ระบบการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพคือพลังชีวิตขององค์กร—ไม่น่าแปลกใจเลย ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมแนวทางเฉพาะโครงการหรือนโยบายทั่วทั้งบริษัท คุณจำเป็นต้องมีฐานข้อมูลที่เป็นระเบียบเพื่อจัดเก็บสินทรัพย์ความรู้และสนับสนุนทีมงานในทุกกระบวนการ
แต่คำถามที่ทุกคนอยากรู้คือ: คุณจะสร้างฐานความรู้ภายในที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณได้อย่างไร?
การจัดตั้งฐานความรู้ที่มีการวางแผนอย่างดีอาจเป็นงานที่ท้าทายอย่างมาก ตัวอย่างเช่น คุณต้องมุ่งเน้นไปที่การนำเสนอข้อมูลที่ละเอียดและเกี่ยวข้องในวิกิภายในของคุณ ในขณะเดียวกันก็ต้องมั่นใจว่าทุกอย่างสามารถเข้าถึงได้และทันสมัยสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย นี่เป็นการทำงานที่ใช้เวลาและไม่สามารถยั่งยืนได้ แม้ว่าคุณจะมีเครื่องมือฐานความรู้ที่ดีที่สุดอยู่ในมือก็ตาม
ในบทความนี้ เราจะสำรวจแนวคิดเกี่ยวกับฐานความรู้ภายในอย่างละเอียด และหารือเกี่ยวกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสร้างฐานความรู้ภายใน เราจะนำเสนอ:
- แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและวิธีการขั้นสูงในการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรข้อมูลทุกประเภท
- ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายในองค์กรที่มีฟีเจอร์ครบครันและปรับขนาดได้มากที่สุดสำหรับทีม 😍
ฐานความรู้ภายในคืออะไร?
ฐานความรู้ภายในทำหน้าที่เป็นห้องสมุดข้อมูลที่ทันสมัยซึ่งสามารถเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานขององค์กรเท่านั้น เป็นฐานข้อมูลความรู้ที่รวมศูนย์ไว้ ซึ่งควรมีฟังก์ชันการค้นหา เพื่อให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลภายในเกี่ยวกับกระบวนการทำงานทั้งหมดและบริการที่ส่งมอบได้
ระบบฐานความรู้ภายในทั่วไปจะจัดเก็บรายการเช่น:
- มาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOPs)
- นโยบายของบริษัท
- สัญญาและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ
- สินทรัพย์ดิจิทัลและทรัพยากรทางปัญญาของบริษัท
- ข้อมูลโครงการและแนวทางปฏิบัติ
- กรณีศึกษาและข้อมูลการวิจัย
- คู่มือทีมบริการลูกค้า
เพื่อให้ข้อมูลนี้เข้าถึงได้ง่าย ฐานความรู้ภายในถูกจัดระเบียบโดยใช้แท็ก หมวดหมู่ และประเภทลำดับชั้นอื่น ๆ 📚
ฐานความรู้ภายในกับฐานความรู้ภายนอก
ฐานความรู้ภายในองค์กรเป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวเพื่อสนับสนุนพนักงานของคุณ ฐานความรู้ภายนอกมีวัตถุประสงค์เดียวกัน—แต่สำหรับลูกค้าของคุณ
ฐานความรู้ภายนอกถูกออกแบบมาเพื่อเป็น สื่อกลางสำหรับลูกค้าในการให้บริการตนเอง พร้อมด้วยคู่มือผลิตภัณฑ์และวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไป นอกจากนี้ยังสามารถใช้โดยทีมที่ติดต่อกับลูกค้าเพื่อให้ความช่วยเหลือแบบลงมือปฏิบัติมากขึ้นในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์
⭐ เทมเพลตแนะนำ
สร้างศูนย์กลางภายในที่ทีมของคุณจะใช้จริง ๆเทมเพลตฐานความรู้ของ ClickUpจัดเก็บทุกอย่างตั้งแต่คู่มือการใช้งานไปจนถึงมาตรฐานการปฏิบัติงานอย่างเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย ทำให้ไม่มีใครต้องเดาว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน
