ทีมของคุณเพิ่งประชุมกัน 30 นาทีเพื่อตัดสินใจว่าจะใช้แพลตฟอร์มใดในการจัดตารางการประชุม 30 นาที ความขัดแย้งนี้ไม่มีใครไม่สังเกตเห็น
เครื่องมือการทำงานร่วมกันถูกออกแบบมาเพื่อทำให้งานง่ายขึ้น แต่ไม่รู้ทำไม คุณกลับมีแอปเจ็ดตัวที่แตกต่างกัน ซึ่งไม่มีแอปไหนคุยกันได้เลย และทีมของคุณก็พร้อมจะกลับไปใช้พิราบสื่อสารแล้ว
ไม่ใช่ว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันนั้นไม่ดี แต่การเลือกใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสมกลับทำให้ทีมของคุณกลายเป็นนักเดินทางดิจิทัลที่เร่ร่อนไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ
นี่คือสิ่งที่ทำให้เรื่องนี้ซับซ้อน: ทุกเครื่องมือต่างก็สัญญาว่าจะเป็นสิ่งที่ทีมของคุณต้องการ พวกมันล้วนมีเดโมที่ดูดี พวกมันต่างก็อ้างว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 347% และพวกมันล้วนดูสมบูรณ์แบบจนกระทั่งถึงวันที่สาม เมื่อคุณตระหนักว่าครึ่งหนึ่งของทีมคุณไม่สามารถหาวิธีแท็กใครสักคนในความคิดเห็นได้
คู่มือนี้จะอธิบายวิธีการเลือกเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่เหมาะกับความต้องการของทีมคุณ เราจะครอบคลุมถึงสิ่งที่ควรประเมิน คุณสมบัติที่สำคัญจริง ๆ และตัวเลือกยอดนิยมบางตัว (ใช่ รวมถึงClickUp ด้วย!)
เครื่องมือการทำงานร่วมกันคืออะไร?
เครื่องมือการทำงานร่วมกันคือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่องานของทีมคุณไว้ในที่เดียว ทำให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องมีการประชุมหรือการส่งอีเมลอย่างต่อเนื่อง พวกมันช่วยจัดการการมอบหมายงาน การแชร์ไฟล์ กำหนดเวลาของโครงการ และการสื่อสารของทีม ทั้งหมดนี้อยู่ในระบบเดียว
เมื่อมีใครอัปเดตสถานะงานในเวลา 21.00 น. สมาชิกทีมที่เหลือจะเห็นข้อมูลนั้นในเช้าวันถัดไปโดยไม่ต้องมีใครส่งอีเมลแจ้งอัปเดต นี่ช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างต่อเนื่องแม้สมาชิกในทีมจะทำงานคนละเวลาหรือจากสถานที่ต่างกัน
🔍 คุณรู้หรือไม่? การศึกษาด้านวิทยาศาสตร์ของทีมที่มีประสิทธิภาพสูงของ Gallupพบว่าการทำงานร่วมกันที่ดีเชื่อมโยงอย่างลึกซึ้งกับการมีส่วนร่วม: ทีมที่ผู้คนรู้จักจุดแข็งของกันและกัน ได้รับข้อเสนอแนะ รู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง และรู้สึกถึงความหมายในงานที่ทำ จะมีประสิทธิภาพสูงกว่ามากในด้านผลิตภาพ ความสามารถในการทำกำไร และการทำงานเป็นทีม
ประเภทของความร่วมมือ
ความร่วมมือมีหลายรูปแบบ และการเข้าใจแต่ละรูปแบบสามารถช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การสื่อสาร: ใช้ช่องทางเฉพาะสำหรับการอัปเดตอย่างรวดเร็ว การตัดสินใจ และการชี้แจง เพื่อให้บริบทไม่สูญหายในข้อความที่กระจัดกระจาย
- การจัดการโครงการและงาน: รวบรวมความรับผิดชอบ, กำหนดเวลา, และการติดตามสถานะไว้ในที่เดียวเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนหรือการส่งมอบงานที่พลาด
- การแชร์เอกสาร: รักษาแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นความจริง ซึ่งทีมสามารถแสดงความคิดเห็น แก้ไข และอ้างอิงไฟล์ได้โดยไม่เกิดความสับสนเกี่ยวกับเวอร์ชัน
- ระดมความคิด: จดบันทึกไอเดียดิบๆ ในพื้นที่ร่วมกัน จากนั้นเปลี่ยนไอเดียที่ดีที่สุดให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ เพื่อให้ความคิดสร้างสรรค์ถูกนำไปสู่การปฏิบัติโดยตรง
คุณเคยรู้สึกเหนื่อยกับการตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำไปซ้ำมา การประสานงานอัปเดตทีมประจำสัปดาห์ และงานสื่อสารประจำอื่นๆ หรือไม่? แล้วถ้าทุกอย่างนั้นสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วย Agents ล่ะ? ด้วยClickUp Agents คุณสามารถทำได้!
วิธีการประเมินเครื่องมือการทำงานร่วมกัน
นี่คือวิธีการเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่จะเหมาะกับทีมของคุณ
ดำเนินการโครงการจริงในช่วงทดลองใช้งาน
ลืมโปรเจกต์ตัวอย่างที่สะอาดเรียบร้อยซึ่งผู้ขายตั้งค่าไว้สำหรับการสาธิตไปได้เลย
นำโปรเจกต์ที่ยุ่งเหยิงที่สุดของคุณซึ่งมีกำหนดส่งจริง มีงานที่ต้องพึ่งพากันหลายส่วน และเต็มไปด้วยความวุ่นวายที่ทีมของคุณต้องเผชิญทุกวัน มาใส่ลงในแพลตฟอร์มนี้เครื่องมือการทำงานร่วมกันจะรับมือกับความซับซ้อนที่แท้จริงได้ หรือไม่ก็ล่มสลาย และคุณจะรู้ภายในไม่กี่วันว่าเครื่องมือที่คุณกำลังใช้อยู่เป็นแบบไหน
โปรดให้ความสนใจกับจุดเสียดทานเหล่านี้:
- ความเร็วในการเรียกคืนไฟล์: สมาชิกในทีมสามารถค้นหาเอกสารจากสองสัปดาห์ที่แล้วได้ภายใน 30 วินาทีหรือไม่ หรือพวกเขาเสียเวลาในการเลื่อนดูโฟลเดอร์ที่ไม่เป็นระเบียบ?
- ความชัดเจนของการพึ่งพาภารกิจ: แพลตฟอร์มชี้แจงอย่างชัดเจนหรือไม่ว่าภารกิจใดกำลังทำให้โครงการทั้งหมดหยุดชะงัก หรือว่ามีจุดติดขัดที่ซ่อนอยู่จนกว่าจะถึงกำหนดเวลา?
- การจัดระเบียบความคิดเห็น: ผู้คนสามารถติดตามการสนทนาที่เกิดขึ้นหลายวันโดยไม่สูญเสียบริบทได้หรือไม่?
- ประสิทธิภาพการทำงานแบบกลุ่ม: การอัปเดตงานที่คล้ายกัน 20 รายการต้องใช้การคลิกแยกกัน 20 ครั้งหรือไม่ หรือคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงหลายรายการพร้อมกันได้?
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในปี 1837 นักเปียโนชื่อดังหกคน ได้แก่ ฟรานซ์ ลิซท์, เฟรเดริก โชแปง, คาร์ล เชอร์นี, ซิกิสมอนด์ ทัลเบิร์ก, โยฮันน์ ปีเตอร์ พิกซิส และอองรี เฮิร์ซ ได้มารวมตัวกันเพื่อประพันธ์ชุดบทเพลงแปรเปลี่ยนจากธีมในโอเปร่าเรื่อง I Puritani ของเบลลินีผลงานร่วมกันชิ้นนี้รู้จักกันในชื่อHexameron ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการผสมผสานสไตล์เฉพาะตัวของแต่ละคนให้กลายเป็นหนึ่งเดียวที่กลมกลืน
ทดสอบกับสมาชิกทีมที่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีน้อยที่สุดของคุณ
ส่งมอบแพลตฟอร์มให้กับใครก็ตามในทีมของคุณที่ใช้เวลานานที่สุดในการปรับตัวกับซอฟต์แวร์ใหม่เครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมที่ทำงานได้ดีมากสำหรับผู้จัดการโครงการของคุณ แต่ทำให้ทุกคนสับสนกลายเป็นเครื่องมือที่ไม่มีใครใช้
ดูว่าผู้ใช้เหล่านี้จัดการกับสถานการณ์ในชีวิตประจำวันอย่างไรเพื่อกำหนดอัตราการยอมรับ:
- การอัปเดตงานสำหรับผู้ใช้ครั้งแรก: พวกเขาสามารถเปลี่ยนสถานะงานและเพิ่มบันทึกความคืบหน้าได้โดยไม่ต้องค้นหาปุ่มหรือเปิดเอกสารช่วยเหลือหรือไม่?
- กระบวนการแนบไฟล์: พวกเขาสามารถแนบเอกสารได้สำเร็จในครั้งแรกหรือไม่ หรือว่าระบบอัปโหลดทำให้สับสนด้วยตัวเลือกหลายอย่าง?
- การจัดการการแจ้งเตือน: พวกเขาสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าอะไรต้องการความสนใจของพวกเขา และอะไรเป็นเพียงเสียงรบกวนข้อมูล?
