การบริหารโครงการเป็นงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องอาศัยความสามารถในการจัดการความรับผิดชอบหลายอย่างพร้อมกัน ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมีความเชี่ยวชาญในการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กำหนดตารางกิจกรรม กำกับดูแลทรัพยากรและการจัดทำงบประมาณ รวมถึงวิเคราะห์รายงานเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการดำเนินไปตามเป้าหมาย
อย่างไรก็ตาม ด้วยความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นของโครงการต่างๆ ปริมาณงานจึงกลายเป็นภาระที่หนักหน่วง การจัดการโครงการและงานหลายอย่างพร้อมกันกับทีมงานขนาดใหญ่เป็นเรื่องที่ท้าทายแม้แต่สำหรับผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ตาม
ตามรายงานระบุว่า ผู้จัดการโครงการมากกว่า 52%จัดการโครงการระหว่าง2 ถึง 5 โครงการพร้อมกัน
คิดถึงการปีนขึ้นเขาที่ไม่มีวันสิ้นสุดคูณด้วยจำนวนโครงการที่คุณรับผิดชอบ
คุณต้องการเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อทำให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณเอาชนะภูเขาของงานได้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนสามารถทำงานหนักแทนคุณได้
หากคุณกำลังสงสัยว่าคุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใดที่จำเป็นที่สุด เราได้เตรียมข้อมูลพื้นฐานไว้ให้คุณแล้ว
นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด
การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับทีมของคุณ
ปัจจุบันมีเพียง23% ขององค์กรที่ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ. ที่เหลือยังคงพึ่งพาเครื่องมือเก่าเช่นสเปรดชีตและเอ็กเซลเป็นระบบการจัดการโครงการของพวกเขา.
เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณบริหารโครงการผ่านสเปรดชีต?
- เนื่องจากมีเพียงไม่กี่คนที่มีทักษะ Excel เหนือกว่าค่าเฉลี่ย สเปรดชีตเหล่านี้จึงถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการแก้ไขบนไดรฟ์เครือข่าย และข้อมูลโครงการจึงยากต่อการจัดการและตีความ
- การจัดการโครงการที่ใช้สเปรดชีตไม่สามารถให้ทีมโครงการจัดเก็บไฟล์, การสนทนา, บันทึก, และข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้—ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการร่วมมือในโครงการ
- ไฟล์สเปรดชีตแบบเก่าขาดการควบคุมเวอร์ชันและเส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและกระบวนการต่างๆ ตามกาลเวลา
- หากไม่มีการแก้ไขแบบเรียลไทม์และหลายผู้ใช้ สเปรดชีตจะสร้างข้อมูลที่แยกส่วน
โซลูชันการจัดการโครงการที่มีคุณสมบัติขั้นสูงสามารถช่วยทีมของคุณหลีกเลี่ยงความทุกข์ทรมานและปรับปรุงการทำงานของโครงการของคุณ
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ได้แก่:
1. การมาตรฐานกระบวนการทำงาน
ระบบการจัดการโครงการมีแบบแผนมาตรฐานที่ทำหน้าที่เป็นแบบแปลนสำหรับการดำเนินโครงการ
แม่แบบได้ระบุขั้นตอนที่สมาชิกทีมต้องปฏิบัติตามตั้งแต่การวางแผน การดำเนินการ จนถึงการเสร็จสิ้น ซึ่งช่วยให้เกิด แนวทางที่มีโครงสร้าง และสร้างกรอบมาตรฐาน
ทีมของคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. การควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้น
ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการ การควบคุมคุณภาพกลายเป็นระบบมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละงานและได้รับการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง
สมาชิกแต่ละคนในทีมทราบถึง เป้าหมาย ภารกิจ และความสัมพันธ์ ทั้งหมด รวมถึงเพื่อนร่วมงานของพวกเขาด้วย
ผู้นำทีมสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการ, ระบุปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ, และแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว.
