การจัดสรรทรัพยากร: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับผู้จัดการโครงการ

อะไรคือสิ่งที่ต้องการเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงอย่างประสบความสำเร็จ? คน, เวลา, และเงิน? ใช่, แต่ยังมีมากกว่านั้น. การสำเร็จโครงการอย่างประสบความสำเร็จต้องการการจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกต้องให้กับงานที่เหมาะสมในเวลาที่ถูกต้องตามลำดับที่สมเหตุสมผล.

ดังนั้น จึงไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจต่างๆ เสียหายเป็นล้านดอลลาร์ทั้งในแง่ต้นทุนจริงและโอกาสที่สูญเสียไปจากความล่าช้าหรือการเกินงบประมาณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการรับประกันความสำเร็จ

การกำหนดตารางทรัพยากรคืออะไร?

การจัดสรรทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการ ซึ่งสมาชิกทีมที่มีอยู่จะถูกมอบหมายให้ทำงานเฉพาะให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วิธีการจัดสรรทรัพยากรหลักๆ มีสองวิธี: การจำกัดเวลา หรือการจำกัดทรัพยากร

การจัดสรรทรัพยากรภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลา

หากมีกำหนดเวลาโครงการที่แน่นอน คุณจะจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้งานเสร็จสิ้นภายในกำหนดนั้น ในกรณีนี้จะมีกำหนดเวลาที่แน่นอน แต่ทรัพยากรมีความยืดหยุ่น องค์กรที่ให้บริการวิชาชีพหรือหน่วยงานที่มีทรัพยากรเพิ่มเติมที่รอโครงการมักจะใช้การจัดสรรทรัพยากรที่มีข้อจำกัดด้านเวลา

นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับโครงการที่มีวันที่เปิดตัวที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนเปิดตัวในช่วงเทศกาลคริสต์มาส คุณจะมีข้อจำกัดด้านเวลาที่ต้องดำเนินการให้เสร็จภายในวันที่ 25 ธันวาคม (หรือก่อนหน้านั้น)

การจัดตารางเวลาที่มีข้อจำกัดด้านทรัพยากร

อย่างไรก็ตาม หากคุณมีทรัพยากรจำกัด คุณจะต้องวางแผนโครงการให้สอดคล้องกับการมีอยู่ของทรัพยากรและความสามารถในการรองรับ

วิธีการจัดการทรัพยากรนี้ต้องการความยืดหยุ่นในกรอบเวลา การจัดตารางงานที่มีข้อจำกัดด้านทรัพยากรมักใช้โดยบริษัทผลิตภัณฑ์หรือทีมภายในองค์กร ซึ่งคุณจะต้องจ้างสมาชิกทีมเพิ่มเติมหรือผู้รับเหมา ตัวอย่างเช่น เมื่อ ClickUp เพิ่มฟีเจอร์ AI ลงในแพลตฟอร์มของเรา เราจะกำหนดตารางโครงการโดยคำนึงถึงข้อจำกัดด้านทรัพยากรของเรา

ไม่ว่าจะทางใดก็ตาม ตารางทรัพยากรจะถูกควบคุมโดยทรัพยากรและเวลาเป็นหลัก ให้เราดูตัวอย่างของทีมผลิตเนื้อหา ทีมนี้มีนักวิเคราะห์ SEO, นักเขียน, บรรณาธิการ, นักออกแบบ, และผู้เผยแพร่ ในที่นี้ แต่ละคนจะทำงานของตนหลังจากเสร็จสิ้นงานก่อนหน้า ดังนั้น คุณจำเป็นต้องจัดตารางทรัพยากรตามลำดับเป็นสปรินต์รายสองสัปดาห์

แม้ตารางทรัพยากรที่เรียบง่ายนี้ก็ยังคงมีความท้าทายอยู่ ดังที่คุณเห็นจากแผนภูมิข้างต้น นักวิเคราะห์ SEO หรือบรรณาธิการต้องการเวลาสามวันในการทำงานให้เสร็จ ในขณะที่นักเขียนต้องการหกวันสำหรับงานของพวกเขา

ดังนั้น หากทีมนี้มีทรัพยากรที่มีทักษะแต่ละอย่างเพียงหนึ่งคน ทุกคนยกเว้นนักเขียนจะถูกใช้ประโยชน์น้อยเกินไป นี่คือปัญหาที่การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพต้องการแก้ไข

ทำไมการจัดสรรทรัพยากรจึงมีความสำคัญในการบริหารโครงการ?