- การค้นหาผลงานที่เสร็จสมบูรณ์: พวกเขาสามารถค้นหางานที่เสร็จสิ้นและการตัดสินใจที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดายหรือไม่ หรือพวกเขาจะยอมแพ้และไปถามเพื่อนร่วมงานโดยตรง?
วัดสิ่งที่เปลี่ยนแปลง
ทีมของคุณใช้เวลานานแค่ไหนในการประชุมสถานะ การค้นหาไฟล์ในอีเมล หรือการหาว่าใครรับผิดชอบอะไร? ลองใช้เครื่องมือใหม่เป็นเวลาสองสัปดาห์ แล้ววัดกิจกรรมเหล่านั้นอีกครั้ง
ติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้:
- เวลาที่ใช้ในการประชุม: ชั่วโมงที่ใช้ในการประชุมสถานะ การอัปเดต หรือการประชุมเช็คอินต่อสัปดาห์
- เวลาในการทำงานให้เสร็จ: เวลาเฉลี่ยตั้งแต่ได้รับมอบหมายงานจนถึงการทำงานเสร็จสิ้น
- เวลาค้นหาไฟล์: เวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร, ทรัพย์สิน, หรืออีเมลสำหรับโครงการ
- คอขวดในกระบวนการทำงาน: ความถี่ของงานที่หยุดชะงักเนื่องจากข้อมูลหรือการอนุมัติที่ขาดหายไป
🔍 คุณรู้หรือไม่? จากการสำรวจโดย Great Place To Work พบว่าในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด/รีโมท ความร่วมมือ (การที่ผู้คนเชื่อว่าพวกเขาสามารถพึ่งพาผู้อื่นในการทำงานร่วมกันได้)ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานมากกว่าการอยู่ใกล้ชิดกันในสถานที่เดียวกัน ทีมที่มีความร่วมมือสูงมักจะทุ่มเทความพยายามเพิ่มเติมบ่อยกว่ามาก
ตรวจสอบคุณภาพการผสานรวมกับระบบที่มีอยู่
เชื่อมต่อแพลตฟอร์มกับอีเมล ปฏิทิน และพื้นที่จัดเก็บไฟล์ของคุณ จากนั้นใช้งานการผสานรวมเหล่านี้จริง ๆ เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์
การผสานรวมที่อ่อนแอหมายความว่าคุณกำลังจัดการข้อมูลในระบบคู่ขนาน ซึ่งทำลายจุดประสงค์ทั้งหมด ทดสอบสถานการณ์การผสานรวมเหล่านี้:
- การซิงค์ปฏิทินแบบสองทิศทาง: ตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงกำหนดเส้นตายสามารถไหลไปมาโดยอัตโนมัติ
- ความเกี่ยวข้องของการแจ้งเตือนทางอีเมล: ตรวจสอบว่าอีเมลแจ้งเตือนมีบริบทเพียงพอสำหรับการดำเนินการหรือไม่
- กระบวนการทำงานในการแก้ไขไฟล์: ลองเปิด แก้ไข และบันทึกเอกสารโดยตรงจากเครื่องมือการทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องดาวน์โหลดและอัปโหลดใหม่
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: เมื่อคุณต้องการไฟล์ด่วนหรือข้อมูลสำคัญClickUp's AI-powered Enterprise SearchและClickUp Brainสามารถค้นหาได้ในไม่กี่วินาทีจากงาน เอกสาร และการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกที่เชื่อมต่ออยู่
ตรวจสอบประสบการณ์การใช้งานมือถือภายใต้เงื่อนไขที่เป็นจริง
เข้าถึงงานของคุณผ่านโทรศัพท์ในระหว่างการเดินทางหรือระหว่างการประชุม และลองอนุมัติคำขอ ตรวจสอบเอกสาร หรือมอบหมายงานใหม่
เครื่องมือที่ทำงานได้อย่างสวยงามบนเดสก์ท็อปแต่แทบจะใช้งานไม่ได้บนมือถือไม่สอดคล้องกับวิธีการทำงานของทีมอีกต่อไป ประเมินความสามารถเหล่านี้:
- ความเร็วของกระบวนการอนุมัติ: คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติคำขอได้ภายในหนึ่งนาทีโดยไม่ต้องสลับหน้าจอหลายครั้งหรือไม่?
- ความสามารถในการอ่านเอกสาร: คุณสามารถอ่านและแสดงความคิดเห็นในไฟล์ได้โดยไม่ต้องซูมหรือเลื่อนหน้าจออยู่ตลอดเวลาหรือไม่?
- ฟังก์ชันการเข้าถึงแบบออฟไลน์: ฟีเจอร์ใดที่ยังคงใช้งานได้เมื่อการเชื่อมต่อของคุณหลุดในลิฟต์หรือรถไฟใต้ดิน?
📮 ClickUp Insight: ผู้จัดการ 31% ชอบใช้บอร์ดภาพ ในขณะที่คนอื่นๆ พึ่งพาแผนภูมิแกนต์ แดชบอร์ด หรือมุมมองทรัพยากร
อย่างไรก็ตาม เครื่องมือส่วนใหญ่ต้องการให้คุณเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง หากมุมมองไม่ตรงกับวิธีที่คุณคิด มันก็จะกลายเป็นอีกหนึ่งชั้นของความขัดแย้ง
ด้วย ClickUp คุณไม่จำเป็นต้องเลือกอีกต่อไป สลับระหว่างแผนภูมิแกนต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI, กระดานคัมบัง, แดชบอร์ด หรือมุมมองภาระงานได้ในคลิกเดียว และด้วยClickUp AIคุณสามารถสร้างมุมมองหรือสรุปที่ปรับแต่งตามผู้ใช้งานได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นคุณ ผู้บริหาร หรือดีไซเนอร์ของคุณ
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: CEMEX เร่งการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ได้เร็วขึ้น 15% และลดความล่าช้าในการสื่อสารจาก 24 ชั่วโมงเหลือเพียงไม่กี่วินาทีด้วย ClickUp
คุณควรจ่ายเงินเท่าไหร่สำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน?
งบประมาณของคุณควรสอดคล้องกับขนาดทีม ความซับซ้อนของโครงการ และจำนวนเวลาที่เสียไปกับการประสานงานที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งกำลังส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณในปัจจุบัน
$0-30 ต่อเดือน
ตัวเลือกฟรีและราคาประหยัดเหมาะสำหรับทีมที่มีสมาชิกไม่เกิน 10 คนและจัดการโครงการที่ไม่ซับซ้อน คุณจะได้รับรายการงานพื้นฐาน การแชร์ไฟล์ และการแชทในทีม แต่ควรคาดหวังข้อจำกัดด้านพื้นที่จัดเก็บและการปรับแต่งที่จำกัด แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ในช่วงราคานี้จะมีฟีเจอร์จำกัด เช่น การแสดงไทม์ไลน์ ระบบอัตโนมัติ หรือการเข้าถึงสำหรับผู้เยี่ยมชม
🔍 คุณรู้หรือไม่? ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง สหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และแคนาดาได้ร่วมมือกันในโครงการแมนฮัตตันเพื่อพัฒนาอาวุธปรมาณูลูกแรก ความพยายามครั้งยิ่งใหญ่นี้มีนักวิทยาศาสตร์และวิศวกรหลายพันคนทำงานร่วมกันอย่างลับๆ และเร่งด่วน
100-300 ดอลลาร์ต่อเดือน
ช่วงนี้รองรับผู้ใช้ 15-50 คนที่ต้องการการมองเห็นโครงการที่ดีขึ้น การติดตามเวลา และฟิลด์ที่กำหนดเอง
คุณจะได้รับพื้นที่จัดเก็บที่ขยายเพิ่มขึ้น, การสนับสนุนแบบเร่งด่วน, และการเชื่อมต่อกับระบบปฏิทินและระบบไฟล์ของคุณ. ทีมที่อยู่ในขั้นตอนนี้มักจะค้นพบว่าการสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ ในที่ทำงานสร้างช่องว่างในการประสานงานและแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสามารถเชื่อมช่องว่างเหล่านี้ได้โดยการทำให้สถานะของโครงการสามารถมองเห็นได้สำหรับทุกคน.