ประโยชน์หลักของฐานความรู้ภายใน
การสร้างฐานความรู้ภายในช่วยให้การรับพนักงานใหม่เป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น และปรับปรุงการร่วมมือในทีมให้ดีขึ้น เนื่องจากกระบวนการทำงานภายในทั้งหมดถูกบันทึกไว้ในที่เดียว คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมประสานงานกับพนักงานใหม่หรือทีมโครงการ เพียงแค่ให้พวกเขาเข้าถึงฐานความรู้ภายในของคุณ พวกเขาก็จะสามารถทำหน้าที่ของตนได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปปรึกษาผู้อื่น
สินทรัพย์เหล่านี้ยังนำมาซึ่งประโยชน์ที่จับต้องได้อื่น ๆ รวมถึง:
- ลดข้อผิดพลาด: เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้อย่างง่ายดาย จะช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และนำไปสู่ความพึงพอใจและการรักษาลูกค้าที่สูงขึ้น
- ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้นเนื่องจากประสิทธิภาพของทีม:ตามรายงานของ McKinsey พนักงานโดยเฉลี่ยสูญเสียเวลาทำงานประมาณ 20% ไปกับการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การเข้าถึงทรัพยากรความรู้ที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน ทำให้มั่นใจได้ว่าจะใช้ทรัพยากรทางการเงินและทรัพยากรมนุษย์ของคุณได้อย่างเหมาะสม
- การคงอยู่ของพนักงานที่สูงขึ้น: ฐานความรู้ภายในองค์กรช่วยให้กระบวนการและนโยบายของบริษัทชัดเจนขึ้น ซึ่งทำให้ประสบการณ์การทำงานราบรื่น และนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น และการคงอยู่ของพนักงานที่ดีขึ้น
- การดำเนินงานที่ปรับขนาดได้และไร้ความเสียดทาน: ฐานความรู้ภายในช่วยให้ธุรกิจสามารถขยายขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านขั้นตอนมาตรฐานที่ชัดเจน คู่มือพนักงาน และกระบวนการถ่ายทอดความรู้
เคล็ดลับ: ต้องการทางลัดในการสร้างฐานความรู้ภายในหรือวิกิสำหรับทีมขนาดเล็กหรือไม่? ใช้เทมเพลตเอกสารทีม ClickUpเพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องการไว้ในที่เดียว
วิธีสร้างฐานความรู้ภายในองค์กรใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ
การสร้างและจัดการฐานความรู้ไม่ใช่เรื่องง่าย สำหรับผู้เริ่มต้น คุณจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบและการออกแบบการเข้าถึงที่เรียบร้อย รวมถึงกลไกที่ง่ายดายในการอัปเดตเอกสารตามความจำเป็น
ตอนนี้ การจัดตั้งฐานความรู้ไม่ใช่กระบวนการที่เหมาะกับทุกกรณี แต่เราได้ทำให้เป็นมาตรฐานใน เจ็ดขั้นตอน ด้านล่างนี้ เพื่อการสาธิต เราได้ใช้เครื่องมือและฟังก์ชันการทำงานของฐานความรู้บางอย่างเพื่อสนับสนุนแต่ละขั้นตอน 🌸
ขั้นตอนที่ 1: สร้างกลยุทธ์การจัดการความรู้ที่ปรับให้เหมาะสม
ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างฐานความรู้ภายในองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องมีกลยุทธ์ที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงาน กำหนดองค์ประกอบสำคัญในกลยุทธ์การจัดการความรู้ของคุณ เช่น:
- กรณีการใช้งาน: คุณกำลังสร้างฐานความรู้สำหรับข้อมูลเฉพาะโครงการหรือข้อมูลของบริษัทหรือไม่? ช่องว่างของความรู้ที่คุณต้องการแก้ไขคืออะไร และสำหรับใคร?