ต้นทุนแรงงานสูงถึง "70% ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดขององค์กร"ตามที่สถาบันการจัดการทุนมนุษย์ (HCMI)วิจัยไว้ซึ่งหมายความว่าในขณะที่พนักงานเป็นสินทรัพย์ที่ใหญ่ที่สุดของคุณ พวกเขาก็เป็นค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดของคุณเช่นกัน ดังนั้นคุณจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากพวกเขาอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ

การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

ลองใช้ ClickUp ตอนนี้

คุณจะสังเกตว่าเราไม่ได้กล่าวว่า 'การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรบุคคลให้สูงสุด' เพราะการใช้ทักษะของบุคคลให้ดีที่สุดไม่จำเป็นต้องเท่ากับ 100% ของเวลาของพวกเขาเสมอไป ในความเป็นจริง "การวิจัยของ Gartnerแสดงให้เห็นว่าทีมที่มีการใช้บริการน้อยกว่าสามารถลดเวลาที่ใช้ในการส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจได้ถึง 30% หรือมากกว่า"

การจัดตารางทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เวลาของสมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากบุคลากรและทักษะที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่เพื่อเพิ่มผลลัพธ์สูงสุด

ส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ใช้ประโยชน์จากการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้คุณสามารถทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้

มันช่วยให้คุณสามารถมองเห็นอนาคตของโครงการได้ และวางแผนสำรองที่จำเป็นไว้ล่วงหน้าเป็นอย่างดี เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้น คุณสามารถปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนทิศทางได้ตามความจำเป็น

การให้บริการที่มีคุณภาพ

การจัดตารางโครงการไม่ใช่แค่ปฏิทินทรัพยากรเท่านั้น แต่เป็นการแสดงภาพที่โปร่งใสว่าการส่งมอบโครงการจะเป็นอย่างไร ซึ่งจะต้องประกอบด้วยงานในโครงการ ความรับผิดชอบ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน การส่งมอบงาน การทำงานร่วมกัน วงจรการให้ข้อเสนอแนะ ฯลฯ

ด้วยมุมมองที่ครอบคลุมเช่นนี้ สมาชิกทุกคนในทีมจะเข้าใจบทบาทของตนในวงจรชีวิตของโครงการอย่างชัดเจน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รับงานส่งต่อที่ครบถ้วนสมบูรณ์ และถ่ายทอดคำแนะนำที่ชัดเจนต่อไปได้ เมื่อร่วมมือกัน พวกเขาจะสามารถส่งมอบบริการที่ตรงตามมาตรฐานที่คาดหวังไว้

การประหยัดค่าใช้จ่าย

การระบุช่องว่างในแผนของคุณเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณจัดตารางทรัพยากรล่วงหน้า สิ่งนี้ให้ผู้จัดการโครงการมีเวลาและโอกาสในการจ้างล่วงหน้าหรือปรับเปลี่ยนทีมเพื่อเติมเต็มช่องว่าง

หากไม่มีตารางทรัพยากร ช่องว่างจะปรากฏขึ้นบ่อยครั้งระหว่างโครงการ ทำให้ทุกคนต้องรีบหาทางแก้ไขและนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ช่องว่างในตารางโครงการของคุณยังก่อให้เกิดปัญหาการจัดการทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และการรักษาพนักงานไว้

บทวิจารณ์และบททบทวนที่แข็งแกร่ง

การทบทวนที่ดีคือการที่คุณวัดผลลัพธ์เทียบกับแผน และตารางทรัพยากรทำหน้าที่เป็นแผนนั้น การทบทวนช่วยให้คุณเข้าใจว่ามีความล่าช้า งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน งบประมาณเกิน

ประโยชน์ของการจัดตารางทรัพยากร

เป้าหมายของทุกโครงการคือการสร้างหรือเพิ่มรายได้ การจัดสรรทรัพยากรช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการ

สำหรับสมาชิกทีม

ด้วยตารางทรัพยากรที่ชัดเจน มองเห็นได้ และโปร่งใส ทุกคนในทีมจะทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องทำอะไร ตามมาตรฐานใด และภายในเวลาใด ดังนั้น พวกเขาจึงมี:

สำหรับผู้จัดการโครงการ

ผู้นำจะบริหารโครงการ งาน ทีมงาน และผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมเพื่อมอบสิ่งต่อไปนี้:

สำหรับองค์กร

การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทีมได้อย่างเต็มที่

วิธีสร้างตารางทรัพยากร

1. กำหนดขอบเขตของโครงการและข้อกำหนดด้านทรัพยากร

ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจัดสรรทรัพยากร ให้เริ่มต้นด้วยการกำหนดขอบเขตของโครงการและทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อทำให้โครงการสำเร็จลุล่วง ในระหว่างที่คุณทำสิ่งนี้ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

เวลาที่คุณมี: คิดให้ไกลกว่าจำนวนวันทำงาน. นอกจากนี้ ให้คิดถึงวันหยุดอื่น ๆ ที่ผู้คนอาจรวมกันเพื่อเป็นวันหยุดยาวหรือกิจกรรมภายในใหญ่ที่ทีมของคุณอาจมีส่วนร่วม.