500-1,500 ดอลลาร์ต่อเดือน
ทีมที่มีจำนวน 50-200 คน ซึ่งกำลังดำเนินโครงการที่มีความเชื่อมโยงหลายด้านและมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับที่นี่ คุณจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงรายงานขั้นสูงที่แสดงการใช้ทรัพยากรและการวางแผนกำลังการผลิต
คุณสมบัติที่ใช้ AI ในการจัดการโครงการช่วยทำนายการล่าช้าโดยอิงจากรูปแบบในอดีตและแนะนำการจัดสรรงานที่เหมาะสมที่สุด ระดับนี้ให้ผลตอบแทนเมื่อการพลาดกำหนดส่งงานทำให้เกิดค่าปรับตามสัญญาหรือการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่ดีทำให้ต้องจ้างผู้รับเหมาที่มีค่าใช้จ่ายสูง
2,500+ ต่อเดือน
องค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้ใช้มากกว่า 200 คนต้องการการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยขั้นสูง ระบบเข้าสู่ระบบครั้งเดียว (SSO) และการผสานรวมกับระบบที่มีอยู่เดิมแบบกำหนดเองซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันด้านเอกสารสำหรับองค์กรในระดับนี้รวมถึงการควบคุมเวอร์ชันพร้อมประวัติการตรวจสอบโดยละเอียด การกำหนดสิทธิ์แบบละเอียด และการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตรงตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: คำนวณต้นทุนที่เกิดจากความไม่มีประสิทธิภาพในการประสานงาน หากการมองเห็นโครงการที่ไม่ชัดเจนทำให้พลาดกำหนดส่งงานซึ่งส่งผลให้การรับรู้รายได้ล่าช้าไปสองสัปดาห์ หรือการทำงานซ้ำซ้อนทำให้เสียเวลาไปห้าชั่วโมงต่อคนต่อสัปดาห์ที่อัตราค่าจ้าง 75 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง เครื่องมือการทำงานร่วมกันจะคุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไปอย่างรวดเร็ว
เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ยอดนิยมในตลาด
นี่คือภาพรวมของเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางดิจิทัลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและสิ่งที่ทำให้พวกมันโดดเด่น
1. ClickUp (ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการแบบรวมศูนย์และการสื่อสารในทีม)
ClickUpคือพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ด้วย AI ที่ผสานการจัดการโครงการ การจัดการความรู้ และการแชทแบบเรียลไทม์ไว้ในที่เดียว แตกต่างจากเครื่องมือแบบดั้งเดิมที่มักทำให้งานกระจัดกระจายด้วยการกระจายข้อมูลและการสนทนาไปทั่วแอปต่างๆ ที่ไม่เชื่อมต่อกัน ClickUp นำงาน ความรู้ และการสื่อสารของทั้งทีมของคุณมารวมไว้ที่เดียว
การรวมตัวกันนี้ช่วยขจัดความวุ่นวายจากการสลับเครื่องมือ ลดการทำงานแบบแยกส่วน และทำให้ทุกคนมีบริบทที่ครบถ้วนสมบูรณ์
นั่นหมายความว่าทีมสามารถทำงานร่วมกันในโครงการได้อย่างราบรื่น แบ่งปันและจัดระเบียบความรู้ และสื่อสารได้ทันที ไม่ว่าจะผ่านงาน เอกสาร หรือช่องแชท AI ถูกผสานรวมอย่างลึกซึ้งทั่วทั้งแพลตฟอร์ม ช่วยให้คุณทำงานประจำอัตโนมัติ แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และสร้างข้อมูลเชิงลึก เพื่อให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น มาดูกันว่าทำอย่างไร:
รักษาการสนทนาให้เกี่ยวข้องกับงาน
ClickUp Chatช่วยให้การสนทนาเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างแนบแน่น ข้อความเดียวสามารถกลายเป็นงานหรือ การติดตาม ได้ ทำให้ไม่มีอะไรตกหล่น
ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ นักพัฒนาได้เข้ามาในแชทเพื่อบอกว่าขั้นตอนการชำระเงินมีปัญหาบน Safari ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ได้แปลงข้อความนั้นเป็นงาน มอบหมายให้กับทีม QA และแนบภาพหน้าจอที่แชร์ไว้ในกระทู้
ข้อบกพร่องได้ถูกบันทึก, มอบหมาย, และติดตามก่อนที่การสนทนาจะสิ้นสุดลง
นอกจากนี้ การแชทบนมือถือยังช่วยให้การอัปเดตเป็นไปอย่างราบรื่น แม้ในระหว่างการทำงานภาคสนามหรือการเดินทาง
นำการสนทนาแบบสดเข้าสู่พื้นที่ทำงานของคุณ
การตัดสินใจบางอย่างดำเนินไปอย่างรวดเร็วเมื่อพบหน้ากันSyncUps ในแชทจะรวมการโทรผ่านวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และกระดานงานไว้ในที่เดียวกัน ทีมงานสามารถประชุม แก้ไข และบันทึกทุกอย่างได้ภายในขั้นตอนเดียว
ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดระดับโลกจัด SyncUp เพื่อสรุปสินทรัพย์สร้างสรรค์สำหรับแคมเปญที่กำลังจะมาถึง ขณะแชร์หน้าจอของบอร์ดออกแบบ ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ได้เลื่อนกำหนดเวลา มอบหมายงานปรับแต่งขั้นสุดท้าย และบันทึกเซสชันไว้
รูปแบบการทำงานร่วมกันที่แตกต่างกันได้รับการสนับสนุนอย่างเท่าเทียมกัน—ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ชอบการสนทนาแบบเรียลไทม์หรือผู้ที่ชอบติดตามงานภายหลัง
เก็บเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ClickUp Docsมอบไฟล์เดียวที่ใช้งานได้จริงให้กับทีม ซึ่งเชื่อมต่อโดยตรงกับโครงการต่างๆ
ตัวอย่างเช่น ทีม HR ที่กำลังเตรียมการต้อนรับพนักงานใหม่ 15 คน ได้สร้างเอกสารเดียวที่ระบุตารางการฝึกอบรม การตั้งค่า IT และลิงก์นโยบายต่างๆ โดยมีการแท็กทีม IT ไว้ในเอกสารโดยตรงเพื่อยืนยันการสร้างบัญชี และผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรได้เพิ่มรายการตรวจสอบสำหรับการปฐมนิเทศในวันแรก
ทุกคนแก้ไขไฟล์เดียวกัน ดังนั้นเมื่อตารางเวลาเปลี่ยนแปลง การอัปเดตจะปรากฏทันทีสำหรับทั้งทีม
ดียิ่งกว่านั้น? คุณสามารถ @mention สมาชิกในทีมและทิ้งบันทึกความคิดเห็นด้วยฟีเจอร์Assign Comments ใน ClickUpเพื่อความรับผิดชอบที่ชัดเจน
เข้าใจข้อมูลได้ทันที
โครงการต่างๆ สร้างการอัปเดตที่ไม่มีที่สิ้นสุด และการค้นหาข้ามแอปต่างๆ ทำให้เสียเวลาClickUp Brain ผู้ช่วย AI ที่ผสานรวมไว้แล้ว ให้คำตอบทันทีแก่ทีมโดยดึงข้อมูลจากงาน เอกสาร และช่องแชท
สมมติว่าผู้จัดการโครงการต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุมชี้แจงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาสามารถถาม ClickUp Brain ว่า: 'สรุปอุปสรรคปัจจุบันในการปล่อยแอปมือถือ'
ClickUp Brain สแกนแชท, งานที่ทำซ้ำ, และบันทึกจากการประชุม SyncUps จากนั้นให้รายการสั้น ๆ ของสิ่งที่ขัดขวาง ผู้จัดการจะนำสรุปนี้ไปใส่ในเอกสารและแชร์เป็นส่วนหนึ่งของรายงานประจำสัปดาห์
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp
- แชร์ความคิดเห็นอย่างชัดเจน: บันทึกการสาธิตด้วยClickUp Clips เพื่อให้เพื่อนร่วมทีมเห็นปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก
- ชมการทำงานเป็นทีม: ไว้วางใจClickUp Collaboration Detectionเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อเพื่อนร่วมงานกำลังดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในภารกิจเดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อน
- ปรับปรุงการตรวจสอบงานสร้างสรรค์ให้มีประสิทธิภาพ: ใช้ClickUp Proofingเพื่อแสดงความคิดเห็นโดยตรงบนรูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์ PDF เพื่อให้ข้อเสนอแนะด้านการออกแบบอยู่ในบริบทเดิม
- ร่างและส่งข้อความอย่างชาญฉลาด: ขอให้ ClickUp Brain สร้างคำตอบที่เรียบร้อยใน ClickUp Chat ทำให้การทำงานร่วมกันทางไกลรวดเร็วและชัดเจนยิ่งขึ้น
- บันทึกผลลัพธ์การประชุมโดยอัตโนมัติ: เพิ่มClickUp AI Notetakerในการประชุมเพื่อสรุปการประชุมอย่างชาญฉลาดและรายการดำเนินการสำคัญโดยอัตโนมัติ
- มอบหมายงานประจำให้ตัวแทน: ใช้ClickUp Agentsเพื่อติดตามงาน อัปเดตสถานะ หรือสร้างการติดตามผล เพื่อให้การทำงานร่วมกันไม่ถูกรบกวนจากงานธุรการ
ข้อจำกัดของ ClickUp
- คุณสมบัติและตัวเลือกมากมายอาจทำให้ผู้ใช้ใหม่สับสนในตอนแรก
ราคาของ ClickUp
คะแนนและรีวิว ClickUp
- G2: 4. 7/5 (10,555+ รีวิว)
- Capterra: 4. 6/5 (รีวิวมากกว่า 4,000 รายการ)
ผู้ใช้จริงพูดถึง ClickUp อย่างไรบ้าง?