- บทบาทและระดับการเข้าถึง: กำหนดบทบาทพร้อมสิทธิ์ในการแก้ไขและอัปเดตฐานความรู้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดกลุ่มสำหรับ: การเข้าถึงแบบดูเท่านั้น การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัทและเฉพาะทีม ผู้มีส่วนร่วมตามแผนกและการควบคุมการเข้าถึงของพวกเขา
- สิทธิ์การดูเท่านั้น
- การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัทและเฉพาะทีม
- ผู้มีส่วนร่วมตามแผนกและการควบคุมการเข้าถึง
- ลำดับชั้นของเนื้อหา: ระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบเนื้อหาภายในฐานความรู้—ไม่ว่าคุณต้องการจัดโครงสร้างตามแผนกบทบาทและความรับผิดชอบ หรือโครงการ วางแผนรายละเอียดปลีกย่อย รวมถึงหมวดหมู่ แท็ก และตำแหน่งการจัดเก็บให้เหมาะสม
- แนวทางการสร้างเนื้อหา: กำหนดกระบวนการสร้างและจัดการเนื้อหา คิดถึงระดับของรายละเอียดที่ต้องการ ประเภทของเนื้อหา (วิดีโอ, บทความ, อินโฟกราฟิก, เป็นต้น) โทนเสียงที่สม่ำเสมอ และช่องทางการอนุมัติ
- สิทธิ์การดูเท่านั้น
- การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัทและเฉพาะทีม
- ผู้มีส่วนร่วมตามแผนกและการควบคุมการเข้าถึง
การวางแผนรายละเอียดเหล่านี้ด้วยตัวเองจะช่วยให้คุณมีความชัดเจนและประหยัดเวลาในขณะที่สร้างฐานความรู้วิธีที่ง่ายที่สุดในการระดมความคิดสำหรับกลยุทธ์ของคุณคือการใช้เครื่องมือกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัล เช่น ClickUp Whiteboards.
กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลโดยทั่วไปมีพื้นที่ไม่จำกัดเพื่อช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์การจัดการความรู้ร่วมกับหัวหน้าทีมของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ด้วย ClickUp Whiteboards คุณสามารถใช้ตัวเชื่อมต่อ, โน้ตติด, บล็อกสี และองค์ประกอบภาพอื่น ๆ เพื่อออกแบบการไหลของข้อมูลและระดับการเข้าถึงที่จำเป็นระหว่างแผนกต่าง ๆ
ขั้นตอนที่ 2: เลือกซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่เหมาะสม
เมื่อคุณมีกลยุทธ์การจัดการความรู้แล้ว ให้เลือกซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ (KMS)ที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการตามแผนของคุณ
การเลือกเครื่องมือฐานความรู้ภายในองค์กรของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณ นี่คือคุณสมบัติหกประการที่ต้องมี:
- ลำดับชั้นหลายระดับ: คุณควรสามารถจัดระเบียบระบบการจัดการความรู้ของคุณและรายการต่าง ๆ ผ่านโฟลเดอร์ หมวดหมู่กว้าง แท็ก และหน้าย่อย
- ฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลัง: ฟังก์ชันการค้นหาของเครื่องมือฐานความรู้ของคุณควรช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้แท็กเอกสารและแม้กระทั่งเนื้อหาที่เขียนไว้
- คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน: โซลูชัน KMS ที่ดีที่สุดยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมเพื่อสร้างบทความได้เร็วขึ้น ให้ความสำคัญกับซอฟต์แวร์ที่รองรับผู้ร่วมงานหลายคนเพื่อเขียนและตรวจสอบเอกสาร
- การจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์: การจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์และการรองรับเนื้อหาสื่อผสมช่วยเพิ่มความน่าสนใจและความเข้าใจในเนื้อหา ทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจหัวข้อที่ซับซ้อนได้รวดเร็วขึ้น
- การสนับสนุน AI:โซลูชัน KMS ล่าสุดมาพร้อมกับฟีเจอร์ AIที่ช่วยสร้างและจัดรูปแบบเนื้อหาผ่านคำสั่ง และยังสามารถค้นหาบทความที่เกี่ยวข้องภายในฐานข้อมูลได้อีกด้วย
- การเข้าถึงผ่านเว็บ: โซลูชันฐานความรู้ที่คุณเลือกควรอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงผ่านเว็บได้อย่างราบรื่นผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัย
ข่าวดีก็คือเครื่องมือฐานความรู้คุณภาพส่วนใหญ่มีฟีเจอร์เหล่านี้อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหา เครื่องมือที่ครบครันแต่ราคาย่อมเยา เลือก ClickUpเลย ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายในนี้ยังมาพร้อมฟังก์ชันการทำงานร่วมกันในโครงการและการจัดการงาน ทำให้เหมาะสำหรับทีมทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม
ในฐานะโซลูชันฐานความรู้ คุณสมบัติที่โดดเด่นของ ClickUp ได้แก่:
- ClickUp Docs, ชุดเครื่องมือจัดการเอกสารแบบร่วมมือ
- พื้นที่จัดเก็บไม่จำกัดบนทุกแผนการชำระเงิน
- ผู้ช่วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ต้นฉบับเพื่อสร้างเอกสารและสรุป
- ผู้เยี่ยมชมที่อ่านอย่างเดียวพร้อมสิทธิ์ที่กำหนดเอง
ขั้นตอนที่ 3: วางแผนและสร้างเนื้อหาของคุณ
เลือกซอฟต์แวร์ฐานความรู้ ของคุณแล้วหรือยัง? มาเริ่มสร้างฐานความรู้ภายในที่ดีกันเถอะ ขั้นแรก สร้างแผนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเขียนและสมาชิกทีมที่จะรับผิดชอบงานนี้
อย่าเครียดกับการเขียนเอกสารทั้งหมดในคราวเดียว—เริ่มต้นด้วยสิ่งสำคัญ เช่น:
- ข้อมูลพื้นฐานของบริษัท
- นโยบายการลาและค่าชดเชย
- เกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานและแนวทางปฏิบัติ
- คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
- จรรยาบรรณในการทำงาน
- แผนผังองค์กร
- เอกสารการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่
- เอกสารการแนะนำสำหรับลูกค้า
คุณสามารถใช้ประโยชน์จาก ClickUp Docsเพื่อวางแผนและสร้างเนื้อหาของคุณได้ ทั้งการอัปโหลดเอกสารที่มีอยู่ไปยังแพลตฟอร์มหรือสร้างเอกสารใหม่จากศูนย์ จากมุมมองการดำเนินงาน คุณสามารถ:
- สร้างงานที่กำหนดไว้สำหรับบทความฐานความรู้แต่ละรายการที่อยู่ระหว่างการผลิต
- มอบหมายสมาชิกทีมหนึ่งคนหรือมากกว่าหนึ่งคนให้กับแต่ละงาน
- ติดตามเวลาที่ใช้ในการเขียนและตรวจสอบเอกสาร
จัดรูปแบบเอกสารแต่ละฉบับด้วยคุณสมบัติการจัดรูปแบบข้อความที่สมบูรณ์—เพิ่มภาพหน้าปก ตาราง รายการโปรด หัวข้อ หัวข้อย่อย และอื่นๆ เพื่อปรับปรุงความอ่านง่ายของเนื้อหา
เพื่อเร่งกระบวนการสร้างเนื้อหา ให้ใช้พลังของเครื่องมือ AI ที่ผสานรวมในตัวของ ClickUp,ClickUp Brain ใช้คำสั่งที่ปรับแต่งได้สำหรับบทบาทเฉพาะเพื่อสร้างเอกสารอย่างรวดเร็ว เช่น สรุปโครงการ, การศึกษาทดสอบ, และข้อกำหนดของซอฟต์แวร์
คุณยังสามารถใช้ ClickUp Brain เพื่อปรับแต่งเนื้อหาฐานความรู้ที่มีอยู่ของคุณให้เหมาะสมในด้านไวยากรณ์ น้ำเสียง และความชัดเจนได้อีกด้วย นอกจากนี้ ฟีเจอร์แปล และสรุป ในตัวยังช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณสามารถเข้าใจเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย
📮 ClickUp Insight: พนักงานมากกว่าครึ่งหนึ่ง (57%) เสียเวลาในการค้นหาเอกสารภายในหรือฐานความรู้ของบริษัทเพื่อหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน และเมื่อพวกเขาหาไม่เจอ? 1 ใน 6 คนจะใช้วิธีแก้ปัญหาส่วนตัว—ค้นหาอีเมลเก่า บันทึก หรือภาพหน้าจอเพียงเพื่อรวบรวมข้อมูลให้ครบถ้วน
ClickUp Brainช่วยขจัดความยุ่งยากในการค้นหาด้วยการให้คำตอบทันทีโดยใช้ AI ที่ดึงข้อมูลจากทั้งพื้นที่ทำงานของคุณและแอปของบุคคลที่สามที่ผสานรวมไว้ เพื่อให้คุณได้รับสิ่งที่ต้องการโดยไม่ต้องยุ่งยาก
ขั้นตอนที่ 4: จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
หลังจากที่คุณสร้างเนื้อหาของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย แนวคิดคือการช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงบทความเฉพาะได้โดยการกรองฐานความรู้ วิธีบางประการที่สามารถทำได้ ได้แก่:
- ติดแท็กเอกสารแต่ละฉบับด้วยแท็กที่เกี่ยวข้อง (เช่น "เอกสารการปฐมนิเทศพนักงาน" สำหรับทรัพยากรการปฐมนิเทศพนักงานทั้งหมด)
- การสร้างสารบัญหรือดัชนี
- การจัดระเบียบเอกสารตามโครงการ ลูกค้า หรือเกณฑ์ที่คล้ายกัน
ClickUp ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งฐานความรู้ของคุณได้อย่างละเอียดผ่านลำดับชั้นหลายระดับ คุณสามารถสร้าง Workspaces,Folders, Files, Lists และหมวดหมู่ย่อยอื่นๆ เพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บทรัพย์สินความรู้ของคุณได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง โฟลเดอร์ สำหรับ โปรเจกต์ A หรือ รายการตรวจสอบ สำหรับการทำงาน งาน XYZ ให้เสร็จสมบูรณ์—พนักงานของคุณจะเข้าใจโดยสัญชาตญาณว่าต้องค้นหาที่ไหน
วิธีอื่น ๆ ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณ ได้แก่แท็กที่มีสีต่างกันและป้ายกำกับความสำคัญ. ทีมของคุณสามารถเข้าถึงเอกสารใด ๆ ได้ภายในไม่กี่วินาที ด้วยคุณสมบัติค้นหาทั่วไป.
ClickUp ยังช่วยให้การจัดระเบียบเป็นเลิศผ่านการใช้หน้าย่อยแบบซ้อน เหมาะสำหรับการนำเสนอเอกสารที่มีหลายหัวข้อย่อย เพียงลากและวางหัวข้อย่อยใต้หน้าหลักตามตัวอย่างในภาพด้านล่าง:
เคล็ดลับด่วน: คุณสามารถขอให้ ClickUp Brain สร้าง สารบัญ สำหรับโฟลเดอร์หรือชุดเอกสารเฉพาะ, สร้างตารางเพื่อจัดระเบียบได้เร็วขึ้น,หรือสร้างบทถอดเสียงจากเสียงพูดสำหรับการเขียนหรือการทำดัชนีได้
ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการควบคุมการเข้าถึงฐานความรู้
เมื่อฐานความรู้ภายในของคุณได้รับการจัดระเบียบและพร้อมใช้งานแล้ว ให้เปลี่ยนความสนใจไปที่การเข้าถึง ทุกซอฟต์แวร์จะมีการตั้งค่าที่แตกต่างกันเพื่อกำหนดสิทธิ์การแบ่งปันความรู้โดยปกติคุณสามารถเลือกการควบคุมการดูและการแก้ไขในระดับละเอียดตามบทบาทของผู้ใช้หรือตำแหน่งของเอกสาร
ตัวอย่างเช่น ClickUp ช่วยให้คุณปรับแต่งทั้ง การควบคุมตามผู้ใช้และตามพื้นที่ทำงาน ได้ คุณสามารถ:
- อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงได้ภายใน Workspace หรือ Folder ที่กำหนด
- แชร์การเข้าถึงรายบุคคลผ่านลิงก์ส่วนตัว
- ใช้ลิงก์สาธารณะที่ปลอดภัยเพื่อแบ่งปันเอกสารกับลูกค้าและผู้ร่วมงานภายนอก