แนวทางที่เป็นระบบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ส่งมอบตรงตามหรือเกินความคาดหวังของลูกค้า ผลลัพธ์ที่ได้คือความเชื่อมั่นที่สูงขึ้นจากลูกค้าและระดับผู้บริหารสูงสุด ซึ่งนำไปสู่ชื่อเสียงขององค์กรที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
3. การสื่อสารในทีมที่ดีขึ้น
ต่างจากสเปรดชีตที่ขาดเครื่องมือสื่อสารภายในทีม ซอฟต์แวร์บริหารโครงการมีฟีเจอร์อย่าง การส่งข้อความแบบเรียลไทม์ การแชร์ไฟล์ และการมอบหมายงาน ที่ช่วยให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
นอกจากนี้ สมาชิกทุกคนในทีมยังทราบถึงบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และความคืบหน้าโดยรวมของตนเอง ความโปร่งใสเช่นนี้ช่วยให้เกิดความชัดเจน ป้องกันความเข้าใจผิด และส่งเสริมให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันและประสานงานกันได้ดีขึ้น
4. การทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น
เครื่องมือการจัดการโครงการให้ แพลตฟอร์มการทำงานแบบรวมศูนย์ ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่หากคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสมบัตินี้ช่วยให้ทีมที่อยู่ในเขตเวลาต่างกันสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ฟรีส่วนใหญ่มีพื้นที่ทำงานเสมือนจริง ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงงาน แบ่งปันเอกสาร และสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการทำงานร่วมกันเช่นนี้กำลังมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากตารางการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ทีมงานที่ทำงานจากระยะไกลและการสื่อสารในที่ทำงานแบบผสมผสานกลายเป็นเรื่องปกติ
5. ผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้และลดต้นทุน
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น การติดตามความคืบหน้า การกำหนดเป้าหมายและการจัดสรรทรัพยากรช่วยให้ทีมและผู้จัดการได้รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ และช่วยให้พวกเขาตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐาน
ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและระบุกระบวนการที่ส่งผลต่อผลิตภาพของทีม ซึ่งช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน
8 คุณสมบัติสำคัญที่ต้องมองหาในเครื่องมือการจัดการโครงการ
1. การจัดการงาน
เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะละเลยการมอบหมายงานและการจัดลำดับความสำคัญ การจัดการงานช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบ ติดตาม และตรวจสอบงานต่างๆ ภายในโครงการเพื่อให้มั่นใจว่างานเหล่านั้นจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามกำหนดเวลา ผู้ใช้สามารถสร้างงาน มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม กำหนดเส้นตาย และติดตามความคืบหน้าของงานได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ClickUp Tasksเพื่อวางแผน กำหนดเวลา และติดตามงานทั้งหมดของคุณในที่เดียวที่เป็นศูนย์กลาง ปรับปรุงการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการมอบหมายงานย่อย สร้างรายการตรวจสอบ และระบุความเชื่อมโยงระหว่างงาน
เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดยังมี:
- การจัดลำดับความสำคัญของงาน: สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนได้
- การแจ้งเตือนงาน: ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการเตือนความจำให้กับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับงานที่กำลังจะมาถึงหรืองานที่ค้างอยู่
- การกรองและจัดเรียงงาน: สิ่งนี้มักได้รับการสนับสนุนด้วยแถบค้นหาหรือแท็กที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหางานเฉพาะตามลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด หรือสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมาย เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูลสำคัญ
- เทมเพลตงาน: สร้างเทมเพลตการจัดการงานและนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับงานที่เกิดขึ้นซ้ำ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ทั้งหมด เพียงแค่ใส่ข้อมูลของคุณลงในเทมเพลตโครงการและเริ่มต้นใช้งานได้ทันที