Ansh Prabhakar จาก Airbnbแบ่งปันประสบการณ์ของเขาเกี่ยวกับ ClickUp:
ClickUp มีสิ่งต่าง ๆ มากมายให้คุณได้ในที่เดียว เช่น การจัดการโครงการ, การคิดค้นตัวเลือก, การจัดการงาน, การวางแผนโครงการ, การจัดการเอกสาร, เป็นต้น มันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะมันใช้งานง่าย, หน้าจอผู้ใช้ถูกออกแบบมาอย่างดี, และการร่วมมือกันภายในทีมและกับทีมอื่น ๆ ก็ง่ายขึ้น เราสามารถจัดการงานได้ดีขึ้น, ติดตามและรายงานงานได้ง่าย, และจากการติดตามความคืบหน้าในแต่ละวัน, การวางแผนอนาคตก็ง่ายขึ้น
ClickUp มีสิ่งต่าง ๆ มากมายให้คุณได้ในที่เดียว เช่น การจัดการโครงการ, การคิดค้นตัวเลือก, การจัดการงาน, การวางแผนโครงการ, การจัดการเอกสาร, เป็นต้น มันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะมันใช้งานง่าย, หน้าจอผู้ใช้ถูกออกแบบมาอย่างดี, และการร่วมมือกันภายในทีมและกับทีมอื่น ๆ ก็ง่ายขึ้น เราสามารถจัดการงานได้ดีขึ้น, ติดตามและรายงานงานได้อย่างง่ายดาย, และจากการติดตามความคืบหน้าในแต่ละวัน, การวางแผนอนาคตก็ง่ายขึ้น
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ทำงานในทีมซอฟต์แวร์ระดับโลกอยู่หรือเปล่า? เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมมากมาย ทีมที่กระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ ใช้เวลาประมาณ 7 ชั่วโมง 45 นาทีในการประชุมที่กำหนดไว้ในแต่ละสัปดาห์...และเกือบ 9 ชั่วโมงเพิ่มเติมในการประชุมที่ไม่มีการนัดหมายล่วงหน้า และถึงแม้จะเป็นเช่นนั้น ความคืบหน้าอาจหยุดชะงักได้หากไม่มีคนที่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุม หรือหากบางเสียงมีอิทธิพลมากเกินไปในขณะที่คนอื่นๆ แทบไม่ได้พูดอะไรเลย
2. Slack (เหมาะที่สุดสำหรับการสื่อสารทีมแบบเรียลไทม์)
ด้วย Slack คุณจะได้รับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของทีมที่เข้ามาแทนที่ฝันร้ายของอีเมลที่ทีมส่วนใหญ่ต้องเผชิญ คุณจะได้ใช้ช่องทางแทนการส่งอีเมลถึงหลายคนที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิง—ช่องทางหนึ่งสำหรับแคมเปญการตลาด อีกช่องทางสำหรับบั๊กของผลิตภัณฑ์ หรืออาจจะมีช่องทางสำหรับแชร์รูปสุนัขก็ได้ ทุกการสนทนาจะอยู่ในช่องทางที่เหมาะสม
แอปต่างๆ สามารถเชื่อมต่อได้โดยตรง ทำให้เครื่องมือการจัดการโครงการและการเชิญปฏิทินของคุณไหลเข้าสู่ช่องทางที่เกี่ยวข้องได้อย่างราบรื่นการจัดการงานร่วมกันบนมือถือหมายความว่าคุณสามารถเข้าร่วมการสนทนาได้จากทุกที่ แม้ว่านั่นจะเป็นพรหรือคำสาปก็ขึ้นอยู่กับขอบเขตของคุณ
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Slack
- ดึงข้อความ ไฟล์ หรือลิงก์ใด ๆ จากประวัติการสนทนาทั้งหมดของคุณโดยใช้ตัวกรองการค้นหาตามวันที่ ผู้คน ช่องทาง และคำสำคัญ
- ลากไฟล์ลงโดยตรงในข้อความและปักหมุดเอกสารหรือลิงก์สำคัญไว้ที่คำอธิบายช่องเพื่อเข้าถึงอย่างรวดเร็วในภายหลัง
- เริ่มการสนทนาด้วยเสียงแบบฉับพลันผ่าน Huddles เมื่อคุณต้องการหารือเรื่องบางอย่างให้เสร็จเร็วกว่าการพิมพ์
- เชื่อมต่อพันธมิตรภายนอกและลูกค้าผ่านช่องทาง Slack Connect เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่เดียวโดยไม่ต้องส่งต่ออีเมลไปมา
ข้อจำกัดของ Slack
- แผนฟรีจะลบประวัติข้อความหลังจาก 90 วัน ซึ่งหมายความว่าจะสูญเสียบริบทจากโปรเจกต์เก่า
- การประชุมทางวิดีโอรู้สึกไม่คล่องตัวเมื่อเทียบกับทางเลือกของ Slackที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์นั้น
- การตอบกลับแบบเรียงลำดับบางครั้งหายไปในบทสนทนาที่ถูกยุบซึ่งผู้คนลืมตรวจสอบ
การตั้งราคาต่ำเกินไป
- ฟรี
- ข้อดี: $8.75/เดือน ต่อผู้ใช้
- ธุรกิจ+: 18 ดอลลาร์/เดือนต่อผู้ใช้
- Enterprise+: ราคาตามตกลง
คะแนนและรีวิวของ Slack
- G2: 4. 5/5 (รีวิวมากกว่า 36,260+)
- Capterra: 4. 7/5 (23,850+ รีวิว)
ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง Slack อย่างไรบ้าง?
รีวิวจากผู้ใช้ระบุว่า:
ฉันชอบมากที่สามารถจัดระเบียบพื้นที่ทำงานหรือช่องทางใน Slack ได้ ทำให้ฉันสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าต้องการควบคุมอะไรและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ที่นั่น Slack ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลในบริษัทของฉัน นอกจากนี้ ฉันยังรู้สึกมีแรงจูงใจจากการที่มันสามารถผสานการทำงานกับโครงการได้ดีกว่า Discord ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ที่เราเคยใช้มาก่อนหน้านี้ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของเราในระดับการจัดการโครงการได้ดีกว่า
ฉันชอบมากที่สามารถจัดระเบียบพื้นที่ทำงานหรือช่องทางใน Slack ได้ ทำให้ฉันสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าต้องการควบคุมอะไรและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ที่นั่น Slack ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลในบริษัทของฉัน นอกจากนี้ ฉันยังรู้สึกมีแรงจูงใจจากการที่มันสามารถผสานการทำงานกับโครงการได้ดีกว่า Discord ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ที่เราเคยใช้มาก่อน สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของเราในระดับการจัดการโครงการได้ดีกว่า
📖 อ่านเพิ่มเติม: Slack vs. ClickUp: เครื่องมือสื่อสารทีมไหนดีที่สุด?
3. Microsoft Teams (เหมาะที่สุดสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365)
ทีมส์มีความเหมาะสมหากบริษัทของคุณใช้ระบบนิเวศของไมโครซอฟท์อยู่แล้ว
ทุกสิ่งเชื่อมโยงกัน—ปฏิทิน Outlook ของคุณจะสร้างลิงก์การประชุมโดยอัตโนมัติ เอกสาร Word เปิดได้โดยตรงในหน้าต่างแชท และ SharePoint จัดการพื้นที่จัดเก็บไฟล์เบื้องหลัง คุณไม่ต้องสลับแอปไปมาหรือจัดการกับปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน เพราะ Teams และ Office 365 ทำงานร่วมกัน
แพลตฟอร์มนี้รวมถึงการควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลและคุณสมบัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้ แม้ว่าการใช้งานอินเทอร์เฟซอาจต้องใช้เวลาในการปรับตัวบ้าง โดยเฉพาะหากคุณมาจากแพลตฟอร์มที่ง่ายกว่า แต่การผสานรวมจะทำงานได้อย่างราบรื่นเมื่อคุณอยู่ในโลกของ Microsoft
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Microsoft Teams
- จัดสัมมนาออนไลน์และกิจกรรมเสมือนจริงขนาดใหญ่สำหรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 10,000 คน ด้วยฟีเจอร์กิจกรรมสด
- บันทึกการประชุมพร้อมการถอดความที่สร้างโดย AI ซึ่งจับได้ว่าใครพูดอะไรและให้คุณค้นหาบทสนทนาในภายหลังได้
- ตั้งค่าแท็บที่กำหนดเองภายในช่องทีมเพื่อฝังแดชบอร์ด Power BI, กระดาน Planner หรือเครื่องมือจากบุคคลที่สามที่คุณใช้เป็นประจำทุกวัน
- กำหนดเวลาการส่งข้อความในช่องทางต่างๆ เพื่อส่งการอัปเดต การแจ้งเตือน หรือการประกาศในเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมที่กระจายอยู่หรือทำงานจากระยะไกล
ข้อจำกัดของ Microsoft Teams
- อินเทอร์เฟซรู้สึกคับแคบด้วยเมนูและตัวเลือกที่ซ้อนกันมากเกินไปซึ่งแย่งความสนใจ
- แอปพลิเคชันมือถือใช้พลังงานแบตเตอรี่ของโทรศัพท์หมดเร็วกว่าทางเลือกอื่น ๆ ของ MS Teamsอย่างเห็นได้ชัด
- การเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอกต้องใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ ทำให้เกิดความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็ว
ราคาของ Microsoft Teams
- ทดลองใช้ฟรี
ธุรกิจ
- Microsoft Teams Essentials: $4/เดือนต่อผู้ใช้ (เรียกเก็บเงินรายปี)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 ดอลลาร์/เดือนต่อผู้ใช้ (เรียกเก็บเงินรายปี)
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/เดือนต่อผู้ใช้ (เรียกเก็บเงินรายปี)
องค์กร
- Microsoft Teams Enterprise: $5.25 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ (เรียกเก็บเงินรายปี)
- Microsoft 365 F3: 8 ดอลลาร์/เดือนต่อผู้ใช้ (เรียกเก็บเงินรายปี)
คะแนนและรีวิวของ Microsoft Teams
- G2: 4. 4/5 (16,860+ รีวิว)
- Capterra: 4. 5/5 (10,670+ รีวิว)
ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง Microsoft Teams อย่างไรบ้าง?