คุณยังได้รับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเพื่อเชิญผู้ใช้ภายนอกให้เข้าถึงฐานความรู้หรือเอกสารที่คุณเลือกผ่านทางอีเมล มอบสิทธิ์ แก้ไข และ/หรือ ดูเท่านั้น ตามความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบฐานความรู้ภายในของคุณ
แต่งตั้งกลุ่มผู้ตรวจสอบ (สามารถเป็นสมาชิกหลักจากแผนกต่างๆ ได้) เพื่อให้การตรวจสอบขั้นสุดท้ายแก่ฐานความรู้ภายในของคุณ พวกเขาสามารถตรวจสอบแง่มุมต่างๆ เช่น:
- ความถูกต้องของเอกสารความรู้ของพนักงาน
- การซ้ำซ้อนของข้อมูลเดียวกันในบทความต่าง ๆ (แทนที่จะเชื่อมโยง)
- ระดับการเข้าถึงไม่ถูกต้อง
- ข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบและการตรวจทาน
- เนื้อหาและชื่อที่ไม่ตรงกัน
กระบวนการตรวจสอบสามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยคุณสมบัติการร่วมมือเอกสารที่ครบครันของ ClickUp ทีมของคุณสามารถใช้ความคิดเห็นที่มอบหมาย,แชทสด, และเครื่องมือตรวจสอบการทำงานภายในแพลตฟอร์มเพื่อสื่อสารข้อผิดพลาดไปยังผู้ร่วมสร้างเอกสารและแก้ไขได้ทันที
ขั้นตอนที่ 7: ทบทวนและปรับปรุงฐานความรู้ภายในเป็นประจำ
อย่าเพียงแค่รวบรวมฐานความรู้ภายในองค์กรแล้วปล่อยทิ้งไว้! ฐานความรู้ที่ล้าสมัยอาจทำให้เพื่อนร่วมทีมของคุณเข้าใจผิดได้ ดังนั้นการจัดการและอัปเดตฐานความรู้อย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งที่ไม่สามารถละเลยได้
เคล็ดลับที่ชาญฉลาดในการจัดระเบียบฐานความรู้ของคุณคือการกำจัดเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป เช่น นโยบายเก่าและคู่มือทีมสนับสนุนลูกค้าที่ล้าสมัย ในทำนองเดียวกัน ให้เพิ่มทรัพยากรความรู้ล่าสุดลงในฐานและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทราบ
4 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดตั้งฐานความรู้ภายในองค์กร
ตอนนี้ที่คุณทราบกระบวนการตั้งค่าฐานความรู้ภายในแล้ว ให้คุณมาดูสี่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของมัน
1. ใช้แม่แบบ
การสร้างฐานความรู้สามารถเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเริ่มต้นจากเอกสารเปล่า นั่นคือเหตุผลที่ทีมที่มีประสิทธิภาพพึ่งพาเทมเพลตฐานความรู้ในการสร้างทรัพยากรฐานความรู้สำหรับใช้งานประจำวัน
ClickUp มีเทมเพลตมากกว่า 1,000 แบบเพื่อเร่งการสร้างเอกสารในหลากหลายกรณีการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นนโยบายบริษัท, SOPs, และแนวทางโครงการ ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณยังได้รับเทมเพลตเฉพาะสำหรับการตั้งค่าฐานความรู้ภายในและภายนอก—โปรดปรานของเราได้แก่:
- เทมเพลตฐานความรู้ ClickUp: เหมาะสำหรับการสร้างห้องสมุดข้อมูลดิจิทัลที่หลากหลายสำหรับบริษัทหรือโครงการใด ๆ
- เทมเพลตฐานความรู้ HR ของ ClickUp: เหมาะสำหรับการจัดการนโยบายและขั้นตอนด้านทรัพยากรบุคคล
- เทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนของ ClickUp: ช่วยให้คุณสร้างบทเรียนทีละขั้นตอนและจัดระเบียบขั้นตอนต่างๆ ผ่านกระดาน Kanban
เทมเพลตเหล่านี้มาพร้อมกับโครงสร้างและส่วนต่างๆ ที่จัดรูปแบบไว้อย่างดีและเป็นมาตรฐาน—คุณเพียงแค่กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทีมของคุณเท่านั้น 😎
2. รวบรวมความคิดเห็นของพนักงานเป็นระยะ