แม่แบบการจัดการโครงการโดยClickUp ถูกใช้อย่างแพร่หลายโดยผู้จัดการโครงการ เนื่องจากมีระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน, กระบวนการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้า, และคุณสมบัติแบบ Agile ที่ช่วยจัดระเบียบงาน, ติดตามผลลัพธ์ของโครงการ, และสร้างระบบที่จัดการได้ง่ายขึ้น
2. ความสามารถของปัญญาประดิษฐ์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมีงานที่ต้องรับผิดชอบมากกว่าการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพียงอย่างเดียว นี่คือจุดที่ความสามารถของ AI เข้ามาช่วย—ทำให้โซลูชันของคุณทำงานได้อัตโนมัติ
การเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีความสามารถด้าน AIเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการลงทุนที่ยั่งยืนในอนาคต ตลาด AI ระดับโลกสำหรับการจัดการโครงการคาดว่าจะเติบโตจาก 2.5 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023 เป็น 5.7 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2028 โดยเติบโตที่อัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปี (CAGR) 17.3% จากปี 2023
ความสามารถหลักของ AI ที่คุณควรคาดหวังว่าจะพบในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดี ได้แก่:
- การมอบหมายงานอัตโนมัติ: ผู้ช่วย AI ในตัวจะมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมตามความเชี่ยวชาญ, ปริมาณงาน, และความพร้อมของพวกเขา
- การช่วยเหลือด้านการเขียนและแก้ไข: เครื่องมือ AI สำหรับผู้จัดการโครงการช่วยสร้างสรุปโครงการ, สร้างรายงานโครงการ, ร่างอีเมล, ตรวจทานรายงานเพื่อหาข้อผิดพลาดทางการสะกด, และสร้างเอกสารสรุปโครงการโดยอัตโนมัติ
- การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์: AI วิเคราะห์ข้อมูลโครงการเพื่อทำนายแนวโน้มในอนาคต ความเสี่ยง และผลลัพธ์ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
- การจัดตารางเวลาอย่างชาญฉลาด: ด้วยการพิจารณาการพึ่งพาและการใช้ทรัพยากร AI ปรับปรุงตารางโครงการเพื่อลดความล่าช้าและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
- การจัดการความเสี่ยง: โดยอาศัยข้อมูลทางประวัติศาสตร์และข้อมูลแบบเรียลไทม์, AI ระบุความเสี่ยงและเสนอแนะกลยุทธ์การลดความเสี่ยง
- การปรับแต่ง: AI ช่วยให้คุณสามารถสร้างและปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ได้ตามต้องการ ด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ ทุกคนสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้ โดยไม่คำนึงถึงพื้นฐานทางเทคนิคของพวกเขา
มากกว่าแค่เทรนด์การจัดการโครงการ ความสามารถของ AI เพิ่มประสิทธิภาพของทีม ระบุโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย และช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้และปรับแต่งได้ตามความต้องการ เพื่อตอบสนองเป้าหมายทางธุรกิจ
เทมเพลตคำสั่ง ChatGPT สำหรับการจัดการโครงการของ ClickUpมีคลังคำสั่งมากกว่า 190 รายการเพื่อช่วยคุณสร้างแนวคิดและกลยุทธ์ในการจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ
ตัวอย่างเช่น 'ฉันกำลังมองหาวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะสำเร็จลุล่วงและลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์'
3. การวางแผนโครงการและการจัดตารางเวลา
เมื่อทำงานในโครงการที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอนที่ทับซ้อนกัน เป็นเรื่องง่ายที่จะหลงอยู่ในรายละเอียดและล้มเหลวในการจัดตารางการประชุมหรือกิจกรรมที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
การมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า และแม้แต่กำหนดเวลาของโครงการอาจหลุดรอดสายตาไปได้ และเมื่อสมาชิกในทีมต่างพึ่งพาอาศัยกันและกัน ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจนำไปสู่ความวุ่นวายครั้งใหญ่ได้
ด้วยแผนโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณจะมีแผนที่นำทางและทิศทางที่ชัดเจนสำหรับโครงการ ซึ่งช่วยให้สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมขององค์กร ทุกคนในทีมจะทราบถึงหน้าที่ของตน วัตถุประสงค์หลักของโครงการและขอบเขตของงาน พร้อมทั้งรักษาตารางเวลาของโครงการให้เป็นไปตามแผน
เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดยังมี:
- คุณสมบัติการจัดทำงบประมาณ
- ความสามารถในการตั้งเป้าหมาย/วัตถุประสงค์
- ผู้วางแผนที่สรุปโครงการต่าง ๆ ที่คุณกำลังทำอยู่และทำให้การจัดตารางกิจกรรมใหม่ ๆ ง่ายขึ้น
- ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดประชุมและเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลเกี่ยวกับประชุม
ใช้แม่แบบแผนโครงการเพื่อจัดการกับเป้าหมายระยะยาวและระยะสั้นของคุณ พร้อมด้วยทรัพยากรเพิ่มเติม กำหนดเวลา และข้อจำกัดด้านงบประมาณ
ค้นหาเทมเพลตการวางแผนโครงการที่สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณได้ ช่วยให้คุณป้อนข้อมูลเป้าหมายสำคัญ กำหนดเวลา และบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบได้
4. การรายงานและการติดตามโครงการ
การมองเห็นภาพรวมของโครงการที่ซับซ้อนว่ามีการไหลจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งนั้นอาจเป็นเรื่องยาก
การรายงานและการติดตามโครงการช่วยให้คุณตรวจสอบการพัฒนาโครงการแบบเรียลไทม์และมองเห็นสถานะของโครงการ (ผ่านแผนภูมิแกนต์, กระดานคัมบัง, และแถบเปอร์เซ็นต์/ความคืบหน้า)
หากไม่มีคุณสมบัตินี้ คุณจะไม่สามารถทำได้:
- ลดความเสี่ยงอย่างเชิงรุกก่อนที่มันจะลุกลาม
- ตรวจจับและหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นรวมถึงการพลาดกำหนดเวลา
- ระบุและแก้ไขปัญหาคอขวดที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของโครงการ
- กำหนดและติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเพื่อบริหารจัดการความก้าวหน้าอย่างมีประสิทธิผล
- สื่อสารสถานะโครงการให้กับผู้บริหารระดับสูง, สมาชิกทีม, และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ติดตามเวลาที่ใช้ในภารกิจเฉพาะหรือโครงการทั้งหมด และปรับปรุงโครงการในอนาคตให้เหมาะสม
- ตรวจสอบความรับผิดชอบและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมโดยการเปรียบเทียบระหว่างผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังกับผลการปฏิบัติงานแบบเรียลไทม์
โบนัส: คู่มือการบริหารโครงการขนาดใหญ่
5. การจัดลำดับความสำคัญ
ผู้จัดการโครงการทราบดีว่างานใดมีความสำคัญที่สุดและจะส่งผลต่อการดำเนินงานเมื่อกำหนดตารางเวลาโครงการ
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารสิ่งนี้กับทีมอาจเป็นเรื่องท้าทายหากคุณทำด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีความยืดหยุ่นซึ่งต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ได้แก่ การจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดและจัดอันดับงานตามความสำคัญ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถมองเห็นและมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญที่สุดก่อน
คุณสมบัติการจัดลำดับความสำคัญมักมีรูปแบบเป็นป้ายกำกับ (เช่น สูง, กลาง, และต่ำ) ที่แสดงอย่างชัดเจนอยู่ถัดจากแต่ละงาน ผู้ใช้ยังสามารถตั้งค่าเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญตามที่ต้องการได้ เช่น กำหนดเวลา, ข้อกำหนดของลูกค้า, หรือการเชื่อมโยงกับเป้าหมายของโครงการ
หากลำดับความสำคัญหรือข้อกำหนดของโครงการเปลี่ยนแปลงบ่อยในอุตสาหกรรมของคุณ คุณสมบัตินี้ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อให้การจัดลำดับความสำคัญของงานประสบความสำเร็จ ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ ฟีเจอร์การจัดการงานมักจะช่วยให้คุณแยกงานใหญ่เป็นงานย่อยได้ ตัวอย่างเช่น ใน ClickUp คุณสามารถจัดเรียงและแก้ไขงานย่อยได้พร้อมกันหลายรายการ และเพิ่มลำดับความสำคัญตั้งแต่เร่งด่วนไปจนถึงต่ำ
6. การจัดการกระบวนการทำงาน
การมีแนวคิดภาพรวมว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไรนั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่เพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและปราศจากข้อผิดพลาด คุณจำเป็นต้องมีลำดับงานที่ละเอียดและเป็นขั้นตอนอย่างชัดเจน
การจัดการเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับการออกแบบดำเนินการ และปรับปรุงลำดับของงานให้เหมาะสม แม้ว่าจะฟังดูคล้ายกับการจัดการงาน การวางแผนโครงการ และการจัดลำดับความสำคัญ แต่ก็มีความแตกต่างกัน