รีวิวจากผู้ใช้กล่าวว่า:
คุณสมบัติที่ดีที่สุดคือการผสานรวมอย่างราบรื่นกับระบบนิเวศของ Microsoft 365. การสามารถนัดหมายการโทรผ่านวิดีโอได้โดยตรงจาก Outlook และการเชิญชวนในปฏิทินที่ซิงค์ทันทีช่วยประหยัดเวลาได้มาก. คุณภาพวิดีโอโดยทั่วไปเชื่อถือได้ และคุณสมบัติเช่นการเบลอพื้นหลังและการลดเสียงรบกวนช่วยให้การประชุมทางไกลรู้สึกเป็นมืออาชีพแม้ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง.
คุณสมบัติที่ดีที่สุดคือการผสานรวมอย่างราบรื่นกับระบบนิเวศของ Microsoft 365. การสามารถนัดหมายการโทรผ่านวิดีโอได้โดยตรงจาก Outlook และการเชิญชวนในปฏิทินที่ซิงค์ทันทีช่วยประหยัดเวลาได้มาก. คุณภาพวิดีโอโดยทั่วไปเชื่อถือได้ และคุณสมบัติเช่นการเบลอพื้นหลังและการลดเสียงรบกวนช่วยให้การประชุมทางไกลรู้สึกเป็นมืออาชีพแม้ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง.
📖 อ่านเพิ่มเติม: ClickUp vs. Teams: เครื่องมือการทำงานร่วมกันตัวไหนที่เหมาะกับคุณ?
4. Notion (เหมาะที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารในพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น)
Notion มอบบล็อกการสร้างให้คุณและบอกว่า 'คิดให้ออก' ฟังดูยุ่งเหยิง แต่มันหมายความว่าคุณไม่ต้องติดอยู่กับโครงสร้างการทำงานของคนอื่น คุณสร้างฐานข้อมูล วิกิ รายการงาน และปฏิทินที่เหมาะกับความต้องการของทีมคุณ
หน้าหนึ่งสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ เป็นบันทึกการประชุม จากนั้นก็เติบโตเป็นศูนย์กลางโครงการที่เชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้อง ติดตามงาน และฝังการออกแบบจาก Figma ทั้งหมดนี้เชื่อมต่อกันผ่านลิงก์ย้อนกลับและความสัมพันธ์ สร้างเครือข่ายข้อมูลที่ยืดหยุ่น ความยืดหยุ่นนี้หมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลาในการสร้างระบบของคุณในตอนแรก แต่เมื่อมันเริ่มทำงาน Notion จะปรับเข้ากับวิธีคิดของคุณ
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Notion
- ออกแบบแม่แบบข้อตกลงความร่วมมือที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้สำหรับการเริ่มต้นโครงการหรือรายงานประจำสัปดาห์ เพื่อให้ทีมของคุณปฏิบัติตามกระบวนการที่สม่ำเสมอโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง
- สร้างสรุปที่มีโครงสร้าง, รายการที่ต้องดำเนินการ, และข้อสรุปสำคัญจากการประชุมของคุณด้วย AI Meeting Notes
- สลับระหว่างมุมมองฐานข้อมูลที่แตกต่างกันเพื่อดูข้อมูลเดียวกันในรูปแบบกระดานคัมบังในวันหนึ่ง และในรูปแบบไทม์ไลน์ในวันถัดไป ขึ้นอยู่กับความสนใจของคุณในขณะนั้น
- กำหนดและจัดการการนัดหมายได้โดยตรงภายใน ปฏิทิน Notion พร้อมกำหนดวันหมดอายุและช่วงเวลาว่างสำหรับลิงก์การนัดหมายของคุณ
ข้อจำกัดของ Notion
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาจล่าช้าเล็กน้อยเมื่อมีหลายคนที่แก้ไขหน้าเว็บที่ซับซ้อนพร้อมกัน
- การเรียนรู้จะยากลำบากสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับฐานข้อมูลและโครงสร้างเชิงสัมพันธ์เมื่อเทียบกับทางเลือกอื่นของNotion
- แอปพลิเคชันมือถือตัดคุณสมบัติบางอย่างที่มีในเวอร์ชันเดสก์ท็อปออก ทำให้การแก้ไขที่ซับซ้อนกลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด
ราคาของ Notion
- ฟรี
- เพิ่มเติม: $12/เดือน ต่อผู้ใช้
- ธุรกิจ: 24 ดอลลาร์/เดือนต่อผู้ใช้
- องค์กร: ราคาตามตกลง
คะแนนและรีวิวของ Notion
- G2: 4. 6/5 (7,775 รีวิว)
- Capterra: 4. 7/5 (2,620+ รีวิว)
ผู้ใช้จริงพูดถึง Notion อย่างไรบ้าง?
รีวิวจากผู้ใช้ระบุว่า:
ฉันใช้ Notion สำหรับหลากหลายวัตถุประสงค์ รวมถึงการจดบันทึกการประชุม การสร้าง SOTs สำหรับทีมของฉัน การแบ่งปันความรู้ การสร้างคู่มือการเริ่มต้นใช้งาน และการวิจัยส่วนตัว ฉันชอบที่ Notion ช่วยให้ฉันเป็นระเบียบและสามารถจัดการทุกความต้องการไว้ในที่เดียว มันค่อนข้างใช้งานง่าย ซึ่งหมายความว่าฉันสามารถนำทางฟีเจอร์ต่างๆ และทำงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น การเพิ่มตารางข้อมูล ผม/ฉันขอขอบคุณที่ Notion รองรับผู้ร่วมเขียนหลายคน ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ และในขณะเดียวกันก็มีความยืดหยุ่นในการเก็บเอกสารไว้เป็นส่วนตัวหากจำเป็น ผม/ฉันชอบฟีเจอร์ที่สามารถเพิ่มหน้าโปรดที่เข้าชมบ่อยไว้ได้ ทำให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว โดยรวมแล้ว การตั้งค่าเริ่มต้นของ Notion ค่อนข้างง่าย และแม้ว่าจะมีช่วงที่ต้องเรียนรู้บ้าง แต่ระบบก็ใช้งานง่ายและเข้าใจได้ไม่ยาก
ฉันใช้ Notion สำหรับหลากหลายวัตถุประสงค์ รวมถึงการจดบันทึกการประชุม การสร้าง SOTs สำหรับทีมของฉัน การแบ่งปันความรู้ การสร้างคู่มือการเริ่มต้นใช้งาน และการวิจัยส่วนตัว ฉันชอบที่ Notion ช่วยให้ฉันเป็นระเบียบและสามารถจัดการทุกความต้องการของฉันไว้ในที่เดียว มันค่อนข้างใช้งานง่าย ซึ่งหมายความว่าฉันสามารถนำทางฟีเจอร์ต่างๆ และทำงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น การเพิ่มตารางข้อมูล ผม/ฉันขอขอบคุณที่ Notion รองรับผู้ร่วมเขียนหลายคน ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ และในขณะเดียวกันก็มีความยืดหยุ่นในการเก็บเอกสารไว้เป็นส่วนตัวหากต้องการ ผม/ฉันชอบฟีเจอร์ที่สามารถเพิ่มหน้าโปรดที่เข้าชมบ่อยไว้ได้ ทำให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว โดยรวมแล้ว การตั้งค่าเริ่มต้นของ Notion ค่อนข้างง่าย และแม้ว่าจะมีช่วงที่ต้องเรียนรู้บ้าง แต่ระบบก็ใช้งานง่ายและเข้าใจได้ไม่ยาก
📖 อ่านเพิ่มเติม: ClickUp vs. Notion: เครื่องมือจัดการเอกสารที่ดีที่สุดที่ควรเลือกใช้
5. Zoom (เหมาะที่สุดสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่เชื่อถือได้)
Zoom รองรับการประชุมทางวิดีโอผ่านความเร็วอินเทอร์เน็ตที่หลากหลาย การโทรของคุณจะคงการเชื่อมต่อไว้ขณะที่คุณกำลังนำเสนอให้กับลูกค้าหรือจัดการประชุมทีมจากร้านกาแฟ การตั้งค่าการประชุมนั้นง่ายดาย—สร้างลิงก์ ส่งมัน และเสร็จสิ้น
ห้องย่อยจะแบ่งกลุ่มใหญ่ให้มีการสนทนาที่มุ่งเน้นเฉพาะเรื่อง จากนั้นรวมทุกคนกลับมารวมกันเมื่อคุณพร้อม คุณสามารถเบลอพื้นหลัง แชร์เฉพาะหน้าต่างที่ต้องการแทนที่จะเป็นเดสก์ท็อปทั้งหมด และบันทึกทุกอย่างสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ แพลตฟอร์มนี้สามารถปรับขนาดได้ตั้งแต่การสนทนาแบบตัวต่อตัวไปจนถึงการสัมมนาผ่านเว็บที่มีผู้เข้าร่วมหลายพันคนโดยไม่ต้องใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่แตกต่างกันหรือการตั้งค่าที่ซับซ้อน
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Zoom
- อัตโนมัติการทำงาน เช่น การนัดหมายการประชุมติดตามผล, การสร้างเอกสารจากการประชุม, และการสร้างคลิปวิดีโอด้วย AI Companion
- ร่วมมือกันบน Zoom Docs ระหว่างการประชุมด้วยการแปลภาษาแบบเรียลไทม์ด้วย AI และการผสานรวมกับ Google Drive และ YouTube
- รักษาการสื่อสารก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมทีมหรือลูกค้าด้วย การแชทระหว่างการประชุมอย่างต่อเนื่อง
- เข้าร่วมการอภิปรายแบบโต้ตอบในระหว่างการประชุมเพื่อการระดมความคิดและการสร้างสรรค์ร่วมกันโดยใช้ Zoom Whiteboard
ข้อจำกัดของ Zoom
- อินเทอร์เฟซไม่ได้พัฒนาไปมากนักและรู้สึกล้าสมัยเมื่อเทียบกับทางเลือก Zoomที่ใหม่กว่า
- แพ็กเกจฟรีจะตัดการประชุมกลุ่มออกที่ 40 นาที ทำให้เกิดการขัดจังหวะที่ไม่สะดวกในระหว่างการหารือที่ยาวนาน
- ปัญหาด้านความปลอดภัยได้กลายเป็นข่าวใหญ่หลังจากเกิดเหตุการณ์ที่แขกไม่ได้รับเชิญบุกเข้าร่วมการประชุมหลายครั้ง
ราคาของ Zoom
บุคคลและธุรกิจ
- ฟรี
- ข้อดี: $16.99 ต่อเดือนต่อผู้ใช้
- ธุรกิจ: 21.99 ดอลลาร์/เดือนต่อผู้ใช้
- องค์กร: ราคาตามตกลง
คะแนนและรีวิวของ Zoom
- G2: 4. 5/5 (54,545+ รีวิว)
- Capterra: 4. 6/5 (14,370+ รีวิว)
ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง Zoom อย่างไรบ้าง?