ผู้นำทีมส่วนใหญ่ไม่สามารถระบุช่องว่างของความรู้ทั้งหมดได้ด้วยตนเอง พวกเขาจำเป็นต้องพิจารณาข้อเสนอแนะจากพนักงานและปรับปรุงฐานความรู้เพื่อแก้ไขปัญหาที่ยังไม่ได้รับการเปิดเผย ซึ่งอาจเป็นเรื่องใดก็ได้ตั้งแต่คำถามเพิ่มเติมไปจนถึงกระบวนการที่ไม่ชัดเจน
วิธีหนึ่งในการรวบรวมคำถามที่พบบ่อยจากแต่ละแผนกคือการใช้ ClickUp Forms. ปรับแต่งแบบฟอร์มภายในให้เหมาะสมกับคำถามเฉพาะ เพื่อระบุสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล วิเคราะห์คำตอบของพนักงานได้อย่างง่ายดายในมุมมองตารางของแพลตฟอร์ม ระบุช่องว่างของความรู้ และวางแผนวิธีแก้ไข
3. ให้ความสำคัญกับความชัดเจนในการอ่าน
โปรดคำนึงถึงรูปแบบการนำเสนอและความชัดเจนเมื่อต้องครอบคลุมหัวข้อฐานความรู้ภายในองค์กรที่กว้างขวาง อันดับแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาที่ปราศจากศัพท์เฉพาะและเข้าใจง่ายสำหรับสมาชิกทุกคนในทีม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอธิบาย ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (Customer Acquisition Cost หรือ CAC) ให้กับทีมที่ไม่ใช่ฝ่ายการตลาด คุณอาจควรใช้ชื่อเต็มแทนการใช้แค่ CAC
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่น ๆ สำหรับการเขียนและการแก้ไขในโซลูชันฐานความรู้ ได้แก่:
- การใช้ตารางและสัญลักษณ์หัวข้อย่อยแทนย่อหน้ายาว
- การใช้กราฟิกหรือภาพเคลื่อนไหว
- มีหัวข้อที่ชัดเจนและให้ข้อมูล
- อธิบายขั้นตอนวิธีการในทุกที่ที่เป็นไปได้
4. ใช้การวิเคราะห์
เมื่อมองแวบแรก การใช้การวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับฐานความรู้อาจดูไม่เหมาะสม แต่ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงทุกสิ่ง การวิเคราะห์การใช้งานฐานความรู้ภายในของคุณสามารถช่วยให้คุณค้นพบรูปแบบการอ่านและแนวโน้มของเอกสาร เช่น:
- บทความที่อ่านมากที่สุด
- คำค้นหาที่ได้รับความนิยมมากที่สุด
- หัวข้อที่มีการแสดงความคิดเห็นจำนวนมาก (บ่งชี้ถึงความไม่ชัดเจนที่อาจเกิดขึ้น)
ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณปรับปรุงฐานความรู้ของคุณให้เหมาะกับผู้ใช้ปลายทาง และเพิ่มประสิทธิภาพในแง่ของเวลาการนำทาง
แนวทางขั้นสูงสำหรับฐานความรู้ภายในองค์กรยุคใหม่
ฐานความรู้ในอดีตเคยเป็นเพียงตู้เก็บแฟ้มและเอกสารที่มีการจัดทำดัชนีเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา มีแนวทางขั้นสูงหลายประการที่เข้ามามีอิทธิพลต่อวิธีการที่เราสร้างและนำข้อมูลมาใช้ร่วมกัน
สภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันของวิกิหรือซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายใน
การมาถึงของซอฟต์แวร์วิกิที่มีคุณสมบัติการร่วมมืออาจกล่าวได้ว่ามีอิทธิพลมากที่สุดต่อวิธีการจัดการและกระจายความรู้ภายในองค์กร
ด้วยการอนุญาตให้มีผู้ร่วมสร้างหลายคน ทำให้สามารถสร้างหน้าความรู้ที่เชื่อมโยงกันได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ด้วย ปุ่มในตัวสำหรับตรวจสอบประวัติการแก้ไขและย้อนกลับการเปลี่ยนแปลง จึงสามารถมองเห็นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้ดียิ่งขึ้น
นอกเหนือจากการทำหน้าที่เป็นคลังข้อมูลกลางของบริษัทแล้ว ซอฟต์แวร์วิกิสมัยใหม่ยังสร้างโอกาสในการขยายความรู้ในองค์กรได้มากขึ้นอีกด้วย 🗄️
