจทำให้งบประมาณหลุดออกจากแผนกัน 👇

วางแผนงบประมาณให้ดีขึ้นด้วย ClickUp

ทุกหน่วยงานมีโครงการหนึ่งโครงการที่ดูราบรื่นบนผิวเผินจนกระทั่งใบแจ้งหนี้สุดท้ายมาถึง ตัวเลขเล่าเรื่องราวที่แตกต่างออกไป และคุณก็สงสัยว่าอะไรที่ทำให้สิ่งต่าง ๆ ลื่นไหลไป

การรักษาผลกำไรหมายถึงการเชื่อมโยงกับงบประมาณ เวลา และผลงานของทีมคุณ เมื่อคุณเห็นการเคลื่อนไหวของเงินแล้ว คุณสามารถนำทางทุกโครงการได้อย่างมั่นใจ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp ทำให้ส่วนนั้นเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถติดตามเป้าหมายงบประมาณ ดูแลค่าใช้จ่าย คาดการณ์ค่าใช้จ่ายด้วย AI และสร้างรายงานที่แสดงความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ ผลลัพธ์คือภาพรวมทางการเงินที่ชัดเจนสำหรับทุกโครงการและลดความประหลาดใจในช่วงสิ้นเดือน

ดังนั้นไปข้างหน้าเลย ให้โครงสร้างงบประมาณของคุณสมควรได้รับมันสมัครใช้ ClickUpวันนี้! 📝

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

หน่วยงานสามารถติดตามงบประมาณของลูกค้าหลายรายได้โดยการจัดทำงบประมาณแยกสำหรับแต่ละโครงการ และตรวจสอบการใช้จ่ายจริงเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้ การใช้เครื่องมือแบบศูนย์กลาง เช่น ClickUp สำหรับการจัดการต้นทุนและทรัพยากร ช่วยให้เห็นทุกอย่างในที่เดียวโดยไม่เกิดความสับสน

เครื่องมือเช่น ClickUp, Microsoft Excel หรือเครื่องมือจัดการโครงการเฉพาะทางอื่น ๆ สามารถแจ้งเตือนทีมโครงการเมื่อการใช้จ่ายใกล้ถึงขีดจำกัด ให้คุณปรับการจัดสรร และให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์

ใช่. ClickUp ให้เอเจนซีสามารถเชื่อมโยงงบประมาณกับงานและรายการเวลาได้ ทำให้คุณสามารถเห็นได้ว่าชั่วโมงที่ทำงานมีผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายอย่างไร และทำให้โครงการอยู่ในกรอบทางการเงินได้

หน่วยงานควรตรวจสอบงบประมาณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งหรือทุกครั้งที่มีเหตุการณ์สำคัญของแต่ละโครงการ การทบทวนบ่อยครั้งช่วยในการตรวจพบการเกินงบประมาณตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับแผนตามความจำเป็น

บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในที่เดียว เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับแผนที่วางไว้เป็นประจำ อัปเดตงบประมาณเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขต และจัดทำรายงานให้ชัดเจนและอ่านง่ายสำหรับทั้งทีมและลูกค้า