รีวิวจากผู้ใช้กล่าวว่า:
ฉันใช้ Zoom Workplace เป็นหลักสำหรับการสัมภาษณ์ การฝึกอบรม และการประชุม และฉันชื่นชมความสามารถในการประชุมทางเสียงและวิดีโอที่ชัดเจนมาก สิ่งนี้ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและช่วยระบุตัวบุคคลที่กำลังถูกสัมภาษณ์ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานของฉัน ฉันพบว่าคุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอและการแชร์หน้าจอที่ราบรื่นนั้นมีคุณค่าอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้การนำเสนอและการโต้ตอบเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ ฉันยังชอบฟีเจอร์ยกมือ ซึ่งช่วยให้แต่ละคนสามารถแสดงความคิดเห็นหรือขอแทรกในระหว่างการฝึกอบรมหรือการประชุม ส่งเสริมให้เกิดการสนทนาแบบมีส่วนร่วมและครอบคลุมมากยิ่งขึ้น แอปพลิเคชันและการสนับสนุนผ่านเว็บช่วยเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึง ทำให้ฉันสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้ได้กับอุปกรณ์หลากหลายประเภท ซึ่งถือว่าสะดวกมากเป็นพิเศษ ฉันยังชื่นชอบตัวเลือกในการเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมหลายคนพร้อมกัน ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่แอปประชุมวิดีโออื่น ๆ หลายแห่งยังไม่มี ทำให้ Zoom Workplace เป็นทางเลือกที่หลากหลายและเหมาะสมยิ่งขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารของทีม
ฉันใช้ Zoom Workplace เป็นหลักสำหรับการสัมภาษณ์ การฝึกอบรม และการประชุม และฉันชื่นชมความสามารถในการประชุมทางเสียงและวิดีโอที่ชัดเจนมาก สิ่งนี้ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและช่วยระบุตัวบุคคลที่กำลังถูกสัมภาษณ์ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานของฉัน ฉันพบว่าคุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอและการแชร์หน้าจอที่ราบรื่นนั้นมีคุณค่าอย่างยิ่ง เนื่องจากช่วยให้การนำเสนอและการโต้ตอบเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ ฉันยังชอบฟีเจอร์ยกมือ ซึ่งช่วยให้แต่ละคนสามารถแสดงความคิดเห็นหรือขอแทรกแซงระหว่างการฝึกอบรมหรือการประชุม ส่งเสริมให้เกิดการสนทนาแบบโต้ตอบและเปิดกว้าง แอปและการสนับสนุนผ่านเว็บช่วยเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึง ทำให้ฉันสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้ได้บนอุปกรณ์หลากหลายประเภท ซึ่งถือว่าสะดวกมาก ฉันชื่นชอบเป็นพิเศษกับตัวเลือกในการเชื่อมต่อกับสมาชิกทีมหลายคนพร้อมกัน ซึ่งเป็นความสามารถที่แอปประชุมวิดีโออื่น ๆ หลายแห่งยังไม่มี ทำให้ Zoom Workplace เป็นตัวเลือกที่หลากหลายและเหมาะสมยิ่งขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารของทีม
📖 อ่านเพิ่มเติม: ทีม vs. Zoom: เครื่องมือประชุมใดดีที่สุด?
เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน
มาสำรวจกันว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมเหล่านี้สามารถเข้ากับกระบวนการทำงานและกรณีการใช้งานต่างๆ ของทีมได้อย่างไร 🗒️
ทีมที่อยู่ห่างไกลและกระจายตัว
การทำงานระยะไกลสร้างความท้าทายพื้นฐาน: เพื่อนร่วมทีมของคุณที่โตเกียวหลับอยู่เมื่อคุณมีคำถามเร่งด่วน และการรอคอยคำตอบนานถึง 12 ชั่วโมงทำลายแรงผลักดัน
การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยแก้ปัญหานี้โดยอนุญาตให้ผู้คนสามารถมีส่วนร่วมในงานที่มีความหมายตามตารางเวลาของตนเองได้โดยไม่จำเป็นต้องประสานงานแบบเรียลไทม์
ในสถานการณ์เช่นนี้ การติดตามงานกลายเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับการมองเห็นการทำงานจากระยะไกล เมื่อทุกคนสามารถเห็นได้ว่างานอะไรกำลังดำเนินการอยู่และใครเป็นผู้รับผิดชอบ คุณจะขจัดความกังวลเกี่ยวกับการสงสัยว่างานกำลังเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น การจัดทำเอกสารงานอย่างเหมาะสมยังช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลเข้าใจบริบททั้งหมดเบื้องหลังงานที่ได้รับมอบหมาย
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ติดตามงานด้วยมุมมอง ClickUp—รายการ, บอร์ด, ปฏิทิน, หรือแกนต์—เพื่อดูภาพรวมของงานทีมคุณอย่างครบถ้วน ค้นหาการพึ่งพา, ติดตามกำหนดเวลา, และเข้าสู่การทำงานได้ทันทีพร้อมบริบททั้งหมดที่คุณต้องการ
ทีมสร้างสรรค์
งานสร้างสรรค์มีความยุ่งเหยิง ไม่เป็นเส้นตรง และยากต่อการติดตามในเครื่องมือการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม
ClickUp Whiteboardsมอบพื้นที่ให้กับทีมสร้างสรรค์ในการคิดอย่างเป็นภาพและทำงานร่วมกัน แนวคิดสามารถพัฒนาได้แบบเรียลไทม์ระหว่างการสนทนา โดยทุกคนสามารถมีส่วนร่วมพร้อมกันได้แทนที่จะต้องรอคิว
นอกเหนือจากการคิดสร้างสรรค์แล้ว ทีมสร้างสรรค์ยังต้องการระบบการจัดการสินทรัพย์ที่แข็งแกร่ง คำถามที่ว่า 'ไฟล์ไหนคือเวอร์ชันสุดท้าย?' นั้นเสียเวลาสร้างสรรค์ไปมากกว่าที่ทีมส่วนใหญ่ตระหนักถึง ห้องสมุดกลางที่มีการควบคุมเวอร์ชันและระบบตั้งชื่อที่ชัดเจนช่วยให้ผู้ออกแบบและผู้เขียนข้อความสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที แทนที่จะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาผ่านโฟลเดอร์และประวัติการแชท
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ทุกการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขเวอร์ชันจะถูกนับเมื่อติดตามความคิดเห็น และ ClickUp Docs จะจดจำไว้ทั้งหมด ประวัติเวอร์ชันช่วยให้ทีมของคุณย้อนกลับการเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบการอัปเดต และดูได้ว่าใครทำอะไร ทำให้งานสร้างสรรค์โปร่งใสและปราศจากความเครียด
ทีมโครงการข้ามสายงาน
ความร่วมมือข้ามสายงานมักล้มเหลวเนื่องจากความพึ่งพาที่มองไม่เห็น ไม่ใช่เพราะขาดความพยายาม การตลาดต้องการฟีเจอร์จากผลิตภัณฑ์ ฝ่ายขายต้องการสื่อส่งเสริมการขายจากฝ่ายการตลาด และฝ่ายวิศวกรรมต้องการข้อกำหนดจากทุกคน
การจัดการงานที่แสดงการเชื่อมโยงเหล่านี้อย่างชัดเจนช่วยป้องกันความขัดแย้งที่ไม่คาดคิด ตอนนี้เมื่อมีการแสดงการพึ่งพาแล้ว ทีมงานสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างมีประสิทธิภาพแทนที่จะค้นพบปัญหาในระหว่างการเปิดตัว
นอกจากนี้ หน่วยงานต่าง ๆ จำเป็นต้องเห็นว่างานของตนเชื่อมโยงกับเป้าหมายของบริษัท ไม่ใช่แค่เป้าหมายของทีมตนเอง เมื่อแดชบอร์ดแสดงความคืบหน้าไปสู่ผลลัพธ์ร่วมกันทีมงานข้ามสายงานจะสามารถประสานงานกันได้ดีขึ้นโดยธรรมชาติเพราะพวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดบางเรื่องจึงมีความเร่งด่วน ในขณะที่เรื่องอื่น ๆ สามารถรอได้
องค์กรธุรกิจ
ความปลอดภัยและการอนุญาตจะซับซ้อนเมื่อพนักงานหลายพันคนต้องการระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันไปยังข้อมูลต่างๆ คุณต้องการการควบคุมที่ละเอียดอ่อนซึ่งปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่สร้างข้อจำกัดมากมายจนทำให้การทำงานหยุดชะงัก