นี่คือวิธี:
- การวางแผนโครงการมุ่งเน้นไปที่ส่วนของ "อะไร" ของสมการ (การกำหนดส่วนสำคัญของโครงการ เช่นเป้าหมายของโครงการและระยะเวลา) ในขณะที่การจัดการกระบวนการทำงานมุ่งเน้นไปที่ส่วนของ "อย่างไร" ของสมการ (การระบุขั้นตอนที่ละเอียดที่จำเป็นในการเสร็จสิ้นแต่ละขั้นตอนของโครงการ)
- การจัดลำดับความสำคัญและการจัดการงานมุ่งเน้นไปที่งานแต่ละชิ้น ในขณะที่การจัดการกระบวนการทำงานจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมด มันเป็นกระบวนการที่เป็นลำดับและซ้ำๆ ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจว่างานต่างๆ เชื่อมโยงกันอย่างไรและอะไรที่ต้องเกิดขึ้นต่อไป
กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการเวิร์กโฟลว์จะแสดงภาพการเดินทางของโครงการทั้งหมด รวมถึงทุกขั้นตอนเครื่องมือการจัดการโครงการแบบภาพมักจะแสดงเวิร์กโฟลว์เป็นแผนภาพหรือแผนผังงาน ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจลำดับของงานและความสัมพันธ์ระหว่างงานเมื่อจัดการโครงการที่มีความซับซ้อนหลากหลาย
7. การผสานรวมกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ
คุณต้องเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีความสามารถในการผสานรวมเพื่อลดความรำคาญและความไม่มีประสิทธิภาพที่เกิดจากการใช้แอปพลิเคชันหลายตัว
วันทำงานทั่วไปของผู้จัดการโครงการประกอบด้วยการจัดการแอปพลิเคชันหลายตัวเพื่อการร่วมมือและการสื่อสารของทีม, การรายงาน,การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน, และเครื่องมือทำงานอื่น ๆ
เพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น คุณต้องการแอปจัดการโครงการเดียวที่เชื่อมต่อกับเครื่องมือทั้งหมดในชุดเทคโนโลยีของคุณ ตั้งแต่ Zoom และ Slack ไปจนถึง Google Drive, Jira และ GitHub
ClickUp ผสานการทำงานกับเครื่องมือมากกว่า 1,000รายการเพื่อ:
- อำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาดระหว่างระบบต่างๆ
- ขจัดข้อผิดพลาดในการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแอปที่ไม่ได้เชื่อมต่อ
- นำข้อมูลทั้งหมดของคุณมาไว้ในฐานข้อมูลเดียวเพื่อเพิ่มการมองเห็นและ
- ประหยัดเวลาด้วยการทำงานในระบบการจัดการเดียวแทนที่จะต้องจัดการกับแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง
8. การสนับสนุนทีมบริหารโครงการแบบ Agile
หากทีมของคุณใช้วิธีการจัดการแบบอไจล์เพื่อการปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องผ่านชุดของการพัฒนาแบบสปรินท์ ให้มองหาคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
- การวางแผนสปรินต์: สร้างและจัดลำดับความสำคัญของงาน ประมาณความพยายาม และกำหนดเป้าหมายของสปรินต์
- กระดานคัมบัง: เพื่อแสดงสถานะของโครงการ
- การจัดการงานค้าง: ทำให้แน่ใจว่ามีงานที่เพียงพอสำหรับแต่ละสปรินต์
- แผนภูมิการเผาไหม้: ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของงานที่เหลือเทียบกับเวลาเพื่อรักษาความคืบหน้า
- แม่แบบ:แม่แบบการประชุมแบบ Agileสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมข้ามสายงานและเพื่อส่งเสริมความโปร่งใสของโครงการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณสามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์แบบอไจล์ที่ทีมเทคนิคของคุณใช้ได้
ตัวอย่างเช่นการผสานการทำงานระหว่าง ClickUp กับ Jiraช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามปัญหาและการติดตามข้อบกพร่อง การสร้างงาน และกระบวนการทำงานแบบ Agile อื่น ๆ ด้วยการซิงค์ข้อมูลแบบสองทาง
ตัวอย่างเช่น: เมื่อมีการสร้างปัญหาใหม่ใน Jira พร้อมแท็กเฉพาะ งานใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน ClickUp
ค้นหาเครื่องมือการจัดการโครงการแบบครบวงจร
นี่คือคำแนะนำที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับทีมของคุณ:
- ตำแหน่งที่ตั้งของทีม: หากสมาชิกในทีมของคุณอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน คุณจะต้องมีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งและเรียลไทม์เพื่อรักษาความราบรื่นในการดำเนินงานเช่น แชททันทีในแอป การแก้ไขร่วมกัน และรายการสิ่งที่ต้องทำที่ปรับแต่งและแชร์ได้