ผลกระทบของปัญญาประดิษฐ์ต่อการจัดการความรู้
การนำเครื่องมือ AI เชิงสร้างสรรค์มาใช้ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการสร้างและแบ่งปันความรู้ผ่านฐานความรู้ภายในองค์กรอย่างมีนัยสำคัญ เครื่องมือ AI เช่น Scribe และ ClickUp Brain ช่วยย่นระยะเวลาในการเขียน จัดรูปแบบ และตรวจสอบเอกสารความรู้
นอกจากนี้ แทนที่จะให้รายการผลการค้นหา ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่ใช้ AI จำนวนมากในปัจจุบันสามารถตอบคำถามของผู้อ่านได้โดยตรงตามเนื้อหาที่มีอยู่ในฐานความรู้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ ClickUp Brain เป็นผู้จัดการความรู้ด้วย AI ได้ มันคือเครือข่ายประสาทเทียมที่ทำหน้าที่เป็นคลังเอกสาร งาน และทีมของคุณในพื้นที่ทำงานของคุณ—พนักงานของคุณสามารถถามคำถามได้โดยตรงเพื่อดึงคำตอบจากฐานความรู้ของบริษัท ตัวอย่างเช่น:
- กระบวนการติดตามข้อบกพร่องของเราทำงานอย่างไร?
- วัตถุประสงค์ของงาน XYZ คืออะไร?
ฐานความรู้บนฟอรัมอินเทอร์เน็ต
ฐานความรู้ภายในองค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ได้รวมเอาฟอรัมสำหรับการอภิปรายไว้ด้วย ซึ่งพนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ ได้ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถ ระบุปัญหาได้เร็วขึ้นและชี้แจงข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อมูลความรู้บางรายการได้ทันที นอกจากนี้ยังเป็นช่องทางการสื่อสารที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจเหตุผลเบื้องหลัง SOP และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ระบุไว้ในฐานความรู้ได้ดียิ่งขึ้น
บทบาทของบรรณาธิการแบบเรียลไทม์ในฐานความรู้สมัยใหม่
โปรแกรมแก้ไขข้อความแบบร่วมมือกันแบบเรียลไทม์ที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายในองค์กรสมัยใหม่ได้ปฏิวัติวิธีการสร้างและแก้ไขเนื้อหาของคุณ
ตัวอย่างเช่น ClickUpช่วยให้ผู้ร่วมงานหลายคนสามารถแก้ไขเอกสารในเวลาเดียวกันได้ ผู้แก้ไขเหล่านี้ ช่วยคุณสร้างฐานความรู้ได้ในเวลาอันรวดเร็วด้วยความร่วมมือของทีม สิ่งนี้ได้เปลี่ยนเกมสำหรับเอกสารที่มีผู้ร่วมงานจากหลายแผนก แทนที่จะต้องมีขั้นตอนหลายขั้นตอนในการเขียนและตรวจสอบ คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนแบบเรียลไทม์และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรืองานซ้ำซ้อนได้
เพิ่มประสิทธิภาพทีมสูงสุดด้วย ClickUp: ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่ดีที่สุด
การทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน ฐานความรู้ภายในเป็นข้อกำหนดที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับการรับประกันประสิทธิภาพขององค์กร นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจมีการดิจิทัลเพิ่มขึ้น คุณภาพของฐานความรู้ของคุณจะเป็นตัวกำหนดความเร็วที่คุณสามารถฝึกอบรมพนักงานและลดระยะเวลาการเรียนรู้ของพวกเขาได้
โชคดีที่คุณมีเครื่องมืออย่าง ClickUp ที่ช่วยให้กระบวนการสร้างและจัดการฐานความรู้ทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่นสมัครวันนี้ฟรีและผลักดันองค์กรของคุณไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ 💃