นอกจากนี้ การมาตรฐานกลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในระดับองค์กร ทีมต่าง ๆ จะพัฒนาขั้นตอนการทำงานของตัวเองตามธรรมชาติ ซึ่งทำงานได้ดีจนกระทั่งพวกเขาต้องการร่วมมือกัน เครื่องมือสำหรับองค์กรเช่น ClickUp ช่วยบังคับใช้ความสม่ำเสมอเพียงพอสำหรับการทำงานข้ามทีม ในขณะที่ให้แผนกต่าง ๆ มีความยืดหยุ่นสำหรับความต้องการเฉพาะของพวกเขา
ความสามารถในการผสานรวมมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับองค์กร เพราะพวกเขากำลังทำงานกับระบบเทคโนโลยีที่สร้างขึ้นมานานหลายปี แพลตฟอร์มการร่วมมือของคุณจำเป็นต้องเชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับระบบ CRM, แพลตฟอร์ม HR, และเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมเพื่อให้ข้อมูลไหลเวียนโดยอัตโนมัติ คุณสมบัติเช่นการค้นหาลึกด้วยระบบ AI อาจมีคุณค่าอย่างยิ่งในที่นี้ 👇🏼
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ทำให้การทำงานช้าลง ClickUp มอบการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอนและสิทธิ์การเข้าถึงแบบละเอียดให้กับทีมองค์กร ช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะเห็นข้อมูลใดบ้าง ในขณะที่ยังคงความราบรื่นในการทำงานร่วมกันของโครงการ
ทีมที่ติดต่อกับลูกค้า
ทีมสนับสนุนต้องเผชิญกับความวุ่นวายในรูปแบบที่ไม่เหมือนใคร ลูกค้าคนหนึ่งพบข้อบกพร่องที่สำคัญในเวลา 16:47 น. ของวันศุกร์ อีกคนไม่สามารถเข้าถึงบัญชีของตนระหว่างการสาธิตผลิตภัณฑ์ และยังมีอีกคนต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในเวลาเพียงสิบนาทีจากกันและกัน
สิ่งที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานอย่างแท้จริงคือภาษีการสลับงาน เมื่อตัวแทนของคุณรวบรวมทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อช่วยเหลือลูกค้า เวลาผ่านไป 20 นาที และความหงุดหงิดของลูกค้าเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า
แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวสร้างความแตกต่างอย่างมาก เมื่อการสนทนากับลูกค้า การหารือของทีม และเอกสารต่างๆ อยู่รวมกันในที่เดียว ตัวแทนขายจะสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูล
คุณสมบัติการจัดสรรงานอัจฉริยะยังช่วยให้ปัญหาที่ซับซ้อนถูกส่งต่อไปยังสมาชิกทีมที่มีประสบการณ์ ในขณะที่คำถามที่ง่ายกว่าสามารถได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วโดยตัวแทน AI สำหรับการบริการลูกค้า ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาการติดขัดที่อาจทำให้ลูกค้าและพนักงานรู้สึกไม่พอใจ
คุณสามารถเข้าใจวิธีการใช้ AI ในการบริการลูกค้าได้จากวิดีโอนี้:
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดในการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเหล่านี้ก่อให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ซึ่งสะสมเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป:
- สมมติว่าทุกคนตีความปฏิกิริยาเหมือนกัน: การยกนิ้วขึ้นอาจหมายถึง 'อนุมัติ', 'ฉันเห็นแล้ว', หรือ 'โชคดีนะ' การตอบรับที่ไม่ชัดเจนอาจนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาด
- การเรียกร้องการตอบสนองแบบเรียลไทม์สำหรับเรื่องที่ไม่เร่งด่วน: การคาดหวังการตอบกลับทันทีสำหรับทุกข้อความทำลายเวลาในการทำงานเชิงลึก ทีมสับสนระหว่างการพร้อมใช้งานตลอดเวลา กับประสิทธิภาพที่แท้จริง
- แท็ก @ทุกคน สำหรับการอัปเดตเล็กน้อย: การใช้การแจ้งเตือนที่กว้างเกินไปจะทำให้ผู้คนเพิกเฉยต่อมัน เก็บการแจ้งเตือนทั่วทั้งองค์กรไว้สำหรับข้อมูลที่สำคัญจริงๆ เท่านั้น
- การไม่กำหนดขอบเขตการแจ้งเตือน: การแจ้งเตือนที่เข้ามาตลอดเวลาทำลายการทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้งและทำให้ทีมของคุณหมดไฟ กำหนดช่วงเวลาเงียบทั่วทั้งองค์กรและสอนให้ทุกคนใช้โหมดไม่รบกวนอย่างมีประสิทธิภาพ
- การสร้างพื้นที่โครงการมากเกินไป: ทีมเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลข้ามช่องทางสื่อสารถึง 47ช่องทางที่แตกต่างกัน กำหนดมาตรฐานการตั้งชื่อที่ชัดเจนและเก็บถาวรพื้นที่ที่ไม่ใช้งาน
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ควบคุมประสบการณ์การใช้ ClickUp Chat ของคุณด้วยการปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือน คุณสามารถปิดเสียงการแจ้งเตือนในช่วงเวลาทำงานที่ต้องการความตั้งใจ หรือตั้งค่าการแจ้งเตือนบนมือถือด้วยเสียงเฉพาะได้
เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด
หยุดทำงานหนักเกินความจำเป็นด้วยเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการประสานงานในทีม:
ออกแบบพื้นที่ทำงานของคุณให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน
จัดระเบียบพื้นที่การทำงานร่วมกันตามวิธีการที่งานไหลผ่านองค์กรของคุณ
การเปิดตัวผลิตภัณฑ์อาจต้องการพื้นที่ที่การออกแบบ การตลาด วิศวกรรม และการขายสามารถทำงานร่วมกันได้ ไม่ใช่เป็นไซโลของแผนกที่แยกจากกันซึ่งต้องการการโพสต์ข้ามกันอย่างต่อเนื่อง
พื้นที่โครงการแบบข้ามสายงานช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทุกคนได้รับข้อมูลโดยไม่ต้องเข้าร่วมทุกช่องทางของแต่ละแผนก ทีมงานของคุณสามารถเห็นเฉพาะโครงการที่ตนเองมีส่วนร่วมเท่านั้น แทนที่จะต้องรับข้อมูลอัปเดตที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมาก
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในปี 1913นักคณิตศาสตร์ชาวอินเดียชื่อ ศรีนิวาสะ รามานุจัน ซึ่งส่วนใหญ่เรียนรู้ด้วยตนเอง ได้ส่งจดหมายที่เต็มไปด้วยทฤษฎีบทของเขาไปยังนักคณิตศาสตร์ชาวอังกฤษชื่อ จี. เอช. ฮาร์ดี ฮาร์ดีประทับใจมากจนเชิญรามานุจันไปที่เคมบริดจ์ นำไปสู่ความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดครั้งหนึ่งในประวัติศาสตร์คณิตศาสตร์
บันทึกข้อมูลขณะดำเนินการ
เวลาที่ดีที่สุดในการบันทึกสิ่งใดสิ่งหนึ่งคือทันทีที่คุณเข้าใจมัน ไม่ใช่หลายสัปดาห์ต่อมาเมื่อคุณลืมรายละเอียด สร้างแม่แบบที่กระตุ้นให้ผู้คนบันทึกการตัดสินใจ ขั้นตอนการแก้ไขปัญหา และบทเรียนที่ได้รับเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานให้เสร็จสิ้น
การปฏิบัตินี้ช่วยสร้างฐานความรู้ภายในของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ โดยไม่จำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารเฉพาะกิจที่ดูเหมือนจะไม่มีวันเกิดขึ้น
ใช้ตัวบ่งชี้ความพร้อมใช้งานอย่างมีนัยสำคัญ
ตัวบ่งชี้สถานะ เช่น 'กำลังประชุม' หรือ 'กำลังจดจ่อ' ควรมีความหมายเสมอ
หากสถานะของคุณแสดงว่า 'พร้อมใช้งาน' ตลอดเวลา แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานอยู่ ผู้คนก็จะไม่เชื่อถือระบบและรบกวนคุณอยู่ดี
ตัวบ่งชี้การแสดงตนอย่างซื่อสัตย์สามารถช่วยให้ทีมประสานงานกันได้ดีขึ้น ผู้คนจะรู้ว่าเมื่อใดควรคาดหวังการตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือเมื่อใดควรทิ้งข้อความแบบไม่เรียลไทม์ที่มีรายละเอียดไว้ ทีมของคุณจะสามารถเคารพช่วงเวลาที่ต้องการสมาธิได้โดยไม่ต้องสงสัยว่าใครบางคนกำลังเพิกเฉยต่อพวกเขาอยู่หรือไม่
ทำให้คำว่า 'เสร็จ' มีความหมาย