- ความสามารถในการปรับขนาด: คุณต้องการเครื่องมือที่สามารถขยายหรือลดขนาดได้ตามความต้องการของคุณ ไม่ว่าจะเป็นในแง่ของคุณสมบัติหรือจำนวนสมาชิกในทีม แพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพควรสามารถรองรับหน่วยธุรกิจที่มีขนาดแตกต่างกัน ขยายการใช้งานข้ามแผนก และยังคงความง่ายในการใช้งานและประสิทธิภาพที่สม่ำเสมอในขณะที่บริษัทของคุณเติบโต
- การผสานรวมและความง่ายในการใช้งาน: เมื่อคุณประเมินตัวเลือกต่าง ๆ ให้ใส่ใจกับส่วนติดต่อผู้ใช้ ความง่ายในการนำทาง และการที่สามารถผสานรวมกับเทคโนโลยีที่ทีมของคุณใช้
- การกำหนดราคา: วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบว่าเครื่องมือมีค่าใช้จ่ายแอบแฝงหรือไม่คือการอ่านรีวิวจากผู้ใช้จริงบน G2, Capterra, Reddit และเว็บไซต์รีวิวอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายแอบแฝงในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์ที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในแผนราคา หรือค่าบริการที่ไม่คาดคิดสำหรับการสนับสนุนทางเทคนิค
- การสนับสนุน AI ในตัว: แม้ว่าคุณจะสามารถใช้แพลตฟอร์ม AI อื่นๆ เช่น ChatGPT, Claude, Google Gemini เป็นต้น แต่จะสะดวกกว่าหากเครื่องมือที่คุณเลือกมี AI ติดตั้งไว้ในตัว เลือกแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ใช้ประโยชน์จากพลังของเครื่องมือ AI นี่คือหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ควรพิจารณาในปัจจุบัน
ClickUp: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงานที่ดีที่สุด
สิ่งที่ทำให้ ClickUp เป็นหนึ่งในโซลูชันการจัดการโครงการที่ดีที่สุดคือมันถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานโดยทีมทุกขนาดในทุกอุตสาหกรรม
มาดูคุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ClickUpที่ทุกทีมโครงการชื่นชอบกัน
เพิ่มประสิทธิภาพด้วยกรอบโครงสร้างลำดับชั้นที่สามารถปรับขนาดได้
ClickUp นำเสนอโครงสร้างลำดับชั้นที่สามารถปรับขนาดได้ ซึ่งหมายความว่าแม้แต่โครงการที่ซับซ้อนที่สุดก็สามารถจัดระเบียบได้อย่างเรียบร้อยในโฟลเดอร์ งาน และงานย่อย รวมถึงรายการต่าง ๆ ด้วยมุมมองที่กำหนดเองของ ClickUp มากกว่า 15 แบบ คุณสามารถปรับแต่งการทำงานให้เหมาะสมกับแนวทางการจัดการโครงการและกระบวนการทำงานของแต่ละบุคคลได้
ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณใช้แผนภูมิแกนต์สำหรับกำหนดเวลาโครงการในการวางแผนและดำเนินโครงการ คุณสามารถเลือกมุมมองแผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงภาพและติดตามความคืบหน้าได้
การผสานสิ่งนี้เข้ากับระบบอัตโนมัติสำหรับงานมากกว่า 50 รายการที่สามารถปรับแต่งกระบวนการบริหารโครงการใด ๆ ให้เหมาะสมที่สุด คุณจะได้รับเครื่องมือที่ช่วยให้มองเห็นภาพโครงการที่ซับซ้อนและทำให้เป็นอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารโครงการของคุณ
ClickUp Brain สำหรับการจัดการโครงการด้วยปัญญาประดิษฐ์
งานประจำวันของทีมโครงการส่วนใหญ่ประกอบไปด้วยงานที่ทำซ้ำ ๆ เช่น การป้อนข้อมูล การจัดทำรายงานประจำสัปดาห์ การขอรายละเอียดจากทีมผลิตภัณฑ์และทีมการตลาด การสร้างเอกสารสรุปผลิตภัณฑ์และเอกสารอื่น ๆ การเขียนอีเมล และการสรุปการประชุม
ClickUp Brainเสริมพลังให้ทีมของคุณด้วยการทำงานอัตโนมัติในงานที่น่าเบื่อที่กล่าวถึงข้างต้น ช่วยให้พวกเขาสามารถใช้เวลาไปกับงานเชิงกลยุทธ์และมีผลกระทบมากขึ้น
ผู้จัดการความรู้ AI ในตัวของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงคำตอบที่รวดเร็วและแม่นยำจากบริบทของงานหรือโครงการใด ๆ ภายในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณการจัดการโครงการอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาจากการถามรายละเอียดเฉพาะกับสมาชิกในทีม เนื่องจาก ClickUp Brain จะดึงข้อมูลเหล่านั้นมาให้
นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ ClickUp Brain เป็นผู้ช่วย AI ของคุณเพื่อสร้างรายงานโครงการและสถานะ, วางแผนงานย่อยอัตโนมัติ, และกรอกข้อมูลอัตโนมัติ. มันสามารถจัดการงานเช่น สร้างเอกสารสรุปโครงการ, เขียนอีเมล, สรุปบันทึกการประชุม, และสร้างไอเดียโครงการ.