ทักษะที่ต้องการ: ระบุทักษะทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อทำโครงการให้สำเร็จ รวมถึงทักษะทางเทคนิค, ทักษะการปฏิบัติการ, และทักษะการจัดการ

ทรัพยากรที่ต้องการ: บุคคลหนึ่งอาจมีทักษะมากกว่าหนึ่งทักษะ บุคคลหลายคนอาจมีทักษะเดียวกันได้ สร้างการผสมผสานที่เหมาะสมที่สุดของสมาชิกในทีมเพื่อให้ได้ทักษะที่คุณต้องการ

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS): แบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่มีลำดับชั้นและสามารถจัดการได้ เช่น งาน

การพึ่งพา: กำหนดลำดับที่ทีมของคุณต้องทำงานให้เสร็จและวิธีที่งานหนึ่งมีผลต่อกิจกรรมที่อยู่ต้นน้ำหรือปลายน้ำ

ข้อจำกัด:กำหนดเวลาของโครงการแน่นหรือไม่? มีคนน้อยกว่าที่คุณคิดว่าจะต้องการหรือไม่? งบประมาณมีจำกัดหรือไม่? ทีมของคุณทำงานข้ามเขตเวลาที่ไม่ตรงกันหรือไม่?

ระบุอุปสรรคทุกประการที่คุณมีแนวโน้มจะพบเจอ นอกจากนี้ ประเมินความต้องการทรัพยากรภายในองค์กรของคุณเพื่อการแบ่งปันทักษะที่ดีขึ้น

ผลลัพธ์ของโครงการและตัวชี้วัดความสำเร็จ: จดบันทึกสิ่งที่คุณคาดหวังให้สมาชิกแต่ละคนในทีมส่งมอบ และวิธีการที่คุณจะวัดผลการปฏิบัติงานของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

2. เลือกเครื่องมือการจัดการทรัพยากร

องค์กรต่างๆ ได้ใช้ตารางและสเปรดชีตในการจัดตารางทรัพยากรมาเป็นเวลานาน ซึ่งเหมาะสำหรับงานที่เรียบง่ายและเป็นลำดับ เช่นที่แสดงไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม เมื่อทีมมีขนาดใหญ่ขึ้น งานมีความซับซ้อนมากขึ้น และมีความเชื่อมโยงกันมากขึ้น คุณจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางทรัพยากรที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

ทุกฟีเจอร์ที่คุณต้องการในการจัดตารางทรัพยากรเป็นส่วนหนึ่งของแอปการจัดการโครงการของ ClickUp

ClickUp ยังมีคุณสมบัติการลากและวางที่ง่ายดาย, อินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย, การแจ้งเตือน, และระบบการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้เพื่อให้การจัดตารางโครงการของคุณง่ายและมีประสิทธิภาพ.

3. สร้างงาน

เมื่อคุณเลือกเครื่องมือจัดการทรัพยากรของคุณแล้ว ให้ตั้งค่าโครงการเป็นคอลเลกชันของโครงการย่อย งานย่อย งานย่อย และรายการตรวจสอบ ด้วย ClickUp คุณมีความยืดหยุ่นอย่างเต็มที่ในการจัดการงานของคุณ

การปรับแต่ง: สร้างโครงสร้างที่ต้องการด้วยระบบอัตโนมัติ, คะแนนสปรินต์, ข้อมูลฟิลด์ที่กำหนดเอง และอื่นๆ

ลำดับชั้น: สร้างงานย่อยแบบซ้อนและจัดเรียงใหม่หรือแก้ไขเป็นกลุ่มได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดการพึ่งพาได้อีกด้วย

การจัดกลุ่ม: จัดระเบียบงานตามหมวดหมู่ สร้างสถานะที่กำหนดเอง กำหนดลำดับความสำคัญ และเพิ่มแท็ก เชื่อมโยงงาน เอกสาร และการผสานรวมต่างๆ เพื่อเปิดโอกาสให้ทุกคนในทีมเข้าถึงความรู้ได้

งานที่ทำซ้ำ: ตั้งค่าการประชุมรายสัปดาห์หรือการแจ้งเตือนรายวันเป็นงานที่ทำซ้ำเพื่อเพิ่มลงในรายการของคุณโดยอัตโนมัติ