ทีมของคุณทำเครื่องหมายว่างานเสร็จแล้ว แต่สามวันต่อมา มีคนถามว่า 'เดี๋ยวนะ เราทำสิ่งนั้นเสร็จแล้วหรือยัง?' เพราะไม่มีใครแน่ใจว่าคำว่าเสร็จสมบูรณ์หมายถึงอะไร ความคลุมเครือนี้ทำลายประสิทธิภาพการทำงานมากกว่าสิ่งอื่นใด
กำหนดเกณฑ์การเสร็จสิ้นก่อนเริ่มงาน ไม่ใช่เมื่อมีคนคิดว่าเสร็จแล้ว แคมเปญการตลาดจะเสร็จสิ้นเมื่อ:
- โฆษณาถูกเปิดตัว
- วัดผลการดำเนินงานเบื้องต้น
- ทีมได้บันทึกสิ่งที่ต้องปรับปรุงแล้ว
ในทำนองเดียวกัน งานวิศวกรรมจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อมีการทดสอบ รันตรวจสอบ ดำเนินการใช้งาน และแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องทราบแล้ว
คำจำกัดความเหล่านี้ช่วยป้องกันการเกิดวงจร 'แค่เพิ่มอีกอย่างหนึ่ง' ที่ไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งทำให้งานไม่เคยเสร็จสมบูรณ์อย่างแท้จริง เมื่อทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจนว่า "เสร็จสมบูรณ์" คืออะไร ผู้คนจะหยุดเปิดงานที่ทำเสร็จแล้วขึ้นมาใหม่ หรือค้นพบในนาทีสุดท้ายว่าขั้นตอนสำคัญบางอย่างถูกข้ามไป
สร้างพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันสำหรับผู้ที่มีจำนวนลดลง
เครื่องมือการทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ทำให้การดึงผู้คนเข้าสู่โครงการ ช่องทาง และการประชุมเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่เครื่องมือเหล่านี้ทำได้ไม่ดีนักคือการช่วยให้ผู้คนปฏิเสธการมีส่วนร่วมอย่างสุภาพเมื่อพวกเขาไม่ควรถูกเชิญเข้าร่วม
สิ่งนี้สร้างปัญหาตรงข้ามกับที่คุณคาดหวัง: คนถูกดึงเข้าไปมีส่วนร่วมในงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดเห็นของพวกเขา ทำให้พวกเขาต้องกระจายความสนใจไปหลายเรื่องเกินไป นักพัฒนาของคุณไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมการตลาดทุกครั้งเพียงเพราะพวกเขาสร้างผลิตภัณฑ์ขึ้นมา นักออกแบบของคุณก็ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการวางแผนสปรินต์ทุกครั้งเช่นกัน
ทีมที่ฉลาดทำให้การพูดว่า 'ฉันไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นี่' เป็นที่ยอมรับทางสังคมและง่ายต่อการปฏิบัติ พื้นที่การทำงานร่วมกันควรระบุอย่างชัดเจนว่าใครจำเป็นต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและใครเพียงแค่รับทราบข้อมูล
ผู้คนสามารถเลือกที่จะไม่เข้าร่วมช่องทางหรือโครงการต่างๆ ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดสิ่งสำคัญ เพราะเรื่องที่เร่งด่วนจริงๆ จะมีระบบส่งต่อแยกต่างหากที่รับประกันว่าบุคคลที่เหมาะสมจะได้รับการแจ้งเตือน
อนาคตของเครื่องมือการร่วมมือกับปัญญาประดิษฐ์
นี่คือตัวอย่างวิธีที่ AI กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกันของทีม:
- การทำงานตามภารกิจที่ขับเคลื่อนโดยตัวแทน:ตัวแทน AI ที่ทำงานอย่างอิสระหรือกึ่งอิสระจะดำเนินงานที่เป็นกิจวัตร (เช่น การตรวจสอบสถานะ การติดตามงาน การสร้างร่าง) และเชื่อมโยงกระบวนการทำงานข้ามแอปพลิเคชัน เพื่อให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจและกรณีพิเศษ
- การกำกับดูแลที่เข้มแข็งขึ้นและมาตรการป้องกัน: แพลตฟอร์มความร่วมมือจะฝังกฎเกณฑ์, ชั้นการตรวจสอบ, และการตรวจสอบอคติเพื่อจัดการความเสี่ยงเมื่อ AI เข้ามามีบทบาทในงานที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
- ข้อเสนอแนะที่ขับเคลื่อนด้วย AI: ตัวแทน AI จะให้ข้อเสนอแนะที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละทีมโดยอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารและการมีส่วนร่วม
- ประสิทธิภาพการทำงานในระดับใหญ่: การศึกษาประเมินว่า AI เชิงสร้างสรรค์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมหาศาลแต่การได้รับประโยชน์ที่แท้จริงนั้นขึ้นอยู่กับการฝึกอบรม การออกแบบบทบาทใหม่ และวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ที่ผสาน AI เข้ากับกิจวัตรของทีม
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: พนักงานที่มีความสัมพันธ์ในการทำงานแบบร่วมมือกันอย่างน้อยหนึ่งคน มีแนวโน้มที่จะบอกว่าพวกเขาจะอยู่กับบริษัทต่อไปในปีหน้ามากขึ้นถึง 29%การมีเพื่อนร่วมงานที่ดีเพียงหนึ่งคนก็ดูเหมือนจะช่วยเพิ่มอัตราการรักษาพนักงานไว้ได้
พบคู่หูที่ใช่ในการทำงานร่วมกัน: ClickUp
ทุกทีมมีวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน แต่ทุกทีมล้วนต้องการสถานที่ที่ความคิด, การอัปเดต, และงานต่าง ๆ สามารถเชื่อมต่อได้. ความท้าทายอยู่ที่การรู้วิธีเลือกเครื่องมือการร่วมมือที่สามารถลดความสับสนแทนที่จะเพิ่มเสียงรบกวน.
ClickUp ทำให้การเลือกนั้นง่ายขึ้น
มันรวบรวมแชท เอกสาร งาน และ AI ไว้ในที่เดียว เพื่อให้ทีมทำงานสอดคล้องกันตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงส่งมอบงาน คุณจะได้ไม่ต้องสลับแอปบ่อย ลดความปวดหัวจากการใช้งานหลายโปรแกรม เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันทางไกล และเหลือพลังงานไว้สำหรับงานสำคัญจริง ๆ
สมัครใช้ ClickUpวันนี้! ✅
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณา ได้แก่ การส่งข้อความแบบเรียลไทม์และการโทรผ่านวิดีโอเพื่อการสื่อสารทันที การติดตามงานและโครงการเพื่อให้ความรับผิดชอบและกำหนดเวลาชัดเจน การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยพร้อมการควบคุมเวอร์ชันเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน การผสานรวมกับแอปที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้ว และความสามารถในการขยายขนาดเพื่อให้เครื่องมือสามารถเติบโตไปพร้อมกับทีมของคุณ
คุณอาจต้องการเครื่องมือใหม่หากการสื่อสารมักล่าช้าหรือไม่ชัดเจน งานกระจายอยู่ในหลายแพลตฟอร์ม การอำนวยความสะดวกในการสนทนาและการติดตามความคืบหน้าเป็นเรื่องยาก ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไม่ได้รับการปกป้องอย่างดี หรือเครื่องมือปัจจุบันของคุณไม่สามารถรองรับการเติบโตของทีมได้
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการถูกออกแบบมาเพื่อวางแผน ติดตาม และควบคุมโครงการ โดยมีคุณสมบัติเช่น ไทม์ไลน์, จุดสำคัญ, และการจัดสรรทรัพยากร. ในขณะที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันนั้นมุ่งเน้นไปที่การทำงานเป็นทีมในแต่ละวัน โดยให้บริการการสื่อสาร, การแชร์ไฟล์, และการแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์.
การจัดทำงบประมาณขึ้นอยู่ขนาดของทีมและความต้องการของทีม ทีมขนาดเล็กมักสามารถใช้เครื่องมือดิจิทัลฟรีหรือมีค่าใช้จ่ายต่ำได้ ทีมขนาดกลางถึงใหญ่อาจต้องใช้จ่ายประมาณ 7-20 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้สำหรับคุณสมบัติขั้นสูง และโซลูชันระดับองค์กรมักมีการกำหนดราคาตามความต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และการสนับสนุน
ClickUp เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดสำหรับทีมขนาดใหญ่ เนื่องจากสามารถปรับขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการสื่อสารที่มีโครงสร้าง และรวมศูนย์การจัดการงาน การแชร์เอกสาร การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ และการทำงานร่วมกันไว้ในแพลตฟอร์มเดียว