แม่แบบการจัดการโครงการ
เทมเพลตการจัดการโครงการของ ClickUpมอบคุณสมบัติขั้นสูงที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการที่ซับซ้อน และพื้นที่ทำงานที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของโครงการใด ๆ ได้เป็นอย่างดี เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการดูแลโครงการขนาดใหญ่ที่มีการทำงานข้ามแผนก ช่วยให้ผู้จัดการสามารถเอาชนะอุปสรรคในการทำงานร่วมกันและการประสานงานได้
เทมเพลตนี้มอบสถานะที่กำหนดเองให้คุณ เช่น 'กำลังดำเนินการ', 'มีความเสี่ยง', 'เสร็จสมบูรณ์' เป็นต้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูข้อมูลของคุณในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กระดานคัมบัง เอกสาร มุมมองแบบฟอร์มสำหรับรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และมุมมองรายการแบบละเอียด
การปรับปรุงการร่วมมือกับ ClickUp Chat View และ ClickUp Docs
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้ทีมทำงานแบบแยกส่วนหรือประสบปัญหาการสื่อสารที่กระจัดกระจายข้ามช่องทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของโครงการขนาดใหญ่
มุมมองแชทของ ClickUpรวมการทำงานร่วมกันของทีมไว้ในที่เดียว ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแท็กและมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการภายในระบบบริหารจัดการโครงการได้
เพิ่มหน้าเว็บ, แทรกลิงก์, และไฟล์สเปรดชีตเพื่อการเข้าถึงที่ง่าย และจัดรูปแบบข้อความใด ๆ ด้วยคุณสมบัติการแก้ไขที่สมบูรณ์ เช่น บล็อกโค้ด และรายการแบบมีสัญลักษณ์
นอกจากนี้ClickUp Docsยังเป็นแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้—รวบรวมเอกสารและรายละเอียดของโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มลิงก์วิดีโอ ไฟล์ PDF และสเปรดชีต ไฮไลต์ส่วนสำคัญด้วยการจัดรูปแบบที่หลากหลาย และเชื่อมต่อเอกสารกับเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความร่วมมือในการทำงาน
การจัดการงานด้วยเทมเพลต
ClickUp มีแม่แบบโครงการเพื่อช่วยคุณติดตามต้นทุนโครงการ, ปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากร, ติดตามงาน, และป้องกันความไม่มีประสิทธิภาพหรือการเกินงบประมาณ.
ตัวอย่างเช่นแม่แบบเมทริกซ์ทรัพยากรโครงการของ ClickUpประมาณการต้นทุนทรัพยากร เช่น แรงงาน ค่าใช้จ่ายทั่วไป และวัตถุดิบ แสดงภาพความจุของงาน และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้เทมเพลตผลลัพธ์ของโครงการใน ClickUpเพื่อแยกค่าใช้จ่ายของโครงการตามผลลัพธ์ที่ต้องการ เพื่อให้มั่นใจในความสำเร็จของโครงการ
เทมเพลตที่ปรับแต่งได้นี้ช่วยให้คุณติดตามข้อมูลโครงการ กิจกรรม และผลลัพธ์ทั้งหมด ใช้เพื่อมอบหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานและติดตามความคืบหน้า
เทมเพลตนี้มีให้คุณมากถึงหกมุมมองที่แตกต่างกัน คุณสามารถใช้มุมมองรายการเพื่อดูสถานะ เจ้าของ วันที่ครบกำหนด และอื่นๆ ของแต่ละงาน และมุมมองกระดานเพื่อดูงานที่จัดกลุ่มตามสถานะ ผู้จัดการโครงการจะได้รับประโยชน์จากมุมมองแผนภูมิแกนต์สำหรับภาพรวมของโครงการทั้งหมด
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย ClickUp Whiteboards
การรักษาประสิทธิภาพการทำงานตลอดโครงการต้องอาศัยการระดมความคิดอย่างสม่ำเสมอ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และการจัดลำดับความสำคัญของงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมเสมือนจริงหรือทำงานในสถานที่จริงClickUp Whiteboardsทำหน้าที่เป็นผืนผ้าใบดิจิทัลที่สร้างสรรค์ ซึ่งคุณสามารถระดมความคิดและนำไอเดียมาสู่ความเป็นจริงได้
ClickUp Whiteboards สร้างประสบการณ์การทำงานที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า และทีม
ใช้ไวท์บอร์ดใน ClickUpเพื่อบันทึกไอเดียของคุณ เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงาน และมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการให้กับสมาชิกในทีมภายในไวท์บอร์ดดิจิทัล
การผสานรวมสมาชิกใหม่ได้ง่ายขึ้น
เราจะอธิบายคุณลักษณะนี้ในลักษณะที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยโดยใช้กรณีศึกษา