เทมเพลต: ใช้เทมเพลตงานเพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานสำหรับงานที่ทำซ้ำได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลตความสัมพันธ์กับผู้สมัครเพื่อใช้ซ้ำทุกครั้งที่มีคนยื่นคำขอจ้างงานใหม่

เป้าหมายสำคัญ: กำหนดเป้าหมายที่แสดงถึงการเสร็จสิ้นของขั้นตอนสำคัญในโครงการของคุณ อย่าลืมใช้เวลาในการเฉลิมฉลองความสำเร็จเหล่านั้นด้วย

4. มอบหมายทรัพยากรโครงการ

มอบหมายบุคคลให้แต่ละงาน/งานย่อย ด้วยเครื่องมือจัดการทรัพยากรของ ClickUp คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลหลายคนได้ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มผู้ชม ซึ่งจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตหรือมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ

ใช้มุมมองกล่อง ClickUp เพื่อดูว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนยุ่งหรือว่างอยู่มากน้อยเพียงใด ใช้มุมมองปริมาณงานเพื่อประเมินว่าสมาชิกแต่ละคนมีงานเกินหรือต่ำกว่าความสามารถหรือไม่ เปิดการติดตามเวลาและการประมาณการเพื่อควบคุมความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. ประเมินความเป็นไปได้

เมื่อคุณได้ตั้งค่าเสร็จแล้ว ถึงเวลาตรวจสอบและให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี ใช้มุมมองมากกว่า 15แบบที่ ClickUp มีให้เพื่อทำสิ่งนี้

มุมมองปฏิทิน: ใช้มุมมองปฏิทิน (วัน, สัปดาห์, หรือเดือน)สำหรับการจัดการเวลาและเพื่อตรวจสอบว่าเป้าหมายสอดคล้องกับกำหนดเวลาของโครงการ

มุมมองแแกนต์: ใช้มุมมองแแกนต์เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ดำเนินการพร้อมกันไม่ขึ้นต่อกันและกัน ย้ายงานเหล่านี้เพื่อให้การส่งต่องานจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งเป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยเสริมการจัดการทรัพยากร ใน ClickUp คุณยังสามารถระบุเส้นทางวิกฤตและเวลาว่างเพื่อปรับกำหนดเวลาของงานบางส่วนโดยไม่กระทบต่อกำหนดเวลาที่สำคัญได้อีกด้วย

มุมมองไทม์ไลน์: มองเห็นแผนงาน ภารกิจที่เสร็จสิ้น และเหตุการณ์ในอนาคตบนไทม์ไลน์โครงการแบบเส้นตรงเพื่อค้นหาความผิดปกติ

6. เตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ

นำสินทรัพย์โครงการที่จำเป็นทั้งหมดมาไว้ในที่เดียว คุณสามารถใช้ClickUp Docsเพื่อจัดทำเอกสารโครงการได้ หากคุณมีสินทรัพย์อยู่ในเครื่องมืออื่น เช่น Figma หรือ Google Sheets ให้ฝังเข้ามาในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณด้วย ใช้ClickUp Whiteboardเพื่อระดมความคิด เปิดใช้งานความคิดเห็นเพื่อให้ทีมพูดคุยกันหรือแปลงความคิดเห็นเป็นงานได้อย่างรวดเร็ว!

7. ตรวจสอบและปรับปรุง

การจัดสรรทรัพยากรไม่ได้สิ้นสุดเมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น เมื่อทีมต่าง ๆ ทำงานเสร็จในแต่ละวัน ผู้จัดการโครงการต้องติดตามความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนหากจำเป็น ใช้ClickUp Dashboardsสำหรับการติดตามนี้

สร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณด้วยตัวชี้วัดโครงการที่สำคัญต่อคุณ เพิ่มวิดเจ็ตสำหรับสมาชิกในทีม เส้นทางสำคัญ สปรินต์ สถานะ และแง่มุมอื่นๆ ไว้ในที่เดียว

หากคุณกำลังมองหาพื้นที่ทำงานว่างเปล่าให้ใช้เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรของ ClickUp ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดายนี่คือเทมเพลตการวางแผนทรัพยากรเพิ่มเติมใน Excel และ Google Sheets เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้

6 กลยุทธ์สำหรับการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

หลังจากที่ได้พิจารณาถึงรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการบริหารโครงการ

กำหนดมาตรฐานอย่างชัดเจน

คุณถือว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์เมื่อคุณดำเนินการทุกงานและปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของลูกค้า ดังนั้น ให้ใช้ระบบการจัดตารางทรัพยากรของคุณเพื่อ:

วางแผนสำหรับเวลาและทรัพยากรเพิ่มเติม

จัดสรรทรัพยากรของคุณโดยเผื่อขอบเขตไว้สำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาการที่ไม่คาดคิด อย่าใช้ทรัพยากรบุคคลของคุณเต็ม 100% การใช้ประโยชน์อยู่ที่ 75-80% จะช่วยให้ทุกคนมีพื้นที่หายใจ

เวลาเพิ่มเติมช่วยรักษาพลังงานทางปัญญาไว้ได้ โดยเฉพาะในงานสร้างสรรค์เช่นการเขียน การออกแบบ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นโดยรวม

นอกจากนี้ อย่าจัดตารางงานจนนาทีสุดท้าย ควรเว้นเวลาไว้ 1-2 วันในช่วงท้ายเพื่อรองรับความล่าช้าที่ไม่คาดคิด หากเว็บไซต์ที่เพิ่งพัฒนาใหม่เกิดขัดข้องหรือแบนเนอร์โฆษณาของคุณมีข้อผิดพลาด เวลาที่เผื่อไว้นี้จะช่วยแก้ไขสถานการณ์ได้ทันท่วงที

วางแผนโดยคำนึงถึงสิ่งที่ต้องพึ่งพา

ทุกโครงการ ไม่ว่าจะดูเรียบง่ายเพียงใด ล้วนมีความพึ่งพาอาศัยกันในตัวเองอยู่ทั้งสิ้น วางแผนโดยคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้เพื่อป้องกันไม่ให้ใครต้องทำงานหนักเกินไป และอย่าให้สมาชิกในทีมต้องรับภาระมากเกินไปเนื่องจากความล่าช้าในช่วงท้ายของกระบวนการทำงาน

ตัวอย่างเช่น หากทีม DevOps ขนาดเล็กของคุณจำเป็นต้องผลักดันฟีเจอร์หลายร้อยรายการเข้าสู่ระบบผลิตในวันสุดท้าย คุณอาจเผชิญกับปัญหาทางเทคนิคและอารมณ์ที่ล่มสลายได้ ควรกระจายกิจกรรมเหล่านี้อย่างรอบคอบแทน

ตรวจสอบตลอดเวลา

ติดตามความคืบหน้าความสามารถของทีม และการใช้งานอย่างใกล้ชิดทุกสัปดาห์ หากไม่สามารถทำได้ทุกวัน หลีกเลี่ยงการให้ภาระงานเกินกำลังหรือใช้งานทรัพยากรน้อยเกินไป จัดสรรทรัพยากรใหม่ให้กับงานที่สำคัญหรืออุปสรรคที่ไม่คาดคิด เช่น เหตุฉุกเฉินส่วนตัวหรือการเจ็บป่วย

สื่อสารเชิงรุก

รักษาช่องทางการสื่อสารให้เปิดอยู่เสมอเพื่อส่งเสริมความร่วมมือระหว่างทีมต่างๆ แจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนทราบถึงความคืบหน้าตามความต้องการของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยี (CTO) จะต้องการการอัปเดตความคืบหน้าของโครงการทั้งหมดในระดับสูงทุกสัปดาห์

สมาชิกในทีมที่ต่ำกว่าผู้บริหารระดับ C จำเป็นต้องได้รับการอัปเดตในระดับจุลภาคเกี่ยวกับงานที่อยู่ในสายงานของตน ดำเนินการนี้ด้วยตนเองหรือจัดทำรายงานโดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ

นำโครงการไปสู่การปิดฉากอย่างมีความหมาย

เพิ่มศักยภาพทีมของคุณให้สูงสุดด้วยการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงอย่างสมบูรณ์ สมาชิกทุกคนในทีมต้องทราบหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง และช่วยเหลือซึ่งกันและกันเมื่อจำเป็น การระบุการพึ่งพาซึ่งกันและกันและความจำเป็นในการทำให้ภารกิจเสร็จสิ้นในเวลาที่กำหนดนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมีบทบาทสำคัญในการทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้

ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการจัดตารางทรัพยากรของ ClickUp เพื่อมอบเครื่องมือให้กับผู้จัดการโครงการทุกคนในการนำทีมไปในทิศทางที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเส้นชัย ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับบุคคลที่เหมาะสมหรือการรับงานเพื่อผลักดันให้สำเร็จ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำทุกอย่างได้ทั้งหมด ค้นพบวิธีเพิ่มศักยภาพของทีมคุณให้สูงสุดโดยสมัครใช้งานฟรีวันนี้