แพลตฟอร์มวางแผนธุรกิจPigment ใช้ ClickUpในการสร้างและส่งมอบประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงาน
หลังจากได้รับเงินทุนในรอบ Series B องค์กรได้เพิ่มจำนวนพนักงานเป็นสามเท่าภายในระยะเวลา 6 เดือน กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เดิมที่ใช้รายการตรวจสอบใน Notion และการสื่อสารผ่านข้อความใน Slack และอีเมลนั้นไม่มีประสิทธิภาพและจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงใหม่
ระบบบริหารจัดการงานของ ClickUp ได้รวมศูนย์ความร่วมมือภายในองค์กรไว้อย่างครบวงจร
โซลูชันของ ClickUp เพื่อปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของ Pigment ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น:
- ปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน โดยให้ทีมใช้มุมมอง Gantt เพื่อกำหนดตารางเวลา จัดการ และจัดลำดับความสำคัญของทุกสิ่ง
- มอบหมายงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วย ClickUp Chat ซึ่งสามารถมอบหมายงานให้กับเจ้าของหลายคนได้ ช่วยให้ทำงานร่วมกันในที่เดียว
- ClickUp Formsสำหรับการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานใหม่และรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับกระบวนการปฐมนิเทศ
- เทมเพลตและระบบอัตโนมัติของClickUp เพื่อจัดเตรียมทรัพยากรเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่แต่ละคน ช่วยให้พวกเขาสามารถกลายเป็นผู้ร่วมงานที่มีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว
ผลลัพธ์คืออะไร?
- 88% เพิ่มประสิทธิภาพในการเริ่มต้นใช้งาน
- ลดเวลาการทำงานของวงจร 83% สำหรับบั๊ก
- 20% เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารของทีม
เราต้องการให้แน่ใจว่าทุกทีมต่างมีแพลตฟอร์มร่วมกันที่สามารถทำงานร่วมกันได้ และไม่มีอะไรหลุดรอดไปจากสายตา เราต้องการรักษาประสิทธิภาพสูงในกระบวนการทำงานประจำวันของเราในขณะที่ขยายตัวในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานทางไกลและระดับโลก
เราต้องการให้แน่ใจว่าทุกทีมต่างมีแพลตฟอร์มร่วมกันที่สามารถทำงานร่วมกันได้ และไม่มีอะไรหลุดรอดไปจากสายตา เราต้องการรักษาประสิทธิภาพสูงในกระบวนการทำงานประจำวันของเราในขณะที่ขยายขนาดองค์กรในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานทางไกลเป็นอันดับแรกและครอบคลุมทั่วโลก
คุณสมบัติการจัดการโครงการที่จำเป็นอย่างง่าย
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดการโครงการหลายโครงการได้โดยไม่คำนึงถึงความซับซ้อนของโครงการ พร้อมทั้งหลีกเลี่ยงการเกินงบประมาณและความล่าช้า
โซลูชันการจัดการโครงการของ ClickUp ช่วยให้คุณจัดการโครงการที่ง่ายและซับซ้อนได้อย่างไร้กังวล
คุณสมบัติเช่น ClickUp Brain, ClickUp Chat View, ClickUp Whiteboards, และเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยคุณผ่านโปรเจ็กต์ที่ยากที่สุดได้
ฟังดูดีใช่ไหม?สมัครใช้ ClickUp ฟรีเพื่อยกระดับการจัดการโครงการของคุณ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหมายถึงฟังก์ชันหรือความสามารถเฉพาะที่เครื่องมือเสนอเพื่อช่วยในการวางแผน ดำเนินการ และติดตามโครงการหลายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติเหล่านี้รวมถึงการจัดการงาน การจัดตารางเวลา เครื่องมือการทำงานร่วมกัน การรายงาน การติดตามงบประมาณ และผู้จัดการโครงการ AI ในตัว
2. อะไรคือแอปพลิเคชันที่สำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ?
การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สำคัญคือการปรับปรุงกระบวนการทำงานของโครงการให้มีประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตของทีม
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังนำทีมโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณพัฒนาแผนที่นำทางผลิตภัณฑ์ คุณสามารถวางแผนวงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์แวร์ตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่การวางแผน การจัดการทรัพยากร การจัดสรรงบประมาณ แผนปฏิบัติการ การมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า การติดตามผลลัพธ์และผลงาน ไปจนถึงการส่งมอบโครงการ